TUGAS 2

NAMA

: YUDI SARIF MUKTI

NIM

: 017628536

MATA KULIAH : PENGANTAR KEARSIPAN S1 (PUST4105)

SOAL :
1. Jelaskan hal-hal yang menjadi pertimbangan dalam menentukan cara yang
paling cocok untuk menyimpan rekod inaktif dilihat dari segi manajemen rekod
dan pemakai!
2. Jelaskan tentang pemilihan tempat penyimpanan rekod inaktif!
JAWAB :
1. Hal-hal yang menjadi pertimbangan dalam menentukan cara yang paling cocok
untuk menyimpan rekod inaktif dilihat dari segi manajemen rekod dan pemakai
adalah :
a. Pengembangan Jadwal Pemusnahan
Jadwal pemusnahan dimuat dalam jadwal retensi rekod, keberadaan jadwal untuk
menjamin bahwa rekod tetap dipertahankan dalam jangka yang sesuai dengan
nilainya, juga digunakan untuk memungkinkan transfer rekod dari kantor yang
mahal sewanya ke penyimpanan sekunder.
b. Keputusan Menyangkut Media Penyimpanan
Manajer rekod harus mengambil keputusan apakah rekod inaktif akan tetap
disimpan dalam format kertas ataukah format magnetik ataukah format optik.
Perubahan bentuk rekod, misalnya dari kertas diubah menjadi bentuk elektronik
disebut migrasi. Walaupun terdapat kemajuan dalam bidang teknologi microfilm
dan penyimpanan komputer, masih banyak instansi atau perusahaan yang
menyimpan rekodnya dalam format kertas karena merupakan bentuk penyimpanan
yang paling murah.

c. Keputusan Menyangkut Fasilitas Penyimpanan

Keputusan ini menyangkut jenis fasilitas yang paling sesuai bagi sebuah instansi
atau perusahaan, bagaimana merencanakan pembiayaan fasilitas ing-griya (inhouse) serta metode pemusnahan yang paling sesuai.
2. Pemilihan Fasilitas Penyimpanan
Rekod inaktif disimpan di sebuah tempat yang dikenal sebagai records centre
(pusat rekod). Pilihan tempat penyimpanan rekod inaktif adalah sebagai berikut :
a. Menggunakan ruang yang tidak cocok untuk keperluan kantor namun
memenuhi persyaratan untuk menyimpan rekod inaktif. Cocok untuk instansi
atau perusahaan yang memiliki rekod inaktif dalam volume kecil. Ruang yang
tersedia dapat juga digunakan untuk menyimpan rekod semi aktif yang jarang
diakses, namun tetap diperlukan untuk keperluan rujukan segera.
b. Mendirikan ruang gudang untuk menyimpan rekod, lokasinya mungkin jauh dari
pusat instansi atau perusahaan, namun menghemat karena harga tanah atau
sewanya lebih rendah dari pada harga tanah kantor pusat instansi atau
perusahaan.
c. Menggunakan jasa commercial records centre atau pusat rekod komersial yang
sepenuhnya dikelola oleh swasta.