KONSEP SISTEM LAYANAN PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI

a. Hakikat Layanan Perpustkaan dan informasi

Pengertian layanan perpustakaan secara dinamis berkembang seiring dengan
kebutuhan dan pemahaman masyarakat terhadap informasi. Pada awalnya, yang
dimaksud dengan layanan perpustakaan adalah pemberian layanan bahan pustaka yang
dimiliki perpustakaan kepada pemustaka yang datang ke perpustakaan. Pustakawan akan
memberikan layanan jika pemustaka datang ke perpustakaan. Hal ini mencerminkan
layanan perpustakaan yang pasif.
Seiring dengan meningkatnya kebutuhan dan pemahaman masyarakat terhadap
informasi sebagai akibat dari globalisasi informasi, perpustakaan harus menyesuaikan diri
dengan memberikan layanan yang bersifat aktif bahkan proaktif dengan menawarkan
berbagai bentuk informasi kepada masyarakat yang dilayaninya. Selain itu, perpustakaan
juga harus siaga dengan kebutuhan informasi masyarakat yang menuntut kecepatan
layanan dan ketepatan informasi yang diberikan dengan menyediakan perangkat
penelusuran informasi untuk memudahkan temu balik koleksi yang dimiliki perpustakaan
dan apabila memungkinkan dengan perangkat tersebut perpustakaan seyogianya juga
dapat memberikan rujukan/pilihan lain kepada pemustaka apabila koleksi yang
dibutuhkan tidak tersedia di perpustakaan.
Dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa hakikat layanan perpustakaan
adalah pemberian layanan informasi kepada pemustaka yang berkaitan dengan:
1. penyediaan segala bentuk bahan pustaka yang dibutuhkan pemustaka, baik untuk
digunakan di perpustakaan atau di luar perpustakaan;
2. penyediaan berbagai sarana penelusuran informasi yang dapat merujuk pada
keberadaan bahan pustaka yang dibutuhkan pemustaka, baik yang dimiliki perpustakaan
atau di luar perpustakaan.
Jadi, hakikat layanan perpustakaan adalah penyediaan segala bentuk bahan
pustaka secara tepat dan akurat sesuai kebutuhan pemustaka penyediaan berbagai sarana
penelusuran informasi. Selain menyediakan bahan pustaka yang dibutuhkan pemustaka,
perpustakaan juga harus menyediakan sarana temu balik yang dapat memudahkan
pemustaka untuk mencari bahan pustaka yang sesuai dengan kebutuhan informasinya.
b. Layanan Perpustakaan Sebagai Sistem
Secara leksikal, menurut kamus besar bahasa Indonesia, pelayanan dapat diartikan
perihal atau cara melayani dan dapat diartikan sebagai usaha melayani kebutuhan orang
lain. Pelayanan perpustakaan merupakan aktivitas perpustakaan dalam memberikan jasa
layanan kepada pengguna perpustakaan Sistem pelayanan di perpustakaan, secara garis
besar terdapat tiga jenis yaitu sistem layanan terbuka (open access), sistem layanan
tertutup ( close access) dan sistem layanan campuran (mixed access). Ketiga sistem
pelayanan tersebut memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing dan penerapanya
tergantung pada kondisi dan kebutuhan.
1. Sistem layanan terbuka (open access)
Dalam sistem layanan terbuka, perpustakaan memberikan kebebasan dan
keleluasaan bagi pemustaka untuk memilih sendiri buku yang akan mereka butuhkan
di tempat dan rak yang telah disediakan oleh perpustakaan kemudian buku yang akan
dipinjam nanti diproseskan pinjam oleh pustakawan atau petugas perpustakaan.
Jenis layanan ini memiliki kelebihan sebagai berikut :
 1. Pemustaka bebas memilih langsung ke dalam rak
2. Menimbulkan rangsangan membaca kepada pemustaka
3. Pemustaka dapat mengganti koleksi yang isinya mirip jika bahan pustaka yang
dicarinya tidak ketemu
4. Pemustaka dapat membandingkan isi koleksi dengan judul yang dicarinya.
5. Pengguna tidak harus menggunakan catalog
6. Koleksi lebih didayagunakan
7. Menghemat tenaga petugas perpustakaan
Jenis layanan ini juga memiliki kekurangan sebagai berikut :
1. Pemustaka cenderung mengembalikan koleksi seenaknya sehingga susunan buku
di rak menjadi kacau.
2. Kemungkinan kehilangan koleksi sangat besar
3. Tidak semua pemustaka paham dalam mencari koleksi di rak
4. Koleksi lebih cepat rusak 5. Perlu pembenahan terus menerus
2. Sistem layanan tertutup ( Close access)
Layanan tertutup memiliki arti bahwa pemustaka tidak boleh langsung mengambil
bahan pustaka yang diinginkanya langsung di rak, tetapi harus melalui pustakawan
atau petugas perpustakaan. Pemustaka dapat memilih bahan pustaka yang dicarinya
melalui katalog yang telah disediakan.
Jenis layanan ini memiliki kelebihan sebagai berikut :
1. Koleksi lebih terjaga kerapian dan susunanya di rak
2. Kemungkinan koleksi hilang sangat kecil
3. Koleksi tidak cepat rusak
4. Pengawasan dapat dilakukan lebih longgar
5. Proses temu kembali informasi lebih efektif
Jenis layanan ini juga memiliki kekurangan sebagai berikut :
1. Pengguna kurang puas dalam mencari bahan pustaka yang diinginkanya
2. Koleksi yang didapat kadang-kadang tidak sesuai dengan kebutuhan pemakai
3. Tidak semua pemakai paham menggunakan catalog
4. Tidak semua koleksi dapat didayagunakan
5. Petugas lebih sibuk
3. Sistem layanan campuran (mixed Access)
Layanan campuran merupakan layan gabungan antara layanan terbuka dan
layanan tertutup. Layanan campuran ini biasanya digunakan oleh perpustakaan
perguruan tinggi. Untuk koleksi skripsi, dan referensi menggunakan sistem layanan
tertutup sedangan untuk koleksi umum atau koleksi sirkulasi menggunakan sistem
layanan terbuka.
Jenis layanan ini memiliki kelebihan sebagai berikut :
1. Pengguna dapat langsung menggunakan koleksi referensi dan koleksi umum/
sirkulasi sekaligus.
2. Tidak memerlukan ruang baca khusus koleksi referensi
Jenis layanan ini juga memiliki kekurangan sebagai berikut :
1. Petugas perpustakaan sulit mengontrol pengguna atau pemustaka yang
menggunakan koleksi referensi dan koleksi umum/sirkulasi sekaligus.
2. Perlu pengawasan yang lebih ketat
c. Permasalahan Seputar Layanan Sirkulasi
Buckland (1988: 9-12) mengidentifikasi beberapa masalah mendasar dalam penyediaan
layanan perpustakaan. Masalah mendasar dalam penyediaan layanan perpustakaan
sebagai berikut 1. Mengapa perpustakaan berbeda? Perpustakaan tradisional membagi
perpustakaan menjadi empat bagian, yaitu perguruan tinggi, sekolah, umum, dan khusus.
Tetapi penjelasan mengapa mereka berbeda belum mendapat banyak perhatian.
Melainkan perbedaan yang dapat diamati antara perpustakaan dari jenis yang sama dalam
lingkungan yang berbeda. 2. Mengapa perpustakaan tidak digunakan lebih? Dalam studi
penggunaan layanan perpustakaan, ada ambiguitas tentang keinginan dan kebutuhan.
Yang satu dapat memahami pemustaka yang menginginkan sesuatu yang dia butuhkan.
Namun kurang jelas mengapa peinustaka kadang-kadang tampaknya tidak menginginkan
beberapa hal yang mereka butuhkan, setidaknya mereka tidak menginginkannya untuk
mengambil tindakan. Ini dapat mengganggu bagi pustakawan yang ingin mengetahui
bagaimana layanan perpustakaan dapat digUnakan untuk memenuhi kebutuhan itu. 3.
Bagaimana seharusnya katalog dievaluasi? Untuk menemukan buku di perpustakaan,
dibutuhkan sistem temu kembali. Sistem temu kembali digunakan apakah katalog,
indeks, atau pengaturan subjek di rak. Pertanyaan yang muncul adalah seberapa efektif
sistem temu kembali yang digunakan bekerja dan apakah sistem lain mungkin bekerja
lebih baik. 4. Seberapa besar seharusnya perpustakaan itu? Pertanyaan tentang ukuran
perpustakaan yang optimal tidak akan menjadi isu sentral dalam literatur
kepustakawanan. Sebaliknya, ada beberapa literatur dengan dasar teoretis pada ukuran
minimal untuk beberapa jenis perpustakaan dan ada pendapat bahwa lebih besar lebih
baik. Sangar sedikit diskusi langsung ukuran perpustakaan yang optimal. 5.
Bagaimanaperpustakaanbertahan? ParadokS lain yang menarik mengenai layanan
perpustakaan harus dilakukan dengan adaptasi dan kelangsungan hidup mereka. Dua
asumsi dasar dalam teori sistem adalah bahwa kelangsungan hidup tergantung pada
adaptasi, dan adaptasi yang tergantung pada umpan balik informasi tentang apa yang
terjadi sehingga organisasi dapat mengetahui kapan dan bagaimana beradaptasi. Namun
staf perpustakaan sering tidak dalam situasi untuk mengetahui apakah pemustaka telah
menemukan apa yang mereka cari, apalagi apa yang mereka butuhkan. Dengan kata lain,
perpustakaan sering tidak dapat memperoleh kuantitas dan kualitas umpan balik yang
tampaknya diperlukan untuk adaptasi. 6. Apa yang menjadi dasar kebaikan perpustakaan?
Bagaimana seseorang mengetahui apakah salah satu perpustakaan lebih baik daripada
yang lain, atau bahwa sebuah perpustakaan yang diberikan saat ini membaik atau
memburuk? Ukuran apa yang dapat digunakan untuk kebaikan perpustakaan? Iika
demikian, apa itu? jika tidak, mengapa tidak? Masalah ini meliputi beberapa isu menarik
dan penting: mengapa perpustakaan berbeda? Mengapa perpustakaan tidak selalu
digunakan, ketika perpustakaan mungkin menguntungkan dapat digunakan?