PEMBINAAN KEARSIPAN PADA BADAN USAHA MILIK DAERAH

PROVINSI DKI JAKARTA

SUBKOR URUSAN PEMBINAAN KEARSIPAN PERUSAHAAN,
BUMD DAN ORMAS/ORPOL

OLEH
ARIF SUFFYANTO
NO. UJIAN : 5877
LATAR BELAKANG

Kegiatan Pembinaan Kearsipan ini dilatarbelakangi oleh pentingnya menyamakan persepsi

para pengelola kearsipan pada setiap divisi agar dalam menata arsip bisa terlaksana
dengan baik dan mudah untuk di temukan kembali apabila diperlukan.

Kegiatan Pembinaan Kearsipan pada BUMD wajib dilakukan oleh Dispusip selaku LKD
untuk bisa memampukan BUMD dalam pengelolaan kearsipan dan untuk meningkatkan
Pemerintah yang bersih dan akuntabel serta meningkatkan pelayanan publik,
penyelenggaraan kearsipan pada Pemerintah Daerah, Badan Usaha Milik Daerah
TUJUAN

Tujuan dari pelaksanaan kegiatan Pembinaan Kearsipan adalah terlaksananya Pengelolaan

Kearsipan yang baik pada BUMD di lingkungan Provinsi DKI Jakarta.
URAIAN TUGAS DISPUSIP

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta mempunyai tugas dan fungsi

Dispusip mempunyai tugas menyelenggarakan urusan pemerintahan bidang perpustakaan dan

kearsipan
Dispusip dipimpin oleh kepala Dinas
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Dispusip menyelenggarakan
fungsi :
a. penyusunan rencana strategis dan rencana kerja dan anggaran Dispusip;
b. pelaksanaan rencana strategis dan dokumen pelaksanaan anggaran Dispusip;
c. penyusunan kebijakan, pedoman dan standar teknis penyelenggaraan perpustakaan
daerah dan arsip daerah;
d. perencanaan, pelayanan, pengembangan, pembinaan, pengendalian, pemantauan dan
evaluasi perpustakaan dan kearsipan;
e. pembinaan perpustakaan dan arsip terhadap perangkat daerah;
f. pelaksanaan retensi arsip dan/atau buku,
g. pembinaan dan pengembangan pejabat fungsional tertentu pustakawan dan arsiparis;
h. h. pengelolaan teknologi sistem informasi perpustakaan dan kearsipan;
i. pemeliharaan, perawatan dan pelestarian dokumen sastra HB Jassin;
j. penggalian dan penelusuran arsip dan bahan perpustakaan;
k. penyelenggaraan hubungan kerja sama di bidang perpustakaan dan kearsipan;
l. pemungutan, penatausahaan, penyetoran, pelaporan dan pertanggungjawaban penerimaan
retribusi di bidang perpustakaan dan kearsipan,
m. pengelolaan dan pelayanan perpustakaan dan kearsipan daerah;
n. pemasyarakatan perpustakaan dan kearsipan;
o. akuisisi, penyusunan naskah sumber dan penyimpanan arsip;
p. pembinaan perpustakaan yang dikelola masyarakat termasuk perpustakaan keagamaan;
q. penegakan peraturan perundang-undangan di bidang perpustakaan dan kearsipan;
r. pengelolaan kepegawaian, keuangan dan barang Dispusip;
s. pengelolaan ketatausahaan dan kerumahtanggaan Dispusip;
t. pengelolaan kearsipan, data dan informasi Dispusip; dan
u. pelaporan dan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas dan fungsi Dispusip.
URAIAN TUGAS PESERTA

Tugas peserta di Subkor urusan Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan Perusahaan, BUMD dan
Ormas/Orpol merupakan Satuan Kerja Bidang Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan

1. Membantu pelaksanaan kegiatan pembinaan kearsipan

2. Membantu pelaksanaan kegiatan sosialisasi kearsipan
3. Membantu pelaksanaan kegiatan audit kearsipan
4. Membantu pelaksanaan kegiatan Monitoring kearsipan
5. Membantu pelaksanaan kegiatan GSTA
RUMUSAN MASALAH YANG DIHADAPI

Kurang Pemahaman terhadap pengelolaan Arsip sesuai dengan kaidah dan aturan kearsipan
yang berlaku di lingkungan Provinsi DKI Jakarta

Di harapkan setiap Divisi mempunyai SDM yang mengelola kearsipannya karena arsip tidak
semua tanggung jawab bagian umum tetapi tanggung jawab semua

Masalahnya seringnya mutasi pegawai yang sudah mengikuti bimtek pengelolaan kearsipan di
pindahkan ke bagian lain yang tidak menangani tentang arsip
SOLUSI PEMECAHAN MASALAH

• Melakukan sosialiasasi tentang aturan-aturan kearsipan baik dari Undangundang

nomor 43 Tahun 2009 sampai dengan Keputusan Gubenur DKI Jakarta sebagai
pedoman dan aturan dalam pengenglolaan Kearsipan di Lingkungan Provinsi DKI
Jakarta.
• melakukan Bimbingan Teknis Pengelola Kearsipan pada Pegawai BUMD
RENCANA KEGIATAN PEMECAHAN MASALAH

a. membuat Keputusan Kepala Dinas

b. membuat Surat Tugas
c. membuat Kerangka Acuan Kerja
d. melaksanakan pengumpulan bahan-bahan Pembinaan
e. melaksanakan pendaftaran peserta terhadap para tenaga pelaksana
pengelola arsip BUMD
f. membuat undangan rapat persiapan
g. membuat Jadwal materi dan pembicara yang telah disesuaikan dengan
tingkat keahlian/keterampilan
h. menghubungi Narasumber dan moderator
i. menyediakan segala perlengkapan peserta yaitu alat tulis,tas
peserta,buku,dan balpoint.
j. membuat daftar hadir peserta, narasumber dan moderator
JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN

N TAHAPAN KEGIATAN WAKTU

O PELAKSANAAN
1 Membuat Keputusan Kepala Dinas 14 Nopember 2022
.
2 Membuat Surat Tugas: Panitia pelaksana 15 Nopember 2022
. dan Nara Sumber
3 Membuat Kerangka Acuan kerja 16 Nopember 2022
. pelaksanaan
4 Melaksanakan pengumpulan bahan-bahan 17 Nopmeber 2022
. Pembinaan
5 Membuat Jadwal materi dan pembicara 18 Nopember 2022
.
 PENUTUP

KESIMPULAN

Pelaksanaan Pembinaan Kearsipan merupakan upaya pemberian pemahaman

tentang pengelolaan Arsip yang baik sesuai kaidah dan aturan kearsipan yang berlaku,
guna menyamakan persepsi mengenai peran arsip/dokumen sebagai bukti
pertanggungjawaban kepada generasi penerus yang merupakan gambaran dari Tata
Pemerintahan yang baik. Sebagaimana yang dimaksud pada Undang Undang No. 43
Tahun 2009 yang mengamanatkan bahwa salah satu tujuan dalam penyelenggaraan
kearsipan adalah menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti
pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
SARAN

a. Pembinaan kearsipan pada BUMD dilakukajn secara terus menerus.

b. Perlu dilaksanakan kegiatan Sosialisasi Peraturan-peraturan yang terkait dengan
Pengelolaan Kearsipan.

c. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta dinarapkan mampu memberikan
Bimbingan/Pembinaan tentang Kearsipan pada Pengelola Kearsipan BUMD.