PENGELOLAAN ARSIP

INAKTIF
OLEH

KRISTOFEL LESIK, SH

DINAS KEARSIPAN DAN

PERPUSTAKAAN PROVINSI NTT
4
ARSIP KACAU/
TIDAKARSIP KACAU
TERTATA
-SUSAH DITEMUKAN
-TERANCAM RUSAK
 Pasal 1,
UU 43 tahun 2009 tentang Kearsipan

ARSIP INAKTIF
(Pengertian)

 Arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun.

Instrumen pengelolaan arsip dinamis :

1. Tata Naskah
2. Klasifikasi Arsip
3. JRA
4. Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip
PROSES PENGELOLAAN
ARSIP INAKTIF
KEGIATAN PENATAAN ARSIP INAKTIF :

1. Pengaturan fisik arsip;

2. Pengolahan informasi arsip; dan
3. Penyusunan daftar arsip inaktif

(PP 28/2012, pasal 44)

 Apa yang perlu diperhatikan dalam
PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF..????

1. Efisiensi/Murah
penggunaan ruang, peralatan simpan, sdm, dan biaya yang murah.

2. Accesible
Penemuan kembali dilakukan secara cepat dan tepat

3. Keamanan
Dilakukan pemeliharaan, pencegahan dan penanggulangan
kerusakan, kebocoran informasi serta bencana juga pengaturan
sistem keamanan.

4. Kelengkapan
Pengelolaan arsip inaktif dilaksanakan untuk menjamin seluruh
arsip inaktif dikelola secara lengkap dan terintegrasi.
 PRINSIP PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF

1. Prinsip asal-usul (provenance) adalah

ketentuan dasar pengaturan dan penataan arsip ,
bahwa lembaga pencipta arsip adalah sebagai
provenance.

Penerapan prinsip provenance berarti tidak

mencampuradukkan antara arsip yang berasal
dari unit/lembaga pencipta yang satu dengan
lainnya.
2. Prinsip Aturan Asli (original order)
adalah ketentuan dasar pengaturan dan
penataan arsip yang harus sesuai dengan
sistem penataan ketika arsip masih aktif atau
ketika arsip masih dalam proses pelaksanaan
administrasi.

Arsip inaktif ditata sesuai pada saat arsip

tersebut dalam masa aktifnya
TANGGUNG JAWAB (PP. 28/2012)

Pemeliharaan arsip inaktif menjadi tanggung

jawab kepala unit kearsipan : Sekretaris,
Kabag TU/Umum.
 SISTEM PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF

Adalah
cara/metode menerima, menyimpan, menata,
menemukan kembali, menilai dan menyusutkan
arsip inaktif yang disimpan yang didasarkan pada
prinsip efektivitas, efisien dan aman didukung oleh
SDM yang berkualitas, kelembagaan yang mantap,
serta sarana dan prasarana yang memadai
 TUJUAN
PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF:

a. Menyediakan arsip yang tepat, kepada orang yang

tepat dalam waktu yang cepat dengan biaya
seefisien mungkin;

b. Menjamin arsip tersimpan dengan aman dan

terpelihara;

c. Menjamin pelaksanakan penyusutan

berjalan dengan lancar.
 PROSES PENGELOLAAN ARSIP
Arsip diciptakan
untuk pelaksanaan
TUPOKSI organisasi
( ARSIP AKTIF )

ARSIP DINAMIS

Arsip disimpan Sebagian arsip

untuk referensi dan disimpan sebagai
memori organisasi bahan pertanggungjawaban
( ARSIP INAKTIF ) nasional

Sebagian arsip ARSIP STATIS

dimusnahkan
karena sudah
tidak bernilai guna
 PROSES PENGELOLAAN ARSIP
PENDATAAN
( ARSIP INAKTIF )
INAKTIF

PENATAAN Sebagian arsip

( ARSIP INAKTIF ) diserahkan sebagai
bahan pertanggungjawaban
nasional
( ARSIP STATIS )

Sebagian arsip
dimusnahkan
karena sudah
tidak bernilai guna
PROSEDUR PEMINDAHAN
ARSIP INAKTIF
PEMINDAHAN ARSIP
1. Menjadi tanggungjawab pimpinan unit
pengolah;
2. Dilaksanakan setelah melewati retensi arsip
aktif;
3. Dilakukan dengan penandatanganan berita
acara yang ditanda tangani oleh pimpinan unit
pengolah dan pimpinan unit kearsipan serta
dilampiri daftar arsip yang akan dipindahkan;
 PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF
1. Pemindahan Arsip
(KEGIATAN DI UNIT PENGOLAH)
a. Menentukan kapan arsip dipindah
 Berdasarkan JRA + frekuensi penggunaan
 Biasanya dilakukan secara periodik
b. Menentukan arsip yang dipindah
 Menyeleksi arsip berdasarkan JRA/
 Frekuensi penggunaan
 Dimintakan persetujuan atasan
c. Menyiapkan arsip yang akan dipindahkan

 Menyiapkan daftar arsip yang dipindah

 Memasukkan arsip yang akan dipindah ke
dalam boks
 Memberi label pada boks yang telah diisi
arsip;
 Menyiapkan B.A pindah dilengkapi dg
daftar.
2. Penataan + Penyimpanan Arsip

(DILAKUKAN OLEH UNIT KEARSIPAN)

a.Penerimaan dan Pemeriksaan

Meneliti apakah arsip telah inaktif;
 Mencocokan antara daftar dengan
arsip yang dipindah;
Meneliti kelengkapan arsip;
Meneliti kondisi fisik arsip.
b. Pendeskripsian

 Meneliti kebenaran deskripsi yang dibuat oleh

unit pengolah
 Memperhatikan hubungan arsip yang berasal
lebih dari satu unit kerja (tunjuk silang).

c. Penyortiran
 Menyortir arsip dan non arsip
 Menyortir kelompok berkas yang satu
dengan lainnya
d. Penataan arsip dalam boks
 Memasukkan series arsip ke dalam boks
 Mengisi boks tidak terlalu penuh
 Susunan di dalam boks secara kronologis (no
kecil berada di urutan belakang).

e. Penataan boks arsip ke rak penyimpanan;

f. Pembuatan Label pada boks arsip;

g. Pembuatan daftar arsip inaktif dan berita acara

pemindahan
 Pembuatan daftar arsip inaktif disusun
secara kronologis perkelompok berkas;
 BERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF

Pada hari ini ……..... tanggal……........ bulan….…......... tahun………………….…

dilaksanakan pemindahan arsip inaktif dari unit kerja ………. ke Pusat Arsip, yang melibatkan :
Nama :
Jabatan :
NIP :
Unit Kerja :
Dalam hal ini bertindak atas nama unit …..................................sebagai pihak I
Nama :
Jabatan :
NIP :
Unit Keja : Pusat Arsip
Dalam hal ini bertindak atas nama unit Kearsipan, sebagai pihak II
Pihak I menyerahkan tanggung jawab dan wewenang pengelolaan arsip yang dimaksud dalam daftar
lampiran kepada pihak II. Pihak II akan memberikan layanan arsip kepada pihak I.
.……,……………..
Pihak II Pihak I
(……………….) (……………….)
PENYUSUNAN DAFTAR
ARSIP INAKTIF
DAFTAR ARSIP INAKTIF MEMUAT :
1. Pencipta arsip;
2. Unit pengolah;
3. Nomor arsip;
4. Kode klasifikasi;
5. Uraian informasi arsip;
6. Kurun waktu;
7. Jumlah; dan
8. Keterangan.
 DAFTAR ARSIP YANG DIPINDAHKAN

PENCIPTA ARSIP : :
:

N Unit No Kode Uraian Informasi Arsip Kurun Jumlah Ket

O Peng Arsip Klasifikasi Waktu
olah
 DAFTAR ARSIP INAKTIF

PENCIPTA ARSIP : :
:

N Unit Kode Uraian Informasi Arsip Kurun JML Tingkat LOKASI Ket
O Peng Klasifi Waktu perkemba
olah kasi ngan
No No
Fold Boks
er
Contoh pelabelan :
DINAS KEARSIPAN PROV. NTT

1982

No. 1 - 100

DINAS KEARSIPAN PROV. NTT

1982

No. 101 - 200

arsip kacau 5
 PEMBENAHAN ARSIP INAKTIF

• Permasalahan
 Belum adanya sistem & prosedur dalam pengelolaan arsip
 SDM belum memadai
 Terbatasnya sarana & peralatan (anggaran kurang
memadai
 Kurang perhatian dari atasan

• Mengapa perlu di benahi

 Arsip terus bertambah
 Arsip kacau timbul masalah
 Arsip perlu dikelola & dimanfaatkan
 Untuk memudahkan penyusutan
 Manfaat pembenahan

 Penyelamatan& pemanfaatan informasi arsip

 Pendayagunaan ruangan

 Pendayagunaan tenaga pelaksana

 Penghematan biaya pengelolaan

 Prinsip pembenahan

 Principle of Provenance (asas asal usul)

 Principle of Original order (asas aturan asli)

 Mendaftar/mendeskripsi bukan per lembar namun per

berkas
 TAHAPAN KEGIATAN PEMBENAHAN

A. Perencanaan
1. Survey Arsip/Pendataan
 Pengumpulan data * informasi secara langsung
terhadap arsip dengan segala kelengkapannya
 Survey Kelembagaan
Survey mengenai sejarah perkembangan
organisasi, struktur organisasi, tugas & fungsi
organisasi unit kearsipan
 Survey Fisik Arsip
 Survey mengenai lokasi/tempat penyimpanan,
volume, asal arsip/unit kerja pencipta, kondisi fisik,
jenis, kurun waktu, jalan masuk dll
PENDATAAN DAN PENELITIAN
 ORGANISASI/KELEMBAGAAN
dilaksanakan untuk mengetahui:
1. sejarah organisasi
2. tugas dan fungsi
3. program dan kegiatan/ transaksi

 ARSIP
dilaksanakan untuk mengetahui: jumlah/ volume arsip, jenis arsip, kurun
waktu, kondisi, unit pencipta, media rekam ….

 SISTEM
dilaksanakan untuk mengetahui sistem penataan yang ada, dari waktu ke
waktu
CONTOH HASIL PENDATAAN

SEJARAH ORGANISASI

PERIODE ORGANISASI
1956 -1970 …….

1971 - 1990 ……….

1991 - 2005 …………

 FORMULIR PENDATAAN ARSIP

NAMA INSTANSI :
ALAMAT :
UNIT KERJA :
LOKASI ARSIP :
ASAL ARSIP :
KONDISI RUANGAN :
KONDISI ARSIP :
MEDIA :
VOLUME :
TAHUN :
SISTEM PENATAAN :

JALAN MASUK :
PELAKSANAAN SURVEI :
TANGGAL :
2. Pembuatan Daftar Ikhtisar Arsip
Rekapitulasi hasil survey sebagai dasar penyusunan rencana/proposal pembenahan
arsip

DAFTAR IKHTISAR ARSIP

NAMA INSTANSI
ALAMAT

NO ASAL ARSIP TAHUN JUMLAH MEDIA PENATAAN LOKASI KETERANGAN

B. Persiapan

1.Membersihkan Arsip
(Fumigasi,pengasapan, pengisapan debu)
2.Mempersiapkan perangkat keras kearsipan
(Box,folder, rak dll.)
3.Mempersiapkan alat pengaman bagi
petugas (Masker, jas laborat, sarung
tangan)
C. Pelaksanaan

Tahapan kegiatan pengelolaan arsip inaktif

yang tidak teratur

1. Pemilahan
 Memilah arsip dan non-arsip/duplikasi
 Pemilahan
 Fisik : - Arsip
- Non-arsip – Duplikasi
- Sampul (amplop, map)
- Formulir, blangko
- Barang-barang tertentu

 Informasi : - Unit kerja

- Masalah
- Jenis
2. Identifikasi/Pengindentifikasian
 Menentukan bagaimana arsip diberkaskan, termasuk
kelompok mana, berdasarkan urutan masalah,
nomor, atau alpabet.

3. Pemberkasan
 Mengelompokkan arsip sebagai kesatuan informasi
sesuai hasil identifikasi

4. Pendeskripsian
 Menuangkan informasi yang ada pada arsip kedalam
kartu fisis. Unsur deskripsi : bentuk redaksi, isi
pokok, unit kerja, jumlah, tahun, tingkat
perkembangan, catatan lain yang dianggap perlu
• Contoh Kartu Deskripsi

2 1
3

5 6

8 7

Keterangan :
1. Kode pelaksana 5. Kurun Waktu/tahun
2. Unit Kerja 6. Tingkat perkembangan
3. Bentuk redaksi 7. Jumlah
4. Isi pokok/Isi ringkas 8. Catatan khusus/keterangan
Contoh Deskripsi

Diklat
1 Dam/1
2
Surat
3
Permohonan tenaga pengajar kearsipan
4

Pertinggal
6
Tahun 2006 1 berkas
5 7
PENDESKRIPSIAN
DAPAT DILAKUKAN DENGAN KARTU MAUPUN LEMBARAN/ BUKU.

Angka kartu
sama dg map

Peraturan Menteri Luar IG.03

Negeri tahun 2004, Nomor
01 s/d 75.
Media rekam kertas,
Asli Arsip dalam map

Tidak lengkap, nomor

Kondisi baik
43 dan 51 tidak ada

Kartu deskripsi
GAMBARAN SERIES ARSIP Series Diklat

File
Diklat A

 Kesamaan Aktivitas
Surat
Penawaran File Diklat C
Diklat A
Item

File Diklat B
Surat
Penawaran
Diklat A Laporan Evaluasi
Diklat A File Diklat A

 Kesamaan Bentuk

Risalah Rapim
Risalah Rapim
Risalah Rapim 10 –01-2004
Th. 2002
10 –01-2004
Risalah Rapim
Th. 2003

Item Risalah Rapim

Risalah Rapim
15 –12-2004
Th.2004

File Risalah
Rapim Th.2004
Series Risalah Papim
5. Pembuatan Skema

 Membuat skema/format untuk

mengelompokkan penempatan kartu fisis
yang telah dibuat.
 Dasar pembuatan skema adalah struktur
organisasi, atau identifikasi kartu deskripsi.
 Pola klasifikasi sangat membantu dalam
pembuatan skema
 Contoh Skema

Kepegawaian
 Formasi
 Pengadaan Pegawai
 Mutasi
 Jabatan
 Kenaikan pangkat
 Analisis jabatan
 Waskat
 DP3/SKP
 Absensi
 Kesejahteraan
 Perumahan
 Kesehatan
 OR & Rekreasi dll.
6. Manuver
 Mengelompokan kartu-kartu deskripsi sesuai
dengan skema yang telah dibuat dan disusun
kronologis dalam masing-masing berkas manuver
fisik arsip disesuaikan dengan kartu deskripsi
PENGELOMPOKAN KARTU
MENGELOMPOKAN ATAU MENGGABUNGKAN
KARTU YANG MEMILIKI INFORMASI SAMA ATAU
TERKAIT.
7. Penomoran defenitif
 Memberikan nomor tetap pada kartu deskripsi
dan dilanjutkan pada fisik arsip
8. Penomoran Bok & Label
 Arsip yang telah diberi nomor defenitif dimasukkan ke
dalam bok dan kemudian diberi nomor bok (label)
secara berurutan sesuai dengan arsip yang ada dalam
bok

Pelabelan : Unit Kerja

Tahun
No urut berkas
No boks
PENOMORAN DAN PENATAAN FISIK
BERDASARKAN HASIL KEGIATAN PENGELOMPOKAN
KARTU, MAKA:
1. KARTU-KARTU YANG ISINYA SAMA BERARTI
ARSIPNYA SAMA
2. KARTU YANG ISINYA SALING MELENGKAPI HARUS
DIGABUNG, MAKA ARSIPNYA JUGA
DIGABUNGKAN/ DISATUKAN.
3. PENATAAN KARTU DIIKUTI DENGAN PENATAAN
FISIK ARSIP
4. PEMBERIAN NOMOR SECARA TETAP DILAKUKAN
TERHADAP KARTU DAN JUGA FISIK ARSIPNYA (MAP).
 IG.01
IG.01
IG.02
IG.03
IG.02
KARTU
DESKRIPSI

IG.03

BAD

IG O1-03
PENOMORAN DEFINITIF
Fisik 1
arsip

HUMAS
Kartu 2
fiche
HUKUM s
3
d
st
ADM JT
5 4
4
OPERASI JT
3 5
2
AKUNTANSI 1

KEUANGAN

KEUANGAN
Contoh pelabelan :
BIDANG PEMBINAAN

1982
No. 1 – 100

BOKS 1

BIDANG PEMBINAAN

1982
No. 101 – 200

BOKS 2
  Nomor :
 Tertata lebih rapi
 Terjaga kerahasiaannya
 Prosedur lebih rumit (harus melihat daftar)

 Masalah :
 Cepat diketahui isinya
 Rahasia kurang terjaga

9. Pembuatan Daftar Arsip Sementara (DAS)

 Membuat daftar arsip berdasar skema dan diurut berdasar
nomor defenitif yang ada
 KONDISI SETELAH ADANYA
PENATAAN ARSIP DAN
PENYUSUTAN.
ARSIP DI RECORD CENTRE
(setelah ditata)
PRASARANA DAN SARANA PENGELOLAAN
ARSIP INAKTIF
SARANA PENATAAN ARSIP INAKTIF

PERANGKAT KERAS :
RAK ARSIP STATIS

PERANGKAT LUNAK :
 ROLL O PACK
 TUNJUK SILANG
 BOKS ARSIP UKURAN 10 Cm atau
 JADWAL RETENSI
20 Cm
 FOLDER/MAP ARSIP (JRA)
 OUT INDICATOR/TANDA KELUAR
 KERTAS LABEL
 KARTU DESKRIPSI
 DAFTAR ARSIP INAKTIF
arsip tertib 5
OUT GUIDE
No Indeks Peminjam Paraf No Indeks Peminjam Paraf

OUT SHEET

No Indeks Peminjam Paraf No Indeks Peminjam Paraf

Contoh pelabelan :
ARSIP NASIONAL RI

1982

No. 1 - 100

ARSIP NASIONAL RI

1982

No. 101 - 200

PENGERTIAN
Tempat menyimpan arsip-arsip inaktif yang
berasal dari Unit-unit Kerja di lingkungan ANRI.

TUJUAN
• Mengurangi volume arsip di Unit Kerja
• Menciptakan sistem penyimpanan dan penemuan
kembali arsip yang efektif dan efisien
• Menyajikan arsip inaktif
• Mengamankan arsip organisasi
• Biaya operasional murah
• Menjamin kelancaran penyusutan arsip
PRINSIP

• MURAH, dapat menekan biaya

serendah mungkin
• LUAS, dapat menampung arsip inaktif
banyak
• AMAN, fisik dan informasi arsip
• MUDAH DIAKSES, mudah ditemukan
kembali
KRITERIA RECORDS CENTRE

 Bebas banjir dan polusi

 Keamanan fisik dan pencurian
 Komunikasi dan transportasi lancar
 Bangunan sederhana tapi fungsional dan
kuat
 Pemilihan lokasi mudah dijangkau, daerah
murah
 Jauh dari Pusat Industri
 PERENCANAAN RECORD CENTRE

1. Perencanaan Fasilitas Record Centre

 Fasilitas Penyimpanan Arsip, dengan
mempertimbangkan :
 Volume arsip yang akan disimpan
 Tipe arsip yang disimpan
 Kondisi Ruangan
 Seberapa sering arsip dirujuk
 Kecepatan penemuan kembali
 Keamanan arsip/kerahasiaan
PERENCANAAN RECORD CENTRE

 Penafsiran Biaya Operasional

 Persyaratan akses :
- seberapa sering dan seberapa cepat arsip
diperlukan Lokasi Record Centre;
- Volume Arsip & perkiraan rasio pertumbuhan
perlima tahun ruangan
- Tingkat Pelayanan yang diberikan
penetapan tipe fasilitas & peralatan
- Tipe Arsip yang disimpan lingkungan yang
dikehendaki
PERALATAN

Mengacu 2 hal :

 Tidak mudah terbakar

 Harus efisien dan sesuai media arsip

Arsip Kartografi Roll Cabinet

Arsip Kertas Folder, Box, Rak
Arsip Floppy Disk Rak anti magnet, AC
Arsip Microfish, Micro Film Lemari khusus
2. Standar Gedung Record Centre
 Lokasi

 On site storage dan off site storage

 Mudah terjangkau, transportasi lancar
 Tidak rawan banjir

 Kontruksi
 Tahan api, tahan serangga perusak
 Gedung bertingkat tinggi tiap lantai
260 – 280Cm
 Gedung tidak bertingkat standar gudang
 Fondasi dan dinding mampu menahan terpaan
angin dan hujan deras
 Perlengkapan gedung
 Gedung bertingkat (lift)
 Gedung tidak bertingkat (tangga pengambil
arsip)
 Tabung pemadam kebakaran
 Hydrant
 Termohigrometer

 Kemananan
 Dijaga fisik arsip
 Dijaga informasi arsip
3. Lay Out

Ruang Penyimpanan
Beban Muatan
 Berat Rak
(Rak Konvensional) 1200 Kg Per M2, (Roll O-Pack) 2.400
Kg Per M2

 Berat Arsip
(1 ml = 35-80Kg, rata-rata 50Kg, 1 Meter Kubik Arsip =
400-800Kg, Rata-rata 600 Kg)
(1 Meter Kubik = 12 meter linier)
Sisrkulasi Udara dan AC

 Arsip Kertas tidak perlu AC, cukup ventilasi

 Arsip Media Baru, Arsip Vital perlu AC
 Letak pintu dan jendela menghadap arah berlawanan
dengan sinar matahari

Suhu dan Kelembagaan

 Arsip photo hitam putih = 12 o C Kelembaban 35%
 Arsip photo berwarna = 5 o C Kelembaban 35%
 Arsip Magnetic = 18 o C Kelembaban 40%
1. Ruang Administrasi
 Ruang Referensi dilengkapi foto kopy, alat mikro film,
telepon, facsmile, internet, finding aids
 Ruang kantor dilengkapi dengan perlengkapan kantor

2. Ruang Penerimaan
 Biasanya disusun rak-rak namun hanya sedikit

 Pintu keluar masuk harus lebar untuk lalu lintas arsip

3. Ruang Pengelolaan Arsip
 Tempat penyimpanan arsip

 Tempat pengolahan arsip/jika arsip kacau

4. Ruang Pemusnahan
 Harus terpisah dengan ruang penerimaan

 Arsip usul musnah sebaiknya ditempatkan ini

JENIS RECORDS CENTRE
1. LOKASI

a. On Site Storage
Records Centre menyatu dengan pusat perkantoran
(satu komplek)
Untuk organisasi kecil;
Jumlah Arsip sedikit.
Keuntungan
 Mudah dijangkau, diawasi secara langsung,

 pelayanan arsip lebih cepat

Kerugian
 Bagi instansi yang berada di kawasan bisnis boros
biaya
b. Off Side Storage
Record Centre berada diluar gedung kompleks
perkantoran
 Untuk Organisasi besar
 Jumlah Arsip banyak

Keuntungan : Biaya lebih murah dan bebas polusi

Kerugian : Sulit pengawasan dan pelayanan arsip kurang
cepat
2. KEPEMILIKAN

a.Milik sendiri
Records Centre yang dikelola oleh organisasi yang
bersangkutan.

b.Comersial Records Centre

Records Centre yang pengelolaannya diserahkan oleh
perusahaan jasa pengelola arsip inaktif.
1.Self Service
Pemilik/pihak pengelola hanya menyediakan gedung
penyimpanan, rak arsip, perawatan dan pemeliharaan
ruang;
2. KEPEMILIKAN
2. Full Service
Pihak pengelola memberikan pelayanan secara
menyeluruh yang meliputi :
 Gedung
 Peralatan Kearsipan
 Pengangkutan dan Pengantaran
 Inventarisasi dan pembuatan finding aids
(penemuan kembali)
 Konsultasi
Cahaya / Penerangan

 Tidak menyilaukan

 Tidak terbayang

 Tidak Kontras

Kemanan Arsip

 Tertutup bagi yang tidak berkepentingan

 Dibuat kunci kombinasi

KRITERIA RECORD CENTRE

Pemilihan lokasi mudah dijangkau, daerah murah

Bebas banjir dan polusi
Keamanan fisik dan informasinya
Komunikasi dan transportasi lancar
Bangunan sederhana tetapi fungsional & kuat
Jauh dari jangkauan industri
PROSEDUR PELAYANAN ARSIP
INAKTIF
 PROSEDUR
PEMINJAMAN ARSIP INAKTIF

1. Adanya permintaan peminjaman arsip, lewat

telefon atau datang langsung;

2. Petugas arsip mengarahkan pengguna untuk

melakukan pencatatan pada buku peminjaman
tentang arsip yang akan dipinjam;
 BUKU PEMINJAMAN ARSIP
NO. KODE ISI RINGKAS JUMLAH NAMA PARAF / TGL PARAF /
URUT KLASIFIKASI PEMINJAM PINJAM TGL
DAN UNIT KEMBALI
KERJA
3. Petugas mencari arsip yang dipesan melalui
daftar arsip, dilanjutkan pencarian ke tempat
penyimpanan (rak arsip);

4. Petugas mengambil arsip yang dimaksud dan

menempatkan out indikator pada posisi arsip
yang dipinjam;

5. Petugas menyampaikan arsip yang diperlukan

pengguna, dan memberikan batasan waktu 1
minggu kepada peminjaman.
OUT GUIDE
No Indeks Peminjam Paraf No Indeks Peminjam Paraf

OUT SHEET

No Indeks Peminjam Paraf No Indeks Peminjam Paraf