Peran Penting Arsip Dalam Suatu Organisasi

Pendahuluan

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi makin hari makin deras. Hal ini
membuat peran penting arsip dalam suatu organisasi baik itu pemerintahan maupun swasta
makin vital perannya. Hal ini disebabkan kearsipan merupakan salah satu unsur dalam sistem
informasi organisasi yang berisi data dan segala informasi yang berkaitan dengan instansi
pemerintah maupun swasta. Selain itu kearsipan dapat dipakai sebagai sumber atau bahan
dalam penngambilan keputusan oleh pimpinan. Tak kalah penting peran dari arsip adalah
sebagai alat bukti dikemudian hari apabila terjadi kasus hukum di pengadilan bagi suatu
organisasi tersebut.
Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena
mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan
kembali. Sedangkan, pengarsipan adalah kegiatan menyimpan warkat dengan berbagai cara
dan alat di tempat tertentu yang aman agar tidak rusak atau hilang sebagai pusat ingatan atau
sumber informasi suatu oganisasi (Nuraida, 2012).

Pada kenyataannya, masih banyak instansi baik pemerintah maupun swasta yang
belum menyadari akan pentingnya fungsi arsip. Penyimpanan data dan informasi dalam
bentuk arsip sering kali tidak diperhatikan, tidak diminati, atau dianggap tidak penting untuk
dipahami dan diterapkan di perusahaan sehingga tidak dibuat perencanaan dan pengendalian
arsip yang baik.
Makalah ini dibuat dengan tujuan agar diharapkan semua organisasi, baik pemerintah
maupun swasta sadar akan penting dan vital nya arsip bagi organisasi mereka sendiri dan
demi kemajuan dari organisasi mereka itu sendiri. Selain itu juga, diharapkan dengan
manajemen arsip yang baik dalam suatu organisasi dapat membantu pekerjaan atau tugas
administrasi perkantoran yang efektif dan efisien sehingga dapat menunjang pencapaian
tujuan organisasi tersebut.
Pembahasan

Menurut Suraja (2006), manajemen kearsipan mengandung arti yaitu rangkaian

kegiatan mengelola seluruh unsur yang digunakan atau terlibat di dalam proses pengurusan
arsip. Manajemen kearsipan dilaksanakan dengan berdasarkan pada fungsi-fungsi manajemen
yang berupa :
1. Aktivitas-aktivitas dari perencanaan kearsipan.
2. Pengorganisasian bidang kearsipan.
3. Penyusunan personalia (staf) bagian kearsipan.
4. Pengarahan kerja dan pegawai kearsipan, dan pengawasan terhadap kegiatan pokok
(operasional) kearsipan.

Aktivitas-aktivitas dari perencanaan kearsipan dilakukan dengan melakukan

penyusunan pola klasifikasi sebagai sarana penataan arsip, penyusunan pedoman pemrosesan
surat dan naskah masuk maupun keluar, penyusunan jadwal retensi arsip sebagai sarana
penyusutan arsip dan perencanaan fasilitas. Sedangkan pengorganisasian kearsipan dilakukan
dalam bentuk :
1. Melakukan pembagian kerja proses pengendalian surat dan naskah yang masuk dan
keluar, proses penataan dan penyusutan arsip
2. Menentukan hubungan kerja antar satuan organisasi dengan pegawai di unit kearsipan
3. Menentukan hubungan kerja antara unit kearsipan dengan unit-unit pengolah
surat/naskah (satuan-satuan organisasi lain) di dalam organisasi.

Penyusunan personalia (staf) di bidang kearsipan, mencakup pelaksanaan rekruitmen,

seleksi, orientasi atau induksi, penempatan, penggajian dan penjaminan kesejahteraan,
pengembangan dan pemberhentian pegawai yang mengurusi arsip organisasi. Pelaksanaan
fungsi pengarahan di dalam pengurusan arsip mencakup pemberian motivasi kepada pegawai
arsip untuk memelihara dan meningkatkan moralitas kerjanya, menjaga komunikasi yang
efektif untuk membina solidaritas dan semangat korps antar pegawai di bidang kearsipan
dengan pegawai lain di dalam organisasi, dan memenuhi dan menggerakkan pegawai,
mempengaruhi dan membawa mereka untuk berkonsentrasi pada pelaksanaan tugas-tugas
kearsipan sebaik-baiknya sehingga tujuan kearsipan dapat dicapai secara efektif dan efisien.
 Fungsi pengawasan dapat dilakukan dalam tiga bentuk, yaitu :
1. Pengawasan yang dilakukan sebelum pelaksanaan kegiatan (precontrol).
2. Pengawasan terhadap pelaksanaan pekerjaan yang sedang berlangsung (concurrent
control).
3. Pengawasan yang dilakukan setelah pelaksanaan pekerjaan (feedback control).

Dengan adanya fungsi-fungsi pengawasan tersebut, maka diharapkan dapat

mengontrol jumlah warkat (arsip), memperbaiki kebijakan, prosedur dan metode kerja
kearsipan, meminimumkan duplikasi arsip, memperbaiki ketepatan data dan informasi,
meningkatkan efisiensi biaya pelaksanaan kegiatan kearsipan, meningkatkan keselamatan
arsip, meningkatkan kecepatan penemuan arsip, mengontrol efisiensi penggunaan kearsipan,
memperbaiki proses kerja kearsipan, dan menjaga ciri-ciri arsip yang baik. (Meirinawati,
2015)

Menurut Lukmanudin (2015), kearsipan merupakan suatu sistem yang mencakup

berbagai sub sistem yang satu sama lainnya saling berkaitan, bergantung dan terorganisasi
dalam satu kesatuan untuk mencapai tujuan-tujuan. Untuk mewujudkan suatu kearsipan
diperlukan adanya manajemen sebagai suatu sistem, sumber daya manajemen itu sendiri
terdiri dari beberapa komponen yaitu :

1. Sumber Daya Manusia (SDM)

SDM ini sebagai salah satu unsur utama dalam melaksanakan suatu proses manajemen dan
perlu mendapat prioritas utama dalam pembinaan kearsipan pada suatu organisasi, karena
tanpa adanya SDM yang profesional dibidang kearsipan maka sebaik apapun sistem
kearsipan yang akan diterapkan oleh suatu organisasi tidak akan dapat terlaksana secara
efektif dan efesien.

2. Sarana & Prasarana

Selain SDM dan sistem kearsipan, pengelolaan arsip pada suatu organisasi akan dapat
dilaksanakan dengan baik apabila didukung oleh tersedianya sarana dan prasarana kearsipan
yang memadai. Hal ini adalah merupakan yang sangat penting dalam pelaksanaan setiap
kegiatan bahkan hampir dapat dipastikan bahwa setiap aktifitas memerlukan fasilitas
pendukung yang sesuai dengan aktifitas yang akan dilakukan, sedangkan untuk menentukan
sarana dan prasarana kearsipan yang lebih baik/terperinci harus memperhatikan media, jenis
dan bentuk produk arsip masing-masing organisasi. Misalnya suatu organisasi yang
pengelolaan arsipnya berbasis komputer akan berbeda media penyimpanan dan
pemeliharannya dengan organisasi yang pengelolaan arsipnya tradisional (kertas).

3. Pendanaan

Semua aktifitas manusia (SDM) memerlukan modal karena tanpa modal manusia tidak akan
dapat berbuat banyak bagitu juga dalam program kearsipan.

4. Sistem

Untuk mewujudkan tujuan kearsipan perlu adanya dukungan atau metode/sistem yang tepat
dalam pengelolaan arsip. Ilmu pengetahuan dan teknologi membuat adanya suatu
pengembangan sistem pengelolaan arsip sehingga mampu mengimbangi dan mengantisipasi
perkembangan jaman. Dalam hal ini perlu dilakukan mengingat arsip yang tercipta tidak
hanya menggunakan media kertas akan tetapi juga menggunakan media baru. Pengembangan
metode pengelolaan arsip adalah merupakan bagian dari penyelenggara kearsipan meuju
kearah kesempurnaan.

Sesuai uraian di atas, diharapkan setiap organisasi dapat mengelola kearsipannya

dengan cara yang baik dan benar. Disamping itu pada masa yang akan datang diharapkan
akan muncul tenaga-tenaga profesional dibidang kearsipan sesuai dengan perkembangan ilmu
pengetahuan dan teknologi.

Selanjutnya keasadaran masyarakat sebagai organisasi perseorangan terhadap

pentingnya arsip dalam kehidupan berbangsa dan bernegara dapat terwujud secara nyata
dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab masing-masing sehingga generasi yang akan
datang dapat menemukan jawaban dari apa yang dilihat, didengar dan dibaca.
Penutup

Sesuai pembahasan diatas, dapat disimpulkan bahwa arsip merupakan suatu hal yang
sangat berharga dalam suatu organisasi sehingga arsip tidak lagi bisa dipandang sebagai
sesuatu hal yang tidak berguna, melainkan sebagai warisan masa lalu yang layak dan perlu
disimpan secara baik dan benar.

Manajemen arsip yang baik juga dapat menunjang pencapaian tujuan organisasi.
Selain itu manajemen kearsipan yang efisein dan efektif mempunyai pengaruh yang besar
dalam kemudahan untuk penelusuran dan pencarian data atau informasi yang baik bagi
pimpinan yang dapat dipakai sebagai bahan dalam proses pengambilan kebijakan. Sehingga
melalui manajemen kearsipan tersebut akan dapat mewujudkan tata kelola administrasi yang
efektif dan efisien.

Sudah selayaknya bahwa arsip bukan lagi bersifat tertutup tetapi menjadi sumber
informasi yang terbuka bagi semua orang yang membutuhkannya, namun tetap sesuai dengan
aturan yang berlaku. Pengembangan kualitas dan kuantitas SDM dalam suatu organisasi
dalam mengelola kearsipan atau arsiparis diharapkan mempu merubah citra profesi kearsipan.
Daftar Pustaka

Lukmanudin. (2015). Kompasiana. Diakses pada 13 Maret 2019 dari

https://www.kompasiana.com/ghilman/5500e714a33311d3725128ae/peranan-arsip-bagi-
organisasi

Meirinawati, I, P. (2015). Manajemen Kearsipan untuk Mewujudkan Tata Kelola

Administrasi Perkantoran yang Efektif dan Efisien. SNPAP “Pengembangan Ilmu dan
Profesi Administrasi Perkantoran: Tantangan dan Peluang”

Nuraida, I. (2012). Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Kanisius.

Suraja, Y. (2006). Manajemen Kearsipan. Malang: Dioma.