KEBIJAKAN PEMBINAAN DAN PENGEMBANGAN

SDM KEARSIPAN
Disampaikan Pada Acara Bimbingan Teknis Kearsipan

Oleh
Nyi Raden Anita Trikusumawati
UNPAD
Kementerian Ristek-Dikti
2016
 DASAR HUKUM
KEBIJAKAN PEMBINAAN DAN PENGEMBANGAN
SDM KEARSIPAN

Program Percepatan Reformasi Birokrasi

Bidang Pengembangan SDM Aparatur

UU 5/2014: UU 43/2009:
Aparatur Sipil Negara Kearsipan

PP 28/2012:
Petunjuk Pelaksanaan
UU 43/2009

Permenpan 3/2009, Permenpan dan RB 48/2014,

Permenpan dan RB 13/2016:
Jabatan Fungsional Arsiparis

Perka ANRI No. 30/2015

Tata Cara Penyesuaian (Inpassing)
Jabatan Fungsional Arsiparis

2
 SUMBER DAYA MANUSIA
KEARSIPAN (SDMK) UNPAD-RISTEK-DIKTI
ARSIPARIS PNS

Fungsional Umum
SDMK Administrasi

SDM yang Kompeten dan

Profesional

•Teknikal
•Fungsional Mandiri •Manajerial
•Profesional
•Struktural
Keterampilan Permenpan dan
RB 48/2014 lalu 13/2016 Kepala Lembaga Kearsipan
-Arsiparis Pemula
-Arsiparis Terampil Arsip PTN/Unit Kerja diluar
-Arsiparis Mahir, dan
-Arsiparis Penyelia
PTN

Keahlian
-Arsiparis Pertama
Kepala Unit Kearsipan:
-Arsiparis Muda
-Arsiparis Madya, dan
-Arsiparis Utama PTN/Unit Kerja diluar
 Pejabat struktural di bidang kearsipan mempunyai kedudukan sebagai tenaga
manajerial yang mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan
kegiatan manajemen kearsipan, yang meliputi perencanaan, penyusunan program,
pengaturan, pengendalian pelaksanaan kegiatan kearsipan, monitoring dan evaluasi
serta pengelolaan sumber daya kearsipan
(PP 28/2012 Pasal 148)

Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang

diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan
serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan
kearsipan
(UU 43/2009 Pasal 1 butir 10 dan PP 12/2012 Pasal 1 butir 8)

Arsiparis non PNS merupakan pegawai non PNS yang

Arsiparis PNS merupakan PNS yang memiliki kompetensi
di bidang kearsipan yang diangkat dan ditugaskan secara
penuh dalam jabatan fungsional arsiparis sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan
(PP 28/2012 Pasal 149 Ayat 1)
memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diangkat
dan ditugaskan secara penuh untuk melaksanakan
kegiatan kearsipan di lingkungan organisasi TNI,
Kepolisian Negara Republik Indonesia, BUMN, BUMD,
perguruan tinggi swasta, perusahaan, organisasi politik,
dan organisasi kemasyarakatan sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan
(PP 28/2014 Pasal 149 Ayat 3)

4
 TUGAS POKOK ARSIPARIS

PENGELOLAAN
ARSIP DINAMIS

PENGOLAHAN
DAN PENYAJIAN PENGELOLAAN
ARSIP MENJADI ARSIPARIS ARSIP STATIS
INFORMASI

PEMBINAAN
KEARSIPAN
 KEDUDUKAN, TUGAS DAN FUNGSI, DAN KEWENANGAN ARSIPARIS
KEDUDUKAN ARSIPARIS
(PP 28/2013 Pasal 151 Ayat 1)
• Sebagai tenaga
profesional yang memiliki
kemandirian dan
independen dalam
melaksanakan fungsi dan
tugasnya
TUGAS DAN FUNGSI ARSIPARIS
(PP 28/2012 Pasal 151 Ayat 2)
• Menjaga terciptanya arsip dari kegiatan
yang dilakukan oleh LN, Pemda,
Lembaga Pendidikan, Perusahaan,
Orpol dan Ormas;
• Menjaga ketersediaan arsip yang
autentik dan terpercaya sebagai alat
bukti yang sah;
• Menjaga terwujudnya pengelolaan arsip
yang andal dan pemanfaatan arsip
sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan;
• Menjaga keamanan dan keselamatan
arsip yang berfungsi untuk menjamin
arsip-arsip yang berkaitan dengan hak-
hak keperdataan rakyat melalui
pengelolaan dan pemanfaatan arsip
yang autentik dan terpercaya;
• Menjaga keselamatan dan kelestarian
arsip sbg bukti pertanggungjawaban
dalam kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara;
• Menjaga keselamatan aset nasional
dalam bidang ekonomi, sosial, politik,
budaya, pertahanan, serta keamanan
sebagai identitas dan jati diri bangsa;
• Menyediakan informasi guna
meningkatkan kualitas pelayanan publik
dalam pengelolaan dan pemanfaatan
arsip yang autentik dan terpercaya.
KEWENANGAN ARSIPARIS
(PP 28/2012 Pasal 152)
• Menutup penggunaan arsip
yang menjadi tanggung
jawabnya oleh pengguna arsip
apabila dipandang penggunaan
arsip dapat merusak keamanan
informasi dan/atau fisik arsip;
• Menutup penggunaan arsip
yang menjadi tanggung
jawabnya oleh pengguna arsip
yang tidak berhak sesuai
dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan;
• Melakukan penelusuran arsip
pada pencipta arsip
berdasarkan penugasan oleh
pimpinan pencipta arsip atau
kepala lembaga kearsipan
sesuai dengan kewenangannya
dalam rangka penyelamatan
arsip.
 PERSYARATAN KOMPETENSI (PP 28/2012 Pasal 153-155)
dan
SERTIFIKASI (PP 28/2012 Pasal 25)

PEJABAT STRUKTURAL DI ARSIPARIS ARSIPARIS

BIDANG KEARSIPAN TINGKAT AHLI TINGKAT TERAMPIL
• Sarjana (S-1) Kearsipan; atau • Sarjana (S-1) Kearsipan; atau • Diploma III (D-III) Kearsipan; atau

• Sarjana (S-1) Non Kearsipan dan • Sarjana (S-1) Non Kearsipan dan • Diploma III (D-III) Non Kearsipan
Diklat Kearsipan Diklat Kearsipan dan Diklat Kearsipan

• Duduk dalam jabatan yang • Duduk dalam jabatan yang

mempunyai fungsi, tugas, dan mempunyai fungsi, tugas, dan
tanggung jawab melaksanakan tanggung jawab melaksanakan
kegiatan kearsipan kegiatan kearsipan

Sertifikasi arsiparis dilaksanakan terhadap arsiparis yang mengikuti uji kompetensi.

Arsiparis yang mengikuti dan lulus uji kompetensi berhak memperoleh sertifikat kompetensi
kearsipan. Penyelenggaran sertifikasi arsiparis adalah ANRI sesuai dengan peraturan
perundangan.

Tahun 2009 - 2014 ANRI telah dilakukan uji kompetensi terhadap 751 peserta dan yang lulus
dan memperoleh sertifikat baru sejumlah 466 orang, Sertifikasi tersebut dilaksanakan
berdasarkan teknis kegiatan kearsipan tertentu seperti: Pengelolaan Arsip Dinamis,
Pengelolaan Arsip Statis, Penyusunan JRA, Pengelolaan Arsip Vital, dan Tim Penilai Arsiparis.
 PENGANGKATAN DAN PEMBINAAN KARIR ARSIPARIS
(PP 28/2012 Pasal 157-158)

Arsiparis PNS Arsiparis Non PNS

Berdasarkan peraturan perundangan

Sesuai ketentuan peraturan
yang mengatur manajemen Arsparis
perundangan di bidang kepegawaian
non PNS

Berdasarkan analisis kebutuhan

Wajib mengikuti Diklat Fungsional
arsiparis nasional yang ditetapkan
Arsiparis
Ka. ANRI

Menjadi tanggung jawab pimpinan

Berkoordinasi dengan ANRI
lembaganya masing-masing

8
 PEMBINAAN DAN PENGEMBANGAN ARSIPARIS
(UU 43/2009 Pasal 30 Ayat 2)

• Pengadaan arsiparis (Formasi dan atau Inpassing)

1

• Pengembangan Kompetensi dan Keprofesionalan Arsiparis melalui

2 Diklat, Seminar, Lokakarya kearsipan

• Peran dan Kedudukan Arsiparis

3 (Kebijakan Pembinaan Arsiparis)

• Jaminan Kesehatan dan

• Tunjangan Kinerja Kearsipan
4 • Tunjangan Profesi Kearsipan

9
 FAKTA TENTANG ARSIPARIS

Pencitraan organisasi
(harus merubah mindset)

Pengelolaan arsip harus profesional (ke depan arsip fisik

menjadi digital, akuntabel dan transparan)

Pangsa pasar meningkat

(MEA)

Terbatasnya jumlah Arsiparis

10
PERAN ARSIPARIS
Registrasi Fisik
Penggunaan Arsip
Menyajikan Arsip
Menjamin ketersediaan Arsip
Pemeliharaan Arsip
Verifikasi Arsip
Akuisisi Arsip
dll

11
 PEMBINAAN SDM KEARSIPAN
UNPAD- RISTEK-DIKTI

BIMBINGAN TEKNIS BIMBINGAN KONSULTASI PENYULUHAN

SUPERVISI MONITORING DAN
FASILITASI PENYELENGGARAAN EVALUASI

EVALUASI FUNGSI DAN

ANALISIS KEBUTUHAN TUGAS JABATAN
JABATAN
PEMBINAAN UJI KOMPETENSI
PENILAIAN KINERJA KEARSIPAN SERTIFIKASI

PENGAWASAN
SERTIFIKASI ARSIPARIS KEARSIPAN
NORMA, STANDAR,
PENGHARGAAN PROSEDUR KEARSIPAN
AKREDITASI KEARSIPAN KEARSIPAN

12
 LANGKAH PEMBINAAN SDM KEARSIPAN
UNPAD-RISTEK-DIKTI

Peningkatan
pemahaman

Peningkatan SEBAGAI
kemampuan PENGELOLA ARSIP

Peningkatan
kemandirian

13
 ASPEK PEMBINAAN SDM KEARSIPAN
RISTEK-DIKTI

Sistem : disesuaikan dengan

kondisi organisasi dengan SDM : kesamaan
menganut azas :
Integritas : utuh alias lengkap
persepsi,
Reliabilitas : dapat di telusuri dan di
pertanggung jawabkan
pemberdayaan, dan
Legalitas : penjelasan pejabat yang berweang peningkatan
untuk pengesahan
Otentisitas: adanya bukti atau tanda pada arsip kemampuan teknis

Sarana dan Prasarana : Anggaran : ketersediaan

sesuai dengan standar anggaran khusus
kearsipan saat ini kearsipan
14
 PENGEMBANGAN SDM KEARSIPAN
RISTEK-DIKTI

PENDIDIKAN FORMAL PENDIDIKAN NON FORMAL

SEMINAR
JALUR PENDIDIKAN TINGGI S1, 2, 3
LOKAKARYA
TUGAS BELAJAR, IZIN BELAJAR
WORKSHOP
STUDI BANDING
PENGEMBANGAN SDM
KEARSIPAN

SISTEM PENGEMBANGAN
KETERAMPILAN MANAJEMEN KEARSIPAN

KEAHLIAN MANAJEMEN KEARSIPAN

DIKLAT FUNGSIONAL DIKLAT TEKNIS

15
 KOMPOSISI PENGGUNAAN ARSIP
UNPAD-RISTEK-DIKTI

1%-5% Pengelola Arsip Ristek- Dikti

(PTN dan Unit Kerja di luar PTN) untuk disimpan

25% Pengelola Arsip Ristek- Dikti

(PTN dan Unit Kerja di luar PTN) frekuensi penggunaan informasinya masih
aktif

35% Pengelola Arsip Ristek- Dikti

(PTN dan Unit Kerja di luar PTN) frekuensi penggunaan informasinya sudah menurun (in aktif)

35% Pengelola Arsip Ristek- Dikti

(PTN dan Unit Kerja di luar PTN) penggunaan informasinya sudah tidak bernilai guna atau dapat
dimusnahkan

16
 KEBUTUHAN DAN PENGADAAN ARSIPARIS

Arsiparis yang
Pengangkatan Pertama
Berada:
(Moratorium PNS 2015-2019)
Kebutuhan Arsiparis PTN (70%)
Ristek-Dikti
(100%) Arsiparis:
Perpindahan Jabatan
Di luar PTN (30%) (Dari Jabatan Struktural dan dari
segera di isi Jabatan Fungsional Umum)

Inpassing Arsiparis
Kategori Keterampilan
Pengelola Arsip yang akan
diinpassing (Tahun 2015)
 PENGELOLA ARSIP

Pengelola Arsip di PTN

Pengelola Arsip Ristek- Dikti

(PTN dan Unit Kerja di luar PTN)

Pengelola Arsip Unit Kerja di luar PTN

 Dupak

1. Pelajarilah peraturan terkait jabatan arsiparis seperti

permenpan dan RB , Perka ANRI- BKN

2. Buatlah usulan Dupak yang disertai/dilampiri pula bukti ijazah, sertifikat,

pengelolaan arsip disertai surat keterangan/pernyataan melakukan kegiatan
seperti surat pernyataan telah menjalani pendidikandiklat, surat pernyataan
melakukan kegiatan pengelolaan arsip, dst.

3. Buatlah surat pengantar usulan perubahan dari jabatan fungsional umum ke

Jabatan fungsional khusus dari fakultas/direktorat bisa kabag atau yang lebih atas disertai
nomor 2 diatas usulan Dupak dan dilengkapai SK CPNS, SK PNS, Karpeg, DP3 dan SKP 3 tahun
terakhir, SK KGB terakhir rangkap 3

4. Unpad akan memproses ke kemenristekdikti melalui bagian kepegawaian