Kelebihan dan kekurangan arsip manual

A. Kelebihan arsip manual

Secara umum dapat dikatakan bahwa dengan tersedianya manual kearsipan akan memberikan
dampak, serta keuntungan atau kelebihan yang sangat besar di antaranya adanya
keseragaman mengenai kegiatan kearsipan. Kelebihan yang paling utama adalah adanya
penghematan terhadap penggunaan waktu, tenaga dan dana yang tersedia. Adapun pendapat
Robek, Brown, dan Maedke terkait kelebihan arsip manual dalam bukunya “Information and
Records Management”, sebagai berikut:

1. Adanya penghematan uang dalam pengelolaan dan penggunaan arsip, misalnya dengan
adanya pengurangan dan penghematan waktu untuk memberikan penjelasan dan instruksi
kepada pegawai baru yang secara tidak langsung berdampak terhadap pengeluaran uang.
2. Adanya peningkatan produktivitas terutama bagi organisasi yang bersifat profit oriented
karena dengan adanya standardisasi prosedur pelaksanaan kegiatan yang sudah jelas
maka dengan sendirinya setiap pegawai sudah mengetahui apa yang seharusnya
dikerjakan sehingga tentu saja akan meningkatkan produktivitas kerja.
3. Mengurangi penghamburan waktu dari pegawai sebagai akibat dari kesalahan yang tidak
perlu mereka perbuat.
4. Adanya standardisasi prosedur kerja secara menyeluruh sehingga:
a) Tumpang tindih dari beberapa fungsi unit dalam organisasi, serta alur kegiatan
kearsipan dapat dioptimalkan.
b) Alur pekerjaan yang serasi dan harmonis dalam organisasi dapat dicapai.
c) Adanya hubungan kerja yang jelas dan harmonis antar unit kerja [1].
B. Kekurangan arsip manual

Pengelolaan arsip membuat bertambahnya volume pekerjaan suatu organisasi, dan

menyebabkan bertambahnya jumlah arsip yang dihasilkan. Jumlah arsip yang semakin
banyak dari waktu ke waktu, membutuhkan penanganan yang baik agar informasi yang
terkandung di dalam arsip tersebut dapat ditemukan dengan cepat dan tepat. Pengelolaan
arsip secara manual yang telah dilakukan selama ini, memiliki beberapa kekurangan, antara
lain:
 1. Membutuhkan ruang dan tempat penyimpanan yang besar
2. Sistem kearsipan manual lebih lambat dalam penggunaan waktu, banyak membutuhkan
tempat, waktu dan tenaga.
3. Resiko kerusakan arsip akibat bencana, membutuhkan pegawai yang banyak; dan waktu
pencarian yang lama.

Oleh karena itu, untuk mengatasi beberapa kelemahan tersebut perlu dicari solusinya. Salah
satu solusi yang dapat dilakukan adalah dengan melakukan manajemen arsip secara
elektronik [2].

Pengelolaan arsip elektronik

a. Pengertian pengelolaan arsip elektronik

Priansa dan Garnida (2013:48) menjelaskan bahwa manajemen kearsipan elektronik

adalah pengelolaan berbagai jenis dokumen dalam organisasi yang menggunakan program
komputer data penyimpanan. Sebuah sistem kearsipan elektronik memungkinkan suatu
organisasi dan pengguna untuk membuat dokumen, memindai hard copy, dalam bentuk
elektronik dan menyimpan, mengedit, mencetak, proses, dan juga mengelola dokumen.

Haryati (2013:30) menjelaskan bahwa manajemen kearsipan yaitu aktivitas kerja yang
melibatkan koordinasi dan pengawasan terhadap pekerjaan orang lain, sehingga pekerjaan
tersebut dapat diselesaikan secara efesien dan efektif.

Maka dari itu, dapat disimpulkan bahwa pengelolaan arsip elektronik merupakan suatu
kegiatan yang dilakukan untuk memanfaatkan fasilitas guna mencapai tujuan yang sudah di
tetapkan dalam mengelolah arsip.

b. Komponen sistem arsip elektronik

Priansa dan Garnida (2013:171) menjelaskan bahwa ada 4 komponen dasar dalam sistem
kearsipan elektronik diantaranya yaitu:

1. Memindahkan dokumen, salah satu metode yang digunakan untuk pemindahan dokumen
yaitu dengan cara scanning.
 2. Menyimpan dokumen, setelah dipindai kedalam sistem, dokumen harus disimpan dengan
benar. Sistem penyimpanan ini harus mampu mendukung perubahan teknologi,
peningkatan jumlah dokumen, serta mampu bertahan dalam waktu lama.
3. Mengindeks dokumen, ketika dokumen berupa kertas disimpan dikantor, dokumen itu
harus dikelola agar bermanfaat untuk organisasi dengan melakukan pelabelan,
persortiran, diindeks, ditempatkan pada folder, dan dimasukkan di filling cabinet.
4. Mengontrol akses, merupakan aspek penting dari sistem pengarsipan dokumen secara
elektronik, karena hampir setiap orang di dalam organisasi mampu membaca dokumen
pada setiap komputer yang terhubung dengan LAN (Local Area Network) di seluruh area
kantor.

Oleh karena itu, sistem kearsipan elektronik merupakan suatu kombinasi dan penyusunan
dari unsur-unsur dan komponen-komponen sistem kearsipan yang didesain untuk mengatasi
masalah-masalah kearsipan di dalam suatu perusahaan sehingga tujuan yang ditetapkan dapat
tercapai dengan maksimal.

c. Tahapan sistem penyimpanan arsip elektronik

Muhidin dan winata (2016: 412) menjelaskan bahwa tahapan yang dapat dilakukan dalam
kegiatan penyimpanan arsip digital, khususnya yang terkait alih media arsip dari media
kertas ke media elektronik komputer yaitu meliputi:

1. Menyiapkan surat atau naskah dinas yang akan dipindah ke media

2. Melakukan scanning terhadap naskah atau surat
3. Membuat folder-folder pada komputer, sebagai tempat penyimpanan surat atau naskah
dinas yang telah di-scan
4. Membuat hyperlink yaitu menghubungan antara daftar arsip dengan arsip hasil scan
5. Membuat kelengkapan administrasi alih media, yang terdiri dari:
a) Surat Keputusan Tim Alih media,
b) Berita acara persetujuan alih media
c) Berita acara legalisasi alih media
d) Daftar arsip usul alih media
e) Daftar Arsip Alih media.
 Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang kearsipan Pasal 40, disebutkan
bahwa alih media arsip merupakan salah satu cara (kegiatan) dalam pemeliharaan arsip
dinamis. Dalam pengelolaan arsip elektronik, tidak jauh dari arsip manual yang sama-sama
membutuhkan peralatan dan perlengkapan untuk mengelola sebuah arsip. Perangkat yang
digunakan dibagi menjadi dua, yaitu hardware (perangkat keras) dan software (perangkat
lunak) merupakan komponen utama yang diperlukan dalam implementasi sistem kearsipan
elektronik berbasis computer [2].

DAFTAR PUSTAKA

[1] M. Rustam, “Pengantar Pengelolaan Arsip Elektronik,” Pengelolaan Arsip Elekronik, pp.
1–85, 2014.

[2] W. I. Putra, “Pengelolaan Arsip Elektronik,” Ilmu Inf. Perpust. dan Kearsipan, vol. 8, no.
2, pp. 39–47, 2020.

PPT

Kelebihan dan kekurangan arsip manual

Kelebihan:

1. Adanya penghematan uang dalam pengelolaan dan penggunaan arsip

2. Adanya peningkatan produktivitas terutama bagi organisasi yang bersifat profit oriented
3. Mengurangi penghamburan waktu dari pegawai
4. Adanya standardisasi prosedur kerja secara menyeluruh

Kekurangan:

1. Membutuhkan ruang dan tempat penyimpanan yang besar

2. Sistem kearsipan manual lebih lambat
3. Resiko kerusakan arsip akibat bencana, membutuhkan pegawai yang banyak; dan waktu
pencarian yang lama.
Pengelolaan arsip elektronik

a. Pengertian pengelolaan arsip elektronik

Priansa dan Garnida (2013:48) menjelaskan bahwa manajemen kearsipan elektronik adalah
pengelolaan berbagai jenis dokumen dalam organisasi yang menggunakan program komputer
data penyimpanan.

Haryati (2013:30) menjelaskan bahwa manajemen kearsipan yaitu aktivitas kerja yang
melibatkan koordinasi dan pengawasan terhadap pekerjaan orang lain, sehingga pekerjaan
tersebut dapat diselesaikan secara efesien dan efektif.

b. Komponen sistem arsip elektronik

Priansa dan Garnida (2013:171) menjelaskan bahwa ada 4 komponen dasar dalam sistem
kearsipan elektronik diantaranya yaitu:

1. Memindahkan dokumen
2. Menyimpan dokumen
3. Mengindeks dokumen
4. Mengontrol akses
c. Tahapan sistem penyimpanan arsip elektronik

Muhidin dan winata (2016: 412) menjelaskan bahwa tahapan yang dapat dilakukan dalam
kegiatan penyimpanan arsip digital, khususnya yang terkait alih media arsip dari media
kertas ke media elektronik komputer yaitu meliputi:

1. Menyiapkan surat atau naskah dinas yang akan dipindah ke media

2. Melakukan scanning terhadap naskah atau surat
3. Membuat folder-folder pada computer
4. Membuat hyperlink
5. Membuat kelengkapan administrasi alih media.