LAPORAN

PROSEDUR LAYANAN ARSIP DI KANTOR ARSIP

UNIVERSITAS INDONESIA

Oleh

Reynaldi Zulvaryan

1806178822

MANAJEMEN REKOD DAN ARSIP

PROGRAM PENDIDIKAN VOKASI

UNIVERSITAS INDONESIA

2020
 BAB I

PENDAHULUAN

1. Definisi Arsip

Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip adalah

rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga
negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa,
dan bernegara.

2. Arsip Dinamis, Arsip Statis, dan Arsip Perguruan Tinggi

Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta
arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan
oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan
berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak
langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. Arsip
perguruan tinggi adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan organisasi perguruan tinggi,
baik negeri maupun swasta yang melaksanakan fungsi dan tugas penyelenggaraan kearsipan
di lingkungan perguruan tinggi.

3. Unit Pengolah dan Unit Kearsipan

Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan
tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di
lingkungannya. Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai
tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.

4. Pengguna Internal dan Pengguna Eksternal

Pengguna merupakan seseorang yang berhak memiliki akses terhadap suatu arsip.
Dibedakan menjadi internal dan eksternal. Internal biasanya merupakan anggota dari
organisasi tersbut, sedangkan eksternal merupakan orang luar dari organisasi tersebut.
 Menurut PERKA ANRI Nomor 17 Tahun 2011 tentang Pedoman Pembuatan Sistem
Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis, pengguna internal dan eksternal memiliki
tingkatan akses yang berbeda sebagai berikut :

a. Pengguna Internal
 Penentu kebijakan berhak akses atas seluruh arsip.
 Pelaksana kebijakan dapat mengakses seluruh arsip yang berada
dibawah wewenangnya namun klasifikasi terbatas, rahasia dan sangat
rahasia tidak kecuali telah diberi mandat.
 Pengawas internal berhak mengakses seluruh arsip.
b. Pengguna Eksternal
 Publik dapat mengakses seluruh arsip dengan katogori terbuka.
 Pengawas eksternal dapat mengakses seluruh arsip.
 Aparat penegak hukum berhak mengakses arsip yang terkait dengan
perkara.
5. Daftar Arsip Inaktif

Menurut PERKA ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip
Dinamis, yang dimaksud dengan daftar arsip inaktif adalah tabel yang digunakan sebagai
sarana temu kembali arsip dan pengendalian arsip inaktif.
BAB II

ISI
 Penjelasan Prosedur Layanan Arsip pada Kantor Arsip Universitas Indonesia

Pengguna yang ingin melakukan peminjaman arsip diwajibkan untuk mengisi

formulir peminjaman arsip, baik secara langsung maupun melalui internet (sekar.ui.ac.id).
Untuk pengguna eksternal yang ingin melakukan peminjaman arsip diwajibkan untuk
mengirim surat pengantar sebelum mengisi formulir peminjaman arsip yang ditujukan kepada
Humas Universitas Indonesia.

Setelah alur pertama dilewati, arsiparis di Kantor Arsip Universitas Indonesia akan
segera melakukan proses pencarian arsip yang akan dipinjam oleh pemohon melalui daftar
arsip dengan kembali mempertimbangkan klasifikasi keamanan dan akses arsip. Proses
tersebut biasanya memakan waktu paling lama dua hari kerja. Setelah arsip ditemukan, arsip
tersebut akan diserahkan terlebih dahulu kepada bagian pelayanan arsip beserta surat
rekomendasi untuk dilakukan pengecekan hak akses arsip, apakah terbuka atau terbatas atau
tertutup. Jika hak akses arsip tersebut terbuka, maka arsip tersebut akan dilakukan
penggandaan baik dengan cara fotokopi fisik arsip maupun dengan cara
pemindaian/scanning. Hal tersebut dilakukan sebagai upaya preventif apabila arsip tersebut
rusak/hilang. Fotokopi arsip tersebut boleh dibawa pulang oleh pemohon, namun untuk
bentuk soft file atau hasil scan arsip tersebut akan dikirim melalui email ataupun whatsapp.

Untuk pengguna yang melakukan permohonan peminjaman secara langsung hanya

dapat mengaksesnya melalui ruang baca yang sudah disediakan oleh Kantor Arsip
Universitas Indonesia. Sesuai dengan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang berlaku,
tidak diperkenankan membawa arsip asli yang dipinjam keluar dari Kantor Arsip Universitas
Indonesia. Kemudian setelah selesai meminjam arsip harus segera dikembalikan kepada
petugas peminjaman arsip yang ada.
 BAB III

PENUTUP

Arsip merupakan rekaman kegiatan dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Arsip dibagi menjadi dua yaitu arsip
dinamis dan arsip statis. Arsip universitas merupakan arsip yang tercipta di lingkunan
perguruan tinggi. Unit pengolah merupakan satuan kerja pada pencipta arsip yang bertugas
menangani arsip yang dibawahinya.

Untuk melakukan peminjaman di Kantor Arsip Universitas Indonesia, pengguna

internal dan eksternal diharuskan mengisi formulir peminjaman. Namun pengguna eksternal
diminta untk mengirim surat pengantar kepada humas terlebih dahulu. Selanjutnya
permintaan akan di proses selama satu hingga dua hari. Untuk peminjaman secara langsung
harus dibaca di tempat yang telah tersedia karena SOP tidak memperbolehkan adanya arsip
yang keluar. Sedangkan arsip yang boleh dibawa keluar yaitu soft file atau fotokopi yang
dapat dikirimkan via email atau whatsapp dan mengambil sendiri di tempat.