1.

Latar Belakang
A. Latar Belakang Masalah
Seiring dengan perkembangan Ilmu dan Teknologi (IPTEK) pada era globalisasi, dunia
pendidikan Indonesia harus menghadapi berbagai tantangan dalam persaingan dengan Negara-
negara maju lainnya. Oleh sebab itu, sangat dibutuhkan sekretaris yang telah memenuhi syarat
dan berkompeten di bidangnya, supaya dapat menjadi sekretaris profesional, serta dapat menjadi
rekan kerja yang mampu memahami jalan pikiran pimpinannya.
Sekretaris mempunyai peranan penting sebagai tangan kanan pimpinan yang bertugas
untuk membantu tugas-tugas pimpinan baik secara rutin maupun kegiatan yang lainnya,
sehingga pimpinan dapat dapat mengerjakan tugas manegerial secara baik. Oleh karena itu,
sekretaris harus mengetahui dan dapat melaksanakan tugas-tugasnya secara efektif dan efisien.
Tugas sekretaris yang efektif merupakan pekerjaan yang melalui sistem, dimana sistem atau
cara pengerjaannya yang digunakan akan menjadi lebih singkat dan sedangkan efisien
merupakan ketepatan dan kecepatan pekerjaan itu sendiri dimana waktu dan bahan baku yang
digunakan itu mengikuti standar yang dibutuhkan.
Guna menghadapi teknologi yang semankin berkembang, sekretaris perlu memiliki
pengetahuan yang luas, meningkatkan keterampilan dan memiliki sikap yang baik. Jadi
sekretaris harus mampu berfikir kreatif dan inovatif untuk menganalisis pemecahkan
permasalahan dan mampu mengerjakan tugas-tugas tanpa harus diberitahu terlebih dahulu oleh
pimpinan dan membantu tercapainya tujuan organisasi.
Pentingnya teknologi bagi sekretaris guna menunjang tugas-tugasnya maka sekretaris
harus memiliki kemampuan di bidang teknologi. Tidak hanya dituntut sebagai hard worker
(pekerja keras) tetapi juga smart worker (pekerja cerdas). Untuk itu sekretaris harus senantiasa
memperluas pengetahuan dalam hal teknologi khususnya dan belajar dari kegagalan masa lalu.
Sekretaris diharuskan mengikuti perkemabangan yang ada baik di bidang ekonomi, politik,
budaya maupun kecanggihan teknologi mutakhir guna mendukung kinerja sekretaris.
Keberadaan teknologi akan sangat membantu dalam mengerjakan tugas-tugas sekretaris apalagi
perkembangan teknologi saat ini tidak terbatas. Teknologi tidak akan mempersulit dalam
perkembangannya justru akan mempermudah pekerjaan manusia hal ini untuk sekretaris harus
dapat mengikuti laju pekembangan teknologi serta dapat menerapkan teknologi dalam dunia
sekretari, maka sekretaris harus selalu memperbaruhi informasi berkaitan dengan teknologi
untuk dapat menerapkan secara baik dan mendapat kemudahan dalam mengerjakan tugas yang
diperintahkan oleh pimpinan khususnya dalam bidang teknologi.

2. Kegiatan Kesekretariatan
Kesekretariatan ialah aktivitas yang dilakukan pada sekretariat yakni menunjukkan tata
kerja atau proses kerjanya sekretariat. Dengan demikian, kesekretariatan bersifat aktif dan
dinamis dalam kegiatan jasa-jasa perkantoran, terutama yang sangat berkaitan dengan proses
administrasi.
Selanjutnya pengertian kesekretariatan adalah merupakan sifat kegiatan atau aktivitas
kerja dari seorang sekretaris, atau merupakan sifat dan macam pekerjaan yang harus dikerjakan
pada jabatan sekretaris.
Dalam pelaksanaan kerjanya yang konkrit mengenai tugas-tugas sekretriat dari
perusahaan-perusahaan umumnya biasanya sebagai berikut (tanpa pembahasan yang lebih jauh
mengenai masing-masing kegiatannya, kecuali surat menyurat pada point berikutnya) :
a. Persiapan dan pelaksanaan pekerjaan dari direksi.
b. Penyelenggaraan surat-menyurat.
c. Pengaturan hubungan keluar.
d. Penganggaran belanja
e. Persiapan dan penyelenggaraan konferensi perusahaan.
f. Persiapan dan penghadiran rapat-rapat dari dewan pengurus dan rapat umum para
pemegang saham.
g. Penerapan atau perbaikan tata kerja yang ilmiah.
h. Penyusunan dokumentasi dan arsip/penyimpanan warkat berdasarkan abjad,
perihal,nomor, tanggal, wilayah dan sebagainya.
i. Wadah atau tempat pelaksanaan aktivitas atau kegiatan dari suatu organisasi, sehingga
fungsi aktivitas sekretriat tersebut dapat dikatakan aktif ataupun tidak aktif.

3. Kebutuhan Perangkat Keras

1. komputer

2. mesin printer

3. mesin fotocopy

4. pesawat telepon dengan mesin FAX

5. mesin scanner

6. LCD Proyektor

7. memory/ Flashdisk' In memory Computing (Maulidia dan Siswo, 2015:4)

8. server dengan kemasan (processor, memory, tipe server,multi range server) oleh

Maulidia dan Siswo (2015:8)

4. Kebutuhan perangkat lunak

a. Aplikasi MS Office

b. Aplikasi Adoberaider /PDF

c. Aplikasi Correl Draw

d. Aplikasi Photoshop

e. Aplikasi Traveloka

f. Semua Perangkat Lunak Berbasis WEB sebagai alat rekam arsip (Email,

Browser, google Drive, dll) Delimayanti, (2007:37)

g. MEDIA SOSIAL (Faizah, 2013:423)

Dengan adanya media sosial merupakan media yang dimanfaatkan untuk

mempromosikan perusahaan tempat kita bekerja.

5. Kesimpulan

Tugas-tugas sekretaris yang menggunakan teknologi perkantoran meliputi : tugas rutin,

tugas intruksi, tugas kreatif dan tugas hubungantentang teknologi perkantoran yang digunakan
untuk kerja yang efektif dan efisien dalam dunia kerja. Teknologi perkantoran merupakan salah
satu alat pendukun melaksanakan tugas-tugas sekrataris yang berupa alat-alat kantor atau mesin-
mesin kantor. Tugas-tugas sekretaris yang ditekakankan pada pemanfaatan teknologi perkantoran
akan membantu kerja managerial pimpinan untuk tercapainya kerja yang efektif dan efisien.
6. Daftar Pustaka

Bratawidjaja, Tomas Wiyassa.(1992).Sekretaris Profesional.Jakarta : PT. Pustaka

Binaman Pressindo.

Durotul Yatimah. (2009). Kesekretarisan Modern & Administrasi perkantoran.

Bandung : Pustaka Setia.

Delimayanti, Kartika Mera. 2007. Perancangan dan Analisis PErangkat Lunak BErbasis

WEB Sebagai Alat Rekam MEdis Pasien Di Puskesmas. Seminar Nasional

Aplikasi Teknologi Informasi 2007 (SNATI 2007) Yogyakarta, 16 Juni 2017.

Maulidia & Anton, Siswo. 2015. Desain Awal Spesifikasi PErangkat Keras dan Jaringan

High Performance Computing Untuk MEndukung Open Goverment di

Indonesia. Jumal Masyarakat Telematika dan Informasi Vol. 6 No. 1 Juni 2015.

Hal 1-12.

Faizah, Alkaff. 2013. Analisis dan Perancangan Perangkat Lunak Media Sosial untuk

Berbagi Informasi Diskon. Jumal Teknik Pomits Vol 2 No 2 (2013) ISSN: 2337-

3539)