KERANGKA ACUAN KEGIATAN

PEMBINAAN DAN PENGEMBANGAN KEARSIPAN

TAHUN ANGGARAN 2019

A. PENDAHULUAN

1. Latar Belakang

Guna mempertinggi mutu penyelenggaraan kearsipan dan

melaksanakan amanat Undang - Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan, dalam penjelasan umum diuraikan bahwa arsip yang tercipta
harus dapat menjadi sumber informasi, acuan, dan bahan pembelajaran
masyarakat, bangsa, dan negara. Hal ini dimaksudkan sebagai upaya
mewujudkan penyelenggaraan negara yang baik dan bersih serta dalam
menjaga dinamika gerak maju masyarakat, bangsa, dan negara ke depan
agar senantiasa berada pada pilar perjuangan mencapai cita-cita nasional.
Dengan kata lain, sumber informasi, acuan, dan bahan pembelajaran
tersebut memberikan manfaat besar bagi kepentingan organisasi,
kepentingan masyarakat, bangsa, dan negara yang selanjutnya dapat
dijadikan sebagai warisan pada generasi yang akan datang Seiring dengan
kebutuhan masyarakat akan informasi yang cepat, tepat dan akurat, serta
sesuai dengan perkembangan teknologi informasi, maka Dinas Kearsipan
Dan Perpustakaan mengembangkan pengelolaan arsip melalui pemanfaatan
teknologi informasi tersebut. Hal ini mengacu pada amanat Undang-Undang
Nomor 14 Tahun 2008, tentang Keterbukaan Informasi Publik serta Undang-
Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
Arsip merupakan bukti otentik dalam pelaksanaan kegiatan
Pemerintahan, baik tingkat pusat sampai tingkat daerah. Seperti halnya
organisasi berjalan pasti menghasilkan arsip sebagai bukti otentik guna
mendukung proses kegiatan administrasi pemerintah daerah dan
manajemen birokrasi serta sebagai bahan pertanggungjawaban pemerintah.
Mengingat hasil kegiatan administrasi dan manajemen terus tumbuh dan
berkembang secara akumulasi serta semakin kompleknya fungsi dan tugas
organisasi, maka arsip sebagai salah satu sumber informasi dan bukti otentik
membutuhkan suatu pengelolaan (manajemen) yang tepat sehingga dapat
menciptakan efektivitas, efisiensi dan produktivitas bagi instansi/organisasi,
dalam hal ini OPD/BALAI/BUMD di Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa

1
Tengah dan ORMAS di Provinsi Jawa Tengah, Lembaga Kearsipan Daerah
Kabupaten/Kota di Jawa Tengah. Selain daripada itu, sesuai amanat
Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah,
kewenangan pembinaan kearsipan terbatas hanya sampai pada Lembaga
Kearsipan Daerah Kabupaten/Kota, sehingga untuk pembinaan kearsipan di
tingkat Pemerintahan Desa menjadi kewenangan kabupaten/kota masing-
masing. Sehubungan dengan hal tersebut, sasaran pembinaan kearsipan
melalui kegiatan Peningkatan Sumber Daya Aparatur Bidang Kearsipan bagi
sekretaris desa dialihkan bagi Arsiparis/Pengelola Arsip LKD
Kabupaten/Kota dan SMA/SMK/SLB Provinsi Jawa Tengah.
Perkembangan teknologi informasi saat ini juga digunakan dalam
pengelolaan kearsipan dengan tujuan untuk kontrol penciptaan, pengolahan
dan penyimpanan, pengamanan dan penyelamatan arsip, serta penyajian
informasi arsip kepada masyarakat secara cepat, tepat dan dapat
dipertanggungjawabkan. Guna mencapai tujuan tersebut, Dinas Kearsipan
Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah berupaya mengembangkan
pengelolaan arsip secara otomasi berbasis web dan jaringan komputer,
dengan melaksanakan pengembangan aplikasi pengelolaanArsip dinamis
bagi SMA/SMK/SLB berbasis web dan Pengembangan Layanan Kearsipan
berbasis Teknologi Informasi (TI).
Disamping itu guna mendukung pelaksanaan pembinaan dan
pengembangan sistem secara keseluruhan perlu disusun suatu pedoman
dan kajian bidang kearsipan guna dijadikan acuan dan tolak ukur dalam
pelaksanaan pengelolaan arsip secara menyeluruh di Lingkungan
Pemerintah Provinsi Jawa Tengah .
Berkenaan dengan hal tersebut, Pemerintah Provinsi Jawa Tengah
melalui Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan pada Tahun 2019 akan
melaksanakan Program Pembinaan, Pengembangan dan Pengawasan
Kearsipan, meliputi :
a. Pembinaan Kearsipan, meliputi :
1) Pembinaan Kearsipan Kearsipan pada Lembaga Kearsipan Daerah
Kabupaten/Kota se-Jawa Tengah sejumlah 70 orang;
2) Pembinaan Kearsipan pada 47 OPD Provinsi Jawa Tengah;
3) Pembinaan Kearsipan pada 10 UPTD/BALAI Provinsi Jawa Tengah;
4) Pembinaan Kearsipan pada SMA/SMK/SLB Provinsi Jawa Tengah
sejumlah 100 Sekolah;
5) Pembinaan Kearsipan pada 2 Ormas/Orpol/BUMD;

2
 6) Temu Arsiparis se- Jawa Tengah sejumlah 150 orang.

b. Pengembangan Sumber Daya Aparatur (SDA) Bidang Kearsipan,

meliputi :
1) Bintek Kearsipan bagi LKD Kab/Kota se- Jawa Tengah sebanyak 70
orang tentang Pengawasan Kearsipan Internal;
2) Bintek Kearsipan bagi pengelola arsip Sekolah (SMK, SMA, SLB)
Provinsi Jawa Tengah sebanyak 140 peserta tentang Manajemen
Kearsipan.

c. Pengembangan Jaringan Informasi Kearsipan, meliputi :

1) Pelatihan Pengembangan Aplikasi Kearsipan (Aplikasi Arsip Dinamis
Sekolah) sebanyak 80 peserta;
2) Penyusunan Pedoman Kearsipan sebanyak 1 Pedoman (JRA
Substantif);
3) Kajian Bidang Kearsipan sebanyak 1 Kajian tentang Model
Pembinaan Kearsipan;
4) Pembuatan Laboratorium Kearsipan (Display Sistem Tata Naskah
Dinas);
5) Pengembangan Sistem Layanan Kearsipan Berbasis TI, untuk
layanan informasi arsip statis yang berbasis web.

2. Dasar Hukum
Dasar hukum pelaksanaan kegiatan Pembinaan dan Pengembangan
Kearsipan adalah :
a. Undang-Undang Nomor 10 Tahun 1950 tentang Pembentukan Provinsi
Jawa Tengah;
b. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi
Publik;
c. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;
d. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah
sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang-
Undang Nomor 9 Tahun 2015 Tentang Perubahan Kedua atas Undang-
Undang Nomor 23 Tahun 2014 Tentang Pemerintahan Daerah;
e. Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;
f. Peraturan Daerah Provinsi Jawa Tengah Nomor 1 Tahun 2015 tentang
Penyelenggaraan Kearsipan di Provinsi Jawa Tengah;

3
 g. Peraturan Daerah Nomor 9 Tahun 2016 Tentang Pembentukan dan
Susunan Perangkat Daerah Provinsi Jawa Tengah;
h. Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 39 Tahun 2016 Tentang
Pelaksanaan Peraturan Daerah Provinsi Jawa Tengah Nomor 1 Tahun
2015 Tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Provinsi Jawa Tengah;
i. Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 74 Tahun 2016 Tentang
Organisasi dan Tata Kerja Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi
Jawa Tengah.

3. Maksud dan Tujuan

a. Maksud :
Mendukung terciptanya tertib pengelolaan arsip dan meningkatkan
kualitas layanan kepada masyarakat/pengguna arsip serta penyelamatan
arsip yang memiliki nilai guna sejarah di Provinsi Jawa Tengah.
b. Tujuan :
1) Mewujudkan terciptanya tertib pengelolaan dan penyelamatan arsip
dalam penyelenggaraan kearsipan di Provinsi Jawa Tengah.
2) Mewujudkan layanan prima kepada masyarakat/pengguna arsip
dalam memberikan informasi melalui ketersediaan arsip yang baik
dan lengkap.
3) Menyamakan persepsi, meningkatkan dan mengembangkan pola
pikir Arsiparis melalui kegiatan Temu Arsiparis.

B. RUANG LINGKUP KEGIATAN

1. Ruang lingkup kegiatan pembinaan kearsipan pada LKD Kabupaten/Kota
meliputi :
a. Pengantar Kearsipan;
b. Pengolahan Arsip Konvensional/Tekstual
c. Pengolahan Arsip Non Tekstual
d. Pengolahan Arsip Berbasis TIK
e. Penyusunan Naskah Sumber Arsip
2. Ruang lingkup kegiatan pembinaan kearsipan pada OPD, UPTD/Balai, SMA/
SMK/SLB dan BUMD/Ormas/Orpol, meliputi :
a. Pengurusan surat
b. Pemberkasan arsip
c. Pengelolaan arsip inaktif

4
 d. Penyusutan arsip
e. Preservasi Arsip
f. Otomasi Kearsipan
3. Ruang lingkup kegiatan Temu Arsiparis meliputi :
a. Penguatan peran Arsiparis di setiap Lembaga/Instansi di Jawa Tengah;
b. Penguatan peran Assosiasi Arsiparis Indonesia di wilayah Jawa Tengah.
4. Ruang lingkup kegiatan Peningkatan SDA Bidang Kearsipan :
a. Bintek kearsipan bagi LKD Kabupaten/Kota tentang Pengawasan
Kearsipan Internal, meliputi :
1) Kebijakan Penyelenggaraan Kearsipan;
2) Pengantar Kearsipan;
3) Pengawasan Kearsipan Internal
4) Aplikasi Pengawasan Kearsipan Internal
b. Bintek Kearsipan Bagi Sekolah (SMA/SMK/SLB) tentang Manajemen
Kearsipan, meliputi :
1) Pengantar Kearsipan
2) Pengurusan surat
3) Pemberkasan arsip
4) Pengelolaan arsip inaktif
5) Penyusutan arsip
6) Otomasi Kearsipan
5. Ruang lingkup kegiatan Pengembangan Jaringan Informasi Kearsipan :
a. Pembuatan dan pelatihan Aplikasi Arsip Dinamis Sekolah, meliputi :
1) Pengelolaan arsip dinamis aktif;
2) Pengelolaan arsip dinamis inaktif;
3) Pelatihan aplikasi arsip dinamis berbasis web sebanyak 80 peserta.
b. Ruang lingkup kegiatan Penyusunan Pedoman Kearsipan (Jadwal
Retensi Arsip Substantif Lanjutan) meliputi :
1) Penyusunan Pedoman JRA Substantif;
2) Rakor Penyusunan Pedoman JRA Substantif.
c. Ruang lingkup kegiatan Kajian Model Pembinaan Kearsipan, meliputi :
1) Penyusunan instrumen kajian ;
2) Pengolahan hasil isian instrumen kajian.
d. Ruang lingkup Pembuatan Laboratorium Kearsipan (Display Sistem Tata
Naskah Dinas), meliputi ;
1) Penentuan Display Ruang Laboratorium Sistem

5
 2) Penentuan Sistem Tata Naskah Dinas (Sistem Abbink, TAKAH, Pola
Baru).
e. Ruang lingkup Pengembangan Sistem Layanan Kearsipan Berbasis TI
untuk layanan informasi arsip statis yang berbasis web meliputi ;
1) Pembuatan aplikasi layanan informasi arsip statis;
2) Pemenuhan perangkat keras pendukung aplikasi layanan informasi
arsip statis.

C. TAHAPAN PELAKSANAAN KEGIATAN

Adapun tahapan pelaksanaan kegiatan adalah sebagai berikut :

1. Pembinaan Kearsipan pada LKD Kab/Kota, OPD, UPTD/Balai,
SMA/SMK/SLB dan BUMD/Ormas/Orpol, meliputi :
a. Pembentukan panitia
b. Pengadaan sarana dan prasarana kearsipan
c. Penyusunan jadwal pembinaan kearsipan
d. Rapat persiapan pelaksanaan pembinaan kearsipan
e. Pelaksanaan Pembinaan Kearsipan pada LKD Kab/Kota
f. Pelaksanaan Pembinaan Kearsipan pada OPD/UPTD/Balai Prov. Jateng
g. Pelaksanaan Pembinaan Kearsipan Bagi Pengelola Arsip SMA/SMK/
SLB Provinsi Jawa Tengah
h. Pelaksanaan Pembinaan Kearsipan bagi BUMD/Ormas/Orpol
i. Penyusunan Laporan.

2. Temu Arsiparis
a. Pembentukan Panitia.
b. Rapat Panitia dan Pengurus AAI Wilayah Jawa Tengah
c. Konsultasi dan Koordinasi dengan AAI Pusat dan ANRI
d. Persiapan Pelaksanaan Temu Arsiparis
e. Pelaksanaan Temu Arsiparis
f. Penyusunan Laporan

3. Peningkatan SDA Bidang Kearsipan (Bintek Bagi LKD Kab/Kota dan

SMA/SMK) :
a. Pembentukan Panitia.
b. Rapat Pembentukan Panitia
c. Konsultasi dan Koordinasi dengan ANRI
d. Persiapan Pelaksanaan Bintek

6
 e. Pelaksanaan Bintek
f. Penyusunan Laporan

4. Pembuatan dan Pelatihan Aplikasi Arsip Dinamis bagi Sekolah, meliputi :

a. Pembentukan Tim
b. Rapat Penyusunan Aplikasi Arsip dinamis bagi SMA/SMK/SLB Berbasis
Web
c. Pelatihan Aplikasi pengelolaan Arsip dinamis bagi SMA/SMK/SLB
Berbasis Web
d. Supervisi Aplikasi Arsip Berbasis Web
e. Penyusunan Laporan

5. Penyusuan Pedoman Kearsipan (Jadwal Retensi Arsip Substantif)

a. Pembentukan Tim Penyusunan Pedoman Kearsipan
b. Rapat Tim Penyusunan Pedoman Kearsipan
c. Penyusunan Draft Pedoman Kearsipan
d. Koordinasi dan Konsultasi Penyusunan Pedoman Kearsipan
e. Survey masukan Pedoman Kearsipan di Instansi terkait
f. Rakor Penyusunan Pedoman Kearsipan
g. Penyusunan Draft Akhir Pedoman Kearsipan
h. Permohonan Persetujuan Draft Pedoman ke ANRI
i. Pengajuan Penetapan Pedoman Kearsipan pada Gubernur Jawa
Tengah.

6. Penyusunan Kajian Bidang Kearsipan

a. Pembentukan Panitia Pelaksana Kajian Kearsipan
b. Rapat Panitia dan Tim Penyusun Kajian Kearsipan
c. Penyusunan Draft Kajian Kearsipan
d. Koordinasi dan Konsultasi Penyusunan Kajian Kearsipan
e. Survei Penyusunan Kajian Kearsipan
f. Pengolahan Data Kajian Kearsipan
g. Penyusunan Draft Akhir Kajian Kearsipan
h. Sosialisasi Hasil Kajian Kearsipan.

7. Pembuatan Laboratorium Kearsipan (Display Sistem Tata Naskah Dinas)

a. Pembentukan Panitia Peningkatan Laboratorium Sistem Kearsipan
b. Rapat Panitia Peningkatan Laboratorium Sistem Kearsipan

7
 c. Penyusunan Setting/Design Peningkatan Laboratorium Sistem Kearsipan
d. Pelaksanaan Setting/Design Peningkatan Laboratorium Sistem
Kearsipan
e. Penyusunan Laporan.

8. Pengembangan Sistem Layanan Kearsipan Berbasis TI untuk layanan

informasi arsip statis yang berbasis web
a. Pembentukan Panitia Pengembangan Sistem Layanan Kearsipan
Berbasis TI
b. Rapat Panitia Pengembangan Sistem Layanan Kearsipan Berbasis TI
c. Penyusunan Pengembangan Sistem Layanan Kearsipan Berbasis TI
d. Pelaksanaan Implementasi Sistem Layanan Kearsipan Berbasis TI
e. Penyusunan Laporan.

D. SASARAN
Sasaran kegiatan Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan Tahun 2019
adalah :
1. Pembinaan Kearsipan pada Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten/Kota
2. Pembinaan Kearsipan pada 47 OPD
3. Pembinaan Kearsipan pada 10 UPTD/Balai Provinsi Jawa Tengah
4. Pembinaan Kearsipan pada 100 SMA/SMK/SLB Provinsi Jawa Tengah
5. Pembinaan Kearsipan pada 2 BUMD/Ormas/Orpol Provinsi Jawa Tengah
6. Temu Arsiparis (Rakor AAI) dengan peserta sebanyak 150 orang
7. Pembuatan dan Pelatihan Aplikasi Arsip Dinamis bagi Sekolah
8. Penyusuan Pedoman Kearsipan (Jadwal Retensi Arsip Substantif)
9. Penyusunan kajian Kearsipan tentang Model Pembinaan Kearsipan
10. Pembuatan laboratorium sistem (Display Sistem Tata Naskah Dinas)
11. Pengembangan Sistem Layanan Kearsipan Berbasis TI untuk layanan
informasi arsip statis yang berbasis web

E. LOKASI KEGIATAN
Kegiatan Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan dilaksanakan di Provinsi
Jawa Tengah.

F. WAKTU PELAKSANAAN
Kegiatan dilaksanakan pada bulan Januari sampai dengan Desember 2019.

8
G. KELUARAN
Keluaran dari kegiatan Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan adalah
Pembinaan Keasipan pada LKD Kab/Kota, OPD, UPTD/Balai, SMA/SMK/SLB dan
BUMD/Ormas/Orpol, Bimbingan Teknis Kearsipan bagi LKD Kab/Kota dan
Pengelola Arsip SMA/SMK/SLB, tersedianya aplikasi arsip dinamis bagi Sekolah,
Pedoman Jadwal Retensi Arsip Substantif, Kajian Kearsipan tentang Model
Pembinaan Kearsipan, dan Sistem Layanan Kearsipan Berbasis TI untuk layanan
informasi arsip statis yang berbasis web

H. PEMBIAYAAN
Pelaksanaan kegiatan Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan dibebankan
pada Anggaran Pendapatan Dan Belanja Daerah Provinsi Jawa Tengah Tahun
Anggaran 2019 melalui Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan sebesar Rp.
1.236.000.000,- (Satu Milyar Dua Ratus Tiga Puluh Enam Juta Rupiah).

I. PENUTUP
Demikian kerangka acuan kegiatan ini disusun sebagai pedoman dalam
pelaksanaan kegiatan Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan Tahun
Anggaran 2019.

Semarang, 2018

KEPALA DINAS kEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN

PROVINSI JAWA TENGAH

MUHAMAD MASROFI, S.Sos.,M.Si.

Pembina Utama Madya
NIP. 19680517 198908 1 002