TATA KEARSIPAN

KEMENTERIAN AGAMA

Oleh : Heri Wiharso

ARSIPARIS BIRO UMUM
SETJEN
KEMENTERIAN AGAMA
 TEBAK-TEBAKAN

APAKAH AKU? KADANG AKU

TERLIHAT KADANG JG TIDAK, DI
TANGANKU TERKANDUNG
KEBENARAN/ KEBOHONGAN…….
AKU DAPAT MERACUNI
SESEORANG TANPA
MENYENTUHNYA….
KENDALA DAN
TANTANGAN
BAGAIMANA PENGELOLAAN ARSIP/DOKUMEN/SURAT DI
LINGKUNGAN KERJA KITA?

1. ARSIP AKTIF, ARSIP INAKTIF MASIH BERCAMPUR

DIRUANG KERJA.
2. PENUMPUKAN ARSIP INAKTIF DIRUANG KERJA.
3. TIDAK ADA ATAU KURANG PENGAMANAN TERHADAP
ARSIP VITAL.
4. PEMBERKASAN MASIH MENURUT URUTAN PADA BUKU
AGENDA/SURAT MASUK KELUAR.
5. TIDAK ADA CENTRAL FILE/RECORD CENTER
6. TIDAK ADA PENYUSUTAN KALAUPUN ADA TANPA
PROSEDUR.
ARSIP/DOKUMEN YANG TIDAK TERKELOLA SESUAI STANDAR
Kondisi penyimpanan arsip di unit kerja
Akibatnya adalah …..

1. Sulit diketemukan kembali

2. Sulit dilakukan penyusutan
3. Sulit melakukan identifikasi
dalam rangka akuisisi
4. Produktivitas menurun
 Solusi......?
1. Mulailah membenahi surat/berkas,foto,video,peta,denah dll
2. Simpanlah surat/berkas menurut subjeknya, masalahnya,
geografi, abjad,nomor atau gabungannya.
3. Jangan lupa menggunakan peralatan standar (filing kabinet,
ordner, almari arsip, Box Arsip, Brankas, CD Bag, Album
Foto)
4. Hindari menyimpan surat dengan berdasarkan surat masuk
atau surat keluar
5. Lakukan penyusutan arsip secara reguler (Pemindahan,
Penyusutan dan Penyerahan)
 LANDASAN HUKUM PENATAAN KEARSIPAN DI
KEMENTERIAN AGAMA

• UU NO 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN

• PP No 28 Tahun 2012 TENTANG PELAKSANAAN UU NO 43 TAHUN 2009 TENTANG
KEARSIPAN
• KMA NO 44 TAHUN 2010 TENTANG PEDOMAN PENATAAN KEARSIPAN DI
LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA
• KMA NO 120 TAHUN 2013 TENTANG JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF DAN
SUBSTANTIF
• KMA NO 8 TAHUN 2016 TENTANG KODE JABATAN, SINGKATAN, DAN AKRONIM
PADA KEMENTERIAN AGAMA
• KMA NO 9 TAHUN 2016 TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS PADA
KEMENTERIAN AGAMA
• PERATURAN KEPALA ANRI NO 4 TAHUN 2017 TENTANG TUGAS JABATAN
FUNGSIONAL ARSIPARIS
• PERATURAN KEPALA ANRI NO 5 TAHUN 2019 TENTANG TATA CARA
PENGANGKATAN JABATAN FUNGSIONAL ARSIPARIS MELALUI
11
PENYESUAIAN/INPASSING
 SEKAPUR SIRIH

JABATAN FUNGSIONAL ARSIPARIS PNS

ARSIPARIS Adalah seseorang PNS yang
Adalah jabatan fungsional memiliki kompetensi di bidang
tertentu diduduki oleh kearsipan yang diperoleh
Arsiparis PNS yang melalui pendidikan formal
mempunyai ruang lingkup dan/atau pendidikan dan
fungsi, dan tugas, pelatihan kearsipan serta
tanggungjawab, dan mempunyai fungsi, tugas, dan
wewenang untuk tanggung jawab melaksanakan
melaksanakan kegiatan kegiatan kearsipan yang
kearsipan, pembinaan diangkat oleh pejabat yang
kearsipan, dan pengelolaan berwenang di lingkungan
arsip menjadi informasi publik lembaga negara, pemerintahan
pada Lembaga Negara, daerah, pemerintahan desa dan
Pemerintahan Daerah,
PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
perguruan tinggi negeri
NOMOR 4 TAHUN 2017 TENTANG PELAKSANAAN TUGAS JABATAN FUNGSIONAL ARSIPARIS
12
Pemerintahan Desa, dan
“

ASAL KATA ARSIP

Arsip” berasal dari bahasa Belanda, archief. Menurut Armosudrdjo (1982,

157-158), archief dalam bahasa Belanda memiliki beberapa pengertian
berikut ini:

Tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip: bahan-bahan

tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte,
daftar-daftar, dokumen-dokumen, peta-peta.

Kumpulan teratur, dari bahan-bahan kearsipan tersebut.

Bahan-bahan yang harus diarsip itu sendiri.

Dalam bahasa Inggris, arsip dinyatakan dengan istilah file, yang berasal dari bahasa Latin
filum yang berarti tali atau benang. Karena pada awalnya orang-orang Inggris menyatukan
warkat dengan cara mengikatnya dengan tali atau benang.

Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, file dapat diartikan sebagai:

semacam lemari berlaci yang dipakai untuk menyimpan berkas-berkas

sekelompok warkat sama jenisnya yang disimpan terpisah dari kelompok-kelompok lainnya
dalam lemari arsip. Misalnya foreign file, untuk menyimpan/mengelompokkan jenis warkat
surat menyurat dengan perseorangan/organisasi di luar negeri

arsip sebagai kumpulan warkat yang disimpan. Misalnya central file (arsip pusat)
Menurut Vernoon B.Santen
Bahwa nilai guna arsip atau warkat tecakup dalam akronim ALFRED.
A= Administrasi Value (nilai guna di bidang administrasi)
misalnya surat dinas,formulir dan sebagainya.
L= Legal Value nilai guna di bidang Hukum) ,misalnya Akta Jual
beli tanah,surat kuasa dan sebagainya.
F=Fiscal Value (nilai guna di bidang Keuangan ) misalnya
cek,kuitansi,bilyet,giro dan sebagainya.
R=Research Value (nilai guna di bidang Penelitian ), Karya tulis
Skripsi,Tesis Desertasi dan sebagainya
E= Educational Value (nilai guna di bidang Pendidikan misalnya
Ijazah,buku rapor,daftar nilai dan sebagainya.
D=Documentary Value (nilai guna di bidang Dokumentasi)
misalnya Naskah Perjanjian dan Asli dan sebagainya.
SIKLUS ARSIP
LANDASAN FILOSOFIS PENYELENGGARAAN
KEARSIPAN

▪ Arsip akan selalu tercipta seiring dengan aktivitas organisasi/instansi;

▪ Arsip diciptakan untuk kepentingan organisasi, tetapi juga memiliki
nilai guna penting bagi organisasi ( nilai guna Primer dan
Sekunder/informasional dan kebuktian);
▪ Arsip adalah identitas dan jati diri bangsa;
▪ Ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya dapat menjamin
perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat;
▪ Tuntutan mewujudkan pemerintahan yang modern;
▪ Tuntutan peningkatan kualitas pelayanan publik;
▪ Kebutuhan tata kelola Pemerintahan yang baik (good governance)

17
TUJUAN PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
KEMENTERIAN AGAMA

Terciptanya arsip yang baik dan benar

Ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya

Terwujudnya penyelenggaraan kearsipan yang handal

Perlindungan kepentingan negara dan hak keperdataan

Keselamatan aset negara UU NO 43 Tentang Kearsipan

Tahun 2009 Pasal 3

Peningkatan kualitas pelayanan publik

18
 FUNGSI dan TUGAS ARSIPARIS
Pasal 151 PP No. 28 Tahun 2012
a. Menjaga TERCIPTANYA ARSIP dari kegiatan yang dilakukan
oleh lbg negara, pemda, lbg pendidikan, prsh, orpol, dan
ormas
b. Menjaga ketersediaan arsip yang AUTENTIK dan TERPERCAYA
sbg alat bukti yang sah
c. Menjaga TERWUJUDNYA PENGELOLAAN ARSIP yang andal, dan
pemanfaatan arsip sesuai ketentuan per UU an
d. Menjaga KEAMANAN DAN KESELAMATAN arsip yang berfungsi
untuk menjamin arsip-arsip yang berkaitan dengan hak-hak
keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfataan
arsip yang autentik dan terpercaya.
e. Menjaga KESELAMATAN DAN KELESTARIAN arsip sebagai bukti
pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa,
dan bernegara
 SUMBER DAYA MANUSIA KEARSIPAN (SDMK)

(UU No. 43 Th. 2009 pasal 130 dan PP NO. 28 TAHUN 2012 pasal
147)

PNS ❑TNI,
❑ POLRI,
ARSIPARIS ❑ BUMN/D, dan
NON-PNS
Fungsional ❑ Peg. Swasta.

SDMK Umum Bidang

Kepala Lembaga
Kearsipan:
Kearsipan ▪ ANRI;
Pejabat
Struktural di ▪ LKD (Prov/Kab/Kota)
Kepala Unit Kearsipan:
bidang ▪ LKPTN
▪ Lembaga Negara,
kearsipan ▪ SKPD Pemda
(Prov/Kab/Kota),
▪ PTN, dan
▪ BUMN/D
 ASAS PENGELOLAAN ARSIP

ASAS SENTRALISASI
ASAS PENGOR-
GANISASIAN ARSIP ASAS DESENTRALISASI
DINAMIS

ASAS GABUNGAN
ASAS PENGELOLAAN ARSIP

1. Sentralisasi di unit kearsipan dibawah

tanggung jawab Biro Umum/Subbag
Umum/Seksi Umum/ dan
 SENTRALISASI
PENGENDALIAN INFORMASI SURAT

UNIT KERJA UNIT KERJA

UNIT KERJA

Central File
Records Centre
 SENTRALISASI

Ciri-ciri organisasi yg menggunakan azas

sentralisasi :
1. Arsip aktif dari organisasi disimpan di satu
tempat;
2. Organisasi kecil;
3. Volume arsip sedikit;
4. Sistem pengelolaan arsip aktif seragam;
 2. Desentralisasi
PENGENDALIAN INFORMASI SURAT

UNIT KERJA UNIT KERJA UNIT KERJA

CF CF CF

RC RC RC
 3. DESENTRALISASI
Ciri-ciri organisasi yg menggunakan azas
desentralisasi :
1. Arsip aktif dan inaktif disimpan di masing-
masing unit kerja;
2. Unit kerja mempunyai otonomi dalam
pengelolaan arsip aktif dan inaktif;
3. Volume arsip banyak;
4. Sistem pengelolaan arsip aktif dan inaktif
3. KOMBINASI/GABUNGAN
PENGENDALIAN INFORMASI SURAT

UNIT KERJA UNIT KERJA UNIT KERJA

CF CF CF

Records Centre
 3. GABUNGAN
Ciri-ciri organisasi yg menggunakan azas
gabungan :
1. Arsip aktif disimpan di masing-masing unit
kerja;
2. Arsip inaktif organisasi disimpan di unit
kearsipan;
3. Unit kerja mempunyai otonomi dalam
pengelolaan arsip aktif;
 ARSIP DI ORGANISASI
ARSIP DINAMIS ARSIP STATIS

Arsip yang digunakan Arsip yang dihasilkan oleh

secara langsung dalam ORGANISASI karena
kegiatan ORGANISASI dan memiliki nilai guna
disimpan selama jangka kesejarahan, yang telah
waktu tertentu diverifikasi secara langsung
maupun tidak langsung oleh
Lembaga Kearsipan
 CONTOH ARSIP STATIS
●Arsip awal pendirian kantor
●Arsip pimpinan terdahulu
●Arsip pembukaan
kantor/pemindahan/perubahan
●Arsip tokoh-tokoh pendiri
organisasi
●Arsip asset kantor
●Laporan Tahunan (annual-report)
 ARSIP DINAMIS, terdiri dari 2 :

ARSIP AKTIF ARSIP INAKTIF

Arsip yang frequensi

Arsip yang frequensi penggunaannya telah
penggunaannya tinggi menurun
dan/atau terus menerus
digunakan secara langsung - sebagian masih ada di
dalam kegiatan organisasi unit kerja
- ada di masing2 unit - sebagian lagi ada di
kerja (unit pengolah) PUSAT ARSIP
Definisi Arsip Vital
Arsip Vital Negara
Penyimpanan arsip aktif di
Central File

ORDN
ER
Penyimpanan arsip inaktif
di Record Center
PENYIMPANAN ARSIP VITAL
Penyimpana
n Arsip Aktif
 SURA
SURA T
T KELU SURAT
MASU AR MASUK
K Th. 2010
2008 2009

ORDNER ORDNER
ORDNER
 ARSIP
CAMP
LAIN- UR
UMUM
LAIN AN 2010
Th.
2009

ORDNER ORDNER
ORDNER
 Kend
araa
Cuti Angg
n
Tahuna Dina aran
n s Rutin
2010 Th. 2009
2008

ORDNER ORDNER
ORDNER
 040
823 Kendar 911
Cuti aan Anggar
Tahuna Dinas an
Th. Rutin
n 2009
2010 2008

ORDNER ORDNER
ORDNER
 PL.03.
KP.01. 01 KU.02.
02 Kendar 02
Cuti aan Anggar
Dinas an
Tahuna
Th. Rutin
n 2009
2008
2010

ORDNER ORDNER
ORDNER
GUIDE ATAU SEKAT

FOLDER

TERTIER

SEKUNDER

PRIMER
 FOLDER
8 cm
2 cm
TAB
35,5 cm

24 cm

Folder dengan tab di atas

ARSIP DI UNIT KERJA
(setelah ditata)
 Pemberkasan arsip
dengan KLASIFIKASI

53
BERKAS

●Himpunan dokumen yang

disusun baik atas dasar
kesamaan urusan, kesamaan
masalah dan kesamaan jenis
PENATAAN BERKAS

●Kegiatan menata dokumen

dalam bentuk berkas dan
mengatur berkas dalam
tatanan yang sistimatis
TUJUAN PENATAAN
BERKAS
●Menemukan kembali informasi
dengan cepat dan tepat
●Mempermudah penyusutan arsip
 GEDUNG ARSIP
Ruangan “record centre” tempat
penyimpanan arsip in aktif Kementerian
Agama
Jl. Lapangan Banteng Barat No. 3 – 4 Jakarta 57
Pusat
KEGIATAN DI RECORD CENTRE

58
PENYERAHAN LAPORAN
HASIL PENGAWASAN
KEARSIPAN
TAHUN 2018
RESULT

Kementerian Agama Republik Indonesia

Nilai Kategori Peringkat

62,40 CUKUP 29

Nilai Kategori Peringkat

2018
59,16 KURANG 20

2016

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

 PERINGKAT 23 sd
34
NO NAMA INSTANSI NILAI KATEGORI
23 KEMENTERIAN AGRARIA DAN TATA RUANG/BADAN PERTANAHAN NASIONAL
74,45 CUKUP
REPUBLIK INDONESIA
24 KEMENTERIAN KETENAGAKERJAAN REPUBLIK INDONESIA 74,45 CUKUP
25 KEMENTERIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA 71,55 CUKUP
26 KEMENTERIAN KOORDINATOR BIDANG PEMBANGUNAN MANUSIA DAN
70,35 CUKUP
KEBUDAYAAN REPUBLIK INDONESIA
27 KEMENTERIAN PERDAGANGAN REPUBLIK INDONESIA 70,05 CUKUP
28 KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI
63,61 CUKUP
BIROKRASI REPUBLIK INDONESIA
29 KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA 62,40 CUKUP
30 KEMENTERIAN KOPERASI DAN USAHA KECIL DAN MENENGAH REPUBLIK
58,98 KURANG
INDONESIA
31 KEMENTERIAN KOORDINATOR BIDANG KEMARITIMAN REPUBLIK INDONESIA 58,36 KURANG
32 KEMENTERIAN KOORDINATOR BIDANG PEREKONOMIAN REPUBLIK INDONESIA 53,21 KURANG
33 KEMENTERIAN PEMUDA DAN OLAH RAGA REPUBLIK INDONESIA 53,12 KURANG
34 KEMENTERIAN PEMBERDAYAAN PEREMPUAN DAN PERLINDUNGAN ANAK
44,45 BURUK
REPUBLIK INDONESIA
 PROGRAM PENGANGKATAN JABATAN FUNGSIONAL
ARSIPARIS MELALUI PENYESUAIAN/INPASSING

PERATURAN MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN

REFORMASI BIROKRASI REPUBLIK INDONESIA
NOMOR 42 TAHUN 2018
TENTANG
PENGANGKATAN PEGAWAI NEGERI SIPIL DALAM JABATAN FUNGSIONAL 64
MELALUI PENYESUAIAN/INPASSING
JUMLAH ARSIPARIS KEMENTERIAN AGAMA TAHUN
2017

65
JUMLAH ARSIPARIS KEMENTERIAN AGAMA YANG DIANGKAT
MELALUI INPASSING AWAL TAHUN 2018

66
JUMLAH ARSIPARIS KEMENTERIAN AGAMA YANG DIANGKAT MELALUI
INPASSING TAHUN 2018 TAHAP 1 (SEPTEMBER 2018)

67
JUMLAH ARSIPARIS KEMENTERIAN AGAMA YANG DIANGKAT MELALUI
INPASSING TAHUN 2018 TAHAP 2 - 4 (OKTOBER 2018)

68
TOTAL JUMLAH ARSIPARIS KEMENTERIAN AGAMA PER SATUAN
KERJA TAHUN 2018

69
TOTAL JUMLAH ARSIPARIS KEMENTERIAN AGAMA
BERDASARKAN JABATAN

70
 PROGRAM PENYEMPURNAAN 4 PILAR KEARSIPAN
KEMENTERIAN AGAMA TAHUN 2019

• REVISI PEDOMAN TATA NASKAH DINAS

KEMENTERIAN AGAMA
• REVISI PEDOMAN JADWAL RETENSI ARSIP
• REVISI PEDOMAN KLASIFIKASI ARSIP
• REVISI PEDOMAN SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN
DAN AKSES ARSIP DINAMIS
PROGRAM KERJA BIRO UMUM
TAHUN 2019, MERUJUK PADA :
▰ PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR 2 TAHUN 2014 TENTANG
PEDOMAN TATA NASKAH DINAS
▰ PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR 14 TAHUN 2015 TENTANG
TATA CARA PENYUSUNAN PEDOMAN RETENSI ARSIP
▰ PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR 19 TAHUN 2012 TENTANG
PEDOMAN PENYUSUNAN KLASIFIKASI ARSIP 71
▰ PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR 17 TAHUN 2011 TENTANG
PEDOMAN PEMBUATAN SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP DINAMIS
 PROGRAM PENILAIAN DAN PENETAPAN ANGKA KREDIT JABATAN
FUNGSIONAL ARSIPARIS BERBASIS SKP

• Penilaian Prestasi Kerja Arsiparis sampai dengan penetapannya dilakukan 1 (satu)

kali dalam setahun pada bulan Januari sampai dengan bulan Februari pada tahun
berikutnya.
• Penilaian Prestasi Kerja Arsiparis oleh Pejabat Penilai dilingkungannya mulai
tanggal 16 sampai dengan 25 Januari bagi Arsiparis Kategori Keterampilan mulai
jabatan Arsiparis Terampil sampai dengan Arsiparis Penyelia dan Arsiparis Kategori
Keahlian mulai Arsiparis Ahli Pertama sampai dengan Arsiparis Ahli Muda dan
tanggal 16 sampai dengan tanggal 20 Januari bagi Arsiparis Ahli Madya dan
Arsiparis Ahli Utama.
• Penilaian Prestasi Kerja Arsiparis dilaksanakan oleh Tim Penilai Kinerja setiap
tanggal 26 Januari sampai dengan tanggal 15 Februari.
• Penetapan Nilai Kinerja Arsiparis dilakukan setiap akhir bulan Februari.
• Penyampaian hasil Penetapan Nilai Kinerja kepada tiap Arsiparis paling lambat
awal Maret.
72
▰ Perka ANRI Nomor 5/ 2017 tentang Pedoman Penilaian Kinerja JFA
 PROGRAM OPTIMALISASI OPERASIONAL SISTEM
TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK
Melakukan optimalisasi
tata persuratan
menggunakan e-
persuratan dan e-arsip
yang dikelola oleh Biro
Umum untuk
lingkungan Setjen
yang nantinya akan
disosialisasikan ke
satuan organisasi
▰ lainnya
Program Kerja Biro Umum Tahun 2019
73
 PROGRAM SOSIALISASI DAN BIMBINGAN TEKNIS
KEARSIPAN TAHUN 2019

Akan diadakan
sosialisasi dan
bimbingan teknis
(Bimtek) Kearsipan
untuk setiap kantor
wilayah (Kanwil) dan
Peguruan Tinggi
Keagaaman Negeri
(PTKN)
74
▰ PROGRAM KERJA BIRO UMUM TAHUN 2019
TINDAK LANJUT PROGRAM PENGAWASAN
KEARSIPAN DARI ANRI

• Menetapkan kebijakan Pedoman Pengelolaan Arsip

Inaktif, Pedoman Pengelolaan Arsip Vital, dan Pedoman
Penyusutan Arsip.
• Membentuk dan Mengelola Pusat Arsip Aktif (Central
File) pada masing-masing unit pengolah (level eselon II
atau sesuai beban kerja).
• Melaksanakan pengawasan kearsipan internal terhadap
unit pengolah atas pengelolaan arsip aktif.
• Meningkatkan peranan unit kearsipan I sebagai unit
pengolah dan unit kearsipan jenjang berikutnya dalam
penyusutan arsip agar dilakukan secara sistemik dan
simultan. 75
SUKSESKAN
INSTRUKSI PRESIDEN
TENTANG
GERAKAN NASIONAL
TERTIB ARSIP
DENGAN MEMBETUK LEMBAGA
KEARSIPAN DI PTKN
76
GAMBARAN HASIL
SURVEY UJI PETIK
GERAKAN NASIONAL
TERTIB ARSIP (GNTA)
JUMLAH PERGURUAN TINGGI
YANG DI SURVEY

78
79
80
81
82
83
84
85
86
87
PERUBAHAN YANG INGIN DIWUJUDKAN
 THANKS!
Biro Umum Sekretariat Jenderal
Kementerian Agama

89