MAKALAH PENGANTAR KEARSIPAN

( Kajian Pendalaman Materi Kearsipan )

Oleh:
Imran AR.,S.Hi

(Pelaksana Pengolah Data Seksi PD.Pontren Kementerian Agama Kabupaten Jeneponto )

ABSTRAK

Mempelajari kearsipan tidak dapat kita lepaskan dengan mempelajari dan mendalami
ilmu administrasi dimana kearsipan itu sendiri melekat dan terkandung di dalamnya. Dalam abad
modern ini tidak ada satu hal yang lebih penting dari pada administrasi, demikian pula
administrasi tanpa records management akan sia-sia dan kearsipan tanpa manajemen yang baik
akan statis. Dalam proses administrasi, kearsipan bukan merupakan fenomena masyarakat yang
baru, karena arsip itu sendiri diciptakan oleh masyarakat untuk masyarakat sehingga tujuan
kearsipan tidak terlepas dari tujuan masyarakat.

Untuk memanfaatkan kreatifitas masyarakat dalam pembangunan dengan sendirinya

memerlukan penanganan dan pengendalian potensi dengan baik. Arti praktis penanganan
tersebut di atas telah dikemukakan oleh Bapak Presiden dalam amanatnya pada pengumuman
dan penjelasan pembentukan Kabinet Pembangunan VI tanggal 17 Maret 1993, bahwa dalam
pelaksanaan pembangunan hendaknya diterapkan manajemen modern. Ada tiga fungsi pokok
yang dikemukakan dalam manajemen modern. Pertama perencanaan yang matang, kedua
pelaksanaan yang tepat dan ketiga pengawasan yang ketat.

BAB I

PENDAHULUAN

1. Pengertian Arsip

Secara etimologis istilah arsip dalam bahasa Belanda yaitu "archief", dan dalam bahasa
Ingris disebut "arcihive", berasal dari kata "arche" bahasa Yunani yang berarti permulaan.
Kemudian dari kata “arche" berkembang menjadi kata "ta archia" yang berarti catatan.
Selanjutnya kata "ta archia" berubah lagi menjadi kata "archeon" yang berarti "gedung
pemerintahan". Gedung yang dimaksud tersebut, juga berfungsi sebagai tempat penyimpanan
secara teratur bahan-bahan arsip seperti: catatan-catatan, bahan-bahan tertulis, piagam-piagam,
surat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte, dokumen-dokumen, peta-peta, dsb. Ada juga istilah
lain yang sering digunakan untuk menyatakan arsip, yaitu record dan warkat. Records adalah
setiap lembaran (catatan, bahan tertulis, daftar,

1
rekaman, dsb.), dalam bentuk atau dalam wujud apa pun yang berisi informasi atau keterangan
untuk disimpan sebagai bahan pembuktian atau pertangung jawaban atas suatu peristiwa/kejadian.
Sedangkan warkat berasal dari bahasa Arab yang berarti surat, akan tetapi dalam perkembangan
lebih lanjut diartikan lebih luas, yaitu berupa setiap lembaran yang berisi keterangan yang
mempunyai arti dan kegunaan. Dalam pemahaman sederhana dapat dinyatakan bahwa arsip
adalah merupakan salah satu produk kantor (office work).

Artinya, kearsipan merupakan salah satu jenis pekerjaan kantor atau pekerjaan tatausaha,
yang banyak dilakukan oleh badan-badan pemerintah, maupun badan swasta. Kearsipan
menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat, dan
dokumen-dokumen kantor lainnya. Kegiatan yang berhubungan dengan penyirnpanan surat-surat
dan dokumen inilah yang selanjutnya disebut kearsipan. Kearsipan memegang peranan penting
bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber dan pusat rekaman informasi bagi
suatu organisasi. Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok
Kearsipan, memberikan rumusan arsip sebagai berikut:

(a) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan- badan
Pemerintah dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok,
dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan

(b) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan atau
perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam rangka pelaksanaan kehidupan
kebangsaan.

Selanjutnya, UU No.7 Tahun 1971 memberikan penjelasan bahwa yang dimaksud dengan
naskah-naskah dalam corak bagaimanapun dari suatu arsip, adalah meliputi baik yang tertulis,
maupun yang tidak tertulis, hasil rekaman, film dan sebagainya. Sedangkan yang dimaksud
dengan berkelompok ialah naskah-naskah yang berisikan hal-hal yang berhubungan satu dengan
yang lain yang dihimpun dalam satu berkas tersendiri mengenai masalah yang sama. Menurut
Undang-undang tersebut, tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan
pertanggunjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi
kegiatan Pemerintah (Pasal 3 UU No. 7 Tahun 1971).

2
2. Arsiparis
Arsiparis adalah orang yang bertugas untuk mengelola arsip.

Kriteria yang harus dimiliki oleh arsiparis:

• harus cakap dan cerdas

• harus memahami dan mengerti tentang manajemen perkantoran

• harus teliti dan ulet

• harus sabar

• harus memilki kepribadian dan sopan

• harus memiliki pendidikan minimal sekolah menengah

3. Jenis-Jenis Arsip
Arsip dapat digolongkan atas berbagai jenis atau macam, antara lain:

Berdasarkan Fungsi.

Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan menjadi:

(a) Arsip dinamis, yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran.

(b) Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, atau penyelenggaraan administrasi perkantoran, atau sudah
tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

Berdasarkan Nilai Guna

Ditinjau dari segi kepentingan pengguna, arsip dapat dibedakan atas:

3
(a) Nilai guna primer, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan
lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai guna primer meliputi:

▪ Nilai guna administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk
pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip.

▪ Nilai guna hukum yaitu arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan
hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.

▪ Nilai guna keuangan yaitu arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi
dan pertanggungjawaban keuangan.

▪ Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi
sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan.

(b) Nilai guna sekunder, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai
kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum di luar instansi pencipta
arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada
masyarakat/pertanggungjawaban nasional. Nilai guna sekunder, juga meliputi:

▪ Nilai guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat
digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga/isntansi tersebut
diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa kegiatan- kegiatan yang
dilaksanakan, serta apa hasil/akibat dari kegiatan itu.

▪ Nilai guna informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan berbagai
kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitakan dengan lembaga/instansi
penciptanya.

(c) Berdasarkan sifat Berdasarkan sifatnya, arsip dapat dibedakan atas :

▪ Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya

berlakuketentuan tentang kerahasian surat-surat.

▪ Arsip terbuka yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak/umum

4
(d) Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, Menurut tingkat penyimpanan
dan pemeliharaannya, arsip dibagi atas :

▪ Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip),atau arsip
yang dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu.

▪ Arsip pemerintah yang mengandung nilai khusus ada yang disimpan secara nasional di
Jakarta yaitu pada Lembaga Arsip Nasional Pusat yang disebut dengan nama ANRI
(Arsip Nasional Republik Indonesia). Sedangkan lembaga pemerintah yang
menyimpan dan memelihara arsip pemerintah di daerah yaitu Perpustakaan dan
Arsip Daerah. Arsip sentral disebut juga Arsip makro atau arsip umum, karena
merupakan gabungan ataupun kumpulan dari berbagai arsip unit.

▪ Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit dalam suatu
organisasi. Arsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip khusus, karena khusus
hanya menyimpan arsip yang ada di unit yang bersangkutan.

(e) Berdasarkan keasliannya, Menurut keasliannya, arsip dibedakan atas: arsip asli, arsip
tembusan, arsip salinan, dan arsip petikan.

(f) Berdasarkan subyeknya, Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan atas
berbagai macam, misalnya: Arsip keuangan, Arsip Kepegawaian, Arsip Pendidikan, Arsip
Pemasaran, Arsip Penjualan, dan sebagainya.

(g) Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya., Menurut bentuk atau wujudnya, arsip terdiri dari
berbagai macam, misalnya surat (arsip korespondensi) yang dalam hal ini diartikan
sebagai setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi
penyelenggaraan kehidupan organisasi, seperti: naskah perjanjian/kontrak, akte, kartu
pegawai, tabel, gambar, grafik atau bagan. Selain surat, bentuk atau wujud arsip dapat
juga berupa pita rekam, piringan hitam, mikrofilm, CD, dsb.

(h) Berdasarkan Sifat Kepentingannya., Menurut sifat kepentingannya, arsip dapat

dibedakan atas

5
 ❖ Arsip non-esensial, yaitu arsip yang tidak memerlukan pengolahan, dan tidak
mempunyai hubungan dengan hal-hal yang penting sehingga tidak perlu disimpan
dalam waktu yang terlalu lama.

❖ Arsip penting yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan,
dokumentasi, sejarah, dan sebagainya. Arsip yang demikian masih dipergunakan
atau masih diperlukan dalam membantu kelancaran pekerjaan. Arsip ini masih perlu
disimpan untuk waktu yang lama, akan tetapi tidak mutlak permanen. Arsip vital, yaitu
arsip yang bersifat permanen, disimpan untuk selama-lamanya, misalnya akte, ijazah,
buku induk mahasiswa, dsb.

4. Ciri-Ciri Arsip Dinamis

Berdasarkan uraian terdahulu, bahwa arsip dinamis adalah arsip yang masih
dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Dengan demikian, arsip
dinamis memiiki ciri-ciri sebagai berikut:

▪ Arsip yang masih aktual dan berlaku secara langsung diperlukan dan dipergunakan
dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari.

▪ Arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya.

▪ Pada dasarnya arsip dinamis bersitat tertutup, oleh karena itu pengelolaan dan
perlakuannya harus mengikuti ketentuan tentang kerahasiaan suratsurat. Sesuai
dengan ciri di atas, maka menurut fungsi dan kegunaannya, arsip dinamis dapat
dibedakan atas:

▪ Arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan pekerjaan di
kantor

▪ Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun

▪ Arsip inaktif, yaitu arsip yang sudah jarang sekali dipergunakan dalam proses
pekerjaan sehari-hari.

4.1 Siklus Arsip Dinamis

6
 Arsip dinamis biasanya memiliki empat tahap siklus hidup (life sicle). Tahap pertama,
adalah merupakan tahap penciptaan. Proses ini terjadi tatkala tulisan dituangkan ke dalam bentuk
kertas, atau data dihasilkan dari komputer, informasi diterima pada film, tape atau media lainnya.
Pada tahap ini, arsip dapat berupa surat/naskah yang dibuat oleh instansi/kantor kita, atau yang
dibuat oleh instansi lain, yang diterima oleh kantor kita.

Tahap kedua merupakan tahap penggunaan aktif dengan jangkauan waktu beberapa hari
dan mungkin sampai tahunan. Pada tahap ini pemakai sering menggunakan arsip dinamis serta
memerlukan akses cepat ke berkas dinamis. Arsip dinamis disimpan di kantor pada tempat-
tempat penyimpanan seperti filing cabinet atau almari arsip karena tingkat penggunaannya yang
sering, serta butuh akses yang cepat.

Tahap ketiga adalah tahap inaktif. Tahap ketiga ini terjadi tatkala arsip dinamis sudah
jarang atau mungkin tidak dipakai lagi sehingga menjadi inaktif. Oleh karena itu, arsip itu disimpan
dalam tempat penyimpanan seperti unit kearsipan atau pusat arsip dinamis (record center).
Selama masa inaktif ini, arsip dinamis disimpan karena alasan hukum atau karena kebutuhan
rujukan, dan sebagainya.

Tahap keempat ialah tahap penyusutan dan Jadwal retensi Arsip (JRA). Penyusutan
adalah suatu tindakan yang diambil berkenaan dengan habisnya "masa simpan" arsip yang telah
ditentukan oleh perundang-undangan, peraturan atau prosedur administratif. Tindakan ini harus
dilakukan untuk mengatasi menggunungnya arsip, sehingga sulit ditemukan kembali (retrieval)
dan sulit memeliharanya, sebab karakteristik arsip ialah mengumpul secara alami (accumulating
naturally). Dengan demikian penyusutan arsip diperlukan untuk menghemat ruangan/tempat,
memudahkan penemuan kernbali arsip manakala diperlukan. Sedangkan JRA adalah pedoman
yang digunakan untuk menyusutkan arsip.

Penyusutan arsip menyangkut pekerjaan pemusnahan arsip yang sudah tidak memiliki nilai
guna primer (hukum, fiskal, administratif, keilmuan), maupun nilai guna sekunder. Permusnahan
dilakukan dengan mengikuti kententuan retensi (masa simpan) atas dasar nilai kegunaannya dan
dituangkan dalam bentuk Jadwal Retensi Arsip (IRA) yang berupa daftar yang berisi jenis/seri
arsip, beserta jangka waktu penyimpanannya, dimana JRA dipakai sebagai pedoman untuk
penyusutan arsip.

7
 Penyusutan arsip dapat juga dilakukan dengan cara menyerahkan arsip yang bernilai guna
sekunder (tidak bernilai primer lagi) ke badan yang berwenang yaitu Arsip Nasional Rl (ANRI)
(lihat PP.No. 34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip). Menurut PP 34 tahun 1979, penyusutan
arsip instansi/badan pemerintah mencakup tiga kegiatan yaitu pemindahan, pemusnahan dan
penyerahan. Pemindahan arsip maksudnya adalah memindahkan arsip dari unit pengolah ke unit
kearsipan (reccord center) berdasarkan jadwal retensi arsip secara teratur dan tetap, yang
pelaksanaannya diatur oleh masing- masing lembaga atau instansi yang bersangkutan. Misalnya,
USU memiliki unit kearsipan (record center) tersendiri, sehingga masing-masing Fakultas,
Lembaga, UPT, dsb., akan menyerahkan arsip inaktif yang dimiliki ke unit kearsipan tersebut
sesuai jadwal retensi yang ditentukan.

Penyusutan arsip perusahaan atau lembaga swasta, yayasan, dsb. Disusutkan

berdasarkan UU. No.8 tahun 1997 tentang dokumen perusahaan. Inti dari penyusutan dokumen
perusahaan adalah sama dengan penyusutan arsip instansi/badan pemerintah.

Arsip inaktif yang diserahkan ke Depo Arsip seperti, Perpustakaan dan Depo Arsip kota,
Perpustakaan dan Depo Arsip provinsi, atau ANRI, statusnya akan berubah menjadi arsip statis
(archives) dan disimpan secara permanen untuk perlindungan, karena arsip tersebut memiliki nilai
informasi, historis, ilmiah, dan

pembuktian (hukum, fakta sejarah, dsb.) Pelaksanaan pemusnahan dan ataupun penyerahan
arsip harus dilakukan dengan menggunakan berita acara.

5. Penyimpanan Arsip
Pengelolaan arsip sebenarnya telah dimulai sejak suatu surat (naskah, warkat) dibuat atau
diterima oleh suatu kantor atau organisasi sampai kemudian ditetapkan untuk disimpan,
selanjutnya disusutkan (retensi) dan atau dimusnahkan. Oleh karena itu, di dalam kearsipan
terkandung unsur-unsur kegiatan penerimaan, penyimpanan, temu balik, dan penyusutan arsip.

Arsip disimpan karena mempunyai nilai atau kegunaan tertentu (lihat uraian di atas). Oleh
karena itu, hal yang perlu diperhatikan dalam hal ini ialah bagaimana prosedurnya, bagaimana
cara penyimpanan yang baik, cepat, dan tepat, sehingga mudah

8
atau ditemukan kembali sewaktu-waktu diperlukan, serta langkah- langkah apa yang perlu
diikuti/dipedomani dalam penyimpanan arsip tersebut.

Untuk menyelenggarakan penyimpanan arsip secara aman, awet, efisien dan luwes
(fleksibel) perlu ditetapkan asas penyimpanan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi
masing-masing kantor/instansi yang bersangkutan. Dalam penyelenggaraan penyimpanan arsip
dikenal 3 (tiga) macam asas yaitu asas sentralisasi, asas disentralisasi, dan asas campuran atau
kombinasi. Penyimpanan arsip dengan menganut asas sentralisasi adalah penyimpanan Arsip
yang dipusatkan (central filing) pada unit tertentu. Dengan demikian,

penyimpanan arsip dari seluruh unit yang acta dalam satu instansi/kantor dipusatkan pada
satu tempat/unit tertentu. Sebaliknya, penyelenggaran penyimpanan arsip dengan asas
desentralisasi adalah dengan memberikan kewenangan penyimpanan arsip secara mandiri.
Dalam hal yang demikian, masing-masing unit satuan kerja bertugas menyelenggarakan
penyimpanan arsipnya. Sedangkan asas campuran, merupakan kombinasi antara desentralisasi
dengan sentralisasi. Dalam asas campuran tiap-tiap unit satuan kerja dimungkinkan
menyelenggarakan penyimpanan arsip untuk spesifikasi tersendiri, sedangkan penyimpanan arsip
dengan spesifikasi tertentu disentralisasikan.

Penyimpan arsip yang diartikan dalam uraian ini adalah suatu kegiatan pemberkasan dan
penataan arsip dinamis, yang penempatannya secara actual menerapkan suatu sistem tertentu,
yang biasa disebut sistem penempatan arsip secara aktual. Kegiatan pemberkasan dan penataan
arsip dinamis tersebut popular dengan sebutan “filingSystem". Para ahli kearsipan kelihatannya
sepakat untuk menyatakan bahwa filling system yang digunakan atau dipakai untuk kegiatan
penyimpanan arsip terdiri dari:

(a) Sistem Abjad,

(b) Sistem angka/nomor (numerik),

(c) Sistem Wilayah,

(d) Sistem subyek, dan

(e) Sistem Urutan Waktu (kronologis).

9
 Disamping kelima sistem di atas, banyak arganisasi atau instansi yang menerapkan
sistem kombinasi.

6. Peralatan Kearsipan
Peralatan yang dipergunakan dalam bidang kearsipan pada dasarnya sebahagian besar
sama dengan alat-alat yang dipergunakan dalam bidang ketatausahaan pada umumnya,
Peralatan yang dipergunakan terutama untuk penyimpanan arsip, minimal terdiri dari:

(a) Map, yaitu berupa lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan untuk menyimpan
arsip. Jenisnya terdiri dari map biasa yang sering disebut stopmap folio, Stopmap bertali
(portapel), map jepitan (snelhechter), map tebal yang lebih dikenal dengan sebutan
ordner atau brieforner. Penyimpanan ordner lebih baik dirak atau lemari, bukan di dalam
filing cabinet dan posisi penempatannya bias tegak. Sedangkan Stopmap folio dan
snelhechter penyimpanannya dalam posisi mendatar, atau tergantung (bila yang dipakai
snelhechter gantung) di dalam filing cabinet, sedangkan portapel sebaiknya disimpan
dalam almari karena dapat memuat banyak lembaran arsip.

(b) Folder, merupakan lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi empat panjang yang
gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip, atau satu kelompok arsip di dalam
filing cabinet. Bentuk folder mirip seperti stopmap folio, tetapi tidak dilengkapi daun
penutup, atau mirip seperti snelhechter tetapi tidak dilengkapii dengan jepitan. Biasanya
folder dilengkapi dengan tab, yaitu bagian yang menonjoll dari folder yang berfungsi untuk
menempatkan kode-kode, atau indeks yang menunjukkan isi folder yang bersangkutan.

(c) Guide, adalah lembaran kertas tebal tau karton manila yang dipergunakan sebagai
penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari dua
bagian, yaitu tab guide yang berguna untuk mencantumkan kodekode, tanda-tanda atau
indeks klasifikasi (pengelompokan) dan badan guide itu sendiri.Jumlah guide yang
diperlukan dalam sistem filing adalah sebanyak pembagian pengelompokan arsip
menurut subyeknya. Misalnya guide pertama untuk menempatkan tajuk

10
 (heading) subyek utama (main subyek), guide kedua untuk menempatkan sub- subyek,
guide ketiga untuk yang lebih khusus lagi, demikian seterusnya.

(d) Filing Cabinet (file cabinet), adalah perabot kantor berbentuk persegi empat panjang yang
diletakkan secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau
arsip. Filing cabinet mempunyai sejumlah laci yang memiiki gawang untuk tempat
rnenyangkutkan folder gantung (bila arsip ditampung dalam folder gantung). Filing cabinet
terdiri berbagai jenis, ada yang berlaci tunggal, berlacii ganda, horizontal plan file cabinet,
drawer type filing cabinet, lateral filing cabinet, dsb.

(e) Almari Arsip, adalah almari yang khusus digunakan untuk menyimpan arsip. Bentuk dan
jenisnya bervasi, namun berkas atau arsip yang disimpan dalam almari arsip sebaiknya
disusun/ditata secara vertical lateral (vertikal berderet kesamping), sehingga susunan
arsip di dalam almari arsip sama dengan susunan arsip yang disusun ditata di dalam rak
arsip.

(f) Berkas Kotak (Box file), adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai arsip
(warkat). Setiap berkas kotak sebaiknya dipergunakan untuk menyimpan arsip yang
sejenis, atau yang berisi hal-hal yang sama. Selanjutnya berkas kotak ini akan
ditempatkan pada rak arsip, disusun secara vertikal (vertikal berderet ke samping).

(g) Rak Arsip, adalah sejenis almari tak berpintu, yang merupakan tempat untuk menyimpan
berkas-berkas atau arsip. Arsip ditempatkan dirak susun secara vertikal lateral yang
dimulai selalu dari posisi kiri paling atas menuju kekanan, dan seterusnya kebawah.

(h) Rotary Filling, adalah peralatan yang dapat berputar, dipergunakan untuk menyimpan
arsip-arsip (terutama berupa kartu).

(i) Cardex (Card Index) Cardex adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip yang
berupa kartu dengan mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang.
Kartukartu yang akan disipan disebelah atas kartu diberi kode agar lebih mudah dilihat.

11
 (j) File yang dapat dilihat (Visible reference record file) Visible reference record file adalah
alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip yang bentuknya berupa leflet,
brosur, dan sebagainya.

7. Penemuan Kembali Arsip.

Keberhasilan pelaksanaan manajemen arsip dinamis atau arsip aktif, akan nampak dengan
jelas, bilamana semua bahan yang dibutuhkan mudah ditemukan kembali, dan mudah pula
dikembalikan ke tempat semula. Karena, penemuan atau pencarian dokumen merupakan salah
satu kegiatan dalam bidang kearsipan, yang bertujuan untuk menemukan kembali arsip, karena
akan dipergunakan dalam proses penyelengaraan administrasi. Menemukan kembali, juga berarti
memastikan dimana suatu arsip yang akan dipergunakan itu disimpan, dalam kelompok berkas
apa arsip itu berada, disusun menurut sistem apa, dan bagaimana cara mengambilnya.
Menemukan kembali arsip, tidak hanya sekedar menemukan kembali arsip dalam bentuk fisiknya,
akan tetapi juga menemukan informasi yang terkandung di dalamnya. Oleh karena itu, penemuan
kembali ini sangat berhubungan dengan keakuratan sistem pemberkasan atau penyimpanannya.
Kegiatan penemuan kembali merupakan barometer efisiensinya penyajian informasi kearsipan.
Siklus penemuan kembali arsip yang dibetuhkan (retrieval/finding cyclus), dan siklus penempatan
kembali (filing cyclus) merupakan prosedur yang memerlukan penanganan tersendiri.

Salah satu hal penting yang sering diabaikan dalam penemuan kembali arsip ialah, tidak
melakukan pencatatan dalam transaksi peminjaman. Kita sering mengambil arsip tanpa melatui
bukti tertulis, atau hanya meminjam lisan saja, bahkan mungkin menggunakannya tanpa seijin
petugas, karena merasa sesame teman kantor. Akibatnya, bila kita lupa mengembalikannya,
maka arsip itu bias hilang atau tercecer disembarang tempat. Oleh karena itu, bila kita meminjam
arsip sebaiknya mempergunakan surat pinjam atau kartu permintaan pinjam melalui petugas yang
menanganinya. Untuk menghindari hal itu, maka perlu dibuat lembar/ kartu pinjam arsip.

Setelah peminjam mengisi lembar peminjaman, maka perlu dipertanyakan apakah

peminjam boleh langsung melakukan akses ke laci filling cabinet atau ke

almari arsip?.

12
 Sebelum menjawab pertanyaan itu, perlu disampaikan bahwa ada 2 (dua) sistem layanan
yaitu:

(a) layanan terbuka (opened access) yaitu pengguna diperbolehkan langsung mengambil
dokumen yang diingininya dari tempatnya (rak, laci, folder, dsb.),

(b) layanan tertutup (closed access), yaitu pengguna tidak diperbolehkan mengambil sendiri
dokumen yang diinginkannya dari tempatnya melainkan harus melalui petugas.
Biasanya untuk arsip, sistem yang dipakai ialah sistem layanan tertutup.

8. Pemeliharaan Arsip
Dalam penjelasan umum UU No.7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok
Kearsipan dinyatakan bahwa untuk kepentingan pertanggungjawaban nasional kepada generasi
yang akan datang, perlu diselamatkan bahan-bahan bukti yang nyata benar, serta lengkap
mengenai kehidupan dan penyelenggaraan pemerintahan negara baik masa lampau, masa
sekarang dan masa yang akan datang. Penyelamatan bahan-bahan bukti tersebut merupakan
masalah yang menjadi bidang kearsipan dalam arti yang luas.

Pemeliharaan arsip mencakup usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga

arsip-arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan. Kerusakan atau kemusnahan

arsip bisa datang dari arsip itu sendiri, maupun disebahkan oleh serangan-serangan dari luar
arsip. Sedangkan, pengamanan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk meniaga arsip-
arsip dari kehilangan maupun dari kerusakan akibat penggunaan. Usaha pemeliharaan arsip
berupa melindungi, mengatasi, mencegah, dan mengambil. langkah- langkah, tindakan-tindakan
yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip beserta informasinya (isinya).

Pengamanan arsip dari segi fisiknya dapat dilakukan dengan cara restorasi dan laminasi.
Restorasi arsip adalah memperbaiki arsip-arsip yang sudah rusak, atau yang sulit digunakan,
agar dapat dipergunakan clan dapat disimpan kembali. Sedangkan, laminasi adalah menutup
kertas arsip diantara 2 (dua) lemari plastik, sehingga arsip terlindung dan aman dari bahaya kena
air, udara lembab dan serangan serangga. Dengan cara itu, arsip akan tahan lebih lama untuk
disimpan. Sedangkan pengamanan atau upaya

13
menyelamatkan informasi yang terkandung dalam arsip (isi) dapat dilakukan dengan mengalih
mediakan ke dalam bentuk media lain, seperti pada micro film, fich, dan ke media digital.

BAB II

PEMBAHASAN

1. Prinsip – Prinsip Dasar Arsip

Prinsip dasar kearsipan meliputi antara lain :

• Prinsip dasar pertama yaitu bahwa arsip diciptakan oleh masyarakat dan untuk masyarakat
sehingga tujuan kearsipan tidak terlepas dari tujuan masyarakat.

• Prinsip dasar yang kedua adalah perlindungan dan penyelamatan arsip, yaitu mengatur
tatalaksana penyelamatan dan perlindungan arsip, di Indonesia aturan ini dirumuskan
dalam Bab IV pasal 9 dan pasal 10 Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang
Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan. Dalam pasal-pasal

14
tersebut dirumuskan bahwa pengumpulan, pemeliharaan dan penyelamatan arsip adalah
merupakan kewajiban setiap lembaga dan badan pemerintahan.

• Prinsip dasar yang ketiga adalah kearsipan dan arsip itu sendiri sebagai catatan-
catatan/naskah-naskah.. Arsip sebagai pusat ingatan memberikan dorongan untuk
menciptakan gagasan-gagasan rencana-rencana baru baik mengenai kegiatan-
kegiatan spiritual maupun kegiatan-kegiatan duniawi.

• Prinsip dasar yang keempat adalah arsip sebagai lembaga tempat penyimpanan naskah-
naskah pemerintahan dan naskah-naskah bersejarah.

• Prinsip dasar yang kelima; Arsip sebagai fungsi organik : Kearsipan sebagai fungsi organik,
atau dengan kata lain arsip merupakan kegiatan organik, hal ini merupakan fakta
sejarah kearsipan yang menunjukan keberadaan arsip dlam pengertian arsip
konvensional, identik dengan keberadaan tulisan sebagai rekaman informasi
pelaksanaan administrasi.

• Prinsip dasar yang keenam adalah arsip sebagai perwujudan ide dan gagasan manusia.
Ide, gagasan, pikiran, naluri, penalaran atau dengan kata lain cipta, rasa, karsa, dan
karya merupakan media yang dapat menghasilkan budaya sebagai karya manusia.
Namun dari semua itu terdapat titik persamaan yaitu bahwa kebudayan merupakan
karya manusia (Manmande), hasil produk kehidupan manusia dan alat penciptanya
dalah manusia.

• Prinsip dasar yang ketujuh adalah arsip lebih sekedar informasi baik dalam bentuk fakta
maupun detail, arsip sebagai informasi yang merupakan susunan konsep dalam bentuk
fakta dan citra yang dapat diterima oleh seseorang atau banyak orang untuk
dimanfaatkan sebagai bahan perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian suatu
kegiatan.

• Prinsip dasar yang kedelapan adalah arsip sebagai cermin kehidupan, seandainya terjadi
kasus baik kasus yang dilakukan oleh orang lain maupun kasus yang dilakukan oleh diri
kita sendiri, dimana kasus tersebut patut disesali, maka secara spontan terlontarlah
kata-kata ”supaya dijadikan cermin” atau ”cukup menjadi cermin bagi saya” dan
sebagainya.

15
• Prinsip dasar yang kesembilan adalah arsip sebagai suatu kesatuan yang utuh dan
mandiri, media apapun yang dipergunakn untuk merekam informasi tidak menjadi
masalah dan tidak akan dan/atau merubah isi/materi informasi itu sendiri. Dengan
demikian media apapun yang dipergunakan, baik media cetak maupun media elektronik,
arsip harus:

❖ Tetap lengkap dan dapat dipercaya.

❖ Tetap menyeluruh dan tidak dapat dibagi-bagi.

❖ Bagian-bagian yang berada dalam arsip senantiasa saling

menjelaskan.

❖ Bagian-bagian dalam setiap arsip merupakan hubungan yang

rasional dan merupakan suatu kesatuan yang utuh.

• Prinsip dasar yang kesepuluh adalah arsip mewakili ingatan manusia. memori yang
terkandung dalam arsip nilainya lebih tinggi atau lebih kuat dari ingatan seseorang atau
sekelompok orang.

• Prinsip dasar yang kesebelas adalah arsip senantiasa tetap dan dapat dipercaya : arsip
akan selalu larut dan mengikuti kontinuitas pertumbuhan Badan dan Lembaga
Pemerintahan (public sector), Badan dan Lembaga Swasta (private sector).

• Prinsip dasar yang keduabelas adalah arsip merupakan kebudayaan dan peradatan. dalam
segala dimensi arsip adalah sebagai akar budaya dan peradaban manusia, karena ia
lahir dari segala aktivitas segala kegiatan.

• Prinsip dasar ketiga belas adalah arsip sebagai bukti apa yang menjadi gagasan dan apa
yang diputuskan. segala apa yang dipikirkan, segala angan-angan, segala yang
dikerjakan dan didiskusikan serta ditetapkan kenyataannya berbukti dalam wujud arsip.

16
 • Prinsip dasar keempat belas adalah arsip sebagai ekspresi pengetahuan dan pengalaman
: arsip mengandung informasi tentang pikiran-pikiran, benda-benda dan ide-ide serta
gagasan dalam jumlah yang tidak terbatas.

• Prinsip kelima belas adalah arsip sebagai suatu bahan dan arsip sebagai suatu lembaga
yang spesifik. arsip sebagai suatu bahan yang spesifik adalah karena terbentuk dalam
suatu proses kegiatan atau sutau transaksi yang hasilnya diperuntukan untuk ”rujukan”
dan sebagai sumber asli untuk bukti pertanggungjawaban dan sumber asli untuk
kepentingan atau keperluan penelitian.

• Prinsip dasar keenam belas adalah arsip disajikan untuk setiap pemakai jasa arsip tertentu.
tidak seperti halnya perpustakaan bahwa bahan pustaka terbuka bagi siapa saja sesuai
dengan jenis perpustakaan itu sendiri, tetapi arsip hanya diperuntukan bagi pemakai
jasa informasi arsip yang dianggap berhak sesuai dengan peraturan perundang-
undangan yang berlaku.

2. Pengelolaan Arsip

Pengelolaan arsip ada dua, antara lain :

• Arsip dinamis

• Arsip statis

a. Arsip Dinamis
Arsip Dinamis adalah arsip yang dianggap masih memiliki guna penujang dalam
pelaksanaan proses administrasi sehari-hari pada lembaga-lembaga dan badan-badan
pemerintahan dimana arsip diciptakan dan diterima dalam proses kearsipan, di tiap lembaga dan
badan pemerintah kita mengenal unit pengolah dan unit kearsipan. Unit pengolah adalah unit
kerja atau staf yang bertugas melakukan pengolahan/memproses penciptaan arsip. Unit
kearsipan adalah unit kerja baik struktural maupun fungsional melaksanakan penyimpanan,
pengendalian dan pemeliharaan arsip sesuai dengan sistem organisasi penyimpanan yang
diterapkan di lembaga dan badan serta instansinya yang bersangkutan.

17
 Arsip dinamis pada prinsipnya terbentuk secara organis, sehingga mengandung
kerahasiaan yang bersifat tertutup dan oleh karenanya tidak boleh diketahui oleh siapa pun
termasuk kode, nomor, perihal dan isi serta disposisinya selain/kecuali ”untuk kepentingan dinas”.

Arsip dinamis terdiri dari dua, yaitu :

• Arsip dinamis aktif

• Arsip dinamis inaktif

A). Arsip dinamis aktif

Arsip ini berada dan berfungsi di unit pengolah yang pada umumnya memiliki nilai simpan
satu sampai dengan dua tahun atau sesuai dengan jadwal retensi yang berlaku.

B).Arsip dinamis inaktif

Arsip ini berada pada fase ketiga yang oleh unit pengolah dirasakan atau dinilai sudah
kurang atau jarang/tidak diperlukan lagi dalam menunjang proses administrasi sehari-hari,
walaupun mungkin masih diperlukan tetapi frekuaensinya sangat rendah.

b. Arsip Statis
Arsip Statis adalah arsip yang dianggap sudah tidak berguna lagi dalam menunjang
proses administrasi sehari-hari pada lembaga negara dan badan-badan pemerintah, sehingga
dilihat dari segi kehidupan kebangsaan sangat bernilai.

3. Proses Kegiatan Kearsipan

Klasifikasi

Pengklasifikasian pada kearsipan berdasarkan atas dua parameter, yaitu:

a. Secara umum

18
 Suatu cara yang sistematis untuk menggolongkan arsip-arsip/ bahan berdasarkan
subjek/bentuknya.

b. Secara detail
Merupakan pengelompokan / penggolongan atas persamaan-persamaan atau atas
dasar perbedaan-perbedaan yang ada atau bisa pula dikelompokan berdasarkan
kronologis kegiatan.

Setelah diklasifikasikan, arsip disimpan disuatu tempat arsip yang baik disimpan
dalam bentuk yang asli.

Dua hal penting yang harus diperhatikan dalam mengklasifikasikan :

a. Memfile dengan baik, meliputi proses menyusun, mengatur, dan

mengelompokkan.

b. Mengklasir dengan benar, yaitu harus logis, rasional, dan aktual.

Cara/macam mengklasifikasikan arsip

Ada beberapa macam cara yang dapat digunakan dalam pengklasifikasian, yaitu:

a. DDC : Decimal Dewers Clasification

b. UDC : Universal Decimal Clasification

a. 0 = umum

b. 1 = agama/religi

c. 2 = filsafat

d. 3 = pengrtahuan sosial

e. 4 = bahasa

f. 5 = ilmu murni

19
 g. 6 = ilmu praktis/teknik

h. 7 = seni/kerajinan

i. 8 = kesusastraan

j. 9 = ilmu bumi

c. LC : Library Clasification
Selain mrnggunakan abjad digunakan dengan decimal.

d. Regional Clasification

e. Caubach : A-Z (system kartu), A-K, L-Z (surat-surat yang lain)

a) A = Umum

b) B = Personalia

c) C = Keuangan

d) D = Devisa

e) E = MPR/DPR

f) F = Surat-surat menteri

g) G = Surat rahasia

h) H = Surat perniagaan

i) I = Surat tata usaha

j) J = Surat pendidikan

k) K = Surat dokumentasi
4. Pengertian Coding

20
 Coding merupakan suatu proses memberikan kode yang dilakukan seorang juru indeks
(indekser) dengan maksud untuk mempercepat pemsortiran dan file arsip dengan cara
memberikan kode.

Contoh : - kepegawaian → B

- keuangan → C Macam-

macam kode

a. Berupa huruf

▪ tunggal : A-Z

▪ gabungan : AB, AC, AD

▪ singkatan : Litbang, kesra

b. Berupa angka

• nomor urut : 1-100

• kelemahan : - sulit diingat

• sulit ditemukan

• bisa terjadi data kembar

• satuan angka : akan menentukan subjek

• contoh : 001, 010, 1000

• desimal : 10,1 , 100,1 , 200,2

c. Gabungan huruf dengan angka

• huruf → menunjukan heading

• desimal → menunjukan man subjek/subsubjek

21
 Syarat membuat kode

➢ Singkat dan jelas

➢ Mudah dipahami

➢ Sederhana

➢ Mudah dibaca dan ditulis

➢ Satuan angkanya harus bulat

5. Pengertian indeks

Setelah bahan-bahan arsip (dokumen) diklasifikasikan maka untuk menentukan lokasi

penyimpanan dan memudahkan penemuan kembali file yang bersangkutan perlu diberikan tanda-
tanda pengenal atau ciri-ciri tertentu. Maksudnya diwujudkan dengan kode tertentu berupa huruf,
angka, atau gabungan huruf dan angka.

Pekerjaan menentukan tanda pengenal bagi bahan-bahan arsip (dokumen) ini dikenal
dengan memberikan indeks (indexing). Drs. The Liang Gie menyatakan mengindeks adalah:

”Suatu daftar perincian yang disusun menurut urutan abjad untuk menjadi kunci petunjuk
terhadap serangkaian nama-nama orang, nama-nama organisasi, nama-nama tempat ataupun
judul-judul pokok yang didaftar untuk keperluan penyimpanan warkat- warkat atau untuk
menunjukan bagian-bagian dalam suatu buku pelajaran dimana hal-hal tersebut diuraikan. 13)”.

Drs. Sabarman dalam ceramahnya tanggal 7 desember ’77 yang diselenggarakan Perum
Telekomunikasi, menyatakan sebagai berikut :

a. Alat untuk menunjuk, menentukan keterangan isi masalah, perihal suatu dokumen
atau sekelompok dokumen.

22
 b. Sebagai kegiatan, ialah membuat, membentuk petunjuk-petunjuk keterangan isi
masalah perihal di dalam satu atau sekelompok dokumen serta menyusunnya secara
sistematis.” 14)

Jadi indexing (mengindeks) ialah cara untuk menentukan atau menentukan ciri atau
tanda-tanda bagi sesutu dokumen. Tanda petunjuk dan tanda pengenal (caption) untuk
memudahkan mengetahui susunan dokumen tertentu yang harus dimasukkan dalam file. Tanda
untuk memudahkan mengetahui suatu dokumen dapat diketemukan bila diperlukan didalam file.

6. Peraturan indexing (indexing rule).

Indexing adalah membuat daftar rincian dengan membuat tanda pengenal bagi bahan-
bahan arsip atau dokumen yang hendak diarsipkan. Inti mengindekxing adalah ”mencari caption”
(kata petunjuk).

Ketentuan mengindeks antara lain :

a. Nama orang terdiri dari satu kata, di indeks seperti aslinya :

Yugi - Yugi

b. Nama yang terdiri lebih dari satu kata, diindeks dengan nama belakang dahulu:
Yugi Mansyur - Mansyur, Yugi

c. Nama yang menggunakan kata sandang (prefix) pada nama keluarga (nama akhir),
penulisan aslinya dapat bermacam-macam cara :

Yugi Mansyur Syah - Mansyur Syah, Yugi

d. Nama Wanita :
Wanita yang belum menikah :

Elin Hawa Melinda - Melinda, Elin Hawa

Wanita yang telah menikah ditulis dengan nama suaminya.

23
 Rinrin Rinawati - Rinawati, Rinrin (Baim)

nama suaminya Baim

e. Gelar Bangsawan
R.A Kartini - Kartini, R.A

f. Gelar Kesarjanaan
Ditulis di belakang nama dan di dalam kurung, apabila gelarnya lebih dari satu,
penulisannya di dalam kurung disusun secara abjad :

Dr. Hj. Rinrin Rinawati, S.H - Rinawati, Hj. Rinrin (Dr. S.H.)

g. Lembaga/Organisasi

- Departemen tenaga kerja dan transmigrasi

- Tenaga kerja, dan transmigrasi, departemen

h. Nama tempat :
Terminal Guntur - Guntur Terminal

7. Pengertian Filling System

Berasal dari kata file (Inggris)/Filum (Yunani) yang berarti ikatan. Menurut Prayudi file
bukan hanya berupa tempat/ikatan, tetapi juga bisa berupa kabinet dan tempat-tempat yang bisa
dipergunakan untuk menyimpan dokumen.

Macam-macam Filling System

a. Alphabetic System (berdasarkan abjad)

Dikenal dengan nama “dictionary system/system kamus”.

- Kelebihan : Tidak pernah merubah system

24
- Kelemahan :

➢ Arsip yang menyangkut subjek yang sama tetapi terletak pada tempat yang
berbeda

➢ Tulisan sering diucapkan berbeda

➢ Huruf kembar akan sulit dibedakan dalam pengucapan, ex: F dan V

➢ Angka harus di eja sesuai ucapannya

b. Numerical System
Sistem pendapatan arsip berdasarkan nomor urut.

- Kelebihan :

➢ Tingkat ketelitian lebih tinggi

➢ Tanpa batas, sesuai dengan kebutuhan

➢ Mudah dikerjakan/disusun

➢ Kesalahan akan mudah di lihat

➢ Dapat dipergunakan di semua bidang

➢ Hubungan antara folder yang satu dengan yang lainnya akan terlihat jelas secara
logis

➢ Bersifat permanen, walaupun ada perubahan tempat, nama, dan lain-lain

➢ Biasa digunakan untuk mengatakan waktu

➢ Berlaku universal

➢ Paling tepat untuk menyatakan waktu

25
 - Kekurangan :

➢ Tidak bisa di temukan langsung dalam file

➢ Memerlukan indeks yang terpisah

➢ Bila dideretkan, angka yang panjang akan mempermudah terjadinya kekeliruan

➢ Memerlukan tanda-tanda yang lain

➢ Perbedaan hubungan subordinasinya terlihat jelas

c. Geographycal System

Arsip di pilih berdasarkan wilayahnya masing-masing, contoh : pajak.

Susunan pembagian wilayah harus disertai abjad.

- Kelebihan :

➢ Berbagi data arsip akan terkumpul di suatu tempat

➢ Mulai di mengerti

➢ Filling sistem sederhana, karena terpusat pada suatu tempat

- kekurangan :

➢ Cenderung terdapat nama yang sama

➢ Dalam hal mengindeks, harus hafal betul tempat, nama, tingkatan, wilayah yang
berbeda

➢ Sangat memakan waktu dan tenaga

d. Chronological System

26
 Sistem memfile berdasarkan waktu kejadian. Waktu
memegang peranan penting, sangat berkaitan dengan perbankan (utang piutang). Di
distribusikan barang dan lain-lain.

- kelebihan :

➢ Memberikan keterangan yang rill untuk penyelesaian masalah

➢ Tidak memerlukan banyak indeks / cross reference

➢ Pencarian arsip akan lebih terarah

➢ Arsip atau data suatu kegiatan tidak terpisah-pisah

- kelemahan :

➢ Tidak bisa memisahkan hubungan antara subjek umum dan khusus

➢ Harus membuat file umum dan khusus yang berhubungan dengan penyelesaian
masalah

➢ Harus memiliki aturan khusus dalam menatanya

➢ Memerlukan indeks gabungan

e. Combine System
Untuk menentukan mana dan apa subjek / tempatnya. Sistem ini harus memiliki sub-
masalah, sub-sub masalah sistem ini merupakan gabungan dari sistem-sistem terdahulu.
Sub-sub masalah terdiri dari :

- Title primer ( berisi subjek-subjek masalah )

- Title sekunder ( berisi sub-masalah)

- Title tertier ( terperinci, waktu dan tempat )

8. Tujuan Penyusutan dan Penghapusan

27
 Tujuan penyusutan dan penghapusan arsip karena jumlah atau volume dan potensi arsip
dari hari ke hari bertahan agar arsip tidak terlalu menumpuk. Cara menyusutkan dengan cara
melihat masa aktif dari arsip tersebut.

Rentang kehidupan arsip (life spain of reward).

a. Fase penciptaan, disajikan kepada orang dalam bentuk konsep-konsep atau bagian-
bagian.

b. Fase pengurusan, arsip atau dokumen diarahkan untuk diproses lebih lanjut

c. Fase referensi, arsip-arsip atau dokumen diklasir, diindeks, diatur cara pencarian
arsipnya agar mudah ditemukan.

d. Fase weeding, arsip dicari untuk di pilah kembali dari arsip-arsip yang banyak. Mana
arsip yang aktif, in aktif dan statis.

e. Fase statis, arsip yang sudah di weeding di seleksi kembali kelayakannya di pakai atau
tidak.

f. Fase terakhir atau fase nasional atau daerah, terjadi transfer arsip, arsip di pilih- pilih,
mana arsip yang mempunyai nilai sejarah dan masukkan untuk arsip daerah atau
nasional.

Cara pemusnahan arsip

a. Dibakar

b. Dicerca atau dirobek

Sebelum memusnahkan arsip harus di buat berita acara pemusnahannya oleh petugas
pemusnah dan harus ada saksi dari pemusnahan arsip tersebut.

Alasan penting arsip di susun dan di musnahkan

- Agar file yang aktif bisa digunakan dengan baik agar tidak di kacaukan oleh arsip yang
statis.

28
 - Agar pengontrolan arsip atau file yang sedang berjalan supaya efisien dalam hal feeling
system dan menemukan arsip kembali.

- Supaya tempat file aktif longgar, agar tidak mudah rusak.

- Menentukan arsip itu sendiri apakah di awetkan atau di musnahkan.

Kegunaan dari penyusutan dan penghapusan

a. Untuk memilih dan memilah supaya tidak tercampurnya arsip-arsip yang dinamis, aktif
dan in aktif dan statis.

b. Untuk memudahkan kembali arsip yang diperlukan. Untuk efisiensi baik dalam
pegawaian, biaya, waktu, tempat dll.

c. Untuk memantapkan jangka waktu arsip.

d. Supaya adanya pemeliharaan bagi arsip yang sudah statis yang masih mempunyai
nilai guna, yaitu di transfer menjadi arsip nasional atau daerah.

Transfer arsip

Adalah pemilahan arsip yang tidak aktif lagi tapi mempunyai nilai guna menjadi bentuk lain.
Macam-macam transfer arsip, yaitu :

a. Transfer berkala

a) One periode transfer, sistem pemindahan arsip secara keseluruhan dimana telah
di tentukan waktunya.

b) Two periode transfer, system pemindahan arsip dengan cara dua kali
pemindahan yang biasanya.

c) Maximum dan minimum suatu arsip itu jangka waktunya.

b. Transfer tak berkala

Pemindahan dari file aktif ke file aktif secara dalam jangka waktu tidak tetap.

29
 Potensi arsip adalah kegunaan arsip apakah punya nilai vital berguna atau tidak berguna.

Potensi arsip dibagi 4 :

a. Arsip vital
Kelangsungan hidupnya harus selalu ada atau selalu dilenturkan

b. Arsip penting
Fungsinya membantu kelancaran pekerjaan

c. Arsip berguna
Memiliki nilai kegunaan sementara

d. Arsip tidak berguna

Sudah tidak digunakan

Pemeliharaan dan Perlindungan Cara

menjaga arsip :

a. menjaga kebersihan

b. menggunakan obat-obatan atau pemeliharaan arsip

c. pemeliharaan yang berulang

d. harus ada larangan bagi para arsiparis

Pemeriksaan arsip yang berkala

a. Menata arsip secara sistematis dan efektif

e. Menemukan dan mengembangan

30
 BAB III

PENUTUP

Pelaksanaan rnanajemen arsip aktif atau arsip dinarnis meliputi tahapan - tahapan yang
satu sama lain saling terkait dan saling mendukung serta saling menjelaskan, sehingga
mernbutuhkan penanganan secara baik, terencana, konsepsional dan secara profesional.
Pengelolaan arsip merupakan bagian dari pada wawasan dan ruang lingkup sistem informasi
manajemen. Keberhasilan pelaksanaan manajemen arsip akan mencapai hasil yang baik
bilamana ditunjang dengan ketersediaan fasiJita:; dan teknologi informasi kearsipan yang handal.

DAFTAR PUSTAKA

http://www.search.ask.com/web?l=dis&q penyimpanan+arsip

ANRI. 2000. Keputusan Kepala ANRI Nomor 12 Tahun 2000 tentang Standar
Penyimpanan Fisik Arsip. Jakarta.

Dirjen Dikti, ANRI. 2002. Bahan Ajar Diklat Manajemen Arsip Dinamis. Manajemen Arsip
Dinamis. Jakarta.

Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 37 Tahun 2006 tentang Tata Kearsipan di
Lingkungan Departemen Pendidikan Nasional. Jakarta.

Kementrian Pendidikan Nasional. 2006. Instruksi Menteri Pendidikan Nasional Nomor 1 Tahun
2006 tentang Pedoman Pelaksanaan Penyerahan Arsip Statis di
Lingkungan Departemen Pendidikan Nasional. Jakarta.

Martono, Boedi. 1994. Penataan Berkas dalam manajemen Kearsipan. Pustaka Sinar
Harapan. Jakarta.

Republik Indonesia. 1979. Peraturan Pemerintah RI Nomor 34 Tahun 1979 tentang

Penyusutan Arsip. Sekretariat Negara. Jakarta.

Republik Indonesia. 2004. Keputusan Presiden RI Nomor 105 Tahun 2004 tentang
Pengelolaan Arsip Statis. Sekretariat Kabinet RI. Jakarta.

31