FUNGSI ARSIP DAN NILAI GUNA ARSIP

a. Fungsi Arsip

Kearsipan bagi organisasi merupakan salah satu unsur penunjang yang paling
penting bagi kegiatan operasional. Melalui kearsipan, informasi dan data otentik dapat
diperoleh dengan cepat dan tepat. Perkembangan organisasi dapat dilihat dari arsip yang
tersimpan. Kearsipan berfungsi untuk:
1) Alat penyimpanan warkat
2) Alat bantu perpustakaan, khususnya pada organisasi besar yang menyelenggarakan
sistem sentralisasi
3) Alat bantu bagi pimpinan dan manajemen dalam mengambil keputusan
4) Alat perekam perjalanan organisasi
5) Mengefektifkan dan mengefisienkan pekerjaan
6) Alat untuk memecahkan permasalahan yang dihadapi organisasi
7) Alat untuk memberikan keterangan yang diperlukan bagi yang membutuhkan data
8) Sumber informasi peristiwa dan kegiatan yang terjadi di kantor.

b. Nilai Guna Arsip

Sebagai sumber informasi yang dapat membantu untuk mencapai tujuan organisasi,
arsip memiliki nila guna. Nilai guna arsip antara lain sebagai berikut.
1) Nilai penerangan, yaitu arsip yang hanya mempunyai kegunaan sebagai bahan
informasi, pemberitahuan. Contoh: surat pengumuman.
2) Nilai yuridis, yaitu arsip yang dapat digunakan sebagai bahan atau alat pembuktian
dalam peristiwa hukum. Contoh: akta kelahiran, surat perjanjian, dan kuitansi.
3) Nilai historis, yaitu arsip yang dapat menggambarkan suatu kejadian/peristiwa dari
masa lampau. Contoh: teks proklamasi.
4) Nilai ilmiah, yaitu arsip yang dapat digunakan untuk pengembangan ilmu
pengetahuan dan penyelidikan. Contoh: hasil karya tulis.
5) Nilai guna fiskal, yaitu arsip yang mempunyai kegunaan dalam bidang keuangan.
Contoh: kuitansi dan bukti pembayaran pajak.
 Gambar 1 Gambar 3. Cek dan kuitansi memiliki niai guna fiskal
Sumber: http://www. baltyra.com, http://www. Akuntansilengkap.com

Vernon B. Santen, seorang ahli kearsipan, mengungkapkan bahwa arsip

mempunyai nilai guna. Nilai guna tersebut disingkat menjadi ALFRED (Sukoco: 2007)
yang merupakan kependekan dari:
1) Administrative Value; keberadaan arsip dipertahankan karena nilai administrasinya
dibutuhkan oleh perusahaan. Misalnya, data penjualan dari seluruh wilayah diperlukan
oleh manajemen untuk menentukan strategi pemasaran yang tepat bagi produk atau
perusahaan secara keseluruhan.
2) Legal Value; Keberadaan arsip dipertahankan nilai hukum yang terkandung di
dalamnya. Misalnya data keuangan yang disimpan oleh departemen treasury sebuah
bank akan berguna ketika dilakukan penyidikan tentang dugaan tindakan money
laundering yang dilakukan oleh institusinya.
3) Fiscal Value; Keberadaan arsip dipertahankan karena nilai fiscal yang terkandung di
dalamnya. Misalnya, data laporan penjualan yang dilakukan perusahaan selama tahun
fiscal yang akan menentukan jumlah pajak yang harus dibayar, dan sewaktu-waktu
arsip tersebut dapat diperiksa oleh petugas pajak bila diperlukan.
4) Research Value; Keberadaan arsip dipertahankan karena nilai pendidikan yang
terkandung didalamnya. Misalnya, buku The Wealth of Nations (judul aslinya adalah An
Inquiry into the Nature and Causes of the Wealth of Nations, yang diterbitkan pertama
kalinya pada tahun 1776 oleh Metheun and Co., Ltd) yang ditulis oleh Adam Smith
hingga saat ini disimpan oleh Perpustakaan Oxford, karena di dalamnya terdapat
dasar-dasar ilmu ekonomi modern dan menjadi rujukan bagi mahapeserta ekonomi
untuk mempelajari ilmu ekonomi.
5) Documentary Value; Keberadaan arsip dipertahankan karena nilai dokumentasi yang
terkandung di dalamnya. Misalnya, foto proklamasi kemerdakaan Republik Indonesia
sampai saat ini disimpan oleh Badan Arsip Nasional sebagai bukti perjalanan
kehidupan bangsa Indonesia. Atau foto ketika ulang tahun ketujuh belas akan tetap
disimpan dalam album keluarga untuk memberikan gambaran mengenai Anda ketika
berumur 17 tahun.