BATAN Yogyakarta
NIM : 041218919
BAB I. Pendahuluan
Secara leksikal bahwa istilah 'organisasi' berasal dari kata 'organon' dalam
bahasa Yunani berarti alat. Menurut James L. Gibson pengertian organisasi
adalah (Winardi, 2003, hal 13) yang memungkinkan masyarakat mencapai hasil-hasil
tertentu,/yang tidak mungkin dilaksanakan oleh individu-individu yang bertindak
secara sending
Menurut L.F. Urwick, pengertian organisasi lebih dari hanya alat untuk
menciptakan barang-barang dan menyelenggarakan jasa-jasa (Winardi, 2003: 13).
Sementara Herbert G. Hicks merumuskan organisasi berdasarkan beberapa ciri umum
semua organisasi, yaitu bahwa:
Dalam pengertian Anglo-Saxon, semua naskah yang dibuat atau diterima dalam
pelaksanaan fungsi kedinasan suatu instansi dikenal dengan nama “record” (dibaca:
rikod). Secara rinci dapat dibedakan dengan istilah current record untuk arsip yang
masih aktif, semi/non-current record untuk arsip inaktif dan public record untuk arsip
statis (T.R. Schellenberg, 1956:16). Dengan demikian di lingkungan Inggris Raya dan
wilayah jajahannya tidak mengenal istilah arsip melainkan istilah record untuk semua
jenis naskah yang dibuat atau yang diterima dalam pelaksanaan fungsi kedinasan.
Istilah arsip dan record sebagai sesuatu yang memiliki karakteristik berlainan
muncul sebagai akibat pendekatan baru dalam pengelolaan arsip modern dan dimotori
oleh para pemikir kearsipan Amerika Serikat. Dengan berkembangnya pendekatan life
cycle (daur hidup) dalam pengelolaan arsip maka muncullah pengertian archive untuk
arsip statis dan record untuk arsip dinamis. Archive merupakan sebagian dari record
yang menurut penilaian dianggap memiliki nilai guna berkelanjutan/bernilai guna
permanen. Dengan munculnya pendekatan baru a record continuum pemberian garis
batas yang ketat antara profesi manajemen record dengan manajemen archive menjadi
tidak tepat karena untuk kepentingan efisiensi operasional instansi pengelolaan arsip
harus dirancang sejak saat tercipta hingga pelestarian dan penggunaannya sebagai
arsip statis. Hal tersebut sudah merupakan suatu keharusan terutama dalam hal
pengelolaan arsip elektronik karena ketika suatu naskah elektronik berstatus sebagai
arsip maka harus sudah ditetapkan pengelolaan dan nilai gunanya dan tidak dapat
menunggu dalam hitungan menit sekalipun. Dengan berbagai pendekatan tersebut
menunjukkan bahwa teori dan pengelolaan arsip berkembang dan selalu mengarah
kepada tuntutan kebutuhan peningkatan efisiensi operasional instansi pada masanya.
kearsipan adalah suatu sistem, metode atau cara yang dipergunakan dalam
penyimpanan danpenemuan kembali arsip/dokumen (Amsyah, 2003). Meliputi kegiatan
planning, organizing, actuating dan controlling agar sistem arsip dapat berjalan secara
efektif dan efisien, maka harus berpedoman pada ciri penyelenggaraan sistem arsip
yang baik yaitu :
Dapat disimpulkan sistem pengelolaan arsip adalah paduan tata cara yang
sistematis dalam mengolah arsip agar tersimpan dengan aman dan dapat ditemukan
dengan mudah sewaktu diperlukan. Sistem pengelolaan arsip yangbaik harus sesuai
dengan kondisi organisasi, sederhana, mudah dimengerti dan mudah dioperasikan,
mudah diadaptasikan bila ada perubahan sistem serta fleksibel dan elastis untuk
menampung perkembangan, murah, aman, akurat (Widarno, 2015). Pada Pusat Sains
dan Teknologi Akselerator-BATAN Yogyakarta, sistem pengelolaan kearsipan mengikuti
pedoman pengelolaan khusus sebagaiman yang telah ditetapkan ANRI dan Kebijakan
dari BATAN Pusat. Pada pengelolaan arsip di sini baru 1 arsiparis yang berada di
Bagian Tata Usaha tetapi juga mengkoordinasi pengelola arsip yang berada di
Bidang/unit/bagian selain itu pengelolaan sistem kearsipannya juga dibantu orang-
orang yang bekerja dibagian/bidang/unit yang mana tadi telah dijelaskan bidang-bidang
yang ada di Pusat Sains dan Teknologi Akselerator-BATAN Yogyakarta. Semisal ketika
arsip bagian Fisika Partikel masuk atau ada orang yang ingin meminta bantuan
petugas yang berkepentingan dibidang tersebut langsung menginput data melalui
Microsoft excel dan Microsoft word. Untuk sistem pengolahannya, Organisasi ini
mengolah arsip-arsip yang masuk berdasarkan tanggal setiap harinya serta di
berkaskan sesuai peraturan ANRI.
a. Penciptaan Arsip: Menurut ANRI Pencipta Arsip adalah “pihak yang mempunyai
kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas dan tanggung jawab
di bidang pengelolaan arsip dinamis”. ANRI (ANRI pasal 1nomor 25 tahun
2012).Sejak arsip diciptakan, dikantor Berita Pagi Palembang, arsip berupa
Koran atau dokumen lainnya dikelola oleh masing-masing bidang.
b. Penyimpanan Arsip: Penyimpanan arsip adalah pekerjaan yang dilaksanakan
pada penyimpanan sebuah surat agar penemuan surat yang sudah disimpan
dapat dilakukan dengan cepat apabila surat tersebut sewaktu-waktu diperlukan
(Amsyah, 2003).
c. Penyusutan Arsip: Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip
dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke Unit Kearsipan,
pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis
kepada lembaga kearsipan. (ANRI pasal 1 nomor 25 tahun 2012).
d. Pemusnahan Arsip: Pemusnahan Arsip adalah “kegiatan memusnahkan arsip
yang tidak mempunyai nilai kegunaan dan telah melampaui jangka waktu
penyimpanan”(ANRI pasal 1 nomor 25 tahun 2012) (Rachmad Fuji, dkk, 2013).
Pemusnahan arsip adalah kegiatan memusnahkan arsip yang tidak mempunyai
nilai kegunaan dan telah melampau jangka waktu penyimpanan (Jumiyati, 2010)
Pusat Sains dan Teknologi Akselerator-BATAN Yogyakarta menerapkan
penyusutan dan pemusnahan arsip, Namun juga menyimpan format digital atau
file nya dikomputer dengan cara discan dan tersimpan dalam Sistem Informasi
Tata Persuratan. Pengaksesan arsip Pusat Sains dan Teknologi Akselerator-
BATAN Yogyakarta dapat dikategorikan ke dalam dua jenis. jenis pertama
berdasarkan frekuensi penggunaannya dapat dikategorikan ke dalam arsip
inaktif karena penggunaannya sudah menurun. Jenis kedua adalah Arsip Aktif,
sedangkan arsip yang bersifat Permanen di serahkan kepada BATAN Pusat
yang kemudian diteruskan kepada ANRI. Sistem Penyimpanan Arsip di Pusat
Sains dan Teknologi Akselerator-BATAN Yogyakarta Pada dasarnya ,
penyimpanan arsip dilakukan dengan menggunakan cara tertentu secara
sistematis yang dimaksudkan untuk membantu dan mempermudah kita dalam
penyimpanan dan penemuan kembali arsip tersebut. Metode penyimpanan yang
sistematis tersebut sering disebut dengan sistem penyimpanan arsip (filing
system). System pengelolaan arsip ini berpedopan pada 4 unsur yaitu :
Tata Naskah Dinas
Klasifikasi Arsip
Jadwal Retensi Arsip
Sistem Klasifikasi Keamanan dan AKses
4.1. Simpulan
Daftar Pustaka