Saudara mahasiswa dalam diskusi ini, diharapkan saudara dapat berpartisipasi

secara intens dengan memberikan pendapat, komentar, sanggahan atau masukan-

masukan lain yang bersifat konstruktif. Partisipasi saudara akan mendapat penilaian
secara obyektif. Dalam diskusi lima ini, kita akan membahasa persoalan
“Pengamanan Rekod, pencegahan Bencana, dan Rekod Vital”. Adapun yang akan
didiskusikan adalah :

Mengamankan rekod (arsip) baik mengamankan isi maupun fisiknya menjadi

persoalan yang sangat penting. Mengamankan isi rekod mengandung arti
mengamankan dari segala sesuatu yang bisa membuat isi rekod tersebut hilang,
baik karena bencana maupun disalahgunakan informasinya (isi) oleh pihak lain.
Menurut saudara apa saja yang harus dilakukan agar isi (informasi) sebuah rekod
terjaga, aman dan tidak disalahgunakan oleh orang lain? 

JAWABAN

Rekod memiliki berbagai fungsi. Salah satu diantaranya adalah menyedia informasi bagi
pemakai. Untuk ketersediaan tersebut, harus dipenuhi berbagai syarat, antara lain sistem
simpan dan temu balik yang cepat, tepat, dan murah serta terjamin keamanannya.

Hal yang harus dilakukan agar informasi sebuah rekod terjaga, aman dan dan tidak
disalahgunakan oleh orang lain adalah sebagai berikut :

1. Penentuan sasaran
Penentuan sasaran diperlukan agar :
- Memberikan kerahasiaan informasi dan data
- Pencegahan terhadap upaya akses yang tidak berwenag terhadap sistem dan data
- Menyediakan integritas isi rekod dan ketetapan data
- Akses yang cepat bagi pemakai sah pada informasi dan data
2. Batasan tanggung jawab
Agar informasi sebuah rekod terjaga keamanannya diperlukan batasan tanggung
jawab antara manajemen keamanan dan pemakai. Masing-masing pihak ,memiliki
fokus tersendiri dalam mengelola keamanan rekod
3. Tanggung jawab manajemen
Fokus tanggung jawab manajemen dalam menjamin keamanan rekod adalah
perlindungan informasi yang terdapat dalam rekod dan sarana untuk mencapai tujuan
ini. Manajemen mengembangkan kebijakan dan prosedur program manajemen
keamanan serta memberikan tanggung jawab dan wewenang bagi manajemen
 keamanan untuk seluruh perusahaan. Tanpa adanya struktur manajemen keamanan
yang formal dan panduan yang berkaitan, pemakai tidak dapat diharapkan untuk
melakukan tuganya secara konsisten dan efektif.
4. Tanggung jawab pemakai perorangan
Tanggung jawab operasional berada di pundak mereka yang memiiki informasi dan
merekea yang menggunakan informasi. Pemilik dan pemakai bertanggung jawab
tentang penguasaan, pemahaman, serta pelaksanaan kebijakan dan prosedur
manajemen keamanan.
5. Penilaian risiko
Pihak perencana harus memberikan perhatian khusus terhadap rekod berharga, rahasia
dan sensitif.
6. Penyusunan kebijakan keamanan dan prosedur keamanan informasi
Kebijakan dan prosedur melindungi informasi harus disusun serta dikomunikasikan
kepada mereka yang menciptakan atau menggunakan informasi. Kebijakan dan
prosedur tersebut harus spesifik menyangkut perlindungan fisik dan perlengkapan
yang digunakan untuk menciptakan informasi serta prosedur administrasi spesifik
yang akan digunakan untuk mengesahkan akses ke rekod dan prosedur yang
digunakan untuk mengakses fasilitas dan perlengkapan.
7. Prosedur Audit, memantau dan menilai sistem
Sistem, organisasi, dan lingkungan sering kali mengakibatkan perubahan dalam risiko
yang dihadapi sebuah sistem informasi. Proses pemantauan akan tetap berlangsung
sepanjang pemakai rekod dan manajemen meberikan balikan menyangkut efektivitas
dan efisiensi prosedur keamanan. Audit berkala memberikan informasi yang
digunakan untuk evaluasi program manajemen keamanan.

Sumber :
Basuku, Sulistyo (2022). Pengantar Ilmu Kearsipan (Edisi 2). Tangerang Selatan:
Universitas Terbuka