MIFTAKHUL

RUSDIANTO
1311700168

MANAJEMEN KE-ARSIPAN
• Pada Undang-Undang Jabatan Notaris ( UU 30/2004) mengatur tentang apakah protokol notaris dalam pasal 1 point 13 yang
mendefinisikan sebagai : Kumpulan dokumen yang merupakan arsip negara yang harus disimpan dan dipelihara oleh Notaris.
• Kearsipan sebagaimana diatur dalam UU No 7 tahun 1971 yang diubah oleh UU no 43 tahun 2009 dan yang dilaksanakan oleh
peraturan pelaksananya yaitu PP no 28 tahun 2012.
• Ada beberapa arti ke arsipan pada UU No. 43 Tahun 2009
1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara.
3. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu
tertentu.
4. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak
dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
5. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
6. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
7. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan
berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik
Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
8. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus
dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
9. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
ASAS PENYELENGGARA KE ARSIPAN
• Penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan berasaskan :
a. kepastian hukum : Yang dimaksud dengan asas “kepastian hukum” adalah penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan
berdasarkan landasan hukum dan selaras dengan peraturan perundang-undangan, kepatutan, dan keadilan dalam
kebijakan penyelenggara negara. Hal ini memenuhi penerapan asas supremasi hukum yang menyatakan bahwa setiap
kegiatan penyelenggaraan negara didasarkan pada hukum yang berlaku
b. keautentikan dan keterpercayaan : Yang dimaksud dengan asas “keautentikan dan keterpercayaan” adalah
penyelenggaraan kearsipan harus berpegang pada asas menjaga keaslian dan keterpercayaan arsip sehingga dapat
digunakan sebagai bukti dan bahan akuntabilita
c. Keutuhan:
Yang dimaksud dengan asas “keutuhan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus menjaga kelengkapan arsip dari
upaya pengurangan, penambahan, dan pengubahan informasi maupun fisiknya yang dapat mengganggu keautentikan
dan keterpercayaan arsip
d. asal usul (principle of provenance):
Yang dimaksud dengan asas “asal-usul” adalah asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap terkelola dalam satu
kesatuan pencipta arsip (provenance), tidak dicampur dengan arsip yang berasal dari pencipta arsip lain, sehingga arsip
dapat melekat pada konteks penciptaannya.
E. aturan asli (principle of original order) : Yang dimaksud dengan asas “aturan asli” adalah asas yang dilakukan untuk
menjaga arsip tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya (original order) atau sesuai dengan pengaturan ketika arsip
masih digunakan untuk pelaksanaan kegiatan pencipta arsip.

F. Keamanan dan keselamatan: Yang dimaksud dengan asas “keamanan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus
memberikan jaminan keamanan arsip dari kemungkinan kebocoran dan penyalahgunaan informasi oleh pengguna yang
tidak berhak.yang dimaksud dengan asas “keselamatan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus dapat menjamin
terselamatkannya arsip dari ancaman bahaya baik yang disebabkan oleh alam maupun perbuatan manusia.

G.Keprofesionalan Yang dimaksud dengan asas “keprofesionalan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus
dilaksanakan oleh sumber daya manusia yang profesional yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan

H. Keresponsifan; Yang dimaksud dengan asas “keresponsifan”adalah penyelenggara kearsipan harus tanggap atas
permasalahan kearsipan maupun masalah lain yang berkait dengan kearsipan, khususnya bila terjadi suatu sebab
kehancuran, kerusakan atau hilangnya arsip

I. keantisipatifan; Yang dimaksud dengan asas “keantisipatifan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus didasari pada
antisipasi atau kesadaran terhadap berbagai perubahan dan kemungkinan perkembangan pentingnya arsip bagi kehidupan
berbangsa dan bernegara. Perkembangan berbagai perubahan dalam penyelenggaraan kearsipan antara lain
perkembangan teknologi informasi, budaya, dan ketatanegaraan

J. Kepartisipatifan;
Yang dimaksud dengan asas “kepartisipatifan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus memberikan ruang untuk peran
serta dan partisipasi masyarakat di bidang kearsipan.
K. Akuntabilitas; Yang dimaksud dengan asas “akuntabilitas” adalah penyelenggaraan kearsipan harus
memperhatikan arsip sebagai bahan akuntabilitas dan harus bisa merefleksikan kegiatan dan peristiwa yang
direkam.

L. Kemanfaatan; Yang dimaksud dengan asas “kemanfaatan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus
dapat memberikan manfaat bagi kehidupan bermasyarat, berbangsa, dan bernegara.

M. Aksesibilitas; Yang dimaksud dengan asas “aksesibilitas” adalah penyelenggaraan kearsipan harus
dapat memberikan kemudahan, ketersediaan dan keterjangkauan bagi masyarakat untuk memanfaatkan
arsip , dan

N. kepentingan umum Yang dimaksud dengan asas “kepentingan umum” adalah penyelenggaraan
kearsipan dilaksanakan dengan memperhatikan kepentingan umum dan tanpa diskriminasi.
Jenis-jenis Arsip

• Pada Undang-undang tersebut, arsip dibedakan menurut fungsinya menjadi dua golongan, yaitu arsip dinamis
dan arsip statis.
• Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam
penyelenggaraan administrasi negara., arsip dinamis adalah semua arsip yang masih berada di berbagai
kantor, baik kantor pemerintah, swasta, atau organisasi kemasyarakan, karena masih dipergunakan secara
langsung dalam perencanaan, pelaksanaan dan kegiatan administrasi lainnya. Arsip dinamis dalam bahasa
Inggris disebut sebagai record.
• Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara, arsip
statis adalah arsip-arsip yang disimpan di Arsip Nasional (ARNAS) yang berasal dari arsip (dinamis) dari
berbagai kantor. Arsip statis ini dalam bahasa Inggris disebut archieve. Dua istilah record dan archieve di atas
sering disebut dengan istilah arsip (bahasa Belanda archief).
• Secara sederhana dapat dinyatakan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah setiap catatan (record/warkat)
tertulis atau tercetak dalam bentuk huruf, angka atau gambar yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai
bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas, film, media komputer atau lainnya.
Ditinjau dari segi hukum dan perundangan, terdapat dua
jenis arsip yaitu arsip otentik dan arsip tidak otentik.

Ditinjau dari segi hukum dan perundangan, terdapat dua jenis arsip yaitu arsip otentik dan arsip tidak otentik.
• Arsip otentik adalah arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film)
sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip otentik dapat dipergunakan sebagai bukti hukum
yang sah.
• Sedang arsip tidak otentik adalah arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta. Arsip
ini dapat berupa fotokopi, film, mikrofilm, keluaran (print-out) komputer, dan media komputer seperti disket,
dan sebagainya.
• Sebagai sumber informasi, maka arsip dapat membantu memperlancar dalam rangka pengambilan keputusan
secara cepat dan tepat mengenai suatu masalah. Oleh sebab itu, dapat dikatakan bahwa peranan arsip adalah
sebagai berikut :
1. Alat utama ingatan organisasi
2. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik)
3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan
4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip
5. Bahan informasi kegiatan organisasi lainnya.
 Kegiatan Manajemen Kearsipan
• Ruang lingkup pekerjaan kearsipan sangat luas dan pengaruhnya sangat besar terhadap kelancaran administrasi perencanaan,
administrasi pelaksanaan, dan administrasi pengawasan. Pekerjaan atau kegiatan yang berhubungan dengan pengurusan arsip disebut
Manajemen Kearsipan (record management).
• Kegiatan manajemen kearsipan secara lengkap dapat meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan,
pemeliharaan, pengawasan, pemindahan, dan pemusnahan arsip.
• Secara lebih rinci, menurut Sedarmayanti (1992) lingkaran hidup kearsipan (life span of records) atau biasa juga disebut dengan
tahapan kehidupan arsip, dapat dibagi menjadi tujuh tahap yaitu :
1. Tahap penciptaan arsip, merupakan tahap awal dari proses kehidupan arsip.
• Terciptanya arsip dapat terjadi karena dibuat sendiri oleh organisasi yang

• bersangkutan atau karena suatu organisasi menerima arsip dari pihak lain.
2. Tahap pengurusan dan pengendalian, yaitu tahap dimana surat masuk/keluar
• dicatat sesuai dengan sistem yang telah ditentukan. Setelah itu surat-surat
• tersebut diarahkan atau dikendalikan guna pemrosesan lebih lanjut.
3. Tahap referensi, yaitu surat-surat tersebut digunakan dalam proses kegiatan
• administrasi sehari-hari. Setelah surat tersebut diklasifikasikan dan diindeks
4. Tahap penyusutan, adalah kegiatan pengurangan atau penyiangan arsip.
5. Tahap pemusnahan, yakni pemusnahan terhadap arsip yang tidak mempunyainilai guna lagi bagi organisasi.
6. Tahap penyimpanan di unit kearsipan, dimana arsip yang sudah menurun nilai
• gunanya (arsip inaktif) didaftar, kemudian dipindah penyimpanannya pada
• unit kearsipan di kantor masing-masing atau sesuai peraturan yang berlaku.
7. Tahap penyerahan ke Arsip Nasional RI atau Arsip Nasional Daerah. Tahap ini
• merupakan tahap terakhir dalam lingkaran hidup kearsipan.
•
 PERMASALAHAN KE-ARSIPAN
• Kurangnya perhatian terhadap kearsipan tidak hanya dari segi pemeliharaan dan pengamanan arsip, tetapi juga dari segi
sistem filing-nya, sehingga mengakibatkan arsip sulit ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan.Masalah arsip
bersifat dinamis karena arsip akan terus berkembang seirama dengan perkembangan organisasi atau lembaga yang
bersangkutan.Bertambahnya arsip secara terus-menerus tanpa diikuti dengan tata kerja dan peralatan/fasilitas kearsipan serta
tenaga ahli yang profesional dalam bidang kearsipan akan menimbulkan masalah tersendiri.
1. Penemuan kembali secara cepat dan tepat terhadap arsip-arsip apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali, baik oleh
pimpinan organisasi yang bersangkutan maupun oleh organisasi lainnya.
2. Hilangnya arsip-arsip sebagai akibat dari sistem penyimpanan yang kurang sistematis, sistem pemeliharaan dan
pengamanan yang kurang sempurna, serta peminjaman atau pemakaian arsip oleh pimpinan atau oleh satuan organisasi
lainnya, yang jangka waktunya lama, sehingga arsip lupa dikembalikan kepada unit kearsipan.
3. Bertambahnya secara terus-menerus arsip ke dalam bagian kearsipan tanpa diikuti dengan penyusutan sehingga tempat
penyimpanan arsip tidak mencukupi lagi.
4. Tatakerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern karena para pegawai kearsipan yang tidak
cakap dan kurangnya bimbingan yang teratur dari pihak pimpinan dan para ahli kearsipan.
5. Peralatan atau fasilitas pengelolaan arsip yang tidak memadai, tidak mengikuti perkembangan teknologi kearsipan modern,
karena kurangnya dana yang tersedia, serta pegawai kearsipan yang tidak profesional.
6. Kurang adanya kesadaran para pegawai terhadap peranan dan pentingnya arsip bagi organisasi atau lembaga, sehingga
sistem penyimpanan, pemeliharaan dan perawatan arsip kurang mendapat perhatian yang semestinya.
 Asas-asas Pengelolaan Arsip

• Azas Sentralisasi dalam pengelolaan arsip berarti penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit kerja khusus yang
lazim disebut Sentral Arsip atau Pusat Arsip. Dengan sentralisasi arsip maka semua surat-surat kantor yang sudah selesai
diproses akan disimpan di Sentral Arsip.
• Keuntungan sentralisasi arsip di antaranya :
(1) ruang dan peralatan arsip dapat dihemat,
(2) petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan,
(3) kantor hanya menyimpan satu arsip saja sedang duplikasinya dapat dimusnahkan, sistem penyimpanan dari berbagai
macam arsip dapat diseragamkan
• Adapun kerugian azas sentralisasi adalah :
(1) azas ini hanya efisien dan efektif untuk organisasi yang kecil,
(2) tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan yang seragam, dan unit kerja yang memerlukan
arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan
• Azas Desentralisasi dalam pengelolaan arsip berarti semua unit kerja mengelola arsipnya masing-masing.
Dalam hal ini semua unit kerja dapat menggunakan sistem penyimpanan yang sesuai dengan ketentuan unit yang
bersangkutan.
• Keuntungan azas desentralisasi adalah :
(1) pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing,
(2) keperluan akan arsip mudah dipenuhi karena berada pada unit kerja sendiri, (3) penanganan arsip lebih mudah
dilakukan karena arsipnya sudah dikenal dengan baik.
• Adapun kerugiannya adalah :
(1) penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi sehingga dapat menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan,
(2) kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip di setiap unit kerja sehingga penghematan sarana
sukar dijalankan,
(3) penataran dan latihan kearsipan perlu diadakan karena petugas umumnya bertugas rangkap dan umumnya
belum mempunyai pendidikan kearsipan,
(4) kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan di setiap unit kerja dan ini merupakan pemborosan.
• Azas kombinasi dalam pengelolaan arsip berarti menggabungkan azas sentralisasi dan desentralisasi
sekaligus. Azas ini diterapkan dalam rangka mengatasi kelemahan yang ada pada azas sentralisasi dan azas
desentralisasi yang sering dijumpai dalam pengelolaan arsip di perkantoran. Dalam penerapan azas
kombinasi, pengelolaan arsip aktif dilakukan secara desentralisasi, sedangkan arsip inaktif dikelola secara
sentralisasi.
SISTEM PENYIMPANAN BERKAS
• Pada penyimpanan arsip yang didasarkan atas sistem abjad, pemberian kode arsip disesuaikan dengan urutan
abjad. Kode abjad tersebut diindeks dari nama orang, organisasi atau badan lain yang sejenis.
• Sistem subjek berarti sistem penyimpanan arsip dengan mendasarkan pada perihal surat atau pokok isi surat.
Dalam penerapan sistem ini perlu ditentukan terlebih dahulu pokok masalah yang dihadapi sehari-hari.
Masalah tersebut kemudian diklasifikasikan menjadi masalah utama (main subject), sub masalah (sub
subject) dan sub-sub masalah (sub-sub subject). Untuk memperlancar penerapan sistem subjek ini perlu
dibuat indeks subjek.
• Penyimpanan arsip dengan sistem kronologis adalah penyimpanan yang didasarkan atas tanggal surat atau
tanggal penerimaan surat. Untuk surat masuk, penyimpanannya didasarkan atas tanggal penerimaan surat.
Tetapi untuk surat keluar, arsipnya disimpan berdasarkan tanggal yang tertera pada surat.
• Penyimpanan arsip dengan sistem nomor berarti penyimpanan yang didasarkan atas nomor atau kode yang
berupa angka-angka. Pada sistem nomor ini dikenal sistem terminal digit dan sistem klasifikasi desimal.
• Adapun sistem penyimpanan arsip dengan sistem wilayah berarti penyimpanan arsip tersebut dikelompokkan
berdasarkan atas wilayah-wilayah tertentu, misalnya pulau, propinsi, kota, dan sebagainya.
• Dalam kaitan ini, kriteria sistem kearsipan yang baik menurut
Wursanto (1991) di antaranya adalah :
(1)mudah dilaksanakan,
(2)mudah dimengerti,
(3)murah/ekonomis,
(4)tidak memakan tempat,
(5)mudah dicapai,
(6)cocok bagi organisasi atau lembaga,
(7)fleksibel atau luwes (sesuai perkembangan),
(8)dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip, dan
(9) mempermudah pengawasan kearsipan.
Sistem Manajemen Dokumen Elektronik

• Sistem Manajemen Dokumen Elektronik merupakan sistem aplikasi pengelolaan dokumen Hardcopy (kertas,
microfilm, dll) yang sudah dialih-mediakan ke dalam format digital maupun Softcopy berupa file tipe doc,
ppt, xls., 3gp, dwg., avi, mkv, dll yang sudah di upload ke dalam software DMS tertentu.

• Dokumen yang sudah di upload tersebut kemudian dapat diakses, dicari, ditampilkan, maupun
didistribusikan oleh pengguna dokumen melalui sistem manajemen dokumen elektronik ini. Dengan
menggunakan metode pencarian terpadu yang sesuai dengan jenis dokumen, pengguna dapat secara mudah
menampilkan dokumen yang dituju walaupun secara fisik dokumen atau arsip tersebut berada pada tempat
lain.
• Penerapan Sistem Manajemen Dokumen Elektronik ini, dapat diharapkan :
1. Terciptanya pengelolaan dokumen yang lebih baik.
2. Adanya penyimpanan salinan fisik dokumen ke dalam media elektronik.
3. Menjaga keamanan dari informasi yang terkandung dalam dokumen dari bahaya yang tidak
diinginkan seperti kebakaran, banjir, kehilangan dokumen dan lain sebagainya.
4. Sebagai sarana untuk mempercepat proses pencarian dokumen yang dilakukan secara elektronik.
5. Mempercepat penemuan fisik dokumen dengan menentukan / memasukan informasi lokasi
penyimpanan dokumen [dapat dikembangkan dengan menggunakan barcode].
6. Dokumen fisik akan terjaga kelestariannya karena penggunaannya semakin jarang digunakan.
7. Sistem selanjutnya dapat dikembangkan dengan pemanfaatan dan pengelolaan dokumen dengan
akses melalui Internet.
Karakteristik sistem manajemen dokumen elektronik ini adalah sebagai berikut :

• Capture
• Capture merupakan hal penting bagi catatan/kertas dan dokumen elektronik untuk pengarsipan, retrieval dan
distribusi sebagai solusi dokumen manajemen. Document imaging dan platform management menyediakan
dasar scanning, batch proses dan import dokumen elektronik. Kemajuan yang utama dalam teknologi scan
membuat dokumen dikonversi secara cepat, murah dan gampang. Proses scan yang baik akan meletakkan
kertas/microfilm menjadi file ke komputer dengan mudah.
• Storage
• Sistem penyimpanan dokumen yang dapat dilakukan dalam jangka waktu panjang dan relatif aman serta
penyimpanan dokumen yang mengakomodasi perubahan dokumen, volume yang bertambah dan
mempercepat teknologi.
• Index
• Sistem index yang menciptakan suatu sistem pengarsipan secara terorganisir yang dapat ditampilkan kembali
secara efisien dan mudah. Suatu sistem index yang baik akan membuat prosedur yang berjalan dan lebih
efektif.
• Retrieval
• Sistem perolehan kembali menggunakan informasi dokumen yg mencakup teks, index dan gambar ke dalam
sistem. Suatu sistem perolehan kembali yang baik akan membuat pencarian dokumen dengan cepat dan
mudah
• Access
• Suatu sistem akses yang baik akan membuat hak akses secara personal apakah berada dikantor atau dapat
melalui internet serta flesibiltas untuk mengendalikan akses sistem.Pembangunan dan pengembangan sistem
pelayanan dokumen dengan menggunakan sistem manajemen dokumen elektronik secara terpadu, dapat
dimulai dengan menyiapkan beberapa perangkat keras, jaringan koneksi lokal dan memahami cara
pengelolaan manual dokumen fisik yang selama ini dilakukan.
• Usulannya secara garis besar dapat dibagi menjadi beberapa tahapan kerja yaitu:
- Pengadaan dan instalasi perangkat keras pendukung usulan solusi berupa server, PC, scanner, hub dll.
apabila belum tersedia.
- Pembangunan dan implementasi aplikasi Sistem Manajemen Dokumen Elektronik.
- Pembangunan koneksi jaringan lokal untuk mendukung usulan solusi apabila belum tersedia.
• Proses Kerja sistem manajemen dokumen elektronik sebagai berikut:
- dokumen di-scan satu per satu sesuai dengan scanner yg digunakan feedback atau auto feeder atau
menggunakan Hybrid scanner untuk media microfilm.
- Index dapat dipakai fasilitas OCR template index yang ada, misalnya : No. index field , Nama customer,
no rekening dll
- Proses selanjutnya adalah memasukkan dokumen tersebut ke dalam software DMS ; yang sesuai
dengan aturan Folder maupun Sub Foldernya.
- Untuk melakukan pencarian dokumen dari tempat yang berbeda, software DMS tersebut dapat
dihubungkan dengan LAN / Network.
Protokol Notaris dan PPAT
• Berkaitan dengan protokol tersebut notaris mempunyai kewajiban-kewajiban yaitu :
- membuat akta dalam bentuk Minuta Akta dan menyimpannya sebagai bagian dari Protokol Notaris
(pasal 16 ayat 1 huruf b)
- menjilid akta yang dibuatnya dalam 1 (satu) bulan menjadi buku yang memuat tidak lebih dari 50 (lima
puluh) akta, dan jika jumlah akta tidak dapat dimuat dalam satu buku, akta tersebut dapat dijilid menjadi
lebih dari satu buku, dan mencatat jumlah Minuta Akta, bulan, dan tahun pembuatannya pada sampul
setiap buku (pasal 16 yat 1 huruf f)
- membuat daftar akta, daftar surat di bawah tangan yang disahkan, daftar surat di bawah tangan yang
dibukukan, dan daftar surat lain yang diwajibkan oleh Undang-Undang ini. (Pasal 58)
- membuat daftar klapper untuk daftar akta dan daftar surat di bawah tangan yang disahkan sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 58 ayat (1), disusun menurut abjad dan dikerjakan setiap bulan. (Pasal 59)
- membuat daftar dari akta protes terhadap tidak dibayar atau tidak diterimanya surat berharga (pasal 16
ayat 1 huruf g)
- membuat daftar akta yang berkenaan dengan wasiat menurut urutan waktu pembuatan akta setiap bulan
(pasal 16 ayat 1 huruf h)
- mengirimkan daftar akta sebagaimana dimaksud dalam huruf h atau daftar nihil yang berkenaan dengan
wasiat ke Daftar Pusat Wasiat Departemen yang tugas dan tanggung jawabnya di bidang kenotariatan
dalam waktu 5 (lima) hari pada minggu pertama setiap bulan berikutnya (pasal 16 ayat 1 huruf i)
- mencatat dalam repertorium tanggal pengiriman daftar wasiat pada setiap akhir bulan(pasal 16 ayat 1
huruf j)