Dampak Teknologi Kearsipan Terhadap Industri

Reynaldi Zulvaryan
Manajemen Rekod dan Arsip
2018 Kelas C
1806178822

Pembahasan

Teknologi Informasi adalah penerapan pengetahuan secara sistematis pada tugas-

tugas praktis dalam suatu industri. Pada era saat ini, kemajuan-kemajuan teknologi sudah
banyak dimanfaatkan masyarakat. Penerapan teknologi informasi saat ini telah terjadi di
segala bidang termasuk bidang kearsipan dan dapat kita lihat dan rasakan di rumah-rumah, di
kantor, perdagangan dan keuangan, dan juga di bidang militer.

Setiap pekerjaan dan kegiatan pada suatu instansi / organisasi memerlukan data dan
informasi. Salah satu sumber data atau informasi adalah arsip, karena arsip merupakan bukti
dan rekaman dari kegiatan atau transaksi mulai dari kegiatan administrasi secara publik
sampai kepada kegiatan-kegiatan pengambilan keputusan. Dengan berkembangnya ilmu
pengetahuan dan teknologi modern, maka hal itu berdampak pada pola perkembangan dan
kemajuan bidang kearsipan yang semakin baik. Kemajuan teknologi membawa kemudahan
dalam melaksanakan tugas-tugas kearsipan. Terutama bagi organisasi-organisasi yang
memerlukan pelayanan yang cepat dan memiliki volume arsip yang cukup banyak,
penggunaan sarana tersebut akan sangat membantu mempercepat proses pengelolaan arsip.

Pengaruh teknologi kearsipan ini dapat dimanfaatkan melalui sarana kearsipan yang
dapat di otomatisasi. Dengan semakin banyaknya volume data yang harus dikumpulkan,
diolah, dianalisis, diinterpretasikan, disimpan dan didistribusikan kepada pengguna, maka
telah terbukti bahwa penanganan informasi akan lebih efisien bila dilakukan dengan
menggunakan teknologi informasi. Sehubungan dengan itu, maka upaya untuk
mengotimalkan pemanfaatan teknologi informasi dalam pengelolaan arsip sebaiknya
mendapatkan perhatian yang cukup.
 Kehadiran arsip dalam format elektronik menawarkan sejumlah kemudahan dan
berbagai peluang yang sebelumnya tidak dimiliki arsip dalam format fisik dalam
pengelolaannya. Sebagai contoh, arsip elektronik memerlukan usaha yang lebih sederhana
untuk digandakan atau justru dapat dibagi dengan mudah sehingga dapat meminimalisir
duplikasi. Arsip elektronik juga memberikan perubahan yang signifikan dalam kemudahan
dan kecepatan untuk melakukan proses pengiriman dan berbagi dibandingkan dengan arsip
berbentuk fisik. Selain itu, arsip elektronik juga memberikan peluang bagi institusi untuk
menghemat ruangan penyimpanan secara fisik sekaligus membuka peluang akses yang lebih
ringkas bagi pengguna. Namun, di sisi lain arsip elektronik juga memerlukan tingkat
pengelolaan yang memiliki kompleksitas berbeda dibandingkan pengelolaan arsip fisik. Bagi
institusi yang tengah melakukan transformasi pengelolaan dari paper-based menuju paperless
maupun digital, tentunya hal ini menimbulkan bermacam tantangan tersendiri.

Pertama, arsip elektronik dengan bentuknya yang tidak memiliki wujud fisik bisa
menimbulkan perdebatan terkait aspek legalitasnya. Misalnya, beberapa institusi masih
belum dapat sepakat bahwa surat elektronik memiliki kedudukan yang sama dengan surat
fisik. Lebih lanjut, institusi-insitusi lain juga masih mempertimbangkan stempel ataupun
tandatangan basah sebagai parameter otentisitas. Kedua, kemunculan arsip elektronik
merupakan salah satu dampak dari perkembangan teknologi informasi. Institusi-institusi yang
sebelumnya mengelola arsip dan dokumen dalam bentuk kertas tidak dapat menghindar pada
keharusan untuk berbenah secara teknis maupun kebijakan yang mengaturnya. Transformasi
ini biasanya dimulai dengan formulasi kebijakan dan pergantian infrastruktur. Arsip
elektronik hanya dapat diakses melalui mesin pembaca seperti komputer dan pada
perkembangannya, membutuhkan dukungan jaringan internet untuk berbagi. Berbicara dalam
segi perlindungan dan keamanan, aspek elektronik juga rentan terkena virus dan formatnya
pun lebih cepat kedaluarsa dan tak terbaca. Juga, meskipun mampu menghemat ruang,
kemudahannya mencipta dan berbagi menimbulkan banjir dalam kuantitas. Kebijakan
pembelian infrastruktur ataupun penentuan sistem aplikasi yang diyakini mampu
meningkatkan kualitas fasilitas sering lalai untuk dikompromikan dengan pengelola dan
pengguna. Akibatnya, alih-alih mampu memaksimalkan potensi peningkatan fasilitas,
perubahan pengelolaan arsip dan dokumen berbasis elektronik justru kerap menimbulkan
ketakutan pada kegagapan teknologi, kecemasan akan kompleksitas aplikasi, atau bahkan
penolakan atas prosedur yang baru.
 Selain itu untuk dapat menata arsip dengan kecepatan tinggi dan sedikit kesalahan
diperlukan sarana prasarana yang sanggup menjalankan fungsi setiap sistem dengan sebaik-
baiknya. Selain dari sistem pengarsipannya yang harus baik, sarana prasarana yang
menunjang pun perlu diperhatikan agar tujuan pelaksanaan kearsipan dapat tercapai dengan
optimal. Keberhasilan kegiatan manajemen kearsipan suatu organisasi atau perusahaan
dipengaruhi oleh peralatan yang dipergunakan untuk menyimpan arsip dan efisiensi maupun
efektivitas pemakaian peralatan tersebut. Sistem kearsipan yang baik serta adanya sarana
prasarana yang menunjang akan memudahkan pegawai dalam melakukan aktivitas kearsipan.

Selain itu juga, teknologi informasi bidang kearsipan membantu dalam mempercepat
penemuan kembali arsip yang berada dalam kumpulan jumlah arsip yang banyak, baik yang
baru tersimpan maupun yang sudah tersimpan lama, penggunaan komputer sangat banyak
membantu. Teknologi komputer yang berkembang saat ini telah memungkinkan
penyimpanan keseluruhan tulisan yang terdapat pada suatu dokumen secara lengkap, atau
penyimpanan data tertentu saja, tergantung kepada kebutuhan dan kemampuan komputer
yang dipergunakan. Tujuan yang utama dalam penemuan kembali arsip atau disebut pula
sistem penemuan kembali arsip adalah penemuan informasi yang terkandung dalam surat
atau arsip tersebut, jadi bukan sistem semata-mata menemukan arsipnya. Penemuan kembali
sangat erat hubungannya dengan sistem penyimpanan yang kita pergunakan, sebab itu
biasanya sistem penyimpanan dan sistem penemuan kembali arsip sangat erat kaitannya, jika
sistem penyimpanannya salah maka dengan sendirinya penemuan kembali arsip itu akan sulit.
 Daftar Pustaka

Hilmiyanti, F., & Sojanah, J. (2017). Dampak implementasi sistem kearsipan dan sarana
prasarana terhadap efektivitas kerja pegawai di biro kepegawaian UPI. Jurnal Pendidikan
Manajemen Perkantoran (JPManper), 2(2), 166-177.

Mulyadi, M. (2018). Efektivitas Sistem Kearsipan Dinamis (SIKD) Sebagai Sarana Temu
Kembali Arsip di Dinas Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi (ARPUSDOK) Kota
Palembang. JIPI (Jurnal Ilmu Perpustakaan dan Informasi), 3(1), 50-73.

Putranto, W. A. (2017). Pengelolaan Arsip Di Era Digital: Mempertimbangkan Kembali

Sudut Pandang Pengguna. Diplomatika: Jurnal Kearsipan Terapan, 1(1), 1-11.

Suwanto, S. A. (2006). Teknologi Informasi Untuk Perpustakaan Dan Pusat Dokumentasi

Dan Informasi. Jurnal FKP2T, 1(Nomor 1), 22-26.