Buku Saku Arsiparis Penyelia

DIREKTORAT SDM KEARSIPAN DAN SERTIFIKASI
TAHUN 2019
KATA PENGANTAR
Puji syukur kita panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena atas
rahmatnya Buku Saku Direktorat SDM Kearsipan dan Sertifikasi telah selesai di
susun, Buku Saku Direktorat SDM Kearsipan dan Sertifikasi berisi uraian untuk
informasi tentang fungsi dan tugas Jabatan Fungsional Arsiparis, dan dimaksudkan
untuk membantu Arsiparis dalam melaksanakan tugasnya sesuai jenjang jabatan
dengan baik dan benar, sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Dengan adanya Buku saku ini diharapkan Arsiparis dapat melaksanakan
tugasnya secara mandiri, apabila mengalami kesulitan dalam menerapannya, dapat
menghubungi Direktorat SDM Kearsipan dan Sertifikasi, dengan Nomor Telepon
0877-8639300 (Helpdesk)
Akhir kata, kami sampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah ber
peran serta dalam penyusunan Buku Saku Direktorat SDM Kearsipan dan Sertifikasi
ini dari awal sampai akhir, semoga bermanfaat.
Jakarta, September 2019

Direktur SDM Kearsipan dan Sertifikasi
Zita Asih Supratiwi
i
DAFTAR ISI
KATAPENGANTAR………………………………………………………………………… i
DAFTAR ISI…………………………………………………………………………………..ii
PERATURAN-PERATURAN YANG TERKAIT JABATAN FUNGSIONAL
ARSIPARIS …………………………………………………………………………………1
FUNGSI DAN TUGAS ARSIPARIS …………………………………………..................2
URAIAN TUGAS ARSIPARIS PENYELIA………………………………………………..3
STANDAR KUALITAS HASIL KERJA ARSIPARIS PENYELIA………………………..5
A. Pengelolaan Arsip Dinamis………………………………………………………5

1. Melaksanakan verifikasi autentisitas arsip yang tercipta, dengan rincian:
1) Menguji struktur arsip meliputi format fisik dan format intelektual,
2) Menguji isi arsip meliputi data dan fakta, dan
3) Menguji konteks arsip meliputi lingkungan administrasi dan sistem yang
digunakan.
2. Melakukan penataan dan penyimpanan arsip inaktif, dengan rincian:
1) Memeriksa,
2) Mendeskripsi,
3) Menyortir,
4) Menempatkan arsip dalam folder,
5) Memberi nomor definitif,
6) Menata folder dalam boks,
7) Membuat daftar arsip inaktif,
8) Membuat skema lokasi simpan, dan
9) Melakukan penyimpanan arsip inaktif.
3. Melakukan identifikasi dan penilaian arsip dinamis yang akan diautentikasi
(dalam rangka alih media arsip).
4. Melakukan identifikasi dan alihmedia arsip dinamis, dengan rincian:
1) Mengidentifikasi arsip dinamis yang dialih media, dan
2) Melaksanakan alih media arsip dinamis.
5. Melakukan identifikasi arsip terjaga.
ii
6. Melakukan identifikasi arsip vital.
7. Mengolah arsip vital.
8. Memberikan layanan arsip inaktif.
9. Memberikan layanan arsip vital
B. Pengelolaan Arsip Statis …………….......…….............................................34
1. Melakukan verifikasi penataan dan penyimpanan arsip dalam rangka
penyusunan daftar arsip statis.
2. Melakukan verifikasi penataan dan penyimpanan arsip pada kegiatan
penyusunan inventaris arsip statis.
C. Pembinaan Kearsipan…………….......……..................................................37
1. Melakukan penilaian kinerja Arsiparis Terampil/Pelaksana, Arsiparis
Mahir/Pelaksana Lanjutan, dan Arsiparis Penyelia/Penyelia
D. Pengolahan dan penyajian arsip menjadi informasi ………………………40

1. Melakukan identifikasi dan pengolahan data arsip aktif
2. Melakukan entri dan penyajian data dan informasi arsip aktif untuk SIKN
dan JIKN dalam bentuk metadata dan atau kopi digital
3. Melakukan entri dan penyajian data dan informasi arsip inaktif untuk SIKN
4. Melakukan entri dan penyajian data dan informasi arsip vital untuk SIKN
5. Melakukan entri dan penyajian data dan informasi arsip terjaga untuk
SIKN dan JIKN dalam bentuk metadata dan atau kopi digital
6. Melakukan entri dan penyajian data dan informasi arsip statis untuk SIKN
E. Tugas tambahan………………………………………………………………….47
PENUTUP ………………………………………………………………………………….53
iii
PERATURAN-PERATURAN YANG TERKAIT DENGAN
JABATAN FUNGSIONAL ARSIPARIS
1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

2. Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (ASN)
3. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Peraturan Pelaksanaan
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
4. Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 tentang Manajemen PNS
5. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Sipil Negara dan Reformasi
Birokrasi Nomor 48 Tahun 2014 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis
sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Pendayagunaan
Aparatur Sipil Negara dan reformasi Birokrasi Nomor 13 Tahun 2016 tentang
Perubahan atas Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Sipil Negara
dan Reformasi Birokrasi Nomor 48 Tahun 2014 tentang Jabatan Fungsional
Arsiparis
6. Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 24 tahun 2016 tentang
Petunjuk Teknis Pelaksanaan Pembinaan Jabatan Fungsional Arsiparis
7. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2016
tentang Standar Kualitas Hasil Kerja Pejabat Fungsional Arsiparis,
sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik
Indonesia Nomor 23 Tahun 2017 tentang Perubahan Peraturan Kepala Arsip
Nasional Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2016 tentang Standar Kualitas
Hasil Kerja Pejabat Fungsional Arsiparis
tentang Pedoman Sertifikasi Jabatan Fungsional Arsiparis
tentang Pedoman Monitoring dan Evaluasi Jabatan Fungsional Arsiparis
tentang Pelaksanaan Tugas Jabatan Fungsional Arsiparis
tentang Pedoman Penilaian Prestasi Kerja Jabatan Fungsional Arsiparis
1
2
FUNGSI DAN TUGAS ARSIPARIS
(Pasal 151, Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012
Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang
Kearsipan)
Fungsi dan tugas arsiparis meliputi:

a. menjaga terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, dan
organisasi kemasyarakatan;
b. menjaga ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti
yang sah;
c. menjaga terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
d. menjaga keamanan dan keselamatan arsip yang berfungsi untuk menjamin
arsip-arsip yang berkaitan dengan hak-hak keperdataan rakyat melalui
pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;
e. menjaga keselamatan dan kelestarian arsip sebagai bukti pertanggungjawaban
dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;
f. menjaga keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik,
budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; dan
g. menyediakan informasi guna meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam
pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
KEWENANGAN ARSIPARIS
(PASAL 152, Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012
Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang
Kearsipan)
Dalam melaksanakan fungsi dan tugas arsiparis mempunyai kewenangan:

a. menutup penggunaan arsip yang menjadi tanggung jawabnya oleh pengguna
arsip apabila dipandang penggunaan arsip dapat merusak keamanan informasi
dan/atau fisik arsip;
b. menutup penggunaan arsip yang menjadi tanggung jawabnya oleh pengguna
arsip yang tidak berhak sesuai dengan ketentuan peraturan
perundangundangan; dan
c. melakukan penelusuran arsip pada pencipta arsip berdasarkan penugasan oleh
pimpinan pencipta arsip atau kepala lembaga kearsipan sesuai dengan
kewenangannya dalam rangka penyelamatan arsip.
Dasar Hukum :
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan
URAIAN TUGAS ARSIPARIS PENYELIA
12
(Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2017
Tentang Pelaksanaan Tugas Jabatan Fungsional Arsiparis)
TUGAS TAMBAHAN
TUGAS UTAMA
Pengelolaan Arsip Pengelolaan Pembinaan Pengolahan dan

Dinamis Arsip Statis Penyajian Arsip
Kearsipan Menjadi Informasi
Melaksanakan verifikasi Melakukan verifikasi Melakukan Melakukan entri dan Peran serta dalam kegiatan
autentisitas arsip yang penataan dan penilaian kinerja penyajian data dan ilmiah bidang kearsipan.
tercipta, dengan rincian: penyimpanan arsip Arsiparis Terampil. informasi arsip aktif
1) Menguji struktur arsip dalam rangka untuk SIKN dan JIKN Menemukan dan melakukan
meliputi format fisik dan penyusunan daftar Melakukan dalam bentuk pengembangan teknologi
format intelektual arsip statis. penilaian kinerja metadata dan atau tepat guna di bidang
kopi digital kearsipan.
2) Menguji isi arsip Melakukan verifikasi Arsiparis Mahir.
meliputi data dan fakta, penataan dan Melakukan entri dan Menjadi anggota dalam
penyimpanan arsip Melakukan penyajian data dan organisasi profesi Arsiparis
3) Menguji konteks arsip pada kegiatan penilaian kinerja informasi arsip inaktif baik nasional maupun
meliputi lingkungan penyusunan inventaris Arsiparis Penyelia. untuk SIKN dan JIKN internasional.
administrasi dan sistem arsip statis. dalam bentuk
yang digunakan. metadata dan atau Menjadi anggota dalam tim
kopi digital penilai kinerja Jabatan
Melakukan penataan dan Arsiparis.
penyimpanan arsip inaktif, Melakukan entri dan
dengan rincian: penyajian data dan Memperoleh
1) Memeriksa, informasi arsip vital penghargaan/tanda jasa
untuk SIKN dan JIKN kehormatan atau
2) Mendeskripsi, dalam bentuk penghargaan lainnya.
metadata dan atau
3) Menyortir, Memperoleh gelar
kopi digital
kesarjanaan lainnya yang
4) Menempatkan arsip sederajat.
Melakukan entri dan
dalam folder,
penyajian data dan
Menulis karya ilmiah di
5) Memberi nomor informasi arsip
bidang kearsipan.
definitif, terjaga untuk SIKN
dan JIKN dalam Melakukan penyusunan dan
6) Menata folder dalam bentuk metadata dan penyiapan bahan materi
boks, atau kopi digital penyuluhan, BINTEK, modul
Diklat Kearsipan dan
7) Membuat daftar arsip Melakukan entri dan
sosialisasi.
inaktif, penyajian data dan
informasi arsip statis Melaksanakan tugas lain
8) Membuat skema lokasi untuk SIKN dan JIKN yang berkaitan dengan tugas
simpan, dan dalam bentuk pokok jabatannya.
metadata dan atau
9) Melakukan kopi digital
penyimpanan arsip
inaktif."
3
Melakukan identifikasi
dan alihmedia arsip
dinamis, dengan rincian:
1) Mengidentifikasi arsip
dinamis yang dialih
media,
2) Melaksanakan alih
media arsip dinamis.
Mengolah arsip vital.
Memberikan layanan
arsip inaktif.
Memberikan layanan
arsip vital.
STANDAR KUALITAS HASIL KERJA ARSIPARIS PENYELIA
4
(Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2017 Tentang
Perubahan Atas Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 5
Tahun 2016 Tentang Standar Kualitas Hasil Kerja Pejabat Fungsional
Arsiparis)
A. PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
1. Melaksanakan verifikasi autentisitas arsip yang tercipta

Pelaksana : Arsiparis Penyelia
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Daftar Verifikasi Arsip yang Autentik/ Autentikasi Arsip
Batasan Kegiatan memeriksa autentisitas asip yang tercipta dengan
melihat dan menguji kelengkapan dan keutuhan isi (content),
konteks (context), dan struktur (structure) naskah dinas
sesuai Tata Naskah Dinas.
Ketentuan (1) Pemeriksaan autentisitas arsip surat keluar berpedoman
Teknis kepada tata
naskah dinas yang berlaku di lingkungan pencipta arsip;
(2) Pemeriksaan autentisitas arsip surat masuk
memperhatikan kelengkapan
naskah dinas sesuai pedoman Tata Naskah Dinas.
Norma 10 menit/arsip, maksimal 30 arsip/hari.
Waktu
Manfaat Menjamin penciptaan arsip yang autentik
Format Sekurang-kurangnya sesuai contoh
Volume Jumlah nomor dalam daftar dalam setahun sesuai SKP dan
dilaporkan minimal setiap bulan.
Bukti Kerja (1) Fotocopy Daftar Verifikasi Autentisitas Arsip yang tercipta
dan telah mendapat persetujuan dari pimpinan unit kerja;
(2) Surat perintah, kegiatan dilaksanakan oleh perorangan
atau kelompok, maksimal 2 orang di setiap unit
pengolah/unit kerja/unit kerja dan di unit
kearsipan pada jenjang jabatan yang sama
Nilai Kualitas
100 Hasil kerja sempurna sesuai ketentuan teknis dan format,
serta sudah dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi.
90 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis dan format, namun
belum dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi.
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun format belum
terpenuhi masih ada beberapa kolom yang informasinya
kurang lengkap, dan/atau bukti kerja tidak lengkap.
60 Hasil kerja meskipun didukung bukti kerja, masih ditemukan
kesalahan besar, yaitu dalam pengisian format tidak
mencantumkan catatan hasil verifikasi (kolom 9).
50 Hasil kerja tidak didukung oleh bukti kerja sehingga tidak
memenuhi standar kualitas.
Contoh Format: Daftar Verifikasi Arsip yang Autentik/ Autentikasi arsip
65
No. Nomor Nomor Isi Konteks, Nama Pengguna Cap/ Catatan
Urut dan Surat ringkas hubungan Jabatan & an Stempel Hasil
Tanggal dengan Nama Kertas (lambang Verifikasi
Registrasi kejadian Penandat (lambang garuda
angan garuda atau logo)
surat atau logo)
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
Melaksanakan verifikasi autentisitas arsip yang tercipta, dengan rincian:

1) Menguji struktur arsip meliputi format fisik dan format intelektual
2) Menguji isi arsip meliputi data dan fakta,
3) Menguji konteks arsip meliputi lingkungan administrasi dan sistem yang
digunakan.
Untuk memenuhi arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya dilakukan
pelaksanaan verifikasi autensitas arsip yang tercipta dengah komponen arsip:
4) Struktur, adalah bentuk (format fisik) dan susunan (format intelektual) arsip
yang diciptakan dalam media sehingga memungkinkan isi arsip dapat
dikomunikasikan
5) Isi, adalah data, fakta, atau informasi yang direkam dalam rangka
pelaksanaannkegiatan organisasi ataupun perseorangan dan konteks arsip.
6) Konteks, adalah lingkungan administrasi dan system yang digunakan dalam
penciptaan arsip.
Konsistensi pemenuhan komponen arsip pada saat penciptaan arsip merupakan
salah satu kebutuhan organisasi karena menyangkut keterpercayaan arsip yang
tercipta. Oleh karena itu, penciptaan arsip baik pada saat pembuatan arsip
maupun penerimaan arsip harus dilaksanakan dengan berdasar kepada Tata
Naskah Dinas, Klassifikasi Arsip, dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses
Arsip.
Dasar Hukum :
1) UU No. 43/2009 tentang kearsipan (Pasal 40)
2) PP No. 28/2012 tentang Pelaksanaan UU No 43/2009 (pasaal 32-36)
3) Perka ANRI No. 2 /2014 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas
2. Melakukan penataan dan penyimpanan arsip inaktif
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Daftar Arsip In Aktif
Batasan Kegiatan pengaturan fisik arsip inaktif dalam rangka
penyusutan, saat persiapan di unit pengolah/unit kerja
dan/atau unit kearsipan, ke dalam suatu tempat/ruang sesuai
prinsip penataan aturan asli dan/atau asal usul sehingga
arsip inaktif di unit kearsipan dapat terkelola dengan baik,
efektif dan efisien
Ketentuan (1) Penataan dan penyimpanan arsip inaktif sesuai prinsip
Teknis aturan asli (untuk arsip teratur) dan asal usul (untuk arsip
tidak teratur);
(2) Penataan dan penyimpanan arsip untuk arsip teratur
diberlakukan terhadap arsip yang masih dapat dikenali
pencipta arsipnya sehingga pengaturannya berdasarkan
klasifikasi arsip yang berlaku; dan
(3) Penataan dan penyimpanan arsip untuk arsip tidak teratur
diberlakukan terhadap arsip yang sudah tidak dapat
dikenali pencipta arsipnya sehingga perlu dilakukan
pembenahan yang pengaturannya sesuai penyusunan
skema klasifikasi arsip.
Norma 10 menit/nomor, maksimal 30 nomor/hari
Waktu
Manfaat Daftar digunakan sebagai sarana penemuan kembali arsip
inaktif di unit kearsipan
Format Sekurang-kurangnya sesuai contoh.
Volume Jumlah daftar/nomor dalam setahun sesuai SKP dan
penyusunan daftar minimal setiap semester.
Bukti Kerja (1) Fotokopi Daftar Arsip Inaktif dan telah mendapat
persetujuan/ ditandatangani oleh pimpinan unit pengolah/unit
kerja atau kepala unit kearsipan;
(2) Fotokopi surat perintah, kegiatan dilaksanakan oleh
kelompok (maksimal 4 orang) pada jenjang jabatan yang
sama.
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun format daftar
belum terpenuhi masih ada beberapa kolom yang
informasinya kurang lengkap, dan/atau bukti kerja tidak
60 lengkap.
Hasil kerja meskipun didukung bukti kerja, masih ditemukan
kesalahan besar, yaitu dalam pengisian format masih
50 terdapat uraian informasi arsip tanpa disertai keterangan
nomor boks arsip (kolom 7).
Hasil kerja tidak didukung oleh bukti kerja sehingga tidak
7
.
Contoh Format: Daftar Arsip Inaktif
Nama Unit pengolah/unit kerja : …………………………
No Nomor Kode Uraian Kurun Jumlah Keterangan
Arsip/Berkas Klasifikasi informasi waktu Nomor
Arsip Boks
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
Melakukan penataan dan penyimpanan arsip inaktif, dengan rincian:

Arsip Inaktif berasal dari unit pengolah yang telah melewati retensi aktif dan
memasuki retensi inaktif berdasarkan JRA. Pemeliharaan arsip inaktif menjadi
tanggung jawab pimpinan unit kearsipan.
Pemeliharaan Arsip Inaktif terdiri dari kegiatan Penataan dan Penyimpanan

arsip inaktif .
1. Penataan Arsip Inaktif

Penataan arsip inaktif pada unit kearsipan dilaksanakan melalui prosedur:
a. pengaturan fisik arsip,
b. pengolahan informasi arsip; dan
c. penyusunan daftar arsip inaktif.
a. Pengaturan fisik arsip

Kegiatan pengaturan fisik arsip inaktif pada unit kearsipan diawali kegiatan
pemeriksaan dan verifikasi arsip yang dipindahkan untuk memastikan
kelengkapan arsip, kesesuaian fisik arsip dengan daftar arsip serta
penyusunan daftar arsip inaktif.
Pengaturan fisik arsip dilakukan dengan kegiatan:
1) penataan arsip dalam boks;
2) penomoran boks dan pelabelan; dan
3) pengaturan penempatan boks pada tempat penyimpanan.
9
8
Penataan arsip dalam boks terdiri atas:
a) penataan arsip dikelompokkan berdasarkan media simpan dan sarana
penyimpanannya; dan
b) menempatkan arsip pada boks dengan tetap mempertahankan penataan
arsip ketika masih aktif (aturan asli) dan asal usul, serta menempatkan
lembar tunjuk silang apabila diperlukan.
Penomoran boks dan pelabelan
a) Membuat label boks dengan mencantumkan lokasi simpan, nomor boks
dan nomor folder secara konsisten.
b) Pemberian nomor boks dilakukan sesuai urutan nomor
Pengaturan penempatan boks pada tempat penyimpanan.
a). setingkat unit kerja eselon I pada lembaga negara;
b). setingkat Perangkat Daerah
b. Pengolahan informasi arsip

Pengolahan informasi arsip menghasilkan daftar informasi tematik yang paling
sedikit memuat judul, pencipta arsip, uraian hasil pengolahan dan kurun
waktu.
Pengolahan informasi arsip dilakukan untuk menyediakan bahan
layanan informasi publik dan kepentingan internal lembaga, dengan cara
mengidentifikasi dan menghubungkan keterkaitan arsip dalam satu keutuhan
informasi berdasarkan arsip yang dikelola di unit kearsipan.
Penyusunan Daftar Arsip Inaktif pada Unit kearsipan :

1) Unit Kearsipan membuat daftar arsip inaktif berdasarkan daftar arsip yang
dipindahkan dari unit pengolah.
2) Unit kearsipan mengolah daftar arsip inaktif dengan menambahkan
informasi nomor definitif folder dan boks yang diurutkan sesuai dengan
database daftar arsip inaktif masing-masing provenance pencipta arsip.
3) Pembaharuan Daftar Arsip Inaktif dilakukan setiap terjadi pemindahan,
pemusnahan, dan penyerahan arsip paling sedikit satu tahun sekali.
4) Penyusunan daftar arsip inaktif
8
2. Penyimpanan Arsip Inaktif
Penyimpanan arsip inaktif dilakukan berdasarkan daftar arsip inaktif
Penyimpanan arsip inaktif dilaksanakan dengan melakukan penataan boks arsip
pada rak secara berurut berdasarkan nomor boks dan disusun berderet ke
samping (vertikal) yang dimulai dari rak paling atas dan diatur dari posisi kiri
menuju ke kanan.
3. Prosedur Penataan Arsip Inaktif Yang Belum Memiliki Daftar Arsip Di Unit
Pengolah
Prosedur penataan arsip inaktif yang belum memiliki Daftar Arsip meliputi
kegiatan:
a. survei,
b. pembuatan daftar ikhtisar arsip,
c. pembuatan skema pengaturan arsip, c.
d. rekonstruksi,
e. pendeskripsian,
f. manuver (pengolahan data dan fisik arsip),
g. penataan arsip dan boks,
h. pembuatan daftar arsip inaktif.
b. Survei merupakan kegiatan pengumpulan data dan informasi melalui

pengamatan terhadap fungsi lembaga pencipta arsip dalam rangka
menentukan skema pengaturan arsip, jumlah, media, kurun waktu, kondisi
fisik arsip, sistem pemberkasan, dan kebutuhan sumber daya lainnya.
Kegiatan Survei menghasilkan Proposal Penataan Arsip Inaktif.
c. Pembuatan Daftar Ikhtisar Arsip yang merupakan acuan dalam
memindahkan/evakuasi arsip yang akan dilakukan penataan ke tempat yang
telah disiapkan.
d. Pembuatan Skema arsip adalah analisis terhadap fungsi dan kegiatan
Pencipta Arsip dari unit kerja untuk dasar pembuatan kerangka
pengelompokan fisik dan informasi arsip, sebagai dasar untuk menyusun
kartu-kartu deskripsi (fisches). Penyusunan skema arsip berdasarkan pola
klasifikasi, struktur organisasi, tugas dan fungsi, deskripsi, atau kombinasi.
10
e. Rekonstruksi arsip dilakukan untuk mewujudkan kesatuan fisik dan informasi
arsip melalui kegiatan pemilahan arsip dan pemberkasan arsip.
1) Pemilahan arsip dilakukan dengan cara:
a) Mengelompokan arsip sesuai dengan prinsip asal-usul (provenance)
pencipta sampai dengan level 2 di struktur organisasi.
(1) Konteks, dilihat dari kepada, tembusan surat.
(2) Konten, dilihat dari isi substansi surat.
b) Pilah antara arsip dan nonarsip (tidak cocok dengan rekonstruksi )
(1) Arsip (termasuk arsip duplikasi);
(2) Non arsip: formulir kosong, majalah, buku pustaka, map kosong.
(3) Arsip yang sudah dipilah diberkaskan sesuai klasifikasi (kesamaan
kegiatan).
(4) Arsip yang sudah memberkas dipertahankan sesuai dengan
keutuhannya (tidak berlaku untuk arsip korespondensi yang
tercampur dalam satu ordner)
2) Pemberkasan arsip merupakan kegiatan penyusunan kelompok arsip
sesuai dengan skema pengaturan arsip yang telah ditetapkan.
Pemberkasan dapat dilakukan berdasarkan :
a. Series, yaitu pengelompokan arsip-arsip yang memiliki jenis yang
sama;
b) Rubrik, yaitu pengelompokan arsip-arsip yang memiliki isi
permasalahan yang sama;
c) Dosier, yaitu pengelompokan arsip-arsip yang memiliki kesamaan
urusan/kegiatan.
f. Pendeskripsian merupakan kegiatan perekaman isi informasi yang ada pada
setiap item/berkas arsip.
g. Manuver kartu deskripsi (mengolah data), merupakan proses
menggabungkan kartu deskripsi atau data arsip yang mempunyai kesamaan
masalah, mengurutkan sesuai dengan skema serta memberikan nomor
definitif pada kartu deskripsi sebagai nomor penyimpanan berkas. . Manuver
fisik merupakan proses penyusunan berkas berdasarkan nomor definitif arsip
sesuai dengan skema.
h. Penataan arsip dalam boks.
11
1) arsip dimasukan ke dalam folder dan diberi kode masalah/subjek arsip
dan nomor urut arsip sesuai nomor definitif.
2) menyusun arsip ke dalam boks secara kronologis dimulai dari nomor
terkecil berada pada susunan paling belakang.
3) membuat label pada boks, berisi nomor boks, nomor folder serta lokasi
simpan.
4) apabila jumlah arsip dalam satu berkas sangat banyak, maka arsip dapat
disimpan lebih dari satu folder.
i. Pembuatan daftar arsip inaktif yang akan dipindahkan berdasarkan deskripsi
arsip yang disusun secara kronologis perkelompok berkas.
j. Penataan Arsip Inaktif yang belum memiliki Daftar Arsip oleh Unit pengolah
menghasilkan tertatanya fisik arsip dan tersedianya Daftar Arsip sehingga
dapat dilakukan pemindahan arsip inaktif kepada unit kearsipan sesuai
prosedur penyusutan arsip.
Dasar Hukum :
3) Perka ANRI No. 9 /2018 tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis
12
3. Melakukan identifikasi dan penilaian arsip dinamis yang akan di
autentikasi dalam rangka alih media
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Laporan Identifikasi Arsip Dinamis yang akan di Autentifikasi
Batasan Kegiatan menyeleksi arsip dinamis yang akan diautentikasi
dengan cara melakukan identifikasi dan menilai arsip serta
menentukan arsip dinamis yang akan dialih mediakan.
Ketentuan (1) Autentikasi untuk menjamin keotentikan arsip dan
Teknis dilakukan terhadap arsip tekstual dan arsip nontekstual
dengan cara memberikan tanda tertentu yang
dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan arsip hasil
alih media, seperti legalisir, watermark, dan sejenisnya;
(2) Autentikasi sekurang-kurangnya menyebutkan nama
pencipta arsip, nama pejabat yang melakukan
autentikasi arsip, dan waktu autentikasi arsip.
Norma 5 hari kerja/laporan (minimal 8 halaman termasuk daftar) .
Waktu
Manfaat Laporan dan daftar digunakan untuk melakukan autentikasi
dengan cara alih media terhadap arsip dinamis dan/atau arsip
terjaga di pencipta arsip.
Volume (1) Jumlah laporan dalam setahun sesuai SKP ;
(2) Penyusunan daftar minimal dilakukan setiap semester.
Bukti Kerja (1) Laporan identifikasi;
(2) Fotokopi Daftar Arsip Dinamis yang akan diautentikasi
dan telah mendapat persetujuan/ ditandatangani oleh
kepala unit kearsipan atau pimpinan unit kerja yang
menugaskan;
perorangan atau kelompok (maksimal 2 orang) dalam
jenjang jabatan yang sama.
Nilai Kualitas
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun format
laporan belum didukung daftar hasil identifikasi yang akan
diautentikasi atau sebaliknya hanya ada daftar tanpa disertai
60 laporan.
kesalahan besar, yaitu laporan tidak menjelaskan proses
identifikasi dan penilaian, serta rekomendasi untuk dilakukan
50 autentikasi dan/atau tidak menjelaskan alasan autentikasi
(kolom 8)
13
Contoh Format: Daftar Arsip Dinamis yang akan di Autentifikasi dalam rangka
Ahli Media
Unit pengolah/unit kerja : …………………………………..

No Kode Nomor Nomor Uraian Tanggal Jumlah Ket.
Klasifikasi Berkas Isi Informasi Alasan
Berkas Arsip Autentikasi
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
Contoh Format: Laporan Identifikasi Arsip Dinamis yang akan diautentikasi
LAPORAN IDENTIFIKASI ARSIP DINAMIS YANG AKAN DIAUTENTIKASI
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
2. Dasar Pelaksanaan
3. Maksud dan Tujuan
4. Ruang Lingkup
B. Pelaksanaan
1. Waktu dan Tempat
2. Pelaksana
3. Metode Identifikasi dan Penilaian
C. Hasil Identifikasi dan Penilaian
1. Dasar/Pertimbangan Penilaian
2. Objek Arsip yang Dinilai
D. Rekomendasi
E. Penutup
Lampiran : Daftar arsip dinamis yang akan di autentikasi
4. Melakukan identifikasi dan alih media arsip dinamis

KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Laporan identifikasi dan Daftar Arsip Dinamis yang
Dialihmedia.
Batasan Melakukan alih media arsip dalam rangka penyediaan salinan
arsip dengan melakukan identifikasi, penilaian, dan
transfer/pemindahan isi informasi dari bentuk media yang
satu ke dalam bentuk media lain, baik dalam situasi normal
ataupun darurat bencana.
14
Ketentuan (1) Alihmedia dilaksanakan untuk membantu kecepatan dan
Teknis kemudahan akses;
(2) Alih media dilaksanakan dengan memperhatikan kondisi
arsip dan nilai informasi;
(3) Alihmedia menggunakan sarana resmi milik pencipta arsip
dengan cara melakukan transfer/pemindahan isi informasi
dari bentuk media yang satu ke dalam bentuk media yang
lain, seperti arsip kertas ke microfilm/microfische/CD,
alihmedia dari arsip film/video/foto ke CD/DVD, konversi
media kertas ke format elektronik, serta pemindaian
(scanning); dan
(4) Setiap hasil alih media arsip wajib diautentikasi oleh
pencipta arsip sebagai bukti quality control suatu
pekerjaan dalam bentuk berita acara.
Norma 5 hari kerja/laporan (minimal 8 halaman) dan 15 menit/nomor
Waktu .
Manfaat Laporan dan daftar digunakan untuk pemeliharaan dan
pengamanan arsip dinamis yang telah dialihmedia.
Format Sekurang-kurangnya sesuai contoh
Volume (1) Jumlah laporan dan daftar dalam setahun sesuai SK ;
(2) Penyusunan laporan dan daftar dilakukan minimal setiap
semester.
Bukti Kerja (1) Laporan identifikasi yang telah mendapat persetujuan/
ditandatangani oleh pimpinan unit pengolah/unit kerja;
Atau Fotokopi Daftar Arsip Dinamis yang dialihmedia;
(2) Fotokopi berita acara alihmedia arsip; dan
perorangan atau kelompok (maksimal 2 orang) pada
Nilai Kualitas
laporan identifikasi tanpa disertai daftar arsip dinamis yang
dialihmedia, atau sebaliknya daftar arsip dinamis yang
60 dialihmedia tanpa disertai laporan hasil identifikasi.
50 kesalahan besar, yaitu tanpa ada berita acara alih media
arsip dinamis
15
Contoh Format: Laporan Identifikasi Arsip Dinamis yang Di Alih Media
LAPORAN IDENTIFIKASI ARSIP DINAMIS YANG DI ALIH MEDIA
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
4. Ruang Lingkup
B. Pelaksanaan
1. Waktu dan Tempat
2. Pelaksana
3. Metode
C. Hasil Pelaksanaan
1. Analisis penilaian
2. Jenis tindakan
D. Hambatan dan Pemecahan Masalah
E. Penutup
Lampiran : Daftar arsip dinamis yang di alih media

Fotokopi Berita Acara Alih Media Arsip Dinamis
Contoh Format: Daftar Arsip Dinamis yang di Alih Media
Unit pengolah/unit kerja : …………………………………..

No Jenis Jumlah Kurun Jenis Tindakan Alih Keterangan
Arsip Arsip Waktu Media Waktu
pelaksanaan
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
Contoh Format: Berita Acara Alih Media Arsip Dinamis
BERITA ACARA
ALIH MEDIA ARSIP DINAMIS
Pada hari …….. tanggal…… bertempat di ………………………….., kami

yang bertandatangan dibawah ini,
Nama : …………………………
Jabatan : ………………………...
Selaku Pihak Pertama/ Ketua Tim Alih Media Arsip Dinamis
Nama : …………………………
Jabatan : ………………………..
Selaku Pihak Kedua/ Pimpinan Unit Kearsipan
16
Menerangkan bahwa Pihak Pertama telah melalukan alih media arsip
dinamis di lingkungan …………… sesuai amanat Undang-Undang Nomor 43
Tahun 2009 tentang Kearsipan, berikut daftar arsip dinamis yang
dialihmediakan terlampir.
Puhak Pertama,
Pihak Kedua,
(Nama)
(Nama)
Alih Media Arsip

Melakukan identifikasi dan alihmedia arsip dinamis, dengan rincian:
- Mengidentifikasi arsip dinamis yang dialih media,
- Melaksanakan alih media arsip dinamis.
Dalam rangka pemeliharaan Arsip Dinamis selain pemeliharaan arsip dinamis
dapat juga dilakukan Alih Media Arsip.
(1) Alih Media Arsip dilaksanakan dalam bentuk dan media apapun sesuai
dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi berdasarkan
ketentuan peraturan perundangundangan.
(2) Alih Media Arsip dilakukan dengan prasarana dan sarana yang sesuai
dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi.
Prasarana dan sarana Alih Media Arsip harus memperhatikan hal sebagai
berikut:
a) dapat menampilkan kembali informasi elektronik dan/atau dokumen
elektronik secara utuh sesuai dengan masa retensi yang ditetapkan
dengan peraturan perundang-undangan;
b) dapat melindungi ketersediaan, keutuhan, keautentikan, kerahasiaan,
dan keteraksesan informasi elektronik dalam penyelenggaraan sistem
elektronik tersebut;
c) dapat beroperasi sesuai dengan prosedur atau petunjuk dalam
penyelenggaraan sistem elektronik tersebut;
d) dilengkapi dengan prosedur atau petunjuk yang diumumkan dengan
bahasa, informasi, atau simbol yang dapat dipahami oleh pihak yang
bersangkutan dengan penyelenggaraan sistem elektronik tersebut; dan
17
e) memiliki mekanisme yang berkelanjutan untuk menjaga kebaruan,
kejelasan, dan kebertanggungjawaban prosedur atau petunjuk.
Dalam melakukan Alih Media Arsip, pimpinan Pencipta Arsip menetapkan

kebijakan Alih Media Arsip melalui metode (pengkopian, konversi, migrasi),
Pada tiap Pencipta Arsip, Alih Media dapat dilaksanakan oleh unit pengolah
dan unit keArsipan dengan memperhatikan kondisi Arsip dan nilai informasi.
a. Arsip dengan kondisi rapuh/rentan mengalami kerusakan secara fisik; atau
b. Arsip elektronik dengan format data versi lama yang perlu diperbarui
dengan versi baru; atau
c. informasi yang terdapat dalam media lain dimana media tersebut secara
sistem tidak diperbarui lagi karena perkembangan teknologi.
Nilai informasi yang di Alih Media diutamakan terhadap:
a. Informasi yang bedasarkan peraturan perundangundangan tentang
keterbukaan informasi publik harus diumumkan secara serta merta; dan
b. Arsip yang berketerangan permanen dalam JRA.
Unit kearsipan pada tiap Pencipta Arsip dalam melaksanakan Alih Media harus
membuat berita acara yang disertai dengan daftar Arsip yang dialihmediakan.
Arsip yang bernilai guna kebuktian (evidential) yang telah dialihmediakan tetap
disimpan untuk kepentingan hukum berdasarkan ketentuan peraturan
perundang-undangan.
Kriteria Arsip yang bernilai guna kebuktian (evidential) terdiri atas:
a. merupakan bukti keberadaan, perubahan, pembubaran suatu lembaga
negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan;
b. merupakan bukti dan informasi tentang kebijakan strategis organisasi;
c. merupakan bukti dan informasi tentang kegiatan pokok organisasi;
d. merupakan bukti dan informasi tentang interaksi organisasi dengan
komunitas klien yang dilayani;
e. merupakan bukti hak dan kewajiban individu dan organisasi;
18
Alih Media Arsip diautentikasi oleh pimpinan di lingkungan Pencipta Arsip
dengan memberikan tanda tertentu yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait
dengan Arsip hasil Alih Media.
Prosedur Teknis Alih Media Arsip melalui digitalisasi meliputi:
a. penyeleksian/penilaian arsip yang akan dilakukan alih media.
b. pemindaian/scanning arsip;
c. penyusunan berita acara dan daftar arsip alih media; dan
d. pelaksanaan autentikasi arsip hasil alih media.
e. Penyeleksian/penilaian arsip yang akan dilakukan alih media
memperhatikan kondisi dan nilai informasi arsip.
Dalam kegiatan alih media kertas ke elektronik (digitalisasi), pemindaian dapat
dilakukan dengan alat pemindai yaitu scanner.
Proses pemindaian dilakukan dengan hasil disesuaikan pada format TIFF yaitu
format image tanpa kompresi dan resolusi pada 600dpi untuk perlindungan
arsip.
Pemindaian arsip asli direkomendasikan untuk menggunakan resolusi
minimum 300 dpi (dot per inch) dan disimpan dalam bentuk dokumen elektronik
dalam format tertentu seperti TIFF, GIF, JPEG, PNG, dan PDF. Arsip elektronik
tersebut harus memiliki informasi yang sama seperti dokumen aslinya. 48. Unit
kearsipan dalam melaksanakan alih media harus membuat berita acara dan
daftar arsip alih media .
Dasar Hukum :
3) Perka ANRI No. 9 /2018 tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip
Dinamis
19
5. Melakukan identifikasi arsip vital
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Laporan Identifikasi Arsip Vital
Batasan Kegiatan mengidentifikasi dan mengelola arsip vital/aset
organisasi di lingkungan pencipta arsip, dengan cara
melakukan identifikasi dan penilaian untuk menetapkan arsip
sebagai arsip vital.
Ketentuan (1) Pengelolaan arsip vital berdasarkan program arsip vital;
Teknis (2) Penentuan kategori arsip vital dengan menggunakan
analisis biaya dan analisis risiko.
Norma 5 hari kerja/laporan (minimal 8 halaman termasuk daftar)
Waktu
Manfaat Laporan dapat dijadikan acuan untuk menyusun program
arsip vital di lingkungan pencipta arsip.
Volume (1) Jumlah laporan dalam setahun sesuai SKP ;
(2) Penyusunan laporan dilakukan setiap tahun dan dapat
diperbarui.
Bukti Kerja (1) Laporan Identifikasi Arsip Vital;
(2) Fotokopi Daftar Arsip Vital dan telah mendapat
persetujuan/ditandatangani oleh pimpinan unit
pengolah/unit kerja atau kepala unit kearsipan’
perorangan atau
kelompok (maksimal 2 orang) dalam jenjang jabatan yang
sama
Nilai
Kualitas Hasil kerja sempurna sesuai ketentuan teknis dan format,
100 serta sudah dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi.
Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis dan format, namun
90 belum dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi.
Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun format
75 laporan belum disetujui oleh atasan langsung.
60 kesalahan besar, yaitu laporan tidak menjelaskan proses
identifikasi dan penilaian, serta rekomendasi untuk
dikategorikan sebagai arsip vital.
Contoh Format : Laporan Identifikasi Pengelolaan Arsip Vital
LAPORAN IDENTIFIKASI PENGELOLAAN ARSIP VITAL
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
20
4. Ruang Lingkup
B. Pelaksanaan
1. Waktu dan Tempat
2. Pelaksana
1. Dasar/Pertimbangan
D. Rekomendasi
E. Penutup
Lampiran : Daftar arsip Vital
6. Melakukan pengelolaan arsip vital

KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Daftar Arsip Vital
Batasan Kegiatan mengelola arsip vital/aset organisasi di lingkungan
pencipta arsip, dengan cara melakukan pendataan,
penyimpanan dan pemeliharaan arsip vital ke dalam suatu
Daftar Arsip Vital.
Ketentuan (1) Pengelolaan arsip vital berdasarkan program arsip vital;
Teknis (2) Identifikasi arsip vital dengan menggunakan analisis biaya
dan analisis risiko.
Norma 15 menit/nomor, maksimal 10 nomor/hari
Waktu
Manfaat Daftar digunakan untuk melakukan pemeliharaan dan
pelindungan arsip vital di lingkungan pencipta arsip.
Volume (1) Jumlah daftar/nomor dalam setahun sesuai SKP;
(2) Penyusunan daftar dilakukan minimal setiap tahun dan
dapat diperbarui.
Bukti Kerja (1) Fotokopi Daftar Arsip Vital dan telah mendapat
persetujuan/ditandatangani oleh pimpinan unit
pengolah/unit kerja atau kepala unit kearsipan; dan
(2) Fotokopi; surat perintah, kegiatan dilaksanakan oleh
perorangan atau
kelompok (maksimal 2 orang) pada jenjang jabatan yang
sama.
Nilai Kualitas
belum terpenuhi masih ada beberapa kolom yang
informasinya kurang lengkap, dan/atau bukti kerja tidak
60 lengkap.
21
kesalahan besar, yaitu masih ada daftar arsip vital yang tidak
50 mencantumkan lokasi simpan (kolom 7) dan/atau metode
pelindungan arsip vital (kolom 8).
Contoh Format: Daftar Arsip Vital
Nama Pencipta Arsip: ……………………….

No Asal Kode Jenis/ Nomor Retensi Lokasi Metode
Arsip/ Klasifikasi Series Arsip Arsip Simpan Pelindungan
Unit Arsip Vital
Kerja
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
Mengolah arsip vital.

Arsip Vital adalah Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi
kelangsungan operasional Pencipta Arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak
tergantikan apabila rusak atau hilang.
Prosedur pengelolaan arsip vital bertujuan untuk memandu pengelola arsip vital
yang berada di central file setingkat eselon II dan eselon III tertentu dan pengelola
Pusat Arsip.
A. Kegiatan pengelolaan arsip vital dilakukan melalui tahapan sebagai berikut:
1. Identifikasi Arsip Vital adalah suatu kegiatan untuk melaksanakan
pendataan dan penentuan arsip yang memenuhi kriteria sebagai arsip
vital.
2. Penataan Arsip Vital
Penataan arsip vital dilakukan dengan tahap-tahap sebagai berikut:
a. Pemeriksaan
Melakukan pemeriksaan kelengkapan berkas arsip vital yang akan
ditata, berkas arsip yang lengkap harus menggambarkan proses
kegiatan dari awal sampai akhir dan kondisi fisik berkas.
b. Menentukan Indeks berkas
Tentukan kata tangkap, berupa nomor, nama lokasi, masalah atau
subyek.
contoh Indeks: Sertifikat Tanah Gedung Gajah Mada
c.Menggunakan tunjuk silang apabila ada berkas yang memiliki
keterkaitan dengan berkas yang memiliki jenis media yang berbeda.
22
Contoh: Rancang Bangun Gedung Arsip Nasional Republik Indonesia
dengan Berkas perencanaan pembangunan gedung Arsip Nasional
Republik Indonesia.
d. Pelabelan
Memberikan label pada sarana penyimpanan arsip.
e. Penempatan Arsip
Kegiatan penempatan arsip pada sarana penyimpanan sesuai dengan
jenis media arsip.
3. Menyusun daftar arsip vital yang ada di unit kerja
Penyusunan daftar arsip vital berisi informasi tentang arsip vital unit kerja
B. Pelindungan dan pengamanan .

1. Metode perlindungan arsip vital dapat dilakukan dengan cara
penduplikasian, pemencaran arsip hasil duplikasi (Copy back-up) ke
tempat penyimpanan arsip pada lokasi) yang berbeda, dan penggunaan
peralatan khusus (vaulting);
2. Metode pengamanan terdiri dari pengamanan fisik dan informasi dengan
melakukan:
pencegahan bencana, persiapan apabila terjadi bencana, dan
penyelamatan apabila terjadi bencana.
C. Penyelematan dan Pemulihan Arsip Vital adalah suatu kegiatan perbaikan

fisik arsip vital yang rusak akibat bencana;
Untuk menjaga kemungkinan kerusakan yang lebih parah diperlukan langkah-
langkah penyelamatan arsip vital pasca musibah atau bencana sbb:
a. Mengevakuasi arsip vital yang terkena bencana dan memindahkan ke
tempat yang lebih aman;
b. Mengidentifikasi jenis arsip yang mengalami kerusakan, jumlah, dan
tingkat kerusakan dengan mengacu pada daftar arsip vital;
c. Memulihkan kondisi baik untuk fisik arsip vital maupun tempat
penyimpanannya.
Dasar Hukum :

2) PP No. 28/2012 tentang Pelaksanaan UU No 43/2009 (pasal 29, 40)
3) Perka ANRI No. 11 /2013 tentang Pelaksanaan Program Arsip Vital
23
7. Melakukan identifikasi arsip terjaga
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja 1. Laporan Identifikasi Arsip Terjaga
2. Daftar Arsip Terjaga
Batasan Kegiatan mengidentifikasi, menilai, dan meverifikasi arsip
terjaga dalam rangka menjamin keautentikan arsip terjaga
yang diterima dari pencipta arsip ke ANRI dengan cara
melakukan pemantauan arsip terjaga di pencipta arsip serta
melakukan verifikasi terhadap laporan arsip terjaga.
Ketentuan (1) Arsip terjaga telah diberkaskan dan wajib dilaporkan 1
Teknis (satu) tahun setelah pelaksanaan kegiatan;
(2) Daftar Arsip Terjaga sudah dilaporkan ke ANRI, baik
dalam bentuk softcopy atau hardcopy; dan
(3) Daftar Arsip Terjaga meliputi : Daftar Arsip Terjaga
dan/atau Daftar Isi Berkas Arsip Terjaga.
Norma 5 hari kerja/laporan (minimal 8 halaman beserta daftar)
Waktu
Manfaat Laporan dan daftar digunakan untuk menyiapkan salinan
autentik arsip terjaga yang akan diserahkan ke ANRI paling
lama 1 (satu) setelah pelaporan.
Volume (1) Jumlah laporan dan daftar dalam setahun sesuai SKP ;
(2) Penyusunan laporan dan daftar dilakukan setiap tahun,
paling lama 1 (satu) tahun setelah pemberkasan.
Bukti Kerja (1) Laporan Identifikasi Arsip Terjaga;
(2) Fotokopi Daftar Arsip Terjaga, baik Daftar Berkas Arsip
Terjaga atau Daftar Isi Berkas Arsip Terjaga yang telah
mendapat persetujuan/ ditandatangani oleh pimpinan
pencipta arsip; dan
kelompok (maksimal 2 orang) dalam jenjang jabatan
yang sama.
Nilai
Kualitas Hasil kerja sempurna sesuai ketentuan teknis dan format,
100 serta sudah dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi.
Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis dan format, namun
90 belum dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi.
Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun format
75 laporan belum disertakan daftar hasil identifikasi arsip terjaga
atau sebaliknya hanya daftar arsip terjaga tanpa disertai
laporan identifikasi arsip terjaga.
kesalahan besar, yaitu laporan tanpa menjelaskan proses
identifikasi dan penilaian, serta hasil verifikasi arsip terjaga.
24
Contoh Format: Laporan Identifikasi Pengelolaan Arsip Terjaga
LAPORAN IDENTIFIKASI PENGELOLAAN ARSIP TERJAGA
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
4. Ruang Lingkup
B. Pelaksanaan
1. Waktu dan Tempat
2. Pelaksana
1. Analisis Penilaian
D. Rekomendasi
E. Penutup
Lampiran :Daftar Berkas Arsip Terjaga yang akan di autentikasi,

dan/atau
Daftar Isi Berkas Arsip Terjaga yang akan diautentikasi
Contoh Format: Daftar Berkas Arsip Terjaga

Nama Pencipta Arsip : …………………………………..
No Kode Nomor Unit Uraian Informasi Arsip Kurun Jumlah Ket. Hasil
Klasifik Berkas pengolah Waktu Verifikasi
asi dan /unit
Jenis kerja
Arsip
Terjaga
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
Contoh Format: Daftar Isi Berkas Arsip Terjaga

Nama Pencipta Arsip : …………………………………..
No Kode Nomor Nomor Unit Uraian Tanggal Jumlah Ket. Hasil

Klasifika Berkas/ Item pengolah/ Informasi Verifikasi
si dan Isi Arsip unit kerja Arsip
Jenis berkas
Arsip
Terjaga
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
25
1. Kegiatan Pengelolaan Arsip Terjaga terdiri dari:
A. identifikasi;
B. pemberkasan;
C. pelaporan; dan
D. penyerahan
A. IDENTIFIKASI
2. Identifikasi Arsip Terjaga dilaksanakan untuk menentukan arsip
dinamis yang masuk dalam kategori arsip terjaga.
3. Identifikasi Arsip Terjaga dilakukan melalui kegiatan sebagai berikut:
a. Analisis fungsi organisasi;
b. Pendataan arsip; dan
c. Pengolahan data.
4. Analisis fungsi organisasi dilakukan untuk menentukan unit kerja
yang memiliki potensi menciptakan arsip terjaga (berkaitan dengan
bidang kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan,
perjanjian internasional, kontrak karya, dan masalah pemerintahan
yang strategis).
5. Pendataan arsip dilaksanakan dengan:
a. mengelompokan substansi informasi terhadap unit kerja yang
menciptakan Arsip Terjaga.
b. Pengelompokan substansi informasi sebagaimana dimaksud
dalam huruf a dilakukan dengan menggunakan formulir
pendataan arsip terjaga.
6. Pengolahan data dilakukan dengan menggunakan metode analisis
hukum dan analisis risiko.
7. Analisis hukum dilaksanakan melalui kegiatan:
a. Melakukan identifikasi peraturan perundang-undangan terkait
dengan bidang kependudukan, kewilayahan, kepulauan,
perbatasan, perjanjian internasional, kontrak karya, dan
masalah pemerintahan yang strategis.
b. Melakukan analisa terkait dengan potensi tuntutan hukum yang
akan timbul dikemudin hari.
8. Analisis risiko dilaksanakan dengan menafsirkan dampak kerugian
yang timbul, antara lain:
a. Kerugian materiil; dan
b. Kerugian immaterial.
B. PEMBERKASAN
9. Pemberkasan dilakukan berdasarkan sistem subjek (kelompok
masalah).
10. Arsip ditata berdasarkan subjek dengan menggunakan klasifikasi
arsip sebagai panduan pengelompokannya.
26
11. Prosedur pemberkasan terdiri dari pemeriksaan, penentuan indeks
(indexing), pengkodean, pemberian tunjuk silang, penyortiran,
pelabelan berkas, penataan.
12. Pemeriksaan meliputi kegiatan memeriksa kelengkapan berkas dan
memperhatikan apakah terdapat tanda perintah (disposisi) pimpinan
untuk menyimpan berkas.
13. Penentuan indeks (indexing) pada arsip dengan cara menentukan
kata tangkap (keyword) terhadap isi informasi arsip yang akan
disimpan sebagai judul berkas. Indeks dari informasi berkas sebagai
subjek pokok dicantumkan pada folder dan tab guide. Indeks dapat
berupa nama orang, lembaga/organisasi, tempat/wilayah, masalah
dan kurun waktu.
14. Menuliskan kode klasifikasi terhadap kata tangkap yang terpilih
menjadi indeks di sudut kanan atas arsip;
15. Menulis kode untuk fungsi/primer pada bagian depan dengan huruf
kapital sesuai klasifikasi, untuk kegiatan/sekunder dengan kode
angka dan diletakkan setelah kode huruf kapital, serta
transaksi/tersier dengan kode angka dan diletakkan di belakang
kode angka kegiatan/sekunder.
16. Pemberian tunjuk silang diperlukan apabila ditemukan informasi
yang terkandung dalam suatu berkas surat lebih dari satu subjek
atau sub subjek atau memiliki lebih dari satu peristilahan dan
mempunyai arti yang sama.
17. Penyortiran berkas surat berdasarkan kode-kode klasifikasi yang
telah dituliskan disudut kanan kertas surat. Penyortiran dilakukan
pada saat berkas surat dimasukan ke dalam folder untuk
memudahkan labelisasi dan penataan berkas di tempat
penyimpannya.
18. Kegiatan pemberian tanda pengenal berkas pada tab folder, dengan
ukuran label sesuai dengan ukuran tab folder dan guide. Label
diketik judul berkas, indeks yang telah ditetapkan serta kode
klasifikasi selanjutnya ditempel pada guide atau tab folder di mana
berkas surat akan disimpan.
19. Penyimpanan berkas surat dengan menggunakan sarana dan
prasarana kearsipan yang terdiri dari Filling Cabinet, Guide/Sekat
dan folder. Folder yang berisi berkas dan telah di beri indeks dan
kode klasifikasi ditata atau dimasukan dibelakang guide/sekat dalam
filing cabinet sesuai dengan klasifikasi subjek dan rinciannya.
Penataan berkas menggunakan sistem subyek/masalah dengan
menggunakan klasifikasi arsip sebagai dasar penataan.
C. PELAPORAN
20. Pelaporan arsip terjaga dilaksanakan dengan prosedur sebagai

berikut:
a. Menyiapkan daftar Arsip Terjaga;
b. Menyiapkan salinan autentik Arsip Terjaga; dan
c. Pelaporan Arsip Terjaga kepada ANRI.
21. Penyiapan daftar Arsip Terjaga terdiri dari penyiapan daftar berkas
arsip terjaga dan daftar isi berkas arsip terjaga.
27
22. Pelaporan arsip terjaga berupa Daftar Berkas Arsip Terjaga dan
Daftar Isi Berkas Arsip Terjaga yang disampaikan dalam bentuk
softcopy dan hardcopy;
23. Pelaporan arsip terjaga ke ANRI paling lama 1 tahun setelah
kegiatan dengan cara:
a. secara manual, menyampaikan secara tertulis melalui surat
kepada Kepala ANRI;
b. secara elektronik, melalui Jaringan Informasi Kearsipan Nasional
(JIKN) dengan menginput ‘Daftar Berkas Arsip Terjaga’, dan
‘Daftar Isi Berkas Arsip Terjaga’.
D. PENYERAHAN
24. Salinan autentik dari naskah asli arsip terjaga dalam bentuk softcopy
dan hardcopy diserahkan kepada ANRI paling lama 1 (satu) tahun
setelah dilakukan pelaporan.
25. Penyerahan salinan autentik dari naskah asli arsip terjaga oleh
Pencipta Arsip kepada ANRI dilengkapi dengan berita acara
penyerahan salinan autentik arsip terjaga
26. Penyerahan naskah asli Arsip Terjaga kepada ANRI paling lama 1
(satu) tahun setelah dilakukan pelaporan.
27. Penyerahan naskah asli arsip terjaga oleh Pencipta Arsip kepada
ANRI dilengkapi dengan berita acara penyerahan naskah asli arsip
terjaga.
Dasar Hukum :
1) Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan Pasal 51 ayat (3);
2) Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 41
Tahun 2015 Tentang Pengelolaan Arsip Terjaga.
28
20. Memberikan pelayanan penggunaan arsip dinamis
Pelaksana : Arsiparis Mahir (di Unit pengolah/unit kerja)
Arsiparis Penyelia (Unit Kearsipan dan PPID)
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Laporan Pelayanan Arsip Dinamis
Batasan Kegiatan memberikan pelayanan penggunaan arsip dinamis
dan arsip vital dalam segala bentuk media , dengan cara
menyediakan fisik arsip/bahan kearsipan kepada pengguna
secara cepat dan tepat, baik itu yang dilakukan di unit
pengolah/unit kerja, unit kearsipan, ataupun PPID (Pejabat
Pengelola Informasi dan Dokumen)
Ketentuan (1) Pelayanan arsip dinamis sesuai klasifikasi keamanan dan
Teknis akses arsip;
(2) Optimalisasi pelayanan penggunaan arsip dinamis sampai
dengan proses
pengembalian dan penyimpanan arsip dinamis; dan
(3) Pelayanan arsip dinamis dilakukan di unit pengolah/unit
kerja untuk layanan arsip aktif, unit kearsipan untuk
layanan arsip inaktif, dan di PPID untuk informasi publik.
Norma 10 menit/nomor di unit pengolah/unit kerja, 15 menit/nomor di
Waktu unit kearsipan,
30 menit/nomor di PPID.
Manfaat Laporan dapat digunakan untuk mengetahui frekuensi
penggunaan arsip dinamis dan referensi untuk penentuan
masa simpan arsip dinamis.
Format Sekurang-kurangnya sesuai contoh:
(1) Di Unit pengolah/unit kerja;
(2) Di Unit Kearsipan; atau
(3) Di Unit PPID.
Volume Jumlah daftar/nomr dalam setahun sesuai SKP dan tiap
layanan dicatat dalam formulir/buku pelayanan arsip dinamis,
laporan minimal setiap bulan.
Bukti Kerja (1) Fotokopi formulir/buku layanan penggunaan arsip dinamis
terhadap pengguna ;
(2) Fotokopi surat perintah atau surat keterangan dari
pimpinan unit kerja yang menugaskan, kegiatan
dilaksanakan oleh perorangan (di unit pengolah), atau
kelompok maksimal 2 orang (di unit kearsipan dan PPID)
pada jenjang jabatan yang sama.
Nilai Kualitas
formulir/buku belum terpenuhi masih ada beberapa kolom
yang informasinya kurang lengkap, dan/atau bukti kerja tidak
29
60 lengkap.
kesalahan besar, yaitu (1) di unit pengolah/unit kerja, formulir
tidak mencantumkan tanggal peminjamam maupun tanggal
pengembalian arsip yang dipinjam; (2) di unit kearsipan,
50 formulir tidak mencantumkan nama dan unit kerja peminjam
arsip; dan (3) di PPID, jenis arsip yang diberikan termasuk
kategori arsip yang dikecualikan.
Contoh Format: Formulir/Buku Layanan Arsip Aktif di Unit pengolah/unit kerja
Nama Unit pengolah/unit kerja : …..

Jenis Nomor Berkas/ Nama Tanggal Tanggal Keteran
No Arsip Nomor Isi Pengg Peminjaman Pengemb gan
Yang Berkas una alian Lain
Dipinjam
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
Contoh Format: Formulir/Buku Layanan Arsip In Aktif di Unit Kearsipan
No Jenis Arsip Nomor Nama dan Maksud Tanggal Tanggal Keterangan

Yang Berkas/ Unit Kerja dan Peminjaman Pengembalian Lain
Dipinjam Nomor peminjam/ keperluan
Isi pengguna
Berkas
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
Contoh Format: Formulir/Buku Layanan Arsip Dinamis di PPID
No Jenis Nomor Nama dan Maksud Tanggal Tanggal Klasifikasi

Arsip Berkas Alamat dan Peminja Pengembalian Informasi
Yang / Pengguna Keperluan man (terbuka atau
Dipinj Nomor tertutup/dikecuali
am Isi kan)
Berkas
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
MEMBERIKAN LAYANAN ARSIP DINAMIS (INAKTIF)

Prosedur Temu Balik Layanan Informasi
a. Penetapan Kewenangan Penggunaan
b. Penentuan batas kewenangan peminjam
c. Hirarki jabatan menentukan kewenangan penggunaan
30
Prosedur Pencarian & Pengambilan Arsip
a. Permintaan / pemesanan arsip
(lisan, telepon, tertulis) formulir peminjam
b. Pencarian Arsip
(melihat Daftar Pertelaan Arsip /DPA)
c. Pengambilan Arsip
(Kelokasi dengan berdasar DPA, Out Guid/ Out
d. Prosedur Pengendalian Peminjaman
e. Pencatatan
(Buku pengendalian / formulir)
f. Penggunaan carrier folder
(Folder / box khusus sebagai tempat pembawa arsip yang dipinjam)
g. Waktu peminjaman
(Penentuan waktu peminjaman menjadi kebijakan masing-masing instansi)
h. Pengambilan & Penyimpanan kembali Kembali
(Dikembalikan ketempat semula dengan diteliti kelengkapannya)
i. Tindak Lanjut
(Dibuat aturan jika ada arsip yang hilang, dibuat arsip pengganti/ sanksi
hukum)
Kartu Peminjam
Dibuat rangkap 2 (dua) untuk Peminjam, disimpan di tickler file / sarana
pengendalian
Out Indikator
Adalah alat penunjuk keluarnya/ dipinjamnya arsip dari tempatnya. Berfungsi
sebagai pengganti arsip yang sedang keluar / dipinjam
a. Out Guide : Jika arsip yang dipinjam 1 Folder (1 map)
b. Out Sheet : Jika arsip yang dipinjam lembaran
LAYANAN /AKSES ARSIP VITAL
Ketentuan akses arsip vital terdiri dari 2 (dua) golongan yaitu pengguna yang
ada di lingkungan internal dan pengguna dari lingkungan eksternal instansi.
Penggolongan tersebut adalah sebagai berikut:
A. Pengguna yang berhak di lingkungan internal instansi
31
1. Penentu kebijakan yang mempunyai kewenangan untuk mengakses
seluruh arsip vital yang berada di bawah kewenangannya, dengan
ketentuan sebagai berikut:
a. Pimpinan tingkat tertinggi,Kepala Lembaga
b. Pimpinan tingkat tinggi (satu tingkat di bawah pimpinan level tertinggi),
c. Pimpinan tingkat menengah (satu tingkat di bawah pimpinan level
tinggi), yaitu Pejabat Eselon II dan III mempunyai kewenangan untuk
mengakses seluruh arsip vital di bawah kewenangannya, namun tidak
diberikan hak akses untuk informasi yang terdapat pada pimpinan level
tertinggi, pimpinan level tinggi, dan yang satu level di luar unit kerjanya
kecuali telah mendapatkan izin dari pimpinan tingkat tertinggi dan
tingkat tinggi.
2. Pelaksana Kebijakan, yaitu Pejabat Eselon IV, Arsiparis, dan pegawai yang
mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh arsip vital yang berada
di bawah kewenangannya dengan tingkat klasifikasi biasa, tetapi tidak
diberikan hak akses untuk arsip dengan tingkat klasifikasi terbatas, rahasia,
dan sangat rahasia yang terdapat pada pimpinan tingkat tertinggi, pimpinan
tingkat tinggi, pimpinan level menengah, dan yang satu tingkat di atas unit
kerjanya kecuali telah mendapatkan izin.
3. Pengawas internal mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh
arsip pada pencipta arsip dalam rangka melaksanakan fungsi pengawasan
internal sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, seperti
pengawasan yang dilakukan oleh Inspektorat.
B. Pengguna yang berhak di lingkungan eksternal
1. Publik mempunyai hak untuk mengakses arsip vital setelah mendapat ijin
dari Kepala Lembaga
2. Pengawas eksternal mempunyai hak untuk mengakses seluruh arsip vital

pada pencipta arsip dalam rangka melaksanakan fungsi pengawasan
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, seperti
pengawasan yang dilakukan oleh Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) dan
Badan Pengawasan Keuangan Pembangunan (BPKP), contohnya ketika
BPK sedang dalam tugas mengaudit.
32
3. Aparat penegak hukum mempunyai hak untuk mengakses arsip vital pada
pencipta arsip yang terkait dengan perkara atau proses hukum yang
sedang ditanganinya dalam rangka melaksanakan fungsi penegakan
hukum, contohnya ketika pihak penegak hukum sedang menangani tindak
pidana masalah korupsi.
arsip atau rekonstruksi bangunan.

Dasar Hukum:

2) PP No. 28/2012 tentang Pelaksanaan UU No 43/2009 (pasal 29, 40)
3) Perka ANRI No. 11 /2013 tentang Pelaksanaan Program Arsip Vital
33
B. PENGELOLAAN ARSIP STATIS
1. Melakukan verifikasi fisik arsip pada kegiatan penyusunan daftar arsip

statis dan inventaris arsip
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Laporan verifikasi fisik arsip pada kegiatan penyusunan daftar
arsip statis dan inventaris arsip
Batasan Kegiatan mendata dan meverifikasi fisik arsip dengan hasil
deskripsi dalam rangka penyusunan sarana bantu penemuan
kembali arsip statis
Ketentuan (1) Verifikasi dilakukan setelah ada kegiatan pengolahan
Teknis arsip;
(2) Verifkasi dilakukan dengan mencocokkan daftar arsip
statis atau inventaris Arsip
Norma 7 hari kerja/laporan (minimal 10 halaman berikut daftar)
Waktu
Manfaat Laporan digunakan untuk penyusunan daftar arsip statis
dan/atau inventaris arsip.
Volume Jumlah laporan dalam setahun sesuai SKP.
Bukti Kerja (1) Laporan verifikasi fisik arsip dan foto daftar arsip yang
telah mendapat persetujuan/ditandatangani oleh pimpinan
unit kerja yang menugaskan di lembaga kearsipan;
perorangan atau kelompok, (maksimal 2 orang) pada
Nilai Kualitas
laporan tidak disertai daftar
kesalahan besar, yaitu laporan tidak menjelaskan metode
50 verifikasi.
Hasil kerja semuanya tidak memenuhi persyaratan.
Contoh Format: Laporan verifikasi fisik arsip dalam rangka penyusunan daftar
arsip statis dan/atau inventaris arsip
LAPORAN VERIFIKASI FISIK ARSIP STATIS
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
4. Ruang Lingkup
34
B. Pelaksanaan
1. Waktu dan Tempat
2. Pelaksana
3. Metode
C. Hasil Pelaksanaan
1. Tahapan kegiatan
2. Hasil kegiatan
D. Penutup
Lampiran: Daftar arsip statis
Contoh Format: Daftar Arsip Statis
Nama Pencipta Arsip : …………………………

No Jenis/Seri Arsip Tingkat Kurun Jumlah Keterang
Perkemba Waktu an
ngan
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
Melakukan verifikasi penataan dan penyimpanan arsip dalam rangka

penyusunan daftar arsip statis.
Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki
nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan
dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak
langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga
kearsipan.
Arsip statis yang dikelola oleh lembaga kearsipan pada dasarnya terbuka
untuk umum.
Berdasarakan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

mewajibkan kepada setiap lembaga kearsipan untuk menjamin kemudahan
akses arsip statis bagi kepentingan pengguna arsip. Akses arsip statis
dilakukan untuk kepentingan pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan
publik dengan memperhatikan prinsip keutuhan, keamanan, dan keselamatan
arsip, serta didasarkan pada sifat keterbukaan dan ketertutupan arsip sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Arsip statis yang dikelola oleh lembaga kearsipan memiliki beberapa fungsi
antara lain sebagai:
1. memori kolektif, identitas, dan jati diri bangsa;

2. bahan penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan; dan
3. sumber informasi publik.
35
Ketersediaan sarana bantu penemuan kembali arsip statis sebagai hasil
(output) dari kegiatan pengolahan khazanah arsip statis pada lembaga
kearsipan merupakan salah satu prasyarat aksesibilitas arsip statis yang
disimpan oleh lembaga kearsipan.
Jenis sarana bantu penemuan kembali arsip statis pada lembaga kearsipan
umumnya terdiri atas 3 (tiga) jenis, yakni guide arsip statis, daftar arsip statis,
dan inventaris arsip.
Daftar arsip statis adalah sarana bantu penemuan kembali arsip statis yang
memuat sekurang-kurangnya uraian informasi dekripsi arsip statis .
Dalam Prosedur Pengeloaann Arsip Statis terdapat kegiatan Penilaian dan Uji
Petik
Draft daftar arsip statis yang telah disusun kemudian dinilai dan diuji
ketepatannya oleh pimpinan unit kerja penanggung jawab dalam pengolahan
arsip. Apabila terdapat koreksi atas substansi dan redaksi daftar arsip statis,
dilakukan perbaikan atas hasil penilaian dan uji petik terhadap daftar arsip
statis. Pengesahan Daftar Arsip Statis dilakukan setelah Daftar arsip statis
diperbaiki ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab terhadap
pengolahan arsip statis sebagai tanda pengesahan
Melakukan verifikasi penataan dan penyimpanan arsip pada kegiatan

penyusunan inventaris arsip statis.
Inventaris arsip adalah sarana bantu penemuan kembali arsip statis yang
memuat uraian informasi dari daftar arsip statis yang dilengkapi dengan
pendahuluan dan lampiran.
Dalam Prosedur Penysusnan Inventaris Arsip terdapat kegiatan Penilaian dan
Uji Petik
Draft inventaris arsip yang telah disusun kemudian dinilai dan diuji
ketepatannya oleh pimpinan unit kerja penanggung jawab dalam pengolahan
arsip. Apabila terdapat koreksi atas substansi dan redaksi inventaris arsip,
dilakukan perbaikan atas hasil penilaian dan uji petik terhadap inventaris arsip
tersebut. Pengesahan Inventaris Arsip dilakukan setelah Inventaris arsip
diperbaiki dan ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab terhadap
pengolahan arsip statis sebagai tanda pengesahan.
Dasar Hukum :
1) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Pasal 53);
2) PP 28/2014 tentang Pelaksanaan UU Nomor 43/2019 (pasal 96-97);
Tahun 2011 Tentang Pedoman Penyusunan Sarana Bantu Penemuan
Kembali Arsip Statis
36
C. PEMBINAAN KEARSIPAN
1. Melakukan penilaian prestasi kerja Arsiparis di tingkat Instansi

KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Verifikasi Penilaian Prestasi Kerja Arsiparis Tingkat Instansi
Batasan Kegiatan duduk dalam anggota Tim Penilai Kinerja dengan
cara menilai prestasi kerja arsiparis terhadap arsiparis yang
berada dibawah jenjang jabatannya, sesuai standar
kompetensi dan standar kualitas hasil kerja arsiparis di
lingkungan tingkat instansi.
Ketentuan (1) Menguasai teknis dan lingkup kegiatan kearsipan;
Teknis (2) Minimal mempunyai jenjang jabatan yang sederajat atau
sama dengan arsiparis yang dinilai;
(3) Memiliki kemampuan dan pengalaman dalam melakukan
kegiatan kearsipan
Norma 60 menit/penilaian Arsiparis, maksimal 2 orang Arsiparis/hari
Waktu
Manfaat Hasil verifikasi dapat dimanfaatkan untuk Penilaian Angka
Kredik (PAK) prestasi kinerja Arsiparis
Volume Laporan dilaksanakan pada awal tahun sesuai SKP.
Bukti Kerja (1) Fotokopi formulir verifikasi kualitas hasil kerja arsiparis;
(2) Fotokopi SK. Tim, kegiatan dilaksanakan oleh perorangan
Nilai Kualitas
laporan belum terpenuhi masih ada kekurang lengkapan
60 pada identitas Arsiparis yang dinilai.
kesalahan besar, yaitu format formulir verifikasi tidak
50 mencantumkan alasan hasil nilai yang telah diverifikasi
dan/atau belum ada total angka kredit komulatif (AKK).
37
Contoh Format: Verifikasi Penilaian Prestasi Kerja Arsiparis Tingkat Instansi
Nama Penilai
NIP
Nama Arsiparis yang di verifikasi
NIP
Unit Kerja/Instansi
1. Jumlah Rincian dalam SKP 2. Hasil verifikasi dan Nilai
a. Tugas Pokok a. Tugas Pokok
1. …….. 1. ………
2. …….. b. Tugas Tambahan
b. Tugas Tambahan 1. ……….
1. …….. 2. ……….
2. ……..
Nilai Alasan : Catatan :
1. ……… …….. (sesuai
kategori nilai)…….
2. ……… ……. (sesuai
3. ……… …….. (sesuai
4. Dst
1. Sasaran Kerja Pegawai (SKP) ……. x 60 % = ……..
2. Nilai Prilaku Kerja ……X 40 % =……..+
3.
4. 3. Nilai Prestasi Kerja ………. ( predikat)
REKOMENDASI :
Penilai/Verifikasi
………………..
PENILAIAN KINERJA ARSIPARIS
Pada awal tahun PNS wajib menyusun SKP yang akan dilaksanakan dalam 1 (satu)
tahun berjalan. SKP JFA disusun berdasarkan penetapan kinerja unit kerja yang
bersangkutan. SKP untuk masing-masing jenjang jabatan berdasarkan penetapan
kinerja unit dengan mendasarkan kepada tingkat kesulitan dan syarat kompetensi
untuk masing-masing jenjang jabatan. SKP yang telah disusun harus disetujui dan
ditetapkan oleh atasan langsung.
Penilaian Kinerja dilakukan terhadap
a. SKP (tugas pokok + tugas tambahan) dengan memberi Nilai Kualitas terhadap
kualitas hasil kerja Arsiparis sesuai Standar Kualitas Hasil Kerja Arsiparis
b. Perilaku Arsiparis
Setiap tugas pokok dari pekerjaan kearsipan memperoleh hasil Nilai Kualitas.
Nilai Kualitas diberikan sesuai Standar Kualitas Hasil Kerja Arsiparis.
38
Jumlah nilai kualitas tugas pokok dalam SKP dibagi dengan jumlah kegiatan
tugas pokok, selanjutnya ditambah dengan nilai kualitas tugas tambahan.
Untuk mendukung kualitas hasil kerja maka Arsiparis yang melaksanakan kegiatan
kearsipan wajib mengumpulkan kelengkapan bahan penilaian kinerja sesuai
bukti kerja Arsiparis.
Bukti kerja Arsiparis meliputi :
a. Bukti fisik dari setiap kegiatan kearsipan;
b. Dasar untuk melakukan kegiatan kearsipan, dapat berupa Surat Keputusan
(SK), surat perintah/ surat tugas, instruksi tertulis, instruksi lisan maupun
mandiri.
Penilaian Kinerja dan Konversi Hasil Penilaian Kinerja

Angka kredit kumulatif untuk kenaikan pangkat dan jabatan Arsiparis ditetapkan
berdasarkan hasil penilaian kinerja arsiparis yang dikonversi ke dalam angka kredit
kumulatif sebagai berikut:
1) NK 91 ke atas (sangat baik) mendapatkan AK sebesar 150% dari AK yang
harus dicapai setiap tahun;
2) NK 76 – 90 (baik) mendapatkan AK sebesar 125% dari AK yang harus dicapai
setiap tahun;
3) NK 61 – 75 (cukup) mendapatkan AK sebesar 100% dari AK yang harus dicapai
setiap tahun;
4) NK 51 – 60 (kurang) mendapatkan AK sebesar 75% dari AK yang harus dicapai
setiap tahun;
5) NK 50 ke bawah (buruk) mendapatkan AK sebesar 50% dari AK yang harus
dicapai setiap tahun.
Dasar Hukum :
1) Permenpan 13/2016 tentang Perubahan Atas Permenpan nomor 48
tahun 2014 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis
2) Perka ANRI no 4/2017 tentang Pelaksanaan Tugas Jabatan
Fungsional Arsiparis
3) Perka ANRI no 5/2017 tentang Pedoman Penilaian
4) Perka ANRI no 23/2017 Perubahan Atas Perka ANRI Nomor 5/ 2016
tentang Standar Kualitas Hasil Kerja Pejabat Fungsional Arsiparis
39
D. PENGOLAHAN DAN PENYAJIAN ARSIP MENJADI INFORMASI
1. Mengolah dan menyajikan arsip aktif menjadi informasi
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Entry Data Daftar Informasi Arsip Aktif
Batasan Kegiatan mengentry dan meverifikasi data arsip aktif menjadi
informasi serta menyajikan untuk kepentingan kedinasan
melalui sarana Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD)
ataupun sejenisnya.
Ketentuan (1) Unit pengolah/unit kerja sudah menjadi sub bagian dari
Teknis unit kearsipan dan telah terintegrasi dalam Sistem
Informasi Kearsipan Nasional /SIKN;
(2) Daftar telah diklasifikasikan dalam kategori informasi
terbuka dan informasi yang dikecualikan bagi publik.
Norma 15 menit/nomor
Waktu
Manfaat Daftar dapat diakses oleh publik melalui JIKN
Volume (1) Jumlah daftar/nomor dalam daftar sesuai SKP;
(2) Daftar dapat diperbarui setiap semester;
Bukti Kerja (1)Fotokopi daftar informasi arsip aktif yang telah
dipublikasikan dalam Jaringan Informasi Kearsipan
Nasional (JIKN) atau telah mendapat persetujuan/
(2)Fotokopi surat perintah, kegiatan dilaksanakan oleh
Nilai Kualitas
belum terpenuhi ada beberapa kolom yang informasinya
60 kurang lengkap.
kesalahan besar, yaitu dalam daftar masih ada yang tidak
50 mencantumkan keterangan klasifikasi keamanan dan akses
arsip isi berkas.
40
Contoh Format: Daftar Informasi Arsip Aktif
No Nomor Nomor Kode Bentuk Uraian Informasi Tingkat Tanggal Ket.

Berkas Item Klasifikasi Naskah perkembangan Klasifikasi
Arsip Arsip Keamanan
& Akses
Arsip
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
2. Mengolah dan menyajikan arsip inaktif menjadi informasi

KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Entry Data Daftar Informasi Arsip InAktif
Batasan Kegiatan mengentry dan meverifikasi data arsip inaktif
menjadi informasi dan menyajikan untuk kepentingan
kedinasan melalui sarana Sistem Informasi Kearsipan
Dinamis (SIKD) ataupun sejenisnya.
Ketentuan (1) Unit kearsipan telah terintegrasi dalam PPID dan Sistem
Teknis Informasi Kearsipan Nasional /SIKN;
Norma 15 menit/nomor .
Waktu
Volume (1) Jumlah nomor dalam daftar sesuai SKP ;
(2) Daftar dapat diperbarui setiap semester.
Bukti Kerja (1) Fotokopi Daftar Informasi Arsip Inaktif yang telah
Nilai Kualitas
60 kurang lengkap.
arsip isi berkas.
41
Contoh Format: Daftar Informasi Arsip In Aktif
No Nomor Kode Uraian Kurun Jumlah Ket.

Arsip Klasifikasi Informasi Waktu Klasifikasi
Arsip Arsip Keamanan &
Akses Arsip
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
3. Mengolah dan menyajikan arsip vital menjadi informasi

KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Entry Data Daftar Informasi Arsip Vital
Batasan Kegiatan mengentry dan meverifikasi data arsip vital menjadi
informasi serta menyajikan untuk kepentingan kedinasan
melalui sarana Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD)
ataupun sejenisnya.
Norma 15 menit/nomor untuk setiap pelaksana.
Waktu
Volume (1) Jumlah nomor dan daftar dalam setahun sesuai SKP;
(2) Daftar dapat diperbarui setiap semester;
Bukti Kerja (1) Fotokopi Daftar Informasi Arsip Aktif yang telah
Nilai Kualitas
60 kurang lengkap.
42
arsip isi berkas.
Contoh Format: Daftar Informasi Arsip Vital
No Nomor Nomor Kode Bentuk Uraian Informasi Tingkat Tanggal Ket.

Berkas Item Klasifikasi Naskah perkembangan Klasifikasi
Arsip Arsip Keamanan
& Akses
Arsip
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
4. Mengolah dan menyajikan arsip terjaga menjadi informasi

KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Entry Data Daftar Informasi Arsip Terjaga
Batasan Kegiatan mengentry dan meverifikasi Data Arsip Terjaga
Waktu
Manfaat Daftar sudah dapat diakses oleh publik melalui JIKN
Volume (1) Jumlah nomor dan daftar sesuai SKP ;
Nilai Kualitas
43
60 kurang lengkap.
arsip isi berkas.
Contoh Format: Daftar Informasi Arsip Terjaga
No Unit Nomor Kode Uraian Informasi Kurun Jumlah Ket.

pengolah/unit Arsip Klasifikasi Arsip Waktu Klasifikasi
kerja Arsip Keamanan
& Akses
Arsip
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
5. Mengolah dan menyajikan arsip statis menjadi informasi

KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Entry Data Daftar Informasi Arsip Statis
Batasan Kegiatan mengentry dan meverifikasi data arsip statis
Waktu
Manfaat Daftar sudah dapat diakses oleh publik melalui JIKN
(1) Jumlah nomor dalam daftar sesuai SKP ;
perorangan atau kelompok (maksimal 4 orang)pada
44
Nilai Kualitas
60 kurang lengkap.
arsip isi berkas.
Contoh Format: Daftar Informasi Arsip Statis
No Unit Nomor Kode Uraian Kurun Jumlah Ket.

pengolah/unit Arsip Klasifikasi Informasi Arsip Waktu Klasifikasi
kerja Arsip Keamanan
& Akses
Arsip
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
 Pengolahan Informasi Tematik Pengolahan arsip dinamis sebagai informasi

publik setelah dilakukan pemberkasan pada arsip aktif dan selanjutnya
penataan pada arsip inaktif. Kegiatan selanjutnya adalah mengolah daftar
hasil pemebrkasan dan penataan yang berupa daftar arsip aktif dan inaktif
dalam informasi tematik yang dikehendaki. Langkah-langkah pengolahan
informasi tematik adalah sebagai berikut:
1. Penentuan tema
2. Mengidentifikasi keberadaan arsip berdasarkan daftar arsip
3. Proses pengolahan dengan cara menghubungkan keterkaitan arsip
dalam satu keutuhan informasi;
4. Penyusunan daftar informasi arsip tematik yang sekurang-kurangnya
memuat judul, pencipta arsip, uraian hasil pengolahan, dan kurun
waktu.
 Penyerahan kepada Unit Pelayanan Informasi Publik

1. Daftar berkas dan daftar isi berkas hasil dari pemberkasan arsip aktif
pada Unit Pengolah dan Daftar Arsip Inaktif hasil dari penataan arsip
inaktif pada Unit Kearsipan dikirim kepada Unit Pelayanan Informasi
Publik untuk ditentukan jenis informasi publiknya. Penentuan jenis
informasi publik tersebut dilaksanakan oleh Unit Pelayanan Informasi
45
Publik berdasarkan ketetapan jenis informasi publik yang telah
ditetapkan oleh pimpinan Unit Pencipta.
2. Ketentuan waktu penyerahan daftar berkas dan daftar isi berkas hasil
dari pemberkasan arsip aktif pada Unit Pengolah dan Daftar Arsip
Inaktif hasil dari penataan arsip inaktif pada Unit Kearsipan kepada
Unit Pelayanan Informasi Publik, adalah setiap 6 (enam) bulan dari
tahun anggaran berlangsung.
TATA CARA PENYAJIAN INFORMASI PUBLIK
Pelayanan Informasi Publik

1. Pemohon Informasi Publik pada suatu badan publik diterima oleh unit yang
melaksanakan fungsi pelayanan informasi publik.
2. Bagi pemohon yang menghendaki fisik arsip, maka fungsi pelayanan
informasi publik akan menghubungi Unit Pengolah dan Unit Kearsipan
sesuai dengan arsip yang diminta, sepanjang tidak dikecualikan dan
tergolong sangat rahasia atau terbatas.
Dasar Hukum :
1) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Pasal
17 ayat (1) huruf b dan ayat (3) huruf b;
2) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal
42 ayat (1);
4) Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan
Informasi Publik;
Tahun 2011 Tentang Tata Cara Penyediaan Arsip Dinamis Sebagai
Informasi Publik.
46
E. TUGAS TAMBAHAN
1. Peran serta dalam kegiatan ilmiah bidang Kearsipan
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Sertifikat/Piagam Penghargaan/Surat Keterangan
Batasan Kegiatan menghadiri/ mengikuti secara langsung pertemuan
ilmiah di bidang kearsipan, seperti Seminar/Workshop/Lokakarya/
Simposium/Ekspose/ Diskusi Ilmiah dan
sejenisnya, atas perintah pimpinan atau undangan mandiri:
Norma Waktu 2 jam/kegiatan
Format Sertifikat/Piagam penghargaan/Surat Keterangan sekurang-
kurangnya memuat informasi: nama kegiatan, status
keikutsertaan, waktu dan tempat kegiatan, nama dan logo
penyelenggara, dan tanda tangan penanggungjawab kegiatan.
Bukti Kerja (1) Fotokopi sertifikat/piagam penghargaan/surat keterangan
yang dikeluarkan oleh lembaga resmi dan diakui
pemerintah; atau
(2) Fotokopi surat perintah/surat undangan yang telah di verifikasi
oleh penyelenggara
2. Menemukan dan mengembangkan teknologi tepat guna di bidang

kearsipan
KOMPONEN
URAIAN
Hasil Kerja Naskah keputusan atas produk temuan teknologi tepat guna
Batasan Kegiatan menemukan teknologi tepat guna di bidang kearsipan
dan mendapatkan pengakuan dengan cara perekayasaan,
pembaruan, penyesuaian, penerapan ilmu pengetahuan dan/atau
teknologi di bidang kearsipan atas perintah pimpinan atau
mandiri.
Norma Waktu 12 bulan/naskah
Format (1) Naskah akademik diketahui oleh pimpinan unit kerjanya;
(2) Produk telah didukung/ditetapkan oleh Keputusan
pimpinan sesuai dengan kewenangannya.
Bukti Kerja (1) Foto kopi naskah keputusan pimpinan atas produk hasil
temuan teknologi tepat guna yang disahkan dan
ditandatangani oleh Kepala ANRI (tingkat nasional)/ Kepala
Daerah (tingkat daerah)/ Pimpinan pencipta arsip (tingkat
pencipta arsip)/ Pimpinan Perguruan Tinggi (Perguruan
Tinggi);
(2) Foto kopi surat perintah, kegiatan dilaksanakan oleh
perorangan atau kelompok (maksimal 3 orang)
47
3. Menjadi anggota profesi Arsiparis yang bersifat nasional atau
internasional
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Tanda Keanggotaan Organisasi Profesi Kearsipan
Batasan Kegiatan menjadi anggota organisasi profesi kearsipan:
internasional/ nasional/ regional/ dan institusional secara
mandiri.
Norma Waktu Satu kali pengajuan, selama menjadi anggota
Format Dalam bentuk kartu anggota/ surat keterangan sekurang-
kurangnya mencantumkan nama dan alamat organisasi
profesi, nama anggota, nomor anggota, masa berlaku
keanggotaan.
Bukti Kerja Foto kopi kartu keanggotaan organisasi profesi ataupun surat
keterangan lain yang dikeluarkan oleh Pengurus organisasi
profesi.
4. Memperoleh penghargaan/ tanda jasa kehormatan
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Piagam Penghargaan/ Tanda Jasa Kehormatan
Batasan Memperoleh tanda penghargaan dari pemerintah atas jasa
pengabdian sebagai PNS
Norma Waktu Satu kali pengajuan
Format Piagam Penghargaan meliputi:
(1) Penghargaan karya satya lencana karya, diberikan
untuk PNS yang telah mengabdi 10 tahun, 20 tahun,
dan 30 tahun;
(2) Penghargaan lain, hanya diberikan sekali selama mengabdi
menjadi arsiparis di tingkat
internasional/nasional/regional/institusional.
Bukti Kerja Fotokopi piagam penghargaan
5. Memperoleh gelar kesarjanaan lainnya yang sederajat
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Ijazah Diploma/ S1/ S2/ S3
Batasan Memperoleh ijazah lain yang mendukung tugas dan jabatan
Arsiparis, baik tugas belajar ataupun mandiri.
Norma Waktu Minimal ditempuh 2 tahun
Format Ijazah:
(1) Lulusan dari perguruan tinggi yang diakui oleh pemerintah,
baik dalam negeri dan luar negeri;
(2) Sesuai klasifikasi pendidikan yang mendukung kegiatan profesi
arsiparis.
Bukti Kerja (1) Foto kopi ijazah terakhir yang dilegalisir oleh pimpinan
perguruan tinggi;
(2) Foto kopi surat perintah atau surat keterangan lain dari
pimpinan unit kerja.
48
6. Menjadi anggota dalam Tim Penilai Kinerja Arsiparis
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja SK Tim Anggota Tim Penilai Prestasi Kinerja Arsiparis
Batasan Kegiatan menjadi anggota Tim penilai kinerja jabatan arsiparis
baik tingkat pembina ataupun instansi atas perintah pimpinan.
Norma Waktu 1 hari/orang yang dinilai
Format Formulir DUPAK sekurang-kurangnya mencantumkan
(1) Identitas nama, pangkat/jabatan, asal instansi dari
arsiparis yang dinilai, serta nama penilai;
(2) Hasil penilaian yang disetujui berikut rincian pekerjaannya; dan
(3) Keterangan alasan suatu pekerjaan tidak dinilai ataupun
tidak sesuai dengan pengajuan semula
Bukti Kerja (1) Foto kopi SK Tim Penilai Kinerja Jabatan Arsiparis;
(2) Foto kopi DUPAK
7. Menulis karya ilmiah di bidang kearsipan
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Tulisan Karya Ilmiah di bidang Kearsipan
Batasan Kegiatan membuat/menyusun karya tulis ilmiah baik yang berasal
dari
pemikiran/gagasan sendiri ataupun hasil kajian/penelitian di
bidang kearsipan dan dipublikasikan, yang dilakukan atas perintah
pimpinan atau mandiri.
Norma Waktu a. Buku, minimal 1 tahun
b. Hasil penelitian yang dipublikasikan, minimal 1 minggu
c. Hasil penelitian yang tidak dipublikasikan, minimal 5 hari
d. Artikel, minimal 2 hari
e. Terjemahan, minimal 2 hari
f. Makalah yang telah dipresentasikan, minimal 2 hari
49
Format a. Karya tulis dipublikasikan dalam bentuk buku:
(1) Buku disertai kata pengantar dari pimpinan lembaga
kearsipan ataupun pejabat/tokoh yang berkompeten
dengan materi tulisan;
(2) Materi buku merupakan pencerahan dan pengembangan
wawasan mengenai kearsipan;
(3) Buku diterbitkan dalam ISBN dan beredar secara nasional;
dan
(4) Buku minimal 50 halaman dan didukung minimal 15 daftar
pustaka.
b. Karya tulis berupa hasil kajian dipublikasikan dalam bentuk
penelitian di Jurnal:
(1) Karya tulis mencantumkan: judul, latar belakang
masalah, tujuan penelitian, teori/tinjauan pustaka,
metodologi, analisis dan pembahasan, dan kesimpulan;
(2) Jurnal diterbitkan dalam ISBN dan beredar secara nasional;
dan
(3) Karya tulis minimal 12 halaman dan didukung minimal 5
daftar pustaka.
c. Karya tulis berupa hasil kajian yang tidak dipublikasikan dalam
bentuk penelitian:
(1) Karya tulis mencantumkan: judul, daftar isi, latar
belakang masalah, tujuan penelitian, teori/tinjauan
pustaka, metodologi, analisis dan pembahasan, dan
kesimpulan;
(2) Bersumber dari minimal 10 daftar pustaka;
(3) Mendapat persetujuan/ ditandatangani oleh pejabat
struktural yang menguasai pekerjaan dari topik penelitian,
atau 2 orang pejabat fungsional arsiparis yang pangkat
dan jabatannya minimal setingkat jabatannya, dan
menguasai pekerjaan dan topik penelitiannya;
(4) Terdokumentasikan dalam perpustakaan organisasinya; dan
(5) Cetakan minimal 20 halaman dan didukung minimal 10
daftar pustaka.
d. Artikel/ tulisan populer bidang kearsipan yang
dipublikasikan dalam Media Massa/Majalah:
(1) Koran/Majalah/E-Paper yang diterbitkan dalam
ISBN/berbadan hukum, dan beredar secara nasional
ataupun lokal/kampus;
(2) Artikel minimal 3 halaman.
e. Menerjemahkan buku/makalah kearsipan bahasa asing ke
bahasa Indonesia:
(1) Buku diterbitkan secara internasional atau
makalah yang telah disampaikan dalam sutu
forum ilmiah kearsipan internasional;
(2) Terjemahan minimal 10 halaman.
f. Makalah bidang kearsipan yang telah dipresentasikan di
dalam suatu pertemuan ilmiah:
(1) Makalah telah dipresentasikan dalam forum ilmiah
(penyuluhan, apresiasi, ekspose, seminar,
simposium, lokakarya dan sejenisnya) ;
(2) Makalah minimal 8 halaman dan didukung minimal 5 daftar
pustaka.
50
Bukti Kerja a. Karya tulis dipublikasikan dalam bentuk buku:
(1) Foto kopi cover buku, kata pengantar, dan daftar
isi, serta 3 halaman depan dan 3 halaman
belakang, termasuk daftar pustaka;
(2) Surat perintah atau keterangan lain dari atasan
langsung; (3) Kegiatan dilakukan oleh perorangan
ataupun kelompok (maksimal 4 orang)
b. Karya tulis berupa hasil kajian dipublikasikan dalam bentuk
penelitian di Jurnal:
(1) Foto kopi cover jurnal dan karya tulis;
(2) Kegiatan dilakukan oleh perorangan atau kelompok
(maksimal 2 orang)
c. Karya tulis berupa hasil kajian yang tidak dipublikasikan dalam
bentuk penelitian:
(1) Foto kopi karya tulis;
(2) Kegiatan dilakukan oleh perorangan atau kelompok
(maksimal 2 orang);
(3) Foto kopi persetujuan/ ditandatangani oleh pejabat
struktural yang menguasai pekerjaan dari topik
penelitian, atau 2 orang pejabat fungsional arsiparis
yang pangkat dan jabatannya minimal setingkat
jabatannya, dan menguasai pekerjaan dan topik
penelitiannya.
d. Artikel/ tulisan populer bidang kearsipan yang
dipublikasikan dalam Media Massa/Majalah:
Fotokopi artikel yang mencantumkan nama media dan waktu
publikasi;
g. Menerjemahkan buku/makalah kearsipan bahasa asing ke
bahasa Indonesia:
(1) Foto kopi hasil terjemahan;
(2) Foto kopi cover buku dan daftar isi buku berbahasa
asing, atau fotokopi makalah berbahasa asing;
(3) Surat perintah atau surat keterangan dari pimpinan unit kerja
.
e. Makalah bidang kearsipan yang telah dipresentasikan di
dalam suatu pertemuan ilmiah:
(1) Makalah dan telah diverifikasi/ditandatangani oleh
pihak penyelenggara/ pengawas kegiatan;
(2) Surat undangan/permintaan dari lembaga/ organisasi
profesi yang diakui pemerintah.
51
8. Melakukan penyusunan/penyiapan bahan materi penyuluhan,
bimtek, bimkos, apresiasi, sosialisasi kearsipan, bahan ajar/modul
diklat kearsipan
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Bahan ajar/ Materi
Batasan Kegiatan menyusun dan menyiapkan bahan/materi penyuluhan,
bintek, apresiasi,
modul diklat, dan sosialisasi atas perintah pimpinan maupun
permintaan/undangan dari luar.
Norma Waktu 2 hari/materi
Format Bahan materi dapat dalam bentuk penulisan handout dan
modul diklat (yang diterbitkan oleh Universitas Terbuka,
Pusdiklat ANRI, ataupun Badan Diklat di masing-masing
pencipta arsip.
Bukti Kerja Foto kopi bahan/materi handout yang telah diverifikasi oleh
pimpinan unit kerja atau pengawas tempat kegiatan
diselenggarakan.
9. Melaksanakan tugas lain yang berkaitan dengan tugas pokok jabatan
KOMPONEN URAIAN
Hasil Kerja Laporan sesuai dengan tugas yang diberikan
Batasan Kegiatan kearsipan yang dilakukan atas perintah pimpinan, yaitu:
(1) Mengerjakan tugas pokok satu tingkat di atas/dibawah jenjang
jabatan
(2) Mengerjakan tugas pokok unit kerja lain.
Norma Waktu Sesuai perintah, maksimal 6 bulan (semester)
Format Sesuai jenis pekerjaan dan telah mendapat persetujuan dari
pimpinan unit kerja yang menugaskan.
Bukti Kerja (1) Foto kopi hasil pekerjaan;
(2) Foto kopi surat penugasan.
52
PENUTUP
Buku Saku ini adalah buku yang menyajikan informasi dan tuntunan kepada
Pembina Jabatan Fungsional Arsiparis, pejabat penilai, dan Arsiparis Penyelia
tentang Jabatan Fungsional Arsiparis.
Buku saku juga sebagai panduan Arsiparis Penyelia dalam melakukan fungsi
dan tugas dibidang kearsipan berdasarkan kaidah-kaidah kearsipan dan
ketentuan peraturan perundang-undangan. Kami mengharapkan bahwa buku ini
dapat dipahami dan diterapkan dengan baik dan benar.
Kami sangat mengharapkan masukan untuk kesempurnaan Buku Saku
Jabatan Fungsional Arsiparis Jenjang Arsiparis Penyelia.
53

Buku Saku Arsiparis Penyelia

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Buku Saku Arsiparis Penyelia

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

DIREKTORAT SDM KEARSIPAN DAN SERTIFIKASI

Jakarta, September 2019

Zita Asih Supratiwi

PERATURAN-PERATURAN YANG TERKAIT JABATAN FUNGSIONAL

FUNGSI DAN TUGAS ARSIPARIS …………………………………………..................2

URAIAN TUGAS ARSIPARIS PENYELIA………………………………………………..3

STANDAR KUALITAS HASIL KERJA ARSIPARIS PENYELIA………………………..5

A. Pengelolaan Arsip Dinamis………………………………………………………5

D. Pengolahan dan penyajian arsip menjadi informasi ………………………40

1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

Fungsi dan tugas arsiparis meliputi:

Dalam melaksanakan fungsi dan tugas arsiparis mempunyai kewenangan:

Pengelolaan Arsip Pengelolaan Pembinaan Pengolahan dan

Mengolah arsip vital.

STANDAR KUALITAS HASIL KERJA ARSIPARIS PENYELIA

1. Melaksanakan verifikasi autentisitas arsip yang tercipta

Contoh Format: Daftar Verifikasi Arsip yang Autentik/ Autentikasi arsip

Melaksanakan verifikasi autentisitas arsip yang tercipta, dengan rincian:

Melakukan penataan dan penyimpanan arsip inaktif, dengan rincian:

Pemeliharaan Arsip Inaktif terdiri dari kegiatan Penataan dan Penyimpanan

1. Penataan Arsip Inaktif

a. Pengaturan fisik arsip

b. Pengolahan informasi arsip

Penyusunan Daftar Arsip Inaktif pada Unit kearsipan :

b. Survei merupakan kegiatan pengumpulan data dan informasi melalui

Unit pengolah/unit kerja : …………………………………..

Contoh Format: Laporan Identifikasi Arsip Dinamis yang akan diautentikasi

LAPORAN IDENTIFIKASI ARSIP DINAMIS YANG AKAN DIAUTENTIKASI

Lampiran : Daftar arsip dinamis yang akan di autentikasi

4. Melakukan identifikasi dan alih media arsip dinamis

LAPORAN IDENTIFIKASI ARSIP DINAMIS YANG DI ALIH MEDIA

Lampiran : Daftar arsip dinamis yang di alih media

Unit pengolah/unit kerja : …………………………………..

Contoh Format: Berita Acara Alih Media Arsip Dinamis

Pada hari …….. tanggal…… bertempat di ………………………….., kami

Alih Media Arsip

Dalam melakukan Alih Media Arsip, pimpinan Pencipta Arsip menetapkan

Contoh Format : Laporan Identifikasi Pengelolaan Arsip Vital

LAPORAN IDENTIFIKASI PENGELOLAAN ARSIP VITAL

6. Melakukan pengelolaan arsip vital

Contoh Format: Daftar Arsip Vital

Nama Pencipta Arsip: ……………………….

Mengolah arsip vital.

B. Pelindungan dan pengamanan .

C. Penyelematan dan Pemulihan Arsip Vital adalah suatu kegiatan perbaikan

1) UU No. 43/2009 tentang kearsipan (Pasal 56)

LAPORAN IDENTIFIKASI PENGELOLAAN ARSIP TERJAGA

Lampiran :Daftar Berkas Arsip Terjaga yang akan di autentikasi,

Contoh Format: Daftar Berkas Arsip Terjaga

Contoh Format: Daftar Isi Berkas Arsip Terjaga

No Kode Nomor Nomor Unit Uraian Tanggal Jumlah Ket. Hasil

20. Pelaporan arsip terjaga dilaksanakan dengan prosedur sebagai

Contoh Format: Formulir/Buku Layanan Arsip Aktif di Unit pengolah/unit kerja

Nama Unit pengolah/unit kerja : …..

Contoh Format: Formulir/Buku Layanan Arsip In Aktif di Unit Kearsipan

No Jenis Arsip Nomor Nama dan Maksud Tanggal Tanggal Keterangan

Contoh Format: Formulir/Buku Layanan Arsip Dinamis di PPID

No Jenis Nomor Nama dan Maksud Tanggal Tanggal Klasifikasi

MEMBERIKAN LAYANAN ARSIP DINAMIS (INAKTIF)

LAYANAN /AKSES ARSIP VITAL

2. Pengawas eksternal mempunyai hak untuk mengakses seluruh arsip vital

arsip atau rekonstruksi bangunan.

1) UU No. 43/2009 tentang kearsipan (Pasal 56)