Tugas 3

1. Jelaskan hal-hal yang menjadi pertimbangan dalam menentukan cara yang

paling cocok untuk menyimpan rekod inaktif dilihat dari segi manajemen
rekod dan pemakai!
2. Jelaskan tentang pemilihan tempat penyimpanan rekod inaktif!
Jawab
1. !al-hal yang menjadi pertimbangan dalam menentukan cara yang paling
cocok untuk menyimpan rekod inaktif dilihat dari segi manajemen rekod
dan pemakai adalah
a. Pengembangan Jadwal Pemusnahan
Jadwal pemusnahan dimuat dalam jadwal retensi rekod" keberadaan
jadwal untuk menjamin bahwa rekod tetap dipertahankan dalam
jangka yang sesuai dengan nilainya" juga digunakan untuk
memungkinkan transfer rekod dari kantor yang maha lsewanya ke
penyimpanan sekunder.
b. Keputusan Menyangkut Media Penyimpanan
#anajer rekod harus mengambil keputusan apakah rekod inaktif akan
tetap disimpan dalam format kertas ataukah format magnetik ataukanh
format optik. $erubahan bentuk rekod" misalnya dari kertas diubah
menjadi bentuk elektronik disebut migrasi. %alaupun terdapat
kemajuan dalam bidang teknologi micro&lm dan penyimpanan
komputer" masih banyak instansi atau perusahaan yang menyimpan
rekodnya dalam format kertas karena merupakan bentuk penyimpanan
yang paling murah.
c. Keputusan Menyangkut Fasilitas Penyimpanan
'eputusan ini menyangkut jenis fasilitas yang paling sesuai bagi
sebuah instansi atau perusahaan" bagaimana merencanakan
pembiayaan fasilitas ing-griya (in-house) serta metode pemusnahan
yang paling sesuai.
2. $emilihan *asilitas $enyimpanan
+ekod inaktif disimpan di sebuah tempat yang dikenal sebagai records
centre (pusat rekod). $ilihan tempat penyimpanan rekod inaktif adalah
sebagai berkut
1. #enggunakan ruang yang tidak cocok untuk keperluan kantor namun
memenuhi persyaratan &sik dan lingkungan untuk menyimpan rekod
inaktif. ,ocok untuk instansi atau perusahaan yang memiliki rekod
inaktif dalam -olume kecil. +uang yang tersedia dapat juga digunakan
untuk menyimpan rekod semiaktif" yang jarang diakses" namun tetap
diperlukan untuk keperluan rujukan segera.
2. #endirikan ruang gudang untuk menyimpan rekod" lokasinya mungkin
jauh dari pusat instansi atau perusahaan" namun menghemat karena
harga tanah atau sewanya lebih rendah daripada harga tanah kantor
pusat instansi atau perusahaan.
3. #enggunakan jasa commercial records centre atau pusat rekod
komersial yang sepenuhnya dikelola oleh swasta. Jenisnya ber-ariasi"
dari penyediaan jasa yang sangat sederhana hingga yang komplit
sesuai spesi&kasi yang dikehendaki pemakai.
./#/ .ur %ahyu .ugroho
.0# 112331334