Manajemen Arsip Vital Elektronik di Masa Pandemi COVID-19 dan

Dalam Penerapan Work From Home

Reynaldi Zulvaryan
Manajemen Rekod dan Arsip
2018
1806178822

A. PENDAHULUAN

COVID-19 atau biasa disebut dengan virus corona akhir-akhir ini masih menjadi
fenomena pandemik yang belum juga selesai sampai dengan saat ini di seluruh penjuru
dunia. Fenomena COVID-19 ini juga kemudian berdampak terhadap setiap kehidupan
keseharian seseorang. Dalam melakukan upaya tindakan preventif penyebaran virus corona
ini, pemerintah menerapkan kebijakan untuk bekerja dari rumah, belajar dari rumah, hingga
ibadah dari rumah. Kebijakan bekerja dari rumah atau biasa disebut dengan istilah Work
From Home (WFH) ini sudah mulai banyak diterapkan terhadap daerah yang sudah masuk
kedalam kategori zona merah, seperti contohnya JABODETABEK, Bandung, Surabaya, dll
nya. Sampai dengan saat ini (3/4/2020) di seluruh Indonesia sudah terdapat 1.986 kasus
konfirmasi positif COVID-19 dengan jumlah 181 orang meninggal dunia. Berdasarkan data
tersebut, Indonesia berada pada peringkat 2 dengan kasus kematian positif corona dengan
rasio tertinggi. Tentunya dengan hal tersebut pemerintah Republik Indonesia harus
bertindak dengan cepat untuk menghentikan atau setidaknya memperlambat laju
penyebaran virus COVID-19 ini. Kemudian pemerintah Republik Indonesia membuat
kebijakan setiap perusahaan dan atau instansi yang memungkinkan pegawai/pekerjanya
untuk bekerja dari rumah atau dari jarak jauh dengan memanfaatkan teknologi yang ada
sehingga tidak perlu lagi untuk pergi berangkat ke kantor untuk bekerja. Hal ini dilakukan
guna mencegah berkumpulnya kerumunan orang banyak sehingga terhindar dari
penyebaran virus corona ini lebih cepat.

Selain bekerja dari rumah, saat ini pelajar dan mahasiswa juga melakukan
penerapan untuk belajar dari rumah, bukan hanya berlaku pada daerah zona merah saja,
tetapi juga sudah berlaku di hampir seluruh sekolah dan universitas di Indonesia. Tentunya
hal ini juga termasuk kedalam tindakan pencegahan penyebaran virus COVID-19 yang lebih
masif lagi, sama seperti dengan kebijakan bekerja dari rumah atau work from home.
 Kegiatan belajar dari rumah bagi pelajar dan mahasiswa ini lazim juga disebut
dengan istilah Pendidikan Jarak Jauh (PJJ). Kegiatan pembelajaran jarak jauh ini dilakukan
tentunya dengan bantuan teknologi yang ada, biasanya dilakukan dengan bantuan aplikasi-
aplikasi dan sosial media yang bisa menampung orang banyak dalam setiap pertemuan.
Walaupun dalam penerapannya, masih banyak guru atau dosen yang masih kurang paham
dan mengerti dalam penggunaan teknologi-teknologi tersebut, sehingga mengalihkan dan
mengganti kegiatan perkuliahan dan pengajaran baik bagi mahasiswa maupun pelajar
dengan hanya menjadi tugas yang kemudian diberikan kepada siswa/mahasiswa tanpa
dengan penjelasan materi secara langsung oleh dosen/guru yang bersangkutan.

Diluar kekurangan tersebut, hal ini tentu saja dapat dilakukan dengan adanya
bantuan teknologi yang ada. Hal ini tentu saja tidak terlepas dari pada pengaruh revolusi
industri 4.0 yang berorientasi pada kompuasi dan automasi melalui artificial intelligence.
Berbagai kegiatan yang dilakukan tersebut, terutama kegiatan perkantoran tentunya tidak
terlepas dari unsur kearsipan, walaupun bekerja dari rumah tentunya arsip-arsip dari setiap
organisasi/instansi tersebut akan ikut tercipta juga, walaupun tidak dalam bentuk
konvensional atau bentuk kertas, tetapi akan memunculkan arsip-arsip berbentuk elektronik
yang dihasilkan dari kegiatan-kegiatan perkantoran selama masa WFH ini.
 B. PEMBAHASAN

Sebelum masuk ke bagian pembahasan arsip vital elektronik yang tercipta pada saat
kegiatan Work From Home, tentu saja dalam pelaksanaannya memerlukan berbagai sarana
maupun prasarana, fasilitas, dan alat-alat penunjang lainnya. Berbagai hal tersebut tidak
hanya digunakan untuk melakukan kegiatan pekerjaan, tetapi juga sebagai penunjang
seseorang dalam masa WFH ini. Tidak hanya dalam berbentuk fisik, ada pula yang
berbentuk non fisik dan tentu saja memiliki faktor yang sangat penting bagi kelancaran
geiatan WFH ini pada saat nantinya. Berbagai sarana dan prasaran yang dibutuhkan selama
masa Work From Home ini diantaranya adalah :

1. Komputer/Laptop
Pada umumnya, pekerja yang melakukan kegiatan work from home milih
menggunakan komputer atau laptop untuk melaksanakan tugasnya, hal ini
dikarenakan fleksibelitas dari komputer atau laptop itu yang mudah untuk
dibawa dan digunakan untuk bekerja.
2. Handphone
Handphone dapat menjadi pilihan pekerja yang melakukan kegiatan work
from home karena pekerjaan-pekerjaan simpel seperti mengirim email,
mengedit secara ringan, dan hal pekerjaan yang tidak terlalu rumit dapat
dilakukan melalui handphone guna lebih praktis dibandingkan komputer atau
laptop.
3. Koneksi Internet
Koneksi internet dapat diperoleh melalui jaringan wifi atau juga melalui data
seluler. Koneksi internet merupakan salah satu yang paling penting dalam
membantu proses jalannya work from home ini, dikarenakan tanpa adanya
koneksi internet yang baik, proses kegiatan perkantoran dapat sangat
terganggu proses aktivitasnya. Koneksi internet digunakan untuk berbagai hal
dalam masa work from home ini, seperti mengirim dan menerima email,
melakukan kegiatan video conference, call conference, dan melakukan
kegiatan virtual meeting lainnya.
4. Aplikasi Pendukung/Software Pendukung
Aplikasi pendukung/software pendukung yang dapat dipakai guna jalannya
kegiatan work from home dengan lancar adalah seperti contohnya ZOOM,
Skype, Microsoft Team, Adobe Connect, dan berbagai aplikasi-aplikasi
lainnya, termasuk seperti sosial media Whatsapp, walaupun penggunaan
sosial media untuk pekerjaan dirasa masih kurang efektif karena terbatasnya
pengguna yang dapat melakukan conference secara online.
 5. Notebook
Notebook masih sangat dibutuhkan pada saat work from home untuk
mencatat berbagai hal-hal penting terkait pekerjaan secara efektif dan efisien.
Hal ini tentu saja karena kepraktisan dalam penggunaan notebook untuk
mencatat hal-hal terkait pekerjaan.

Setelah pembahasan terkait sarana prasarana, kemudian akan dilakukan

pembahasan terkait dengan arsip-arsip apa saja yang dihasilkan selama kegiatan work from
home ini, baik arsip biasa maupun arsip vital. Namun sebelum itu, kita harus terlebih dahulu
membahas dan menyinggung sedikit apa itu arsip vital dan bagaimana mengidentifikasi
arsip vital tersebut.

Menurut SOAS University of London (2020) arsip vital atau vital records adalah arsip
yang diperlukan bagi suatu organisasi untuk melanjutkan operasi atau tetap berjalan dan
berfungsi secara normal pada saat bencana, dan tanpa adanya arsip tersebut
keberlangsungan suatu organisasi dapat terancam bahkan lumpuh, arsip vital juga bisa
terdiri dari beberapa bentuk, yaitu dalam bentuk fisik atau kertas, elektronik, media baru dan
bentuk lainnya. Sedangkan menurut TAHO (Tasmanian Archive and Heritage Office) arsip
vital adalah arsip yang memiliki kriteria sebagai berikut :

1. Tanpa adanya arsip tersebut suatu organisasi tidak bisa melanjutkan

kegiatannya.
2. Tidak dapat diganti.
3. Perlu sumber daya atau biaya yang tidak sedikit untuk menggantikannya.

Dari kedua penjelasan tersebut dapat disimpulkan bahwa suatu arsip vital adalah
setiap arsip yang diciptakan oleh suatu organisasi atau intansi yang tanpa adanya arsip
tersebut kegiatan atau berjalannya suatu organisasi tersebut dapat sangat terganggu atau
bahkan lumpuh, sehingga arsip tersebut dapat dinyatakan sebagai arsip vital bagi suatu
instansi atau organisasi tersebut.

Arsip vital yang dapat tercipta selama kegiatan work from home ini adalah arsip-arsip
yang tentunya dihasilkan melalui penggunaan teknologi yang ada. Arsip vital selama work
from home ini sebenarnya sama dengan arsip-arsip elektronik yang biasa dihasilkan pada
umumnya. Jika selama masa work from home ini terjadi suatu kesepakatan kerjasama
dalam suatu perusahaan atau instansi lainnya, maka berbagai hal yang berkaitan dengan
kerjasama tersebut, mulai dari MoU, keterangan kontrak, bahkan apabila memungkinkan
rekaman video dan juga rekaman suara tersebut dilakukan akan menjadi arsip vital. Jadi,
arsip-arsip vital yang dapat tercipta selama masa work from home ini adalah :
 1. Email atau surat elektronik.
2. Surat-surat yang dilampirkan di email yang berkaitan dengan kerjasama
atau berbagai hal-hal vital lainnya terhadap suatu perusahaan atau
instansi tersebut.
3. Rekaman video/rekaman suara yang dihasilkan melalui proses-proses
kerjasama suatu perusahaan atau instansi yang dirasa cukup vital.

Setelah pembahasan terkait arsip vital dan arsip vital apa saja yang memungkinkan
tercipta selama masa work from home, akan dibahas terkait langkah-langkah proteksi arsip
vital elektronik. Langkah-langkah proteksi arsip vital elektronik tentunya tidak sama dalam
melakukan proteksi arsip vital konvensional atau arsip vital berbentuk kertas. Cara-cara atau
langkah-langkah dalam memproteksi arsip vital elektronik termasuk penyimpanannya adalah
sebagai berikut :

1. Arsip vital elektronik harus disimpan dalam sebuah server secara terpusat
yang disediakan oleh suatu perusahaan atau instansi baik milik sendiri
ataupun dapat menyewa secara berbayar, namun tetap perlu
memperhatikan keamanan dari server tersebut apabila ingin menyewa
secara berbayar. Arsip vital elektronik juga harus menerapkan proteksi
enkripsi tingkat tinggi guna menjamin keamanan isi informasi arsip vital
elektronik tersebut.
2. Jangan menyimpan arsip vital elektronik tersebut kedalam penyimpanan
eksternal fisik dalam bentuk apapun.
3. Jangan menyimpan arsip vital elektronik tersebut kedalam harddisk di
komputer/laptop pribadi guna menghindari peretasan dari oknum-oknum
yang tidak bertanggung jawab.
4. Pakailah format file yang mudah dibaca oleh berbagai sistem untuk arsip
vital elektronik yang akan disimpan dalam jangka waktu yang cukup lama.

Jadi, kesimpulannya adalah arsip vital elektronik akan memiliki kemungkinan tercipta
pada saat masa pandemi COVID-19 ini dimana diberlakukan peraturan untuk bekerja dari
rumah atau work from home (WFH). Hanya saja arsip vital yang tercipta adalah dalam
bentuk elektronik, bukan berbentuk konvensional atau kertas seperti pada umumnya.
Karena berbentuk elektronik, maka pengelolaan dan proteksinya juga harus dilakukan
dengan standar operasional prosedur (SOP) untuk arsip vital elektronik.
 REFERENSI

Johnston, G. P., & Bowen, D. V. (2005). The benefits of electronic records management
systems: a general review of published and some unpublished cases. Records Management
Journal.

Krihanta. (2019). Penataan dan Pengelolaan Arsip Vital. In Krihanta, Pengelolaan Arsip Vital
(pp. 1.2 – 1.27). Tangerang Selatan: Universitas Terbuka.

SOAS University of London. (2020, March 3). Records Management Guidance: Vital
Records. Retrieved from soas.ac.uk:
https://www.soas.ac.uk/infocomp/recordsmanagement/vital-records/file93975.pdf

TAHO (Tasmanian Archive + Heritage Office. (n.d.). Information Management Advice 52

Identyfying and Managing Vital Records. Record Management Principles, 1 – 12.