ORGANISASI KEARSIPAN

MAKALAH
Disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah Study Arsip yang dibimbing oleh Ibu Khoirun
Nikmah, S.Pd., M.Hum.

Disusun oleh:
Shifyan Al-Mustafid (208200088)
Sylvia Intan Eka Pratiwi (208200091)
Tri Meryyana Qurotaayuni (208200092)
Ya’lu M. Hubbik (208200093)

TADRIS ILMU PENGETAHUAN SOSIAL

FAKULTAS TARBIYAH DAN ILMU KEGURUAN
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PONOROGO
SEPTEMBER 2021

i
 KATA PENGANTAR

Seraya mengucapkan Alhamdulillah , segala puji serta syukur penulis sampaikan,

karena atas segala kenikmatan dan kekuatan Allah penulis dapat menyelesaikan Makalah
yang berjudul: ORGANISASI KEARSIPAN. Shalawat serta salam penulis sampaikan
kepada baginda Rasulullah Muhammad SAW yang telah memberikan warna Ilahiah dalam
kehidupan di dunia ini.

Makalah ini disusun guna memenuhi tugas Ibu dosen Khoirun Nikmah, S.Pd., M.Hum.
pada mata kuliah Study Arsip. Selain itu, penulis juga berharap agar makalah ini dapat
menambah wawasan bagi pembaca. Penulis menyadari makalah ini masih jauh dari kata
sempurna. Oleh karena itu, kritik dan saran yang membangun akan penulis terima.

Ponorogo, September 2021

Penulis

ii
 DAFTAR ISI

Halaman Judul.....................................................................................................................i
Kata Pengantar.....................................................................................................................ii
Daftar Isi..............................................................................................................................iii

Bab I Pendahuluan............................................................................................................1
A. Latar Belakang..............................................................................................................1
B. Rumusan Masalah.........................................................................................................1
C. Tujuan...........................................................................................................................1
Bab II Pembahasan...........................................................................................................
A. Organisasi Kearsipan Dunia.........................................................................................
B. Organisasi Kearsipan Indonesia...................................................................................
C. Organisasi Profesi Kearsipan di Dunia.........................................................................
D. Organisasi Profesi Kearispan di Indonesia...................................................................
Bab III Kesimpulan ..........................................................................................................
A. Kesimpulan...................................................................................................................
Daftar Pustaka...................................................................................................................

iii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Arsip jika dilihat dari definisinya merupakan “kumpulan dokumen bersejarah atau
fasilitas fisik tempat mereka disimpan.” Peran arsip dalam sebuah organisasi atau suatu
lembaga sangatlah vital. Hal ini disebabkan arsip merupakan sebagai bahan percontohan
dalam menentukan jalanya suatu lembaga atau organisasi. Lebih jauh dari itu semua, arsip
juga sebagai bukti pertanggung jawaban sebuah organisasi dalam mengemban tugasnya.

Arsip tentu tidak hanya lekat dengan organisasi, namun juga ada sejarah bangsa/dunia
yang memiliki nilai tersendiri sehingga perlu untuk diarsipkan. Dalam sebuah Negara atau
lingkungan tingkat daerah saja, sudah terdapat puluhan arsip yang harus diselesaikan. Pun
sama halnya dengan apa yang ada pada tingkat Negara atau bahkan dunia. Maka sangat
diperlukan adanya suatu lembaga atau organisasi yang khusus untuk mengelola arsip yang
ada pada tingkatan-tingkatan tersebut.

Maka pada saat ini, dengan melihat perlunya sebuah organisasi atau lembaga yang
secara penuh mengelola arsip yang ada pada daerah, Negara, atau dunia. Hal ini bukan tanpa
sebab, namun karena banyak sekali suatu dokumen atau sebagainya yang sangat perlu di
arsipkan.

B. Rumusan Masalah
1. Apa itu organisasi kearsipan dunia?
2. Apa itu organisasi kearsipan Indonesia?
3. Apa itu profesi kearsipan dunia?
4. Apa itu profesi kearsipan Indonesia?

C. Tujuan
1. Untuk mengetahui organisasi kearsipan dunia
2. Untuk mengetahui kearsipan Indonesia
3. Untuk mengetahui profesi kearsipan di dunia
4. Untuk mengetahui profesi kearsipan di Indonesia

1
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Organisasi Kearsipan Dunia

Kegiatan pengelolaan kearsipan di seluruh dunia dilakukan secara koordinir
dibawah suatu organisasi internasional. Dengan begitu profesi Arsiparis dapat bertukar
pikiran, pengalaman bahkan keahlian melalui pelatihan seminar, workshop dan pertemuan
yang diselenggarakan masing-masing cabang regional maupun organisasi pusat.
Organisasi kearsipan internasional tersebut ialah International Council on Archives (ICA).
ICA merupakan suatu organisasi internasional nongovernmental dibawah UNISCO, yang
berpusat di Paris, Perancis. Organisasi ini bermaksud untuk meningkatkan serta
mengembangkan kearsipan di dunia dalam rangka melindungi dan meningkatkan memori
dunia. Ada dua standar internasional yang telah dihasilkan oleh ICA, yakni standar
pendiskripsian arsip dan kode etik Arsiparis.
Berdirinya organisasi ICA memiliki tujuan, yakni untuk mendukung
pengembangan kearsipan di seluruh dunia yang bekerjasama dengan organisasi dan
instansi internasional dalam memelihara arsip warisan dunia. Tugas yang diemban oleh
ICA antara lain:
1. Mempromosikan, mengorganisasikan dan mengoordinasikan kegiatan dalam bidang
manajemen arsip di tingkat internasional.
2. Mewujudkan, memelihara serta memperkuat hubungan antara Arsiparis dan organisasi
profesi kearsipan dengan organisasi lainnya, pemerintah dan swasta yang menaruh
perhatian pada administrasi dan pemeliharaan arsip atau dengan pelatihan profesional
Arsiparis.
3. Mengakomodasikan interpretasi dan penggunaan dokumen arsip dengan mempermudah
pengaksesan informasinya.
ICA anggotanya terdiri dari lima kategori, yakni kategori A (Arsip Nasional),
kategori B (Asosiasi Profesi Arsiparis), kategori C (Anggota Institusi yang perhatian
terhadap arsip), kategori D (Anggota indvidu staf institusi kearsipan atau pelatihan
kearsipan), dan kategori E (Anggota istimewa yang dipilih oleh General Assembly
berdasarkan nominasi Executive Commite).
Sebagai organisasi yang menganut asas desentralisasi, ICA membagi wilayah
pekerjaannya sesuai dengan area geografis dunia yang memungkinkan Arsiparis dan

2
organisasi kearsipan dalam area tersebut memperkuat kerjasamanya dalam bidang
kearsipan, seperti:

1. ALA : Asociation Latinoamericana de Archivos

2. ARBICA : Arab Regional Branch
3. CARBICA : Caribbean Regional Branch
4. CENARBICA : Regional Branch for Central Africa
5. EASTICA : East Asian Regional Branch
6. ESARBICA : Eastern and Southera Africa Regional Branch
7. PARBICA : Pasific Regional Branch
8. SARBICA : Southeast Asian Regional Branch
9. SWARBICA : South and West Asian Regional Branch
10 WARBICA : West African Regional Branch
.
ANRI bekerjasama dengan Arsip Nasional yang terdiri dari negara Brunei
Darussalam, Malaysia, Philiphina, Singapura, Myanmar, Thailand, dan Vietnam
bergabung dalam organisasi cabang ICA yang dinamakan SARBICA, berdiri pada tanggal
9 Juli 1968 di Malaysia sebagai organisasi cabang ICA yang pertama. Publikasi yang
diterbitkan oleh SARBICA terdiri dari:
1. Journal of the Southeast Asian Archives. Jurnal ini terbit setahun sekali dan
didistribusikan secara cuma-cuma kepada para anggotanya. Junal tersebut berisi
makalah yang dipresentasikan saat seminar, konfresi, workshop, dan lain sebagainya
yang diselenggarakan oleh SARBICA.
2. SARBICA Newsletter yang merupakan bulletin berisi artikel dan informasi tentang
kegiatan SARBICA.
Tujuan berdirinya SARBICA selain melaksanakan tujuan umum ICA juga untuk:
1. Mewujudkan, memelihara dan memperkuat hubungan antara Arsiparis dan organisasi
kearsipan di seluruh Asia Tenggara, organisasi profesional dan administrasi arsip.
2. Mempromosikan seluruh tolak ukur untuk konservasi, perlindungan, dan pertahanan
terhadap segala bentuk bencana/bahaya, dan mengembangkan seluruh aspek
administrasi dan pemeliharaan arsip.
3. Mengakomodasi, mengorganisasikan dan koordinasi kegiatan kearsipan di wilayah
tersebut.
4. Mensponsori pelatihan profesional Arsiparis.

3
 5. Bekerjasama dengan organisasi dan instansi lain yang memiliki perhatian terhadap
pendokumentasian pengalaman manusia dan menggunkannya untuk kepentingan
manusia pula.1

B. Organisasi Kearsipan Indonesia

Organisasi kearsipan di Indonesia terdiri atas pencipta arsip dan lembaga
kearsipan pusat yang disebut ANRI, daerah (provinsi, dan kabupaten/kota), serta
perguruan tinggi. Sampai saat ini terdapat 34 provinsi di Indonesia hamper semua
memiliki lembaga kearsipan daerah provinsi, bahkan sampai kabupaten/kota. Kegiatan
Kearsipan Nasional dan profesi Arsiparis di Indonesia, sesuai dengan Undang-Undang
Kearsipan dilakukan oleh ANRI. ANRI merupakan lembaga kearsipan berbentuk
Lembaga Pemerintah Nonkementrian yang melaksanakan tugas negara di bidang
kearsipan yang berkedudukan di ibukota negara (Undang-Undang No. 43 Tahun 2009
Pasal 1). ANRI mempunyai tugas dan kewajiban untuk mengamankan arsip pemerintah,
swasta atau perorangan sebagai bukti pertanggung jawaban nasional melalui penertiban
penyelenggaraan arsip dinamis dan mengumpulan, penyimpanan, perawatan,
penyelamatan serta penggunaan arsip statis. ANRI juga memiliki tugas dan wewenang
untuk meningkatkan mutu penyelenggaraan kearsipan nasional. Di samping itu tenaga
fungsional Arsiparis, ANRI berwenang mengadakan, mengatur kedudukan hukum dan
kewenangan tenaga ahli kearsipan, serta melakukan upaya untuk menjamin kesehatan
mereka sesuai dengan fungsi dan tugas dalam lingkungannya.
Sebagai suatu Lembaga Pemerintah Nonkementrian, ANRI berkedudukan dan
bertanggung jawab kepada Presiden dengan mengoordinasikan pelaksanaan tugasnya
dibawah Menteri Pendayagunaan Apratur Negara dan Reformasi Birokrasi. Dalam
melaksanakan tugas tersebut, ANRI menyelenggarakan fungsi:
1. Pengkajian dan penyusunan kebijakan nasional di bidang Kearsipan.
2. Koordinasi kegiatan fungsional dalam pelaksanaan tugas ANRI.
3. Pelancaran dan pembinaan terhadap kegiatan instansi pemerintah di bidang Kearsipan.
4. Penyelenggaraan sistem informasi Kearsipan.
5. Penyelenggaraan pembinaan dan pelayanan administrasi umum di bidang perencanaan
umum, ketatausahaan, organisasi dan tata laksana, kepegawaian, keuangan, kearsipan,
perlengkapan dan rumah tangga.2

1
Sattar, Manajemen Kearsipan (Yogyakarta: Deepublish, 2019), hal. 157-159.
2
Sattar, Manajemen Kearsipan (Yogyakarta: Deepublish, 2019), hal 156-157.

4
C. Organisasi Profesi Kearsipan di Dunia

Arsiparis merupakan sebutan untuk orang yang memiliki kompetensi dalam bidang
kearsipan. Kompetensi tersebut bisa didapatkan dari pendidikan formal dan/atau pendidikan
dan pelatihan kearsipan. Tugas pokok seorang arsiparis adalah pengelolaan arsip dinamis dan
arsip statis, pembinaan kearsipan, serta pengelolaan dan penyajian arsip menjadi informasi.
Nah, penanganan arsip yang nggak benar bisa menyebabkan arsip menjadi rusak, terselip,
tidak terawat, bahkan hilang. Padahal, arsip punya nilai penting di bidang pendidikan,
terutama untuk kegiatan penelitian dan penulisan sejarah. Jadi, untuk mengelola arsip benar-
benar dibutuhkan tenaga ahli spesialis.

Arsiparis pada tingkatan dunia memiliki tugas untuk mengelola segala arsip yang
berkaitan dengan apa yang terjadi pada dunia. Tentu arsip disini tidak sangat detail hingga
pada tingkatan Negara.

D. Organisasi Profesi Kearsipan di Indonesia

Dalam peraturan menteri disebutkan bahwa tugas utama arsiparis adalah

“Melaksanakan kegiatan pengelolaan arsip dan pembinaan kearsipan.” Maka dapat
disimpulkan bahwa di Indonesia, profesi kearsipan atau arsiparis mempunyai tugas utama
sebagai pengelola arsip di seluruh wilayah Indonesia, dan juga pembinaan terkait dengan
kearsipan.”

Kearsipan di Indonesia sendiri masih digolongkan pada beberapa wilayah. Pada

wilayah terkecil seperti perangkat desa juga memiliki tenaga arsiparis tersendiri. Pada
wilayah kecamatan pun sama juga memiliki arsiparis yang mengelola kearsipan pada
tingkatan kecamatan. Lalu pada wilayah kabupaten sudah ada lembaga kearsipan yang selain
mengelola arsip pada tingkat kabupaten/kota juga sedikit banyak memiliki arsip wilayah
kecamatan kebawah. Juga ada wilayah provinsi yang jelas lembaga disana mengelola
kearsipan di tingkat provinsi. Dan terakhir ada wilayah nasional yang mencangkup arsip
penting di seluruh penjuru Indonesia.

BAB III
KESIMPULAN

5
A. Kesimpulan
Dengan begitu profesi Arsiparis dapat bertukar pikiran, pengalaman bahkan keahlian
melalui pelatihan seminar, workshop dan pertemuan yang diselenggarakan masing-masing
cabang regional maupun organisasi pusat. ICA merupakan suatu organisasi internasional
nongovernmental dibawah UNISCO, yang berpusat di Paris, Perancis. Berdirinya organisasi
ICA memiliki tujuan, yakni untuk mendukung pengembangan kearsipan di seluruh dunia
yang bekerjasama dengan organisasi dan instansi internasional dalam memelihara arsip
warisan dunia. Tugas yang diemban oleh ICA antara lain, mewujudkan, memelihara serta
memperkuat hubungan antara Arsiparis dan organisasi profesi kearsipan dengan organisasi
lainnya, pemerintah dan swasta yang menaruh perhatian pada administrasi dan pemeliharaan
arsip atau dengan pelatihan profesional Arsiparis. ICA anggotanya terdiri dari lima kategori,
yakni:kategori A (Arsip Nasional), kategori B (Asosiasi Profesi Arsiparis), kategori C
(Anggota Institusi yang perhatian terhadap arsip), kategori D (Anggota indvidu staf institusi
kearsipan atau pelatihan kearsipan), dan kategori E (Anggota istimewa yang dipilih oleh
General Assembly berdasarkan nominasi Executive Commite).

ANRI bekerjasama dengan Arsip Nasional yang terdiri dari negara Brunei
Darussalam, Malaysia, Philiphina, Singapura, Myanmar, Thailand, dan Vietnam bergabung
dalam organisasi cabang ICA yang dinamakan SARBICA, berdiri pada tanggal 9 Juli 1968 di
Malaysia sebagai organisasi cabang ICA yang pertama. Publikasi yang diterbitkan oleh
SARBICA terdiri dari:. Jurnal ini terbit setahun sekali dan didistribusikan secara cuma-cuma
kepada para anggotanya. Junal tersebut berisi makalah yang dipresentasikan saat seminar,
konfresi, workshop, dan lain sebagainya yang diselenggarakan oleh SARBICA.

Bekerjasama dengan organisasi dan instansi lain yang memiliki perhatian terhadap
pendokumentasian pengalaman manusia dan menggunkannya untuk kepentingan manusia
pula. Organisasi kearsipan di Indonesia terdiri atas pencipta arsip dan lembaga kearsipan
pusat yang disebut ANRI, daerah (provinsi, dan kabupaten/kota), serta perguruan tinggi.
ANRI merupakan lembaga kearsipan berbentuk Lembaga Pemerintah Nonkementrian yang
melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibukota negara
(Undang-Undang No. Sebagai suatu Lembaga Pemerintah Nonkementrian, ANRI
berkedudukan dan bertanggung jawab kepada Presiden dengan mengoordinasikan
pelaksanaan tugasnya dibawah Menteri Pendayagunaan Apratur Negara dan Reformasi
Birokrasi.

6
 Dalam melaksanakan tugas tersebut, ANRI menyelenggarakan fungsi:
Penyelenggaraan pembinaan dan pelayanan administrasi umum di bidang perencanaan
umum, ketatausahaan, organisasi dan tata laksana, kepegawaian, keuangan, kearsipan,
perlengkapan dan rumah tangga. Arsiparis merupakan sebutan untuk orang yang memiliki
kompetensi dalam bidang kearsipan. Arsiparis pada tingkatan dunia memiliki tugas untuk
mengelola segala arsip yang berkaitan dengan apa yang terjadi pada dunia. Pada wilayah
kecamatan pun sama juga memiliki arsiparis yang mengelola kearsipan pada tingkatan
kecamatan. Juga ada wilayah provinsi yang jelas lembaga disana mengelola kearsipan di
tingkat provinsi.

7
 DAFTAR PUSTAKA

Sattar. 2019. Manajemen Kearsipan. Yogyakarta: Deepublish.