PENGELOLAAN ARSIP AKTIF

Dwi SetyoRINI – Pusdiklat ANRI – 0817440078 – kimbib14@gmail.com

Tujuan Pembelajaran

Peserta mampu
melakukan
pengelolaan arsip
aktif sesuai
kaidah kearsipan
 Permasalahan
pengelolaan arsip
aktif??
Kondisi penyimpanan arsip aktif
di unit kerja
Arsip Aktif
MASALAH:
“Definisi arsip dlm UU – PP”
FUNGSI ARSIP
 Arsip Aktif

Arsip yang frekuensi

penggunaannya
tinggi dan/atau terus
menerus
(UU no.43/2009 dan PP No. 28/2012)
 ARSIP INAKTIF:
Arsip yang frekuensi
penggunaannya
telah menurun.
(UU no.43/2009 dan PP No. 28/2012)
DAUR HIDUP ARSIP
 Cara Pemberkasan
Arsip Aktif
Yang Kurang Tepat
…
SURAT SURAT SURAT
MASUK KELUAR MASUK
2008 Th. 2009 2010

ORDNER ORDNER
ORDNER
 ARSIP
CAMPURAN UMUM
LAIN Th. 2009 2010
LAIN

ORDNER
ORDNER
ORDNER
 Bagaimana
Seharusnya .…..
 Anggaran
Cuti Kendaraan Rutin
Dinas 2009
Tahunan Th. 2008
2010

ORDNER

ORDNER ORDNER
KP.01.02 PL.03.01 KU.02.02
Cuti Kendaraan Anggaran
Dinas Rutin
Tahunan
Th. 2008 2009
2010

ORDNER ORDNER
ORDNER
 KP.30.03
a.n. Kamaludin
2015

KP.30.03
a.n. Hadi Raharjo
2015

KP.30.03 -
KENAIKAN GAJI

KP.30 -
PROMOSI

KP –
KEPEGAWAIAN
PEMBERKASAN
ARSIP
Dasar Hukum Pemberkasan:
“PP 28 Th 2012 Pasal 40 ayat (3)”
TUJUAN PEMBERKASAN
PEMBERKASAN ARSIP AKTIF
 SARANA
PEMBERKASAN
ARSIP
PERANGKAT
KERAS
 8 cm
2 cm
TAB
35,5 cm

24 cm

Folder dengan tab di atas

 35,5 cm

24 cm 2 cm
Tab

8 cm

Folder dengan tab disamping

KP.01.02 PL.03.01 KU.02.02
Kendaraan Anggaran
Cuti
Dinas Rutin
Tahunan Th. 2008 2009
2010

ORDNER ORDNER
ORDNER
MAP GANTUNG
SEKAT/GUIDE
GUIDE ATAU SEKAT
FOLDER

TERSIER

SEKUNDER

PRIMER
FILLING CABINET
FILLING CABINET
Lemari arsip
Apa bedanya semut
dengan orang??
PERANGKAT LUNAK
PERANGKAT LUNAK
 KLASIFIKASI ARSIP
Pola Pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil
pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi
beberapa kategori unit informasi kearsipan
 Kode Klasifikasi Arsip
Penggolongan dan
Pengelompokkan Arsip Atas
Dasar Persamaan Masalah
Yang Terkandung Dalam Arsip
Fungsi KKA
• Mempermudah
Dalam
Penyimpanan
Dan Temu
Kembali
 Klasifikasi dengan
kode angka dan subjeknya.
• Contoh(Daerah):
• 000 -Umum
• 100 -Pemerintahan
• 200 -Politik
• 300 –Keamanan dan Ketertiban
• 400 -KesejahteraanRakyat
• 500 -Perekonomian
• 600 –Pekerjaan Umum dan Ketenagaan
• 700 -Pengawasan
• 800 -Kepegawaian
• 900 -Keuangan
TERSIER SEKUNDER PRIMER
 Klasifikasi dengan
kode angka dan subjeknya
Contoh (ARSIP NASIONAL RI):

KP. KEPEGAWAIAN
00. Bezetting/Persediaan Pegawai
01. Formasi Pegawai
02. Pengadaan Pegawai
03. Ujian Kenaikan Pangkat/Jabatan
04. Ujian Kompetensi
05. Mutasi
06. Pengangkatan dan Pemberhentian
Jabatan
07. Pendelegasian Wewenang
08. Pendidikan dalan Pelatihan Pegawai
09. Administrasi Pegawai
10. Cuti Pegawai
 Klasifikasi dengan
kode angka dan subjeknya
Contoh (ARSIP NASIONAL RI):

KP. KEPEGAWAIAN
10. Cuti Pegawai
10.00 Cuti Tahunan
10.01 Cuti Besar
10.03 Cuti Sakit
10.04 Cuti Karena Alasan Penting
10.05 Cuti Di Luar Tanggungan
Negara
TERSIER SEKUNDER PRIMER
 JENJANG MASALAH
• Pokok Masalah - sekat primer
• Sub-masalah - sekat sekunder
• Sub-sub Masalah - sekat tertier
• Berkas/surat - folder
 PENULISAN PADA SEKAT/GUIDE

- Sekat primer = kode,pokok masalah

- Sekat skunder = kode, sub-masalah
- Sekat tertier = kode, sub-sub masalah
- Folder = kode, indeks berkas, tahun
 KP 10.02
JENJANG MASALAH (ANRI) Cuti Sakit
2015

KP 10.02
Cuti Sakit
KP 10.00
Cuti Tahunan
2015

KP 10.00
Cuti Tahunan
KP 10.
Cuti Pegawai
KP.
KEPEGAWAIAN
 INDEKS
• Tanda pengenal pada berkas
• Fungsi : Membedakan antara
berkas yang satu dengan yang
lainnya
SYARAT INDEKS
 INDEKS NAMA ORANG
(Indexing Order)
• Nama keluarga sebagai kata tangkap
Contoh : Ebed Litaaj → Litaaj, Ebed
• Terdapat gelar akademis, pangkat/jabatan
Drs. Muhammad Ibrahim→ Ibrahim,
Muhammad, Drs.
INDEKS NAMA ORANG
(Straight Order)

• Alis Maria → Maria, Alis

• Ir. Kariaman Putra→ Putra, Kariaman, Ir.
 Indeks Nama Organisasi
• RS Fatmawati → Fatmawati, RS
• Kao Corporation → Kao Corporation
 Menentukan Indeks

• Baca keseluruhan isi surat

• Tentukan isi ringkas
• Tentukan kata yang paling “menonjol”
• Singkat, jelas dan padat
• Bersifat kebendaan
Contoh :
Surat tentang penawaran sewa
peralatan mesin fotocopy

Indeks :
- Penyewaan mesin fotocopy/
- Penawaran sewa mesin fotocopy
BUAT INDEKS :

1. Rr. Hutanti Setyodewi

2. PT. Semen Padang
3. Marcel Siahaan
4. Dewi Kusuma Astuti
5. Rumah Sakit Umum
Daerah Limboto
6. Drs. Muhammad Hatta
7. Prof. Dr. Winarni Monoarfa
8. Kenaikan Gaji Berkala dari
tahun 2011 - 2013
PEMBERKASAN
ARSIP AKTIF
 Penempatan naskah ke
dalam suatu himpunan yang
tersusun secara sistematis dan
logis sesuai dengan konteks
kegiatannya sehingga menjadi
satu berkas karena memiliki
hubungan informasi, kesamaan
jenis atau kesamaan masalah
dari suatu unit kerja.
(PP no.28/2012)
Sistem Pemberkasan
Himpunan dokumen
yang disusun atas
dasar:
•kesamaan urusan
•kesamaan masalah
•kesamaan jenis
PRINSIP PENATAAN BERKAS
BERKAS KESAMAAN Dokumen hasil satu kegiatan
URUSAN (DOSIER) dihimpun dalam satu berkas (sejak
awal hingga akhir)
•Berkas Proyek Pembangunan
Jembatan Suramadu (2013 –
2014)
•Berkas Proyek Revovasi gedung
Kantor utama (April – Oktober
2014)
•Dosier pegawai a.n. Cyntia
Rahma Dewi
BERKAS KESAMAAN MASALAH (RUBRIK)
Contoh :
- Berkas Kenaikan pangkat, 2013
- Berkas Pembelian ATK, 2012
BERKAS KESAMAAN JENIS (SERIES)
- Seri Surat Edaran tahun 2009
- Seri Surat Keputusan 2008
Hasil Pemberkasan
TAHAPAN PEMBERKASAN
1. Pemeriksaan (Inspecting)
- Tanda perintah file/simpan
- kelengkapan berkas surat
2. Penentuan Index (Indexing)
3. Pengkodean (Coding)
4. Pengelompokkan kode yang sama
5. Pelabelan (labeling)
6. Penataan berkas
 MEMBUAT DAFTAR BERKAS
DAFTAR BERKAS ……………………………….
Unit Pengolah :

No. Berkas Kode Klas. Uraian Informasi Arsip Kurun Waktu Jumlah Keterangan

           
           
           
           
           
         
         
           
           
           
           
           
           
           
           
           
           
           
           
 DAFTAR ISI BERKAS
Unit Pengolah :

No No Item Kode Uraian Informasi

Tanggal Jumlah Ket
Berkas Arsip Klasifikasi Arsip
PENYIMPANAN
ARSIP AKTIF
Arsip Aktif
Arsip Inaktif
Arsip Statis
 TUNJUK SILANG
• SARANA ATAU TANDA
YANG SECARA LANGSUNG
MENUNJUKKAN KE
TEMPAT PENYIMPANAN
YANG LAIN

• SARANA PADA TEMPAT

PENYIMPANAN YANG
MENUNJUKKAN TEMPAT
YANG LAIN DI MANA
DOKUMEN TERSEBUT
DISIMPAN
 CONTOH PENGGUNAAN
FORMULIR TUNJUK SILANG

Indeks : Kode: Tanggal : 19 MARET

PENGUMUMAN PL.08.01 2015
LELANG BARANG No. :

Lihat :
PENGADAAN BARANG
Indeks : Kode : Tanggal :10 MEI 2010
PENGADAAN PL.03 :
BARANG No.
 LAYANAN PEMINJAMAN
ARSIP AKTIF

1. KETERBUKAAN DAN KETERTUTUPAN

INFORMASI
2. KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES
ARSIP
 Buku Peminjaman Arsip
NO. KODE / ISI RINGKAS JUMLAH NAMA PARAF / PARAF
NO. BERKAS PEMINJAM TGL / TGL
SURAT PINJAM KEMBA
LI
 OUT INDICATOR

Sebagai pengganti arsip yang dipinjam.

1 folder - outguide
1 atau beberapa lembar - outsheet
 OUT GUIDE

No. Indeks Peminjam Paraf No Indeks Peminjam Paraf

 OUT SHEET

No. Indeks Peminjam Paraf No Indeks Peminjam Paraf

ALIH MEDIA ARSIP
 DAFTAR ARSIP USUL ALIH MEDIA
UNIT KERJA : ………………………………………………

NO
JENIS ARSIP JUMLAH ARSIP KURUN WAKTU KETERANGAN
URUT

Bogor, ………… Maret 2016

Koordinator Tim Alih Media

( ……………………………………………………….)
 BERITA ACARA PERSETUJUAN
ALIH MEDIA ARSIP
UNIT KERJA .......................

Pada hari ini .............. tanggal ......................... bulan ...................... tahun dua ribu enam
belas yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama : ...................................................
Jabatan : ................................................................

Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama

.........................................................................

Berdasarkan Surat Keputusan Tim Alih Media Arsip Nomor: ...................................

tanggal ........................................................ dengan ini Saya menyatakan bahwa:

1. Setuju untuk dilakukannya Alih Media Arsip sesuai Daftar Arsip Usul Alih Media;
2. Proses alih media ini dilaksanakan dari media konvensional kertas kedalam bentuk
image dengan format (PDF) dilakukan dengan cara seksama dan harus sesuai
dengan prinsip-prinsip dan peraturan perundang-undangan yang berlaku
sehingga hasilnya dapat disamakan dengan fisik asli masing-masing dokumen
tersebut;
3. Daftar Arsip Alih Media merupakan satu kesatuan dan menjadi dasar dari berita
acara persetujuan alih media arsip ini.

Demikian Berita Acara Persetujuan Alih Media ini dibuat dalam rangkap tiga dan diketahui
juga oleh Kepala Bagian Arsip untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

Mengetahui, Menyetujui,
Kepala Bagian Arsip Pimpinan Unit Kerja

........................................... ..............................................
 BERITA ACARA LEGALISASI
ALIH MEDIA ARSIP
UNIT KERJA ..........................................

Pada hari ini .............. tanggal ................................ bulan ...................... tahun dua ribu
enam belas yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama : ................................................................
Jabatan : ................................................................

Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama

..........................................................................

Berdasarkan Surat Keputusan Tim Alih Media Arsip Nomor: ..........................................

tanggal ..................................... tentang Arsip Usul Alih Media di
...................................................... dan berdasarkan Berita Acara Persetujuan Alih Media
Arsip dengan ini Saya menyatakan bahwa:

1. Telah dilaksanakan proses alih media arsip dengan tempat pelaksanaan di

................................ dari media konvensional kertas kedalam bentuk image
dengan format (PDF) dilakukan dengan cara seksama dan sesuai dengan prinsip-
prinsip dan peraturan perundang-undangan yang berlaku sehingga hasilnya dapat
disamakan dengan fisik asli masing-masing dokumen tersebut.
2. Proses alih media ini dilaksanakan oleh tim pelaksana alih media arsip sesuai
dengan SK No. .................................
3. Daftar Arsip Alih Media merupakan satu kesatuan dan menjadi dasar dari berita
acara persetujuan alih media arsip ini.

Demikian Berita Acara Legalisasi Alih Media ini dibuat dalam rangkap tiga dan diketahui
juga oleh kepala bagian arsip untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

Mengetahui, Menyetujui,
Kepala Bagian Arsip Pimpinan Unit Kerja

................................................. ....................................................
 DAFTAR ARSIP ALIH MEDIA
UNIT KERJA : ………………………………………………

NO
JENIS ARSIP JUMLAH ARSIP KURUN WAKTU KETERANGAN
URUT

Menyetujui Bogor, ………… Maret 2016

Pimpinan Unit Kerja Koordinator Tim Alih Media

( …………………………………………………………….) ( ……………………………………………………….)
Alih media dg Pemindai
(Scanner)
 Pemindai atau scanner
 1. Hand-held Scanner (pemindaian dg
tangan)
“Sukses itu dimulai dari diri sendiri bukan dari angka 0,
Kalo dimulai dari 0 itu isi bensin”

Terima kasih …