BUKU SAKU UNTUK PELAKSANAAN KEGIATAN

KEARSIPAN BAGI JENJANG JABATAN

ARSIPARIS MAHIR/PELAKSANA LANJUTAN

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

DIREKTORAT SDM KEARSIPAN DAN SERTIFIKASI
2019
 KATA PENGANTAR

Buku Saku Arsiparis Mahir/Pelaksana Lanjutan ini disusun berdasarkan

Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2017 tentang
Petunjuk Teknis Jabatan Fungsional Arsiparis dan Peraturan Kepala Arsip Nasional
Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2017 tentang Perubahan Atas Peraturan
Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2016 tentang Standar
Kualitas Hasil Kerja Pejabat Fungsional Arsiparis serta Peraturan Kepala Arsip
Nasional Republik Indonesia yang mengatur secara teknis bagaimana kegiatan
kearsipan dapat dilakukan oleh arsiparis agar sesuai dengan kaidah kearsipan dan
sesuai dengan kompetensinya.
Buku saku ini dapat digunakan sebagai sarana bantu bagi Arsiparis
Mahir/Pelaksana Lanjutan di dalam menjalankan tugas di bidang kearsipan sesuai
dengan tuntutan kompetensinya dan hasil dari setiap kegiatan kearsipan yang
dilakukan dapat dijadikan sebagai bukti kerja yang telah disesuaikan dengan standar
kualitas hasil kerja jabatan fungsional arsiparis.
Buku Saku berisi tentang bagaimana kegiatan kearsipan yang dilaksanakan
oleh setiap jenjang arsiparis dapat terlaksana dengan baik, bukti-bukti kegiatan apa
yang harus dikumpulkan ketika penilaian kinerja dilakukan dan bagaimana arsiparis
dapat menghasilkan setiap kegiatan dengan kualitas yang terbaik sesuai dengan
standar kualitas hasil kerja arsiparis, serta bagaimana agar hasil kerja arsiparis
dapat digunakan atau dimanfaatkan oleh unit kerja dimana arsiparis itu ditempatkan.
Semoga Buku Saku ini dapat memberikan manfaat bagi Arsiparis dengan
Jenjang Jabatan Arsiparis Mahir/Pelaksanana Lanjutan di dalam melaksankan
tugasnya sesuai kompetensi yang disandangnya, dalam rangka mensukseskkan
kegiatan kearsipan di unit kerja dimana arsiparis tersebut ditempatkan.

Jakarta, 23 April 2019

1
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ........................................................................... 1

DAFTAR ISI ......................................................................................... 2
I. Pengertian ...................................................................................... 3
a. Arsiparis .................................................................................... 3
b. Pengertian Jabatan Fungsional Arsiparis ................................ 3
II. Fungsi dan Tugas Arsiparis ........................................................... 3
III. Kewenangan .................................................................................. 4
IV. Peraturan-Peraturan terkait dengan
Jabatan Fungsional Arsiparis ........................................................ 5
V. Uraian Kegiatan/Tugas Arsiparis
a. Tugas Pokok ............................................................................. 6
a) Pengelolaan Arsip Dinamis .............................................. 6
b) Pengelolaan Arsip Statis .................................................. 7
c) Pembinaan Kearsipan ...................................................... 8
d) Mengolah Arsip menjadi Informasi ................................... 8
b. Tugas Tambahan ..................................................................... 8
VI. Standar Kualitas Hasil Kerja (SKHK) ............................................. 9
a. Pengelolaan Arsip Dinamis ...................................................... 10
b. Pengelolaaan Arsip Statis ........................................................ 21
c. Pembinaan Kearsipan .............................................................. 33

PENUTUP..............................................................................................37

2
 APA YANG DIMAKSUD DENGAN ARSIPARIS??

Arsiparis adalah seseorang PNS yang memiliki kompetensi di bidang

kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan
pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab
melaksanakan kegiatan kearsipan yang diangkat oleh pejabat yang berwenang di
lingkungan lembaga negara, pemerintahan daerah, pemerintahan desa dan
satuan organisasi perguruan tinggi negeri.

APA YANG DIMAKSUD DENGAN JABATAN

FUNGSIONAL ARSIPARIS???

Berdasarkan pada Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan

Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 48 Tahun 2014, yang dimaksud
dengan Jabatan Fungsional Arsiparis adalah Jabatan Fungsional Tertentu yang
mempunyai ruang lingkup fungsi, tugas, tanggungjawab, dan wewenang untuk
melaksanakan kegiatan kearsipan pada Lembaga Negara, Pemerintah Daerah,
Pemerintah Desa dan Perguruan Tinggi Negeri.

APAKAH FUNGSI DAN TUGAS ARSIPARIS???

Arsiparis mempunyai kedudukan hukum sebagai tenaga profesional yang

memiliki kemandirian dan independen dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya.
Adapun Fungsi dan tugas arsiparis berdasarkan Pasal 151 Peraturan
Pemerintah RI Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang Undang
Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, adalah sebagaimana berikut:
a. Menjaga terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
dan organisasi kemasyarakatan;

3
b. Menjaga ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti
yang sah;
c. Mejaga terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
d. Menjaga keamanan dan keselamatan arsip yang berfungsi untuk menjamin
arsip-arsip yang berkaitan dengan hak-hak keperdataan rakyat melalui
pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;
e. Menjaga keselamatan dan kelestarian arsip sebagai bukti
pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara;
f. Menjaga keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik,
budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa;
dan
g. Menyediakan informasi guna meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam
pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

APA KEWENANGAN DARI ARSIPARIS???

Dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya, Arsiparis mempunyai kewenangan

dalam hal:
a. Menutup penggunaan arsip yang menjadi tanggung jawabnya oleh pengguna
arsip apabila dipandang penggunaan arsip dapat merusak keamanan
informasi dan/atau fisik arsip;
b. Menutup penggunaan arsip yang menjadi tanggung jawabnya oleh pengguna
arsip yang tidak berhak sesuai dengan ketentuan peraturan
perundangundangan; dan
c. Melakukan penelusuran arsip pada pencipta arsip berdasarkan penugasan
oleh pimpinan pencipta arsip atau kepala lembaga kearsipan sesuai dengan
kewenangannya dalam rangka penyelamatan arsip.

4
 PERATURAN APA SAJA YANG TERKAIT DENGAN
SDM KEARSIPAN???

Berikut ini adalah Peraturan-peraturan yang terkait dengan SDM Kearsipan yang
dapat dijadikan acuan bagi Arsiparis dalam melaksanakan tugas sesuai dengan
kompetensi sebagaimana berikut ini:
1. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi Republik Indonesia Nomor 48 Tahun 2014 tentang Jabatan
Fungsional Arsiparis;
2. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi Republik Indonesia Nomor 13 Tahun 2016 tentang Peraturan
Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik
Indonesia Nomor 48 Tahun 2014 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis
3. Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;
4. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang
Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;
5. Perka ANRI Nomor 6 Tahun 2016 tentang Pedoman Sertifikasi JFA;
6. Perka BKN Nomor 24 Tahun 2016 tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan
Pembinaan Jabatan Fungsional Arsiparis;
7. Perka ANRI Nomor 5 Tahun 2016 tentang Pedoman Penilaian Prestasi
Kerja Jabatan Fungsional Arsiparis;
8. Perka ANRI Nomor 4 Tahun 2017 tentang Pelaksanaan Tugas Jabatan
Fungsional Arsiparis;
9. Perka ANRI Nomor 23 Tahun 2017 tentang Standar Kualitas Hasil Kerja
Jabatan Fungsional Arsiparis;
10. Perka ANRI Nomor 5 Tahun 2019 tentang Tata Cara Pengangkatan PNS
dalam JFA melalui Penyesuaian/Inpassing.

5
 BAGAIMANA URAIAN TUGAS JENJANG JABATAN
ARSIPARIS MAHIR/ PELAKSANA LANJUTAN???

Tugas Jabatan Fungsional Arsiparis Mahir/Pelaksana Lanjutan terdiri dari:

a. Tugas pokok,
Adalah tugas yang dilakukan oleh Arsiparis dalam melaksanakan kegiatan
kearsipan dalam mendukung TUPOKSI satuan unit kerjanya, meliputi:
1) Pengelolaan arsip dinamis (PAD);
2) Pengelolaan arsip statis (PAS);
3) Pembinaan kearsipan; dan
4) Pengolahan dan penyajian arsip menjadi informasi.

b. Tugas Tambahan.
Adalah tugas lain atau tugas-tugas yang ada hubungannya dengan tugas jabatan
arsiparis yang bersangkutan dan tidak ada dalam SKP yang telah ditetapkan.

Berikut ini adalah uraian dari masing-masing tugas Arsiparis Mahir/Pelaksanan

Lanjutan:

A. URAIAN TUGAS POKOK UNTUK ARSIPARIS MAHIR/PELAKSANA

LANJUTAN

1. PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS (PAD)

1) Melakukan pemberkasan arsip terjaga
2) Melakukan verifikasi salinan autentik dari naskah asli arsip
terjaga
3) Menata salinan autentik dari naskah asli arsip terjaga
4) Menyeleksi arsip inaktif yang akan dipindahkan
5) Membuat daftar arsip inaktif usul pindah.
6) Melaksanakan pemindahan arsip inaktif
7). Memberikan layanan arsip aktif;

6
2. PENGELOLAAN ARSIP STATIS (PAS)
1) Menata dan menyimpan arsip pada tempat penyimpanan
berdasarkan indeks lokasi;
2) Melakukan pelayanan arsip yang disimpan dan ditata;
3) Menyusun daftar arsip statis, terdiri atas
a. Merekontruksi arsip
b. Mendeskripsi arsip
c. Manuver kartu deskripsi
4) Melakukan identifikasi fisik arsip pada kegiatan penyusunan
daftar arsip statis yang meliputi :
a. Memberi nomor definitif pada kartu
b. Manuver fisik arsip
c. Memberi label pada arsip
d. Menata arsip dalam boks
e. Memberi label pada boks;
5) Menyusun inventaris arsip
a. Merekontruksi arsip
b. Mendeskripsi arsip
c. Manuver deskrip arsip;
6) Melakukan verifikasi fisik arsip pada kegiatan penyusunan
inventaris arsip yang meliputi:
a. Memberi nomor definitif pada kartu
b. Manuver fisik arsip
c. Memberi label pada arsip
d. Menata arsip dalam boks
e. Memberi label pada boks;
7) Melakukan rewashing arsip film;
8) Melakukan recleaning arsip rekaman suara;
9) Melakukan rewashing arsip video;
10) Melakukan restorasi arsip foto;
11) Melaksanakan reproduksi/alih media arsip statis;
12) Melakukan penelusuran referensi dan arsip sesuai tema naskah
sumber arsip dalam rangka penerbitan naskah sumber arsip;

7
 13) Melakukan pemindaian dan mengolah hasil pindaian pada
kegiatan penyusunan naskah sumber arsip.

3. PEMBINAAN KEARSIPAN
1. Memberikan bimbingan teknis (Bimtek) Pengelolaan Arsip
2. Melakukan penilaian kinerja Arsiparis Terampil/Pelaksana dan
Arsiparis Mahir/Pelaksana Lanjutan.
4. PENGOLAHAN DAN PENYAJIAN ARSIP MENJADI INFORMASI
Untuk Arsiparis Mahir/Pelaksana tidak melaksanakan kegiatan ini.

B. URAIAN TUGAS TAMBAHAN UNTUK ARSIPARIS MAHIR/

PELAKSANA LANJUTAN

Tugas Tambahan Arsiparis adalah tugas jabatan:

a. Berdasarkan penugasan oleh pimpinan unit kerja;
b. Kegiatan unit kerja tetapi tidak ada dalam SKP Arsiparis yang telah
ditetapkan;
c. Kegiatan yang bersumber dari kreativitas, ide, gagasan, inovasi Arsiparis
yang bersifat pengembangan profesi kearsipan yang bermanfaat bagi
unit kerja, organisasi, atau negara.

Dengan demikian yang dimaksud dengan tugas tambahan adalah tugas lain
atau tugas-tugas yang ada hubungannya dengan tugas jabatan arsiparis
yang bersangkutan dan tidak ada di dalam SKP yang telah ditetapkan.
Berikut ini adalah tugas tambahan yang dapat dilaksanakan oleh Arsiparis
Jenjang Mahir/Pelaksana Lanjutan sebagaimana berikut:
1. Peran serta dalam kegiatan ilmiah bidang kearsipan;
2. Menemukan dan melakukan pengembangan teknologi tepat guna di
bidang kearsipan;
3. Menjadi anggota dalam organisasi profesi Arsiparis baik nasional
maupun internasional;
4. Menjadi anggota tim penilai kinerja jabatan Arsiparis;

8
 5. Memperoleh penghargaan/tanda jada kehormatan atau penghargaan
lainnya.
6. Memperoleh gelar kesarjanaan lainnya yang sederajat.
7. Menulis karya ilmiah di bidang kearsipan.
8. Melakukan penyusunan dan penyiapan bahan materi penyuluhan,
bintek, modul diklat kearsipan dan sosialisasi.
9. Melaksanakan tugas lain yang berkaitan dengan tugas pokok
jabatannya.

SEPERTI APAKAH STANDAR KUALITAS HASIL KERJA JABATAN

FUNGSIONAL ARSIPARIS MAHIR /PELAKSANA LANJUTAN ???

Standar Kualitas Hasil Kerja (SKHK) Jabatan Fungsional Arsiparis

dimaksudkan untuk menjamin mutu suatu pekerjaan kearsipan yang
dilakukan oleh Arsiparis serta untuk menjamin objektivitas dan keselarasan
kualitas hasil kerja Arsiparis dalam proses penilaian kinerja Arsiparis.

Adapun tujuan disusun SKHK ini adalah sebagai panduan:

a. Bagi Pejabat Fungsional Arsiparis untuk menyiapkan bahan penilaian
kinerja sesuai dengan Sasaran Kerja Pegawai (SKP) pada unit satuan
kerja;
b. Bagi Pejabat Penilai Kinerja untuk mengontrol pencapaian tugas pokok
Arsiparis dengan SKP dalam mendukung tugas pokok dan fungsi unit
kerja, serta tujuan organisasi;
c. Bagi Tim Penilai Kinerja, untuk melakukan verifikasi hasil penilaian kinerja
yang dilakukan Pejabat Penilai Kinerja.

9
 A. STANDAR KUALITAS HASIL KERJA JABATAN FUNGSIONAL ARSIPARIS
MAHIR/PELAKSANA LANJUTAN UNTUK KEGIATAN PENGELOLAAN
ARSIP DINAMIS (PAD)

Salah satu tugas Jenjang Jabatan Arsiparis Mahir/Pelaksanan Lanjutan

di dalam melaksanakan kegiatan Pengelolaan Arsip Dinamis (PAD) adalah
melakukan pemberkasan arsip terjaga, membuat daftar berkas arsip terjaga,
membuat daftar isi berkas arsip terjaga dan membuat daftar salinan autentik
arsip terjaga.
Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan
dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan,
keamanan dan keselamatannya yang meliputi arsip kependudukan,
kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian internasional, kontrak karya
dan masalah-masalah pemerintahan yang strategis.
Pada Pasal 51 ayat (1) disebutkan bahwa pimpinan lembaga negara,
pemerintah daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN dan BUMD berkewajiban
untuk memberkaskan dan melaporkan arsip yang termasuk dalam kategori
arsip terjaga kepada Kepala ANRI paling lama 1 (satu) tahun setelah
pelaksanaan kegiatan, sedangkan pada ayat (2) disebutkan bahwa
pimpinan lembaga negara, pemerintah daerah, perguruan tinggi negeri wajib
menyerahkan salinan autentik dari naskaah asli arsip terjaga kepada
ANRI paling lama 1 (satu) tahun setelah dilakukan pelaporan.
Arsip yang harus diberkaskan adalah arsip strategis dan penting bagi
keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa meliputi arsip kependudukan,
kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian internasional, kontrak karya
dan masalah pemerintahan yang strategis dilaksanakan sesuai dengan tugas
Contoh arsip terjaga yang harus diberkaskan antara lain:
1. Arsip Kependudukan
Meliputi: database kependudukan dan arsip tentang kewarganegaraan.
2. Arsip Kewilayahan
Contohnya :

10
  Deklarasi Djuanda yang dicetuskan pada tanggal 13 Desember 1957
oleh Perdana Menteri Djuanda Kartawidjaja.
 Arsip-arsip kewilayahan yang harus diberkaskan dan dikategorikan
sebagai arsip terjaga karena menyangkut kedaulatan NKRI dan
bukti penentuan wilayah NKRI, antara lain meliputi:
a. Arsip tentang dasar penetapan wilayah NKRI
b. Arsip tentang pengakuan dunia internasional tentang batas
wilayah NKRI
c. Arsip tentang batas perairan Indonesia
3. Arsip Kepulauan
Arsip yang diberkaskan adalah arsip yang menyangkut: potensi sumber
daya alam yang terkandung dalam suatu pulau, arsip mengenai luas dan
besarnya kepulauan, arsip tentang jumlah pulau-pulau terluar Indonesia
termasuk administrasi kependudukannya;
4. Arsip Perbatasan
Contoh:
a. Ruang lingkup wilayah/kawasan perbatasan merupakan kawasan
strategis nasional dari sudut pandang pertahanan dan keamanan
yang meliputi 10 kawasan (3 kawasan perbatasan darat serta 7
kawasan perbatasan laut dan pulau-pulau kecil terluar).
b. Cakupan wilayah pada Rencana Induk Pengelolaan Wilayah Batas
Negara dan Kawasan Perbatasan mengacu kepada 10 kawasan
perbatasan yang ditetapkan dalam RTRWN, terdiri dari 3 kawasan
perbatasan darat dan 7 kawasan perbatasan laut.

5. Batas wilayah
Contoh :
a. Batas wilayah darat dengan 3 negara (Malaysia, Timor Leste, dan
Papua Nugini) di Provinsi Kalimantan Barat, Kalimantan Timur,
Papua, dan Nusa Tenggara Timur;
b. Batas Laut Teritorial dengan 4 (empat) negara, yaitu: Malaysia,
Papua Nugini, Singapura, dan Timor Leste;

11
 c. Batas Laut Yurisdiksi (ZEE dan Landas Kontinen) dengan 9
(sembilan) negara, yaitu India, Malaysia, Thailand, Vietnam,
Filipina, Republik Palau, Australia, Timor Leste, dan Papua Nugini;
d. Kawasan Perbatasan Darat (KPD) anatara RI-Malaysia di Provinsi
Kalimantan Barat dan Kalimantan Timur danlain sebagainya.
6. Arsip Perjanjian Internasional
Secara kronologis, pembuatan perjanjian internasional melibatkan banyak
pihak yang harus bekerjasama dalam pengumpulan arsip sehingga dapat
memberkas menjadi satu kesatuan berkas perjanjian internasional.
7. Arsip kontrak karya:
Contoh:
a. Kontrak karya bidang kelistrikan;
b. Kontrak karya bidang minyak dan gas;
c. Kontrak karya bidang batubara;
d. Kontrak karya bidang panas bumi.
8. Arsip Masalah Pemerintahan yang Strategis
Contoh arsip tentang: Pemilu Presiden, yang meliputi:
a. Arsip tentang pendaftaran pemilih;
b. Arsip tentang pendaftaran peserta Pemilu;
c. Arsip tentang penetapan peserta Pemilu;
d. Arsip tentang pencalonan;
e. Arsip tentang kampanye;
f. Arsip tentang pemungutan dan penghitungan suara;
g. Arsip tentang penetapan hasil Pemilu;
h. Arsip tentang penetapan calon terpilih
i. Arsip tentang pelantikan

Berikut ini adalah uraian kegiatan dalam Pengelolaan Arsip Dinamis yang bisa
dilakukan oleh arsiparis Jenjang Jabatan Mahir/ Pelaksana Lanjutan:
1. Melakukan pemberkasan arsip terjaga.
a. Acuannya adalah: Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia
Nomor 18 Tahun 2011 tentang Tatacara Pembuatan Daftar,
Pemmberkasan dan Pelaporan serta Penyerahan Arsip Terjaga.

12
 b. Standar Kualitas Hasil Kerjanya sebagaimana berikut:

K KOMPONEN URAIAN

Hasil Kerja Daftar Arsip Terjaga

Batasan Kegiatan memberkaskan arsip terjaga yang terdapat di lingkungan

pencipta arsip, ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis
dan menggunakan sistem pemberkasan tertentu sesuai dengan konteks
kegiatannya dan menjadi satu berkas karena kesamaan informasi
sehingga tersedianya daftar arsip terjaga untuk dilaporkan kepada ANRI.
Ketentuan (1) Arsip terjaga sudah diberkaskan dan wajib dilaporkan 1 (satu) tahun
Teknis setelah pelaksanaan kegiatan;
(2) Daftar Arsip Terjaga wajib dilaporkan ke ANRI, baik dalam bentuk
softcopy atau hardcopy; dan Daftar Arsip Terjaga meliputi: Daftar
Berkas Arsip Terjaga dan/atau Daftar Isi Berkas Arsip Terjaga.
Norma 10 menit/nomor , maksimal 20 nomor/hari
Waktu
Manfaat Daftar digunakan untuk melaporkan arsip terjaga ke ANRI paling lama 1
(satu) tahun setelah adanya pemberkasan.
Format (1) Sekurang-kurangnya sesuai contoh
Volume (1) Jumlah daftar/nomor dalam setahun sesuai SKP;
(2) Penyusunan daftar dilakukan setiap tahun.
Bukti Kerja (1) Fotokopi Daftar Arsip Terjaga, baik daftar berkas arsip dan daftar isi
berkas arsip terjaga yang telah diketahui/ ditandatangani oleh
pimpinan unit pengolah yang menugaskan; dan
(2) Fotokopi surat perintah, kegiatan dilaksanakan oleh kelompok
(maksimal 2 orang) dalam jenjang jabatan yang sama.
Nilai
Kualitas Hasil kerja sempurna sesuai ketentuan teknis dan format, serta sudah
100 dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi.
Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis dan format, namun belum
90 dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi.
Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun namun format daftar belum
75 terpenuhi masih ada beberapa kolom yang informasinya kurang lengkap,
dan/atau bukti kerja tidak lengkap.
Hasil kerja meskipun didukung bukti kerja, masih ditemukan kesalahan
60 besar, yaitu pemberkasan dilakukan tidak berdasarkan klasifikasi arsip.
Hasil kerja tidak didukung oleh bukti kerja sehingga tidak memenuhi
50 standar kualitas.

13
Contoh Format: Daftar Berkas Arsip Terjaga

Nama Pencipta Arsip : …………………………………..

No Kode Nomor Unit Uraian Kurun Jumlah Ket. Hasil

Klasifikasi Berkas pengolah/unit Informasi Waktu Verifikasi
dan Jenis kerja Arsip
Arsip Terjaga
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)

Contoh Format: Daftar Isi Berkas Arsip Terjaga

Nama Pencipta Arsip : …………………………………..

No Kode Nomor Nomor Unit Uraian Kurun Jumlah Ket. Hasil
Klasifikasi dan Item Berkas pengolah/ Informasi Waktu Verifikasi
Jenis Arsip Arsip unit kerja Arsip
Terjaga
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)

2. Melakukan verifikasi salinan autentik dari naskah asli arsip terjaga;

a. Acuannya adalah: Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia
Nomor 18 Tahun 2011 tentang Tatacara Pembuatan Daftar,
Pemberkasan dan Pelaporan serta Penyerahan Arsip Terjaga.
b. Standar Kualitas Hasil Kerjanya adalah sebagaimana berikut:
KOMPONEN URAIAN

Hasil Kerja Daftar Salinan Autentik Arsip Terjaga

Batasan Kegiatan melakukan verifikasi salinan autentik yang telah diberkaskan dan
menata salinan autentik dari naskah asli arsip terjaga yang akan diserahkan
ke ANRI
Ketentuan (1) Daftar Arsip Terjaga sudah dilaporkan ke ANRI, baik dalam bentuk
Teknis softcopy atau hardcopy;
(2) Daftar Arsip Terjaga telah diautentikasi;
(3) Daftar Arsip Terjaga meliputi: daftar berkas arsip terjaga dan/atau daftar
isi berkas arsip terjaga;
Norma Waktu 15 menit/nomor, maksimal 20 nomor/hari
Manfaat Daftar dapat dijadikan acuan untuk menyiapkan dan menyerahkan salinan

14
 autentikasi arsip terjaga ke ANRI paling lama 1 (satu) tahun setelah
pelaporan.
Format Sekurang-kurangnya sesuai contoh
Volume (1) Jumlah daftar/nomor dalam setahun sesuai SKP;
(2) Penyusunan daftar dilakukan setiap tahun, paling lama 1 (satu) tahun
setelah pemberkasan.
Bukti Kerja (1) Fotokopi Daftar Salinan Autentik Arsip Terjaga dan telah mendapat
persetujuan/ditandatangani oleh pimpinan pencipta arsip ;
(2) Fotokopi surat perintah, kegiatan dilaksanakan oleh kelompok
(maksimal 4 orang) pada jenjang jabatan yang sama.
Nilai Kualitas
100 Hasil kerja sempurna sesuai ketentuan teknis dan format, serta sudah
dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi.
90 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis dan format, namun belum
dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi.
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun format daftar belum
terpenuhi masih ada beberapa kolom yang informasinya kurang lengkap
60 Hasil kerja meskipun didukung bukti kerja, masih ditemukan kesalahan
besar, yaitu masih terdapat arsip yang belum di autentikasi arsip (kolom 7
dan kolom 8)
50 Hasil kerja tidak didukung oleh bukti kerja sehingga tidak memenuhi standar
kualitas

Contoh Format: Daftar Salinan Autentik Arsip Terjaga

Nama Pencipta Arsip: ……………………….

No Kode dan Nomor Nomor Uraian Jumlah Jenis Tanggal Ket
Jenis Berkas Item Informasi Autentikasi Pelaksanaan .
Klasifikasi Arsip Arsip Arsip autentikasi
Arsip Terjaga
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)

15
3. Menyeleksi dan membuat daftar arsip inaktif yang dipindahkan
a. Acuannya: Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 37
Tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip;
b. Standar Kualitas Hasil Kerja Arsiparis adalah sebagaimana berikut:
KOMPONEN URAIAN

Hasil Kerja Daftar Arsip inaktif yang dipindahkan

Batasan Kegiatan menyeleksi arsip inaktif, memeriksa fisik berkas arsip inaktif dan
membuat daftar arsip inaktif yang akan disusutkan berbadasarkan JRA
dan/atau nilai guna arsip untuk dipindahkan dari unit pengolah/unit kerja ke
unit kearsipan atau dari unit kearsipan II ke unit kearsipan I
Ketentuan 1. Arsip inaktif yang akan dipindahkan sudah memberkas sesuai klasifikasi
Teknis arsip dan tertata/tersimpan dalam boks arsip
2. Arsip inaktif yag akan dipindahkan ke unit kearsipan sudah memenuhi
retensi arsip untuk dipindahkan
Norma Waktu 15 menit/nomor, maksimal 20 nomor/hari
Manfaat Daftar digunakan sebagai bukti pendukung pemindahan arsip inaktif
Format Sekurang-kurangnya sesuai contoh
Volume 1. Jumlah daftar/nomor dalam setahun sesuai SKP
2. Penyeleksian dilakukan minimal setiap semester oleh unit pengolah/unit
kerja dan/atau unit kearsipan II
Bukti kerja 1. Fotokopi Daftar Arsip Inaktif yang dipindahkan dan telah mendapat
persetujuan/ditandatangani oleh pimpinan unit pengolah/unit kerja dan
kepala unit kearsipan II
2. Fotokopi surat perintah atau surat keterangan dari pimpinan unit
pengolah/unit kerja, kegiatan dilaksanakan oleh perorangan atau
kelompok (maksimal 4 orang) pada jenjang jabatan yang sama
Nilai Kualitas
100 Hasil kerja sempurna sesuai ketentuan teknis dan format, serta sudah
dimanfaatkan oleh unit pengolah/unit kerja ataupun organisasi
90 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis dan format, namun belum
dimanfaatkan oleh unit pengolah/unit kerja ataupun organisasi
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun format daftar belum
terpenuhi masih ada beberapa kolom yang informasinya kurang lengkap.
60 Hasil kerja meskipun didukung bukti kerja, masih ditemukan kesalahan
besar, dalam daftar masih terdapat nomor arsip/berkas tanpa disertai
keterangan nomor boks
50 Hasil kerja tidak didukung oleh bukti kerja sehingga tidak memenuhi standar
kualitas

16
Contoh format : Daftar Arsip Inaktif Yang Dipindahkan
Nama Unit Pengolah/Unit Kerja:
Uraian
Kode Nomor Kurun Tingkat
No Informasi Jumlah Ket. Nomor Boks
Klasifikasi Arsip/Berkas Waktu Perkembangan
Arsip
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)

3. Melaksanakan pemindahan arsip inaktif

a. Acuannya: Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 37
Tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip;
b. Standar Kualitas Hasil Kerja Arsiparis adalah sebagaimana berikut:
KOMPONEN URAIAN

Hasil Kerja Laporan dan Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif

Batasan Kegiatan melaksanakan dan melaporkan pemindahan arsip inaktif disertai
bukti kegiatan pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah/unit kerja ke unit
kearsipan, atau dari unit kearsipan II ke unit kearsipan I.
Ketentuan 1. Pemindahan arsip inaktif sudah dilakukan dari unit pengolah/unit kerja ke
Teknis unit
kearsipan atau dari unit kearsipan II ke unit kearsipan I
2. Arsip inaktif yang dipindahkan ke unit kearsipan sudah didukung oleh
daftar arsip inaktif yang dipindahkan .
3. Ada bukti pelimpahan tanggungjawab dari unit pengolah/unit kerja ke unit
kearsipan atau dari unit kearsipan II ke unit kearsipan I
Norma Waktu 5 hari kerja/laporan (minimal 8 halaman termasuk daftar
Manfaat Laporan dan Berita Acara digunakan sebagai bukti melakukan penyusutan
arsip
Format Sekurang-kurangnya sesuai contoh.
Volume 1. Laporan dalam setahun sesuai SKP;
2. Pemindahan dilakukan minimal setiap semester oleh unit pengolah/unit
kerja dan/atau unit kearsipan II
Bukti kerja 1. Laporan pemindahan arsip inaktif telah mendapat
persetujuan/ditandatangani oleh pimpinan unit pengolah/unit kerja/ kepala
unit kearsipan II;
2. Fotokopi berita acara pemindahan arsip inaktif
3. Fotokopi surat perintah atau surat keterangan dari pimpinan unit
pengolah, kegiatan dilaksanakan oleh perorangan atau kelompok
(maksimal 4 orang) pada jenjang jabatan yang sama.
Nilai Kualitas
100 Hasil kerja sempurna sesuai ketentuan teknis dan format, serta sudah
dimanfaatkan oleh unit pengolah/unit kerja ataupun organisasi
90 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis dan format, namun belum
dimanfaatkan oleh unit pengolah/unit kerja ataupun organisasi.
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun laporan tanpa ada

17
 persetujuan dari pimpinan unit pengolah/unit kerja atau unit kearsipan II
60 Hasil kerja meskipun didukung bukti kerja, masih ditemukan kesalahan
besar yaitu tanpa disertai adanya Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif.
50 Hasil kerja tidak didukung oleh bukti kerja sehingga tidak memenuhi standar
kualitas

Contoh format : Laporan Pemindahan Arsip Inaktif

LAPORAN PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF

A. PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
2. Dasar Pelaksanaan
3. Maksud dan Tujuan
4. Ruang Lingkup
B. PELAKSANAAN
1. Waktu dan Tempat
2. Pelaksana
3. Metode
C. HASIL PELAKSANAAN
1. Jenis Arsip Yang Dipindahkan
2. Jumlah Arsip Yang dipindahkan
D. HAMBATAN DAN PEMECAHAN MASALAH
E. PENUTUP
Lampiran : Foto kopi Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif

Contoh format : Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif

BERITA ACARA
PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF

Pada hari ... tanggal ... bertempat di ..., kami yang bertanda tangan di bawah
Ini,

Nama : ..............................................
Jabatan : ..............................................
Selaku Pihak Pertama/Pimpinan Unit Pengolah/Unit Kerja/Unit Kearsipan II.

Nama : ..............................................
Jabatan : ..............................................
Selaku Pihak Pertama/Pimpinan Unit Pengolah/Unit Kerja/Unit Kearsipan I.

Menerangkan bahwa Pihak Pertama telah melakukan pemindahan arsip inaktif di lingkungan
... sesuai amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, berikut daftar
arsip inaktif yang dipindahkan terlampir.

Pihak Pertama, Pihak Kedua,

(nama jelas) (nama jelas)

18
4. Memberikan pelayanan penggunaan arsip dinamis
a. Acuannya: Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 9
Tahun 2019 tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis;
b. Standar Kualitas Hasil Kerja Arsiparis adalah sebagaimana berikut:
KOMPONEN URAIAN

Hasil Kerja Laporan Pelayanan Arsip Dinamis

Batasan Kegiatan memberikan pelayanan penggunaan arsip dinamis dan arsip vital
dalam
segala bentuk media , dengan cara menyediakan fisik arsip/bahan
kearsipan kepada pengguna secara cepat dan tepat, baik itu yang dilakukan
di unit pengolah/unit kerja, unit kearsipan, ataupun PPID (Pejabat Pengelola
Informasi dan Dokumen)
Ketentuan 1. Pelayanan arsip dinamis sesuai klasifikasi keamanan dan akses arsip;
Teknis 2. Optimalisasi pelayanan penggunaan arsip dinamis sampai dengan proses
pengembalian dan penyimpanan arsip dinamis; dan
3. Pelayanan arsip dinamis dilakukan di unit pengolah/unit kerja untuk
layanan arsip aktif, unit kearsipan untuk layanan arsip inaktif, dan di PPID
untuk informasi publik.
Norma Waktu 10 menit/nomor di unit pengolah/unit kerja, 15 menit/nomor di unit
kearsipan,
30 menit/nomor di PPID.
Manfaat Laporan dapat digunakan untuk mengetahui frekuensi penggunaan arsip
dinamis dan referensi untuk penentuan masa simpan arsip dinamis
Format Sekurang-kurangnya sesuai contoh:
1. Di Unit pengolah/unit kerja;
2. Di Unit Kearsipan; atau
3. Di Unit PPID
Volume Jumlah daftar/nomr dalam setahun sesuai SKP dan tiap layanan dicatat
dalam
formulir/buku pelayanan arsip dinamis, laporan minimal setiap bulan
Bukti kerja 1. Fotokopi formulir/buku layanan penggunaan arsip dinamis terhadap
pengguna ;
2. Fotokopi surat perintah atau surat keterangan dari pimpinan unit kerja
yang menugaskan, kegiatan dilaksanakan oleh perorangan (di unit
pengolah), atau kelompok maksimal 2 orang (di unit kearsipan dan PPID)
pada jenjang jabatan yang sama
Nilai Kualitas
100 Hasil kerja sempurna sesuai ketentuan teknis dan format, serta sudah
dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi
90 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis dan format, namun belum
dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi.
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun format formulir/buku belum
terpenuhi masih ada beberapa kolom yang informasinya kurang lengkap,
dan/atau bukti kerja tidak lengkap
60 Hasil kerja meskipun didukung bukti kerja, masih ditemukan kesalahan
besar, yaitu (1) di unit pengolah/unit kerja, formulir tidak mencantumkan
tanggal peminjamam maupun tanggal pengembalian arsip yang dipinjam;

19
 (2) di unit kearsipan, formulir tidak mencantumkan nama dan unit kerja
peminjam arsip; dan (3) di PPID, jenis arsip yang diberikan termasuk
kategori arsip yang dikecualikan
50 Hasil kerja tidak didukung oleh bukti kerja sehingga tidak memenuhi standar
kualitas.

Contoh format : Formulir/Buku Layanan Arsip Aktif di Unit Pengolah/Unit Kerja

Nama Unit Pengolah/Unit Kerja : ...
Nomor
Jenis Arsip Nama Tanggal Tanggal
No Berkas/Nomor Ket.
Yang Dipinjam Pengguna Peminjaman Pengembalian
Isi Berkas
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

Contoh format : Formulir/Buku Layanan Arsip Inaktif di Unit Kearsipan

Jenis Nomor
Nama dan Unit Maksud Tanggal
Arsip Berkas/ Tanggal
No Kerja Peminjam/ dan Pengem Ket.
Yang Nomor Isi Peminjaman
Pengguna Keperluan balian
Dipinjam Berkas
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

Contoh format : Formulir/Buku Layanan Arsip Dinamis di PPID

Klasifikasi
Jenis Nama
Nomor Maksud Informasi
Arsip dan Tanggal Tanggal
No Berkas/Nomor dan (terbuka,
Yang Alamat Peminjaman Pengembalian
Isi Berkas Keperluan tertutup,
Dipinjam Pengguna
dikecualikan
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)

20
 B. STANDAR KUALITAS HASIL KERJA JABATAN FUNGSIONAL ARSIPARIS MAHIR/
PELAKSANA LANJUTAN UNTUK KEGIATAN PENGELOLAAN ARSIP STATIS
(PAS)

1. Melakukan Penataan dan penyimpanan arsip statis

a. Acuannya Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 28
Tahun 2011 tentang Pedoman Akses dan Layanan Arsip Statis.
b. Standar Kualitas Hasil Kerjanya sebagaimana berikut:
KOMPONEN URAIAN

Hasil Kerja Laporan menata & menyimpan fisik arsip berdasarkan indeks lokasi
Batasan Kegiatan menata dan menyimpan arsip statis dengan cara mengatur fisik arsip
melalui identifikasi fisik arsip dengan mencocokan fisik arsip dengan daftar
arsip statis, baik itu
di ruang transit atau depo arsip.
Ketentuan 1) Hasil dari kegiatan pelaksanaan akuisisi arsip yang telah diverifikasi, baik
Teknis secara langsung ataupun tidak langsung;
2) Arsip statis diserahkan kepada lembaga kearsipan; dan
3) Daftar menjadi lampiran dalam proses penyerahan arsip statis.
Norma 5 hari kerja/laporan (minimal 8 halaman termasuk daftar ).
Waktu
Manfaat Laporan dan daftar digunakan untuk merancang denah lokasi simpan arsip
statis;
Format Sekurang-kurangnya sesuai contoh.
Volume 1) Jumlah laporan dalam setahun sesuai SKP;
2) Laporan minimal setiap semester.
Bukti kerja 1) Laporan menata dan menyimpan daftar telah mendapat persetujuan dari
pimpinan unit kerja yang bertanggungjawab dalam menyimpan dan
memelihara arsip statis di lembaga kearsipan;
2) Fotokopi surat perintah, kegiatan dilaksanakan oleh perorangan atau
kelompok (maksimal 2 orang) pada jenjang jabatan yang sama.
Nilai Kualitas
100 Hasil kerja sempurna sesuai ketentuan teknis dan format, serta sudah
dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi
90 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis dan format, namun belum
dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi.
75 Hasil kerja laporan memenuhi ketentuan teknis, namun format laporan belum
lengkap,hasil kerja laporan menata dan menyimpan fisik arsip tidak disertai
daftar arsip statis
60 Hasil kerja meskipun didukung bukti kerja, masih ditemukan kesalahan besar,
yaitu materi laporan tidak sesuai dengan kegiatan penataan dan penyimpanan
arsip statis.
50 Hasil kerja tidak didukung oleh bukti kerja sehingga tidak memenuhi standar
kualitas.

21
 Contoh Format : Laporan menata dan menyimpan fisik arsip statis

LAPORAN MENATA DAN MENYIMPAN FISIK ARSIP STATIS

A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
2. Dasar Pelaksanaan
3. Maksud dan Tujuan
4. Ruang Lingkup
B. Pelaksanaan
1. Waktu dan Tempat
2. Pelaksana
3. Metode/Teknik Identifikasi
C. Hasil Pelaksanaan
D. Hambatan Dan Pemecahan Masalah
E. Penutup
Lampiran : Daftar Arsip Statis

Contoh Format : Daftar Arsip Statis

Nama Pencipta Arsip : …
Keterangan
Tingkat Kurun
No Jenis / Seri Arsip Jumlah Indeks
Perkembangan Waktu
Lokasi
(1) (2) (3) (4) (5) (6)

2. Menyusun daftar arsip statis atau inventaris arsip

a. Acuannya: Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 27
Tahun 2011 tentang Pedoman Penyusunan Sarana Bantu Penemuan Kembali
Arsip Statis;
b. Standar Kualitas Hasil Kerjanya sebagaimana berikut:
KOMPONEN URAIAN

Hasil Kerja Deskripsi arsip statis

Batasan (1) Kegiatan awal untuk mengolah data informasi arsip statis sebagai akses
arsip statis melalui penyusunan sarana bantu penemuan kembali arsip
statis (inventaris, guide, dan daftar arsip statis) dalam bentuk deskripsi
arsip;
(2) Kegiatan pengontrolan terhadap penataan dan penyimpanan arsip statis

22
 mulai sejak identifikasi, merekonstruksi dan menyusun skema arsip,
deskripsi, manuver, dan menyusun daftar arsip statis sehingga arsip statis
di ruang depot tetap terkelola dengan baik dan mudah ditemukan secara
cepat dan tepat.
Ketentuan (1) Pengolahan arsip statis yang terdapat di lembaga kearsipan;
Teknis (2) Pengolahan arsip statis diawali dengan identifikasi, deskripsi, manuver
sesuai skema arsip hingga tersusunnya daftar arsip statis.
Norma Waktu  10 menit/deskripsi arsip kertas dan/atau arsip foto beridentitas,
 20 menit/deskripsi arsip foto tanpa identitas dan/atau arsip peta,
 60 menit/deskripsi arsip film dan/atau arsipvideo,
 30 menit/deskripsi arsip kaset,
Manfaat Deskripsi digunakan untuk materi penyusunan sarana bantu penemuan
kembali arsip statis dalam bentuk Daftar Arsip, Inventaris Arsip dan Guide
Arsip
Format Sekurang-kurangnya sesuai contoh
Volume (1) Jumlah daftar/nomor dalam setahun sesuai SKP ;
(2) Satu daftar untuk satu pencipta arsip;
Bukti kerja (1) Fotokopi daftar arsip statis;
(2) Fotokopi surat perintah, kegiatan dilaksanakan oleh perorangan
Nilai Kualitas
100 Hasil kerja sempurna sesuai ketentuan teknis dan format, serta sudah
dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi
90 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis dan format, namun belum
dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun format deskripsi kurang
lengkap
60 Hasil kerja meskipun didukung bukti kerja, masih ditemukan kesalahan besar,
yaitu deskripsi tanpa ada uraian informasi
50 Hasil kerja tidak didukung oleh bukti kerja sehingga tidak memenuhi standar
kualitas

Contoh Format : Hasil Deskripsi Daftar Arsip Tekstual

Nama Pencipta Arsip (Fonds) : ...

Tingkat Keterangan
Nomor Uraian Informasi Kurun
No Perkemban Jumlah Nomor
Arsip Arsip Waktu
gan Boks
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

23
 Contoh Format : Hasil Deskripsi Daftar Arsip Foto Beridentitas
Nama Pencipta Arsip (Fonds) : ...

Nomor Nomor Nomor Uraian

No Tempat Tanggal Keterangan
Koleksi Positif Negatif Informasi
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)

Contoh Format : Hasil Deskripsi Daftar Arsip Foto Tanpa Identitas

Nama Pencipta Arsip (Fonds) : ...

Nama Pelaku Uraian

No Nomor Koleksi Tempat Waktu Keterangan
Peristiwa Foto Informasi
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)

Contoh Format : Hasil Deskripsi Daftar Arsip Film/Video

Nama Pencipta Arsip (Fonds) : ...

Nomor
Judul Nomor Masa Produksi
Reel / Copy Sutradara
No Film/ Film/ Putar / dan Bahasa Sinopsis
Type Copy Right dan Pemain
Video Video Warna Tahun
/ Ukuran
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)

Contoh Format : Hasil Deskripsi Daftar Arsip Kaset

Nama Pencipta Arsip (Fonds) : ...

Tempat &
Nama Jumlah Ringkasan
No Pewawancara Tanggal Indeks Keterangan
Pengkisah Kaset Transkrip
Wawancara
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)

24
Contoh Format : Hasil Deskripsi Daftar Arsip Peta
Nama Pencipta Arsip (Fonds) : ...

Penerbit /
Lokasi Warna
No Judul Jenis Skala / Ukuran Edisi Keterangan
Wilayah Bahan
Tahun
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)

3. Melakukan identifikasi fisik arsip pada kegiatan penyusunan daftar arsip statis atau
inventaris arsip
a. Acuannya: Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 27
Tahun 2011 tentang Pedoman Penyusunan Sarana Bantu Penemuan Kembali
Arsip Statis;
b. Standar Kualitas Hasil Kerjanya sebagaimana berikut:
KOMPONEN URAIAN

Hasil Kerja Laporan identifikasi fisik arsip

Batasan Kegiatan awal untuk menata dan menyimpan arsip statis dengan cara
mengatur fisik arsip melalui identifikasi fisik arsip dengan mencocokan fisik
arsip dengan daftar arsip statis, baik itu diruang transit dan depo arsip
Ketentuan 1) Hasil dari kegiatan pelaksanaan akuisisi arsip yang telah diverifikasi , baik
Teknis secara langsung ataupun tidak langsung;
2) Arsip statis yang diterima dari pencipta arsip atau yang diserahkan ke
lembaga Kearsipan
Norma Waktu 5 hari kerja/laporan identifikasi (minimal 8 halaman termasuk daftar)
Manfaat Laporan identifikasi digunakan untuk mengontrol kegiatan penataan dan
penyimpanan hasil akuisisi arsip statis.
Format Sekurang-kurangnya sesuai contoh
Volume Jumlah laporan dalam setahun sesuai SKP.
Bukti kerja 1) Laporan telah mendapat persetujuan dari pimpinan unit kerja yang
bertanggungjawab dalam menyimpan dan memelihara arsip statis di
lembaga kearsipan;
2) Fotokopi Daftar Arsip Statis;
3) Fotokopi surat perintah, kegiatan dilaksanakan oleh perorangan atau
kelompok (maksimal 3 orang) pada jenjang jabatan yang sama
Nilai Kualitas
100 Hasil kerja sempurna sesuai ketentuan teknis dan format, serta sudah
dimanfaatkannoleh unit kerja ataupun organisasi
90 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis dan format, namun belum
dimanfaatkan olehnunit kerja ataupun organisasi
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun format laporan belum
25
 disertai
dengan daftar arsip statis.
60 Hasil kerja meskipun didukung bukti kerja, masih ditemukan kesalahan
besar, yaitu materi laporan tidak menjelaskan hasil pelaksanaan identifikasi
50 Hasil kerja tidak didukung oleh bukti kerja sehingga tidak memenuhi standar
kualitas.

Contoh Format : Laporan identifikasi fisik arsip statis

LAPORAN IDENTIFIKASI FISIK ARSIP STATIS

A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
2. Dasar Pelaksanaan
3. Maksud dan Tujuan
4. Ruang Lingkup
B. Pelaksanaan
1. Waktu dan Tempat
2. Pelaksana
3. Metode
Hasil Pelaksanaan

1. Tahapan Kegiatan
2. Hasil Kegiatan
C. Penutup
Lampiran : Daftar Arsip Statis

Contoh Format : Daftar Arsip Statis

Nama Pencipta Arsip : …
Tingkat Kurun Keterangan
No Jenis / Seri Arsip Jumlah
Perkembangan Waktu Indeks Lokasi
(1) (2) (3) (4) (5) (6)

26
 4. Melakukan preservasi arsip (restorasi arsip non kertas seperti: arsip foto,
rewashing arsip film, recleaning arsip rekaman suara) untuk restorasi arsip non
kertas
a. Acuannya Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 23
Tahun 2011 tentang Pedoman Preservasi Arsip Statis.
b. Standar Kualitas Hasil Kerjanya sebagaimana berikut:

KOMPONEN URAIAN

Hasil Kerja Daftar Arsip Statis yang di Preservasi

Batasan Kegiatan mengidentifikasi dan memeriksa fisik arsip dalam segala bentuk
jenis media yang terindikasi dan mengalami kerusakan baik dalam
keadaan normal ataupun karena darurat bencana untuk dilakukan
perbaikan/perawatan (restorasi) melalui penyusunan daftar verifikasi
arsipstatis yang akan dan telah di preservasi.
Ketentuan Teknis (1) Preservasi dilakukan sebagai upaya tindakan preventif dan kuratif
terhadap semua bentuk media arsip statis;
(2) Restorasi dilakukan sesuai dengan jenis media simpannya, yaitu arsip
tekstual/konvensional dengan cara deasidifikasi (laminasi/ enkapsulasi/
leafcasting, arsip film dengan cara rewashing, arsip video dengan cara
recleaning, arsip kaset dengan cara rewinding;
(3) Pascapreservasi dilakukan penilaian (quality control) dan semua arsip
dikembalikan ketempat penyimpanan semula;
(4) Quality control dibuktikan dengan adanya berita acara preservasi arsip
statis; dan
(5) Daftar dikelompokkan sesuai media simpan
Norma Waktu 15 menit/nomor , maksimal 20 nomor/hari
Manfaat Daftar digunakan untuk tindakan quality control terhadap khazanah arsip
yang akan dan telah di preservasi.
Format Sekurang-kurangnya sesuai contoh.
Volume (1) Jumlah nomor dan daftar dalam setahun sesuai SKP;
(2) Penyusunan daftar dilakukan minimal dalam setahun dalam keadaan
normal atau setiap saat dalam keadaan darurat.
Bukti Kerja (1) Fotokopi Daftar Arsip yang telah direstorasi dan telah mendapat
persetujuan/ditandatangani oleh pimpinan unit kerja yang menugaskan;
(2) Fotokopi Berita Acara Preservasi Arsip; dan
(3) Fotokopi surat perintah, kegiatan dilaksanakan oleh perorangan atau
kelompok, (maksimal 2 orang) pada jenjang jabatan yang sama.
Nilai Kualitas
100 Hasil kerja sempurna sesuai ketentuan teknis dan format, serta sudah
dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi.
90 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis dan format, namun belum
dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi.
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun format daftar belum
terpenuhi masih ada beberapa kolom yang informasinya kurang lengkap
tidak menjelaskan tindakan preservasi (kolom 8) atau bukti kerja tidak

27
 60 lengkap.
Hasil kerja meskipun didukung bukti kerja, masih ditemukan kesalahan
50 besar, yaitu kegiatan preservasi tanpa disertai berita acara.
Hasil kerja semuanya tidak memenuhi persyaratan.

Contoh Format: Berita Acara Preservasi Arsip Statis

BERITA ACARA
PRESERVASI ARSIP STATIS

Pada hari …….. tanggal…… bertempat di ………………………….., kami yang bertandatangan

dibawah ini,

Nama : …………………………
Jabatan : ………………………...
Selaku Pihak Pertama/ Pelaksana kegiatan preservasi

Nama : …………………………
Jabatan : ………………………..
Selaku Pihak Kedua/ Pimpinan Unit Kerja yang menyimpan arsip statis

Menerangkan bahwa Pihak Pertama telah melalukan preservasi arsip statis dengan tindakan
…………..di lingkungan …………… sesuai amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan, berikut daftar arsip statis yang dipreservasi terlampir.

Pihak Pertama, Pihak Kedua,

(Nama) (Nama)

Contoh Format: Daftar Arsip Statis yang di Preservasi

No Nomor Nomor Uraian Tanggal Jumlah Jenis Tindakan Ket. Lokasi

Berkas Item Informasi Arsip Preservasi Simpan
Arsip Arsip
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)

28
5. Melakukan reproduksi/alih media arsip statis
a. Acuannya Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 23
Tahun 2011 tentang Pedoman Preservasi Arsip Statis.
b. Standar Kualitas Hasil Kerjanya sebagaimana berikut:

KOMPONEN URAIAN

Hasil Kerja Daftar Arsip Statis yang di reproduksi/alihmedia

Batasan Kegiatan mengidentifikasi arsip yang akan dan telah dilakukan alihmedia
(reproduksi) dari media yang satu ke bentuk media yang lainkedalam suatu
daftar arsip.
Ketentuan (1) Alihmedia yang dilakukan semata-mata untuk membantu kecepatan dan
Teknis kemudahan akses;
(2) Alihmedia menggunakan sarana resmi milik lembaga kearsipan;
(3) Alihmedia dilakukan terhadap arsip kertas ke microfilm/microfische/CD,
alihmedia dari arsip film/video/foto ke CD/DVD, konversi media kertas
ke format elektronik, serta pemindaian (scanning); dan
(4) Arsip yang telah dialihmedia wajib diautentikasi sebagai bukti telah
dilakukanquality control terhadap pekerjaan dalam bentuk berita acara.
Norma Waktu 20 menit/nomor , maksimal 10 nomor/hari
Manfaat Daftar digunakan dalam pengelolaan arsip sesuai bentuk medianya.
Format Sekurang-kurangnya sesuai contoh
Volume Jumlah nomor dan daftar dalam setahun sesuai SKP dan penyusunan daftar
dilakukan minimal dalam setahun
Bukti kerja (1) Fotokopi Daftar Arsip Statis yang dialihmedia dan telah mendapat
persetujuan/ditandatangani oleh pimpinan unit kerja yang menugaskan;
(2) Fotokopi berita acara arsip statis yang telah dialihmediakan; dan
(3) Fotokopi surat perintah, kegiatan dilaksanakan oleh perorangan atau
kelompok (maksimal 2 orang) pada jenjang jabatan yang sama.
Nilai Kualitas
100 Hasil kerja sempurna sesuai ketentuan teknis dan format, serta sudah
dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi.
90 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis dan format, namun belum
dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun format daftar masih ada
yang tidak menjelaskan metode tindakan (kolom 8)
60 Hasil kerja meskipun didukung bukti kerja, masih ditemukan kesalahan
besar, yaitu daftar tanpa disertai berita acara alih media arsip statis.
50 Hasil kerja tidak didukung oleh bukti kerja sehingga tidak memenuhi standar
kualitas

29
Contoh Format : Berita Acara Alih Media Arsip Statis

BERITA ACARA
ALIH MEDIA ARSIP STATIS

Pada hari … tanggal … bertempat di …, kami yang bertandatangan dibawah ini,

Nama : …
Jabatan : …
Selaku Pihak Pertama/Ketua Tim Alih Media Arsip Statis

Nama : …
Jabatan : …
Selaku Pihak Kedua/Pimpinan Unit Depo Arsip

Menerangkan bahwa Pihak Pertama telah melakukan alih media arsip statis di depo lembaga
kearsipan … sesuai amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan,
berikut daftar arsip statis yang dialihmediakan terlampir.

Pihak Pertama, Pihak Kedua,

(Nama) (Nama)

Contoh Format : Daftar Arsip Statis yang di Reproduksi/Alih media

Kode Uraian Ket.

Nomor Jenis Metode
No Klasifikasi Informasi Tanggal Jumlah Lokasi
Arsip Media Tindakan
Arsip Arsip Simpan

30
6. Melakukan penelusuran referensi dan arsip sesuai tema naskah sumber arsip dalam
rangka penerbitan naskah sumber arsip, Standar Kualitas Hasil Kerjanya
sebagaimana berikut:

KOMPONEN URAIAN

Hasil Kerja 1. Laporan Penelusuran Referensi dan Arsip; atau

2. Mencetak/memindai Materi Naskah Sumber Arsip;
Batasan Kegiatan melakukan penelusuran referensi dan arsip dalam rangka
penerbitan naskah sumber arsip dengan cara melakukan monitoring,
identifikasi dan melakukan pemindaian arsip untuk penyusunan naskah
sumber arsip
Ketentuan (1) Naskah sumber berasal dari khazanah arsip lembaga kearsipan;
Teknis (2) Penelusuran arsip sesuai dengan topik yang telah ditentukan;
(3) Pemindaian dilakukan sesuai kebutuhan penyusunan naskah sumber
arsip
Norma Waktu 10 hari kerja/laporan (minimal 13 halaman berikut daftar referensi/arsip)
10 menit/nomor untuk pemindaian (maksimal 30 nomor/hari).
Manfaat Hasil penelusuran referensi dan arsip atau pemindaian arsip digunakan
untuk menyusun naskah sumber arsip
Format Sekurang-kurangnya sesuai contoh
Volume (1) Jumlah laporan dan hasil pemindaian dalam setahun sesuai SKP;
(2) Penyusunan laporan dan pemindaian dilakukan setelah ada kegiatan
Penelusuran.
Bukti kerja (1) Laporan dan daftar arsip hasil penelusuran referensi dan arsip yang
telah mendapat persetujuan/ ditandatangani oleh pimpinan unit kerja
yang menugaskan;
atau
Daftar arsip yang dicetak untuk materi naskah sumber arsip, yang telah
mendapat persetujuan/ ditandatangani oleh pimpinan unit kerja yang
menugaskan;
(2) Fotokopi surat perintah, kegiatan dilaksanakan oleh perorangan atau
kelompok (maksimal 3 orang) pada jenjang jabatan yang sama.
Nilai Kualitas
100 Hasil kerja sempurna sesuai ketentuan teknis dan format, serta sudah
dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi.
90 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis dan format, namun belum
dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi.
75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun format laporan tanpa disertai
daftar hasil penelusuran arsip atau mencetak/memindai arsip tanpa disertai
daftar arsip yang dicetak/dipindai
60 Hasil kerja meskipun didukung bukti kerja, masih ditemukan kesalahan
besar, yaitu laporan tidak menjelaskan analisis materi arsip yang dijadikan
naskah sumber arsip atau daftar arsip yang akan dicetak/pindai belum
dilengkapi sumber arsip.
50 Hasil kerja tidak didukung oleh bukti kerja sehingga tidak memenuhi standar
kualitas

31
Contoh Format : Daftar Hasil Penelusuran Naskah Sumber Arsip

Konteks Uraian Informasi Asal Sumber

No Nomor Arsip Tanggal Jumlah
Informasi Arsip Arsip
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

Contoh Format : Daftar Arsip yang di cetak untuk materi Naskah Sumber Arsip

Kode Klasifikasi Uraian Informasi Asal Sumber

No Nomor Arsip Tanggal Jumlah
Arsip Arsip Arsip
(1) (2) (3) (4) (5) (5) (6)

Contoh Format : Laporan Penelusuran Referensi dan Arsip Dalam Rangka Penyusunan
Naskah Sumber Arsip

LAPORAN PENELUSURAN REFERENSI DAN ARSIP

DALAM RANGKA PENYUSUNAN NASKAH SUMBER ARSIP

A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
2. Dasar Pelaksanaan
3. Maksud dan Tujuan
4. Ruang Lingkup

B. Pelaksanaan
1. Waktu dan Tempat
2. Pelaksana
3. Metode

C. Hasil Pelaksanaan
1. Analisis materi arsip
2. Hasil Penelusuran

D. Hambatan dan Pemecahan Masalah

E. Penutup

Lampiran : Daftar Hasil Penelusuran Naskah Sumber

32
 C. STANDAR KUALITAS HASIL KERJA JABATAN FUNGSIONAL ARSIPARIS MAHIR/
PELAKSANA LANJUTAN UNTUK KEGIATAN PEMBINAAN KEARSIPAN

1. Memberikan bimbingan teknis Pengelolaan Arsip, Standar Kualitas Hasil Kerjanya

adalah sebagaimana berikut:

KOMPONEN URAIAN

Hasil Kerja Laporan Bimbingan Teknis Kearsipan

Batasan Kegiatan memberikan bimbingan teknis kearsipan dalam setiap pekerjaan
pengelolaan arsip dinamis dan pengelolaan arsip statis
Ketentuan (1) Bimtek terkait dengan pekerjaan teknis pengelolaan arsip dinamis atau
Teknis pengelolaan arsip statis;
(2) Bimtek ditujukan kepada arsiparis dan tenaga pengelola arsip;
(3) Materi bimtek disampaikan dalam bentuk tutor
Norma 5 hari kerja/laporan (minimal 8 halaman)
Waktu
Manfaat Meningkatnya kemampuan teknis arsiparis/pengelola arsip dalam melakukan
pekerjaan kearsipan.
Format Sekurang-kurang sesuai contoh
Volume (1) Jumlah laporan dan bobot jam dalam setahun sesuai SKP;
(2) Bimtek kearsipan dilakukan minimal setiap tahun untuk lokasi yang sama.
Bukti kerja (1) Laporan kegiatan bimtek;
(2) Lampiran jadwal telah diverifikasi/ditandatangani oleh pimpinan/pengawas
kegiatan; dan
(3) Fotokopi surat perintah kegiatan dilaksanakan secara perorangan atau
kelompok (maksimal 2 orang) pada jenjang jabatan yang sama.untuk
setiap kali bimtek.;
Nilai Kualitas
100 Hasil kerja sempurna sesuai ketentuan teknis dan format, serta sudah
dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi.
90 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis dan format, namun belum dimanfaatkan
oleh unit kerja ataupun organisasi.
75 asil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun format laporan belum didukung
jadwal yang telah diverifikasi penyelenggara dan/atau materi bimtek
60 Hasil kerja meskipun didukung bukti kerja, masih ditemukan kesalahan besar,
yaitu dalam format laporan tidak ada penjelasan sebelum dan setelah hasil
pelaksanaan
50 Hasil kerja tidak didukung oleh bukti kerja sehingga tidak memenuhi standar
kualitas

33
 Contoh Format : Laporan Bimbingan Teknis Kearsipan

LAPORAN BIMBINGAN TEKNIS KEARSIPAN

A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
2. Dasar Pelaksanaan
3. Maksud dan Tujuan
4. Ruang Lingkup

B. Pelaksanaan
1. Waktu dan Tempat
2. Pelaksana dan Peserta
3. Materi dan Bobot Jam
4. Metode

C. Hasil Pelaksanaan
1. Kondisi Sebelum
2. Kondisi Setelah

D. Rekomendasi

E. Penutup

Lampiran : Jadwal Bimtek dan Materi Bimtek

2. Melakukan penilaian kinerja arsiparis Tearmpil/Pelaksanan dan Arsiparis

Mahir/Pelaksana Lanjutan
a. Acuannya:
 Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2017
tentang Pelaksanaan Tugas Jabatan Fungsional Arsiparis;
 Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2017
tentang Pedoman Penilaiian Prestasi Kerja JFA;
 Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2017
tentang Standar Kualitas Hasil Kerja JFA.

34
b. Standar Kualitas Hasil Kerjanya sebagaimana berikut:

KOMPONEN URAIAN

Hasil Kerja Verifikasi Penilaian Prestasi Kerja Arsiparis Tingkat Instansi

Batasan Kegiatan duduk dalam anggota Tim Penilai Kinerja dengan cara menilai
prestasi kerja arsiparis terhadap arsiparis yang berada dibawah jenjang
jabatannya, sesuai standar kompetensi dan standar kualitas hasil kerja
arsiparis di lingkungan tingkat instansi.
Ketentuan (1) Menguasai teknis dan lingkup kegiatan kearsipan;
Teknis (2) Minimal mempunyai jenjang jabatan yang sederajat atau sama dengan
arsiparis yang dinilai;
(3) Memiliki kemampuan dan pengalaman dalam melakukan kegiatan
kearsipan
Norma Waktu 60 menit/penilaian Arsiparis, maksimal 2 orang Arsiparis/hari
Manfaat Hasil verifikasi dapat dimanfaatkan untuk Penilaian Angka Kredik (PAK)
prestasi kinerja Arsiparis
Format Sekurang-kurangnya sesuai contoh
Volume Laporan dilaksanakan pada awal tahun sesuai SKP.
Bukti kerja (1) Fotokopi formulir verifikasi kualitas hasil kerja arsiparis;
(2) Fotokopi SK. Tim, kegiatan dilaksanakan oleh perorangan
Nilai Kualitas
100 Hasil kerja sempurna sesuai ketentuan teknis dan format, serta sudah
dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi.
90 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis dan format, namun belum
dimanfaatkan oleh unit kerja ataupun organisasi.

75 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun format laporan belum

terpenuhi masih ada kekurang lengkapan pada identitas Arsiparis yang
dinilai
60 Hasil kerja meskipun didukung bukti kerja, masih ditemukan kesalahan
besar, yaitu format formulir verifikasi tidak mencantumkan alasan hasil nilai
yang telah diverifikasi dan/atau belum ada total angka kredit komulatif (AKK)
50 Hasil kerja tidak didukung oleh bukti kerja sehingga tidak memenuhi standar
kualitas

35
 Contoh Format : Verifikasi Penilaian Prestasi Kerja Arsiparis Tingkat Instansi

Nama Penilai
NIP
Nama Arsiparis yang di verifikasi
NIP
Unit Kerja / Instansi
1. Jumlah Rincian dalam SKP 2. Hasil verifikasi dan Nilai
a. Tugas Pokok a. Tugas Pokok
1. … 1. …
2. … 2. …
b. Tugas Tambahan b. Tugas Tambahan
1. … 1. …
2. … 2. …
Nilai Alasan Catatan
1. … … (sesuai kategori nilai) …
2. … … (sesuai kategori nilai) …
3. … … (sesuai kategori nilai) …
1. Sasaran Kerja Pegawai (SKP) … x 60% = …
2. Nilai Perilaku Kerja … x 40% = … +
3. Nilai Prestasi Kerja … (Predikat)
REKOMENDASI

Penilai / Verifikator

…...........................

36
 PENUTUP

Buku Saku ini disusun dengan harapan dapat membantu Arsiparis Mahir/
Pelaksana Lanjutan di dalam melaksanakan tugas jabatannya sesuai dengan
kompetensi yang disandangnya dan dapat dijadikan acuan dalam mempersiapkan
bukti-bukti dari setiap kegiatan yang sesuai dengan Standar Kualitas Hasil Kerja
Jabatan Fungsional Arsiparis sehingga hasil kerja dapat dimanfaatkan oleh Arsiparis
yang bersangkutan sebagai bukti kerja untuk kegiatan penilaian prestasi kerja
Jabatan Fungsional Arsiparis Mahir/Pelaksana Lanjutan dan dapat digunakan oleh
unit kerjanya bahkan organisasinya sebagai bukti pertanggungjawaban dari setiap
kegiatan.

37