MODUL

UNTUK SMK X OTKP

3.7 Menerapkan prosedur

pencatatan
ADMINISTRASI
UMUM
surat/dokumen masuk
dan keluar
4.6 Melakukan prosedur
pencatatan
surat/dokumen masuk Penulis : Eka Nurrohmah
dan keluar Irianti
 i

Kata Pengantar

Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat
limpahan karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan penyusunan modul
“Administrasi Umum” ini dengan tepat waktu.
Salah satu tujuan pembuatan modul ini ialah sebagai bahan ajar bagi guru saat
melakukan kegiatan mengajar. Guru dapat menggunakan modul sebagai bentuk
penugasan sekaligus referensi materi. Selain itu modul ini juga dapat digunakan
siswa sebagai salah satu sumber belajar yang efektif. Melalui modul ini penulis
berusaha menyajikan materi beserta evaluasi dalam beberapa bentuk atau model
penugasan. Dengan harapan siswa dapat memahami materi dengan lebih mudah
dan menyenangkan. Sehingga kegiatan belajar dan mengajar dapat berjalan dan
efektif dan efisien. Pada modul ini siswa diajak untuk lebih aktif dalam mencari
materi atau jawaban suatu masalah dari sumber belajar lain seperti penulusuran
melalui internet. Sehingga seorang guru tidak lagi menjadi satu-satunya sumber
belajar bagi para siswa.
Tak lupa penulis juga berterimakasih kepada semua pihak yang telah turut
membantu selama pembuatan modul “Administrasi Umum” ini. Baik bantuan
berupa moril ataupun materiil.
Yang terakhir penulis berharap modul ini dapat bermanfaat sebagaimana
mestinya dan dapat menambah wawasan bagi pembaca. Penulis menyadari bahwa
modul ini masih jauh dari kata sempurna dan terdapat kekurangan di dalamnya.
Oleh karena itu penulis akan dengan senang hati menerima kritik dan saran yang
membangun sebagai upaya penyempurnaan modul dan atau pengembangan serta
pengetahuan tambahan bagi penulis lain yang akan menulis atau membuat bahan
ajar modul selanjutnya.

Malang, 03 November 2019

Penulis
 ii

Daftar Isi

Halaman
Kata Pengantar ............................................................................. i
Daftar Isi ....................................................................................... ii-iii
PENDAHULUAN
Deskripsi Umum ...................................................................... iv
Petunjuk Penggunaan Modul .................................................... iv
Kompetensi Isi ......................................................................... v-vi
Kompetensi Dasar .................................................................... vi
Indikator Pencapaian Kompetensi ............................................ vii
Kemampuan yang Diharapkan ................................................. vii
Model Penyajian ............................................................................. viii-ix
Peta Konsep .................................................................................... x
KEGIATAN BELAJAR 1 ............................................................ 1
Kompetensi Dasar .................................................................... 2
Materi ...................................................................................... 2
Tujuan Pembelajaran ................................................................ 2
A. Pengertian Pencatatan Surat Masuk & Keluar .......................... 3-4
B. Alat & Bahan untuk Pencatatan Surat Masuk & Keluar ............ 5-11
Mari Mengamati ............................................................................. 12
Mari Mengidentifikasi..................................................................... 13
Mari Mengumpulkan Data .............................................................. 14
Mari Membuktikan ......................................................................... 15
C. Sistem Pencatatan Surat Masuk & Keluar ................................ 16
D. Prosedur Pencatatan Surat Masuk & Keluar ............................. 17
Mari Membuat Kesimpulan............................................................. 18
Aktivitas Kelompok ........................................................................ 18
Rangkuman..................................................................................... 19
Uji Kompetensi 1 ............................................................................ 20-22
Kunci Jawaban................................................................................ 23-24
 iii

Rubrik Penilaian ............................................................................. 25-27

Contoh Pengolahan Nilai ................................................................ 28
Daftar Pustaka .............................................................................. 29
 iv

PENDAHULUAN

Deskripsi Umum
Modul Administrasi Umum ini berisi materi yang di dalamnya membahas
tentang prosedur pengelolaan surat atau dokumen keluar dan masuk dalam suatu
organisasi. Dalam modul ini akan dijelaskan beberapa pengertian dari istilah-
istilah yang biasa digunakan atau ada dalam proses pengolahan surat, dan
tentunya tahapan-tahapan atau prosedur dalam pengelolaan surat atau dokumen itu
sendiri.
Modul ini diharapkan bisa menjadi pengantar bagi siswa. Sebagai
pengetahuan awal tentang tahap-tahap pengelolaan surat atau dokumen masuk dan
keluar pada suatu organisasi sebelum nantinya pada materi-materi selanjutnya
akan dibahas lebih rinci dan lengkap tahapan-tahapan pengelolaan surat masuk
dan keluar berikutnya. Siswa perlu memahami materi ini karena ketika sudah
memasuki dunia kerja nanti, di tempat bekerja tepatnya di suatu perusahaan atau
suatu organisasi lainnya tahap pengelolaan surat atau dokumen ini dianggap
penting. Surat atau dokumen telah menjadi salah satu komponen yang harus ada
dalam suatu organisasi. Sebab selain sebagai sarana komunikasi, surat ataupun
dokumen juga berperan sebagai alat pengingat, sebagai bukti akurat. Dimana
tanpa surat dan dokumen tersebut sebuah perusahaan atau organisasi akan
kesulitan untuk melaksanakan kegiatannya sehari-hari.

Petunjuk Penggunaan Modul

1. Peserta Didik
a. Bacalah dengan cermat modul ini
b. Diskusikan dengan teman sekelas tentang apa yang telah Anda cermati
untuk mendapatkan pemahaman yang baik tentenag tujuan belajar dan
kompetensi yang ingin dicapai di dalam modul ini. Apabila masih ragu
tanyakan pada guru atau instruktur kalin.
 v

c. Bacalah dengan cermat pengertian dari istilah-istilah yang ada dalam

modul ini
d. Bacalah dengan cermat setiap materi dalam kegitan belajar, rencanakan
kegiatan belajar, kerjakan tugas dan jawab pertanyaan tes, setelah itu
cocokan dengan kunci jawabn. Lakukan kegiatan ini sampai tuntas
e. apabila dalam proses memahami materi mendapatkan kesulitan, maka
diskusikan dengan teman-teman sekelas atau konsultasikan kepada guru
atau instrukstur
f. setelah semua membehas tuntas materi dan evaluasi dalam satu modul ini,
maka ajukan ujian akhir dalam kompetensi dasar yang tertera pada modul

2. Guru / Instruktur
a. Berika informasi kepada peserta didik tentang bagaimana cara penggunaan
modul, cara pembelajaran, cara penilaian, alat dan bahan yang digunakan,
serta waktu yang dibutuuhkan
b. Berikan bimbingan kepada peserta didik, terutama yang mengalami
kesulitan saat mempelajari materi
c. Monitor dan catatlah kemajuan peserta didik serta berikan feedback atas
pencapaian belajar dari peserta didik
d. Selama Kegiatan Belajar dan Mengajar (KBM), tetaplah berada di dalam
ruang kelas atau tempat berlangsungnya kegiatan untuk mendampingi
peserta didik
.
Kompetensi Inti
KI-1 : Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.
KI-2 : Menghayati dan mengamalkan perilaku jujur, disiplin, santun, peduli
(gotong royong, kerja sama, toleran, damai), bertanggung-jawab, responsif,
dan proaktif melalui keteladanan, pemberian nasihat, penguatan,
pembiasaan, dan pengkondisian secara berkesinambungan serta
menunjukkan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan
dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta
dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.
 vi

KI-3 :Memahami, menerapkan, menganalisis, dan mengevaluasi tentang

pengetahuan faktual, konseptual, operasional dasar, dan metakognitif sesuai
dengan bidang dan lingkup Simulasi dan Komunikasi Digital, dan Dasar
Bidang Bisnis dan Manajemen pada tingkat teknis, spesifik, detil, dan
kompleks, berkenaan dengan ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya,
dan humaniora dalam konteks pengembangan potensi diri sebagai bagian
dari keluarga, sekolah, dunia kerja, warga masyarakat nasional, regional,
dan internasional.
KI-4 :Melaksanakan tugas spesifik dengan menggunakan alat, informasi, dan
prosedur kerja yang lazim dilakukan serta memecahkan masalah sesuai
dengan lingkup Simulasi dan Komunikasi Digital, dan Dasar Bidang Bisnis
dan Manajemen. Menampilkan kinerja di bawah bimbingan dengan mutu
dan kuantitas yang terukur sesuai dengan standar kompetensi kerja.
Menunjukkan keterampilan menalar, mengolah, dan menyaji secara efektif,
kreatif, produktif, kritis, mandiri, kolaboratif, komunikatif, dan solutif
dalam ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya
di sekolah, serta mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan
langsung. Menunjukkan keterampilan mempersepsi, kesiapan, meniru,
membiasakan, gerak mahir, menjadikan gerak alami dalam ranah konkret
terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah, serta
mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung.

Kompetensi Dasar
3.7 Menerapkan prosedur pencatatan surat/dokumen masuk dan keluar
4.6 Melakukan prosedur pencatatan surat/dokumen masuk dan keluar
 vii

Indikator Pencapaian Kompetensi

1. Peserta didik mampu menjelaskan pengertian pencatatan surat/dokumen
masuk dan keluar
2. Peserta didik mampu menguraikan bahan dan alat pencatatan surat/dokumen
masuk dan keluar
3. Peserta didik mampu menjelaskan sistem pencatatan surat/dokumen masuk
dan keluar
4. Peserta didik mampu menjelaskan prosedur pencatatan surat/dokumen masuk
dan keluar

Kemampuan yang Diharapkan

Setelah peserta didik mengikuti rangkaian materi dan penugasan yang ada
dalam modul, peserta diidk diharapkan dapat :
1. Menjelaskan pengertian pencatatan surat/dokumen masuk dan keluar
2. Menguraikan bahan dan alat pencatatan surat/dokumen masuk dan keluar
3. Menjelaskan sistem pencatatan surat/dokumen masuk dan keluar
4. Menjelaskan prosedur pencatatan surat/dokumen masuk dan keluar
 viii

MODEL

PENYAJIAN

Modul ini disajikan menggunakan model pembelajaran Discovery Learning

dengan tujuan untuk mengembangkan materi dengan menerapkan penggunaan
peralatan kantor dalam menunjang kegiatan administrasi pada mata pelajaran
Administrasi Umum. Di bawah ini adalah 6 tahap pembelajaran menggunakan
model pembelajaran Discovery Learning, diantaranya yaitu:
1. Simulasi
Peserta didik disajikan bacaan yang berisi suatu masalah atau persoalan yang
mengharuskan peserta didik untuk menyelidiki sendiri materi apa yang akan
dipelajari

2. Identifikasi Masalah
Pada tahap identifikasi masalah ini peserta didik diberi kesempatan untuk
mengidentifikasi terlebih dahulu berbagai macam masalah. Kemudian peserta
didik diberi kesempatan untuk merumuskan hipotesis, yaitu jawaban sementara
ats pertayaan yang diajukan guru

3. Pengumpulan Data

Pada tahap pengumpulan data peserta didik diberi keleluasaan untuk

mengumpulkan berbagai informasi dari sumber belajar lainnya sebanyak
mungkin, sebagai penguat untuk menjawab hipotesis peserta didik yang dapat
memperkuat hipotesis, atau malah mematahkan hipotesis mereka.
 ix

4. Pengolah Data

Saat tahap pengolah data semua informasi yang telah didapat peserta didik (dari
berbagai sumber seperti internet, majalah, wawancara, observasi, ataupun
melakukan uji coba sendiri) dikumpulkan dan diolah, kemudian hasil akhir
digunakan untuk menjawab pertanyaan yang ada

5. Pembuktian
Setelah tahap pengolahan data, peserta didik melakukan pengecekan kembali
hipotesis yang sebelumnya , apahakah terjawab atau tidak. Apakah menarik atau
tidak menarik berdasar hasil pengolahan data

6. Menarik Kesimpulan

Pada tahap menarik kesimpulan ini, siswa belajar unutk mencoba atau membuat
sebuah kesimpulan dari apa yang telah dikerjakan sebelumnnya.
 x

PETA

KONSEP

Kompetensi Dasar Menerapkan Prosedur Pencatatan

Pengertian Pencatatan Surat/Dokumen

Masuk Dan Keluar
Surat/Dokumen Masuk Dan Keluar

Bahan Dan Alat Pencatatan

Surat/Dokumen Masuk Dan Keluar

Sistem Pencatatan Surat/Dokumen

Masuk Dan Keluar

Prosedur Pencatatan Surat/Dokumen

Masuk Dan Keluar
 1

KEGIATAN BELAJAR 1

MENERAPKAN PROSEDUR PENCATATAN SURAT/DOKUMEN

MASUK DAN KELUAR
 2

Kompetensi Dasar :
3.7 Menerapkan prosedur pencatatan
surat/dokumen masuk dan keluar
4.6 Melakukan prosedur pencatatan
surat/dokumen masuk dan keluar

Materi :
1. Menjelaskan pengertian pencatatan surat/dokumen masuk
dan keluar
2. Menguraikan bahan dan alat pencatatan surat/dokumen
masuk dan keluar
3. Menjelaskan sistem pencatatan surat/dokumen masuk dan
keluar
4. Menjelaskan prosedur pencatatan surat/dokumen masuk dan
keluar

Tujuan Pembelajaran :

5. Menjelaskan pengertian pencatatan

surat/dokumen masuk dan keluar
6. Menguraikan bahan dan alat
pencatatan surat/dokumen masuk dan
keluar
7. Menjelaskan sistem pencatatan
surat/dokumen masuk dan keluar
8. Menjelaskan prosedur pencatatan
surat/dokumen masuk dan keluar
 3

A. Pengertian Pencatatan Surat/Dokumen Masuk

dan Keluar

Pencatatan ialah
pembuatan sebuah catatan
pembukuan, kronologis
kejadian yang terjadi,
terukur melalui suatu cara
yang sistematis serta
teratur (Simamora,
2000:4). Sedangkan
menurut Mulyadi
(2008:196) pencatatan Gambar 1 Ilustrasi Kegiatan Kantor
Sumber : https://klikpajak.id/blog/pajak-bisnis/perhitungan-pajak-
yaitu suatu urutan ketiga penghasilan/

klerikal yang biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau
lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam terhadap transaksi
perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Jadi dari uraian pengertian pencatatan
diatas, dapat disimpulkan bahwa pencatatan adalah kegiatan menulis suatu
kejadian secara sistematik pada sebuah media.
Menurut Bartos (2003:36) surat ialah alat komunikasi tertulis yang berasal
dari satu pihak yang ditujukan atau diberikan kepada pihak lain untuk
menyampaikan warta. Menurut Wursanto (dalam Yomi & Rahmah, 2015)
mengatakan bahwa surat masuk yaitu semua jenis surat yang diterima dari instansi
lain atau perorangan, baik yang diterima melalui pos maupun yang melalui kurir
dengan menggunakan buku pengiriman atau ekspedisi. Sedangkan surat keluar
yaitu surat yang sudah lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah
ditandatangani oleh pejabat yang berwenang) yang dibuat oleh suatu instansi, kantor
atau lembaga untuk ditujukan atau dikirim kepada instansi, kantor atau lembaga
lainnya.
Istilah dokumen menurut Bahasa Inggris ialah “Documentation”, sedangkan
dalam Bahasa Latin “Documentum”. Menurut kamus kepegawaian yang
 4

dimaksud dengan dokumen adalah semua catatan tertulis, baik tercetak maupun
tidak tercetak dan segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan di pilah
untuk dikumpulkan, disusun, disediakan atau disebarkan (Tasyar, 2013:10).
Setelah melihat dan membaca dari uraian di atas, maka secara sederhana
dapat ditarik kesimpulan bahwa pencatatan surat masuk dan keluar ialah sebuah
kegiatan menulis/mencatat surat yang masuk atua keluar pada sebuah media.
Dimana media yang biasa digunakan untuk mencatat surat masuk dan keluarg
dalam suatu organisasi adalah sebuah buku. Buku ini disebut dengan buku
agenda.
 5

B. Bahan Dan Alat Pencatatan Surat/Dokumen Masuk

Dan Keluar

Dalam proses pencatatan atau penanganan surat masuk dan keluar pasti
diperlukan sarana sebagai penunjang. Sarana ini digunakan untuk membantu
mempermudah atau meringankan tugas karyawan. Dengan bantuan sarana
tersebut pekerjaan dapat terselesaikan secara efektif dan efisien. Berikut ini adalah
beberapa palat dan bahan yang biasanya digunkaan dalam proses pencatatan surat
masuk atau keluar:
1. Buku Agenda
Buku agenda merupakan sebuah buku yang berisi informasi tentang surat
atau dokumen masuk dan keluar dalam sebuah organisasi. Buku ini
digunakan untuk mencatat surat-surat atau dokumen-dokumen yang masuk
ataupun keluar. Dalam buku agenda terdapat sebuah format tabel dengan
beberapa kolom dimana kolom-kolom tersebut yang nantinya akan diisi
dengan informasi yang dibutuhkan. Pengelolaan dokumen/surat dengan
menggunakan sistem buku agenda ini biasanya dilakukan di sebuah instansi
swasta. Menurut Sugiarto (dalam Hidayat & Jumiatun, 2016) terdapat tiga
macam buku agenda, diantaranya yaitu (1) buku agenda tunggal, (2) buku
agenda berpasangan, dan (3) buku agenda kembar, dengan penjelasannya
sebagai berikut:
1. Buku agenda tunggal
Buku agenda tunggal yaitu buku yang digunakan untuk mencatat surat
masuk dan surat keluar sekaligus berurutan pada tiap-tiap halaman.
2. Buku agenda berpasangan
Buku agenda berpasangan yaitu buku yang dipergunakan untuk mencatat
surat masuk dihalaman kiri dan surat keluar pada halaman kanan dengan
nomor surat sendiri. Buku agenda ini terletak pada satu buku, dengan
posisi bersebelahan antara bagian kiri dan kanan buku.
3. Buku agenda kembar
 6

Buku agenda kembar yaitu buku yang digunakan untuk mencatat surat
masuk dan surat keluar sendiri. Dengan kata lain surat masuk dan surta
keluar memiliki buku masing-masing, atau tidak berada dalam satu buku.
2. Kartu Kendali
Amsyah
(2003:57) dalam
bukunya
menyebutkan bahwa
kartu kendali yaitu
selembar kertas
berukuran 10 cm x 15

cm yang berisi data- Gambar 2 Contoh Kartu Kendali

Sumber : https://kejuruan.porosilmu.com/2015/05/pengurusan-surat-
data dari suatu surat , masuk-sistem-kartu.html
seperti indeks, isi ringkas, lampiran, dari, kepada, anggal surat, nomor surat,
tanggal terima, catatan dan lain sebagainya. Penggunaan kartu kendali sendiri
adalah untuk menggantikan penggunaan buku agenda dan buku ekspedisi.
Kartu kendali ini sendiri untuk peletakannya biasanya diletakkan pada sebuah
kotak dan disusuna secara sistematis
3. Alat Pembuka Surat
Seperti namanya, alat ini berfungsi
untuk membuka amplop dari suatu surat.
Surat yang masuk atau baru saja diterima
biasanya bagain belakangnya akan
direkatkan. Hal ini bertujuan agar
kerahasiaan atau informasi yang ada
Gambar 3 Alat Pembuka Surat
dalam surat tetap terjaga dan sampai Sumber:
https://reninugraheni.web.id/2019/04/16/pembu
kepada penerima surat yang tepat. ka-surat-letter-opener/

Selain itu tampilan amplop juga akan lebih rapi dan terlihat resmi. Alat
pembuka surat ini antara lain gunting, cutter, atau mesin pembuka surat
elektrik.
 7

4. Stempel
Stempel yang dimaksud
adalah stempel tanggal dan
stempel perusahaan.
Stempel sendiri berfungsi
untuk mencap/memberikan
tanda bahwa surat tersebut
telah legal/ sah, memberi
tanda/keterangan tanggal
pada surat.

Gambar 4 Contoh Stempel

Sumber: https://www.okeprint.id/stempel-
oval/

5. Lembar Pengantar
Lembar pengantar adalah suatu lembar yang biasa digunakan untuk
mengantar surat. Dan dibawa bersama ketika surat diantarkan.
6. Lembar Disposisi

Gambar 5 Contoh Lembar Disposisi

Sumber: http://faid4.blogspot.com/2016/03/lembar-disposisi.html

Lembar yang biasanya berisi intruksi dari pimpinan kepada sekretaris atau
bawahannya, agar surat tersebut dapat segera diproses.
 8

7. Buku Ekspedisi

Gambar 6 Contoh Format Lembar Ekspedisi

Sumber: http://digilib.polban.ac.id/files/disk1/83/jbptppolban-gdl-
dheanyyuni-4132-2-bab2--5.pdf

Buku ekspedisi dapat disebut juga “Buku Pengantar Surat”. Buku

ekspedisi digunakan untuk mencatat pengiriman surat kepada pihak lain.
Sehingga buku ini merupakan sebuah bukti bahwa sebuah surat telah dikirim
dari pengirim kepada penerima. Orang yang melaksanakan pekerjaan
ekspedisi disebut ekspeditur. Buku ekspedisi terbagi tiga, yaitu:
a. Buku ekspedisi extern (luar kota) ini digunakan untuk mengirim surat
kepada kantor atau jawatan dengan melibatkan kantor pos.
b. Buku ekspedissi intern (dalam kota) ini digunakan untuk mengirim surat
kepada kantor atau jawatan dalam kota saja.
c. Buku ekspedisi local yang digunakan untuk membagi surat di dalam
kantor masing-masing pihak yang di dalam sebuah kantor.
 9

8. Blanko Konsep
Yaitu blanko atau selembar kertas yang berisi konsep atau rancangan tentang
isi surat. Blanko surat ini digunakan untuk membuat konsep surat keluar.

Gambar 7 Contoh Format Lembar Blanko Konsep

Sumber: https://www.slideshare.net/AnugerahDinoBhavati/format-konsep-
surat
 10

9. Alat tulis
Alat tulis ini dapat berupa bolpoin, penggaris, penghapus, pensil, dan lain
sebagainya. Digunakan untuk menulis/mencatat, menghapus tulisan. Dengan
alat ini kita bisa mencatat tulisan-tulisan yang diperlukan.

Gambar 8 Contoh Alat Tulis

Sumber: http://provokantor.com/ini-dia-3-jenis-alat-tulis-yang-harus-ada-di-
kantor/
 11

Carilah Jawaban Dari Soal Dibawah Ini Dari Berbagai

Sumber

1. Lakukan penelusuran di internet mengenai pengertian

pencatatan surat masuk dan keluar
2. Carilah alat da bahan yang digunakan untuk mencatat
surat masuk dan keluar
3. Analisis mengenai kesamaan pendapat pengertian
pencatatan surat masuk dan keluar dari berbagai
sumber begitupun alat dan bahan yang digunakan
4. Bandingkan hasil jawaban Anda dengan teman
sebangku, kemudian mintalah guru untuk menjelaskan
 12

Sebelum masuk materi selanjutnya tentang sistem pencatatan surat/dokumen

masuk dan keluar serta prosedur pencatatan surat/dokumen masuk dan keluar,
terlebih dahulu ikutilah tahap discovery berikut...

MARI MENGAMATI

Carilah :

1. Materi tentang sistem pencatatan surat masuk dan

keluar

2. Materi tentang prosedur pencatatan surat masuk

dan keluar

3. Video tentang sistem pencatatan surat masuk dan

keluar atau prosedur pencatatan surat masuk dan

keluar yang relevan

 13

MARI MENGIDENTIFIKASI

Setelah melakukan tahap “Mari Mengamati”, jawablah

pertanyaan di bawah ini dengan jawaban sementara (hipotesis)

1. Ada berapa sistem pencatatan surat masuk dan keluar?

..................................................................................................
.................................................................................................

2. Sebutkan sistem pencatatan surat masuk dan keluar yang

kamu temukan!

..................................................................................................
.................................................................................................

3. Jelaskan macam-macam sistem pencata surat masuk dan

keluar yang kamu temukan !

..................................................................................................
.................................................................................................

4. Ada berapa prosedur pencata surat masuk yang kamu

temukan? Sebutkan prosedur pencata surat masuk yang
kamu temukan!

..................................................................................................
.................................................................................................

5. Ada berapa prosedur pencata surat keluar yang kamu

temukan? Sebutkan prosedur pencata surat keluar yang
kamu temukan!

..................................................................................................
.................................................................................................
 14

MARI MENGUMPULKAN DATA

1. Apakah kalian sudah mengerjakan tahap “Mari

Mengidentifikasi” dengan maksimal?

2. Sekarang bentuklah kelas menjadi beberapa kelompok

besar, masing-masing kelompok berisi 5-6 orang!

3. Sekarang carilah informasi tentang beberapa hal berikut

ini:

a. Sebutkan sistem pencatatan surat masuk dan keluar !

b. Jelaskan pengertian surat masuk dan keluar!

c. Jelaskan prosedur pencatatan surat masuk secara

ringkas!

d. Jelaskan prosedur pencatatan surat masuk secara

ringkas

4. Catatlah hasil pencarian kalian di buku tulis masing-masing

(tiap anggota kelompok memiliki catatan)

 15

MARI MENGOLAH DATA

 Setelah selesai berdiskusi dan mencatat, kembalilah ke

bangku masing-masing terlenih dahulu

 Berdasarkan hasil kerja kelompok, cocokkan jawaban

sementara yang sudah kalian dapat pada tahap “MARI

MENGIDENTIFIKASI” dengan hasil pekerjaan pada tahap

“MARI MENGUMPULKAN”

MARI MEMBUKTIKAN

 Sudahkan kalian mencocokkan hasil hipotesisi dengan

data yang baru kalian peroleh? Jika sudah mari lanjut ke

tahap selanjutnya

 Simak materi berikut ini untuk membuktikan apakah

jawaban kalian benar atau salah

 Selamat belajar
 16

C. Sistem Pencatatan Surat/Dokumen

Masuk Dan Keluar

Membahas tentang surat yang ada di suatu organisasi, tentu surat tersebut ada
karena sengaja diciptakan untuk suatu tujuan. Surat undangan untuk mengundang
orang lain, surat pemberitahuan sebagai sarana untuk memberitahukan sebuah
informasi, surat penawaran untuk menawarkan barang atau jasa dan lain
sebagainya. Kita bisa bertindak sebagai pengirim ataupun penerima surat. Saat
kita bertindak sebagai pengirim surat, berarti kita mengirim surat kepada pihak
lain maka surat yang kita kirim tersebut disebut surat keluar. Sebaliknya ketika
kita bertindak sebagai penerima surat, berarti kita menerima surat dari pihak lain
maka surat yang kita terima disebut surat masuk.
Menurut Wursanto (dalam Yumi & Rahmah, 2015) mengatakan bahwa surat
masuk yaitu semua jenis surat yang diterima dari instansi lain atau perorangan,
baik yang diterima melalui pos maupun yang melalui kurir dengan menggunakan
buku pengiriman atau ekspedisi.
Penggunaan sistem pengelolaan surat/dokumen pada suatu organisasi
tentunya berbeda-beda, disesuaikan dengan kebutuhan dan tingkat keefisiensian
sistem tersebut dengan organisasi yang akan menggunakannya. Pada umumnya di
Indonesia terdapat 3 cara pengelolaan surat/dokumen dalam hal pencatatan,
diantaranya yaitu (1) buku agenda, (2) kartu kendali, dan (3) Tata naskah (Takah).
Buku agenda biasa digunakan di kantor yang kecil dan perusahaan swasta, Kartu
Kendali digunakan di departemen kantor pemerintahan serta beberapa bank, dan
Takah pada lingkungan perkantoran departemen Hankam, Departemen
Pertahanan, dan atau jajaran-jajaran ABRI (Amsyah, 2003:51).
 17

D. Prosedur Pencatatan Surat/Dokumen

Masuk Dan Keluar

Menurut Wursanto (dalam Hidayat & Jumiatun, 2016 ) adapun pengelolaan

surat masuk adalah sebagai berikut:
1. Penerimaan surat
2. Penyortiran,
3. Pencatatan,
4. Mengagendakan,
5. Pengarahan (disposisi)
6. Penyampaian,
7. Penggandaan dan
8. Penyimpanan berkas.
Setelah mengetahui prosedur pengelolaan surat masuk dalam suatu
organisasi, selanjutnya adalah prosedur pengelolaan surat keluar. Yaitu tahap-
tahap mengelola surat keluar, dimana kita bertindak sebagai pengirim surat
sehingga tahap awal yang perlu dilakukan salah satunya adalah dengan membuat
atau menciptakan surat. Adapun prosedur pengelolaan surat keluar menurut
Wursanto (dalam Hidayat & Jumiatun, 2016 ) adalah sebagai berikut:
1. Pembuatan konsep surat,
2. Pengetikan,
3. Penandatanganan,
4. Pencatatan,
5. Pengiriman dan
6. Penyimpanan surat
 18

MARI MEMBUAT KESIMPULAN

 Setelah mengikuti beberapa tahapan Discovery Learning,

tuliskan apa yang kamu temukan dalam pembelajaran

kali ini!

..............................................................................................

..............................................................................................

.............................................................................................

AKTIVITAS KELOMPOK

Bentuklah sebuah kelompok berisi 5-6 anak

Cermatilah prosedur pencatatan surat masuk dan keluar

pada suatu bagian di lingkungan sekolah mu!

Nama kantor : ..............................................................

Identifikasi prosedur pencatatan surat masuk dan keluar

yang ada di sayang ada di sana!

o Surat masuk : ..........................................................

o Surat keluar : ...........................................................

Komunikasikan hasil pengamatan kalian dengan

kelompok lain dan guru!

 19

Rangkuman
1. Pencatatan surat masuk dan keluar ialah sebuah kegiatan
menulis/mencatat surat yang masuk atau keluar pada sebuah
media. Dimana media yang biasa digunakan untuk mencatat
surat masuk dan keluarg dalam suatu organisasi adalah sebuah
buku. Buku ini disebut dengan buku agenda.
2. Beberapa alat & bahan yang digunakan untuk prosedur
pencatatan surat masuk dan keluar diantaranya yaitu buku
agenda, lembar disposisi, alat tulis, alat pembuka surat, lembar
ekspedisi, kartu kendali, stempel dan blanko konsep
3. Ada tiga sistem pencatatan surat masuk dan keluar yaitu
sistem buku agenda, kartu kendali dan tata naskah (takah)
4. Prosedur surat masuk diantarannya yaitu: Penerimaan surat
 Penyortiran,
 Pencatatan,
 Mengagendakan,
 Pengarahan (disposisi)
 Penyampaian,
 Penggandaan dan
 Penyimpanan berkas
Sedangkan untuk surat keluar adalah:

 Pembuatan konsep surat,

 Pengetikan,

 Penandatanganan,

 Pencatatan,

 Pengiriman dan

 Penyimpanan surat
 20

Uji Kompetensi I

I. Berilah tanda silang (X) pada huruf a,b,c, atau d pada jawaban yang
paling tepat !
1. Surat ialah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak yang
ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta. Pendapat tersebut
adalah pengertian surat menurut.......
a. Barthos
b. The Liang Gie
c. Zulkifli Amsyah
d. Sutha
2. Buku yang digunakan untuk mencatat surat-surat atau dokumen-dokumen
masuk ataupun keluar dalam suatu organisasi, disebut.....
a. Kartu kendali
b. Surat
c. Buku agenda
d. Lembar disposisi
3. Kegiatan menulis suatu kejadian secara sistematik pada sebuah media,
adalah pengertian dari....
a. Pencatatan
b. Pengelolaan
c. Pengayaan
d. Penulisan
4. Semua jenis surat yang diterima dari instansi lain atau perorangan, baik
yang diterima melalui pos maupun yang melalui kurir dengan
menggunakan buku pengiriman/ ekspedisi, adalah pengertian dari...
a. Surat Keluar
b. Buku agenda
c. Lembar disposisi
d. Surat masuk
5. Surat yang sudah lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah
ditandatangani oleh pejabat yang berwenang) yang dibuat oleh suatu instansi,
 21

kantor atau lembaga untuk ditujukan atau dikirim kepada instansi, kantor atau
lembaga lain, adalah pengertian dari...
a. Surat Keluar
b. Surat masuk
c. Buku agenda tunggal
d. Lembar ekspedisi
6. Dokumen menurut bahasa Inggris adalah...
a. Documentation
b. Document
c. Documentum
d. Documen
7. Buku yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar
sekaligus berurutan pada tiap-tiap halaman, disebut…
a. Buku agenda
b. Buku agenda tunggal
c. Disposisi
d. Lembar ekspedisi
8. Buku yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dihalaman kiri dan
surat keluar pada halaman kanan dengan nomor surat sendiri. Buku agenda
ini terletak pada satu buku, dengan posisi bersebelahan antara bagian kiri
dan kanan buku…
a. Buku agenda berpasangan
b. Buku agenda
c. Lempar disposisi
d. Buku ekspedisi
9. Buku yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar
sendiri. Dengan kata lain surat masuk dan surta keluar memiliki buku
masing-masing, atau tidak berada dalam satu buku, disebut..
a. Buku agenda kembar
b. Bbuku agenda berpasangan
c. Buku ekpedisi
d. Buku agenda
 22

10. Selembar kertas berukuran 10 cm x 15 cm yang berisi data-data dari suatu

surat , seperti indeks, isi ringkas, lampiran, dari, kepada, anggal surat,
nomor surat, tanggal terima, catatan dan lain sebagainya, disebut…
a. Buku agenda
b. Kartu kendali
c. Amplop
d. Surat
II. Jawablah pertanyaan berikut ini dengan jawaban yang tepat !
1. Sebutkan prosedur pengelolaan surat/dokumen masuk dalam suatu
organisasi !
2. Sebutkan 3 macam buku agenda dan berikan penjelasannya !
3. Jelaskan apa yang dimaksud dengan tahap pembuatan konsep surat,
pengetikan, penandatanganan pada prosedur pengelolaan surat/dokumen
keluar dalam suatu organisasi !
4. Sebutkan dan jelaskan 5 macam-macam alat dan bahan yang digunakan
dalam proses pencatatan surat/dokumen masuk dan keluar !
5. Sebutkan tiga sistem pencatatan surat keluar dan masuk !
 23

KUNCI JAWABAN
I. Pilihan Ganda
1. A
2. C
3. A
4. D
5. A
6. A
7. B
8. A
9. A
10. B
II. Uraian
No.
Kunci Jawaban
Soal
1 Prosedur pengelolaan surat/dokumen masuk, adalah:
a. Penerimaan surat
b. Penyortiran,
c. Pencatatan,
d. Mengagendakan,
e. Pengarahan (disposisi)
f. Penyampaian,
g. Penggandaan dan
h. Penyimpanan berkas.

2 Tiga macam buku agenda dan penjelasannya, yaitu:

4. Buku agenda tunggal
Buku agenda tunggal yaitu buku yang digunakan untuk mencatat
surat masuk dan surat keluar sekaligus berurutan pada tiap-tiap
halaman.
5. Buku agenda berpasangan
Buku agenda berpasangan yaitu buku yang dipergunakan untuk
 24

mencatat surat masuk dihalaman kiri dan surat keluar pada

halaman kanan dengan nomor surat sendiri. Buku agenda ini
terletak pada satu buku, dengan posisi bersebelahan antara bagian
kiri dan kanan buku.
6. Buku agenda kembar
Buku agenda kembar yaitu buku yang digunakan untuk mencatat
surat masuk dan surat keluar sendiri. Dengan kata lain surat masuk
dan surta keluar memiliki buku masing-masing, atau tidak berada
dalam satu buku.

3 3 tahap dalam prosedur pengelolaan surat/dokumen keluar, yaitu:

 Pembutan konsep surat : membuat kerangka atau konsep surat
keluar yang sesuai dengan kebutuhan
 Pengetikan : mengetik konsep surat keluar yang telah dibuat
 Penandatanganan : proses menandatangani surat yang telah selesai
diketik dan dicetak. Penandatangan surat dilakukan oleh pejabat
yang berwenang atau bersangkutan atau tertera dalam surat
tersebut

4 Alat dan bahan:

a. Buku agenda : untuk mencatat surat-surat atau dokumen-dokumen
yang masuk ataupun keluar.
b. Kartu Kendali : untuk menggantikan penggunaan buku agenda dan
buku ekspedisi
c. Alat pembuka surat : alat yang membantu/memudahkan kita untuk
membuka amplop surat
d. Stempel : untuk mencap/memberikan tanda bahwa surat tersebut
telah legal/ sah, memberi tanda/keterangan tanggal pada surat
e. Lembar Pengantar : digunakan untuk mengantar surat
f. Buku ekspedisi : untuk mencatat pengiriman surat kepada pihak
lain
g. Lembar disposisi : untuk memberi instruksi kepada
sekretaris/bawahan agar surat segera diproses
h. Alat tulis : alat-alat yang digunakan untuk menulis atau proses
mencatat
i. Blanko konsep : untuk menulis konsep surat keluar
5 Buku Agenda, Kartu Kendali, Tata Naskah
 25

1. Rubrik Penilaian Pengetahuan Soal Pilihan Ganda

Skor Setiap Nomor

No Nama Nilai
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
1 Abiyasa Dirgantara
2 Aini Kurniawati
3 Ananda Rizkyta Rini
4 Anang Wijiatmoko
5 Anindita Kenamari
6 Bima Adiguna
7 Binar Fajar
8 Bintari Indah Pratiwi
9 Cantika Feranda
10 Cikita Nurmaida
11 Citra Arumaningrum
12 Gangga Keanu
13 Gemilang Raka Bekti
14 Hana Firdaus
15 Jaka Nakula
16 Joan Daru
17 Kenadela Maharini
18 Lanang Pangestu
19 Mei Rani Kasafa
20 Mifta Adiyata
21 Muhammad Bakri
22 Namira Kala
23 Nisaul Umi
24 Puspita Mahardika
25 Reinaldi Fikri
26 Reza Muhammad Ari
27 Tery Cici
28 Tika Pangesti
29 Vela Masitoh
30 Yunanda Bintara
 26

Perolehan skor peserta didik untuk setiap nomor aoal sebagai berikut :
 Bobot skor untuk soal pilihan ganda masing-masing adalah 2,5
Skor maksimal soal pilihan ganda = 25
 Bobot skor untuk soal uraian masing-masing adaldh 15
Skor maksimal soal uraian = 75

Rubrik Penilaian Pengetahuan Soal Uraian

No. Skor
Deskripsi Skor
Soal Maksimal
1 Siswa mampu menyebutkan prosedur pengelolaan 15 15
surat/dokumen masuk dalam suatu organisasi dengan
lengkap dan tepat
Siswa mampu menyebutkan prosedur pengelolaan 10
surat/dokumen masuk dalam suatu organisasi dengan
tepat, namun kurang lengkap
Siswa belum mampu menyebutkan prosedur 1
pengelolaan surat/dokumen masuk dalam suatu
organisasi
2 Siswa mampu menyebutkan dan menjelaskan macam- 15 15
macam buku agenda dengan lengkap dan tepat
Siswa mampu menyebutkan dan menjelaskan macam- 10
macam buku agenda dengan tepat, namun kurang
lengkap
Siswa mampu menyebutkan macam-macam buku 5
agenda, tanpa disertai penjelasan
Siswa belum mampu menyebutkan dan menjelaskan 1
macam-macam buku agenda
3 Siswa mampu menjelaskan 3 tahap pengelolaan 15 15
surat/dokumen keluar dalam suatu organisasi dengan
lengkap dan tepat
Siswa mampu menjelaskan 3 tahap pengelolaan 10
surat/dokumen keluar dalam suatu organisasi dengan
tepat, namun kurang lengkap
Siswa belum mampu menjelaskan 3 tahap pengelolaan 1
surat/dokumen keluar dalam suatu organisasi
4 Siswa mampu menyebutkan dan menjelaskan 5 15 15
macam-macam alat dan bahan yang digunakan dalma
proses pencatatan surat/dokumen masuk dan keluar
dengan lengkap dan tepat
 27

Siswa mampu menyebutkan dan menjelaskan 5 10

macam-macam alat dan bahan yang digunakan dalma
proses pencatatan surat/dokumen masuk dan keluar
dengan tepat, namun kurang lengkap
Siswa belum mampu menyebutkan dan menjelaskan 5 1
macam-macam alat dan bahan yang digunakan dalma
proses pencatatan surat/dokumen masuk dan keluar
5 Siswa mampu menyebutkan tiga macam sistem 15 15
pencatatan surat masuk dan keluar dengan lengkap dan
tepat
Siswa mampu menyebutkan tiga sistem pencatatn surat 10
masuk dan keluar dengan tepat, namun kurang lengkap
Siswa belum mampu menyebutkan tiga sistem 1
pencatatn surat masuk dan keluar
Total skor maksimal 75
 28

Contoh Pengolahan Nilai

Pengolahan Nilai
IPK No. Soal Skor Penilaian Nilai
1 1 2,5
2 2 2,5
Dst.... 3 2,5
4 2,5
5 2,5
6 2,5
7 2,5
8 2,5 Pilihan Ganda = 25
9 2,5 Uraian = 75 +
10 2,5 100
1 15
2 15
3 15
4 15
5 15
Jumlah Skor Pilihan
100
Ganda & Uraian

Kriteria Nilai : (KKM = 75)

Sangat Baik : rentang nilai 93 - 100
Baik : rentang nilai 84 - 92
Cukup : rentang nilai 75 - 83
Kurang : rentang nilai <
 29

Daftar Pustaka
Amsyah, Zulkifli.2003.Manajemen Kearsipan.Jakarta: PT Gramedia Pustaka
Utama

Hidayat, M.Sugeng.Jumiatin, Umi.2016. Prosedur Pengelolaan Surat Untuk

Memperlancar Proses Penyampaian Informasi Pada Kantor Kecamatan
Pamulang.Jurnal Sekretaris. 3(1), 83-115, http://openjournal.unpam.ac.id/,
diunduh pada Rabu, 30 Oktober 2019 pukul 18.20 WIB

Mulyadi. 2008. Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat

Simamora, Henry. 2000. Akuntansi Basis Pengambilan Keputusan Bisnis. Jakarta:

Salemba Empat

Suputra, I Nyoman.2009.Buku Ajar Manajemen Kearsipan.Fakultas Ekonomi:

Universitas Negeri Malang

Tasyar, Muhammad. 2013. Kearsipan 1 Bahan Ajar Kurikulum 2013 Sekolah

Menengah Kejuruan Program Keahlian Administrasi Perkantoran.
Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan: Kementerian
Pendidikan dan Kebudayaan

Yomi, Agustia Permata. Rahmah, Elva. 2015. Pengelolaan Surat Masuk Dan
Surat Keluar Di Badan Perpustakaan Dan Kearsipan Provinsi Sumatera
Barat. Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan.4 (1), 81-89,
http://ejournal.unp.ac.id/, diunduh pada Selasa 29 Oktober 2019 pukul 20.13
WIB
 Plagiarism Checker X Originality Report
Similarity Found: 18%

Date: Wednesday, November 27, 2019

Statistics: 758 words Plagiarized / 4131 Total words
Remarks: Low Plagiarism Detected - Your Document needs Optional Improvement.
-------------------------------------------------------------------------------------------

Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat limpahan
karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan penyusunan modul “Administrasi Umum” ini
dengan tepat waktu. Salah satu tujuan pembuatan modul ini ialah sebagai bahan ajar
bagi guru saat melakukan kegiatan mengajar. Guru dapat menggunakan modul sebagai
bentuk penugasan sekaligus referensi materi.

Selain itu modul ini juga dapat digunakan siswa sebagai salah satu sumber belajar yang
efektif. Melalui modul ini penulis berusaha menyajikan materi beserta evaluasi dalam
beberapa bentuk atau model penugasan. Dengan harapan siswa dapat memahami
materi dengan lebih mudah dan menyenangkan. Sehingga kegiatan belajar dan
mengajar dapat berjalan dan efektif dan efisien.

Pada modul ini siswa diajak untuk lebih aktif dalam mencari materi atau jawaban suatu
masalah dari sumber belajar lain seperti penulusuran melalui internet. Sehingga seorang
guru tidak lagi menjadi satu-satunya sumber belajar bagi para siswa. Tak lupa penulis
juga berterimakasih kepada semua pihak yang telah turut membantu selama
pembuatan modul “Administrasi Umum” ini.

Baik bantuan berupa moril ataupun materiil. Yang terakhir penulis berharap modul ini
dapat bermanfaat sebagaimana mestinya dan dapat menambah wawasan bagi
pembaca. Penulis menyadari bahwa modul ini masih jauh dari kata sempurna dan
terdapat kekurangan di dalamnya. Oleh karena itu penulis akan dengan senang hati
menerima kritik dan saran yang membangun sebagai upaya penyempurnaan modul dan
atau pengembangan serta pengetahuan tambahan bagi penulis lain yang akan menulis
atau membuat bahan ajar modul selanjutnya.
Halaman Kata Pengantar i Daftar Isi ii-iii PENDAHULUAN Deskripsi Umum iv Petunjuk
Penggunaan Modul iv Kompetensi Isi v-vi Kompetensi Dasar vi Indikator Pencapaian
Kompetensi vii Kemampuan yang Diharapkan vii Model Penyajian viii-ix Peta Konsep x
KEGIATAN BELAJAR 1 1 Kompetensi Dasar 2 Materi 2 Tujuan Pembelajaran 2 Pengertian
Pencatatan Surat Masuk & Keluar 3-4 Alat & Bahan untuk Pencatatan Surat Masuk &
Keluar 5-11 Mari Mengamati 12 Mari Mengidentifikasi 13 Mari Mengumpulkan Data 14
Mari Membuktikan 15 Sistem Pencatatan Surat Masuk & Keluar 16 Prosedur Pencatatan
Surat Masuk & Keluar 17 Mari Membuat Kesimpulan 18 Aktivitas Kelompok 18
Rangkuman 19 Uji Kompetensi 1 20-22 Kunci Jawaban 23-24 Rubrik Penilaian 25-27
Contoh Pengolahan Nilai 28 Daftar Pustaka 29 Deskripsi Umum Modul Administrasi
Umum ini berisi materi yang di dalamnya membahas tentang prosedur pengelolaan
surat atau dokumen keluar dan masuk dalam suatu organisasi.

Dalam modul ini akan dijelaskan beberapa pengertian dari istilah-istilah yang biasa
digunakan atau ada dalam proses pengolahan surat, dan tentunya tahapan-tahapan
atau prosedur dalam pengelolaan surat atau dokumen itu sendiri. Modul ini diharapkan
bisa menjadi pengantar bagi siswa. Sebagai pengetahuan awal tentang tahap-tahap
pengelolaan surat atau dokumen masuk dan keluar pada suatu organisasi sebelum
nantinya pada materi-materi selanjutnya akan dibahas lebih rinci dan lengkap
tahapan-tahapan pengelolaan surat masuk dan keluar berikutnya.

Siswa perlu memahami materi ini karena ketika sudah memasuki dunia kerja nanti, di
tempat bekerja tepatnya di suatu perusahaan atau suatu organisasi lainnya tahap
pengelolaan surat atau dokumen ini dianggap penting. Surat atau dokumen telah
menjadi salah satu komponen yang harus ada dalam suatu organisasi. Sebab selain
sebagai sarana komunikasi, surat ataupun dokumen juga berperan sebagai alat
pengingat, sebagai bukti akurat.

Dimana tanpa surat dan dokumen tersebut sebuah perusahaan atau organisasi akan
kesulitan untuk melaksanakan kegiatannya sehari-hari. Petunjuk Penggunaan Modul
Peserta Didik Bacalah dengan cermat modul ini Diskusikan dengan teman sekelas
tentang apa yang telah Anda cermati untuk mendapatkan pemahaman yang baik
tentenag tujuan belajar dan kompetensi yang ingin dicapai di dalam modul ini. Apabila
masih ragu tanyakan pada guru atau instruktur kalin.

Bacalah dengan cermat pengertian dari istilah-istilah yang ada dalam modul ini Bacalah
dengan cermat setiap materi dalam kegitan belajar, rencanakan kegiatan belajar,
kerjakan tugas dan jawab pertanyaan tes, setelah itu cocokan dengan kunci jawabn.
Lakukan kegiatan ini sampai tuntas apabila dalam proses memahami materi
mendapatkan kesulitan, maka diskusikan dengan teman-teman sekelas atau
konsultasikan kepada guru atau instrukstur setelah semua membehas tuntas materi dan
evaluasi dalam satu modul ini, maka ajukan ujian akhir dalam kompetensi dasar yang
tertera pada modul Guru / Instruktur Berika informasi kepada peserta didik tentang
bagaimana cara penggunaan modul, cara pembelajaran, cara penilaian, alat dan bahan
yang digunakan, serta waktu yang dibutuuhkan Berikan bimbingan kepada peserta
didik, terutama yang mengalami kesulitan saat mempelajari materi Monitor dan catatlah
kemajuan peserta didik serta berikan feedback atas pencapaian belajar dari peserta
didik Selama Kegiatan Belajar dan Mengajar (KBM), tetaplah berada di dalam ruang
kelas atau tempat berlangsungnya kegiatan untuk mendampingi peserta didik .
Kompetensi Inti KI-1 : Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.

KI-2 : Menghayati dan mengamalkan perilaku jujur, disiplin, santun, peduli (gotong
royong, kerja sama, toleran, damai), bertanggung-jawab, responsif, dan proaktif melalui
keteladanan, pemberian nasihat, penguatan, pembiasaan, dan pengkondisian secara
berkesinambungan serta menunjukkan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai
permasalahan dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta
dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.

KI-3 :Memahami, menerapkan, menganalisis, dan mengevaluasi tentang pengetahuan

faktual, konseptual, operasional dasar, dan metakognitif sesuai dengan bidang dan
lingkup Simulasi dan Komunikasi Digital, dan Dasar Bidang Bisnis dan Manajemen pada
tingkat teknis, spesifik, detil, dan kompleks, berkenaan dengan ilmu pengetahuan,
teknologi, seni, budaya, dan humaniora dalam konteks pengembangan potensi diri
sebagai bagian dari keluarga, sekolah, dunia kerja, warga masyarakat nasional, regional,
dan internasional.

KI-4 :Melaksanakan tugas spesifik dengan menggunakan alat, informasi, dan prosedur
kerja yang lazim dilakukan serta memecahkan masalah sesuai dengan lingkup Simulasi
dan Komunikasi Digital, dan Dasar Bidang Bisnis dan Manajemen. Menampilkan kinerja
di bawah bimbingan dengan mutu dan kuantitas yang terukur sesuai dengan standar
kompetensi kerja.

Menunjukkan keterampilan menalar, mengolah, dan menyaji secara efektif, kreatif,

produktif, kritis, mandiri, kolaboratif, komunikatif, dan solutif dalam ranah abstrak terkait
dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah, serta mampu melaksanakan
tugas spesifik di bawah pengawasan langsung. Menunjukkan keterampilan
mempersepsi, kesiapan, meniru, membiasakan, gerak mahir, menjadikan gerak alami
dalam ranah konkret terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah,
serta mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung. Kompetensi
Dasar 3.7
Menerapkan prosedur pencatatan surat/dokumen masuk dan keluar 4.6 Melakukan
prosedur pencatatan surat/dokumen masuk dan keluar Indikator Pencapaian
Kompetensi Peserta didik mampu menjelaskan pengertian pencatatan surat/dokumen
masuk dan keluar Peserta didik mampu menguraikan bahan dan alat pencatatan
surat/dokumen masuk dan keluar Peserta didik mampu menjelaskan sistem pencatatan
surat/dokumen masuk dan keluar Peserta didik mampu menjelaskan prosedur
pencatatan surat/dokumen masuk dan keluar Kemampuan yang Diharapkan Setelah
peserta didik mengikuti rangkaian materi dan penugasan yang ada dalam modul,
peserta diidk diharapkan dapat : Menjelaskan pengertian pencatatan surat/dokumen
masuk dan keluar Menguraikan bahan dan alat pencatatan surat/dokumen masuk dan
keluar Menjelaskan sistem pencatatan surat/dokumen masuk dan keluar Menjelaskan
prosedur pencatatan surat/dokumen masuk dan keluar Modul ini disajikan
menggunakan model pembelajaran Discovery Learning dengan tujuan untuk
mengembangkan materi dengan menerapkan penggunaan peralatan kantor dalam
menunjang kegiatan administrasi pada mata pelajaran Administrasi Umum.

Di bawah ini adalah 6 tahap pembelajaran menggunakan model pembelajaran

Discovery Learning, diantaranya yaitu: Simulasi Identifikasi Masalah Pengumpulan Data
Pengolah Data Pembuktian Menarik Kesimpulan
 Pencatatan ialah pembuatan sebuah catatan pembukuan, kronologis kejadian yang
terjadi, terukur melalui suatu cara yang sistematis serta teratur (Simamora, 2000:4).

Sedangkan menurut Mulyadi (2008:196) pencatatan yaitu suatu urutan ketiga klerikal
yang biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih yang
dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam terhadap transaksi perusahaan
yang terjadi berulang-ulang. Jadi dari uraian pengertian pencatatan diatas, dapat
disimpulkan bahwa pencatatan adalah kegiatan menulis suatu kejadian secara sistematik
pada sebuah media.

Menurut Bartos (2003:36) surat ialah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu
pihak yang ditujukan atau diberikan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta.
Menurut Wursanto (dalam Yomi & Rahmah, 2015) mengatakan bahwa surat masuk yaitu
semua jenis surat yang diterima dari instansi lain atau perorangan, baik yang diterima
melalui pos maupun yang melalui kurir dengan menggunakan buku pengiriman atau
ekspedisi.

Sedangkan surat keluar yaitu surat yang sudah lengkap (bertanggal, bernomor,
berstempel, dan telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang) yang dibuat oleh
suatu instansi, kantor atau lembaga untuk ditujukan atau dikirim kepada instansi, kantor
atau lembaga lainnya. Istilah dokumen menurut Bahasa Inggris ialah “Documentation”,
sedangkan dalam Bahasa Latin “Documentum”.

Menurut kamus kepegawaian yang dimaksud dengan dokumen adalah semua catatan
tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak dan segala benda yang mempunyai
keterangan-keterangan di pilah untuk dikumpulkan, disusun, disediakan atau disebarkan
(Tasyar, 2013:10). Setelah melihat dan membaca dari uraian di atas, maka secara
sederhana dapat ditarik kesimpulan bahwa pencatatan surat masuk dan keluar ialah
sebuah kegiatan menulis/mencatat surat yang masuk atua keluar pada sebuah media.
Dimana media yang biasa digunakan untuk mencatat surat masuk dan keluarg dalam
suatu organisasi adalah sebuah buku.

Buku ini disebut dengan buku agenda. Dalam proses pencatatan atau penanganan surat
masuk dan keluar pasti diperlukan sarana sebagai penunjang. Sarana ini digunakan
untuk membantu mempermudah atau meringankan tugas karyawan. Dengan bantuan
sarana tersebut pekerjaan dapat terselesaikan secara efektif dan efisien.

Berikut ini adalah beberapa palat dan bahan yang biasanya digunkaan dalam proses
pencatatan surat masuk atau keluar: Buku Agenda Buku agenda merupakan sebuah
buku yang berisi informasi tentang surat atau dokumen masuk dan keluar dalam sebuah
organisasi. Buku ini digunakan untuk mencatat surat-surat atau dokumen-dokumen
yang masuk ataupun keluar.

Dalam buku agenda terdapat sebuah format tabel dengan beberapa kolom dimana
kolom-kolom tersebut yang nantinya akan diisi dengan informasi yang dibutuhkan.
Pengelolaan dokumen/surat dengan menggunakan sistem buku agenda ini biasanya
dilakukan di sebuah instansi swasta. Menurut Sugiarto (dalam Hidayat & Jumiatun,
2016) terdapat tiga macam buku agenda, diantaranya yaitu (1) buku agenda tunggal, (2)
buku agenda berpasangan, dan (3) buku agenda kembar, dengan penjelasannya sebagai
berikut: Buku agenda tunggal Buku agenda tunggal yaitu buku yang digunakan untuk
mencatat surat masuk dan surat keluar sekaligus berurutan pada tiap-tiap halaman.

Buku agenda berpasangan Buku agenda berpasangan yaitu buku yang dipergunakan
untuk mencatat surat masuk dihalaman kiri dan surat keluar pada halaman kanan
dengan nomor surat sendiri. Buku agenda ini terletak pada satu buku, dengan posisi
bersebelahan antara bagian kiri dan kanan buku. Buku agenda kembar Buku agenda
kembar yaitu buku yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar
sendiri.

Dengan kata lain surat masuk dan surta keluar memiliki buku masing-masing, atau tidak
berada dalam satu buku. Kartu Kendali Amsyah (2003:57) dalam bukunya menyebutkan
bahwa kartu kendali yaitu selembar kertas berukuran 10 cm x 15 cm yang berisi
data-data dari suatu surat , seperti indeks, isi ringkas, lampiran, dari, kepada, anggal
surat, nomor surat, tanggal terima, catatan dan lain sebagainya.

Penggunaan kartu kendali sendiri adalah untuk menggantikan penggunaan buku

agenda dan buku ekspedisi. Kartu kendali ini sendiri untuk peletakannya biasanya
diletakkan pada sebuah kotak dan disusuna secara sistematis Alat Pembuka Surat
Seperti namanya, alat ini berfungsi untuk membuka amplop dari suatu surat. Surat yang
masuk atau baru saja diterima biasanya bagain belakangnya akan direkatkan.

Hal ini bertujuan agar kerahasiaan atau informasi yang ada dalam surat tetap terjaga
dan sampai kepada penerima surat yang tepat. Selain itu tampilan amplop juga akan
lebih rapi dan terlihat resmi. Alat pembuka surat ini antara lain gunting, cutter, atau
mesin pembuka surat elektrik. Stempel Stempel yang dimaksud adalah stempel tanggal
dan stempel perusahaan.

Stempel sendiri berfungsi untuk mencap/memberikan tanda bahwa surat tersebut telah
legal/ sah, memberi tanda/keterangan tanggal pada surat. Lembar Pengantar Lembar
pengantar adalah suatu lembar yang biasa digunakan untuk mengantar surat. Dan
dibawa bersama ketika surat diantarkan. Lembar Disposisi Lembar yang biasanya berisi
intruksi dari pimpinan kepada sekretaris atau bawahannya, agar surat tersebut dapat
segera diproses.

Buku Ekspedisi Buku ekspedisi dapat disebut juga “Buku Pengantar Surat”. Buku
ekspedisi digunakan untuk mencatat pengiriman surat kepada pihak lain. Sehingga
buku ini merupakan sebuah bukti bahwa sebuah surat telah dikirim dari pengirim
kepada penerima. Orang yang melaksanakan pekerjaan ekspedisi disebut ekspeditur.
Buku ekspedisi terbagi tiga, yaitu: Buku ekspedisi extern (luar kota) ini digunakan untuk
mengirim surat kepada kantor atau jawatan dengan melibatkan kantor pos.

Buku ekspedissi intern (dalam kota) ini digunakan untuk mengirim surat kepada kantor
atau jawatan dalam kota saja. Buku ekspedisi local yang digunakan untuk membagi
surat di dalam kantor masing-masing pihak yang di dalam sebuah kantor. Blanko
Konsep Yaitu blanko atau selembar kertas yang berisi konsep atau rancangan tentang isi
surat. Blanko surat ini digunakan untuk membuat konsep surat keluar.

Alat tulis Alat tulis ini dapat berupa bolpoin, penggaris, penghapus, pensil, dan lain
sebagainya. Digunakan untuk menulis/mencatat, menghapus tulisan. Dengan alat ini
kita bisa mencatat tulisan-tulisan yang diperlukan. Sebelum masuk materi selanjutnya
tentang sistem pencatatan surat/dokumen masuk dan keluar serta prosedur pencatatan
surat/dokumen masuk dan keluar, terlebih dahulu ikutilah tahap discovery berikut...
Membahas tentang surat yang ada di suatu organisasi, tentu surat tersebut ada karena
sengaja diciptakan untuk suatu tujuan.

Surat undangan untuk mengundang orang lain, surat pemberitahuan sebagai sarana
untuk memberitahukan sebuah informasi, surat penawaran untuk menawarkan barang
atau jasa dan lain sebagainya. Kita bisa bertindak sebagai pengirim ataupun penerima
surat. Saat kita bertindak sebagai pengirim surat, berarti kita mengirim surat kepada
pihak lain maka surat yang kita kirim tersebut disebut surat keluar.

Sebaliknya ketika kita bertindak sebagai penerima surat, berarti kita menerima surat dari
pihak lain maka surat yang kita terima disebut surat masuk. Menurut Wursanto (dalam
Yumi & Rahmah, 2015) mengatakan bahwa surat masuk yaitu semua jenis surat yang
diterima dari instansi lain atau perorangan, baik yang diterima melalui pos maupun yang
melalui kurir dengan menggunakan buku pengiriman atau ekspedisi.

Penggunaan sistem pengelolaan surat/dokumen pada suatu organisasi tentunya

berbeda-beda, disesuaikan dengan kebutuhan dan tingkat keefisiensian sistem tersebut
dengan organisasi yang akan menggunakannya. Pada umumnya di Indonesia terdapat 3
cara pengelolaan surat/dokumen dalam hal pencatatan, diantaranya yaitu (1) buku
agenda, (2) kartu kendali, dan (3) Tata naskah (Takah).

Buku agenda biasa digunakan di kantor yang kecil dan perusahaan swasta, Kartu Kendali
digunakan di departemen kantor pemerintahan serta beberapa bank, dan Takah pada
lingkungan perkantoran departemen Hankam, Departemen Pertahanan, dan atau
jajaran-jajaran ABRI (Amsyah, 2003:51). Menurut Wursanto (dalam Hidayat & Jumiatun,
2016 ) adapun pengelolaan surat masuk adalah sebagai berikut: Penerimaan surat
Penyortiran, Pencatatan, Mengagendakan, Pengarahan (disposisi) Penyampaian,
Penggandaan dan Penyimpanan berkas.

Setelah mengetahui prosedur pengelolaan surat masuk dalam suatu organisasi,

selanjutnya adalah prosedur pengelolaan surat keluar. Yaitu tahap-tahap mengelola
surat keluar, dimana kita bertindak sebagai pengirim surat sehingga tahap awal yang
perlu dilakukan salah satunya adalah dengan membuat atau menciptakan surat.

Adapun prosedur pengelolaan surat keluar menurut Wursanto (dalam Hidayat &
Jumiatun, 2016 ) adalah sebagai berikut: Pembuatan konsep surat, Pengetikan,
Penandatanganan, Pencatatan, Pengiriman dan Penyimpanan surat Uji Kompetensi I
Berilah tanda silang (X) pada huruf a,b,c, atau d pada jawaban yang paling tepat ! Surat
ialah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak yang ditujukan kepada pihak
lain untuk menyampaikan warta. Pendapat tersebut adalah pengertian surat menurut.......

Barthos The Liang Gie Zulkifli Amsyah Sutha Buku yang digunakan untuk mencatat
surat-surat atau dokumen-dokumen masuk ataupun keluar dalam suatu organisasi,
disebut..... Kartu kendali Surat Buku agenda Lembar disposisi Kegiatan menulis suatu
kejadian secara sistematik pada sebuah media, adalah pengertian dari.... Pencatatan
Pengelolaan Pengayaan Penulisan Semua jenis surat yang diterima dari instansi lain atau
perorangan, baik yang diterima melalui pos maupun yang melalui kurir dengan
menggunakan buku pengiriman/ ekspedisi, adalah pengertian dari...

Surat Keluar Buku agenda Lembar disposisi Surat masuk Surat yang sudah lengkap
(bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah ditandatangani oleh pejabat yang
berwenang) yang dibuat oleh suatu instansi, kantor atau lembaga untuk ditujukan atau
dikirim kepada instansi, kantor atau lembaga lain, adalah pengertian dari... Surat Keluar
Surat masuk Buku agenda tunggal Lembar ekspedisi Dokumen menurut bahasa Inggris
adalah...

Documentation Document Documentum Documen Buku yang digunakan untuk

mencatat surat masuk dan surat keluar sekaligus berurutan pada tiap-tiap halaman,
disebut… Buku agenda Buku agenda tunggal Disposisi Lembar ekspedisi Buku yang
dipergunakan untuk mencatat surat masuk dihalaman kiri dan surat keluar pada
halaman kanan dengan nomor surat sendiri.

Buku agenda ini terletak pada satu buku, dengan posisi bersebelahan antara bagian kiri
dan kanan buku… Buku agenda berpasangan Buku agenda Lempar disposisi Buku
ekspedisi Buku yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar sendiri.
Dengan kata lain surat masuk dan surta keluar memiliki buku masing-masing, atau tidak
berada dalam satu buku, disebut..

Buku agenda kembar Bbuku agenda berpasangan Buku ekpedisi Buku agenda Selembar
kertas berukuran 10 cm x 15 cm yang berisi data-data dari suatu surat , seperti indeks,
isi ringkas, lampiran, dari, kepada, anggal surat, nomor surat, tanggal terima, catatan
dan lain sebagainya, disebut… Buku agenda Kartu kendali Amplop Surat Jawablah
pertanyaan berikut ini dengan jawaban yang tepat ! Sebutkan prosedur pengelolaan
surat/dokumen masuk dalam suatu organisasi ! Sebutkan 3 macam buku agenda dan
berikan penjelasannya ! Jelaskan apa yang dimaksud dengan tahap pembuatan konsep
surat, pengetikan, penandatanganan pada prosedur pengelolaan surat/dokumen keluar
dalam suatu organisasi ! Sebutkan dan jelaskan 5 macam-macam alat dan bahan yang
digunakan dalam proses pencatatan surat/dokumen masuk dan keluar ! Sebutkan tiga
sistem pencatatan surat keluar dan masuk ! KUNCI JAWABAN Pilihan Ganda A C A D A A
B A A B Uraian No.

Soal _Kunci Jawaban _ _1 _Prosedur pengelolaan surat/dokumen masuk, adalah: a.

Penerimaan surat b. Penyortiran, c. Pencatatan, d. Mengagendakan, e. Pengarahan
(disposisi) f. Penyampaian, g. Penggandaan dan h. Penyimpanan berkas. _ _2 _Tiga
macam buku agenda dan penjelasannya, yaitu: Buku agenda tunggal Buku agenda
tunggal yaitu buku yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar
sekaligus berurutan pada tiap-tiap halaman.

Buku agenda berpasangan Buku agenda berpasangan yaitu buku yang dipergunakan
untuk mencatat surat masuk dihalaman kiri dan surat keluar pada halaman kanan
dengan nomor surat sendiri. Buku agenda ini terletak pada satu buku, dengan posisi
bersebelahan antara bagian kiri dan kanan buku. Buku agenda kembar Buku agenda
kembar yaitu buku yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar
sendiri.

Dengan kata lain surat masuk dan surta keluar memiliki buku masing-masing, atau tidak
berada dalam satu buku. _ _3 _3 tahap dalam prosedur pengelolaan surat/dokumen
keluar, yaitu: Pembutan konsep surat : membuat kerangka atau konsep surat keluar
yang sesuai dengan kebutuhan Pengetikan : mengetik konsep surat keluar yang telah
dibuat Penandatanganan : proses menandatangani surat yang telah selesai diketik dan
dicetak.

Penandatangan surat dilakukan oleh pejabat yang berwenang atau bersangkutan atau
tertera dalam surat tersebut _ _4 _Alat dan bahan: Buku agenda : untuk mencatat
surat-surat atau dokumen-dokumen yang masuk ataupun keluar. Kartu Kendali : untuk
menggantikan penggunaan buku agenda dan buku ekspedisi Alat pembuka surat : alat
yang membantu/memudahkan kita untuk membuka amplop surat Stempel : untuk
mencap/memberikan tanda bahwa surat tersebut telah legal/ sah, memberi
tanda/keterangan tanggal pada surat Lembar Pengantar : digunakan untuk mengantar
surat Buku ekspedisi : untuk mencatat pengiriman surat kepada pihak lain Lembar
disposisi : untuk memberi instruksi kepada sekretaris/bawahan agar surat segera
diproses Alat tulis : alat-alat yang digunakan untuk menulis atau proses mencatat
Blanko konsep : untuk menulis konsep surat keluar _ _5 _Buku Agenda, Kartu Kendali,
Tata Naskah _ _ Rubrik Penilaian Pengetahuan Soal Pilihan Ganda No _Nama _Skor
Setiap Nomor _Nilai _ _ _ _1 _2 _3 _4 _5 _6 _7 _8 _9 _10 _ _ _1 _Abiyasa Dirgantara _ _ _ _ _
_ _ _ _ _ _ _ _2 _Aini Kurniawati _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _3 _Ananda Rizkyta Rini _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
_ _ _4 _Anang Wijiatmoko _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _5 _Anindita Kenamari _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _6
_Bima Adiguna _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _7 _Binar Fajar _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _8 _Bintari Indah
Pratiwi _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _9 _Cantika Feranda _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _10 _Cikita Nurmaida _
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _11 _Citra Arumaningrum _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _12 _Gangga Keanu _ _ _ _
_ _ _ _ _ _ _ _ _13 _Gemilang Raka Bekti _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _14 _Hana Firdaus _ _ _ _ _ _ _ _
_ _ _ _ _15 _Jaka Nakula _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _16 _Joan Daru _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _17
_Kenadela Maharini _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _18 _Lanang Pangestu _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _19
_Mei Rani Kasafa _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _20 _Mifta Adiyata _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _21
_Muhammad Bakri _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _22 _Namira Kala _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _23 _Nisaul
Umi _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _24 _Puspita Mahardika _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _25 _Reinaldi Fikri _ _
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _26 _Reza Muhammad Ari _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _27 _Tery Cici _ _ _ _ _ _ _ _ _
_ _ _ _28 _Tika Pangesti _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _29 _Vela Masitoh _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _30
_Yunanda Bintara _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Perolehan skor peserta didik untuk setiap nomor
aoal sebagai berikut : Bobot skor untuk soal pilihan ganda masing-masing adalah 2,5
Skor maksimal soal pilihan ganda = 25 Bobot skor untuk soal uraian masing-masing
adaldh 15 Skor maksimal soal uraian = 75 Rubrik Penilaian Pengetahuan Soal Uraian No.

Soal _Deskripsi _Skor _Skor Maksimal _ _1 _Siswa mampu menyebutkan prosedur

pengelolaan surat/dokumen masuk dalam suatu organisasi dengan lengkap dan tepat
_15 _15 _ _ _Siswa mampu menyebutkan prosedur pengelolaan surat/dokumen masuk
dalam suatu organisasi dengan tepat, namun kurang lengkap _10 _ _ _ _Siswa belum
mampu menyebutkan prosedur pengelolaan surat/dokumen masuk dalam suatu
organisasi _1 _ _ _2 _Siswa mampu menyebutkan dan menjelaskan macam-macam buku
agenda dengan lengkap dan tepat _15 _15 _ _ _Siswa mampu menyebutkan dan
menjelaskan macam-macam buku agenda dengan tepat, namun kurang lengkap _10 _ _
_ _Siswa mampu menyebutkan macam-macam buku agenda, tanpa disertai penjelasan
_5 _ _ _ _Siswa belum mampu menyebutkan dan menjelaskan macam-macam buku
agenda _1 _ _ _3 _Siswa mampu menjelaskan 3 tahap pengelolaan surat/dokumen keluar
dalam suatu organisasi dengan lengkap dan tepat _15 _15 _ _ _Siswa mampu
menjelaskan 3 tahap pengelolaan surat/dokumen keluar dalam suatu organisasi dengan
tepat, namun kurang lengkap _10 _ _ _ _Siswa belum mampu menjelaskan 3 tahap
pengelolaan surat/dokumen keluar dalam suatu organisasi _1 _ _ _4 _Siswa mampu
menyebutkan dan menjelaskan 5 macam-macam alat dan bahan yang digunakan dalma
proses pencatatan surat/dokumen masuk dan keluar dengan lengkap dan tepat _15 _15
_ _ _Siswa mampu menyebutkan dan menjelaskan 5 macam-macam alat dan bahan yang
digunakan dalma proses pencatatan surat/dokumen masuk dan keluar dengan tepat,
namun kurang lengkap _10 _ _ _ _Siswa belum mampu menyebutkan dan menjelaskan 5
macam-macam alat dan bahan yang digunakan dalma proses pencatatan
surat/dokumen masuk dan keluar _1 _ _ _5 _Siswa mampu menyebutkan tiga macam
sistem pencatatan surat masuk dan keluar dengan lengkap dan tepat _15 _15 _ _ _Siswa
mampu menyebutkan tiga sistem pencatatn surat masuk dan keluar dengan tepat,
namun kurang lengkap _10 _ _ _ _Siswa belum mampu menyebutkan tiga sistem
pencatatn surat masuk dan keluar _1 _ _ _ _Total skor maksimal _ _75 _ _ Contoh
Pengolahan Nilai Pengolahan Nilai _ _IPK _No.

Soal _Skor Penilaian _Nilai _ _1 _1 _2,5 _Pilihan Ganda = 25 Uraian = 75 + 100 _ _2 _2

_2,5 _ _ _Dst.... _3 _2,5 _ _ _ _4 _2,5 _ _ _ _5 _2,5 _ _ _ _6 _2,5 _ _ _ _7 _2,5 _ _ _ _8 _2,5 _ _ _
_9 _2,5 _ _ _ _10 _2,5 _ _ _ _1 _15 _ _ _ _2 _15 _ _ _ _3 _15 _ _ _ _4 _15 _ _ _ _5 _15 _ _
_Jumlah Skor Pilihan Ganda & Uraian _100 _ _ _ Kriteria Nilai : (KKM = 75) Sangat Baik :
rentang nilai 93 - 100 Baik : rentang nilai 84 - 92 Cukup : rentang nilai 75 - 83 Kurang :
rentang nilai < Daftar Pustaka Amsyah, Zulkifli.2003.Manajemen Kearsipan.Jakarta: PT
Gramedia Pustaka Utama Hidayat, M.Sugeng.Jumiatin, Umi.2016. Prosedur Pengelolaan
Surat Untuk Memperlancar Proses Penyampaian Informasi Pada Kantor Kecamatan
Pamulang.Jurnal Sekretaris. 3(1), 83-115, http://openjournal.unpam.ac.id/, diunduh pada
Rabu, 30 Oktober 2019 pukul 18.20 WIB Mulyadi. 2008. Sistem Akuntansi. Jakarta:
Salemba Empat Simamora, Henry. 2000.

Akuntansi Basis Pengambilan Keputusan Bisnis. Jakarta: Salemba Empat Suputra, I

Nyoman.2009.Buku Ajar Manajemen Kearsipan.Fakultas Ekonomi: Universitas Negeri
Malang Tasyar, Muhammad. 2013. Kearsipan 1 Bahan Ajar Kurikulum 2013 Sekolah
Menengah Kejuruan Program Keahlian Administrasi Perkantoran. Direktorat Pembinaan
Sekolah Menengah Kejuruan: Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Yomi, Agustia
Permata. Rahmah, Elva. 2015.

Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar Di Badan Perpustakaan Dan Kearsipan
Provinsi Sumatera Barat. Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan.4 (1), 81-89,
http://ejournal.unp.ac.id/, diunduh pada Selasa 29 Oktober 2019 pukul 20.13

INTERNET SOURCES:
-------------------------------------------------------------------------------------------
<1% - https://pucking.wordpress.com/2009/08/22/akuntansi-persediaan-untuk-smk/
<1% -
https://kel8melakukanproseduradmoffgg.files.wordpress.com/2014/12/modul-komunika
si-dalam-jaringan-nureka-sugiawati.pdf
<1% -
https://www.berkasedukasi.com/2018/08/buku-korespondensi-smk-mak-kurikulum.html
<1% -
https://bahanajarhermin.blogspot.com/2015/04/peristiwa-peristiwa-besar-di-eropa.html
#!
<1% - https://www.academia.edu/34453982/RPP_DEWIK_AGUSTINA
1% - https://ipasmk.blogspot.com/2017/08/silabus-c1-smk-bismen-mapel-ipa-k13.html
<1% - https://silabussimkomdig.blogspot.com/2018/03/silabus.html
<1% -
https://www.academia.edu/36805639/.1_-_4.1_Menerapkan_logika_dan_Algoritma_komp
uter
<1% -
https://saripatipendidikan17.blogspot.com/2019/01/rpp-administrasi-umum-bisnis-dan.
html
<1% - http://rpp.kreatif.win/2017/12/rpp-pemrograman-web-dan-perangkat.html
<1% -
https://osjamasebarilmu.blogspot.com/2017/09/rpp-x-kd-33-niat-melakukan-sesuatu.ht
ml
1% - https://www.academia.edu/35763309/Administrasi_Umum_SMK
<1% -
https://matematika.guruindonesia.id/2019/03/rpp-matematika-smk-nonteknologi-kelas
-x.html
<1% -
https://ganteung.blogspot.com/2017/08/ki-kd-administrasi-umum-smk-keahlian.html
<1% - http://www.informasiguru.com/2017/09/silabusadministrasiumum.html
<1% -
https://karyatulisilmiah.com/studi-tentang-pelaksanaan-sistem-pencatatan-dan-pelapor
an-terpadu-puskesmas-di-wilayah-kerja-puskesmas-baluase-kabupaten-sigi/
1% -
https://repository.widyatama.ac.id/xmlui/bitstream/handle/123456789/6735/Bab%202.p
df?sequence=9
<1% -
https://umin-abdilah.blogspot.com/2015/10/program-tahunan-dan-program-semester.
html
<1% - https://id.scribd.com/doc/176474149/Mail-Handling
2% - https://lib.unnes.ac.id/18124/1/7351308007.pdf
1% - https://loupatty.wordpress.com/2010/10/14/prosedur-surat-keluar/
<1% - https://brainly.co.id/tugas/9717307
<1% -
https://alfajrnurmin.blogspot.com/2016/02/lks-bahasa-indonesia-kelas-xi-semester.html
<1% - http://staff.uny.ac.id/sites/default/files/tmp/Handout%20ICT%20SBI%202007.pdf
<1% -
https://vikaakmaliah.blogspot.com/2013/12/makalah-penataan-documen-kantor.html
<1% - https://nurieas.blogspot.com/2012/07/mengelola-bisnis-secara-efektif-dan.html
<1% - https://id.scribd.com/doc/197030822/Data-Base-Sederhana
<1% -
https://kelompok2tugaskkpikelasxiiap2.blogspot.com/2015/11/prosedur-penanganan-s
urat-masuk-dan_65.html
1% -
https://text-id.123dok.com/document/nq73eodoy-prinsip-prinsip-surat-pengelolaan-su
rat-masuk.html
1% - https://mrahmatrmd.files.wordpress.com/2015/08/karyatulisramadhanbab3.pdf
<1% - https://pengertianbukuagenda.blogspot.com/
<1% - https://www.scribd.com/document/36539798/2617
<1% - https://mheymhey13.blogspot.com/2013/05/arsip_20.html
<1% -
https://mgmppaikembangan.files.wordpress.com/2015/07/etika-dan-moralitas-organisa
si.doc
2% -
http://www.librarypendidikan.com/2018/03/download-buku-ekspedisi-surat-menyurat.h
tml
<1% - http://eprints.undip.ac.id/60656/3/BAB_III.pdf
<1% -
https://id.123dok.com/document/yn4k7l0z-tutorial-lengkap-cara-input-di-aplikasi-rkas-
2019.html
<1% -
https://purnamiap.blogspot.com/2016/07/sistem-informasi-organisasi-dan-strategi.html
<1% - https://www.slideshare.net/fikrierizaldy/makalah-kearsipan
<1% -
https://ahmaddaroji45.blogspot.com/2015/07/landasan-teori-tentang-arsip.html#!
<1% -
https://tiayustianawati.blogspot.com/2013/05/pengelolaan-surat-masuk-dan-surat-kelu
ar.html#!
<1% -
https://issuu.com/sdnbuahbatu/docs/kelas_4_-_pendidikan_kewarganegaraa_44fe7fddfd
7e7c
<1% - https://id.scribd.com/doc/276588011/KEARSIPAN-1
<1% - https://banyakinformasi2.blogspot.com/2016/12/menangani-surat-masuk.html
<1% -
https://afidburhanuddin.wordpress.com/2017/09/15/latihan-soal-ragam-penelitian/
<1% - https://datadewi.blogspot.com/2010/12/
1% - https://inaaviliana.blogspot.com/
<1% - http://eprints.undip.ac.id/60773/4/BAB_III.pdf
<1% - https://yahuddin.blogspot.com/2011/06/pengelolaan-administrasi-dan-tata.html
<1% -
https://irmah-sekilasinfo.blogspot.com/2012/03/menangani-surat-mail-handling.html
<1% - https://www.academia.edu/4886572/Assessmen_pembelajaran_6
<1% -
https://id.123dok.com/document/qmj1235q-rpp-fiqih-sedekah-hibah-dan-hadiah.html
<1% -
http://bse.mahoni.com/data/2013/kelas_11smk/Kelas_11_SMK_Teknik_Pembenihan_Kek
erangan_3.pdf
<1% - https://www.academia.edu/36555090/Laporan_magang_wahyu
<1% - http://lib.unnes.ac.id/view/subjects/HB.html
<1% -
https://psmk.kemdikbud.go.id/konten/4565/penyusunan-rencana-induk-revitalisasi-ting
kat-sekolah-region-3
<1% - http://download.portalgaruda.org/article.php?article=101410&val=1516
<1% - https://unnes.ac.id/berita