LAPORAN HASIL OBSERVASI SISTEM PEMBERKASAN ARSIP

“Galeri Arsip Statis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang”

Mata Kuliah

Pemberkasan dan Penataan Arsip

Disusun Oleh :

1. Alif Pratama Putra : 18026002

2. Erika Yolanda : 18026020
3. Kuntum Khaira Ummah : 18026041
4. Nola Irkasari : 18026065
5. Yolanda : 18026107

DOSEN PENGAMPU :

Gustina Erlianti, S.Hum., M.Ip.

PRODI INFORMASI PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN

JURUSAN BAHASA SASTRA INDONESIA DAN DAERAH
FAKULTAS BAHASA DAN SENI
UNIVERSITAS NEGERI PADANG
2019
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Sistem pemberkasan arsip di Galeri Arsip Statis Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Padang ini menggunakan sistem “Klasifikasi Detail” maksudnya
tu disini apapun bentuk arsipnya dipecah dan dikhususkan. Tetapi tidak
menyalahi aturan pengelolaan kearsipan yang ditetapkan UUD No. 43 dengan
konsep otonomi daerah UUD No. 30 ini kita diberi kewenangan menata dan
mengelola rumah tangga yang bisa dikaitkan dengan pengelolaan arsip.
Pemberkasan dan penataan arsip perlu adanya pengetahuan dan keterampilan
yang cukup memahami faktor-faktor tentang pemberkasan dan penataan arsip
agar arsip dapat diperlukan dalam sistem kegiatan pemberkasan dan penataan
arsip. Kegiatan ini sangat penting dalam pemberkasan dan penataan arsip di
Galeri Arsip Statis Kota Padang yang berkenan dengan pengelolaan arsip
termasuk dalamnya adalah upaya memelihara arsip baik dari segi fisik maupun
kerusakan.
Pada sistem pemberkasan arsip di Galeri Arsip Statis Kota Padang ini
mempunyai kelebihan, yaitu sangat memudahkan temu kembali informasi serta
memudahkan penyekatan apresiasi terhadap arsip statis dengan konsep
menyuguhkan penampilan terbaik. Sebab, dalam klasifikasi detail arsip yang
telah didetailkan klasifikasinya itu di halaman sampulnya akan di sampaikan
caption, narasi singkat atau berupa penjelasan. Jadi, sebelum pengunjung
menyentuh fisik bisa terlebih dahulu membaca captionnya. Tentu saja ada
kendala dalam sistem pemberkasan arsip Kendalanya yaitu pada SDM (Sumber
Daya Manusia). SDM perpustakaan dengan SDM kearsipan itu yang bisa
disamakan adalah konsep layanan yang sama-sama melakukan pelayanan, tapi
dalam segi pengelolaan itu tidak sama. Kalau buku konsepnya itu eksemplar,
kalau arsip lembaran.
B. Rumusan Masalah
1. Sistem pemberkasan arsip apa yang digunakan di Galeri Arsip Statis?
2. Bagaimana sistem temu kembali arsip yang digunakan pada sistem
pemberkasan arsip di Galeri Arsip Statis?
3. Landasan apa yang digunakan dalam sistem pemberkasan arsip?
4. Peralatan dan perlengkapan apa yang dibutuhkan dalam sistem pemberkasan
arsip di Galeri Arsip Statis?

C. Tujuan Observasi
1. Untuk mengetahui Sistem pemberkasan arsip apa yang digunakan di Galeri
Arsip Statis
2. Untuk mengetahui bagaimana sistem temu kembali arsip yang digunakan
pada sistem pemberkasan arsip di Galeri Arsip Statis
3. Untuk mengetahui landasan yang digunakan dalam sistem pemberkasan
arsip
4. Untuk mengetahui peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan dalam
sistem pemberkasan arsip di Galeri Arsip Statis

D. Lokasi atau Kegiatan Observasi

Lokasi kegiatan observasi yaitu pada Galeri Arsip Statis Dinas
Perpustakaan Kearsipan Kota Padang di Jl. Jendral Sudirman No. 1 Padang,
Sumatera Barat. Waktu pelaksanaan observasi yaitu pada hari Kamis, 7
November 2019 pukul 12:00-14:00.
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Profil Instansi

Galeri arsip statis merupakan ruang pamer yang memuat arsip dokumen
pemerintah Kota Padang khususnya dari masa lalu. Arsip statis adalah arsip
yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan,
telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi
baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik
Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. Maka tak heran kita akan menemukan
arsip dan dokemen tentang berbagai hal mulai Surat Ijin Kendaraan Umum yang
dikeluarkan pada tahun 1952, juga berbagai surat ijin pendirian usaha dan
perusahaan yang diterbitkan tahun 1952-1957 pada awal nasionalisasi
perusahaan.
Ada juga surat kuitansi pembayaran perusahaan air minum pada masa
Belanda. Tak lupa ada foto-foto kota Padang masa lalu. Semua koleksi adalah
upaya Marshalleh, seorang PNS yang gigih mewujudkan galeri arsip sebagai
bagian penghargaan atas nilai sejarah masa lalu khususnya dari berbagai
kebijakan, transaksi resmi antar warga dengan institusi maupun perkembangan
ekonomi, sosial, politik dan kebudayaan yang terpaparkan dari arsip dan foto.
Marshalleh mendapatkan berbagai koleksi di galeri dari kumpulan dokumen
yang terletak dibagian gedung (gudang) jam Gadang di Padang, yang berada
 dalam otoritas Pemkot Padang. Salah satu arsip yang pertamakali ditemukan
tahun 2006 adalah poster iklan Rinso (pembersih pakaian). Poster Iklan ini
beredar di Padang.
Sejak berdirinya dan diresmikan oleh Walikota Padang pada Mei 2015,
Galeri Arsip Statis telah banyak dikunjungi oleh pelajar dari SD hingga
Perguruan Tinggi. Pendirian galeri ini didukung oleh Kepala Kantor Arsip,
Dokumentasi Perpustakaan Pemerintah Kota Padang yang dipimpin oleh Ibu
Swesti Faloni. Siapapun dapat datang untuk mendapatkan informasi dan
pengetahuan tentang perkembangan sejarah dan pembangunan Kota Padang, di
masa lalu termasuk diantaranya tentang kisah dan cerita tentang berbagai macam
Tugu atau Patung, termasuk patung Perindo yang terletak persis di depan
Gedung PKK yang berdampingan dengan Galeri. Kedua gedung ini mulanya
gedung sekolah SMA 1 Padang, yang kemdian pindah pasca tsunami. Galeri
Arsip Statis kini masih menggunakan ruang yang sederhana berukur 5x6 Meter,
sebuah ruang yang jauh dari memadai bagi pelestarian arsip sebagai sumber
pengetahuan dan pembanding, atas kebijakan pemerintah masalalu dan sekarang.

B. Teori Sistem Pemberkasan Arsip

Sistem pemberkasan adalah cara atau metode penyimpanan arsip secara
sistematis ke dalam peralatan menurut aturan yang telah direncanakan.
Termasuk proses penentuan indeks, kode penyusunan dan penempatan arsip
dengan cara yang sistematis sehingga dapat dengan mudah, cepat dan tepat
ditemukan bila diperlukan. Di dalam pemberkasan arsip membutuhkan sarana,
sarana pemberkasan arsip yaitu:
1. Filing Cabinet
Filing cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-
6 laci, tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci
dapat menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat yang
disusun berdiri tegak lurus (vertikal) berdderet ke belakang. Filing cabinet
berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif.
2. Sekat (Guide)
Mengelompokkan arsip berdasarkan urutan abjad sehingga akan
mempermudah untuk menentukan lokasi arsip secara tepat dan cepat.
a. Dibuat dari karton tebal (supaya dapat tegak)
b. Memiliki bagian yang menonjol yang dinamakan tab.
3. Folder
Folder adalah suatu tempat untuk menyimpan ataupun menampung file-
file, baik itu file sistem maupun file data atau dokumen. Folder, yaitu map
tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal
atau plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini
fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke
dalam kotak arsip secara vertical. Map ini mempunyai tab (bagian yang
menonjol pada posisi atas) untuk menuliskan judul atau label tentang arsip
yang ada di dalam folder tersebut.
Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi
penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filling cabinet. Hanging
folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang
ada di dalamnya.
4. Label
Label adalah kertas yang ditempelkan di tab atau guide. Label yang
dipergunakan sebaiknya mempergunakan kertas yang berkualitas agar tidak
mudah rusak, mudah dihapus dengan tidak meninggalkan bekas dan mudah
dibaca karena berwarna terang.
5. Rak Arsip
Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang
disusun secara lateral (menyamping). Arsip-arsip yang akan disimpan di rak
terlebih dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau
kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner
atau kotak arsip, yang berguna untuk menempatkan label atau judul dari
arsip yang ada di dalamnya. Rak arsip dapat dibuat dari kayu atau besi.
 6. Tanda Keluar atau Out Indicator
Tanda Keluar atau Out Indicator adalah alat yang dipergunakan untuk
menandai adanya keluarnya arsip dari laci atau filing cabinet. Apabila yang
dipinjam satu folder maka yang dipergunakan out guide, sedangkan bila
yang dipinjam hanya beberapa lembar maka dipergunakan out sheet (lembar
keluar). Adalah alat yang dipergunakan untuk menandai adanya keluarnya
arsip dari laci atau filing cabinet. Apabila yang dipinjam satu folder maka
yang dipergunakan out guide, sedangkan bila yang dipinjam hanya beberapa
lembar maka dipergunakan out sheet (lembar keluar).

Sistem arsip di Galeri Arsip Statis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota
Padang ini menggunakan sistem “Klasifikasi Detail” maksudnya tu disini apapun
bentuk arsipnya dipecah dan dikhususkan. Tetapi tidak menyalahi aturan
pengelolaan kearsipan yang ditetapkan UUD No. 43 dengan konsep otonomi daerah
UUD No. 30 ini kita diberi kewenangan menata dan mengelola rumah tangga yang
bisa dikaitkan dengan pengelolaan arsip.

C. Profil Narasumber dan Alasan Observasi

1. Profil Narasumber
 Nama : Marshalleh Adaz, S.Sos
Jabatan : Pengelola Galeri Arsip Statis Kota Padang
Pendidikan Terakhir : S1 Administrasi Negara
No Hp : 085375711000
e-mail : mr_adaz@yahoo.co.id

2. Alasan Observasi
Alasan melakukan observasi dan memilih narasumber Bapak Marshalleh
Adaz di Galeri Arsip Statis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang
ini karena narasumber Bapak Marshalleh Adaz merupakan Pengelola Arsip
Statis Kota Padang dan bagaimana cara penataan dan sistem pemberkasan
arsip serta Bapak Marshalleh Adaz yang gigih mewujudkan galeri arsip
sebagai bagian penghargaan atas nilai sejarah masa lalu khususnya dari
berbagai kebijakan, transaksi resmi antar warga dengan institusi maupun
perkembangan ekonomi, sosial, politik dan kebudayaan yang terpaparkan
dari arsip dan foto. Maka dari itu, kami berkeinginan melakukan observasi di
Galeri Arsip Statis Kota Padang ini karena dengan selain banyaknya arsip
juga akan mendapatkan informasi dan pengetahuan tentang perkembangan
sejarah dan pembangunan Kota Padang di masa lalu.

D. Hasil Pembahasan Observasi

1. Sistem pemberkasan arsip yang digunakan di Galeri Arsip Statis
Sistem galeri arsip statis, otomatis ini isinya arsip statis. Dalam UUD
No. 43, arsip statis merupakan arsip yang udah habis masa simpannya tetapi
memiliki nilai guna kesejahraan yang disimpan kemudian telah melalui
verifikasi baik langsung maupun tidak langsung pada lembaga kearsipan
(Dinas Perpustakaan dan Kearsipan), jadi lembaga ini punya kewajiban dan
tanggung jawab utama dalam melakukan verifikasi atau melakukan penilaian
menilai apakah ada nilai guna sejarah arsip yang disimpan.
Arsip statis arsip dengan pemahaman logika telah memiliki masa simpan
mungkin lebih dari 30 tahun atau 50 tahun, jadi di analisa akhirnya menjadi
 arsip statis. Sistem pengklasifian atau pengelolaan ataupun sistem
penyimpanan Galeri Arsip Statis itu agak sedikit berbeda mungkin tidak
sama dengan arsip provinsi atau nasional, kami disini menggunakan
namanya sistem “Klasifikasi Detail”, maksudnya yaitu apapun bentuk
arsipnya dipecah dan dikhususkan tetapi tidak menyalahi aturan pengelolaan
kearsipan yang ditetapkan UUD No. 43 dengan konsep otonomi daerah UU
No. 30 ini kita diberi kewenangan menata dan mengelola rumah tangga, bisa
dikaitkan dengan pengelolaan arsip.

2. Bagaimana sistem temu kembali arsip yang digunakan pada sistem

pemberkasan arsip di Galeri Arsip Statis
Sistemnya yaitu melalui sistem klasifikasi detail. Pertama pengunjung
melihat daftar kemudian dengan menyebutkan nomor urutnya, misalnya
pengunjung ingin melihat daftar nomor 36 dan nantik akan terlihat
rinciannya setetalah itu diambil box nya dan dicari nomor 36, setelah itu
 dilihat caption pada daftar nomor 36 tersebut. Jadi, sebelum menyentuh fisik
pengunjung sudah bisa melihat isinya.

3. Landasan yang digunakan dalam sistem pemberkasan arsip

UUD No. 43 Tahun 2009, mengenai kearsipan. Kemudian keputusan
kepala arsip nasional, kemudian ada SK Walikota No. 50 Tahun 2016
tentang pengelolaan arsip statis di lingkungan pemerintah Kota Padang.

4. Peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan dalam sistem pemberkasan

arsip di Galeri Arsip Statis
Kalau peralatan yang dibutuhkan untuk pelaksanaannya dalam pengelo-
laan misalnya masker untuk keamanan kita, sarung tangan, pencaha-yaan
yang cukup. Kemudian dalam bentuk penyelamatannya bisa berupa seperti
kertas sampul kacang, box arsip. Kalau akan digitalisasikan discan satu per
satu. Kalau peralatan itu biasanya apa hal umum yang untuk mengelola arsip
itu yang akan dipakai. Termasuk dalam melakukan restorasi arsip atau arsip
yang sudah hancur itu akan dilakukan restorasi kembali menggunakan lem
 khusus atau tisu jepang untuk menangani arsip yang rusak. Tisu jepang itu
kalau seandainya arsip tersebut sudah direstorasi itu akan bertambah
umurnya 150 tahun lagi karena ketipisan tisu jepang dan kekuatan lem nya.

5. Kelebihan dan kekurangan sistem pemberkasan arsip di Galeri Arsip Statis

Disini disampaikan kelebihannya, yaitu sangat memudahkan temu
kembali informasi serta memudahkan penyekatan apresiasi terhadap arsip
statis dengan konsep menyuguhkan penampilan terbaik. Sebab, dalam
klasifikasi detail arsip yang telah didetailkan klasifikasinya itu di halaman
sampulnya akan di sampaikan caption, narasi singkat atau berupa penjelasan.
Jadi, sebelum pengunjung menyentuh fisik bisa terlebih dahulu membaca
captionnya.

6. Kendala dalam sistem pemberkasan arsip di Galeri Arsip Statis

Kendalanya yaitu pada SDM (Sumber Daya Manusia). SDM perpus-
takaan dengan SDM kearsipan itu yang bisa disamakan adalah konsep
layanan yang sama-sama melakukan pelayanan, tapi dalam segi pengelolaan
itu tidak sama. Kalau buku konsepnya itu eksemplar, kalau arsip lembaran.
Kalau seandainya buku itu dibuat berdasarkan hasil penelitian, hasil kajian
kemudian dibukukan. Tapi, kalau arsip adalah bahan baku.

7. Sistem lain yang digunakan di Galeri Arsip Statis

Untuk mengimbangi kemajuan zaman yaitu era teknologi sampai saat ini
masih dalam proses yaitu pengidentealisasian arsip. Jadi, arsip-arsip yang
bersifat statis ini sekitar 20% sudah discan, sudah digitalisasikan. Kemudian
dari arsip nasional ada websitenya yaitu SIKN (Sistem Informasi Kearsipan
Nasional), jadi kita gabung ke SIKN dalam konteks JIKN (Jaringan
Informasi Kearsipan Nasional).
8. Sistem penyimpanan yang cocok digunakan di Galeri Arsip Statis
Tetap sistem klasifikasi detail. Kalau seandainya numerik berarti
menyusunnya berdasarkan tahun biasanya dipakai pada arsip yang sifatnya
keuangan. Kalau abjad misalnya nama yang biasanya digunakan arsip-arsip
pribadi dan biasanya dipakai di kepegawaian, nama-nama pegawai. Misalnya
saja kalau ada pengunjung yang ingin melihat arsip tahun 90-an, melihat
arsip mengenai tabuik berarti kata kuncinya atau indeksnya tabuik nantik
akan dilihatkan sesuai daftarnya.

9. Siapa yang berperan dalam pengelolaan dan penyimpanan arsip tersebut

Galeri arsip statis ini telah memiliki salah seorang arsip paris, tapi lebih
banyak bekonsentrasi pada arsip dinamis. Kalau Bapak Marshalleh Adaz
lebih berkonsentrasi pada arsip statis walaupun syarat untuk mengikuti arsip
paris ini sudah dipenuhinya tetapi belum diajukan.

10. Prosedur dalam sistem pemberkasan arsip di Galeri Arsip Statis

Karena ini konsepnya galeri jadi siapapun bisa berkujung kesini. Datang
ke galeri arsip statis lalu isi buku tamu kemudian setiap tamu yang datang
didampingi oleh petugas dan saling berbagi informasi.
 BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan
Sistem pemberkasan arsip di Galeri Arsip Statis Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Padang ini menggunakan sistem “Klasifikasi Detail” maksudnya
tu disini apapun bentuk arsipnya dipecah dan dikhususkan. Tetapi tidak
menyalahi aturan pengelolaan kearsipan yang ditetapkan UUD No. 43 dengan
konsep otonomi daerah UUD No. 30 ini kita diberi kewenangan menata dan
mengelola rumah tangga yang bisa dikaitkan dengan pengelolaan arsip. Sistem
temu kembali arsip yang digunakan pada sistem pemberkasan arsip di Galeri
Arsip Statis sistemnya yaitu melalui sistem klasifikasi detail. Pertama
pengunjung melihat daftar kemudian dengan menyebutkan nomor urutnya,
misalnya pengunjung ingin melihat daftar nomor 36 dan nantik akan terlihat
rinciannya setetalah itu diambil box nya dan dicari nomor 36, setelah itu dilihat
caption pada daftar nomor 36 tersebut. Jadi, sebelum menyentuh fisik
pengunjung sudah bisa melihat isinya. Jadi, arsip-arsip yang bersifat statis ini
sekitar 20% sudah discan, sudah digitalisasikan. Kemudian dari arsip nasional
ada websitenya yaitu SIKN (Sistem Informasi Kearsipan Nasional), jadi kita
gabung ke SIKN dalam konteks JIKN (Jaringan Informasi Kearsipan Nasional).
Peralatan dan perlengkapan pada sistem pemberkasan arsip di Galeri
Arsip Statis, kalau peralatan yang dibutuhkan untuk pelaksanaannya dalam
pengelolaan misalnya masker untuk keamanan kita, sarung tangan, pencaha-
yaan yang cukup. Kemudian dalam bentuk penyelamatannya bisa berupa seperti
kertas sampul kacang, box arsip. Kelebihan pada sistem pemberkasan ini yaitu
kelebihannya sangat memudahkan temu kembali informasi serta memudahkan
penyekatan apresiasi terhadap arsip statis dengan konsep menyuguhkan
penampilan terbaik. Adapun kendala pada sistem pemberkasa ini yaitu SDM
(Sumber Daya Manusia).
B. Saran
Sistem pemberkasan arsip di Galeri Arsip Statis Kota Padang ini sudah
sangat memenuhi sarana dalam pemberkasan arsip, karena sistem nya sangat
lebih detail yang memudahkan pengunjung dalam menemukan temu kembali
informasi. Sebelum pengunjung menyentuh fisik pengunjung sudah bisa melihat
isinya. Tetapi, dalam kendala sistem pemberkasan arsip yaitu SDM (Sumber
Daya Manusia) sebaiknya arsip harus bisa dikelola sesuai dengan jenisnya.
Karena SDM perpustakaan dengan SDM kearsipan itu hanya sama dalam
melakukan pelayanan saja, tetapi tidak sama dalam mengelola.
 DAFTAR PUSTAKA

Amsyah, Zulkifli. (2005). Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

Feminis, Warta. (2015, 5 Desember). Galeri Arsip Statis Kota Padang. Diperoleh 9
November 2019, dari https://wartafeminis.com/2015/12/05/galeri-arsip-statis
kota-padang/.

Junior, Kadek. (2013, 24 Oktober). Pemberkasan Arsip. Diperoleh 9 November 2019,

dari https://slideplayer.info/slide/2495509/.

Nirwana, Tian. (2015, 3 November). Sistem Kearsipan Di Indonesia. Diperoleh 9

November 2019, dari https://www.duniaarsip.com/perjalanan-sejarah-sistem
kearsipan-di-indonesia.
 LAMPIRAN

A. Daftar Pertanyaan yang Diajukan

1. Sistem pemberkasan arsip apa yang digunakan di Galeri Arsip Statis?
2. Bagaimana sistem temu kembali arsip yang digunakan pada sistem
pemberkasan arsip di Galeri Arsip Statis?
3. Landasan apa yang digunakan dalam sistem pemberkasan arsip?
4. Peralatan dan perlengkapan apa yang dibutuhkan dalam sistem pemberkasan
arsip di Galeri Arsip Statis?
5. Apa saja kelebihan dan kekurangan sistem pemberkasan arsip di Galeri
Arsip Statis?
6. Kendala apa saja yang terjadi dalam sistem pemberkasan arsip di Galeri
Arsip Statis?
7. Apakah ada sistem lain yang digunakan di Galeri Arsip Statis?
8. Sistem penyimpanan apa yang cocok digunakan di Galeri Arsip Statis?
9. Siapa yang berperan dalam pengelolaan dan penyimpanan arsip tersebut?
10. Bagaimana prosedur dalam sistem pemberkasan arsip di Galeri Arsip Statis?

B. Foto Arsip yang ada di Galeri Arsip Statis Kota Padang

1. Kumpulan Arsip, Contohnya Arsip Statisun Pulau Aia
2. Daftar Arsip “Klasifikasi Detail”
3. Daftar Arsip “Galeri Arsip Statis”

4. Buku Tamu Galeri Arsip Statis Kota Padang

5. Arsip Statis “Kearifan Sejarah Lokal dalam Memori Kolektif”
C. Foto Dokumentasi dengan Narasumber