Topik dalam diskusi 3 kali ini mengacu pada bagaimana menetapkan dasar pembangunan kearsipan

yang sesuai dengan kaidah kearsipan. Topik yang akan didiskusikan mangacu pada Bentuk
Penerapan Kearsipan (kegiatan belajar 1) dan Infrastruktur Kearsipan (kegiatan belajar 2). Diskusi
diharapkan berjalan dengan dua arah karena seperti yang kita ketahui bahwa metode yang mampu
untuk menambah daya serap pengetahuan dalam program ini adalah melalui Teach Others (90%)
dan Discussion Group (50%).
Mari kita diskusikan bagaimana penerapan otomasi kearsipan dalam penciptaan, penggunaan
pemeliharaan dan penyusutan arsip?

Jawab :

Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan
sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. Pada tiap
tahapan tersebut, penggunaan komputer akan sangat bervariasi sesuai dengan kemampuan
komputer yang mungkin bisa dimanfaatkan. (ASIP4432/Modul 4 Hal. 4.5)

Dalam Undang-Undang Kearsipan Nomor 43 Tahun 2009 disebutkan bahwa pengelolaan arsip
dinamis meliputi 3 yaitu ; penciptaan, penggunaan dan pemerliharaan, dan penyusutan. Penyusutan
arsip terdiri dari pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan.

Teknik penerapan kearsipan pada berbagai organisasi tentulah tidak akan sama persis satu sama
lainnya. Banyak variabel yang harus diperhatikan, termasuk diantaranya adalah jenis arsip
berdasarkan fungsinya, yakni arsip dinamis dan arsip statis.

Otomasi Kearsipan Dinamis :

Tahapan dalam pengelolaan arsip dinamis :
1. Penciptaan :
- Pembuatan dokumen
- Pengiriman dan penerimaan dokumen
- Pencatatan dokumen sebagai arsip (registrasi)
2. Pemeliharaandan penggunaan
- Distribusi arsip
- Pemeliharaan/Penyimpanan arsip
- Penggunaan arsip
3. Penyusutan Arsip
- Penyusutan arsip, sebagaimana telah umum dikenali, mencakup kegiatan.
- Pemindahan arsip dari dari tempat penyimpanan aktif ke inaktif
- Penyerahan arsip yang bernilai guna pertanggungjawaban nasional ke arsip nasional atau
lembaga kearsipan daerah.
- Pemusnahan arsip yang tidak lagi memiliki nilai guna.

Otomasi Kearsipan Dinamis :

1. Akuisisi (pengumpulan)
2. Pengolahan
3. Penyimpanan
4. Perawatan :
- Mencatat kerusakan kondisi fisik yang terjadi pada arsip statis.
- Menentukan metode dan rangkaian tindakan perbaikan kondisi fisik arsip statis yang
mengalami kerusakan.
 - Melaksanakan tindakan perbaikan kondisi fisik arsip statis sesuai dengan metode dan
rangkaian tindakan perbaikan yang layak.
5. Layanan arsip

INFRASTRUKTUR KEARSIPAN
1. Supratruktur otomasi kearsipan :
- Kepemimpinan manajemen lembaga (e-leadership)
- Sumberdaya manusia (human resources) dan peraturan yang terkait dengan pengembangan
otomasi kearsipan Infratruktur jaringan
2. Infratruktur Jaringan
3. Infrastruktur informasi kearsipan
4. Insfrastruktur aplikasi

Sumber Referensi :
M. Imam Mulyantono (2022), Otomasi Dalam Kearsipan, Edisi Ketiga Cetakan Pertama, Universitas
Terbuka