KEARSIPAN

MAU DIAPAKAN DOKUMEN SEBANYAK

INI??????

by Abdul Main
PENGERTIAN ARSIP
Menurut UU No. 7/1971, arsip adalah:
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima
oleh lembaga-lembaga dan badan-
badan pemerintah dalam bentuk corak
apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok dalam rangka
pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
Arsip adalah rekaman kegiatan atau
peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga
negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan
dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara.(UU No. 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan).
Arsip diciptakan &
digunakan untuk
pelaksanaan
TUPOKSI organisasi
( ARSIP AKTIF )

Arsip disimpan Sebagian kecil arsip

untuk referensi dan disimpan sebagai
memori lembaga bahan pertanggungjawaban
nasional & memori kolektif
( ARSIP INAKTIF )
( ARSIP STATIS )

Sebagian besar arsip

dimusnahkan
karena sudah
tidak digunakan
 UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan

Dilakukan terhadap

ARSIP DINAMIS ARSIP STATIS

meliputi
1. Arsip Vital
2. Arsip Aktif
3. Arsip Inaktif
menjadi menjadi
tanggung jawab tanggung jawab
PENCIPTA
PENCIPTA ARSIP
ARSIP LEMBAGA
LEMBAGA
KEARSIPAN
KEARSIPAN

ARSIP DINAMIS adalah arsip yang
digunakan secara langsung dalam
kegiatan pencipta arsip dan disimpan
selama jangka waktu tertentu.
ARSIP STATIS adalah arsip yang dihasilkan
oleh pencipta arsip karena memiliki nilai
guna kesejarahan, telah habis retensinya,
dan berketerangan dipermanenkan yang
telah diverifikasi baik secara langsung
maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional
Republik Indonesia dan/atau lembaga
kearsipan.
 UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan

ARSIP VITAL
Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi
kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat
diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

ARSIP AKTIF
Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus
menerus.

ARSIP INAKTIF
Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
ARSIP DINAMIS DAN ARSIP
STATIS
 Arsip Dinamis: Arsip yang dipergunakan secara
langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam
penyelenggaraan administrasi negara.

 Arsip Statis: Arsip yang tidak dipergunakan secara

langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk
penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
ARSIP BERDASARKAN FUNGSINYA

AKTIF
DINAMIS
(RECORD)

INAKTIF
ARSIP

DIKIRIM KE
STATIS ARSIPNAS
(ARCHIEVE) (DISIMPAN PERMANEN)
 KEARSIPAN

RECORD FILE
PENYUSUTAN
WARKAT/ ARSIP
NASKAH
ARSIP
INAKTIF/
Memindahkan, memus ABADI
Any paper, book,
Penyimpanan, penemuan
photograph, microfilm,
kembali, peminjaman, nahkan, menyerahkan
map, drawing, chart,
pemeliharaan, ke Arsip Nasional (PP
card, magnetic tape, or
pengendalian, penyusutan No. 34/1979)
any copy or print-out
dan pemusnahan
thereof, that has been
generated or received - Arsip Dinamis
by a company or its - Arsip Statis
operating units or its
successor as evidence
of its activities or
because of information
contained therein
 NILAI GUNA ARSIP

ALFRED ?
Administrative Value
Legal Value
Fiscal Value
Research Value
Educational Value
Documentary Value
A = Administrative Value (nilai guna di bidang administrasi) contoh :
surat dinas, formulir dsb

L = Legal Value (nilai guna di bidang hukum) contoh akta jual beli tanah,
surat kuasa dsb

F = Fiscal Value (nilai guna di bidang keuangan) contoh : cek, kuitansi,

bilyet, giro dsb

R = Research Value (nilai guna di bidang penelitian) contoh : karya tulis,

skripsi, tesis, desertasi

E = Educational Value (nilai guna di bidang pendidikan) contoh : ijazah,

buku rapor, daftar nilai dsb

D = Documentary Value (nilai guna di bidang dokumentasi) contoh :

naskah perjanjian dsb
 NILAI GUNA ARSIP
(Menurut Milton Reitzfeld, 1959).

AL-PROHF:
 Administrative Values
 Legal Values
 Policy Values
 Research Values
 Operating Values
 Historical Values
 Fiscal Values
 MANAJEMEN KEARSIPAN
 Aktivitas penyelenggaraan
arsip sejak diciptakan
hingga arsip tersebut
dimusnahkan/ dilestarikan.
 Manajemen Kearsipan
selalu berkaitan dengan
dua hal:
1. Pengendalian arsip yang
masih digunakan untuk
operasional sehari-hari
(manajemen arsip
dinamis)
2. Pengendalian arsip yang
tidak digunakan dalam
operasional sehari-hari
(manajemen arsip statis)
 TUJUAN MANAJEMEN KEARSIPAN
(Record management)
Menyelenggarakan
pengurusan arsip yang
bermutu melalui
program seleksi yang
mantap secara efektif
dan efisien sehingga
tercipta kondisi
kearsipan dalam suatu
lembaga/instansi yang
berkualitas.
(E. Martono, 1987).
MANAJEMEN ARSIP DINAMIS
Yaitu manajemen kearsipan dengan
obyek arsip dinamis yang
mempunyai unsur-unsur
manajemen, yang meliputi
kegiatan:
1. Sortir dan pengurusan surat masuk
2. Sortir dan follow up pengurusan
surat keluar
3. Pengendalian surat masuk, surat
keluar dan prosedur filing
(Klasifikasi, kode dan indeks)
4. Penyimpanan dan penemuan
kembali arsip
5. Pengamanan dan pemeliharaan
6. Penyusutan dan pemusnahan
arsip.
TUJUAN DILAKSANAKAN KEGIATAN KEARSIPAN.
1. menjamin terciptanya 4. menjamin keselamatan
arsip dari kegiatan yang dan keamanan arsip
dilakukan oleh lembaga sebagai bukti
2. menjamin ketersediaan pertanggungjawaban
arsip yang autentik dan dalam kehidupan
terpercaya sebagai alat bermasyarakat,
bukti yang sah berbangsa, dan
3. menjamin terwujudnya bernegara
pengelolaan arsip yang 5.
andal dan pemanfaatan
arsip sesuai dengan
ketentuan peraturan
perundang-undangan
4. PENYIMPANAN DAN PENEMUAN KEMBALI ARSIP

Sistem filing
 FILING ADALAH proses
pengklasifikasi, mengatur
dan menyimpan arsip, agar
arsip tersebut dapat secara
cepat ditemukan pada saat
dibutuhkan.
PROSEDUR FILING:
Pemeriksaan arsip
Mengindeks (nama, subyek,
geografis, kronologis, nomor)
Memberi tanda (pengkodean).
Sistem temu kembali Mensortir arsip
Menyimpan.
5. PENGAMANAN DAN PEMELIHARAAN

Pengamanan fisik (menjaga fisik arsip tetap baik,

bebas dari gangguan, seperti kelapukan, terkena air,
api, rayap, dsb.
Pengamanan informasi yang terkandung di dalamnya
(mengamankan arsip dari pihak yang tidak
berkepentingan)
6. PENYUSUTAN DAN PEMUSNAHAN ARSIP.
Menyiangi (weeding)
Meretensi, yaitu mengeluarkan arsip dari susunannnya
dengan terlebih dahulu membuat Jadwal Retensi Arsip
(JRA)
MANAJEMEN ARSIP STATIS
 MELIPUTI KEGIATAN:
1. PELAYANAN DEPO
ARSIP
2. PEMELIHARAAN DAN
PERAWATAN ARSIP
3. INVENTARISASI ARSIP
4. PELAYANAN ARSIP
KEPADA PARA
PEMAKAI UNTUK
BERBAGAI
KEPERLUAN
5. PELAYANAN
PUBLIKASI ARSIP
1. PELAYANAN DEPO ARSIP

Depo arsip adalah

tempat penyimpanan
arsip statis dengan
mengutamakan agar
fisik arsip tidak rusak
sehingga informasi yang
dikandung dalam arsip
tersebut tidak hilang.
2. PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN
ARSIP
Pemeliharaan dan
perawatan fisik arsip
Pemeliharaan dan
perawatan nilai
informasi yang
terkadung dalam arsip.
3. INVENTARISASI ARSIP

 Inventarisasi berarti
memberi tanda atau
identifikasi terhadap arsip
statis sehingga mudah
dikenali.
 Prinsip-prinsip inventarisasi:
1. Prinsip asal-usul
2. Prinsip aturan asli
3. Prinsip nilai guna
4. Prinsip restorasi
5. Prinsip fungsional
6. Prinsip organisasi
7. Prinsip pokok masalah
(subyek)
4. PELAYANAN ARSIP
Meyiapkan petugas
Membuat aturan,
prosedur dan tata tertib
pelayanan arsip statis
5. PELAYANAN PUBLIKASI ARSIP

Menerbitkan informasi
arsip tertentu secara berkala
Hal-hal yang harus
dijelaskan dalam informasi
tsb, misalnya:
Informasi tentang sejarah
Informasi tentang teknik
pengaturan/ perawatan arsip
Peminjaman/ pemakaian
arsip
Penyebarluasan sistem
kearsipan, dll.
JADWAL RETENSI ARSIP (JRA)
Suatu daftar yang memuat kebijaksanaan tentang
seberapa jauh sekelompk arsip dapat dimusnahkan
atau disimpan.
Menunjukkan jangka waktu masing-masing arsip
disimpan pada file aktif sebelum dipindah ke pusat
peyimpanan arsip (file inaktif)
Menunjukkan jangka waktu penyimpanan sekelompok
arsip sebelum dimusnahkan atau dipindahkan ke
ARSIPNAS.
KEGUNAAN JRA
 MEMISAHKAN ARSIP AKTIF DAN INAKTIF PADA
TEMPAT PENYIMPANAN YANG BERBEDA
 MEMUDAHKAN PENGELOLAAN DAN
PENGAWASAN
 MEMUDAHKAN PENEMUAN KEMBALI
 MENINGKATKAN EFISIENSI KERJA
 MEMUDAHKAN PEMINDAHAN ARSIP YANG
BERNILAI PERMANEN KE ARSIPNAS
 MENYELAMATKAN ARSIP YANG BERSIFAT
PERMANEN
 PENYUSUNAN JADWAL
RETENSI ARSIP
1. PENDEKATAN
PENENTUAN
JANGKA WAKTU
RETENSI ARSIP
2. RENCANA JADWAL
RENTENSI
3. BENTUK JADWAL
RETENSI
 CONTOH TABEL JRA
POKOK MASALAH PERINCIAN JANGKA NILAI
MASALAH WAKTU
PENYIMPANAN

SEMENTA PERMANEN
RA

Kepegawaian Pengadaan Lamaran Aktif ….Th

pegawai penyaringa Inaktif …. Th
n dst
SIKLUS HIDUP ARSIP
Tahap penciptaan
Tahap pemanfaatan (Filing)
Tahap penyimpanan dan penemuan kembali (storage
and retrieval)
Tahap pemindahan
Tahap pemusnahan
GEJALA KURANG EFEKTIFNYA
SISTEM KEARSIPAN
Sulit ditemukan kembali
(retrieval) saat
diperlukan
Hilang
“Banjir arsip”
Makan tempat
SISTEM FILING (PENYIMPANAN ARSIP)
FILING ADALAH proses pengklasifikasi, mengatur
dan menyimpan arsip, agar arsip tersebut dapat secara
cepat ditemukan pada saat dibutuhkan.
Prosedur filing (penyimpanan)
Pemeriksaan arsip
Mengindeks (nama, subyek, geografis, kronologis,
nomor)
Memberi tanda (pengkodean).
Mensortir arsip
Menyimpan.
SISTEM PENYIMPANAN

 SISTEM ABJAD
 SISTEM SUBJEK (PERIHAL)
 SISTEM NOMOR (ANGKA)
 SISTEM GEOGRAFIS
(MENURUT DAERAH)
 SISTEM KRONOLOGIS
(URUT TANGGAL MASUK)