BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Komitmen yang tinggi dari Pemerintah Daerah Provinsi DKI Jakarta dalam
mewujudkan pelayanan yang prima sebagai mana tercermin dengan ditetapkannya
Peraturan Gubernur Provinsi DKI Jakarta Nomor 10 Tahun 2018 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, yang mempunyai dua urusan
Perpustakaan dan Kearsipan. Dan ditegaskan kembali dengan Peraturan Daerah
Nomor 4 Tahun 2017 tentang Kearsipan. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
mempunyai dua fungsi yaitu fungsi sebagai Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) dan
fungsi Satuan Perangkat Daerah (SKPD).
Sejalan dengan Peraturan Daerah Nomor 4 Tahun 2017 tentang Kearsipan
dan Peraturan Gubernur Provinsi DKI Jakarta Nomor 10 Tahun 2018 tentang Struktur
Organisasi dan Kerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan berkomitmen dan berupaya melakukan pelayanan dan pembiaan
Kearsipan kepada SKPD yang merupakan wujud tanggung jawab sebagai LKD
Pembina tingkat Provinsi DKI Jakarta.

Seiring dengan pelaksanan pembinaan kepada SKPD-SKPD baik pengelolaan

arsip konfesional maupun arsip yang sudah di alih mediakan, yang kemudian
dilakukan penilaian pengelolaan Arsip sebagai barometer keberhasilan pembinaan
kearsipan, demikian juga pembinaan yang dilakukan kepada UKPD yang ada di
Wilayah Kotamadya. Sebagai meluasnya penggunaan elektronik untuk merekam
informasi dalam bentuk media magnetic digital/optic dan dapat dibaca atau
ditemukan informasinya dengan melalui mesin computer, seperti misalnya
pengakuan keabsahan dalam perspektif hukum pembuktian dan pengaturan untuk
mengakses informasi yang berasal dari arsip. Dalam hal ini diperlukannya sistem
manajemen untuk arsip elektronik untuk menunjang pekerjaan kearsipan.
Oleh karena itu, bagi kita yang mempunyai tanggung jawab dalam
pengelolaan arsip perlu disesuaikan dengan perkembangan jaman dan perlu
melakukan pengkajian terhadap prioritas-prioritas implementasi arsip elektronik,
perkembangan teknologi, perkembangan dan kebutuhan organisasi terutama dalam
menghadapi tuntutan untuk memberikan layanan prima kepada masyarakat, manfaat
yang diterima, dan keterseidiaan dana. Dengan Pengkajian yang matang dan

1
 terencana, diharapkan akan dapat mengembangkan program arsip elektronik sesuai
dengan tahapan kebutuhan organisasi.
Upaya pengembangan penyelamatan Arsip secara elektronik telah dilakukan
oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta dengan mewujudkan
Aplikasi Simars Plus Web Based yang digunakan sebagai sebuah inovasi untuk
melakukan penyelamatan arsip dinamis Inaktif. Tentunya dengan mengemban
tanggung jawab yang saat ini sebagai Kepala Suku Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Administrasi Jakarta Barat, Saya berkewajiban untuk mengapresiasi
Aplikasi ini dan menerapkan pengunaannya pada proses penyelamatan Arsip IMB
yang berada pada Wilayah Kota Admnistrasi Jakarta Barat, Dengan tujuan untuk
memberikan pelayanan kearsipan yang lebih optimal bagi masyarakat yang
membutuhkan. Meskipun saat ini dengan keterbatasan dan ketersediaan sarana dan
prasarana serta jumlah Sumber Daya Manusia yang belum optimal, sehingga
penggunaan Aplikasi Simars Plus Web Based ini baru dimanfaatkan untuk
penyelamatan Arsip IMB. Namun kami tetap berupaya keras untuk mengembangkan
pelayanan melalui sistem Arsip elektronik guna menghadirkan layanan Arsip Statis
yang lebih variatif secara bertahap.
B. Permasalahan
Tulisan ini membahas permasalahan seputar pengelolaan IMB yang dilakuakan Alih
media dengan menggunkan sistim Simars Plus Web Based yaitu :
1. Bagaimana Proses peciptaan arsip elektronik dengan sistim Simars Plus Web
Based
2. Bagaimana Pengelolaan Arsip elektronik ke dalam sistim Simars Plus Web
Based ?
3. Bagaimana Penggunaan arsip yang ada di sistim Simars Plus Web Based ?

C. Metode Penulisan
Dalam membahas permasalahan, penulis menggunakan teknis pengumpulan
data/literatur baik peraturan perundang-undangan maupun buku/karya ilmiah mengenai
kearsipan. Data/literatur digunakan sebagai alat analisa untuk menjawab permasalahan
yang terkait dengan pengelolaan arsip elektronik/alih media Arsip IMB pada Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta dan Suku Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Admnistrasi Jakarta Barat. Untuk memberikan hasil analisa yang akurat
dan dapat dipertanggung jawabkan maka penulis melakukan identifikasi terhadap
permasalahan yang terjadi.
2
 BAB II

ORGANISASI DAN KERASIPAN

Sesuai dengan Peraturan Gubernur Provinsi DKI Jakarta Nomor 10 Tahun 2018
tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan mempunyai dua urusan yaitu urusan Perpustakaan dan
dan urusan Kearsipan. Dan didalam Peraturan Daerah Nomor 4 Tahun 2017 tentang
Kearsipan. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan mempunyai dua fungsi yaitu fungsi
sebagai Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) dan fungsi Satuan Perangkat Daerah
(SKPD).

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta merupakan bagian dari
perangkat daerah sebagai SKPD penyelenggara Kearsipan yang dipimpin oleh
seorang Kepala Dinas dan berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada
Gubernur melalui Sekretaris Daerah.

A. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta.

Beberapa tugas Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta menurut
Pergub Nomor 10 tahun 2018 dalam hal Kearsipan:
 Dispusip mempunyai tugas menyelenggarakan urusan pemerintahan
bidang perpustakaan dan kearsipan daerah;
 penyusunan rencana strategis dan rencana kerja dan anggaran Dispusip;
 pembinaan arsip terhadap perangkat daerah;
 pengelolaan teknologi sistem informasi kearsipan;
 pengelolaan dan pelayanan kearsipan daerah;
 akuisisi, penyusunan naska.h sumber dan penyimpanan arsip;
1. Kepala Dinas
Beberapa tugas Kepala Dinas menurut Pergub Nomor 10 tahun 2018 dalam hal
Kearsipan:
 memimpin Dispusip sesuai dengan ketentuan peraturanperundang-
undangan;
 melakukan pengawasan perpustakaan daerah dan kearsipan daerah pada
perangkat daerah, perusahaan swasta, organisasi
kemasyarakatan/organisasi politik, lembaga pendidikan, Kecamatan dan
desa/Kelurahan atau yang disebut dengan nama lain;
3
  menyelenggarakan pengelolaan arsip dinamis;
 menyelenggarakan pengelolaan arsip statis;
 menyelenggarakan pelayanan dan pemanfaatan perpustakaan dan arsip;
1. Sekertariat
Beberapa tugas Sekertariat menurut Pergub Nomor 10 tahun 2018 dalam hal
Kearsipan:
 pengurusan dan pengendalian Naskah Dinas, pembinaan dan evaluasi
pengelolaan arsip aktif di unit kerja/unit pengolah;
 penataan, penyimpanan, pemeliharaan, pengolahan dan penyajian arsip
dinamis menjadi informasi publik, serta penyusutan arsip dan penyiapan
penyerahan arsip statis
2. Bidang Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan
Beberapa tugas Bidang Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan menurut Pergub
Nomor 10 tahun 2018 dalam hal Kearsipan:
 penyusunan bahan kebijakan, regulasi, pedoman dan standar teknis
pelaksanaan pembinaan dan pengawasan kearsipan serta mengusulkan
pemberian penghargaan kearsipan kepada lembaga atau perorangan yang
berjasa dalam pengembangan kearsipan daerah serta penyelamatan
naskah sumber arsip;
 pelaksanaan pemantauan, penilaian dan evaluasi penyelenggaraan tertib
arsip;
 pelaksanaan Audit Kearsipan pada Perangkat Daerah dan BUMD Provinsi
DKI Jakarta
3. Bidang Pengelolaan Arsip
Beberapa tugas Bidang Pengelolaan Arsip menurut Pergub Nomor 10 tahun 2018
dalam hal Kearsipan:
 penyusunan bahan kebijakan, regulasi, pedoman danstandar teknis
pelaksanaan pengelolaan arsip;
 pelaksanaan perumusan pedoman pengelolaan arsip statis;
 pelaksanaan akuisisi dan penyusutan arsip perangkat
 daerah dan Lembaga Kearsipan Daerah;
 pelaksanaan pengelolaan arsip inaktif dan arsip statis;
 pelaksanaan pelayanan informasi arsip;
 pelaksanaan alih media dan reproduksi arsip statis;

4
B. Suku Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Administrasi Jakarta Barat.
Beberapa tugas Suku Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Administrasi
Jakarta Barat menurut Pergub Nomor 10 tahun 2018 dalam hal Kearsipan yang
terkandung dalam Pasal 37:
 pembinaan teknis urusan kearsipan daerah terhadap Perangkat Daerah/
UKPD, masyarakat, komunitas, sekolah di tingkat Suku Dinas Kota
Administrasi Jakarta Barat;
 pelaksanaan layanan daerah dan kearsipan daerah Iingkup Kota
Administrasi;
 pengelolaan kearsipan Suku Dinas Kota Jakarta Barat;
1. Kepala Suku Dinas
Beberapa tugas Suku Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Administrasi
Jakarta Barat menurut Pergub Nomor 10 tahun 2018 :
 memimpin dan rnengoordinasikan pelaksanakan tugas Suku Dinas Kota
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 37.
 mengoordinasikan pelaksanaan tugas Subbagian, Seksi• dan Subkelompok
Jabatan Fungsional;
 melaksanakan kerja sama dan koordinasi dengan Perangkat Daerah/
UKPD dan/ atau instansi pemerintah/swasta•dalam rangka pelaksanan
tugas dan fungsi Kepala Suku Dinas; dan
 melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas dan fungsi
Suku Dinas Kota.
2. Subbagian Tata Usaha
Tugas Subbagian Tata Usaha menurut Pergub Nomor 10 tahun 2018 dalam hal
Kearsipan :
 melaksanakan kegiatan penataan, penilaian dan penyusutan arsip dinamis,
pengelolaan data dan informasi Suku Dinas Kota;

5
3. Seksi Kearsipan
Beberapa tugas Suku Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Administrasi
Jakarta Barat menurut Pergub Nomor 10 tahun 2018:
 melaksanakan" pengolahan, pelayanan dan konsultasi teknis kearsipan;
 melaksanakan bimbingan teknis kearsipan, asistensi dalam rangka
penilaian, pemindahan, penyerahan dan pemusnahan• arsip dari Perangkat
Daerah/ UKPD dan masyarakat;
 melaksanakan kegiatan gerakan sadar arsip terhadap lembaga pendidikan
dan masyarakat pada lingkup Kota Administrasi;
 melaksanakan. layanan informasi kearsipan;
 melaksanakan supervisi duplikasi arsip vital- dan terjaga pada lingkup Kota
Administrasi;
 menerima, mengolah, menata, menyelamatkan dan mengamankan arsip
Perangkat Daerah/ UKPD, lembaga/ organisasi pemerintah/ swasta/
masyarakat pada lingkup Kota Administrasi Jakarta Barat;
 melaksanakan penyusutan arsip sesuai dengan lingkup tugasnya;
 melaksanakan akuisisi dan penilaian arsip;
C. Arsip
1. Pengertian Arsip
Pengertian Arsip dan Kearsipan Menurut UU Nomor 43 Tahun 2009 Arsip adalah
rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

2. Jenis Arsip
Jenis arsip menurut Undang-Undang Nomor 7/1971 berdasarkan fungsinya
dibedakan menjadi:
1) Arsip dinamis (dokumen)
Arsip dinamis adalah arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan, kehidupan kebangsaan pada
umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan
administrasi negara.

6
 2) Arsip Statis
Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari. Arsip statis ini
berada di Arsip Nasional Republik Indonesia atau di Arsip Nasional Daerah.

3. Life Cycle Model (Model Siklus Hidup) Arsip

Siklus hidup Arsip merupakan konsep penting dalam Records Management. Ini
adalah cara melihat bagaimana arsip diciptakan dan digunakan. Sebuah siklus
kehidupan adalah kumpulan dari beberapa fase daur hidup sebelum disusutkan/
dimusnahkan. Lamanya siklus hidup bervariasi. Sebagai contoh, sebuah siklus hidup
dapat sesingkat nol (0) hari, atau siklus hidup tidak boleh memiliki akhir yang
ditetapkan. Masing-masing tahap siklus kehidupan berlangsung selama jangka waktu
tertentu dan menunjukkan suatu kegiatan pengelolaan catatan khusus bahwa
administrator arsip kinerja di awal atau di akhir fase. Bersama-sama, meliputi
tahapan durasi siklus hidup.

Setelah arsip dibuat, itu harus diajukan sesuai dengan yang ditetapkan, skema
logis ke dalam repositori yang dikelola di mana akan tersedia untuk pengambilan
keptusan atau kebijakan oleh pengguna yang berwenang. Ketika informasi yang
terdapat dalam arsip tidak lagi memiliki nilailangsung, catatan data yang akan
dihapus dari aksesibilitas aktif. Tergantung pada sifat dari arsiptersebut, dengan
demikian hasil akhir dari suatu arsip adalah baik dipertahankan, ditransfer,diarsipkan
atau dihancurkan.

Secara lebih rinci, menurut Sedarmayanti (1992) lingkaran hidup kearsipan (life
span of records) atau biasa juga disebut dengan tahapan kehidupan arsip, dapat
dibagi menjadi tujuh yaitu :
1. Tahap Pencipta Arsip;
2. Tahap Pengurusan dan Pengendalian;
3. Tahap Referensi;
4. Tahap Penyusutan;
5. Tahap pemusnahan arsip;
6. Tahap penyimpanan dan penjagaan arsip;
7. Tahap penyerahan ke arsip Nasional RI/ Arsip Nasional Wilayah.

7
 D. Penyelengaraan pengelolaan Kearsipan
Dalam Penyelengaraan pengelolaan Kearsipan Suku Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Administrasi Jakarta Barat didukung dengan sarana dan prasarana
yang Dimiliki antara lain :
 1 Kepala Seksi Kearsipan
 1 Orang Arsiparis
 1 Orang tenaga Kearsipan
 6 Petugas Kearsipan (PJLP)
 1 Ruang kerja seksi kearsipan;
 1 Ruang Roll Opac;
 2 Ruang penyimpanan arsip sementara;
 4 Unit Roll Opac
 9 Rak Arsip
 4 Komputer + Scaner Ukuran A3

Dalam penyelengaraan pengelolaan Kearsipan Suku Dinas Perpustakaan dan

Kearsipan Kota Administrasi Jakarta Barat telah berhasil melakukan proses digitalisasi
arsip IMB melalui aplikasi Simars Plus Web Based sebanyak 678 indeks arsip dan
3.825 lembar arsip elektronik yang dimulai sejak awal tahun 2019.

8
 BAB III
PEMBAHASAN

Komitmen Pemerintah Daerah Provinsi DKI Jakarta dalam memberikan

Pelayanan Kearsipan pada Masyarakat Jakarta, melalui Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan sebagai mana tercermin dengan ditetapkannya Peraturan Gubernur
Provinsi DKI Jakarta Nomor 10 Tahun 2018 tentang Struktur Organisasi dan Kerja
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, yang mempunyai dua urusan Perpustakaan dan
Kearsipan. Dan ditegaskan kembali dengan Peraturan Daerah Nomor 4 Tahun 2017
tentang Kearsipan. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan mempunyai dua fungsi yaitu
fungsi sebagai Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) dan fungsi Satuan Perangkat
Daerah (SKPD).

Sejalan dengan Peraturan Daerah Nomor 4 Tahun 2017 tentang Kearsipan

dan Peraturan Gubernur Provinsi DKI Jakarta Nomor 10 Tahun 2018 tentang Struktur
Organisasi dan Kerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan berkomitmen dan berupaya melakukan pelayanan dan pembiaan
Kearsipan kepada SKPD yang merupakan wujud tanggung jawab sebagai LKD
Pembina tingkat Provinsi DKI Jakarta.

Untuk mewujudkan layanan prima terhadap pelaksanaan pelayanan

Kearsipan tentunya Dinas Perpustakaan dan Kearsipan dan Suku Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan sebagai kepanjangan tangan dalam melayani
masyarakat di Wilayah harus mampu memberikan pelayanan yang baik dengan
ketersediaan arsip yang dialayani.

A. Proses peciptaan arsip elektronik dengan sistim Simars Plus Web Based

Penciptaan arsip dapat dilakukan dengan transformasi digital, penciptaan Arsip

dengan transformasi digital atau sering disebut dengan proses digitalisasi dimana
pengertian digitalisasi secara umum adalah proses penciptaan arsip elektronik dari
arsip konvensional yang bertujuan untuk melindungi arsip konvensional itu sendiri.
Proses digitalisasi memerlukan tahapan-tahapan dimana setiap tahapan terdapat
aturan-aturan yang harus dipenuhi untuk menjaga keotentikan arsip elektronik yang
dihasilkan, dan dalam proes digitalisasi memerlukan peralatan yang handal dan
ruang simpan yang besar, dan konsentrasi yang tinggi, karna pada tahapan

9
 pembuatan daftar arsip elektronik sering terjadi karena kesalahan dalam penulisan
data arsip elektronik sehingga akan kehilangan keotentikannya. Karena digitalisasi
merupakan suatu proses merubah arsip konvensional menjadi arsip elektronik,
sehingga dalam Proses penciptaan arsip konvensional ke arsip elektronik dengan
melalui beberapa tahapan berikut

1). Tahap Pemilihan

Dalam tahap pemilihan ini perlu diperhatikan beberapa hal antara lain :Pemilihan
berdasarkan Waktu, Kegunaan, Informasi dan penyelamatan.

- Pemilihan berdasarkan waktu berarti arsip dipilih berdasarkan pada waktu

pengeloaan arsip.

- Pemilihan berdasarkan kegunaan, berarti arsip dipilih berdasarkan seberapa

tingkat penggunaan arsip, sering digunakan apa tidak.

- Pemilihan berdasarkan informasi berarti pemilihan arsip dengan

mempertimbangkan isi kandungan informasi arsip.

- Pemilihan berdasar penyelamatan berarti pemilihan dengan memperhatikan

kondisi fisik arsip, semakain buruk kondisi fisik arsip, semakin cepat untuk
diselamatkan.

Arsip IMB adalah Arsip tidak memiliki jadwal retensi arsip maka dalam
pelaksanaan pemilihan arsip yang dilakukan Suku Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Kota Administrasi Jakarta Barat yang akan diinput ke dalam sistim Simars Plus Web
Based mengacu bersarakan tahun arsip terlama dan nomor urut terkecil. Hal itu
dikarenakan asrip IMB telah diolah dan sudah dibuatkan daftar asrsipnya.

2). Tahap Pemindaian

Arsip setelah dipilih kemudian tahap berikutnya dilakukan pemindaian arsip,

pada prinsipnya pemindaian arsip hanya dapat dilakukan satu kali saja, sehingga
proses pemindaian dilakukan dengat cermat, tepat dan dilakukan dengan tujuan
untuk mendapatkan master arsip elektronik.

Untuk sementara ini proses Pemindaian / alih media Arsip IMB yang dapat
dilakaukan oleh Suku Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Adm. Jakarta Barat baru
dapat menjangkau ukuran arsip maksimal setara dengan ukuran kertas A3.
10
 3). Tahap Penyesuaian

Nama file dari hasil proses pemindaian biasanya berupa nama default
pemberian mesin yaitu tergantung mesin pemindai yang digunakan. Salah satu
nama yang umum adalah “scanxxxxx” dengan “xxxxx” adalah nomor urut
pemindaian. Nama file tersebut tidak mencerminkan isi dari arsip. Sehingga
perlu dilakukan penyesuaian nama file dengan mengikuti jenis arsip, fond arsip,
nomor urut daftar, nomor urut arsip dan nomor urut lembar arsip.

Tahap Penysuaian Arsip IMB yang akan diprsoes melalui sistem Simars Plus
Web Based dengan cara meyesuaikan nomor arsip jenis arsip dan tahun arsip

Contoh : 1230/IMB/2007 adalah penamaan untuk Arsip IMB berdasarkan Nomor

arsip 1230 dan tahun penciptaan arsip tahun 2007

4). Tahap pendaftaran

Setelah arsip hasil pemindaian disesuikan dengan arsip aslinya, maka baru
dilakukan pendaftaran atau pembuatan daftar. Dalam daftar yang dibuat
dicantumkan informasi tentang nomor urut arsip dan disesuaikan dengan Daftar
Arsip (DA). Informasi tersebut diperlukan untuk menjamin keaslian dari arsip
elektronik yang dihasilkan dan menjaga dari kemungkinan pemalsuan, karena
salah satu ciri arsip yang baik adalah asli dan autentik tercapai.

Tahap Pendaftaran Arsip IMB yang akan diprsoes melalui sistem Simars Plus
Web Based dengan cara membuat indeks arsip dengan melengkapi kolom informasi
yang tersedia dalam sistem ini, adapau informasi yang dibutuhkan antara lain :

1. Informasi detail arsip mencakup : Judul Arsip, No Arsip, No.Invent (Daftar

Arsip), tanggal Arsip, tanggal Scan, Tanggal Indeks Tanggal Verifikasi,
Pemilik Arsip, Jenis Arsip, Masalah.
2. Informasi lembar arsip mencakup : ukuran kertas, jumlah lembar, bentuk,
kemasan, satuan, sifat, publikasi,
3. Informasi lokasi arsip mencakup : Nomor boks, gedung, lantai, ruang, nomor
deret, nomor lemari, nomor baris, nomor kolom.

5). Tahap pembuatan berita acara

11
 Dalam tahap ini adalah pembuatan berita acara proses digitalisasi dari arsip
konvensional kedalam arsip elektronik mencantumkan penanggung jawab
pelaksanaan dan legalisasi dari pejabat yang berwenang, jenis perangkat keras
yang digunakan detail dan jenis komputer yang digunakan.

Pada tahap ini pembuatan berita acara proses digitalisasi dari arsip yang telah
dilaksanakan oleh Suku Dinas perpsutakaan dan Kearsipan Kota Administrasi
Jakarta Barat akan dilakukan pada akhir tahun bersamaan dengan laporan
kegiatan tahunan Suku Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Administrasi
Jakarta Barat.

B. Pengelolaan Arsip Elektronik

Dalam melaksanakan sistem pengelolaan arsip elektronik dengan tetap mengikuti

atau sesuai dengan norma-norma atau kaidah kearsipan yaitu :

1) Mempersiapkan pranata organisasi serta sistem dan prosedur berkaitan dengan

program diversikasi pengelolaan arsip berbasis teknologi komputer.

2) Menyusun dan menata alokasi sumber daya untuk implementasi sistem

pengelolaan arsip elektronik.

3) Menyusun Detail Enginering Design (DED) untuk empat modul arsip elekronik oleh
arsiparis dan programer komputer.

4) Melaksanakan implementasi sistem pengelolaan arsip elektronik sesuai kelayakan

atau kemampuan sumber daya organisasi, seperti penerapan empat modul arsip
elektronik secara modular. Berdasarkan keempat hal diatas, secara garis besar
operasional sistem pengelolaan arsip elektronik dilaksanakan sebagai berikut :

a. Melakukan input data, scanning dan recognation terhadap surat menyurat pada
mail processing centre, dengan menggunakan modul e-letter.

b. Melakukan verifikasi, validasi, autentifikasi terhadap file-file (arsip aktif) pada filing
processing centre, dengan menggunakan modul e-file.

c. Melakukan kendali berkas terhadap records (arsip inaktif) pada records processing
centre, dengan menggunakan e-records.

12
 d. Melakukan integrasi, migrasi terhadap group arsip (arsip statis) pada data
processing centre menggunakan modul e-archives. pola operasionalisasi sistem
pengelolaan arsip elektronik dapat dilaksanakan. Demikian gambaran bagaimana.

Pada tahap ini Suku Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Administrasi Jakarta
Barat hanya memliki kewenangan sebagai pengguna aplikasi Simars Plus Web Based.
sehingga kegiatan pengelolaan arsip elektronik hanya dapat dilakukan pada kegiataan
Melakukan input data dan scanning arsip. Untuk selebihnya kegiatan pengolahan arsip
elektronik dilakukan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta.

C. Penyimpanan Arsip Elektronik

Dalam Proses penyimpanan data secara sederhana yaitu dengan berdasarkan pada
aplikasi dan jenis informasi. Suatu file data bisa terdiri dari satu record atau lebih.
Penyimpana file diatur dalam direktori yang diciptakan dan diolah oleh sistem
operasi. Direktori dapat mempunyai fungsi sebagai daftar isi untuk media yang
bersangkutan. Sistem penyimpanan arsip elektronik dapat dilakukan dalam berbagai
bentuk media penyimpanan, antara lain.

a). Media Magnetik (magnetic Media)

b). Disk Magnetik (magnetic disk)

c). Pita magnetik (magnetic tape)

d). Kaset (cassette)

e). Media optik ( Optical Media)

Media penyimpanan yang berkapasitas besar seperti hard disk atau disk optic
yang memiliki lebih dari satu gigabyte dapat dibagi dalam sektor-sektor, sehingga
dapat dipergunakan untuk aplikasi yang berbeda. Berarti dalam satu media
penyimpanan berbagai mecam informasi dapat diproses sesuai dengan sistem
aplikasinya. Pemberian label nama file dalam arsip cukup penting didalam
penyimpanan arsip elektronik. Format label nama pada direktori atau nama file dan
media penyimpanan sebaiknya diberikan secara standar, jelas dan lengkap, hal ini
penting sebagai tanda identitas dari media penyimpanan seperti floppy disk, hard
disk dan sebagainya. Pemberian nama label yang bersifat eksternal maupun internal
secara standar, terpadu dan konsisten akan memudahkan penemuan kembali

13
 informasi. Guide indeks yang sesuai memungkinkan pengguna untuk mengatur
sistem pengindekan.

Adapun penyimpanan arsip elektronik dilakukan dengan tiga cara yaitu:

1. Online/terkoneksi maksudnya adalah tempat simpan arsip elektronik sudah tidak

membutuhkan interaksi manusia. Yaitu jika arsip elektronik dibutuhkan untuk
digunakan maka pengguna dapat langsung mengambilnya tanpa perlu adanya
bantuan dari pihak lain.media yang cocok untuk untuk digunakan sebagai tempat
penyimpanan arsip elektronik secara online adalah harddisk lokal komputer.
Harddisk jaringan adalah tempat simpan dengan bentuk eksternal yang
dilengkapi dengan koneksi jaringan dan selalu terhubung dalam jaringan.

2. Offline/terputus merupakan tempat simpan arsip elektronik yang harus

membutuhkan interaksi manusia, yaitu jika arsip elektronik dibutuhkan untuk
digunakan maka pengguna tidak dapat langsung mengambilnya, tetapi
memerlukan adanya bantuan dari pihak lain karena diperlukan adanya registrasi
dan administrasi lainnya, misalnya surat izin dari pemilik arsip. Media yang cocok
untuk digunakan sebagai tempat penyimpanan arsip elektronik secara offline
adalah Compark Disk (CD), Digital Versatile Disk (DVD).

3. Nearline/semi terkoneksi maksudnya adalah tempat simpan arsip elektronik

masih sedikit membutuhkan interaksi manusia, yaitu jika arsip elektronik
dibutuhkan untuk digunakan maka pengguna tidak dapat langsung
mengambilnya tetapi harus mengambil media simpan tersebut sendiri atau perlu
sedikit bantuan dari pihak lain namun tidak diperlukan adanya registrasi maupun
administrasi atau bisa langsung diambil. Media yang cocok untuk digunakan
adalah harddisk eksternal. Harddisk eksternal seperti harddisk jaringan yaitu
tempat simpan dengan bentuk eksternal namun tidak dilengkapi dengan koneksi
jaringan sehingga tidak terhubungdalam jaringan.

Penyimpanan Arsip IMB pada aplikasi Simars Plus Web Based menggunakan
sistem Offline/terputus, hal itu dikarenakan oleh sifat arsip IMB itu sendiri yang tidak
diperuntukkan untuk umum, sehingga pengawasan dari pengugunaan arsip IMB tersebut
lebih terkendali.

14
D. Pemeliharaan Arsip Elektronik.

Informasi yang terdapat dalam arsip elektronik dapat dengan mudah diubah,
dimodifikasi, dihapus, baik secara sengaja atau tidak sengaja yang dilakukan oleh
manusia atau dirusak oleh suatu sebab seperti virus yang merusak file. Disamping itu
usia atau daya tahan fisik baik magnetik maupun optic memiliki keterbatasan. Terutama
apabila semakin sering digunakan oleh banyak pengguna. Informasi arsip elektronik
dapat dilihat dan dibaca dengan mudah oleh banyak pengguna bila mereka mengetahui
nama filenya. Dalam suatu database, komputer bisa diakses untuk melihat file yang ada.
Bahkan mungkin pula merubah atau menghapus file.

Agar informasi di dalam arsip elektronik jatuh ketangan pihak yang tidak
bertanggung jawab, perlu kiranya diberika penanganan khusus untuk arsip jenis ini,
kegiatan pengamanan informasi dalam arsip elektronik adalah sebagai berikut:

1. Menciptakan prosedur standar dalam pengoperasian yang menjamin keamanan

terhadap kemungkinan penggunaa informasi yang tidak sah oleh pihak-pihak
yang tidak berhak.

2. Melakukan pemeliharaan perangkat keras(hardware),dan melakukan

penyesuaian teknologi secara berkala.

3. Melakukan pemeliharaan perangkat lunak (software), dan melakukan

penyesuaian berkala.

Pemeliharaan arsip elektronik dilakukan agar fisik arsip tidak rusak. Karena jika fisik
arsip rusak biasan ya data yang berada di dalam fisik arsip elektronik pun ikut rusak pula.
Berikut cara pemeliharaan fisik arsip elektronik tersebut:

1. Penggunaan perangkat keras(komputer,laptop,hardisk, flashdisk), dengan baik

sesuai prosedur.
2. Menggunakansoftware asli (bukan bajakan).
3. Memback up data secara berkala.
4. Menyimpan arsip elektronik di tempat yang terlindung dari medan magnet, debu,
panas yang berlebihan, dan air.
5. Menjaga kestabilan suhu tempat arsip tersebut berada, rata rata antara 11-22 C
dan kelembapan antara 45-65% RH.

15
 Pada tahap ini Proses pemeliharaan arsip elektronik yang dilakukan oleh Suku Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Administrasi Jakarta Barat hanya sebatas
pemeliharaan terhadap perangkat elektroniknya saja, hal ini dikarenakan kewenangan
Suku Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Administrasi Jakarta Barat yang terbatas
sebagai pengguna aplikasi saja.

E. Penemuan Kembali Arsip Elektronik

Dalam penemuan kembali arsip elektronik terdapat 2 aspek pengertian, yaitu:

1. Penemuan kembali secara fisik/manual/konvensional. Artinya bahwa penemuan,

flash disk dan memory card. Apabila ada pihak lain yang meminta / meminjam
arsip yang disimpan, petugas arsip harus menempuh langkah-langkah sebagai
berikut : Menanyakan jenis arsip yang disimpan kembali arsip dilakukan melalui
kemampuan manusia tanpa menggunakan tenaga mesin.
2. Penemuan kembali secara informasi / mekanik / inkonvensional artinya bahwa
penemuan arsip kembali dengan cara ini lebih banyak untuk menunjukan lokasi
dengan menggunakan sarana elektronik ( computer ). Fisik arsip diambil dengan
cara manual, jika hanya ingin mengetahui informasinya maka dilihat arsip yang
terpilih.

Proses penemuan kembali arsip elektronik IMB melalui aplikasi Simars Plus
Web Based adalah informasi / mekanik / inkonvensional. Hal tersebut diterapkan
dengan menyesuaikan terhadap Prosedur layanan arsip IMB yang diberlakukan oleh
Suku Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Administrasi Jakarta Barat yang sifatnya
Non Publish.

16
 BAB IV
PENUTUP

A. Kesimpulan
1. Pemerintah Provinsi DKI Jakarta dengan membentuk Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan berkomitmen mewujudkan pelayanan Kearsipan yang baik kepada
masyarakat khususnya Masyarakat Jakarta Barat melalui Suku Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Administrasi Jakarta Barat telah menangani
Arsip IMB,KMB,IPB,SLF dari Tahun 2007 sampai dengan Tahun 2014 dengan
jumlah 3025 Box dari Sudin Citata Jakarta Barat.
2. Arsip IMB yang diterbitkan oleh Sudin Citata merupakan bentuk penyelematan
Arsip terkait dengan adanya penggabungan dari beberapa Dinas menjadi satu
Dinas
3. Salah satu bentuk penyelamatan oleh Suku Dinas Perpustakaan dan
Kerasipan Kota AdmnBPTSP Provinsi DKI Jakarta telah menyediakan record
cistrasi Jakarta Barat adalah Digitalisasi Arsip IMB,KMB,IPB,SLF melalui
Aplikasi Simars Plus Web Based.

B. Saran

17
 DAFTAR PUSTAKA

Undang-Undang tentang Kearsipan, UU No.43 Tahun 2009, LN No.152 Tahun 2009,

TLN No. 5071.

Peraturan Pemerintah tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009

tentang Kearsipan, PP No.28 Tahun 2012, LN No. 53 Tahun 2012, TLN No. 5286.

Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia tentang Pedoman Perlindungan,

Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen Arsip Vital Negara Terhadap
Musibah/Bencana, Perka ANRI No.6 Tahun 2005.

Peraturan Daerah Provinsi DKI Jakarta tentang Kearsipan, Perda No.04 Tahun 2017

Peraturan Gubernur Provinsi DKI Jakarta Nomor 10 Tahun 2018 tentang Organisasi dan
Tata Keraja Dinas Perpustakaan dan Kerasipan

18