Pemrosesan Transaksi : Pengendalian Dan

Dokumentasi
PERTEMUAN 3
Darmansyah HS
AKUNTANSI FEB UEU
KEMAMPUAN AKHIR YANG DIHARAPKAN

Mampu menganalisis dan menjelaskan pentingnya system

informasi dalam mendukung pengendalian internal dan
dokumentasi dalam perusahaan
 Tinjauan Menyeluruh Konsep Pengendalian
Ancaman terhadap SIA:
• Salah satu ancaman yang dihadapi
perusahaan adalah kehancuran karena
bencana alam dan politik, seperti :
– Kebakaran atau panas yang berlebihan
– Banjir, gempa bumi
– Badai angin, dan perang
 Tinjauan Menyeluruh Konsep Pengendalian
Ancaman terhadap SIA:
• Ancaman kedua bagi perusahaan adalah
kesalahan pada software dan tidak
berfungsinya peralatan, seperti :
– Kegagalan hardware
– Kesalahan atau terdapat kerusakan pada
software, kegagalan sistem operasi, gangguan dan
fluktuasi listrik.
– Serta kesalahan pengiriman data yang tidak
terdeteksi.
 Tinjauan Menyeluruh Konsep Pengendalian
Ancaman terhadap SIA:
• Ancaman ketiga bagi perusahaan adalah tindakan
yang tidak disengaja, seperti :
– Kecelakaan yang disebabkan kecerobohan
manusia
– Kesalahan tidak disengaja karen teledor
– Kehilangan atau salah meletakkan
– Kesalahan logika
– Sistem yang tidak memenuhi kebutuhan
perusahaan
 Tinjauan Menyeluruh Konsep Pengendalian
Ancaman terhadap SIA:
• Ancaman keempat yang dihadapi perusahaan
adalah tindakan disengaja, seperti :
– sabotase
– Penipuan komputer
– Penggelapan
 Tinjauan Menyeluruh Konsep Pengendalian
Mengapa ancaman-ancaman SIA meningkat?
• Peningkatan jumlah sistem klien/server memiliki arti bahwa
informasi tersedia bagi para pekerja yang tidak baik.
• Oleh karena LAN dan sistem klien/server mendistribusikan
data ke banyak pemakai, mereka lebih sulit dikendalikan
daripada sistem komputer utama yang terpusat.
• WAN memberikan pelanggan dan pemasok akses ke sistem
dan data mereka satu sama lain, yang menimbulkan
kekhawatiran dalam hal kerahasiaan.
 Tinjauan Menyeluruh Konsep Pengendalian
Apakah definisi dari pengendalian internal itu ?
Pengendalian internal adalah rencana organisasi dan metode
bisnis yang dipergunakan untuk menjaga aset, memberikan
informasi yang akurat dan andal, mendorong dan
memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong
kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan.
 Tinjauan Menyeluruh Konsep Pengendalian
• Apakah pengendalian manajemen itu ?
• Pengendalian manajemen encompasses the following three
features:
1 It is an integral part of management responsibilities.
2 It is designed to reduce errors, irregularities, and achieve
organizational goals.
3 It is personnel-oriented and seeks to help employees attain
company goals.
 Tinjauan Menyeluruh Konsep Pengendalian
• Prosedur-prosedur pengendalian khusus yang digunakan
dalam sistem pengendalian internal dan pengendalian
manajemen mungkin dikelompokkan menggunakan
empat kelompok pengendalian internal berikut ini:
1 Pengendalian untuk Pencegahan, Pengendalian untuk
Pemeriksaan, dan Pengendalian Korektif
2 Pengendalian umum dan Pengendalian aplikasi
3 Pengendalian Administrasi dan Pengendalian Akuntansi
4 Pengendalian Input, proses, dan output
 Tinjauan Menyeluruh Konsep Pengendalian
The Foreign Corrupt Practices Act
• Pada tahun 1977, gelombang keterkejutan berkumandang di
seluruh profesi akuntansi ketika kongres memasukkan bahasa
dari standar AICPA ke dalam Foreign Corrupt Practices Act.
• Tujuan utama dari undang-undang ini adalah mencegah
penyuapan atas para pejabat luar negeri untuk mendapatkan
bisnis.
• Akan tetapi, pengaruh yang siknifikan dari undang-undang ini
membutuhkan kerja sama untuk memelihara sistem
pengendalian internal akuntansi yang baik.
 Tinjauan Menyeluruh Konsep Pengendalian
Committee of Sponsoring Organizations
• The Committee of Sponsoring Organizations
(COSO) adalah kelompok sektor swasta yang
terdiri dari 5 organisasi, antara lain :
1 American Accounting Association
2 American Institute of Certified Public Accountants
3 Institute of Internal Auditors
4 Institute of Management Accountants
5 Financial Executives Institute
 Tinjauan Menyeluruh Konsep Pengendalian
• Pada tahun 1992, COSO mengeluarkan hasil penelitian untuk
mengembangkan definisi pengendalian internal dan
memberikan petunjuk untuk mengevaluasi sistem
pengendalian internal.
• Laporan tersebut telah diterima secara luas sebagai
ketentuan dalam pengendalian internal.
 Tinjauan Menyeluruh Konsep Pengendalian
• Penelitian COSO mendefinisikan pengendalian internal
sebagai proses yang diimplementasikan oleh dewan
komisaris, pihak manajemen, dan mereka yang berada di
bawah arahan keduanya, untuk memberikan jaminan
yang wajar bahwa tujuan pengendalian dicapai dengan
pertimbangan hal-hal berikut :
– Efektifitas dan efisiensi operasional organisasi
– Keandalan pelaporan keuangan
– Kesesuaian dengan hukum dan peraturan yang berlaku
 Tinjauan Menyeluruh Konsep Pengendalian
• Lima komponen model pengendalian internal
COSO yang saling berhubungan
1 Lingkungan pengendalian
2 Aktivitas pengendalian
3 Penilaian resiko
4 Informasi dan komunikasi
5 Pengawasan (Monitoring)
 Tinjauan Menyeluruh Konsep Pengendalian
Penelitian oleh Information Systems Audit and Control
Foundation
• Information Systems Audit and Control Foundation (ISACF)
mengembangkan Control Objectives for Information and
related Technology (COBIT).
• COBIT, yang mengkosolidasi standar dari 36 sumber berbeda
ke dalam satu kerangka, memiliki dampak yang besar atas
profesi sistem informasi.
• Kerangka tersebut menangani isu pengendalian berdasarkan
3 poin atau dimensi yang menguntungkan, yaitu :
 Tinjauan Menyeluruh Konsep Pengendalian
1 Tujuan bisnis. Untuk memenuhi tujuan bisnis, Informasi harus
sesuai dengan kriteria yang disebut COBIT sebagai
persyaratan bisnis atas informasi.
2 Sumber daya-sumber-daya IT, yang termasuk didalamnya
adalah orang, sistem aplikasi, teknologi, fasilitas, dan data.
3 Proses IT, yang dipecah ke dalam empat bidang, yaitu:
perencanaan dan organisasi, proses perolehan dan
implementasi, pengiriman dan pendukung, serta pengawasan
 Lingkungan Pengendalian
• Komponen pertama dari model pengendalian
internal COSO adalah : lingkungan
pengendalian.
• Lingkungan pengendalian terdiri dari faktor-
faktor berikut ini :
1 Komitmen atas integritas dan nilai-nilai etika
2 Filosofi pihak manajemen dan gaya beroperasi
3 Struktur organisasional
 Lingkungan Pengendalian
4 Badan audit dewan komisaris
5 Metode untuk memberikan otoritas dan tanggung
jawab
6 Kebijakan dan praktik-praktik dalam sumber daya
manusia
7 Pengaruh-pengaruh eksternal
 Aktivitas Pengendalian
• Komponen kedua dari model pengendalian
internal COSO adalah kegiatan-kegiatan
pengendalian.
• Secara umum, prosedur-prosedur
pengendalian termasuk dalam satu dari lima
kategori berikut ini :
1 Otorisasi transaksi dan kegiatan yang memadai
2 Pemisahan tugas
 Aktivitas Pengendalian
3 Desain dan penggunaan dokumen serta catatan
yang memadai
4 Penjagaan aset dan catatan yang memadai
5 Pemeriksaan independen atas kinerja
 Aktivitas Pengendalian
Otorisasi Transaksi dan Kegiatan yang Memadai
• Authorization is the empowerment management gives
employees to perform activities and make decisions.
• Digital signature or fingerprint is a means of signing a
document with a piece of data that cannot be forged.
• Specific authorization is the granting of authorization by
management for certain activities or transactions.
 Aktivitas Pengendalian
Pemisahan Tugas
• Pengendalian internal yang baik mensyaratkan bahwa tidak
ada pegawai yang diberi tanggung jawab terlalu banyak.
• Seorang pegawai seharusnya tidak berada dalam posisi untuk
melakukan penipuan dan menyembunyikan penipuan atau
kesalaha yang tidak disengaja.
 Aktivitas Pengendalian
Pemisahan Tugas
Fungsi-Fungsi Penyimpanan
Menangani kas, Memelihara
tempat penyimpanan persediaan,
Menerima cek yang masuk dari
Pelanggan, Menerima cek lewat surat Fungsi Otorisasi
Menyetujui transaksi dan
Fungsi-Fungsi Pencatatan keputusan
Mempersiapkan dokumen sumber
Memelihara catatan jurnal
Mempersiapkan rekonsiliasi
Mempersiapkan laporan kinerja
 Aktivitas Pengendalian
• Apabila dua dari ketiga fungsi tersebut merupakan tanggung
jawab satu orang maka akan muncul masalah.
• Pemisahan tugas mencegah pegawai dari memalsukan
catatan in order to conceal theft of assets entrusted to them.
• Prevent authorization of a fictitious or inaccurate transaction
as a means of concealing asset thefts.
 Aktivitas Pengendalian
Pemisahan tugas mencegah pegawai memalsukan catatan untuk
menutupi transaksi yang tidak diotorisasi secara layak.
Segregation of duties prevents an employee from falsifying
records to cover up an inaccurate or false transaction that was
inappropriately authorized.
 Aktivitas Pengendalian
Desain dan Penggunaan Dokumen serta Catatan yang Memadai
• Desain dan penggunaan catatan yang memadai membantu
untuk memastikan pencatatan yang akurat dan lengkap atas
seluruh data transaksi yang berkaitan.
• Dokumen-dokumen yang mengawali sebuah transaksi harus
memiliki ruang untuk otorisasi.
 Aktivitas Pengendalian
Desain dan Penggunaan Dokumen serta Catatan yang Memadai
• Prosedur-prosedur berikut ini menjaga aset pencurian,
penggunaan tanpa otorisasi, dan vandalisme:
– Mensupervisi dan memisahkan tugas secara efektif
– Memelihara catatan aset, termasuk informasi, secara
akurat
– Membatasi akses secara fisik ke aset
– Melindungi catatan dan dokumen
 Aktivitas Pengendalian
Penjagaan Aset dan Pencatatan yang Memadai
• Apakah yang dapat digunakan untuk mengamankan
aset?
– Mesin kas
– Lemari besi, kotak uang
– Kotak pengaman simpanan
– Area penyimpanan tahan api
– Mengendalikan lingkungan
– Pembatasan akses ke ruang komputer, file komputer, dan
informasi
 Aktivitas Pengendalian
Pemeriksaan Independen atas Kinerja
Pemeriksaan internal untuk memastikan bahwa seluruh
transaksi diproses secara akurat adalah elemen pengendalian
lainnya yang penting.
 Aktivitas Pengendalian
Pemeriksaan Independen atas Kinerja
Berbagai jenis pemeriksaan independen adalah:
– Rekonsiliasi dua rangkaian catatan yang dipelihara secara
terpisah
– Perbandingan jumlah aktual dengan yang dicatat
– Pembukuan berpasangan
– Jumlah total batch
 Aktivitas Pengendalian
Pemeriksaan Independen atas Kinerja
• Terdapat lima jumlah total batch yang
dipergunakan dalam sistem komputer, yaitu :
1 Jumlah total keuangan.
2 Jumlah total lain-lain adalah jumlah field yang
biasanya tidak ditambahkan.
 Aktivitas Pengendalian
Pemeriksaan Independen atas Kinerja
3 Jumlah catatan adalah jumlah dokumen yang diproses.
4 Jumlah baris adalah jumlah baris data yang dimasukkan.
5 Uji kesesuaian baris dan kolom. Banyak lembar kerja yang
memiliki jumlah total baris dan kolom. Uji ini akan
membandingkan jumlah total dari setiap jumlah dalam
baris, dengan jumlah total dari setiap jumlah dalam kolom,
untuk memeriksa apakah jumlah mereka sama.
 Penilaian Resiko
• Komponen ketiga dari model pengendalian internal COSO adalah
Penilaian resiko.
• Perusahaan menghadapi jenis-jenis ancaman berikut ini :
– strategis — melakukan hal yang salah
– Operasional ── melakukan hal yang benar, tetapi dengan cara yang
salah
– Keuangan — adanya kerugian sumber daya keuangan, pemborosan,
pencurian atau pembuatan kewajiban yang tidak tepat
– informasi — menerima informasi yang salah atau tidak relevan, sistem
yang tidak andal, dan laporan yang tidak benar atau menyesatkan
 Penilaian Resiko
• Perusahaan yang menerapkan sistem EDI
harus mengidentifikasi ancaman-ancaman
yang akan dihadapi oleh sistem tersebut, taitu
:
1 Pemilihan teknologi yang tidak sesuai
2 Akses sistem yang tidak diotorisasi
3 Penyadapan transmisi data
4 Hilangnya integritas data
 Penilaian Resiko
5 Transaksi yang tidak lengkap
6 Kegagalan sistem
7 Sistem yang tidak kompatibel
 Penilaian Resiko
Beberapa ancaman menunjukkan resiko yang lebih besar karena
probabilitas kemunculannya lebih besar, misalnya :
• Perusahaan lebih mungkin menjadi korban penipuan
komputer daripada serangan teroris
• Resiko dan penyingkapan harus diperhitungkan bersama-
sama
 Penilaian Resiko
Perkiraan Biaya dan Manfaat
• Tidak ada sistem pengendalian internal yang dapat
menyediakan perlindungan anti penipuan terhadap seluruh
ancaman dalam pengendalian internal.
• Biaya atas sistem anti penipuan akan menjadi halangan.
• Salah satu cara untuk menghitung manfaat melibatkan
perkiraan kerugian ( expected loss).
 Penilaian Resiko
Perkiraan Biaya dan Manfaat
• Manfaat dari sebuah prosedur pengendalian internal adalah
berbeda antara perkiraan kerugian dengan prosedur
pengendalian dan tanpa perkiraan kerugian tersebut.

Perkiraan kerugian = resiko × penyingkapan

 Informasi, Komunikasi, Pelaporan, Kinerja

• Komponen keempat dari model pengendalian internal COSO

adalah informasi dan komunikasi .
 Informasi, Komunikasi, Pelaporan, Kinerja
• Akuntan harus memahami berikut ini :
1 Bagaimana transaksi diawali
2 Bagaimana data didapat dalam bentuk yang dapat dibaca
oleh mesin atau data diubah dari dokumen sumber ke
bentuk yang dapat dibaca oleh mesin
3 Bagaimana file komputer diakses dan diperbarui
4 Bagaimana data diproses untuk mempersiapkan sebuah
informasi
5 Bagaimana informasi dilaporkan
 Informasi, Komunikasi, Pelaporan, Kinerja
• Hal-hal tersebut membuat sistem dapat melakukan jejak
audit (audit trail).
• Jejak audit muncul ketika transaksi suatu perusahaan dapat
dilacak di sepanjang sistem mulai dari asalnya sampai tujuan
akhirnya pada laporan keuangan.
 Informasi, Komunikasi, Pelaporan, Kinerja
Mengawasi Kinerja.
• Komponen kelima dari model pengendalian
internal COSO adalah pengawasan.
• Metode utama untuk mengawasi kinerja
mencakup :
– Supervisi yang efektif
– Pelaporan yang bertanggungjawab
– Audit internal
 Fraud
• “Fraud adalah tindakan curang, yang dilakukan sedemikian rupa, sehingga
menguntungkan diri-sendiri/kelompok atau merugikan pihak lain
(perorangan, perusahaan atau institusi).”
CGMA menyebutkan:
“Fraud essentially involves using deception to make a personal gain
dishonestly for oneself and/or create a loss for another.”
Bagaimana caranya mengidentifikasi; apakah suatu tindakan tergolong
fraud atau tidak?
Dari definisi di atas, bisa kita lihat fraud mengandung beberapa unsur,
yaitu:
• Tindakan yang disengaja
• Kecurangan
• Keuntungan pribadi/kelompok atau kerugian di pihak lain
 Fraud
Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), internal fraud
(tindakan penyelewengan di dalam perusahaan atau
lembaga) dikelompokan menjadi 3 (tiga) jenis, yaitu:
1. Fraud Terhadap Aset (Asset Misappropriation) – Singkatnya, penyalahgunaan
aset perusahaan/lembaga, entah itu dicuri atau digunakan untuk keperluan
pribadi—tanpa ijin dari perusahaan/lembaga. Seperti kita ketahui, aset
perusahaan/lembaga bisa berbentuk kas (uang tunai) dan non-kas. Sehingga, asset
misappropriation dikelompokan menjadi 2 macam:
• Cash Misappropriation – Penyelewengan terhadap aset yang berupa kas
(Misalnya: penggelapan kas, nilep cek dari pelanggan, menahan cek pembayaran
untuk vendor)
• Non-cash Misappropriation – Penyelewengan terhadap aset yang berupa non-kas
(Misalnya: menggunakan fasilitas perusahaan/lembaga untuk kepentingan
pribadi).
 Fraud
1. Fraud Terhadap Laporan Keuangan (Fraudulent Statements) – ACFE membagi
jenis fraud ini menjadi 2 macam, yaitu: (a) financial; dan (b) non-financial. Saya
lebih suka mengatakan: segala tindakan yang membuat Laporan Keuangan
menjadi tidak seperti yang seharusnya (tidak mewakili kenyataan), tergolong
kelompok fraud terhadap laporan keuangan. Misalnya:
• Memalsukan bukti transaksi
• Mengakui suatu transaksi lebih besar atau lebih kecil dari yang seharusnya,
• Menerapkan metode akuntansi tertentu secara tidak konsisten untuk menaikan
atau menurunkan laba
• Menerapkan metode pangakuan aset sedemikian rupa sehingga aset menjadi
nampak lebih besar dibandingkan yang seharusnya.
• Menerapkan metode pangakuan liabilitas sedemikian rupa sehingga liabiliats
menjadi nampak lebih kecil dibandingkan yang seharusnya.
 Fraud
1. Korupsi (Corruption) – ACFE membagi jenis tindakan korupsi menjadi 2 kelompok,
yaitu:
• Konflik kepentingan (conflict of interest) – Saya mengalami kesulitan mencari kalimat
yang paling tepat untuk mendeskripsikan. Contoh sederhananya begini: Seseorang
atau kelompok orang di dalam perusahaan/lembaga (biasanya manajemen level)
memiliki ‘hubungan istimewa’ dengan pihak luar (entah itu orang atau badan usaha).
Dikatakan memiliki ‘hubungan istimewa’ karena memiliki kepentingan tertentu (misal:
punya saham, anggota keluarga, sahabat dekat, dll). Ketika perusahaan/lembaga
bertransaksi dengan pihak luar ini, apabila seorang manajer/eksekutif mengambil
keputusan tertentu untuk melindungi kepentingannya itu, sehingga mengakibatkan
kerugian bagi perusahaan/lembaga, maka ini termasuk tindakan fraud. Kita di
Indonesia menyebut ini dengan istilah: kolusi dan nepotisme.
• Menyuap atau Menerima Suap, Imbal-Balik (briberies and excoriation) – Suap,
apapun jenisnya dan kepada siapapun, adalah tindakan fraud. Menyupa dan menerima
suap, merupakan tindakan fraud. Tindakan lain yang masuk dalam kelompok fraud ini
adalah: menerima komisi, membocorkan rahasia perusahaan/lembaga (baik berupa
data atau dokumen) apapun bentuknya, kolusi dalam tender tertentu.
 Pencegahan dan Pendeteksian Fraud
Beberapa faktor ciri-ciri yang menunjukkan adanya suatu kecurangan
dalam suatu perusahaan. yaitu sebagai berikut :
• Penyimpangan akuntansi
Penyimpangan akuntansi yang biasa terjadi biasanya meliputi masalah
asal dokumen, kesalahan entry jurnal, dan ketidakakuratan buku besar.
Contoh: Dokumen yang terlewatkan, Stale Items, Duplikasi pembayaran,
Tulisan tangan yang patut dipertanyakan dalam dokumen, Entry jurnal
tanpa dokumen pendukung, Penyesuaian yang tidak dapat dijelaskan,
Entry jurnal dibuat dekat dengan akhir periode akuntansi, Buku besar
tidak balance, dll.
• Kelemahan dalam pengendalian internal
Salah satu tujuan utama dari pengendalian internal adalah penjagaan
aset. Ketika pengendalian internal lemah, hal ini berarti perusahaan
memberikan peluang terjadinya fraud.
 Pencegahan dan Pendeteksian Fraud
• Penyimpangan analitis
Adalah prosedur atau hubungan yang tidak biasa atau terlalu
tidak realistis untuk dapat dipercaya. Contoh: Penyesuaian
persediaan yang tidak dapat dijelaskan, Penyimpangan
spesifikasi, Kenaikan potongan, Kelebihan pembelian, dan
Terlalu banyak memo debit atau kredit.
• Gaya hidup boros dan berlebihan
pelaku fraud jenis disini dalam memenuhi kebutuhannya
tergolong boros, sehingga hal ini memotivasinya untuk
melakukan fraud. Biasanya para pelaku akan terus mencuri
dan kemudian menggunakan uangnya untuk memenuhi
kebutuhan hidup mereka yang mewah.
 Pencegahan dan Pendeteksian Fraud
• Perilaku-perilaku yang tidak seperti biasanya
Ketika orang-orang terlibat dalam kejahatan, mereka dilanda
perasaan takut dan merasa bersalah. Emosi yang keluar inilah
yang akhirnya mengekspresikan perilaku-perilaku yang tidak
biasa dari diri pelakunya.
• Petunjuk dan aduan
Orang yang dalam posisi mendeteksi fraud biasanya dekat
dengan sang pelaku. Mereka ini secara individu biasanya
memberikan petunjuk atau aduan bahwa fraud telah terjadi.
Meski aduan dan petunjuk biasanya jarang logis, tapi mereka
dapat termotivasi oleh dendam, atau frustasi, atau banyak
alasan yang lain
 Pencegahan dan Pendeteksian Fraud
Pencegahan Fraud
Upaya untuk memberantas adannya segala bentuk kecurangan, perlu
ditingkatkan adanya suatu budaya kejujuran, keterbukaan dan saling
membantu antara pihak internal perusahaan, dan pihak Auditor yang
ditunjuk untuk mengurusi laporan keuangan perusahaan, budaya
kejujuran, keterbukaan dan saling menbantu ini terbagi menjadi empat
faktor, yakni :
• Merekrut karyawan yang jujur dan menyediakan pelatihan akan
kesadaran fraud
• Membentuk lingkungan kerja yang positif
• Menyebarkan pemahaman yang baik dan kode etik yang dapat diterima
• Mengimplementasikan Employee Assistance Programs (EAPs)
 Pencegahan dan Pendeteksian Fraud
Upaya yang dapat dilakukan untuk mengeliminasi peluang terjadinya fraud dan
menindak pelaku farud bisa dilakukan dengan:
• Mempunyai internal control yang baik: (lingkungan pengendalian, sistem
akuntansi, aktivitas pengendalian, pengawasan, dan komunikasi dan informasi.
• Meminimalkan kolusi diantara karyawan
• Menginformasikan dengan jelas kepada supplier dan pihak terkait lainnya tentang
kebijakan perusahaan dalam melawan fraud
• Mengawasi karyawan
• Memberikan sangsi terhadap para pelaku fraud
• Melakukan audit secara proaktif: mengidentifikasi risiko yang muncul,
mengidentifikasi gejala dari masing-masing risiko, membangun program audit
untuk secara proaktif melihat gejala/tanda dan kemunculannya, serta
mengidentifikasi setiap tanda yang teridentifikasi.