Daur Hidup Arsip di Bidang Hukum

1. Penciptaan : Pembuatan catatan investigasi suatu kasus hukum

• Perencanaan: Tahap ini melibatkan perencanaan awal terkait investigasi hukum
yang akan dilakukan. Ini mencakup identifikasi masalah hukum, tujuan
investigasi, lingkup investigasi, sumber daya yang diperlukan, dan jadwal
waktu. Selama tahap ini, penting untuk mempertimbangkan kebutuhan akan
pencatatan yang akurat dan terperinci selama proses investigasi.
• Pelaksanaan: Selama tahap pelaksanaan, tim investigasi akan mengumpulkan
bukti, mewawancarai saksi, menganalisis dokumen, dan melakukan kegiatan
investigasi lainnya sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Pada titik ini,
catatan harian, laporan, transkripsi wawancara, dan dokumen lainnya akan
dihasilkan. Penting untuk memastikan bahwa semua informasi yang diperoleh
didokumentasikan dengan baik dan dengan akurat.
• Tempat Penyimpanan: Setelah informasi terkumpul, catatan investigasi harus
disimpan dengan aman dan terorganisir. Biasanya, ada kebijakan internal atau
prosedur standar yang mengatur penyimpanan dokumen-dokumen ini. Tempat
penyimpanan haruslah aman dari pencurian, kerusakan, atau akses yang tidak
sah. Penggunaan sistem manajemen arsip elektronik atau fisik yang efisien
sangat dianjurkan untuk memastikan aksesibilitas dan integritas dokumen.
• Monitoring dan Evaluasi: untuk memastikan keberhasilan investigasi serta
untuk mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan di masa mendatang. Ini
mungkin melibatkan tinjauan ulang terhadap proses investigasi, efektivitas
strategi yang digunakan, dan kepatuhan terhadap peraturan dan prosedur.
Catatan-catatan investigasi juga dapat digunakan sebagai referensi untuk
investigasi masa depan atau sebagai bahan pendukung dalam proses hukum.

2. Penggunaan
Catatan investigasi menjadi bukti penting dalam persidangan. Mereka dapat digunakan
oleh pihak-pihak yang terlibat, termasuk pengacara, hakim, dan juri, untuk mendukung
argumen atau untuk menanyakan kesaksian saksi. Selama persidangan, catatan
investigasi dapat disajikan secara langsung melalui kesaksian saksi, presentasi bukti
fisik, atau melalui dokumen tertulis. Penggunaan yang tepat dari catatan investigasi ini
dapat memengaruhi hasil dari persidangan.Setelah semua bukti telah disajikan dan
argumen telah dibuat, hakim atau juri akan membuat keputusan hukum berdasarkan
informasi yang ada, termasuk catatan investigasi. Keputusan ini akan memengaruhi
hasil dari persidangan dan mungkin berdampak pada hukuman yang diberikan kepada
terdakwa.

3. Penyusutan
Setelah persidangan selesai dan keputusan akhir telah dibuat, catatan investigasi
tersebut masih mungkin dijaga untuk jangka waktu tertentu sesuai dengan kebijakan
penyimpanan arsip. Namun, karena pentingnya mengelola ruang penyimpanan dan
kebutuhan untuk menjaga kerahasiaan dan integritas data, catatan investigasi sering kali
disusutkan. Proses penyusutan melibatkan evaluasi atas materi apa yang perlu disimpan
dalam jangka waktu panjang dan materi mana yang dapat dihapus atau dimusnahkan
sesuai dengan kebijakan arsip dan hukum yang berlaku. Informasi yang dianggap
 penting untuk referensi masa depan atau untuk kepentingan hukum lanjutan biasanya
akan disimpan, sementara materi yang tidak relevan atau tidak sensitif dapat dibuang.

4. Penyimpanan
Lakukan proses penyimpanan sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan. Ini
mungkin melibatkan pembuatan salinan fisik dan digital dari catatan investigasi untuk
keamanan dan aksesibilitas yang lebih baik. Pastikan bahwa catatan investigasi
disimpan dalam wadah yang sesuai, seperti map khusus atau sistem manajemen
dokumen yang aman. Tentukan lokasi fisik atau sistem penyimpanan digital yang aman
dan terkendali. Tempat penyimpanan fisik harus terlindungi dari bahaya fisik seperti
kebakaran, banjir, atau pencurian. Sistem penyimpanan digital harus dilindungi dengan
enkripsi, akses terbatas, dan tindakan keamanan lainnya untuk melindungi data dari
ancaman kebocoran atau manipulasi.