Nama : Novia Anggraeni

Kelas : AB15-A
NIM : 202101411

UTS E-FILLING
 MANAJEMEN ARSIP ELEKTRONIK

Pengelolaan arsip merupakan aspek penting dalam suatu organisasi, baik organisasi bisnis
maupun pemerintahan. Bertambahnya volume pekerjaan suatu organisasi, menyebabkan
bertambah pula jumlah arsip yang dihasilkan. Jumlah arsip yang semakin banyak dari waktu ke
waktu, membutuhkan penanganan yang baik agar informasi yang terkandung di dalam arsip
tersebut dapat ditemukan dengan cepat dan tepat.

Pengelolaan arsip secara manual yang telah dilakukan selama ini, mempunyai beberapa
kelemahan, antara lain: membutuhkan ruang dan tempat penyimpanan yang besar; resiko
kerusakan arsip akibat bencana, membutuhkan pegawai yang banyak; dan waktu pencarian yang
lama. Oleh karena itu, untuk mengatasi beberapa kelemahan tersebut perlu dicari solusinya. Salah
satu solusi yang dapat dilakukan adalah dengan melakukan manajemen arsip secara elektronik.

Pengantar
Arsip merupakan salah satu sumber informasi yang penting bagi suatu organisasi. Berbagai
infomasi yang berkaitan dengan perkembangan dan kegiatan operasional suatu organisasi akan
senantiasa terjaga seiring dengan terjaganya arsip organisasi tersebut. Keberadaan arsip bagi suatu
organisasi tidak sekedar menjadi bukti sejarah, tetapi memiliki berbagai fungsi dan nilai guna. Secara
fungsional, suatu arsip akan dibutuhkan oleh pimpinan untuk bahan pertimbangan dalam
mengambil keputusan organisasi. Arsip juga diperlukan sebagai bahan acauan dalam menyusun
perencanaan organisasi, dipergunakan untuk mendukung kegiatan operasional organisasi, dan untuk
kepentingan pengawasan dalam pengendalian organisasi. Selain memiliki fungsi yang penting, arsip
juga mengandung berbagai nilai guna bagi organisasi, seperti nilai guna hukum, nilai guna edukasi,
nilai guna finansial, dan nilai guna penelitian. Oleh karena arsip memiliki fungsi dan nilai guna
tersebut, maka arsip 2 harus dikelola dengan baik agar pada saat diperlukan dapat tersedia dengan
cepat dan tepat.

Pengelolaan arsip secara manual yang telah dilakukan selama ini, mempunyai beberapa
kelemahan, antara lain: membutuhkan ruang dan tempat penyimpanan yang besar; resiko
kerusakan arsip akibat bencana, membutuhkan pegawai yang banyak; dan waktu pencarian yang
lama. Oleh karena itu, untuk mengatasi beberapa kelemahan tersebut perlu dicari solusinya. Salah
satu solusi yang dapat dilakukan adalah dengan melakukan pengelolaan arsip secara elektronik.
Pengelolaan arsip secara elektronik telah menjadi tuntutan dan kebutuhan bagi setiap organisasi
pada era teknologi digital sekarang ini. Pengelolaan arsip elektronik sangat berhubungan erat
dengan penggunaan teknologi komputer, yang dapat menyelesaikan pekerjaan manajemen arsip
secara lebih cepat, akurat, mudah, fleksibel, dan produktif.

Pengertian Arsip
 Arsip Elektronik adalah definisi lain dari Elektronic Archive ( e-Archive ) yang artinya sistem
atau tata cara mengumpulkan informasi, yang berbentuk dokumen yang di rekam  dan juga disimpan
menggunakan teknologi komputer yang berupa dokumen elektronik ( Document Management
System / e-Documents) . Tujuannya supaya  dokumen mudah di lihat, di kelola, di temukan dan di
gunakan  kembali. Artinya, arsip ini adalah sebuah warkat yang disimpan dalam wujud, bisa selembar
surat, kuitansi, data statistik, film, kaset, CD, dan juga sebagainya.

Sementara itu, elektronik adalah alat yang dibuat berdasarkan prinsip elektronika serta hal atau
benda yang menggunakan alat dan dioperasikan menggunakan alat serta mempergunakan manfaat
teknologi untuk memudahkan pekerjaan.

Sehingga jika diartikan, arsip elektronik merupakan informasi yang direkam dan juga
disimpan ke dalam media elektronik dalam wujud digital. Biasanya ada beberapa dokumen yang bisa
diarsipkan secara elektronik, diantaranya mulai dari tulisan, gambar, suara, rancangan, foto, dan lain
sebagainya.

Berdasarkan beberapa definisi di atas, maka pada dasarnya konsep arsip tidak dapat
dipisahkan dengan informasi, karena arsip merupakan informasi yang dibuat, diterima, dan disimpan
dalam berbagai bentuk dan media, baik oleh perorangan maupun organisasi. Suatu arsip harus
dikelola dengan baik karena nilai dan tingkat kepentingannya berbeda-beda, baik untuk kepentingan
yuridis, bukti historis, maupun kepentingan transaksi bisnis.

Manfaat Arsip Elektronik

Arsip elektronik ini pasti memiliki manfaat tersendiri. Berikut ini adalah manfaat dari arsip
elektronik:

1. Cepat ditemukan dan memungkinkan adanya pemanfaatan arsip atau dokumen tanpa
meninggalkan meja kerja.
2. Pengindeksan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi berdasarkan prosedur yang telah
dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu, dan juga biaya.
3. Pencarian secara full-text, dengan mencari file berdasarkan kata kunci maupun nama dan
menemukannya dalam bentuk full text  dokumen.
4. Kecil kemungkinan akan kehilangan  file karena kita hanya akan melihat di layar monitor saja
atau dapat mencetaknya tanpa dapat mengubahnya. Kita dapat mencari berdasarkan kata
atau nama file  jika tanpa sengaja dipindahkan dengan adanya prosedur untuk
melakukan backup ke dalam media lain, misalnya ke CD atau external hard disk.
5. Melakukan arsip secara digital sehingga risiko kerusakan dokumen kertas atau buram karena
usia dapat diminimalisasi karena tersimpan secara digital. Juga risiko akan berpindahnya
dokumen ke folder yang tidak semestinya atau bahkan hilang sekalipun, akan aman karena
disimpan secara digital.
6. Berbagi arsip secara mudah, karena berbagi dokumen dengan kolega atau teman akan
mudah dilakukan melalui LAN dan juga sambungan internet
7. Meningkatkan keamanan karena adanya mekanisme kontrol yang jelas dicantumkan pada
buku pedoman pengarsipan secara elektronik, sehingga orang yang tidak memiliki otorisasi
cenderung sulit mengakses.
8. Mudah melakukan recovery data dengan cara melakukan backup data ke dalam media
penyimpanan yang compatible dibandingkan melakukan recovery pada dokumen kertas
yang terbakar atau terkena musibah misalnya banjir, pencurian, dan lain sebagainya yang
sulit disatukan lagi.
Cara Pengelolaan Arsip Elektronik

Untuk dalam melakukan pengelolaan arsip elektronik, maka dibutuhkan fase pengelolaan
yaitu sebagai berikut:

1. Tahap Penciptaan
Pada tahapan ini, arsip dibuat menggunakan aplikasi perangkat lunak dan kemudian
disimpan pada perangkat penyimpanan.

2. Tahap Penggunaan dan Distribusi

Setelah itu, dilakukan tahap penggunaan dan juga distribusi dengan menggunakan file yang
sesuai dengan kebutuhan.

3. Tahap Pemeliharaan atau Maintenance

Tahap pemeliharaan ini melakukan pemeriksaan secara otomatis pada retensi
dokumen.
4. Tahap Posisi atau Disposition
Pada tahap ini, keberadaan arsip elektronik telah dibuka untuk dapat memastikan
arsip disimpan atau dimusnahkan.

Kemudian dalam proses pengelolaan arsip elektronik ini terdiri dari digitalisasi
dokumen, penyimpanan, pengaksesan, dan juga pencarian kembali dokumen atau
arsip. Ketiga tahap tersebut memiliki hubungan satu sama lain dalam proses
pengelolaan arsip elektronik.

Contoh Arsip Elektronik

Adapun beberapa contoh dari arsip elektronik adalah sebagai berikut:

1. gambar
2. surat elektronik (e-mail)
3. dokumen digital (file teks, file data, database), dan lain sebagainya.

Kesimpulan
Salah satu solusi untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi manajemen arsip pada suatu
organisasi adalah dengan menerapkan sistem manajemen arsip elektronik. Sistem manajemen arsip
elektronik dibedakan menjadi tiga, yaitu: Sistem Manajemen Dokumen Elektronik; Sistem
Pemindaian Elektronik; dan Software Manajemen Dokumen. Pengelolaan arsip secara elektronik
memiliki banyak kelebihan, baik dari segi waktu, biaya, maupun tenaga. Melihat banyaknya manfaat
dan keuntungan dari pengelolaan arsip secara elektronik, maka manajemen arsip elektronik perlu
disosialisasikan dan dikembangkan untuk mendukung efisiensi kerja organisasi. Manajemen arsip
elektronik merupakan solusi atas persoalan arsip yang semakin hari semakin bertambah banyak.
Melalui pengelolaan arsip secara elektronik dapat diperoleh berbagai manfaat yang mendukung
terciptanya efektivitas dan efisiensi organisasi.