SISTEM MANAJEMEN ARSIP ELEKTRONIK

MAKALAH

Disusun untuk memperbaiki nilai dan memenuhi salah satu tugas

mata kuliah Manajemen Kearsipan

oleh:
Putri Nirmalasari (1401259)

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN MANAJEMEN PERKANTORAN

FAKULTAS PENDIDIKAN EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
2016
 KATA PENGANTAR

Tiada kata yang patut kita ucapkan selain Alhamdulillah, atas segala
nikmat dan hidayah yang tak henti-hentinya Allah SWT berikan kepada
penyusun, puji syukur hanya bagi Allah SWT yang telah menganugerahkan
sedikit ilmu-NYA kepada ummat manusia. Salawat dan salam semoga
terlimpahkan kepada Nabi besar Muhammad SAW yang telah membawa sedikit
ilmu Allah dan memberi contoh bagaimana mengamalkan ilmu itu, yang telah
menghamparkan permadani yang indah dan menggulung tikar-tikar kebatilan,
kemudian semoga terlimpahkan pula keselamatan bagi keluarga dan sahabat Nabi.
            Dalam penyusunan makalah ini, penyusun pastinya menemui banyak
hambatan dan kesulitan. Namun, berkat semangat dan bantuan serta dukungan
dari semua pihak, hambatan dan kesulitan itu bisa teratasi. Penyusunan makalah
ini sebagai tugas individu untuk memenuhi salah satu tugas pada mata pelajaran
“PENYIMPNAN ARSIP ELEKTRONIK”. Penyusun menyampaikan banyak
terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam proses penyusunan
dan penyelesaian makalah ini.
            Penyusun menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kesempurnaan,
karena manusia biasa itu tidak luput dari khilaf dan tempatnya salah. Maka dari
itu penyusun mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun demi
kesempurnaan makalah ini kedepannya.

Medan,   Juni 2021

Penyusun
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.............................................................................................2

DAFTAR ISI............................................................................................................3

BAB I PENDAHULUAN........................................................................................4

1.1 Latar Belakang..........................................................................................4

1.2 Rumusan Masalah.....................................................................................5

1.3 Tujuan........................................................................................................5

BAB II PEMBAHASAN.........................................................................................6

2.1 Pengertian dan Konsep Arsip Elektronik.......................................................6

2.2 Proses Penciptaan Arsip.................................................................................7

2.3 Pengelolaan Arsip Elektronik........................................................................9

2.3.1 Penyimpanan Arsip Elektronik........................................................10

2.3.2 Pemeliharaan Arsip Elektronik........................................................11

2.4 Kelebihan dan Kelemahan Arsip Elektronik...............................................13

BAB III PENUTUP...............................................................................................15

3.1 Kesimpulan..................................................................................................15

DAFTAR PUSTAKA............................................................................................17
 BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang

Perkembangan teknologi yang begitu pesat belakangan ini di satu sisi

mempunyai dampak positif terhadap kelancaran dan kemudahan bagi manusia
dalam melaksanakan berbagai kegiatannya, tetapi di pihak lain perkembangan ini
juga menimbulkan dampak khususnya di bidang kearsipan yang perlu segera
diantisipasi. Perkembangan di bidang kearsipan dirasakan sangat lambat jika
dikaitkan dengan perkembangan teknologi yang secara langsung ataupun tidak
langsung menghasilkan arsip yang cenderung selalu berubah. Untuk itu para
pengelola kearsipan hendaknya selalu tanggap dan mengikuti perkembangan
tersebut dan sedapat mungkin agar dapat dimanfaatkan untuk kegiatan kearsipan.
Proses perkembangan teknologi akan berjalan terus melaju seakan tak
mungkin terkejar, teknologi akan  terus bergerak maju dengan produk-produk
yang selalu up to date dengan perubahan generasi dari waktu ke waktu. Maka
dampak perubahan itu sedemikan besar, sehingga produk-produk  out of date tak
sinkron produk terbaru, karena setiap produk baru dipastikan memiliki spesifikasi
yang lain.
Seiring dengan kemajuan teknologi, dunia kearsipan yang selama ini hanya
berkutat pada kertas-kertas lusuh dan berbau menyengat. Kini juga tak
ketinggalan telah memanfaatka teknologi sebagai alat untuk mengolah, mengakses
dan penyebaran serta pelestarian arsip. Arsip-arsip kuno yang memiliki nilai guna
informasi sejarah dan mengandung keunikan yang sangat menarik sekarang telah
disajikan dan diakses melalui media elektronik. Dengan memungkinkan
pengaksesan yang lebih luas,  diharapkan arsip merupakan barang bukti yang
sekaligus mampu berbicara tentang fakta dan peristiwa sejarah dan mampu
memberikan arti dan manfaat dalam kehidupan manusia. Sehingga arsip-arsip
yang dulunya hanya dapat dilihat dan dibaca pada pusat-pusat arsip, kini dapat
diakses secara online, dan bahkan layanannya telah mengarah pada sistem layanan
otomasi.
1.2 Rumusan Masalah
Adapun rumusan masalah, yaitu.
1. Apa pengertian dan konsep arsip elektronik?
2. Bagaimana Proses Penciptaan arsip elektronik?
3. Bagaimana pengelolaan arsip elektronik?
4. Apa saja kelebihan dan kelemahan dari arsip elektronik?
5. Apa saja Karakteristik Sistem Manajemen Dokumen/ Arsip Elektronik?
6. Bagaimana Proses Sistem Manajemen Dokumen/ Arsip Elektronik?

1.3 Tujuan
Adapun tujuan dari makalah ini, yaitu:
1. Mendeskripsikan pengertian dan konsep dari arsip elektronik.
2. Menjelaskan proses penciptaan arsip elektronik.
3. Menjelaskan pengelolaan arsip elektronik
4. Memberitahukan kelemahan dan kelebihan.
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Pengertian dan Konsep Arsip Elektronik

Dokumen Elektronik adalah setiap informasi elektronik yang dibuat,
diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital,
elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan,
dan/atau didengar melalui komputer atau sistem elektronik, termasuk tetapi tidak
terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, elektronik data
interchange (EDI), surat elektronik (electronic mail), telegram, teleks, telecopy
atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol atau perforasi yang
telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang
mampu memahami. Menurut undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan, menerangkan arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa
dalam berbagai bentuk media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi
dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga
negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Arsip elektronik memiliki konotasi sama dengan file elektronik
maupun dokumen elektronik. Oleh karena itu arsip elektronik memiliki
kesamaan pengertian dengan file elektronik maupun dokumen
elektronik. Pengertian arsip elektronik adalah kumpulan informasi yang
direkam menggunakan teknologi computer sebagai dokumen elektronik agar
dapat dilihat dan dipergunakan kembali.
Arsip elektronik merupakan informasi yang terkandung dalam file dan
media elektronik, yang dibuat, diterima, atau dikelola oleh organisasi maupun
perorangan dan menyimpannya sebagai bukti kegiatan. Arsip Elektronik atau
sering disebut juga arsip digital merupakan arsip yang sudah mengalami
perubahan bentuk fisik dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik.  Proses
konversi arsip dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik disebut alih
media.  Proses alih media menggunakan perangkat komputer yang dibantu dengan
perangkat scanner kecepatan tinggi.
Hasil alih media arsip disimpan dalam bentuk file-file yang secara fisik
direkam dalam media elektronik seperti Harddisk, CD, DVD dan lain-lain. 
Penyimpanan file-file ini dilengkapi dengan Database yang akan membentuk
suatu sistem arsip elektronik yang meliputi fasilitas pengaturan, pengelompokan
dan penamaan file-file hasil alih media. Ada empat prinsip dalam kerangka
pelaksanaan manajemen arsip elektronik menurut International Council on
Archives :
1.     Arsip elektronik harus masuk dalam daur hidup system elektronik yang
menciptakan arsip untuk menjamin penciptaan dan retensi arsip elektronik
yang otentik, terpercaya dan terpelihara.
2.      Harus ada jaminan bahwa penciptanya menciptakan arsip yang otentik,
terpercaya dan terpelihara.
3.      Adanya proses penilaian arsip elektronik.
4.      Kebutuhan akan pemeliharaan dan pengaksesan untuk menjamin arsip
elektronik dapat tersedia, dapat diakses dan dimengerti.

2.2 Proses Penciptaan Arsip

Penciptaan arsip dapat dilakukan dengan dua cara yaitu dengan penciptaan
secara elektronik atau otomatis dan penciptaan dengan transformasi digital.
1. Penciptaan secara elektronik adalah menciptakan arsip elektronik dengan
menggunakan peralatan elektronik seperti kamera digital, perekam suara,
perekam video,dan khususnya adalah komputer.
2. Penciptaan dengan transformasi digital sering disebut dengan proses
digitalisasi dimana pengertian digitalisasi secara umum adalah proses
penciptaan arsip elektronik dari arsip konvensional yang bertujuan untuk
melindungi arsip konvensional itu sendiri. Proses digitalisasi memerlukan
tahapan-tahapan dimana setiap tahapan terdapat aturan-aturan yang harus
dipenuhi untuk menjaga keotentikan arsip elektronik yang dihasilkan.
Digitalisasi memerlukan peralatan yang handal dan ruang simpan yang
besar. Waktu terbesar dan konsentrasi tinggi yang digunakan dalam
 digitalisasi adalah pada tahapan pembuatan daftar arsip elektyronik karena
kesalahan dalam penulisan data arsip elektronik tersebut kehilangan
keotentikannya. Digitalisasi adalah proses merubah arsip konvensional
menjadi arsip elektronik. Proses penciptaan arsip konvensional ke arsip
elektronik melalui beberapa tahapan berikut
1).  Tahap Pemilihan
Dalam tahap pemilihan ini perlu diperhatikan beberapa hal antara lain :
Waktu,. Kegunaan, Informasi dan penyelamatan. Pemilihan berdasarkan
waktu berarti arsip dipilih berdasarkan pada waktu pengeloaan arsip.
Pemilihan berdasarkan kegunaan, berarti arsip dipilih berdasarkan
seberapa tingkat  penggunaan arsip, sering digunakan apa tidak.
Pemilihan berdasarkan informasi berarti pemilihan arsip dengan
mempertimbangkan isi kandungan informasi  arsip. Dan pemilihan
berdasar penyelamatan berarti  pemilihan dengan memperhatikan kondisi
fisik arsip, semakain buruk kondisi fisik arsip, semakin cepat untuk
diselamatkan.
2). Tahap Pemindaian
Arsip setelah dipilih kemudian tahap berikutnya dilakukan pemindaian
arsip, pada prinsipnya pemindaian arsip hanya dapat dilakukan satu kali
saja, sehingga proses pemindaian dilakukan dengat cermat, tepat dan
dilakukan dengan tujuan untuk mendapatkan master arsip elektronik.
3).  Tahap Penyesuaian
Nama file dari hasil proses pemindaian biasanya berupa nama default
pemberian mesin yaitu tergantung mesin pemindai yang digunakan. Salah
satu nama yang umum adalah “scanxxxxx” dengan “xxxxx” adalah nomor
urut pemindaian. Nama file tersebut tidak mencerminkan isi dari arsip.
Sehingga perlu dilakukan penyesuaian nama file  dengan mengikuti jenis
arsip, fond arsip, nomor urut daftar, nomor urut arsip dan nomor urut
lembar arsip.
4).  Tahap pendaftaran
Setelah arsip hasil pemindaian disesuikan dengan  arsip aslinya, maka baru
dilakukan pendaftaran atau pembuatan daftar. Dalam daftar yang dibuat
 dicantumkan informasi tentang nomor urut arsip dan disesuaikan dengan
daftar pertelaan arsip (DPA). Informasi tersebut diperlukan untuk
menjamin keaslian dari arsip elektronik yang dihasilkan dan menjaga dari
kemungkinan pemalsuan, karena salah satu ciri arsip yang baik adalah asli
dan autentik  tercapai.
5) Tahap pembuatan berita acara
Dalam tahap ini adalah pembuatan berita acara proses digitalisasi dari
arsip konvensional  kedalam arsip elektronik. Dalam tahap ini
mencantumkan penanggungjawab pelaksanaan dan legalisasi dari pejabat
yang berwenang, jenis perangkat keras yang digunakan detail dan jenis
komputer yang digunakan.

2.3 Pengelolaan Arsip Elektronik

Bagaimana melaksanakan sistem pengelolaan arsip elektronik dengan
tetap mengikuti atau sesuai dengan norma-norma atau kaidah kearsipan yaitu :
1) Mempersiapkan pranata organisasi serta sistem dan prosedur
berkaitan dengan program diversikasi pengelolaan arsip berbasis
teknologi komputer.
2) Menyusun dan menata alokasi sumber daya untuk implementasi sistem
pengelolaan arsip elektronik.
3) Menyusun Detail Enginering Design (DED) untuk empat modul arsip
elekronik oleh arsiparis dan programer komputer.
4) Melaksanakan implementasi sistem pengelolaan arsip elektronik
sesuai kelayakan atau kemampuan sumber daya organisasi, seperti
penerapan empat  modul arsip    elektronik secara modular. Berdasarkan
keempat hal diatas, secara garis besar operasional sistem pengelolaan arsip
elektronik dilaksanakan sebagai berikut :
a. Melakukan input data, scanning dan recognation terhadap surat
menyurat pada mail processing centre, dengan menggunakan
modul e-letter.
 b. Melakukan verifikasi, validasi, autentifikasi terhadap file-file
(arsip aktif) pada filing processing centre, dengan menggunakan
modul e-file.
c. Melakukan kendali berkas terhadap records (arsip inaktif) pada
records processing centre, dengan menggunakan e-records.
b. Melakukan integrasi, migrasi terhadap group arsip (arsip
statis) pada data processing centre menggunakan modul e-
archives. pola operasionalisasi sistem pengelolaan arsip elektronik
dapat dilaksanakan. Demikian gambaran bagaimana.
c.
2.3.1 Penyimpanan Arsip Elektronik
Proses penyimpanan data secara sederhana adalah data disimpan dengan
didasarkan pada aplikasi dan jenis informasi. Suatu file data bisa terdiri dari satu
record atau lebih. Penyimpana file diatur dalam direktori yang diciptakan dan
diolah oleh sistem operasi. Direktori dapat mempunyai fungsi sebagai daftar isi
untuk media yang bersangkutan.
Sistem penyimpanan arsip elektronik dapat dilakukan dalam berbagai
bentuk media penyimpanan, antara lain.
a).  Media Magnetik (magnetic Media)
b). Disk Magnetik (magnetic disk)
c).  Pita magnetik (magnetic tape)
d).  Kaset (cassette)
e).  Media optik ( Optical Media)
Media penyimpanan yang berkapasitas besar seperti hard disk atau disk
optic yang memiliki lebih dari satu gigabyte dapat dibagi dalam sektor-sektor,
sehingga dapat dipergunakan untuk aplikasi yang berbeda. Berarti dalam satu
media penyimpanan berbagai mecam informasi dapat  diproses sesuai dengan
sistem aplikasinya. Pemberian label nama file dalam arsip cukup penting didalam
penyimpanan arsip elektronik. Format label nama pada direktori atau nama file
dan media penyimpanan sebaiknya diberikan secara standar, jelas dan lengkap,
hal ini penting sebagai tanda identitas dari media penyimpanan seperti floppy disk,
hard disk  dan sebagainya. Pemberian nama label yang bersifat eksternal maupun
internal secara standar, terpadu dan konsisten akan memudahkan penemuan
kembali informasi. Guide indeks yang sesuai memungkinkan pengguna untuk
mengatur sistem pengindekan.
Adapun penyimpanan arsip elektronik dilakukan dengan tiga cara yaitu:
1. Online/terkoneksi maksudnya adalah tempat simpan arsip elektronik sudah
tidak membutuhkan interaksi manusia. Yaitu jika arsip elektronik dibutuhkan
untuk digunakan maka pengguna dapat langsung mengambilnya tanpa perlu
adanya bantuan dari pihak lain.media yang cocok untuk untuk digunakan sebagai
tempat penyimpanan arsip elektronik secara online adalah harddisk lokal
komputer. Harddisk jaringan adalah tempat simpan dengan bentuk eksternal yang
dilengkapi dengan koneksi jaringan dan selalu terhubung dalam jaringan.
2.      Offline/terputus merupakan tempat simpan arsip elektronik yang harus
membutuhkan interaksi manusia, yaitu jika arsip elektronik dibutuhkan untuk
digunakan maka pengguna tidak dapat langsung mengambilnya, tetapi
memerlukan adanya bantuan dari pihak lain karena diperlukan adanya registrasi
dan administrasi lainnya, misalnya surat izin dari pemilik arsip. Media yang cocok
untuk digunakan sebagai tempat penyimpanan arsip elektronik secara offline
adalah Compark Disk (CD), Digital Versatile Disk (DVD).
3.      Nearline/semi terkoneksi maksudnya adalah tempat simpan arsip elektronik
masih sedikit membutuhkan interaksi manusia, yaitu jika arsip elektronik
dibutuhkan untuk digunakan maka pengguna tidak dapat langsung mengambilnya
tetapi harus mengambil media simpan tersebut sendiri atau perlu sedikit bantuan
dari pihak lain namun tidak diperlukan adanya registrasi maupun administrasi atau
bisa langsung diambil. Media yang cocok untuk digunakan adalah harddisk
eksternal. Harddisk eksternal seperti harddisk jaringan yaitu tempat simpan
dengan bentuk eksternal namun tidak dilengkapi dengan koneksi jaringan
sehingga tidak terhubungdalam jaringan.

2.3.2 Pemeliharaan Arsip Elektronik

Informasi yang terdapat dalam arsip elektronik dapat dengan mudah
diubah, dimodifikasi, dihapus, baik secara sengaja atau tidak sengaja yang
dilakukan oleh manusia ataui dirusak oleh suatu sebab seperti virus yang merusak
file. Disamping itu usia atau daya tahan fisik baik magnetik maupun optic
memiliki keterbatasan. Terutama apabila semakin sering digunakan oleh banyak
pengguna. Informasi arsip elektronik dapat dilihat dan dibaca dengan mudah oleh
banyak pengguna bila mereka mengetahui nama filenya. Dalam suatu database,
komputer bisa diakses untuk melihat file yang ada. Bahkan mungkin pula
merubah atau menghapus file.
Agar informasi di dalam arsip elektronik jatuh ketangan pihak yang tidak
bertanggung jawab, perlu kiranya diberika penanganan khusus untuk arsip jenis
ini, kegiatan pengamanan informasi dalam arsip elektronik adalah sebagai
berikut: 
1. Menciptakan prosedur standar dalam pengoperasian yang menjamin
keamanan terhadap kemungkinan penggunaa informasi yang tidak sah
oleh pihak-pihak yang tidak berhak. 
2. Melakukan pemeliharaan perangkat keras(hardware), dan melakukan
penyesuaian teknologi secara berkala. 
3. Melakukan pemeliharaan perangkat lunak(software), dan melakukan
penyesuaian berkala. 

Pemeliharaan arsip elektronik dilakukan agar fisik arsip tidak rusak. Karena jika
fisik arsip rusak biasan ya data yang berada di dalam fisik arsip elektronik pun
ikut rusak pula. Berikut cara pemeliharaan fisik arsip elektronik tersebut: 
1.Penggunaan perangkat keras(komputer,laptop,hardisk, flashdisk),
dengan baik sesuai prosedur. 
2.Menggunakansoftware asli (bukan bajakan) 
3.Memback up data secara berkala 
4.Menyimpan arsip elektronik di tempat yang terlindung dari medan
magnet, debu, panas yang berlebihan, dan air. 
5.Menjaga kestabilan suhu tempat arsip tersebut berada, rata rata antara
11-22 C dan kelembapan antara 45-65% RH. 
2.4 Kelebihan dan Kelemahan Arsip Elektronik
Dalam penyimpanan arsip secara elektronik akan diperoleh beberapa
keuntungan serta efisiensi, bila dibandingkan dengan sistem penyimpanan arsip
secara konvensional. Adapun keuntungan dari penyimpanan arsip elektronik
adalah
a. Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip atau dokumen
tanpa meninggalkan meja kerja.
b. Pengindeksan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi berdasarkan
prosedur yang telah dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu dan
biaya.
c. Pencarian secara full-text, dengan mencari file berdasarkan kata kunci
maupun nama dan menemukannya dalam bentuk full text dokumen.
d. Kecil kemungkinan file akan hilang, hal ini karena kita hanya akan melihat
di layar monitor atau mencetaknya tanpa dapat mengubahnya. Kita dapat
mencarinya bedasarkan kata atau nama file jika tanpa sengaja
dipindahkan. Tentunya ada prosedur unutk membackup ke dalam media
lain, misalnya CD atau external hard disk.
e. Menghemat tempat, dengan kemampuan 1 CD-RW berkapasitas 700 MB
akan mampu menyimpan dokumen dalam bentuk teks sebanyak ± 7000
lembar (1 lembar setera dengan 100 KB dalam format PDF) atau ±700
foto (1 foto setara dengan 1 Mb dalam format JPEG).
f. Mengarsip secara digital, sehingga risiko rusaknya dokumen kertas atau
buram karena usia dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital.
Juga berisiko akan berpindahnya dokumen ke folder yang tidak
semestinya tau bahkan hilang sekalipun akan aman karena disimpan secara
digital.
g. Berbagi arsip secara mudah, kerena berbagi dokumen dengan kolega
maupun klien akan mudah dilakukan memalui internet.
h. Meningkatkan keamanan, karena mekanise kontrol secara jelas
dicantumkanpada buku pedoman pengarsipan secara elektronis, maka
orang yang tidak mempunyai otorisasi relatif sulit untuk mengaksesnya.
 i. Mudah dalam melakukan recovery data, dengan memback-up data ke
dalam media penyimapanan yang compatible. Bandingkan dengan men-
recovery dokumen kertas yang sebagian terbakar atau terkena musibah
banjir ataupun pencurian, pemback-upan akan sulit dilakukan lagi.
Selain kelebihan, berikut ini ada beberapa kelemahan penyimpanan arsip
elektronik.
a. Adanya peluang untuk memanipulasi file (menciptakan, menyimpan,
memodifikasi, atau menghapus) dalam segala cara.
b. Kesulitan untuk berbagai file karena format file maupun ketersedian
jaringan maupun akses untuk berbagi file dengan yang lain.
c. Kemungkinan rusaknya file setiap saat tanpa adanya indikasi terlebih
dahulu, misalnya server terserang oleh virus atau terhapusnya data secara
permanen kerena tidak sengaja.
Problema Legalitas Arsip Elektronik
Kendala-kendala tentang legalitas Arsip elektronik adalah karena
terbatasnya Peraturan Pemerintah dalam hal pemahaman yakni :
a. Peraturan Pemerintah ini tidak mengatur legalitas untuk Arsip-arsip
elektronik yang pada proses awal penciptaannya menggunakan computer.
b. Peraturan Pemerintah ini berlaku dan diterapkan bagi dokumen Arsip yang
ada dan tercipta di lingkungan.
 BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Arsip elektronik merupakan tipe atau jenis baru dalam khasanah
tipologi arsip, dan konsekuensi logisnya bagi bidang kearsipan adalah
mengupayakan arsip elektronik ini agar dapat diaplikasikan, diimplementasikan
sama seperti tipe atau jenis arsip yang sudah eksis lebih lama yaitu arsip
kertas. Dalam rangka upaya seperti yang dikemukakan diatas, perlu dibangun
konsepsi dan pemahaman yang kuat tentang arsip elektronik, bahkan Arsip
Nasional Republik Indonesia (ANRI) selaku pembina kearsipan nasional, segera
membuat pedoman atau standar sistem pengelolaan arsip elektronik
sehingga konsepsi dan pemahamannya berlandaskan satu regulasi yang
jelas. Dilihat dari peluang arsip elektronik untuk masa yang akan datang, penulis
berkeyakinan bahwa arsip elektronik ini yang akan menjadi primadona, unggulan
dari beberapa tipe atau jenis arsip, dan image yang selama ini tidak baik terhadap
arsip, diharapkan akan berubah menjadi baik. Arsip elektronik merupakan
informasi yang terkandung dalam file dan media elektronik, yang dibuat, diterima,
atau dikelola oleh organisasi maupun perorangan dan menyimpannya sebagai
bukti kegiatan.
Arsip elektronik merupakan arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam
suatu format, dimana hanya computer yang dapat memprosesnya. Dibandingkan
dengan Arsip konvensional (kertas), arsip elektronik memiliki beberapa
keuntungan diataranya:
a. Proses penemuan dan penyajian informasi yang cepat dan lengkap.
b. Akses dan penggunaan informasi oleh lebih dari satu pengguna
(multi user) dalam waktu yang bersamaan.
c. Penyimpanan informasi lebih terpusat.
d. Memiliki keakuratan dalam penyimpanan yang tinggi.

Kelemahan Arsip Elektronik

a. Adanya peluang untuk memanipulasi file (menciptakan,
menyimpan, memodifikasi, atau menghapus) dalam segala cara.
 b. Kesulitan untuk berbagai file karena format file maupun
ketersedian jaringan maupun akses untuk berbagi file dengan yang
lain.
c. Kemungkinan rusaknya file setiap saat tanpa adanya indikasi
terlebih dahulu, misalnya server terserang oleh virus atau
terhapusnya data secara permanen kerena tidak sengaja.
Sistem manajemen dokumen elektronik ini dapat membantu agar
penyimpanan dokumen disimpan dalam media CD-R, DVD serta media yang
lainnya, sangat baik untuk mengatur dokumen dalam jumlah besar, dan dapat
memudahkan untuk melakukan indeks, penyimpanan, pencarian, penampilan di
layar, mencetak dan mengirimkan melalui email bahkan memiliki workflow untuk
semua dokumennya. Sistem Manajemen Dokumen Elektronik  memudahkan
dalam pengarsipan, pencarian, dan pendistribusian dokumen. Selain dapat
menghemat tempat penyimpanan dokumen, dalam pencarian dokumen akan jauh
lebih akurat dan lebih cepat sehingga memudahkan pengguna  dalam mencari
dokumen sehingga dapat meningkatkan pelayanan lebih efektif dan efisien.
 DAFTAR PUSTAKA
Martono, Boedi. (1990).  Sistem Kearsipan Praktis: Penyusutan dan
Pemeliharaan Arsip.
Jakarta: Pustaka Sinar Harapan.
Muhammad Rosyid Budiman (2009). Dasar Pengelolaan Arsip Elektronik.
Yogyakarta :Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah.
Monika Nur Lastiyani (2008) Manajemen Arsip Elektronik.
www.bacaanonline.com/manajemen-arsip-elektronik-monika-nur-lastiyani,
diunduh pada tanggal 20 Juni 2016
Read-Smith, 2002, record management, South-Western Thomson Learning :
United States
Sedarmayanti. (1992). Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern.
Bandung:
Ilham Jaya Offset.
Surya Pradana (2009) Keunggulan Pengelolaan Arsip Elektronik. http://surya-
pradhana.blogspot.com/2009/06/keunggulan-kearsipan-elektronik.html diunduh
pada tanggal : 20 Juni 2016
Wursanto, Ig. (1991). Kearsipan 1 & 2. Yogyakarta: Kanisius.