PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIK

Disusun untuk memenuhi salah satu tugas

mata kuliah Pemasaran Jasa Kearsipan

oleh:

Rizqika Shela Mahardika (042975017)

PROGRAM STUDI PEMASARAN DAN JASA KEARSIPAN

FAKULTAS HUKUM ILSU SOSIAL ILMU POLITIK DAN HUMUM

UNIVERSITAS TERBUKA

2021
 DAFTAR ISI

DAFTAR ISI................................................................................................................................................. 1
BAB I PENDAHULUAN .......................................................................................................................... 2
1.1 Latar Belakang ............................................................................................................................ 2
1.2 Rumusan Masalah ...................................................................................................................... 2
1.3 Tujuan .......................................................................................................................................... 2
BAB II TINJAUAN PUSTAKA..................................................................................................................3
BAB III PEMBAHASAN..............................................................................................................................4
A. Proses Penciptaan Arsip Elektronik ...................................................................................... 4
B. Pengelolaan Arsip Elektronik .................................................................................................. 5
C. Penyimpanan Arsip Elektronik ................................................................................................ 5
D. Pemeliharaan Arsip Elektronik ............................................................................................... 5
E. Penemuan Kembali Arsip Elektronik..........................................................................................7
BAB IV PENUTUP ..................................................................................................................................... 7
4.1 Simpulan ........................................................................................................................................ 7
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................................................. 9

1
 BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang

Perkembangan teknologi yang sangat pesat mempunyai dampak positif terhadap

kelancaran dan kemudahan aktivitas manusia dalam kegiatan sehari-harinya, hal ini juga
memberikan dampak khususnya di bidang kearsipan. Perkembangan pengelolaan arsip di
bidang kearsipan tergolong lambat jika dibandingkan dengan bidang kerja yang lain.

Perkembangan teknologi akan terus berjalan dan bergerak maju dengan berbagai produk-
produk elektonik yang kekinian seiring perkembangan jaman dari waktu ke waktu. Dampak
perubahan ini akan terasa begitu besar, sehingga produk-produk lama yang tidak bisa
mengikuti perkembangan jaman lambat laun akan tergantikan dengan teknologi baru.

Bidang kearsipan saat ini sudah memanfaatkan teknologi sebagai alat untuk mengolah,
mengakses dan melestarikan arsip, karena tidak ingin kalah dengan kemajuan teknologi yang
lain.Arsip-arsip statis atau arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan saat ini sudah banyak
disajikan dan dapat diakses dengan media elektronik. Melalui penyediaan arsip secara
elektronik diharapkan pengguna arsip statis bisa bertambah seiring dengan mudahnya akses
arsip statis.
Dengan majunya teknologi dalam bidang kearsipan, diperlukan sistem manajemen arsip
elektronik untuk mengatur pengelolaan arsip elektronik guna menunjang pekerjaan
kearsipan. Tentu saja manajemen arsip elektronik ini harus disesuaikan dengan
perkembangan jaman, teknologi, dan kebutuhan organisasi dalam rangka meningkatkan
kualitas layanan kepada masyarakat.
1.2 Rumusan Masalah

1. Apa pengertian arsip elektronik?

2. Bagaimana Proses Penciptaan arsip elektronik?
3. Bagaimana tata cara pengelolaan arsip elektronik?
1.3 Tujuan
1. Mengetahui pengertian dari arsip elektronik.
2. Mengetahui proses penciptaan arsip elektronik.
3. Mengetahui tata cara pengelolaan arsip elektronik

2
 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

Menurut undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip

adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Sedangkan arsip elektronik adalah sekumpulan informasi yang direkam menggunakan

teknologi komputer sebagai dokumen elektronik dengan tujuan agar dapat dilihat dan
digunakan kembali. Arsip elektronik merupakan informasi yang terdapat di dalam file dan
media elektronik, yang dibuat, diterima, dan/atau diolah oleh organisasi atau perseorangan
dan disimpan sebagai bukti dari suatu kegiatan. Arsip Elektronik merupakan arsip yang
mengalami perubahan bentuk fisik dari kertas menjadi elektronik. Proses konversi arsip dari
kertas menjadi elektronik disebut dengan alih media. Proses alih media arsip menggunakan
komputer dan dibantu dengan perangkat pemindai atau scanner.

Hasil dari alih media arsip disimpan dalam bentuk file-file yang secara fisik dimasukkan
kedalam media elektronik seperti CD, DVD Harddisk,dan lain-lain. Menurut International
Council on Archives terdapat empat prinsip dalam kerangka pelaksanaan manajemen arsip
elektronik, yaitu :
1) Arsip elektronik harus masuk kedalam daur hidup system elektronik
yangmenciptakan arsip untuk menjamin penciptaan dan retensi arsip
elektronik yang otentik, terpercaya dan terpelihara.
2) Harus ada jaminan bahwa pencipta arsip elektronik menciptakan arsip yang
otentik, terpercaya dan terpelihara.
3) Adanya proses penilaian arsip elektronik.
4) Kebutuhan akan pemeliharaan dan akses arsip elektronik untuk menjamin
arsip elektronik dapat tersedia, diakses dan dimengerti.

3
 BAB III
PEMBAHASAN
A. Proses Penciptaan Arsip Elektronik
Penciptaan secara elektronik adalah menciptakan arsip dengan menggunakan media
elektronik seperti kamera digital, perangkat perekan,maupun alat input data seperti
komputer. Sedangkan penciptaan arsip dengan transformasi digital atau digitalisasi adalah
proses penciptaan arsip dari arsip konvensional menjadi arsip elektronik. Dengan tujuan
untuk melindungi arsip konvensional itu sendiri. Adapun proses penciptaan arsip
konvensional menjadi arsip elektronik adalah sebagai berikut :
1) Tahap Pemilihan
Tahap pemilihan ini meliputi 4 bagian yaitu pemilihan berdasarkan waktu, yakni
pemilihan arsip didasarkan pada waktu pengeloaan arsip. Pemilihan berdasarkan
kegunaan, yakni pemilihan arsip didasarkan pada intensitas penggunaan arsip.
Pemilihan berdasarkan informasi yakni pemilihan arsip didasarkan pada pertimbangan
isi informasi arsip. Sedangkan pemilihan berdasar penyelamatan yakni pemilihan arsip
didasarkan pada kondisi fisik arsip.
2). Tahap Pemindaian
Arsip yang telah melalui proses pemilahan kemudia akan dilakukan pemindaian arsip
dengan menggunakan alat pemindai atau scanner.
3). Tahap Penyesuaian
Tahap ini merupakan tahap pemberian nama file arsip elektronik agar sesuai dengan
isi informasi yang terkandung didalamnya, sehingga akan mempermudah proses
penemuan kembali.
4). Tahap pendaftaran
Setelah melalui 3 tahapan, pada tahap ini arsip-arsip tersebut akan dibuatkan daftar
arsip yang memuat informasi mengenai nomor urut arsip, lokasi simpan, jumlah,
tahun, dan lain-lain guna menjaga keaslian arsip dari resiko pemalsuan data yang
sering terjadi.
5) Tahap pembuatan berita acara
Setiap arsip yang sudah selesai tahap pendaftaran arsip harus dibuatkan berita acara
alih media arsip sebagai bentuk pertanggungjawaban pelaksaan alih media dan
legalisasi dari pejabat yang berwenang.

4
 B. Pengelolaan Arsip Elektronik

Tata cara pengelolaan arsip elektronik dilaksanakan sebagai berikut :

a. Melakukan input data, scanning dan melengkapi berkas yang diperlukan.
b. Melakukan verifikasi, validasi, autentifikasi terhadap file-file yang dimiliki.
c. Melakukan kendali berkas terhadap arsip inaktif yang dimiliki.

C. Penyimpanan Arsip Elektronik

Proses penyimpanan data secara sederhana adalah data disimpan dengan berdasarkan
pada aplikasi dan jenis informasi arsip. Suatu file data bisa terdiri dari satu arsip atau lebih.
Penyimpana file diatur dalam pusat file yang tercipa dan diolah oleh sistem operasi. Pusat file
mempunyai fungsi sebagai daftar isi file.
Penyimpanan arsip elektronik dilakukan dalam berbagai bentuk media penyimpanan
elektronik, antara lain.
a) Media Magnetik
b) Media optik
c) Disk Magnetik
d) Kaset
e) Pita magnetik
Media penyimpanan yang berkapasitas besar seperti hard disk atau disk optic memiliki
lebih dari satu gigabyte, sehingga dapat menyimpan file berukuran besar. Pemberian nama file
dalam arsip elektronik sangatlah penting sehingga harus dilaksankaan sesuai dengan standar,
jelas dan lengkap, karena merupakan identitas dari arsip tersebut.
D. Pemeliharaan Arsip Elektronik
Informasi yang terdapat dalam arsip elektronik dapat dengan mudah diubah,
dimodifikasi,dan dihapus, baik secara sengaja atau tidak sengaja yang dilakukan oleh oknum
yang tidak bertanggung jawab atau kesalahan non teknis seperti virus yang dapat merusak file.
Selain itu, media simpan arsip elektronik juga akan rusak seiring dengan bertambahnya usia
arsip tersebut, oleh karena itu arsip eletronik juga perlu untuk dipelihara. Adapaun
Pemeliharaan arsip elektronik dapat dilaksanakan sebagai berikut :
1) Membuat Standar Operasional Prosesur yang bisa menjamin keamanan terhadap
kemungkinan pengguna informasi yang tidak berwenang.

5
 2) Pemeliharaan perangkat keras dan melakukan upgrade teknologi yang digunakan
sesuai perkembangan jaman.
3) Melakukan pemeliharaan perangkat lunak, dan melakukan penyesuaian secara berkala
mengikuti perkembangan jaman,
Pemeliharaan arsip elektronik dilakukan untuk menjamin fisik arsip, karena kerusakan
terhadap fisik arsip akan menjadikan arsip yang terkandung didalamnya juga rusak.
E. Penemuan Kembali Arsip Elektronik
Dalam penemuan arsip kembali terdapat 2 aspek pengertian, yaitu:
Langkah-langkah penemuan kembali arsip elektronik sebagai berikut :
A. Menanyakan jenis arsip yang disimpan
B. Menentukan kode berdasarkan nama yang telah diindeks
C. Melihat kartu Indeks untuk melihat kode arsip
D. Mengambil arsip dari tempat penyimpanannya, berdasarkan kode dan mengantinya
dengan Bon Pinjam arsip.

6
 BAB IV
PENUTUP
4.1 Simpulan

Arsip elektronik merupakan tipe atau jenis baru dalam khasanah tipologi arsip, dan
konsekuensi logisnya bagi bidang kearsipan adalah mengupayakan arsip elektronik ini agar
dapat diaplikasikan, diimplementasikan sama seperti tipe atau jenis arsip yang sudah eksis
lebih lama yaitu arsip kertas. Dalam rangka upaya seperti yang dikemukakan diatas,
perlu dibangun konsepsi dan pemahaman yang kuat tentang arsip elektronik, bahkan Arsip
Nasional Republik Indonesia (ANRI) selaku pembina kearsipan nasional, segera
membuat pedoman atau standar sistem pengelolaan arsip elektronik sehingga konsepsi dan
pemahamannya berlandaskan satu regulasi yang jelas. Dilihat dari peluang arsip elektronik
untuk masa yang akan datang, penulis berkeyakinan bahwa arsip elektronik ini yang akan
menjadi primadona, unggulan dari beberapa tipe atau jenis arsip, dan image yang selama ini
tidak baik terhadap arsip, diharapkan akan berubah menjadi baik. Arsip elektronik
merupakan informasi yang terkandung dalam file dan media elektronik, yang dibuat, diterima,
atau dikelola oleh organisasi maupun perorangan dan menyimpannya sebagai bukti kegiatan.

Sistem manajemen dokumen elektronik ini dapat membantu agar penyimpanan

dokumen disimpan dalam media CD-R, DVD serta media yang lainnya, sangat baik untuk
mengatur dokumen dalam jumlah besar, dan dapat memudahkan untuk melakukan indeks,
penyimpanan, pencarian, penampilan di layar, mencetak dan mengirimkan melalui email
bahkan memiliki workflow untuk semua dokumennya. Sistem Manajemen Dokumen
Elektronik memudahkan dalam pengarsipan, pencarian, dan pendistribusian dokumen. Selain
dapat menghemat tempat penyimpanan dokumen, dalam pencarian dokumen akan jauh lebih
akurat dan lebih cepat sehingga memudahkan pengguna dalam mencari dokumen sehingga
dapat meningkatkan pelayanan lebih efektif dan efisien.

4.2. Saran
1. Perlunya pemahaman bahwa pengelolaan arsip elektronik bukanlah sekedar
melakukan digitalisasi atas dokumen fisik, melainkan proses panjang yang terjadi dari
penciptaan dokumen hingga dokumen tersebut ditemukan kembali dengan menjamin
kemudahan akses.

7
2. Mengupayakan sistem yang lebih terintegrasi agar proses pengelolaan arsip elektronik
dapat dilakukan dengan menyeluruh, dan mempermudah penyimpanan dan akses
untuk temu kembali.
3. Organisasi dapat melihat dan mengkaji implementasi manajemen arsip elektronik yang
terjadi dan berjalan agar dapat dilakukan evaluasi sehingga kedepannya pengelolaan
arsip elektronik dapat lebih terintegrasi dan menyeluruh.

8
 DAFTAR PUSTAKA

Martono, Boedi. (1990). Sistem Kearsipan Praktis: Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip.
Jakarta: Pustaka Sinar Harapan.

Muhammad Rosyid Budiman (2009). Dasar Pengelolaan Arsip Elektronik.

Yogyakarta :Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah.

Wursanto, Ig. (1991). Kearsipan 1 & 2. Yogyakarta: Kanisius.