SISTEM AKUNTANSI ENTITAS

( Pengendalian Atas Dokumen )

Di susun Oleh :

KELOMPOK I

RAIHAN LASAHIDO
SUCHI M. RAMBALANGI
ANGLES S. JACOB
HIZKIA M. PANGKEREGO
WINDY V. TAKUMANSANG
ADITYA ARIMAU
RIZKY V. KAAWOAN

JURUSAN AKUNTANSI
‘3D’ D4 – AKUNTANSI KEUANGAN
POLITEKNIK NEGERI MANADO
 PENGENDALIAN DOKUMEN
Pengendalian dokumen adalah bagian kritis dari manajemen informasi dalam organisasi. Dokumen
merupakan aset berharga yang memuat informasi penting yang harus dijaga, diatur, dan diakses
dengan tepat.

I. Definisi Pengendalian Dokumen

a. Pengendalian dasar pengendalian dokumen

Pengendalian dokumen adalah proses yang digunakan dalam manajemen dokumen dan sistem
informasi untuk memastikan bahwa dokumen-dokumen yang digunakan dalam suatu
organisasi atau proyek dikelola dengan baik. Ini mencakup pengaturan, pemantauan, dan
pemeliharaan dokumen agar tetap akurat, terorganisir, aman, dan dapat diakses oleh pihak
yang berwenang. Tujuan utamanya adalah untuk mencegah kehilangan dokumen, memastikan
kepatuhan terhadap peraturan, dan memudahkan pencarian serta berbagi informasi yang
penting.

b. Jenis – jenis dokumen yang perlu dikendalikan

Terdapat berbagai jenis dokumen yang perlu dikendalikan dalam suatu organisasi atau proyek,
tergantung pada kebutuhan dan sifatnya. Beberapa jenis dokumen yang umumnya perlu
dikendalikan meliputi:

1. Dokumen Internal:
- Kebijakan dan prosedur internal.
- Laporan internal.
- Memo dan catatan rapat internal.
- Rencana strategis dan perencanaan bisnis.

2. Dokumen Keuangan:
- Laporan keuangan (neraca, laba rugi, arus kas).
- Faktur dan kwitansi.
- Kontrak keuangan dan perjanjian kredit.

3. Dokumen Hukum:
- Kontrak dan perjanjian bisnis.
- Lisensi dan izin operasi.
- Dokumen hukum seperti akta pendirian perusahaan.

4. Dokumen Sumber Daya Manusia:

- Data karyawan.
- Kontrak kerja dan perubahan status karyawan.
- Dokumen pelatihan dan pengembangan karyawan.
 5. Dokumen Proyek:
- Rencana proyek.
- Laporan kemajuan proyek.
- Perubahan lingkup dan perubahan proyek.

6. Dokumen Komunikasi Eksternal:

- Surat-surat resmi.
- Surat penawaran dan proposal.
- Bahan pemasaran dan promosi.

7. Dokumen Teknis:
- Spesifikasi produk atau layanan.
- Panduan pengguna.
- Blueprints atau gambar teknis.

8. Dokumen Keamanan:
- Kebijakan keamanan dan rencana pemulihan bencana.
- Laporan inspeksi keamanan.

9. Dokumen Persetujuan:
- Persetujuan manajemen untuk tindakan atau proyek tertentu.

10. Dokumen Sertifikasi dan Pengujian:

- Sertifikat kualitas atau kesesuaian.
- Hasil pengujian dan inspeksi.

Penting untuk mencatat bahwa jenis dokumen yang perlu dikendalikan dapat bervariasi antara
berbagai organisasi dan industri. Pengendalian dokumen yang efektif membantu memastikan
bahwa dokumen-dokumen ini tetap terstruktur, dapat diakses oleh yang berwenang, dan
memenuhi persyaratan hukum dan peraturan yang berlaku.

II. Manfaat Pengendalian Dokumen

pengendalian dokumen memiliki banyak manfaat penting dalam manajemen bisnis dan
operasional suatu organisasi. Berikut adalah beberapa manfaat utama dari pengendalian
dokumen:

1. Meningkatkan Efisiensi Operasional: Pengendalian dokumen membantu mengorganisir

informasi dan membuatnya mudah diakses oleh anggota tim yang berwenang. Hal ini dapat
mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk mencari dokumen dan menghindari pengulangan
pekerjaan.

2. Memastikan Kepatuhan: Dalam banyak industri, ada peraturan ketat yang mengatur
penyimpanan dan penggunaan dokumen, seperti regulasi keuangan atau keamanan data.
Pengendalian dokumen membantu memastikan bahwa organisasi mematuhi peraturan ini.
 3. Meningkatkan Keamanan Informasi: Dokumen-dokumen yang sensitif atau penting harus
dilindungi dengan baik. Pengendalian dokumen mencakup pengaturan tingkat akses, sehingga
hanya orang yang berwenang yang dapat mengakses dokumen tersebut.

4. Mengurangi Risiko Kehilangan Data: Dengan pengendalian dokumen yang tepat, risiko
kehilangan atau kerusakan dokumen fisik atau digital dapat dikurangi. Ini penting untuk
melindungi catatan penting dan sejarah organisasi.

5. Memudahkan Audit dan Pelacakan: Dalam kasus audit internal atau eksternal,
pengendalian dokumen dapat membantu dalam pelacakan dokumen yang relevan dengan
cepat dan akurat, yang dapat menghemat waktu dan upaya.

6. Meningkatkan Kolaborasi: Dengan dokumen yang terorganisir dan mudah diakses,

kolaborasi antara tim atau departemen menjadi lebih efektif. Ini membantu dalam
pengambilan keputusan yang lebih baik dan pencapaian tujuan perusahaan.

7. Peningkatan Kualitas Produk dan Layanan: Dalam beberapa industri, seperti manufaktur
atau layanan profesional, pengendalian dokumen memastikan bahwa spesifikasi dan pedoman
yang benar selalu digunakan, yang dapat meningkatkan kualitas produk dan layanan.

8. Meningkatkan Pengambilan Keputusan: Dokumen yang dikelola dengan baik menyediakan

data dan informasi yang diperlukan bagi manajemen untuk membuat keputusan yang tepat.
Hal ini dapat memengaruhi strategi bisnis dan perencanaan jangka panjang.

9. Mengurangi Kebingungan: Dalam organisasi besar dengan banyak dokumen, pengendalian

dokumen membantu mengurangi kebingungan dan memastikan bahwa versi yang paling baru
dan relevan dari dokumen digunakan.

10. Peningkatan Produktivitas: Dengan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk mencari
dokumen atau memahami proses, pengendalian dokumen dapat meningkatkan produktivitas
anggota tim.

Manfaat-manfaat ini menjadikan pengendalian dokumen sebagai aspek penting dari

manajemen bisnis yang efektif dan efisien.

III. Proses Pengendalian Dokumen

Proses pengendalian dokumen melibatkan serangkaian langkah dan kebijakan yang dirancang
untuk memastikan bahwa dokumen-dokumen dikelola dengan baik, terorganisir, aman, dan
dapat diakses oleh pihak yang berwenang. Berikut adalah beberapa langkah umum dalam
proses pengendalian dokumen:

1. Identifikasi Dokumen: Tentukan jenis dokumen yang harus dikendalikan. Ini mencakup
dokumen internal, dokumen keuangan, dokumen hukum, dokumen proyek, dan jenis
dokumen lain yang relevan.
2. Klasifikasi Dokumen: Kelompokkan dokumen berdasarkan jenis, urgensi, tingkat
kerahasiaan, atau kriteria lain yang relevan. Ini membantu dalam pengaturan dokumen yang
lebih efisien.

3. Penyimpanan Dokumen: Pilih tempat penyimpanan fisik dan/atau penyimpanan digital

yang sesuai untuk dokumen tersebut. Pastikan dokumen tersimpan dengan aman dan mudah
diakses.

4. Pengaturan Hak Akses: Tentukan siapa yang memiliki hak akses ke dokumen tertentu. Ini
dapat dilakukan dengan memberikan izin akses kepada anggota tim atau departemen yang
membutuhkan dokumen tersebut.

5. Versi dan Revisi: Pastikan bahwa setiap dokumen memiliki versi yang tepat dan jelas, dan
atur proses revisi dokumen yang mencakup persetujuan sebelum perubahan dokumen
dilakukan.

6. Pelacakan dan Pemantauan: Terapkan sistem pelacakan dan pemantauan untuk mengawasi
perubahan, pembaruan, dan penggunaan dokumen. Ini dapat melibatkan log perubahan dan
catatan aktivitas.

7. Pemusnahan Dokumen: Tetapkan kebijakan pemusnahan dokumen yang sesuai dengan

persyaratan hukum dan peraturan. Dokumen yang sudah tidak diperlukan harus dibuang
dengan aman.

8. Keamanan Dokumen: Lindungi dokumen yang sensitif atau rahasia dengan cara yang
sesuai. Ini termasuk penggunaan password, enkripsi, atau pengamanan fisik.

9. Pencarian dan Akses: Pastikan bahwa dokumen dapat dengan mudah ditemukan dan
diakses oleh yang berwenang. Ini dapat melibatkan penggunaan indeks atau sistem pencarian
yang efisien.

10. Pelatihan dan Kesadaran: Pastikan bahwa anggota tim memahami prosedur pengendalian
dokumen dan memiliki pelatihan yang sesuai dalam penggunaan sistem manajemen dokumen.

11. Audit dan Evaluasi: Lakukan audit secara berkala untuk memastikan bahwa proses
pengendalian dokumen berfungsi sebagaimana mestinya. Evaluasi apakah perubahan atau
peningkatan diperlukan.

12. Perbaikan Berkelanjutan: Berdasarkan hasil audit dan evaluasi, lakukan perbaikan
berkelanjutan pada proses pengendalian dokumen untuk meningkatkan efisiensi dan
efektivitasnya.

Proses pengendalian dokumen adalah langkah penting dalam manajemen informasi dan
manajemen risiko. Ini membantu organisasi menjaga ketertiban, meminimalkan risiko
kehilangan atau kebocoran data, dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku.
IV. Teknologi Dalam Pengendalian Dokumen

1. Sistem Manajemen Dokumen (DMS):

- Pengertian Sistem Manajemen Dokumen (DMS): Ini adalah sistem perangkat lunak yang
dirancang untuk mengelola, menyimpan, mengatur, dan berbagi dokumen elektronik.
- Manfaat DMS: DMS membantu meningkatkan efisiensi, aksesibilitas, dan keamanan
dokumen dalam suatu organisasi.
- Contoh DMS: Contoh DMS yang terkenal adalah Microsoft SharePoint, Dropbox
Business, atau Dokmee.

2. Otomatisasi Alur Kerja Dokumen:

- Pengertian Otomatisasi Alur Kerja Dokumen: Ini adalah penggunaan perangkat lunak
untuk mengotomatisasi tugas-tugas yang terkait dengan pemrosesan, persetujuan, dan
distribusi dokumen.
- Manfaat Otomatisasi Alur Kerja Dokumen: Meningkatkan produktivitas, mengurangi
kesalahan manusia, mempercepat proses bisnis, dan mengurangi biaya administrasi.
- Contoh Otomatisasi Alur Kerja Dokumen: Contoh termasuk penggunaan alat seperti
Microsoft Power Automate, Zapier, atau perangkat lunak BPM (Business Process
Management) yang dapat disesuaikan.

3. Keamanan Data Elektronik:

- Pengertian Keamanan Data Elektronik: Ini mencakup langkah-langkah dan teknologi yang
digunakan untuk melindungi dokumen dan data elektronik dari akses yang tidak sah,
kerusakan, atau kebocoran.
- Manfaat Keamanan Data Elektronik: Melindungi rahasia perusahaan, privasi pelanggan,
dan mematuhi regulasi data.
- Contoh Keamanan Data Elektronik: Ini mencakup enkripsi data, akses terbatas
berdasarkan peran, tindakan audit, pemantauan keamanan, dan firewall.

V. Tantangan Dalam Pengendalian Dokumen

1. Ancaman Keamanan Cyber:

- Pengertian Ancaman Keamanan Cyber: Ini adalah potensi risiko yang timbul dari serangan
atau gangguan keamanan terhadap sistem dan data elektronik.
- Tantangan Ancaman Cyber: Ancaman ini mencakup serangan seperti malware, serangan
phishing, ransomware, dan upaya pencurian data yang dapat merusak integritas dan
kerahasiaan dokumen.
- Contoh Dalam Kehidupan Sehari-hari: Sebagai contoh, saat seseorang menerima email
yang mencurigakan (phishing) yang mengaku berasal dari bank mereka dan meminta
informasi pribadi, ini adalah contoh ancaman keamanan cyber dalam kehidupan sehari-hari.

2. Kebijakan dan Regulasi yang Kompleks:

- Pengertian Kebijakan dan Regulasi: Ini adalah peraturan dan pedoman yang mengatur
pengelolaan, penyimpanan, dan perlindungan dokumen dan data.
 - Tantangan Kebijakan dan Regulasi: Tantangan melibatkan perubahan cepat dalam
regulasi, kepatuhan terhadap banyak peraturan yang berbeda di berbagai yurisdiksi, dan
mengelola kebijakan privasi data yang kompleks.
- Contoh Dalam Kehidupan Sehari-hari: Ketika sebuah perusahaan berusaha mematuhi
regulasi privasi data seperti GDPR di Eropa atau CCPA di California, ini melibatkan tugas
kompleks dalam mengelola dan melindungi data pelanggan.

3. Integrasi dengan Sistem yang Ada:

- Pengertian Integrasi: Ini mencakup upaya untuk mengintegrasikan sistem manajemen
dokumen dengan aplikasi bisnis yang sudah ada dalam perusahaan.
- Tantangan Integrasi: Tantangan melibatkan perbedaan dalam format data, kesesuaian
antara sistem yang berbeda, dan memastikan bahwa dokumen dapat digunakan dengan efektif
dalam konteks aplikasi bisnis.
- Contoh Dalam Kehidupan Sehari-hari: Ketika sebuah perusahaan ingin mengintegrasikan
sistem manajemen dokumen mereka dengan sistem ERP untuk mengotomatisasi proses
pengadaan, hal ini melibatkan tantangan teknis dalam menghubungkan dua sistem yang
berbeda.

VI. Studi Kasus : Implementasi Pengendalian Dokumen

Studi Kasus Implementasi Pengendalian Dokumen: Digitalisasi Arsip Rumah Sakit*

Latar Belakang:
Sebuah rumah sakit besar menghadapi tantangan dalam mengelola dokumen pasien, catatan
medis, dan informasi kesehatan yang sangat penting. Dokumen-dokumen ini tersebar dalam
berbagai format fisik dan digital.

Implementasi Digitalisasi Dokumen:

Rumah sakit memutuskan untuk mengimplementasikan solusi digitalisasi dokumen untuk
mengatasi masalah ini. Prosesnya termasuk:
1. Pemindaian (scanning) semua dokumen fisik ke format digital.
2. Penggunaan Sistem Manajemen Dokumen (DMS) untuk pengindeksan, penyimpanan, dan
manajemen dokumen digital.
3. Penggunaan otomatisasi alur kerja untuk persetujuan dan akses dokumen yang terbatas.

Hasil Implementasi:
Implementasi digitalisasi dokumen di rumah sakit menghasilkan berbagai manfaat sukses
dalam kehidupan sehari-hari:

1. Akses Cepat ke Informasi: Dokter, perawat, dan staf medis dapat dengan cepat mengakses
catatan pasien dan informasi penting lainnya dari komputer mereka, menghemat waktu yang
sebelumnya digunakan untuk mencari berkas fisik.

2. Peningkatan Keamanan: Informasi kesehatan pasien sekarang disimpan dengan aman

dalam format digital yang dapat dienkripsi dan diatur dengan izin akses yang ketat,
mengurangi risiko kebocoran data.
 3. Pengurangan Biaya: Pengurangan penggunaan kertas, ruang penyimpanan fisik, dan waktu
administrasi tradisional menghasilkan penghematan biaya yang signifikan.

4. Kolaborasi yang Meningkat: Tim medis dapat berbagi informasi dengan mudah, bahkan
jika mereka berada di lokasi yang berbeda, yang meningkatkan perawatan pasien.

Pelajaran yang Dapat Dipetik:

Implementasi digitalisasi dokumen dalam rumah sakit ini memberikan beberapa pelajaran
berharga:

1. Perencanaan yang Matang: Rencanakan dengan baik sebelum meluncurkan proyek

digitalisasi. Termasuk pemilihan teknologi yang tepat, pelatihan staf, dan penentuan metode
pemindaian yang efisien.

2. Keamanan Prioritas Utama: Keamanan data pasien harus menjadi prioritas utama. Ini
melibatkan enkripsi data, pengendalian akses yang ketat, dan pemantauan keamanan yang
berkelanjutan.

3. Dukungan Penuh Staf: Memastikan staf medis dan administratif mendukung perubahan ini
sangat penting. Pelatihan yang memadai dan komunikasi yang efektif diperlukan.

4. Manfaat Jangka Panjang: Digitalisasi dokumen bukan hanya menghemat waktu, tetapi juga
menghasilkan penghematan biaya dan peningkatan kualitas layanan jangka panjang.

KESIMPULAN

pengendalian dokumen dalam era digital adalah fondasi bagi keberhasilan organisasi dalam
mengelola informasi mereka, meminimalkan risiko, dan memungkinkan pertumbuhan yang
berkelanjutan di lingkungan bisnis yang semakin terhubung secara digital.
Dengan demikian, pengendalian dokumen bukan hanya sebuah tugas administratif, tetapi
adalah elemen kunci dalam strategi bisnis yang sukses. Organisasi yang menghargai
pentingnya pengendalian dokumen akan lebih siap untuk menghadapi perubahan di dunia
bisnis yang semakin terhubung secara digital.

TERIMA KASIH