Nama : Marius Pratama Simbolon

Masmur P. Barus

Tingkat / Prodi : V-A / Teologi

Mata Kuliah : MKP Manajemen Gereja

Dosen Pengampu : Dr. Jadiaman Perangin-angin

Arsip Dan Documentasi

I. Pendahuluan
Menyimpan dan mememlihara arsip, milik pribadi maupun milik
jemaat setempat, atau milik klasis dan sinode adalah pekerjaan yang sangat
penting. Yang menjadi penanggung jawab administrasinya tidak boleh di abaikan,
penyimpanan dan pemeliharaan arsip adalah bukti sampai dimana gereja itu sudah
mempertanggung jawabkan pelayanannya kepada Tuhan. Dokumentasi
merupakan materi yang tertulis atau sesuatu yang menyediakan informasi tentang
suatu subyek. Dokumentasi dapat berisi tentang deskripsi-deskripsi, penjelasan-
penjelasan, bagan alir, daftar-daftar, cetakan hasil komputer, contoh-contoh obyek
dari sistem informasi. Dalam pembahasan kali ini gereja harus perlu melihat dan
memahami arsip dan dokumentasi dalam menjalankan pelayananya untuk itu
marilah kita membahas sajian ini bersama-sama.

II. Pembahasan
II.1. Pengertian Arsip

Arsip berasal dari sebuah kata yunanai “archeon” yang artinya milik sebuah
kantor. Arsip adalah cantuman (record). Rekam, rekaman, catatan atau berkas
sebuah lembaga, baik umum ataupun privat. Arsip merupakan penghubung antara
organisasi dengan organisasi lain, maupun seseorang dengan orang lain. Hal ini
karena arsip memiliki nilai informasi yang di perlukan dalam pelaksanaan sebuah
kegiatan.

II.2. Jenis-jenis Arsip

1
 Arsip terbagi menjadi dua jenis, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Dalam
peraturan pemerintah RI Nomor 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan undang-
undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan di sebutkan bahwa yang di
maksut dengan arsip dinamis adalah arsip yang di gunakan secara langsung dalam
kegiatan pencipta arsip dan si simpan selama jangka waktu tertentu. Arsip dinamis
sendiri tebagi menjadi tiga yaitu:

1. Arsip aktif, adalah arsip yang frekuensi penggunaanya tinggi dan terus
menerus, yaitu surat surat yang masih sering di pakai untuk pelaksanaan
tugas. Contoh, surat permohonan tentang narasumber bimbingan teknis
tanggal 9 oktober 2017. Dengan melihat tanggal surat tersebut sudah dapat
kita simpulkan bahwa surat tersebut adalah surat yang masih aktif.
2. Arsip inaktif, adalah arsip yang penggunaanya telah menurun, yaitu surat-
surat atau documen yang jarang sekai di gunakan dalam pelaksanaan
pekerjaan sehari-hari. Menurut Betty R. Ricks dalam modul manajemen
jadwal retenasi (2009) di sebutkan bahwa suatu arsip dapat di
pertimbangkan menjadi inaktif jika di pergunakan kurang dari 10 kali
dalam satu tahun. Contoh, surat tentang permintaan data mahasiswa
tanggal 3 November 2013. Dengan melihat tanggal tersebut, kita tahu
bahwa surat tersebut sudah in aktif. Selain dengan melihat tanggal surat
kita juga dapat melihat di jadwal retensi arsip yang ada di untit kerja kita,
berapa tahun batas waktu surat tentang permohonan data mahasiswa
tersebut.
3. Arsip vital, adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar
bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat di perbaharui
dan tidak tergantikan apabila hilang atau rusak, misalnya sertifikat, MOU,
documen kebijakan pinpinan dan arsip penting lainnya.

Sementara arsip statis adalah arsip yang di hasilkan oleh pencipta arsip karena
memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retenisnya, dan berketerangan di
permanenkan yang telah di perivikasi baik secara langsung maupun tidak
langsung oleh arsip Nasional Repoblik Indonesia dan lembaga kerarsipan.
Contoh arsip statis adalah peraturan yang di keluarkan pinpinan tetapi sudah
tidak terpakai lagi karena sudah ada penggantinya, yaitu peraturan yang baru,
surat keputusan pimpinan tetapi sudah tidak terpakai lagi karena sudah ada

2
 penggantinya yang lebih baru lagi. Laporan tahunan lima tahun yang lalu,
personal file tokoh-tokoh yang berjasa yang sudah memasuki masa pensiun,
sejarah berdirinya instansi tersebut, dan lain-lain yang di nilai mengandung
sejarah.

II.3. Fungsi Arsip

Fungsi arsip dapat di bedakan menjadi dua, yaitu substantif dan
fasilitatif. Dalam modul pengantar kearsipan (2009) di sebutkan bahwa arsip
yang memiliki fungsi substantif adalah arsip yang merefleksikan kegiatan dan
fungsi unik dari setiap organisasi sesuai dengan misi dan tugasnya. Misalnya
untuk perguruan tinggi maka fungsi substantifnya yaitu surat-surat tentang
pendidikan, kemahasiswaan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat dan
lain-lain.
Sementara fungsi arsip fasilitatif adalah arsip yang merefleksikan
kegiatan yang umumnya ada dalam setiap organisasi, misalnya surat-surat
tentang kepegawaian, keuangan, perlengkapan dan lain-lain.

II.4. Karakteristik Arsip

Karakteristik arsip dapat membedakan informasi arsip dengan informasi
lainnya. Menurut pederson dalam modul pengantar kearsipan (2009) ada enam
karakteristik arsip:
1. Lengkap
Arsip telah memiliki hubungan antara struktur, konten dan konteks,
serta mempunyai informasi mengenai tanggal (waktu dan tempat arsip itu
di ciptakan/diterima), alamat, pencipta, alamat penerima surat dan
judul/subjek yang berkaitan dengan isi/pesan.
Yang di maksut dengan struktur adalah bentuk (format fisik), misalnya
arsip tersebut berbentuk surat (tekstual), konten adalah isi surat tersebut,
data, fakta, atau informasi yang di rekam dalam surat tersebut, sedangkan
konteks adalah sesuai dengan keadaan yang terjadi saat surat itu di buat.
2. Tidak berubah (fixed)
Arsip adalah informasi yang di hadirkan dalam format tetap. Elemen
informasi yang melekat dalam struktur (format) memiliki arti sesuai
dengan konteksnya, dan format tersebut dapat di publikasi atau diciptakan

3
 kembali. Misalnya bentuk arsip tersebut dalam bentuk surat (tekstual), bisa
di publikasi atau di ciptakan kembali dengan cara di-copy.
3. Memiliki arti (contextual)
Arsip memiliki arti/makna, karena itu arsip memiliki nilai bedasarkan
isinya (konten). Arsip merefleksikan tujuan dan kegiatan suatu organisasi,
di samping memberikan layanan bahan bukti kebijakan, kegiatan dan
transaksi organisasi penciptanya. Misalnya arsip surat dari kepala unit
arsip IPB tentang penyelenggaraan bimbingan teknis kearsipan, arsip surat
tersebut mencerminkan kegiatan dari Unit arsip IPB.
4. Tidak berdiri sendiri (organic)
Karena arsip merupakan output yang secara alami muncul dari suatu
proses kegiatan maka setiap arsip memiliki hubungan dengan arsip
sebelumnya dan mungkin pula dengan arsip-arsip berikutnya. Oleh karena
itu arsip tidak di kelola sebagai item tersendiri, namun dalam suatu
kelompok yang di sebut dengan series.
Sebagai contoh, arsip tentang penyelenggaraan bimbingan teknis
kearsipan, yang pertama kali di buat adalah surat tentang pemeberitahuan
bahwa Unit arsip IPB akan mengadakan kegiatan bimbingan teknis
kearsipan yang di tujukan utuk unit kerja lain. Kemudian dari untik kerja
lain membalas surat itu yang isinya mendaftarkan pegawainya untuk
mengikuti kegiatan tersebut. Kemudian surat dibalas lagi dengan isi
tentang undangan bimbingan teknis kearsipan beserta jadwal bimbingan
teknis kearsipan, materi yang akan di ajarkan dan nama-nama narasumber.
Setelah kegiatan tersebut berjalan maka di buatlah laporan
pertanggungjawaban kegiatan bimbingan teknis kearsipan tersebut. Surat-
surat tadi terus menerus sambung-menyambung, tidak berdiri sendiri.
Inilah yang di sebut dengan satu series atau satu berkas.
5. Resmi (autboritative/official)
Arsip yang di ciptakan sebagai documentasi untuk mendukung tugas
dan kegiatan bisnis memiliki status sebagian bahan bukti resmi bagi
keputusan dan kegiatan yang di laksanakan.
6. Unik (unique)

4
 Berbeda dengan buku, jurnal, dan bahan publikasi lainnya. Arsip di
perlihara menurut konteknya dan memiliki kronologi yang unik serta
selalu merupakan satu-satunya.
Arsip merupakan satu-satunya, yaitu yang asli, sedangkan yang sudah
dipublikasikan itu copy-nya, sementara buku bisa di buat beberapa
eksemplar dan asli semuanya.1

II.5. Arsip gerejawi

Menyimpan dan mememlihara arsip, milik pribadi maupun milik jemaat
setempat, atau milik klasis dan sinode adalah pekerjaan yang sangat penting. Yang
menjadi penanggung jawab administrasinya tidak boleh di abaikan, penyimpanan
dan pemeliharaan arsip adalah bukti damapai dimana gereja itu sudah
mempertanggung jawabkan pelayanannya kepada Tuhan. Karena disiplin dan
keterlibatan adalah sifat gereja yang sehat. Ada dua hal yang perlu di perhatikan
dalam soal simpan menyimpan arsip gerejawi
1. Yang perlu di arsipkan oleh gereja
Arsip-arsip gerejawi perlulah di serahkan dalam tanggung jawab seorang
majelis dengan bantuan seorang awam. Hal yang perlu di arsipkan oleh
gereja antara lain:
 Laporan-laporan dan hasil-hasil keputusan persidangan klasis dan
sinode.
Catatan:
Kecuali sinode sudah mempunyai kantomnya sendiri, maka perlu
di tunjuk oleh sinode satu gereja yang akan menyimpan arsip-arsip
sinode dan klasis.
 Dokumen-dokumen gereja. Ini dapat di bagi menjadi beberapa
fail: fail/map surat-surat bangunan gereja, hak milik tanah dan
sebagainya.
 Surat-surat izin gereja dari pemerintah, departemen agama dan
sebagainya.
 Fail data-data sejarah gereja.
 Fail hubungan dengan DGI,DGW dan sevagainya.

1
Dra S Nooryani, MM, Mengelola arsip inaktif, (Bogor: IPB Press, 2018) ,1-6.

5
  Fail mengenai inventarisasi gereja.
 Surat-surat masuk dan surat-surat keluar.
 Kumpulan khotbah-khotbah, ceramah-ceramah , bahan-bahan
pengaderan yang pwernah di bawakan di gereja itu.
Catatan:
Kumpulan ini bisa dalam bentuk tape dan bisa dipinjamkan pada
anggota jemaat sebagai bahan pekabar injil (tipe library).
 Kumpulan lagu-lagu gerejawi.
 naskah-naskah sandiwara.
 Data-data keanggotaan gereja (yang mencakup nama, tempat &
tanggal lahir, pekerjaan, pendidikan, tanggal babtisan/sidi, data-
data keluarga dan sebagainya).

2. Yang perlu di arsipkan oleh pendeta/penginjil (arsip pribadi)

 Surat-surat masuk dan surat surat keluar khususnya yang
berhubungan dengan pelayanannya keluar.
 Khotbah-khotbah, dapat di bagi menjadi beberapa fail: kotbah
pengaderan, kotbah sakramen babtisan/perjamuan kudus, kotbah
pertunangan dan pernikahan, kotbah kedukaan dan penguburan,
khotbah ucapan syukur/ulang tahun, khotbah mingguan dan
sebagainya.
 Fail bahan-bahan ilustrasi
 Peristiwa-peristiwa penting.
 Fail data-data lain seperti: pendidikan, ilmu jiwa, politik,
keputusan-keputusan mentri agama dan sebagainya.
 Hasil-hasil rapat komisi, majelis, klasis, sinode.
Catatan:
Pelayanan conseling (setiap orang/kasus, satu fail tersendiri)
Bagaimana mengarsipkan ?
1. Memilih satu sistem penyimpanan arsip yang sesuai dengan
kondisi jemaat atau pribadi pendeta/penginjil itu (yang utama
aman, rapi, dan mudah di pergunakan).

6
 2. Menurut abjad, subyek maupun secara kronologis dalam lemari
khusus untuk fail ataupun lemari kotak yang sederhana dan
terkunci. Di kerjakan oleh skretaris gereja atau sukarela.
3. Menyediakan budget khusus untuk itu, misalnya pendeta kalau
perlu membeli paling tidak 50 fail untuk arsip-arsip
pribadinya.2

II.6. Pengertian Documentasi

Istilah dokumentasi dalam bahasa Belanda disebut “document”, dan

dalam bahasa Inggris disebut “document”. Kalau kita mengacu pada bahasa
Inggris, maka istilah document dapat merupakan kata kerja (to document) serta
kata benda (document). Sebagai kata benda, dokumen berarti wahana
informasi, data yang terekam atau dimuat dalam wahana tersebut beserta
maknanya yang digunakan untuk belajar, penelitian, rekreasi dan sejenisnya.
Dengan demikian dokumen mempunyai konotasi berbeda serta ruang lingkup
yang berlainan.3 Kamus Umum Bahasa Indonesia, (1976) menjelaskan istilah
dokumentasi berarti.

1. Sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti
atau keterangan (seperti surat lahir, surat nikah, surat perjanjian, dan
sebagainya);

2. Naskah karangan yang dikirim dengan pos: misalnya, biaya dokumen lebih
murah daripada surat biasa.

Makna dokumen dari kamus tersebut memberikan penegasan, bahwa sesuatu

yang tertulis dan tercetak sebagai bukti bila diperlukan.

Ensiklopedia Umum (1977) menjelaskan, pengertian dokumentasi dan

menegaskan bahawa Dokumen, surat, akta, piagam, surat resmi dan bahan
rekaman lain, tertulis atau tercetak yang memberi keterangan untuk
penyelidikan ilmiah, dalam arti yang luas, termasuk segalam macam benda
yang dapat memberikan keterangan sesuatu hal.

2
Pdt. Dr. Yakub. B. Susabda, administrasi gereja, (jawa timur: Gandum Mas, 2006), 25.
3
Sulistyo- Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan, ( Jakarta : Gramedia, 1989), 23.

7
 Pengertian dokumentasi sebagai:

1). Bahan yang termasuk dalam jenis, bentuk, dan sifat apapun bentuk
informasi yang direkam

2). Rekaman yang ditulis atau dipahat, yang menyampaikan informasi berupa
fakta; bentuk rekaman dapat bersifat grafis, akustik, atau haptik (buku, peta,
naskah, gambar, majalah, guntingan, dan lain-lain)

3). Karya yang direkam dalam suatu bahasa, simbol, atau tanda-tanda lain

4.) rekaman informasi apapun bentuknya, baik berupa tulisan, alfanumerik,

gambar, maupun sesuatu yang dapat didengar; sekarang terdapat
kecenderungan untuk menyebut semua yang terdapat dalam koleksi, apapun
jenis dan bentuknya, sebagai dokumen; dokumen sering diartikan sebagai
buku atau bentuk rekaman lain seperti film; lihat juga dokumen arsip.4

II.7. Jenis – Jenis Dokumentasi

Berikut Ini Merupakan Jenis – Jenis Dokumentasi.

1. Dokumen Primer adalah dokumen berisi informasi tentang hasil penelitian

asli atau langsung dari sumbernya. Misal : laporan
2. Dokumen Sekunder adalah dokumen berisi informasi tentang literatur
primer.
3. Dokumen Tersier adalah dokumen berisi informasi tentang literatur
sekunder. Misal : buku
4. Dokumentasi dinamis, yaitu dokumen yang dapat digunakan secara langsung
dalam penyelesaian pekerjaan (dinamis aktif, semi aktif, dinamis dan aktif).
5. Dokumentasi statis, yang merupakan dokumen yang tidak dapat digunakan
secara langsung dalam penyelesaian pekerjaan (menyalin dokumen, dokumen
literal, dokumen private).

II.8. Fungsi Dokumentasi

1. Memberikan informasi tentang konten dokumen untuk pengguna

4
Nurhadi Magetsari , Kamus Istilah Perpustakaan dan Dokumen, (Jakarta : Pusat Pembinaan dan
Pengembangan Bahasa, 1992), 21.

8
 2. Memberikan bukti dan data akurat tentang deskripsi dokumen
3. Melindungi dan simpan konten fisik dan dokumen
4. Menghindari kerusakan dokumen
5. Menyiapkan isi dokumen sebagai bahan untuk penelitian oleh para ilmuwan
6. Mengembangkan kumpulan dokumen untuk negara dan negara
7. Memberikan jaminan integritas dan keaslian informasi dan data yang
terkandung dalam dokumen5

II.9. Dokumentasi Gereja

Dokumentasi adalah warkat asli yang digunakan sebagai alat
pembuktian atau sebagai alat guna mendukung suatu keterangan. Contoh yang
dapat penyaji ambil mengenai Dokumen Keesaan Gereja. Dokumen Keesaan
Gereja  adalah rumusan pengakuan bersama gereja - gereja di Indonesia yang
disusun dalam wadah oikumene DGI/PGI. Adapun tujuan penyusunan
dokumen ini sebagai pedoman dan alat dalam mewujudkan
Gereja Kristen Yang Esa di Indonesia.6 Dokumen Keesaan Gereja (disingkat
dengan DKG) yang dikenal saat ini merupakan pembaruan dan
penyempurnaan terus menerus dari naskah-naskah sebelumnya. Dan juga
mengenai surat-surat keputusan penting yang diambil di dalam rapat gereja,
seperti rapat jemaat rapat Klasis, dan Rapat Sinode, maka hasil dari keputusan
haruslah di dokumentasikan.

III. Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat penyaji ambil dari bahan ini adalah gereja harus
memperhatikan dalam manajemenya mengenai arsip, dan dokumentasi. Ini
sangatlah penting supaya apa yang sudah dirumuskan, dipercakapkan secara
bersama-sama dapat disimpan, dan dipertanggunjawabkan dikemudian hari,
dengan menunjukan arsip, dan dokumentasi yang sudah diberlakukan dengan
baik.

5
Nurhadi Magetsari , Kamus Istilah Perpustakaan dan Dokumen, 25.
6
Persekutuan Gereja-gereja di Indonesia, Dokumen Keesaan Gereja Persekutuan Gereja-gereja di
Indonesia (DKG-PGI): Keputusan Sidang Raya XIV PGI, Wisma Kinasih, 29 November - 5 Desember
2004(Jakarta: Gunung Mulia, 2006), 10.

9
IV. Daftar Pustaka

Dra S Nooryani, MM, Mengelola arsip inaktif, Bogor: IPB Press, 2018
Pdt. Dr. Yakub. B. Susabda, administrasi gereja, jawa timur: Gandum Mas, 2006.
Sulistyo- Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan, Jakarta : Gramedia, 1989
Nurhadi Magetsari , Kamus Istilah Perpustakaan dan Dokumen, Jakarta : Pusat
Pembinaan dan Pengembangan Bahasa, 1992
Persekutuan Gereja-gereja di Indonesia, Dokumen Keesaan Gereja Persekutuan
Gereja-gereja di Indonesia (DKG-PGI): Keputusan Sidang Raya XIV PGI,
Wisma Kinasih, 29 November - 5 Desember 2004(Jakarta: Gunung Mulia, 2006)

10