PEDOMAN

PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

PENCIPTAAN FUNGSIONAL ARSIPARIS
DI LINGKUNGAN PEMERINTAH PROVINSI BANTEN
TAHUN 2015
I. PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Kegiatan administrasi dan manajemen baik dalam instansi pemerintah maupun

swasta menghasilkan by product (hasil samping) antara lain arsip dan dokumen. Arsip

(records) merupakan salah satu sumber informasi (recorded Information) yang memiliki

multi fungsi sangat penting untuk menunjang proses kegiatan administrasi negara dan

manajemen birokrasi. Arsip akan terus bertambah dan berkembang secara akumulatif

sesuai dengan semakin kompleksnya fungsi dan tugas organisasi. Masalah yang kemudian

timbul dari kondisi ini adalah semakin menumpuknya arsip-arsip secara tidak terkontrol,

karena arsip-arsip cenderung diabaikan cara pengelolaannya, dipandang tidak perlu

disimpan dalam suatu sistem kearsipan, sehingga apabila organisasi membutuhkan

informasi arsip untuk kebutuhan pelaksanaan tugas ataupun untuk pengambilan keputusan

(decision making), arsip sulit ditemukan atau memerlukan waktu yang relatif lama untuk

diketemukan kembali (retrieval).

Untuk itu keberadaan arsip berperan penting sebagai informasi pelaksanaan

kegiatan suatu instansi atau organisasi yang sah dan dapat dipercaya dalam melaksanakan

tugas dan fungsinya. Keseluruhan lini kegiatan organisasi memerlukan informasi baik

dalam proses kerja administratif maupun pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen.

Panduan Pendidikan dan Pelatihan

Penciptaan Fungsional Arsiparis
Tahun 2015
1
 Dalam sistem birokrasi, arsip sangat diperlukan untuk menunjang kinerja instansi

yang terkontrol dan akuntabel, apalagi dalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi

yang berkembang cepat, arsip harus dikelola dengan baik dan benar dalam suatu sistem

tertentu. Pengelolaan arsip secara baik dan benar menjamin layanan permintaan arsip

secara cepat, tepat dan lengkap.

Berdasarkan pertimbangan tersebut, Badan Diklat Provinsi Banten, sesuai dengan

Kebutuhan SDM Aparatur Pemerintahan Daerah khususnya Pemerintah Provinsi Banten

akan melaksanakan Diklat Penciptaan Fungsional Arsiparis bagi para petugas/pengelola

Kearsipan di lingkungan Pemerintah Provinsi Banten, agar pegawai dimaksud benar-benar

memiliki kompetensi di bidang pengelolaan kearsipan, sehingga dapat meminimalisir

kesimpangsiuran informasi berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan.

B. DASAR HUKUM

1. Undang-undang Nomor 05 Tahun 2014 Tentang Aparatur Sipil Negara (ASN);

2. Undang-undang Nomor 23 Tahun 2014 Tentang Pemeritahan Daerah;
3. Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan;
6. Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000 tentang Pendidikan dan Pelatihan
Jabatan Pegawai Negeri Sipil;
7. Peraturan Pemerintah No. 53 Tahun 2010 Tentang Disiplin Pegawai Negeri Sipil;
8. Peraturan Gubernur Banten No 47 Tahun 2006 Tentang Pedoman Pendidikan dan
Pelatihan Aparatur di Provinsi Banten.
9. Keputusan Kepala Dinas Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah Provinsi Banten Nomor :
915/202-SK.PPKD/XII/2014 Tanggal 30 Desember 2014 tentang Pengesahan Dokumen
Pelaksanaan Anggaran Satuan Kerja Perangkat Daerah (DPA-SKPD) Badan Diklat Provinsi
Banten Tahun Anggaran 2015.

Panduan Pendidikan dan Pelatihan

Penciptaan Fungsional Arsiparis
Tahun 2015
2
C. TUJUAN DAN SASARAN

1. TUJUAN

Pendidikan dan Pelatihan Penciptaan Fungsional Arsiparis bertujuan untuk

membekali para peserta agar mampu meningkatkan pemahaman dan keterampilan teknis
mengenai sistem pengelolaan arsip yang baik dalam rangka menunjang terciptanya tertib
administrasi Di Lingkungan Pemerintah Provinsi Banten.

2. SASARAN
Terlatihnya 42 Orang peserta pengelola arsip Di Lingkungan Pemerintah Provinsi
Banten.

II. PELAKSANAAN
A. TANGGAL DAN TEMPAT

1. TANGGAL
Pendidikan dan Pelatihan Penciptaan Fungsional Arsiparis Di Lingkungan
Pemerintah Provinsi Banten diselenggarakan dari tanggal 02 September s/d 08 Oktober
2015, pelaksanaan kegiatan pembelajaran dalam kelas tanggal 02 September s.d 08
Oktober 2015, sedangkan kegiatan Observasi Lapangan dilaksanakan pada tanggal 08
Oktober 2015.

2. TEMPAT
Pendidikan dan Pelatihan Penciptaan Fungsional Arsiparis Di Lingkungan
Pemerintah Provinsi Banten bertempat di Badan Pendidikan dan Pelatihan Provinsi
Banten Jl .Raya Lintas Timur Km.4 Karang Tanjung, Pandeglang.

B. PEMBIAYAAN

Penyelenggaran Pendidikan dan Pelatihan Penciptaan Fungsional Arsiparis Di

Lingkungan Pemerintah Provinsi Banten dibebankan pada Anggaran Pendapatan dan
Belanja Daerah (APBD) Provinsi Banten Tahun Anggaran 2015 melalui Kegiatan Diklat
Manajemen Peningkatan Kompetensi Sumber Daya Aparatur, Bidang Manajemen dan
Kelembagaan, Badan Diklat Provinsi Banten.

Panduan Pendidikan dan Pelatihan

Penciptaan Fungsional Arsiparis
Tahun 2015
3
C. PESERTA

1. PESERTA
Pendidikan dan Pelatihan Penciptaan Fungsional Arsiparis Di Lingkungan
Pemerintah Provinsi Banten sebanyak 42 Orang.

2. PERSYARATAN PESERTA
a. Membawa Surat Tugas dari Pimpinan;
b. Mengisi Biodata (Terlampir);
c. Membawa Pas Foto ukuran 4 x 6 dengan latar belakang merah sebanyak 3
Lembar;
e. Membawa Sepatu Olah Raga;
f. Membawa Laptop;
g. Membawa berkas arsip kegiatan

D. PANITIA PELAKSANAN KEGIATAN

1.Penanggung : Sekretaris Badan Diklat

jawab
2. Ketua : Kepala Bidang Diklat Manajemen dan Kelembagaan
3. Sekretaris : Kepala Sub Bidang Diklat Standarisasi Kualifikasi dan Kompetensi
SDM
4. Anggota : 1. Kepala Sub Bidang Diklat Standarisasi Manajemen dan
Kelembagaan
2. Kasubag Program, Evaluasi dan Pelaporan
3. Dadan Darmawan, SE
4. Wulan Purnamasari, SE
5. Agus Haidir Ganda Kusumah, S.Sos
6. Ogi Hilman
5. Sekertariat : 1. Solehah, SE
2. Nurhana, S.Pd
3. Agus Eka Permana
4. Ai Meliani.

Panduan Pendidikan dan Pelatihan

Penciptaan Fungsional Arsiparis
Tahun 2015
4
E. NARASUMBER DAN TENAGA PENGAJAR

Narasumber Diklat Penciptaan Fungsional Arsiparis Di Lingkungan Pemerintah Provinsi

Banten, terdiri dari :
a. Widyaiswara Pusdiklat ANRI Bogor;
b. Pejabat Struktural Provinsi Banten.

F. MATERI DIKLA
NO Materi/Mata Diklat

1. Building Learning Commitment ( BLC )

2. Kebijakan Kearsipan Nasional

3. Pengantar Kearsipan

4. Penyelenggaraan Kearsipan

5. Sejarah, Sistem dan Terminologi Kearsipan

6. Pengantar Pengelolaan Arsip Dinamis

7. Instrumen Pengelolaan Arsip Dinamis (tata naskah dinas, klarifikasi arsip, JRA

8. Peraturan Perundang Undangan di Bidang Kearsipan

9. Organisasi Kearsipan

10. Penataan Arsip Aktif (Pengurusan Surat)

11. Penataan Arsip Aktif (Pemberkasan Arsip)

12. Penataan Arsip Aktif (Pemeliharaan, alih media dan penggunaan arsip aktif

13. Program Arsip Vital

14. Pemindahan arsip in aktif

15. Pengelolaan arsip in aktif

16. Penyusutan arsip

17. Pengantar pengelolaan arsip

Panduan Pendidikan dan Pelatihan

Penciptaan Fungsional Arsiparis
Tahun 2015
5
 18. Akuisisi arsip

19. Pengolahan Arsip Konvensional

20. Pengolahan Arsip Media baru

21. Preservasi Arsip Konvensional

22. Preservasi Arsip Media Baru

23. Jabatan Fungsional Arsiparis

24. Publikasi dan Pameran Kearsipan

25. Layanan informasi kearsipan

26. Pengelolaan Arsip Berbasis TIK

27. Pengelolaan Arsip Elektronik

28. Observasi Pengelolaan Arsip

29. Bimbingan Kearsipan

30. Manajemen Perkantoran Modern

G. METODE DIKLAT

Pendekatan pembelajaran yang digunakan dalam Diklat Penciptaan Fungsional

Arsiparis Di Lingkungan Pemerintah Provinsi Banten adalah andragogi, yaitu pembelajaran
orang dewasa, dengan Metode sebagai berikut :
a). Ceramah;
b). Tanya Jawab;
c). Diskusi;
d). Latihan / simulasi;
e). Observasi Lapangan.

H. FASILITAS KEDIKLATAN
1. Ruang Penginapan;
2. Ruang Belajar;
3. Sound System;

Panduan Pendidikan dan Pelatihan

Penciptaan Fungsional Arsiparis
Tahun 2015
6
 4. Flip Chart;
5. Notebook + LCD;
6. White Board;
7. Spidol;
8. Hand Out dan lain-lain.

I. EVALUASI PELAKSANAAN

Evaluasi dilakukan pada setiap tahap kegiatan, hal ini dimaksudkan untuk terus
mamantau setiap pelaksanaan penyelenggaraan. Dalam penyelenggaraan kegiatan Diklat
Penciptaan Fungsional Arsiparis Di Lingkungan Pemerintah Provinsi Banten, evaluasi
dilakukan secara konprehensif melalui evaluasi terhadap penyelenggaraan evaluasi akademis
dan evaluasi terhadap narasumber hal ini di maksud untuk mengetahui keberhasilan
penyelenggaraan kegiatan.

J. SURAT TANDA TAMAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN (STTPP)

Peserta yang telah mengikuti seluruh rangkaian pendidikan dan pelatihan serta
dinyatakan lulus oleh penyelenggara berhak mendapatkan sertifikat dalam bentuk Surat
Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan (STTPP) yang ditandatangani oleh Kepala ANRI Pusat
dan Gubernur Banten/Sekretaris Daerah selaku Pembina dan Kepala Badan Pendidikan dan
Pelatihan Provinsi Banten selaku penanggungjawab kegiatan.

III. TATA TERTIB

A. KEHADIRAN
1. Peserta diwajibkan berada di kelas 10 menit sebelum pembelajaran dimulai;
2. Peserta diwajibkan mengikuti seluruh kegiatan pendidikan dan pelatihan;
3. Peserta diwajibkan mengisi dan menandatangani daftar hadir yang telah disiapkan oleh
penyelenggara;
4. Kegiatan berlangsung hari senin s.d sabtu dari :
Pagi : Pukul 08.00 s.d 12.00 WIB (disesuaikan dengan jadwal)
Siang : Pukul 12.00 s.d 17.00 WIB (disesuaikan dengan jadwal)
Malam : Pukul 19.00 s.d 22.00 WIB (disesuaikan dengan jadwal)
5. Selama pelaksanaan peserta diberikan konsumsi dengan ketentuan sebagai berikut :
a. Makan Pagi : Pukul 07.00 s.d 08.00 WIB
Snack : Pukul 10.15 WIB
b. Makan Siang : Pukul 12.00 s.d 13.00 WIB

Panduan Pendidikan dan Pelatihan

Penciptaan Fungsional Arsiparis
Tahun 2015
7
 Snack : Pukul 15.15 WIB
b. Makan Malam : Pukul 18.00 s.d 19.00 WIB

B. PAKAIAN

1. Peserta sehari-hari menggunakan pakaian lengan panjang warna putih, celana panjang
warna hitam/gelap dan menggunakan dasi, wanita kemeja putih dan rok warna hitam.
2. Sepatu Hitam baik laki-laki maupun wanita.
3. Menggunakan label nama peserta Diklat dan lambang KORPRI.
4. Peserta wajib merapikan pakaian sebelum memasuki ruangan.

C. PERILAKU

1. Peserta akan dinilai oleh pengamat kelas dari segi kedisiplinan, kepemimpinan,
kerjasama dan prakarsa;
2. Peserta diwajibkan menjaga kebersihan lingkungan;
3. Peserta dilarang meninggalkan ruangan selama pelajaran berlangsung kecuali atas ijin
narasumber / pengamat kelas;
4. Peserta dilarang meninggalkan asrama tanpa ijin tertulis dari panitia;
5. Peserta dilarang menerima tamu pada saat pelajaran berlangsung dan waktu malam
hari kecuali atas ijin panitia;
6. Peserta dilarang merokok didalam ruangan kelas dan membawa makanan/minuman
tanpa seijin widyaiswara (kecuali disediakan panitia).

IV. PENUTUP

Demikian Panduan Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan Penciptaan

Fungsional Arsiparis Di Lingkungan Pemerintah Provinsi Banten, untuk dijadikan acuan dalam
pelaksanaan baik oleh peserta, maupun panitia yang terlibat dalam pelaksanaan kegiatan ini.

Pandeglang, Agustus 2015

KEPALA BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

PROVINSI BANTEN

ENDRAWATI
Pembina Utama Muda
NIP. 19601014 198403 2 004

Panduan Pendidikan dan Pelatihan

Penciptaan Fungsional Arsiparis
Tahun 2015
8
 PEDOMAN

PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

PENCIPTAAN FUNGSIONAL ARSIPARIS
TAHUN 2015

PEMERINTAH PROVINSI BANTEN

BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
Panduan Pendidikan dan Pelatihan
PEMERINTAH
Jl. Lintas PROVINSI
Timur KM. 04 Karangtanjung
Penciptaan Fungsional Arsiparis BANTEN
Pandeglang Telp (0253) 206554
Tahun 2015
BADAN PENDIDIKAN DAN
9 PELATIHAN
Jl. Lintas Timur KM. 04 Karangtanjung Pandeglang Telp (0253) 206554
Panduan Pendidikan dan Pelatihan
Penciptaan Fungsional Arsiparis
Tahun 2015
10