LAPORAN PRAKTIKUM

PENELUSURAN INFORMASI

Disusun Oleh:
1. Annas Rizka Maulana (1806178583)
2. Jeremy Nathanael Viari Purba (1806237636)
3. Latisya Putri Apta Athallah (1806178551)
4. Muhamad Ihsan Fakhri (1806178394)
5. Reynaldi Zulvaryan (1806178822)
6. Wildan Zico Armando (1806237573)

MANAJEMEN REKOD DAN ARSIP

PROGRAM PENDIDIKAN VOKASI UNIVERSITAS INDONESIA
DEPOK
2020
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Setiap instansi termasuk perguruan tinggi dalam melakukan suatu kegiatan administrasi
sehari-hari pasti tidak terlepas dari proses penciptaan suatu arsip, karena arsip adalah catatan atau
rekaman dari setiap kegiatan yang instansi termasuk perguruan tinggi tersebut lakukan. Dan arsip
yang dihasilkan terdapat dalam beberapa jenis, yaitu arsip dinamis (aktif dan inaktif), dan arsip
statis. Keberadaan arsip sangat bergantung pada tempat penyimpanan arsip. Sebuah informasi
yang ada pada arsip tidak akan bisa berjalan dengan baik tanpa tersedianya tempat penyimpanan
arsip dengan tata ruang dan fasilitas fisik yang mendukung. Seperti Kantor Arsip Universitas
Indonesia perlu adanya dukungan tata ruang dan fasilitas fisik yang mendukung agar
memudahkan temu kembali arsip yang akan dibutuhkan.

1.2 Tujuan

Adapun tujuan Laporan Observasi Kantor Arsip Universitas Indonesia adalah:

1. Dapat mengetahui bagaimana proses peminjaman arsip
2. Dapat mengetahui dan memahami pengelolaan arsip di Kantor Arsip Universitas
Indonesia
3. Dapat mengetahui SOP di Kantor Arsip Universitas Indonesia
4. Dapat mengidentifikasikan suatu daftar berkas dan isi berkas
5. Dapat mengetahui alur pelayanan sutau arsip
1.3 Ruang Lingkup

Pengelolaan arsip yang ada pada Kantor Arsip Universitas Indonesia, dengan cakupan
sebagai berikut :
1. Alur layanan suatu arsip
2. Daftar berkas dan isi berkas
3. Proses peminjaman suatu arsip
4. Daftar jenis informasi publik
5. Pengguna
6. Standar operasional prosedur
7. Sumber daya manusia
8. Daftar informasi yang dikecualikan
9. Standar klasifikasi keamanan dan akses arsip
 BAB II
PEMBAHASAN

Dalam pengelolaan arsip pada Kantor Arsip Universitas Indonesia dapat dilakukan secara
online melalui pencarian di website sekar.ui.ac.id dengan cara mengisi form untuk mendownload
arsip. Tidak hanya dilakukan secara online saja, namun juga dapat dilakukan secara
konvensional, bagi eksternal Universitas Indonesia juga bisa meminjam arsip, tetapi harus
menghubungi bagian humas terlebih dahulu karena standar klasifikasi keamanan dan akses arsip
diberlakukan / diberi kebijakan oleh bagian humas. Apabila civitas Universitas Indonesia, bisa
langsung mengisi form yang telah disediakan. Di Kantor Arsip Universitas Indonesia ini, yang
sering meminjam arsip adalah dari fakultas teknik berupa arsip blue print. Sedangkan untuk
pihak eksternal paling sering meninjam arsip peta untuk renovasi. Biasanya hanya boleh
digunakan dengan menggunakan kamera dan dikirim, karena arsip tidak boleh keluar dan hanya
boleh di copy atau foto. Untuk layanan peminjaman arsip dilakukan sesuai jam kantor pada
umumnya, yaitu jam 08.00 s.d. 16.00 hari Senin - Jumat. Untuk email, tergantung permintaan
pengguna.

Kantor Arsip Universitas Indonesia sudah menggunakan standar ISO 30301 : 2019
dengan penyebutan SOP diganti menjadi POB (Prosedur Operasional Baku) dan tidak terbuka
untuk umum. Untuk permintaan layanan, biasanya dilakukan sehari dan kemudian menghubungi
peminta layanan. Maksimal temu kembali dibawah 14 hari. Waktu yang dibutuhkan untuk
pencarian 1 - 2 hari. Daftar informasi publik yang di kecualikan disaring unit layanan terpadu
oleh humas, dan dilakukan scanning untuk ditentukan boleh dan atau tidak.

Untuk Kantor Arsip Universitas Indonesia ini baru saja melakukan pergantian pimpinan
yaitu Ibu Anon menjadi Pak Wahid sebagai kepala Kantor Arsip Universitas Indonesia. Untuk
struktur Kantor Arsip Universitas Indonesia dibagi 2, yaitu : Layanan dan Manajemen (Mas
Dwi) dan Bidang Pengembangan (Bayu Setiawan).
 BAB III
PENUTUP

3.1. Kesimpulan

Berdasarkan perkuliahan serta pengerjaan praktikum mata kuliah Praktikum Penelusuran

Informasi yang diadakan pada tanggal 9 Maret 2020 di Kantor Arsip Universitas Indonesia,
ditarik kesimpulan bahwa unit kerja untuk arsip aktif, arsip inaktif, arsip statis, dan arsip vital
dalam pengelolaan dan penyimpanan berada di depo arsip Universitas Indonesia. Sistem yang
sudah dapat diakses ke publik yang diberi nama SEKAR sudah bisa dikatakan cukup baik dan
cukup layak.

3.2. Saran

Terdapat beberapa hambatan pada Kantor Arsip Universitas Indonesia, yaitu ruangan
penyimpanan yang terbatas sehingga fondasi tidak kuat lagi dalam menanggung beban arsip
yang ada, sehingga terjadi kekhawatiran saat pemindahan arsip akan terjadi overload dan dapat
membahayakan gedung tersebut. Sudah terdapat rencana pembuatan gedung arsip yang telah
diusulkan pada bulan Desember tahun 2019 kemarin, walaupun belum terealisasi sampai dengan
saat ini.
Lampiran