Nama : Alpriyatno Arif

Nim : C1F123032

1. Menurut anda, apa manfaat dari kearsipan digital dan kenapa manfaat itu penting bagi
individu dan organisasi?
• Manfaat digitalisasi arsip yang paling terasa yaitu akses pada data yang menjadi jauh
lebih fleksibel dibandingkan metode konvensional. Karyawan dapat mengakses data
digital dimanapun dan kapanpun melalui berbagai device yang memiliki izin akses.
• Manfaat penting bagi individu yaitu, menyimpan informasi, menghemat ruang,
meningkatkan keamanan. Sedangkan manfaat penting bagi organisasi yaitu mudah
dalam penyimpanan, kemudahan dalam mengakses informasi, mengefektifkan
waktu.

2. Menurut Anda, mengapa keamanan sangat penting dalam kearsipan digital dan langkah
atau tindakan yang dapat diambil untuk menjaga dokumen-dokumen digital agar tetap
aman dari ancaman seperti kebocoran data atau serangan cyber?

Keamanan

• Setiap lembaga harus memastikan bahwa informasi dan arsip mereka

terjamin keamanannya sehingga arsipnya tidak dapat:
- Dirusak atau diubah tanpa izin
- Dihancurkan tanpa izin
- Diakses secara tidak sah
 Langkah dan Tindakan

- Aktifkan fitur 2FA (Two-Factor Authentication)

Fitur 2FA saat ini sudah hampir diterapkan pada berbagai aplikasi untuk
menjaga keamanan data. Fitur ini mengharuskan pengguna memasukkan
informasi yang hanya diketahui oleh pengguna tersebut. Ada dua tahap yang
harus dilewati pada fitur ini, yaitu identifikasi identitas dengan memasukkan PIN,
password, atau kata sandi lainnya, dan verifikasi informasi pribadi.Pada verifikasi
informasi pribadi, anda biasanya akan dikirimkan kode OTP (one-time password)
yang dikirimkan ke nomor telepon atau email, pengamanan biometrik (face id,
sidik jari, dan sebagainya), serta pertanyaan personal (nama ibu kandung, nama
hewan peliharaan, dll). Dengan mengaktifkan fitur ini, tingkat keamanan data
anda menjadi lebih aman karena hanya anda sendiri-lah yang dapat
mengaksesnya.

- Rutin melakukan backup data

Cara yang tidak kalah penting untuk meningkatkan keamanan dokumen digital
adalah rutin mencadangkan (backup) data. Pencadangan data ini adalah bentuk
preventif untuk menghadapi risiko kehilangan atau kerusakan data di kemudian hari.
Anda dapat mem-back up data secara otomatis dari aplikasi atau software yang
digunakan dan mengatur jadwal pencadangan. Pencadangan ini bisa dilakukan setiap
hari, setiap minggu, atau setiap bulan. Jadi, Anda tidak perlu khawatir akan
kehilangan data karena Anda dapat memulihkannya sewaktu-waktu bila dibutuhkan.
Setelah membaca informasi di atas, kini Anda sudah lebih paham mengenai
pentingnya keamanan dokumen digital. Keamanan data tersebut dapat semakin
optimal dengan menerapkan beberapa cara menjaganya. Jadi, mari terapkan cara-
cara tersebut untuk tingkatkan keamanan dokumen digital agar tidak disalahgunakan
oleh pihak tidak bertanggung jawab.

3. a.) Bagaimana Anda akan membantu perusahaan ini meningkatkan efisiensi dalam
manajemen dokumen digital mereka?

Melakukan Alih Media Dokumen

- Scanning, merupakan proses untuk memindahkan informasi pada dokumen

dalam document management system dengan hasil akhir berupa gambar atau
dokumen dengan ekstensi PDF.
- Conversion, adalah langkah untuk mengubah dokumen dengan format excel atau
doc menjadi gambar dengan ekstensi JPG.
- Importing, merupakan jenis alih media dengan cara memindahkan informasi dari
tempat penyimpanan lain ke dalam document management system dengan
melakukan drag and drop tanpa perlu menghapus format data aslinya.
 Mengelola Indexing Dokumen

- Index field, merupakan metode untuk klasifikasi dokumen dengan menggunakan

kategorisasi tema dan juga keyword menggunakan metode tradisional, yaitu
memilah dokumen fisik.
- Full-text indexing, adalah metode yang lebih modern dengan memanfaatkan
sistem yang bernama software optical character recognition yang dapat
menerjemahkan tulisan fisik menjadi format digital.
- Folder/file structure, merupakan metode digitalisasi secara visual untuk
pencarian dokumen. Contohnya, menggunakan keyword ‘DAFTAR’ untuk seluruh
daftar surat masuk atau keluar.

b.) Apa strategi atau alat yang dapat digunakan untuk meningkatkan aksesibilitas dan
pencarian dokumen?

Meningkatkan aksesibilitas dokumen:

- Kewajiban Anda, mencoba mendorong staf Anda untuk menerima aksesibilitas?
Ada banyak tautan dan sumber daya dalam Toolkit ini yang akan membantu
mereka memahami maksudnya – sebuah langkah awal yang sangat penting.
- Gunakan alat yang dapat membantu yaitu, Pembaca layar internal yang
memungkinkan anda mencerna dokumen dengan cara yang mirip dengan
seseorang yang buta atau memiliki gangguan penglihatan. Alat kontras warna
yang membantu Anda menemukan dan memperbaiki kombinasi warna dengan
kontras yang tidak memadai.Panduan tabel yang mengotomatiskan markup
kolom dan baris header.
- Berinvestasi dalam pelatihan, seperti banyak investasi lainnya, pelatihan adalah
strategi jangka panjang yang bagus. Dengan keterampilan yang tepat, Anda
dapat menghemat outsourcing dan meningkatkan produktivitas. Ditambah lagi
ada nilai berbagi pengetahuan.
- Ketahui kapan harus melakukan outsourcing, terkadang Anda akan lebih baik
melakukan outsourcing kepada para profesional. Khususnya dalam hal remediasi
aksesibilitas, yang bisa memakan waktu terlalu lama.
- Terlibatlah, pantau terus perkembangannya dengan memanfaatkan beragam
sumber daya yang tersedia untuk anda.

Meningkatkan pencarian dokumen

Kita tinggal mengetik kata kunci atau keyword pada kolom pencari, seperti halnya
mesin pencari Google. Dalam sekejap, file yang dicari pun segera muncul.Dengan
begitu, kita tidak perlu lagi membuang banyak waktu terlalu banyak hanya untuk
mencari dokumen yang dibutuhkan.

Terima kasih