Sistem Kearsipan

A. Pengertian Arsip dan Kearsipan

Arsip
 setiap catatan (record/warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf,
angka, atau gambar yang mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi
dan informasi yang terekam pada kertas, kertas film, atau media komputer yang disimpan
menurut aturan tertentu sehingga apabila diperlukan dapat ditemukan dengan mudah.
Contoh arsip antara lain surat, kartu, flash disk, telegram, formulir, hasil faksimile,
faktur, daftar, grafik, memo, gambar, kuitansi, laporan, peta, dan disket.
Surat/warkat dapat disebut sebagai arsip jika memenuhi syarat-syarat :
- Mempunyai arti - Mempunyai kegunaan - Disimpan dengan teratur
Kearsipan
 Suatu proses kegiatan yang dimulai dari penerimaan, pengumpulan, pengaturan,
pemeliharaan, dan penyimpanan warkat menurut sistem tertentu sehingga saat diperlukan
dapat ditemukan dengan cepat dan mudah.
Tujuan penyelenggaraan kearsipan antara lain :
 Arsip dapat terpelihara dengan baik, teratur, dan aman.
 Arsip yang dibutuhkan mudah didapatkan kembali dengan cepat dan tepat.
 Menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip yang dibutuhkan.
 Menghemat tempat penyimpanan.
 Menjaga kerahasiaan arsip.
 Menjaga kelestarian arsip.
 Menyelamatkan arsip yang berisi informasi tentang pertanggungjawaban,
perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kemasyarakatan.

B. Sistem Penyimpanan Arsip (Filing System)

 sistem pengelolaan dan penemuan kembali arsip berdasarkan pedoman yang telah
dipilih untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi penggunaan waktu, tempat, tenaga,
dan biaya.
Manfaat sistem penyimpanan arsip antara lain :
a) Arsip dapat tertata dengan rapi.
b) Ruang kerja lebih rapi dan efisien karena tidak banyak tumpukan kertas yang
memenuhi ruangan.
c) Arsip tidak hilang sehingga informasinya dapat terpelihara.
d) Mudah dalam perawatan.
e) Mudah mencari jika sewaktu-waktu dibutuhkan.
f) Mudah dalam penyusutannya karena dapat diketahui mana arsip yang memang
sudah layak untuk dibuang dan mana yang tidak.
Istilah-Istilah dalam Pelaksanaan Sistem Penyimpanan Arsip
 Caption (kata tangkap)
 suatu nama atau nomor yang digunakan untuk mengidentifikasi dokumen/arsip
untuk tujuan penyimpanan.
1) Sistem tanggal, kata tangkapnya adalah tanggal surat.
2) Sistem wilayah, kata tangkapnya adalah nama tempat asal surat (surat masuk) atau
nama tempat alamat yang dituju (surat keluar).
 3) Sistem abjad, kata tangkapnya adalah nama pengirim (surat masuk), yaitu nama
badan-badan pemerintah, lembaga-lembaga negara, badan-badan swasta, maupun
nama-nama individu, atau nama orang/badan/organisasi yang dituju (surat keluar).
4) Sistem nomor, kata tangkapnya adalah angka atau nomor tertentu sesuai aturan
sistem nomor.
5) Sistem subjek, kata tangkapnya adalah nama masalah/perihal/isi surat.
 Mengindeks
 kegiatan menentukan tanda pengenal arsip untuk memudahkan penemuan kembali.
Indeks diambil dari kata tangkap terpenting dari surat yang dimaksud sesuai dengan
sistem penyimpanan.
1) Sistem tanggal, mengindeks berarti menentukan tanggal surat menjadi beberapa
unit yaitu tanggal, bulan, dan tahun serta mencatatnya dalam kartu indeks.
2) Sistem wilayah, mengindeks berarti mencocokkan nama tempat asal/tujuan surat
dengan daftar klasifikasi masalah dan mencatat dalam kartu indeks.
3) Sistem abjad, mengindeks berarti kegiatan membagi nama orang/badan/organisasi
menjadi beberapa unit.
4) Sistem nomor, mengindeks berarti menentukan nomor arsip untuk keperluan
penempatan dan tempat penyimpanan.
5) Sistem subjek, mengindeks berarti menafsirkan masalah surat/warkat yang akan
disimpan dan mencocokkan dengan daftar klasifikasi, kemudian mencatatkan pada
kartu indeks.
 Kode
 tanda-tanda tertentu sebagai pengenal arsip yang diperoleh dari indeks. Fungsinya
untuk penyimpanan dan penemuan kembali arsip agar lebih cepat juga untuk ditulis
pada tempat-tempat penyimpanan.
 Daftar Klasifikasi
 daftar yang berisi tentang pengelompokan arsip berdasarkan nama masalah,
wilayah, nomor, atau lain sebagainya.

C. Jenis-Jenis Sistem Penyimpanan Arsip

1. Sistem Tanggal (Chronological filing system)
a. Daftar klasifikasi
Daftar klasifikasi tanggal terdiri dari :
Tahun (tanggal utama) sebagai kode laci
Bulan (sub tanggal) sebagai kode guide
Tanggal (sub-sub tanggal) sebagai kode hanging folder
b. Jenis-jenis peralatan dan perlengkapan
1) Filing cabinet
Pada umumnya 1 laci filing cabinet menyimpan arsip untuk 1 tahun. Tetapi bisa
saja 1 laci untuk menyimpan arsip 2-3 bulan, jika arsip yang disimpan dalam
jumlah banyak.
2) Guide
Jika 1 laci memuat arsip 1 tahun, maka 1 laci memerlukan guide sebanyak 12.
Tetapi jika 1 laci memuat 2-3 bulan, diperlukan guide sebanyak bulan tersebut.
3) Hanging folder
Jumlah yang dibutuhkan adalah sebanyak jumlah hari dalam satu tahun (365
hari atau 366 hari jika tahun kabisat). Tetapi jika 1 laci hanya untuk 2-3 bulan,
hanya diperlukan hanging folder sebanyak jumlah hari pada 2-3 bulan tersebut.
4) Kartu indeks
Kartu indeks diperlukan sebanyak jumlah jenis arsip yang disimpan.
 c. Prosedur penyimpanan arsip
1) Memeriksa surat/berkas
Surat/berkas diperiksa dengan melihat tanda-tanda perintah penyimpanan dan
menentukan identitas surat, yaitu tanggal surat tersebut dibuat.
2) Mengindeks
Membagi tanggal menjadi tanggal utama, sub tanggal, dan sub-sub tanggal.
Contoh : surat tertanggal 14 April 2018 terdiri dari tanggal utama (2018), sub
tanggal (April), sub-sub tanggal (14).
3) Mengode
Memberi kode pada surat dengan kode tanggal.
4) Menyortir
Kegiatan menyortir dilakukan tergantung situasi dan kondisi.
5) Menempatkan
Tempatkan arsip sesuai dengan kode dan klasifikasi.
Contoh : arsip tertanggal 14 April 2018 disimpan pada laci berkode 2018, di
belakang guide berkode April, di dalam hanging folder berkode 14.
d. Prosedur penemuan kembali
1) Tentukan identitas surat berupa tanggal surat tersebut dibuat.
Contoh : arsip lamaran kerja Agus Kuncoro tertanggal 7 Juli 2018
2) Cari arsip tersebut di dalam laci berkode 2018, di belakang guide Juli, di dalam
hanging folder 7.
3) Jika benar, ambil arsip dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1).
4) Berikan arsip kepada peminjam berikut lembar pinjam arsip (lembar 2).
5) Simpan lembar pinjam arsip (lembar 3) ke dalam tickler file.
Langkah menemukan arsip jika identitas tanggal tidak diketahui yaitu
1) Tentukan identitas arsip berupa nama orang/badan/perusahaan.
2) Indekslah nama tersebut.
3) Tentukan kode.
4) Carilah kartu indeks di dalam laci, di belakang guide, di dalam hanging folder
sesuai kode.
5) Lihatlah kartu indeks tersebut dan lihat kode surat.
Contoh : ternyata arsip mempunyai kode surat 18 November 2018.
6) Ambillah arsip yang dimaksud pada laci berkode 2018, di belakang guide
November, di dalam hanging folder berkode 18.
7) Jika benar, ambil arsip dan ganti dengan lembar pinjam arsip (lembar 1).
8) Berikan kepada peminjam berikut lembar pinjam arsip (lembar 2).
9) Simpan lembar pinjam arsip (lembar 3) ke dalam tickler file.

2. Sistem Wilayah (Geographical filing system)

a. Daftar klasifikasi
Daftar klasifikasi wilayah dapat dibuat melalui beberapa macam antara lain :
1) Menurut nama negara, yaitu daftar klasifikasi wilayah yang dibuat
berdasarkan pengelompokan wilayah menurut nama negara. Contoh :
ASIA (wilayah utama)
Asia Tenggara (sub wilayah)
Brunei
Indonesia
Malaysia (sub-sub wilayah)
Philipina
Singapura
 2) Menurut nama pembagian wilayah administrasi negara, yaitu daftar klasifikasi
wilayah yang dibuat berdasarkan pengelompokan nama wilayah administrasi
suatu negara.
Di Indonesia, wilayah administrasi negara dari urutan tertinggi sampai yang
paling kecil adalah
Negara
Provinsi
Kabupaten/Kotamadya
Kecamatan
Kelurahan
RW
RT
KK
Contoh :
Jawa Barat (Nama Provinsi)
Bandung
Bogor (Nama Kota/Kabupaten)
Cirebon
Depok
Depok Jaya
Pancoran Mas (Nama Kecamatan)
Sukma Jaya
3) Menurut wilayah administrasi khusus, yaitu daftar klasifikasi yang dibuat
berdasarkan pengelompokan wilayah administrasi secara khusus untuk
kepentingan suatu badan/instansi tertentu. Contoh :
Wilayah 1
Sumatra
Banda Aceh
Medan
Padang
Palembang
Jawa – Bali
Bandung
Denpasar
Semarang
Surabaya
Wilayah 2
Jabodetabek
Bekasi
Bogor
Depok
Jakarta
Tangerang
b. Jenis-jenis peralatan dan perlengkapan
1) Filing cabinet
Jumlah filing cabinet yang digunakan untuk penyimpanan sistem wilayah
dapat disesuaikan dengan daftar klasifikasi wilayah. Biasanya 1 laci filing
cabinet memuat 1 masalah utama. Jika ada 10 wilayah utama, maka
dibutuhkan 10 laci filing cabinet (3 filing cabinet).
2) Guide
 Jumlah yang dibutuhkan sebanyak jumlah sub masalah yang ada pada daftar
klasifikasi wilayah. Jika ada 50 sub wilayah berarti dibutuhkan 50 guide.
3) Hanging folder
Jumlah yang dibutuhkan disesuaikan dengan jumlah sub-sub wilayah yang ada
pada daftar klasifikasi wilayah. Jika ada 250 sub-sub wilayah berarti
dibutuhkan sebanyak 250 hanging folder.
4) Cardex
1 laci cardex biasanya untuk menyimpan kartu indeks yang berkode sama
sesuai dengan jumlah huruf latin, yaitu huruf A-Z. Berarti diperlukan 26 laci.
Jika cardex terdiri dari 8 laci, maka dibutuhkan 4 cardex.
5) Kartu indeks
Jumlah kartu indeks sebanyak jumlah arsip yang disimpan.
6) Rak sortir
Jumlah rak sortir disesuaikan dengan kebutuhan.
c. Prosedur penyimpanan
1) Memeriksa surat/berkas
Arsip diperiksa tanda-tanda perintah penyimpanannya, tentukan identitasnya
berdasakan penetapan nama tempat/wilayah. Jika surat masuk, lihat dari
daerah mana surat itu berasal. Jika surat keluar, lihat untuk daerah mana surat
tersebut ditujukan.
2) Mengindeks
Mencocokkan judul/kata tangkap/identitas surat dengan daftar klasifikasi yang
telah dibuat sebelumnya.
Contoh : surat yang mempunyai kata tangkap Semarang dicocokkan dengan
daftar klasifikasi yang ada.
Wilayah 1
Sumatra
Banda Aceh
Medan
Padang
Palembang
Jawa – Bali
Bandung
Denpasar
Semarang
Surabaya
Indeks surat adalah Semarang – Jawa Bali – Wilayah 1
3) Mengode
Kode surat merupakan kode/nama wilayah yang urutan tingkatannya paling
rendah.
4) Menyortir
Menyortir dilakukan jika jumlah surat yang disimpan dalam waktu bersamaan.
5) Menempatkan
Arsip ditempatkan pada tempat penyimpanan berdasarkan kode surat.
Contoh : arsip disimpan pada laci berkode Wilayah 1, di belakang guide
berkode Jawa-Bali, di dalam hanging folder berkode Semarang.
d. Prosedur penemuan kembali
1) Tentukan caption surat yang ingin dicari.
2) Cocokkan dengan daftar klasifikasi wilayah.
3) Cari arsip pada laci, di belakang guide, di dalam hanging folder sesuai kode.
 4) Ambil arsip, tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1).
5) Berikan kepada peminjam, berikut lembar pinjam arsip (lembar 2).
6) Simpan lembar pinjam arsip (lembar 3) pada tickler file.
Jika nama wilayah yang menjadi dasar penyimpanan tidak diketahui, lakukan
langkah penemuan kembali seperti berikut
1) Tentukan caption surat yang ingin dicari berdasarkan nama
orang/badan/perusahaan.
2) Indekslah nama tersebut.
3) Tentukan kode dari nama yang sudah diindeks.
4) Cari kartu indeksnya.
5) Lihat kode surat yang tertera pada kartu indeks.
6) Cocokkan kode surat dengan daftar klasifikasi.
7) Cari surat pada tempat penyimpanan.
8) Ambil surat dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1).
9) Berikan kepada peminjam berikut lembar pinjam arsip (lembar 2).
10) Simpan lembar pinjam arsip (lembar 3) pada tickler file.

3. Sistem Abjad (Alphabetical filing system)

a. Daftar klasifikasi
Nama terdiri dari beberapa macam antara lain
1) Nama perorangan
2) Nama perusahaan
3) Instansi pemerintah
4) Nama organisasi dan perhimpunan
Setelah nama diindeks, surat-surat diklasifikasikan/dikelompokkan berdasarkan
abjad mulai dari A-Z. Namun jika terdapat sejumlah nama yang sama,
penyusunan dilakukan berdasarkan huruf kedua, ketiga, dan seterusnya. Contoh
susunan klasifikasi abjad :
A, B, C, ....................................... Z
Aa, Ab, Ac, ................................. Az
Aba, Abb, Abc, ........................... Abz
Aca, Acb, Acc, ............................ Acz
Ba, Bb, Bc ............................................ Bz
Baa, Bbb, Bcc, ...................................... Bzz
b. Jenis-jenis peralatan dan perlengkapan
1) Filing cabinet
Laci filing cabinet dapat menampung surat sekitar 3.500-4.000 lembar.
Penggunaannya dapat disesuaikan dengn banyaknya arsip yang ada di kantor.
Paling tidak 1 filing cabinet harus disediakan jika arsip tidak banyak. Laci
dapat diberi kode A-Z. Namun jika arsip dalam jumlah banyak bisa saja 1 laci
hanya untuk 1 kode huruf. Jadi dibutuhkan sebanyak 26 laci.
2) Guide
Sebanyak 26 guide harus disediakan. Diberi kode A-Z.
3) Hanging folder
Jumlahnya dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Misalnya, jika ditempatkan
di belakang guide A, hanging folder diberi kode Aa, Ab, Ac, dan seterusnya.
4) Alat sortir
Untuk memudahkan dalam menyortir arsip, diperlukan alat sortir yang
memadai. Diperlukan 26 kotak/trap sesuai dengan jumlah abjad.
 c. Prosedur penyimpanan
1) Memeriksa surat/berkas
Untuk mengetahui surat sudah boleh disimpan atau belum, dapat dilihat pada
surat terdapat tanda-tanda perintah penyimpanan atau tidak (release mark),
seperti tanda “File”, “Simpan”, “Dep” (Deponeren = simpan). Tetapi jika tidak
terdapat tanda-tanda tersebut dan petugas ragu, sebaiknya menanyakan
langsung kepada pimpinan atau orang yang berkepntingan terhadap surat
tersebut. Setelah yakin surat sudah boleh disimpan, lakukan langkah
berikutnya.
2) Mengindeks
Jika surat masuk, bagian yang diindeks adalah nama pengirim surat. Jika surat
keluar, bagian yang diindeks adalah nama tujuan. Jika kesulitan menetapkan
indeks dapat dilihat pada buku panduan mengindeks yang sudah ditetapkan
oeh perusahaan atau dapat ditanyakan pada pimpinan.
3) Mengode
Kode abjad diambil dari 2 huruf pertama pada unit pertama nama yang telah
diindeks. Tulis kode pada surat/arsipnya. Untuk penyimpanan secara vertikal,
kode ditulis di pojok kanan bawah. Jika penyimpanan secara horizontal, kode
ditulis di pojok kanan atas. Penulisan kode sebaiknya menggunakan pensil.
Apabila arsip tersebut dipinjam dan difotokopi, kode dapat dihapus sementara
untuk kemudian ditulis lagi jika disimpan kembali.
4) Menyortir
Menyortir dilakukan apabila jumlah surat yang akan ditempatkan pada saat
yang bersamaan dalam jumlah banyak. Surat yang mempunyai kode yang
sama/sejenis dikelompokkan menjadi satu.
5) Menempatkan
Tempatkan arsip sesuai kode yang telah ditetapkan.
d. Prosedur penemuan kembali
1) Menentukan judul surat
Judul dari arsip yaitu nama pengirim (surat masuk) atau nama yang dituju
(surat keluar)
2) Menentukan indeks
3) Menentukan kode surat
4) Mencari arsip di tempat penyimpanan
5) Mengambil arsip
6) Memberikan arsip kepada peminjam
7) Menyimpan lembar pinjam arsip (lembar 3) pada tickler file

4. Sistem Nomor (Numerical filing system)

Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor terdiri atas :
1) Dewey,
2) seri (urut), dan
3) terminal digit.

a. Daftar klasifikasi
Membuat daftar klasifikasi Dewey memerlukan pemikiran yang tajam karena
setiap tingkat permasalahan hanya dibuat 10 masalah saja. Masalah utama terdiri
dari 10 masalah. 1 masalah utama terdiri dari 10 sub masalah. 1 sub masalah
terdiri dari 10 sub-sub masalah. Pengelompokan nama masalah harus benar-benar
teliti sehingga semua masalah surat tercakup dalam klasifikasi. Contoh :
 000 Organisasi
100 Kepegawaian
100 Bonus
110 Cuti
110 Cuti Melahirkan
111 Cuti Sakit
112 Cuti Tahunan
200 Keuangan
200 Kredit
210 Pajak
210 Pajak Motor
211 Pajak Mobil
212 PBB
213 PPh
214 PPn
b. Jenis-jenis peralatan dan perlengkapan
1) Filing cabinet
Diperlukan 10 laci filing cabinet dengan kode
Laci 1 kode 000
Laci 2 kode 100
Laci 3 kode 200
Laci 4 kode 300
Laci 5 kode 400
Laci 6 kode 500
Laci 7 kode 600
Laci 8 kode 700
Laci 9 kode 800
Laci 10 kode 900
2) Guide
Pada laci berkode 000, terdapat 10 guide yang diberi kode
Guide 1 kode 000
Guide 2 kode 010
Guide 3 kode 020
Guide 4 kode 030
Guide 5 kode 040
Guide 6 kode 050
Guide 7 kode 060
Guide 8 kode 070
Guide 9 kode 080
Guide 10 kode 090
3) Hanging folder
Pada guide yang berkode 010, terdapat 10 hanging folder yang diberi kode
Hanging folder 1 kode 010
Hanging folder 2 kode 011
Hanging folder 3 kode 012
Hanging folder 4 kode 013
Hanging folder 5 kode 014
Hanging folder 6 kode 015
Hanging folder 7 kode 016
Hanging folder 8 kode 017
 Hanging folder 9 kode 018
Hanging folder 10 kode 019
4) Kartu indeks
5) Rak sortir
c. Prosedur penyimpanan
1) Memeriksa surat/berkas
Periksa tanda perintah penyimpanan
2) Mengindeks
Lihat masalah surat dan cocokkan dengan daftar klasifikasi nomor Dewey
3) Mengode
Memberi kode sesuai dengan nomor klasifikasi Dewey
4) Menyortir
Dilakukan jika surat jumlahnya banyak
5) Menempatkan
Tempatkan surat dalam laci, di belakang guide, dalam hanging folder sesuai
kode. Susunan surat dalam folder, surat yang berada paling depan adalah surat
yang ditempatkan terakhir.
d. Prosedur penemuan kembali
1) Jika kode surat diketahui, dapat langsung dicari pada tempat penyimpanan.
Contoh : surat berkode 144.5. Maka dicari pada laci berkode 100, di belakang
guide berkode 140, di dalam hanging folder berkode 144, surat ke 6 (5+1).
2) Ambil surat dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1).
3) Berikan kepada peminjam berikut lembar pinjam arsip (lembar 2).
4) Simpan lembar pinjam arsip (lembar 3) pada tickler file.

5. Sistem Pokok Masalah (Subjectical filing system)

a. Daftar klasifikasi
Masalah-masalah yang ada dibagi menjadi beberapa tingkatan yaitu
 Tingkat I : masalah utama (masalah yang paling luas).
 Tingkat II : sub masalah (masalah yang lebih kecil dari masalah utama).
 Tingkat III : sub-sub masalah (masalah yang lebih kecil dari sub masalah).
Contoh :
Kepegawaian (Masalah Utama)
Cuti (Sub Masalah)
Cuti Melahirkan
Cuti Sakit (Sub-sub masalah)
Cuti Tahunan
Daftar klasifikasi pokok masalah/subjek dapat dibagi menjadi 2 yaitu
1) Daftar klasifikasi subjek standar (daftar klasifikasi yang merupakan standar
umum di tingkat internasional). Daftar klasifikasi subjek standar yang banyak
digunakan adalah DDC (Dewey Decimal Classification). DDC didirikan oleh
Melvil Dewey. DDC membagi subjeknya berdasarkan ilmu pengetahuan
menjadi 10 bagian yaitu
000 Umum
100 Filsafat
200 Agama
300 Ilmu Sosial
400 Bahasa
500 Ilmu Murni
600 Imu Terapan
 700 Kesenian
800 Kesusasteraan
900 Sejarah dan Ilmu Bumi
2) Daftar klasifikasi subjek buatan sendiri
Cara membuat daftar klasifikasi :
 Mengumpulkan semua masalah yang ada pada seluruh instansi atau
dengan mengambil fungsi dan tugas masing-masing unit kerja yang
ada di perusahaan
 Mencatat setiap perihal surat yang diterima satu per satu dalam satu
buku, kemudian daftar itu disusun menurut abjad
Penulisan daftar klasifikasi subjek dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu
1) Daftar klasifikasi subjek murni yaitu daftar yang berisikan istilah-istilah
subjek tanpa disertai kode (notasi) dan disusun menurut abjad. Urutan abjad
dapat dilakukan dengan 2 cara antara lain urutan abjad kamus (istilah yang
disusun secara terpisah tanpa melihat hubungan istilah dan tingkatannya) dan
urutan abjad ensiklopedia (istilah dari kelompok yang jenjangnya setingkat
dengan tingkatan masing-masing kelompok).
2) Daftar klasifikasi subjek berkode yaitu daftar yang berisikan istilah-istilah
subjek yang dilengkapi dengan kode dari istilah subjek bersangkutan.
b. Jenis-jenis peralatan dan perlengkapan
1) Filing cabinet
2) Guide
3) Hanging folder
4) Kartu indeks
5) Kartu tunjuk silang
6) Rak sortir
7) Cardex
c. Prosedur penyimpanan
1) Memeriksa surat/berkas
2) Mengindeks
3) Mengode
4) Menyortir
5) Menempatkan
d. Prosedur penemuan kembali
1) Tentukan subjek dari surat yang dicari
2) Menentukan indeks subjek surat
3) Menentukan kode surat
4) Mencari arsip pada tempat penyimpanan
5) Mengambil arsip jika memang benar
6) Memberikan arsip pada peminjam
7) Menyimpan lembar pinjam arsip (lembar 3) pada tickler file