TEKNIK PERLINDUNGAN DAN PEMELIHARAAN ARSIP

OLEH :

NUR AFNI KAMALIA IQBAL

21453001

PROGRAM STUDI D-III ADMINISTRASI LAYANAN KESEHATAN

POLITEKNIK KARYA PERSADA MUNA

MUNA

2023
1. Pengertian Teknik
Menurut L. James Havery, Teknik merupakan prosedur logis dan rasional un
tuk merancang suatu rangkaian komponen yang berhubungan satu dengan yang lai
nnya dengan maksud untuk berfungsi sebagai suatu kesatuan dalam usaha mencap
ai suatu tujuan yang telah ditentukan.

2. Pengertian Perlindungan Arsip

Perlindungan Arsip adalah suatu kegiatan untuk mengamankan, menyelamat
kan, dan memulihkan arsip dari kerusakan, hilang atau musnah baik secara fisik m
aupun informasi yang diatur melalui suatu prosedur tetap.
Perlindungan arsip merujuk pada tindakan atau langkah-langkah yang diambil unt
uk melindungi integritas, keutuhan, dan aksesibilitas dari arsip atau dokumen pent
ing. Ini dapat melibatkan penggunaan kebijakan keamanan, teknologi enkripsi, ma
najemen akses yang tepat, dan praktik-praktik pengelolaan arsip yang baik. Beriku
t beberapa langkah umum yang dapat diambil untuk melindungi arsip:

1. Enkripsi Data: Mengenkripsi data arsip dapat membantu melindungi infor

masi yang sensitif. Ini berarti bahwa bahkan jika arsip atau dokumen dicuri
atau diakses tanpa izin, data di dalamnya tetap aman karena hanya dapat dib
aca dengan kunci enkripsi yang benar.
2. Kebijakan Keamanan: Terapkan kebijakan keamanan yang jelas untuk me
ngelola akses ke arsip. Ini mencakup mengatur siapa yang memiliki hak aks
es, mengelola peran dan tanggung jawab, serta memastikan bahwa hanya or
ang yang berwenang yang dapat mengakses informasi yang sensitif.
3. Manajemen Versi: Melakukan manajemen versi dapat membantu melacak
perubahan pada arsip seiring waktu. Ini tidak hanya berguna untuk mendoku
mentasikan evolusi dokumen, tetapi juga dapat membantu mendeteksi jika a
da perubahan yang tidak sah atau tidak diinginkan.
4. Backup Rutin: Melakukan backup rutin dari arsip adalah langkah penting u
ntuk menghindari kehilangan data yang tidak terduga. Pastikan backup disi
mpan di lokasi yang aman dan dapat diakses jika diperlukan untuk pemuliha
n.

PAGE \* MERGEFORMAT iii

5. Pemantauan Aktivitas: Melakukan pemantauan aktivitas dapat membantu
mendeteksi perilaku yang mencurigakan atau akses yang tidak sah. Ini dapat
mencakup audit log, pemantauan aktivitas pengguna, dan pengawasan terha
dap perubahan arsip.
6. Pelatihan dan Kesadaran: Menyelenggarakan pelatihan reguler untuk pers
onel yang bekerja dengan arsip untuk meningkatkan kesadaran keamanan. I
ni dapat membantu mencegah kesalahan manusia dan memastikan bahwa ke
bijakan keamanan diikuti dengan benar.
7. Pengelolaan Siklus Hidup Arsip: Menetapkan kebijakan siklus hidup arsip
yang tepat, termasuk retensi dan pemusnahan yang aman, membantu mengel
ola jumlah data yang disimpan dan mengurangi risiko keamanan.
8. Perlindungan Fisik: Pastikan arsip fisik juga dilindungi dengan baik. Ini m
encakup penyimpanan di ruang yang terkunci, akses terbatas, dan perlindun
gan terhadap elemen seperti kelembaban dan suhu yang ekstrim.
9. Kepatuhan Hukum dan Regulasi: Pastikan bahwa praktik perlindungan ar
sip mematuhi persyaratan hukum dan regulasi yang berlaku untuk jenis data
atau informasi tertentu.

3. Teknik Perlindungan Dan Pemeliharaan Arsip

Perlindungan dan pemeliharaan arsip adalah aspek penting dalam manajemen

informasi yang efektif. Berikut adalah beberapa teknik yang dapat digunakan
untuk melindungi dan memelihara arsip:

1. Penyimpanan Fisik yang Aman:

 Pilih tempat penyimpanan yang aman dan terlindungi dari faktor-
faktor eksternal seperti kelembaban, suhu ekstrim, kebakaran, dan
bencana alam.
 Gunakan rak arsip yang kokoh dan tahan lama untuk mencegah
kerusakan fisik pada dokumen.

PAGE \* MERGEFORMAT iii

2. Labeling dan Pengindeksan:
 Berikan label yang jelas pada setiap arsip untuk memudahkan
identifikasi dan pencarian.
 Gunakan sistem pengindeksan yang efisien sehingga arsip dapat
ditemukan dengan cepat dan tepat.
3. Penggunaan Wadah dan Pelindung:
 Simpan arsip dalam wadah atau map yang tahan air dan debu.
 Gunakan pelindung seperti plastik atau kertas asam untuk mencegah
kontaminasi atau kerusakan akibat zat kimia.
4. Enkripsi Data Elektronik:
 Terapkan enkripsi pada arsip digital untuk melindungi data dari akses
yang tidak sah.
 Gunakan tanda tangan digital untuk memverifikasi integritas dan
otentikasi dokumen elektronik.
5. Pemantauan Lingkungan:
 Lakukan pemantauan lingkungan di area penyimpanan untuk
memastikan suhu, kelembaban, dan faktor lingkungan lainnya tetap
dalam batas yang aman.
6. Pelatihan dan Kesadaran Karyawan:
 Berikan pelatihan kepada karyawan tentang pentingnya perlindungan
arsip dan praktik terbaik dalam manajemen informasi.
 Bangun kesadaran tentang tindakan pencegahan, seperti tidak makan
atau minum di dekat arsip fisik.
7. Backup Rutin:
 Lakukan backup rutin pada arsip digital untuk menghindari
kehilangan data yang tidak terduga.
 Pastikan bahwa backup disimpan di lokasi yang aman dan dapat
diakses jika diperlukan.

PAGE \* MERGEFORMAT iii

8. Pengelolaan Versi:
 Terapkan sistem manajemen versi untuk melacak perubahan pada
dokumen dan memungkinkan pemulihan jika diperlukan.
 Pastikan bahwa versi yang disimpan dapat diakses dengan mudah.
9. Kebijakan Retensi dan Pemusnahan:
 Tetapkan kebijakan retensi yang jelas untuk menentukan berapa lama
suatu dokumen harus disimpan.
 Rencanakan dan laksanakan pemusnahan dokumen sesuai dengan
kebijakan retensi.
10. Audit dan Pemantauan Akses:
 Lakukan audit rutin untuk memeriksa siapa yang mengakses arsip dan
tindakan apa yang diambil.
 Batasi akses hanya kepada mereka yang membutuhkan informasi
tersebut untuk tugas mereka.
11. Perlindungan Hukum dan Kepatuhan:
 Pastikan bahwa praktik perlindungan arsip mematuhi persyaratan
hukum dan regulasi yang berlaku.
 Pertimbangkan kepatuhan terhadap standar keamanan informasi
seperti ISO/IEC 27001.

Dengan mengintegrasikan teknik-teknik ini dalam manajemen arsip,

organisasi dapat memastikan bahwa arsip mereka terlindungi dengan baik dan
dapat diakses dengan aman sesuai kebutuhan.

4. Tahapan

PAGE \* MERGEFORMAT iii

 DAFTAR PUSTAKA

https://jdih.anri.go.id/peraturan/Perka_anri_47_2011.pdf

https://chat.openai.com/c/92c5723f-c455-4bca-b972-2bc5707e06b5

PAGE \* MERGEFORMAT iii