BAB I

PENDAHULUAN
I.1. Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan
Pesatnya perkembangan Ilmu Pengetahuan, Teknologi dan Informasi dewasa ini
sangat berpengaruh terhadap dunia bisnis dan pendidikan. Dunia pendidikan dituntut
untuk dapat menciptakan Sumber Daya Manusia (SDM) yangmampu beradaptasi
dengan lingkungan pekerjaan serta memiliki inisiatif dan kreatif tanpa mengabaikan
ketaqwaan seiring dengan perkembangan dan kemajuan zaman. Oleh karena itu, kerja
sama pendidikan dengan dunia usaha maupun didalam Lembaga Pemerintahan dan
Masyarakat haruslah sejalan, sehingga timbul keterpaduan yang sempurna, dimana
semua unsur yang terkait dapat berperan sebagaimana yang di harapkan. Sekolah
Tinggi Teknik Poliprofesi Medan sebagai salah satu Lembaga Pendidikan Tinggi
menekankan pada Pendidikan Profesional dalam menciptakan Sumber Daya Manusia
(SDM) yang memiliki sikap, kemampuan, berkompeten dan mampu menangani
pekerjaan-pekerjaan dan mempunyai disiplin yang tinggi. Untuk mencapai sasaran
tersebut, salah satu usaha Sekolah Tinggi Teknik Poliprofesi Medan adalah dengan
mewajibkan seluruh Mahasiswa/I semester akhir melaksanakan Praktek Kerja
Lapangan (PKL) di Lembaga Pemerintahan dengan harapan agar para Mahasiswa/I
memahami dan mengetahui bagaimana praktek operasi di Lembaga Pemerintahan
maupun Swasta. Disamping itu Praktek Kerja Lapangan merupakan salah satu syarat
untuk menyelesaikan pendidikan sStrata 1 (S-1) di STT Poliprofesi Medan.
Mengingat betapa pentingnya masalah kearsipan dalam pelaksanaan
administrasi di Kantor Kecamatan Medan Sunggal maupun penulisan Laporan
Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini, maka hal inilah yang mendorong Penulis
untuk memilih judul Sistem Informasi Pengolahan Data Kearsipan Pada Kantor
Kecamatan Medan Sunggal . Judul ini di ambil sesuai dengan kegiatan yang
biasa penulis lakukan selama melakukan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di
Kantor Kecamatan Medan Sunggal yang bertempat di Jl. TB.Simatupang No.193
Medan.
I.2. Tujuan Dan Manfaat Praktek Kerja Lapangan
Adapun tujuan dilaksanakannya Praktek Kerja Lapangan adalah :
1. Sebagai salah satu syarat menyelesaikan Pendidikan Strata 1 (S-1) di
STT Poiprofesi Medan.
2. Berguna bagi penulis yang lain sebagai bahan perbandingan dalam
melaksanakan penulisan Laporan Praktek Kerja Lapangan di masa yang
akan datang.
3. Untuk mengetahui dunia kerja yang sebenarnya dan mempersiapkan diri
dalam memasuki dunia kerja.
4. Untuk menghadapi situasi dan kondisi kerja sehingga Mahasiswa dapat
melatih komunikasi dan menyelesaikan tugas-tugas yang di berika atasan.

5. Memberi kesempatan kepada Mahasiswa untuk dapat menerapkan dan

membandingkan teori-teori yang di peroleh di bangku perkuliahan dengan
kenyataan yang terjadi di lapangan.
6. Memperoleh pengalaman sebagai seorang karyawan perusahaan yang
diharapkan dengan cepat dalam menyesuaikan diri pada saat terjun di
dunia usaha.

7. Membangun kesiapan Mahasiswa dalam menghadapi situasi dan kondisi

kerja sehingga Mahasiswa dapat melatih komunikasi dan menyelesaikan
tugas-tugas yang diberikan oleh atasan.
8. Mempererat hubungan dan meningkatkan kerjasama antara STT
Poliprofesi Medan dengan perusahaan khususnya yang membutuhkan
tenaga siap pakai.
Adapun manfaat yang di peroleh Mahasiswa selama melaksanakan
Praktek Kerja Lapangan adalah :
1. Penulis dapat mengetahui beberapa kuatnya kerja sama di dalam
menjalankan suatu pekerjaan didalam sebuah instansi.
2. Penulis dapat mengetahui struktur dan perbedaan yang dikerjakan disetiap
masing-masing instansi.
3. Mendapat motivasi, dedikasi, serta inisiatif pada pekerjaan yang sesuai
dengan ketrampilan, pengetahuan yang didapat dibangku kuliah kemudian
menerapkannya di tempat Praktek Kerja Lapangan.
4. Mengetahui secara langsung bagaimana cara kerja yang baikPeserta dapat menilai diri
pribadi, tentang kemampuan mengaplikasikan
diri kepada pekerjaan di tempat Praktek Kerja Lapangan.
6. Mendapatkan pengetahuan yang baru, yang belum pernah didapatkan
dibangku kuliah, yaitu pengetahuan aplikasi teori kepada pekerjaan yang
sebenarnya di tempat Praktek Kerja Lapangan.
I.3. Ruang Lingkup Praktek Kerja Lapangan
Masalah yang sering terjadi yaitu pada Sistem Informasi Pengolahan Data
Tata Cara Kearsipan yang dilakukan masih menggunakan sistem manual,
sehingga prosesnya akan semakin lambat dan tidak efesien. Untuk mendapatkan
waktu yang tepat dan kinerja yang efesien, maka penulis mengidentifikasikan dan
merumuskan masalah yang ada didalam Data Pegawai, Gaji Pegawai, dan Absensi
Pegawai masih di lakukan secara manual, sehingga tidak terorganisir dengan baik
dan mengakibatkan kesulitan dalam pencarian data-data kearsipan pegawai yang
diperlukan setiap bulannya.
I.4. Metode Pengumpulan Data
Penelitian merupakan suatu proses yang panjang. Yang berawal pada
minat untuk mengetahui fenomena tertentu dan selanjutnya berkembang menjadi
gagasan, teori, konseptualisasi, pemilihan metode penelitian yang sesuai, dan
seterusnya. Hasil akhirnya, melahirkan gagasan dan teori baru pula senhingga
merupakan suatu proses yang tiada hentinya.
Hal yang sangat penting bagi peneliti adalah adanya minat untuk
mengetahui masalah sosial atau fenomena sosial tertentu. Minat tersebut dapat

timbul dan berkembang karena rangsangan bacaan, diskusi, seminar, atau

pengamatan. Titik tolak yang sesungguhnya bukanlah metode penelitian, tetapi
kepekaan dan minat, ditopang oleh akal sehat (common sence). Seperti disebutkan
diatas, berbagai tahap harus ditempuh hingga tercapai hasil penelitian yang
memenuhi kaidah-kaidah ilmiah, dan tiap tahap perlu dilaksanakan dengan kritis,
cermat dan sistematis.

Setelah di sederhanakan, langkah-langkah yang lazim ditempuh dalam

pelaksanaan survei adalah sebagai berikut :
1. Merumuskan masalah penelitian dan menentukan tujuan survei
2. Menentukan konsep hipotesa serta menggali keputusan pada saat hipotesa
tidak di perlukan, misalnya pada penelitian operasional.
3. Pengambilan sample.
4. Pekerjaan lapangan, termasuk memilih dan melatih pewawancara.
5. Pengolahan data.
6. Analisa dan pelaporan.
Dalam menyusun Laporan Praktek Kerja Lapangan ini, Penulis melakukan
penerapan metode penelitian dalam mendapatkan data yang di perlukan
sehingga penyusunan Laporan Praktek Kerja Lapangan ini dapat di selesaikan
dengan baik dan benar. Maka penulis menggunakan beberapa metode-metode
penelitian yang dapat membantu didalam pembuatan Laporan Praktek Kerja
Lapangan ini sebagai berikut :

Penelitian Lapangan (Field Research)

a. Obsevasi
Observasi yang dilakukan penulis merupakan metode pengamatan dan
pencatatan secara sistematis terhadap objek yang diselidiki. Jadi penulis
menyelidiki secara langsung yang menyangkut sistem kerja/operasional
perusahaan dalam mengumpulkan sebuah data dari instansi Kearsipan.
Misalnya, pada saat penerimaan sebuah surat masuk dan surat keluar
penulis dapat terlebih dahulu meneliti dalam kesempurnaan kalimat serta
isi dari setiap pokok bahasa agar tidak memiliki kesalahapahaman.
b. Wawancara
Wawancara merupakan cara pengumpulan data yang dilakukan penulis
dengan cara tanya jawab. Dalam wawancara ini penulis melakukannya
pada pegawai yang khusus menangani tentang masalah yang ada di dinas
tersebut.
2. Penelitian Pustaka (Library Research)
Penelitian Pustaka dilakukan penulis agar dapat mendapatkan data yang
bersifat teoritis, dalam hal ini yang perlu diperhatikan objek yang di teliti,
khususnya buku bacaan yang di jadikan pedoman untuk pembahasan
masalah yang di dapat dari penelitian yang di lakukan.
3. Sampling
Yaitu meneliti dan memilih suatu dokumen perusahaan yang tersedia dan
sesuai dengan bidang yang di pilih. Di sini penulis melakukan penelitian
dengan cara membentuk golongan dari suatu kumpulan berkas dan data
yang berisikan tentang tujuan-tujuan dari pemanfaatan pengumpulan dari
sebuah instansi/perusahaan yang berbentuk box besi atau juga di sebut
ruang dokumentasi.
4. Teknik Observasi Partisipasi
Yaitu mahasiswa ikut serta dalam kegiatan kerja dan mengadakan
pengamatan seluruh data yang diperlukan.
I.5. Lokasi Praktek Kerja Lapangan
Praktek Kerja Lapangan dilaksanakan pada tanggal 24 Maret 2014 s/d 08

Mei 2014 yang bertempat di Pemko Medan Kantor Kecamatan Medan Sunggal
yang beralamat di Jln. TB.Simatupang No. 193 Medan. Dimana Penulis memilih
tempat PKL tersebut sesuai dengan bidang ilmu yang di miliki penulis di
Perusahaan/Instansi tersebut.

BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
II.1. Sejarah Singkat Perusahaan
Kecamatan Medan Sunggal berasal dari nama kerajaan Sunggal serba
nyaman yang sebelumnya bernama Sunggal yaitu sebuah kampung yang didirikan
oleh datuk adir Surbakti di daerah Sembuaikan di kaki gunung sibayak. Kemudian
oleh keturunan beliau yang bernama Datuk Abdullah Ahmad Surbakti pada tahun
1945 memindahkan pusat pemerintahan ke sunggal yang sekarang ada di sekitar
Jl.PAM Tirtanadi kec.Medan Sunggal. Kemudian pada tahun 1866-1895 Datuk
Badiuzzaman memerintah kerajaan Sunggal dengan gelar Datuk Sri Diraja Indra
Pahlawan dan karena melawan penjajahan Belanda beliau di asingkan ke Cianjur
Jawa Barat hingga akhir hayatnya.
Luas wilayah Kecamatan Medan Sunggal 8Km, dengan batas-batas
sebagai berikut :
Sebelah Utara berbatasan : dengan Kecamatan Medan Helvetia
Sebelah Selatan berbatasan : dengan Kecamatan Medan Selayang
Sebelah Barat berbatasan : dengan Kabupaten Deli Serdang
Sebelah Timur berbatasn : dengan Kecamatan Medan Baru/Petisah
Alamat Kantor Kecamatan Medan Sunggal : Jl.TB Simatupang No.198
Jarak Kantor Kecamatan Medan Sunggal ke Kantor Walikota : 8Km
Letak Kecamatan Medan Sunggal diatas permukaan laut : 25 meter
Dalam melaksanakan tugas, tidak terlepas dari unsur muspika serta
instansi vertikal dan lintas sektoral sesuai dengan peraturan pemerintah No.6
tahun 1988, tentang koordinasi kegiatan instansi vertikal di daerah.
- Koramil 06 / MS
- Kapolsekta Medan Sunggal
- UPT Dinas Pendidikan
- Puskesmas / Puskesmas Pembantu
- Kantor Urusan Agama
- Pengawas PLKB
- Mantri Statistik
- PPL Pertanian
Untuk Mendukung jalannya pelaksanaan Pemerintahan di Kecamatan
Medan Sunggal memiliki sebuah kantor dan di dukung oleh 6 gedung kantor
Kelurahan yang terbesar di wilayah Kec.Medan Sunggal yang ke semua
bangunan dalam bentuk permanen. Dalam mendukung jalannya pemerintah
perlu Struktur organisasi baik secara internal maupun external. Bagan Struktur
Organisasi Kecamatan Medan Sunggal dapat di lihat pada gambar di bawah

ini :

Tabel II.1. Nama Camat yang pernah memimpin di Kecamatan Medan Sunggal
sejak Tahun 1974 s/d Sekarang
No Nama Pejabat Masa bakti
1 ABD. RAHMAN
2 M. SYAIM PANGGABEAN 1982 s/d 1986
3 RADJA THAMRIN 1986 s/d 1989
4 ASLAN HARAHAP, SH 1989 s/d 1994
5 NASRUL 1994 s/d 1996
6 SABARULLAH 1996 s/d 1999
7 DRA. CHADIDJAH 1999 s/d 2001
8 DRS.M.AMIN DAULAY 2001 s/d 2007
9 DRS. NURLI 2007 s/d 2011
10 PAHRI, S.Sos 2011 s/d 2012
11 SYAHRUL EFFENDI RAMBE, S.Sos 2012 s/d Sekarang
Tabel II.2. Nama-nama Pegawai Kantor Camat Medan Sunggal Dan Staff
NO NAMA JABATAN
1 SYAHRUL EFENDI RAMBE,S.Sos C a m a t
2 RUDY ASRIANDY,S.STP Sekcam
3 Drs.Suharto P.Hasibuan Kasi Trantib
4 Ardi Paisal,SE Staf Seksi Trantib
5 Sugiono Staf Seksi Trantib
6 Samsul Rizal Staf Seksi Trantib
7 Dalil Siregar Staf Seksi Trantib
8 Suprianto Staf Seksi Trantib
9. Drs.Ruslan Isra Pulungan Kasi Kesos
10. Faridah Mardiani, S.Sos Staf Seksi Kesos
M.Taufik Nasution Staf Seksi Kesos
12. Elviyanti Pohan,SE Kasi Pemerintahan
13. Rina Staf Seksi Pemerintahan
14. Zul Iskandar Nasution Staf Seksi Pemerintahan
15. Emma Suwanty Staf Seksi Pemerintahan
16. Widiastuti,S.STP Kasi PMK
17. Nurmaid Staf Seksi PMK
18. Usman Rangkuti Staf Seksi PMK
19. Imelda Staf Seksi PMK
20. Yusreina I.Lubis SP Kasubbag.Umum
21. Dra.Marlina Staf Subbag.Umum
22. Ikhwansyah Rozainur Staf Subbag.Umum
23 Cut Adiyarni,Amd Staf Subbag.Umum
24. Ali Sofian Hasibuan Staf Subbag.Umum
25 T.Mahari Abdillah,S.STP Staf Subbag.Umum
26 Rakum Sujono Staf Subbag.Umum
27 Herlina Diana Sari Staf Subbag.Umum
28 Yudistira Yaksa Nugraha Amd.Kom Staf Subbag.Umum
29 Rio Bambang Saputra Nadeak Staf Subbag.Umum

30 Nisa Chairani Nadeak Staf Subbag.Umum

31 Muhammad Hamid Syabari Staf Subbag.Umum
30 Hendra Arya, S.STP Staf Subbag.Umum
32 Ardi Sani Manullang,SE Kasubbag.Keuangan
33 Suci br.Ginting Bendahara Pengeluaran
34 Tahi Simanjutak Bendahara Penerima
35 Aidal Safitra Staf Subbag.Keuangan
36 Kasmono,SE Staf Subbag.Program
37 Dina Syafitri Harahap Staf Subbag.Program
Tabel II.3. Nama Kelurahan, Lurah, Luas Lahan dan Jumlah Kepala Lingkungan
No Kelurahan Nama Lurah Luas Wilayah Lingkungan
1 Lalang Subhan Fajri Harahap, S.STP 125 Ha 13
2 Sei Sikambing B Derliana 284 Ha 22
3 Sunggal Jalaludin Nasir Pohan 493 Ha 14
4 Babura Kasrin 106 Ha 11
Tanjung Rejo Abu Kosim, S.Sos 350 Ha 24
6 Simpang Tanjung Hobbiner 032 Ha 4
Jumlah 1390 Ha 88
II.2. Struktur Organisasi
Setiap Perusahaan ataupun Instansi memiliki Struktur Organisasi dan
manajemen tersendiri. Adanya struktur Organisasi menunjukkan adanya
pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab dalam mencapai suatu tujuan.
Penyusunan Struktur Organisasi harus dapat memberi gambaran yang jelas
mengenai bidang-bidang tugas yang terdapat dalam suatu Perusahaan maupun
Instansi.
Berhasilnya suatu organisasi dalam mencapai tujuan di tentukan oleh
mengerti atau tidaknya seseorang terhadap fungsi dan tugas di dalam organisasi
tersebut. Dengan demikian struktur organisasi bukanlah menjadi tujuan organisasi
tetapi dipergunakan sebagai alat untuk mencapai tujuan tersebut. Untuk menjamin
kelancaran kegiatan dalam Pemko Medan Kecamatan Medan Sunggal, maka perlu
memiliki struktur organisasi yang baik agar mempelancar dan mempertegas atau
mempermudah prosedur kerja agar terdapat koordinasi yang efesien dan efektif.
Kantor Kecamatan Medan Sunggal mempunyai struktur Organisasi
berbentuk garis dimana wewenang dialirkan dari atasan (CAMAT ) kepada
bawahan, Kepala bagian dan Sub Bagian demikian seterusnya dan tanggung
jawab bawahan di alirkan kepada atasan yang berada setingkat diatasnya,
sehingga bawahan hanya mempunyai tanggung jawab kepada seorang atasan.
Untuk lebih jelas Struktur Organisasi Kantor Kecamatan Medan Sunggal dapat di
lihat pada gambar berikut :
Struktur Organisasi Kantor Kecamatan Medan Sunggal
Gambar II.1. Struktur Organisasi Kantor Kecamatan Medan Sunggal
Dengan melihat Struktur Organisasi Kantor Kecamatan Medan Sunggal, kita
dapat mengetahui bagaimana tugas-tugas ini di bagi-bagikan, serta pendelegasian
wewenang menurut fungsinya masing-masing. Adapun uraian tugas masingmasing
bagian adalah sebagai berikut :
1. Camat
Camat mempunyai tugas melaksanakan kewenangan pemerintahan

yang di limpahkan oleh Walikota untuk menangani sebagian urusan

otonomi daerah dan menyelenggarakan tugas umum pemerintahan.
Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud dalam Pasal
4, Camat menyelenggarakan fungsi :
- Mengoordinasi kegiatan
pemberdayaan masyarakat.
- Mengoordinasikan upaya
penyelenggaraan ketentraman dan ketertiban umum.
- Mengoordinasikan
penerapan dan penegakkan peraturan perundang-undangan.
- Mengoordinasikan
pemeliharaan prasarana dan fasilitas pelayanan umum.
- Mengoordinasikan
penyelenggaraan kegiatan pemerintahan di tingkat kecamatan.
- Membina
penyelenggaraan pemerintahan kelurahan.
- Melaksanakan pelayanan
masyarakat yang menjadi ruang lingkup tugasnya dan/atau yang
belum dapat dilaksanakan pemerintahan kelurahan.
- Melaksanakan tugas lain
yang di berikan oleh Walikota sesuai dengan tugas dan fungsinya.
15

2. Sekretaris Camat
Sekretariat dipimpin oleh Sekretaris, yang berada di bawah dan
bertanggung jawab kepada Camat. Sekretariat mempunyai tugas pokok
melaksanakan sebagian tugas Camat melingkupi kesekretariatan
meliputi pengelolaan administrasi umum, keuangan dan penyusunan
program. Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud
pada ayat (1), Sekretariat menyelenggarakan fungsi :
- Penyusunan rencana,
program, dan kegiatan kesekretariatan.
- Pengkoordinasian
penyusunan perencanaan program Kecamatan.
- Pelaksanaan dan
penyelenggaraan pelayanan administrasi kesekretariatan
Kecamatan yang meliputi administrasi umum, kepegawaian,
keuangan, dan kerumahtanggaan Kecamatan.
- Pengelolaan dan
pemberdayaan sumber daya manusia, pengembangan organisasi,
dan ketatalaksanaan.
- Pelaksanaaan koordinasi
penyelenggaraan tugas-tugas Kecamatan.
- Penyiapan bahan
pembinaan, pengawasan dan pengendalian.
16

- Pelaksanaan monitoring,
evaluasi, dan pelaporan kesekretariatan.
- Pelaksanaan tugas lain
yang di berikan oleh Camat sesuai dengan tugas dan fungsinya.
a. Sub Bagian Umum

Sub Bagian Umum di pimpin oleh Kepala Sub Bagian, yang berada di
bawah dan bertanggung jawab kepada Sekretaris. Sub Bagian Umum
mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Sekretariat
lingkup administrasi umum. Dalam melaksanakan tugas pokok
sebagaimana di maksud pada ayat (1), Sub Bagian Umum
menyelenggarakan fungsi :
- Penyusunan rencana,
program, dan kegiatan Sub Bagian Umum.
- Penyusunan bahan
petunjuk teknis meliputi pengelolaan tata dan naskah dinas,
penataan kearsipan, perlengkapan, dan penyelenggaran
kerumahtanggaan Kecamatan.
- Pengelolaan administrasi
kepegawaian.
- Penyiapan bahan
pembinaan dan pengembangan kelembagaan, ketatalaksanakan,
dan kepegawaian.
17

- Penyiapan bahan
pembinaan, pengawasan, dan pengendalian.
- Penyiapan bahan
monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas.
- Pelaksanaan tugas lain
yang oleh Sekretaris sesuai dengan tugas dan fungsinya.
b. Sub Bagian Keuangan
Sub Bagian Keuangan dipimpin oleh Kepala Sub Bagian, yang berada
di bawah dan bertanggung jawab kepada Sekretaris. Sub Bagian
Keuangan mempunyai tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat
(1), Sub Bagian Keuangan menyelenggarakan fungsi :
- Penyusunan rencana,
program, dan kegiatan Sub Bagian Keuangan.
- Penyusunan bahan
petunjuk teknis pengelolaan administrasi keuangan.
- Pelaksanaan pengelolaan
administrasi keuangan meliputi kegiatan penyusunan rencana,
penyusunan bahan, pemrosesan, pengusulan dan verifikasi.
- Penyiapan bahan /
pelaksanaan koordinasi pengelolaan administrasi keuangan.
- Penyusunan laporan
keuangan Kecamatan.
18

- Penyiapan bahan
pembinaan, pengawasan, dan pengendalian.
- Penyiapan bahan
monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas.
- Pelaksanaan tugas lain
yang di berikan Sekretaris sesuai dengan tugas dan fungsinya.
c. Sub Bagian Penyusunan
Program
Sub Bagian Penyusunan Program dipimpin oleh Kepala Sub Bagian

yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Sekretaris. Sub

Bagian Penyusunan Program mempunyai tugas pokok melaksanakan
sebagian tugas Sekretariat lingkup penyusun program dan pelaporan.
Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat
(1), Sub Bagian Penyusunan Program menyelenggarakan fungsi :
- Penyusunan rencana,
program, dan kegiatan Sub Bagian Penyusunan Program.
- Penyiapan bahan
penyusunan rencana dan program Kecamatan.
- Pengumpulan bahan
petunjuk teknis lingkup penyusunan rencana dan program
Kecamatan.
- Penyiapan bahan
pembinaan, pengawasan, dan pengendalian.
19

- Penyiapan bahan
monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas.
- Pelaksanaan tugas lain
yang diberikan oleh Sekretaris sesuai dengan tugas dan fungsinya.
d. Seksi Tata Pemerintahan
Seksi Tata Pemerintahan dipimpin oleh Kepala Seksi yang berada di
bawah dan bertanggung jawab kepada Camat. Seksi Tata
Pemerintahan mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas
pokok Camat lingkup tata pemerintahan. Dalam melaksanakan tugas
pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Seksi Tata Pemerintahan
menyelenggarakan fungsi :
- Penyusunan rencana,
program, dan kegiatan Seksi Tata Pemerintahan.
- Penyusunan petunjuk
teknis lingkup tata pemerintahan.
- Penyiapan bahan
pembinaan dan pengawasan tertib administrasi pemerintahan
kelurahan.
- Penyiapan bahan
pembinaan dan koordinasi dalam penyelenggaraan kegiatan
pemerintahaan di tingkat Kecamatan.
20

- Penyiapan bahan
koordinasi pembinaan kegiatan sosial politik, ideologi negara, dan
kesatuan bangsa.
- Penyiapan bahan
pembinaan dibidang keagrariaan.
- Pelaksanaan proses
pelayanan administrasi kependudukan.
- Pelaksanaan kegiatan
pencatatan monografi kecamatan dan kelurahan.
- Pelaksanaan proses
pelayanan administrasi lainnya lingkup tata pemerintahan.
- Pemantauan pelaksanaan
pemungutan Pajak Bumi dan Bangunan.

- Penyiapan bahan
monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas.
- Pelaksanaan tugas lain
yang diberikan oleh Camat sesuai dengan tugas dan fungsinya.
e. Seksi Pemberdayaan
Masyarakat
Seksi Pemberdayaan Masyarakat dipimpin oleh Kepala Seksi, yang
berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Camat. Seksi
Pemberdayaan Masyarakat mempunyai tugas pokok melaksanakan
sebagian tugas pokok Camat lingkup pemberdayaan masyarakat.
21

Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat

(1), Seksi Pemberdayaan Masyarakat menyelenggarakan fungsi :
- Penyusunan rencana,
program, dan kegiatan Seksi Pemberdayaan Masyarakat.
- Penyusunan bahan dan
petunjuk teknis lingkup pemberdayaan masyarakat.
- Penyiapan bahan
pembinaan terhadap kegiatan pemberdayaan masyarakat, seperti
Lembaga Pemberdayaan Masyarakat (LPM), Lembaga
Perekonomian, Koperasi, Usaha Mikro,Kecil dan Menengah.
- Pelaksanaan proses
pelayanan masyarakat lingkup pemberdayaan masyarakat.
- Penyiapan bahan
koordinasi dalam penyelenggaraan pemberdayaan masyarakat.
- Penyiapan bahan
monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas.
- Pelaksanaan tugas lain
yang di berikan oleh Camat sesuai dengan tugas dan fungsinya.
f. Seksi Ketentraman dan
Ketertiban Umum
Seksi Ketentraman dan Ketertiban Umum dipimpin oleh Kepala Seksi
yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Camat. Seksi
Ketentraman dan Ketertiban Umum mempunyai tugas pokok
22

melaksanakan sebagian tugas Camat lingkup ketentraman dan

ketertiban umum. Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana
dimaksud pada ayat (1), Seksi Ketentraman dan Ketertiban Umum
menyelenggarakan fungsi :
- Penyusunan rencana,
programn dan kegiatan Seksi Ketentraman dan Ketertiban Umum.
- Penyusunan petunjuk
teknis lingkup ketentraman dan ketertiban umum.
- Penyiapan bahan
pembinaan ketentraman dan ketertiban umum.
- Penyiapan bahan
pelaksanaan koordinasi dengan satuan kerja perangkat daerah
dalam penyelenggaraan ketentraman dan ketertiban umum,
pengamanan, dan penertiban terhadap pelanggaran peraturan
daerah dan peraturan perundang-undangan lainnya di wilayah

kecamatan.
- Penyiapan bahan
pelaksanaan pembinaan polisi pamong praja, pertahanan sipil, dan
perlindungan masyarakat.
- Membantu pelaksanaan
pengawasan terhadap penyaluran bantuan dan pengamanan akibat
bencana alam dan bencana lainnya.
23

- Pelaksanaan proses
pelayanan masyarakat lingkup ketentraman dan ketertiban umum.
- Pelaksanaan monitoring,
evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas.
- Pelaksanaan tugas lain
yang diberikan oleh Camat sesuai dengan tugas dan fungsinya.
g. Seksi Kesejahteraan
Sosial
Seksi Kesejahteraan Sosial dipimpin oleh Kepala Seksi yang berada di
bawah dan bertanggung jawab kepada Camat. Seksi Kesejahteraan
Sosial mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas pokok
Camat lingkup kesejahteraan sosial. Dalam melaksanakan tugas pokok
sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Seksi Kesejahteraan Sosial
menyelenggarakan fungsi :
- Penyusunan rencana,
program, dan kegiatan Seksi Kesejahteraan Sosial.
- Penyusunan petunjuk
teknis lingkup kesejahteraan sosial.
- Penyiapan bahan
pembinaan kesejahteraan sosial.
- Pelaksanaan proses
pelayanan masyarakat lingkup kesejahteraan sosial.
24

- Penyiapan bahan
koordinasi dalam penyelenggaraan pembinaan kehidupan
keagamaan, pendidikan, kepemudaan, kebudayaan, olah raga,
kesehatan masyarakat, dan kesejahteraan sosial lainnya.
- Membantu pelaksanaan
tugas-tugas penanggulangan bencana alam dan bencana lainnya.
- Penyiapan bahan
monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas.
- Menerima laporan Raskin
- Melaksanakan tugas ahli
waris
- Pelaksanaan tugas lain
yang di berikan oleh Camat sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Arti / Lambang Logo Pemerintah Kota Medan dapat di lihat pada gambar di
bawah ini :
Gambar II.2 Logo Pemerintah Kota Medan
Pengertian Lambang Kota Medan :
25

1. Suatu perisai terbagi atas

5 bagian yang masing-masing melukiskan 5 bahan pokok terpenting yang

diekspor dari Medan yakni ; Nenas Sisal, Teh, Pohon Getah, Kelapa Sawit
dan Tembakau.
2. Suatu lingkaran yang
terdiri dari setangkai padi dan sedahan kapas, masing-masing terdiri dari
17 biji padi dan 8 bunga kapas.
3. Suatu bambu runcing
yang terletak dibelakang perisai.
4. Suatu bintang bambu
runcing dan 4 tiang yang menjinjing perisai dan lingkaran tersebut dan
menghubungkan pita sutera.
Arti lambang lambang yang terdapat pada Logo Kota Medan :
1. 17 biji padi berarti
tanggal 17 dari Hari Proklamasi Kemerdekaan Republik Indonesia.
2. 8 bunga kapas berarti
bulan ke-8 dari tahun Proklamasi Kemerdekaan Republik Indonesia.
3. 4 tiang dan 5 bahagian
dari perisai berarti tahun 45 dari Proklamasi Kemerdekaan Republik
Indonesia.
4. Satu bambu runcing yang
terletak di belakang perisai, adalah lambang perjuangan Kemerdekaan
Republik Indonesia, dan lima bahan-bahan pokok yang terpenting di
26

hadapan bambu runcing, berarti kemakmuran serta Keadilan Sosial yang

merata ada dihadapan kita.
5. Bintang yang bersinar
lima adalah Bintang Nasional yang berarti bahwa hidup penduduk Kota
Medan khususnya dan Indonesia umumnya akan bersinar-sinar, bahagia
dan lepas dari kemiskinan dan kemelaratan.
6. Lima sinar bintang, lima
bahan-bahan pokok terpenting yang di ekspor dari Medan dan lima
bahagian perisai berarti Pancasila, yang menjadi Dasar Negara Republik
Indonesia.
Visi adalah cara pandang jauh ke depan, kemana instansi pemerintahan
harus di bawa agar dapat exsisi, antisipatif dan inovatif. Secara umum Visi adalah
pandangan ideal masa depan yang ingin di wujudkan oleh Kecamatan Medan
Sunggal. Penepatan Visi mencerminkan apa yang ingin di capai, memberikan arah
dan fokus strategis yang jelas, berorientasi terhadap masa depan dan selanjutnya
diharapkan mampu menumbuhkan komitmen dilingkungan Kecamatan Medan
Sunggal. Visi di Kecamatan Medan Sunggal dirumuskan untuk mendukung Visi
dan Misi Kota Medan secara dimensional yang berfokus ke masa depan
berdasarkan pemikiran masa kini dan pengalama masa lalu, dengan
memperhatikan tugas pokok dan fungsi yang dimiliki serta kondisi dan proyeksi
yang di inginkan kedepan, maka Visi Kecamatan Medan Sunggal Perwujudan
Aparatur Pemerintah yang Kredibel dan Profesional Serta Memberikan Pelayanan
Prima Kepada Masyarakat Dalam Melaksanakan Otonomi Daerah
27

Penjabaran dari visi diatas adalah :

a. Kredibel, mengandung makna :
- Daya tangkap atas permasalahan dan tuntutan masyarakat.

- Cepat bertindak dan cepat menyesuaikan dengan lingkungan dan

tuntutan.
- Keinginan untuk memberi pelayanan terbaik (pelayanan prima)
b. Profesional, mengandung makna :
- Good governance (Supermasi hukum, akuntabilitas, partisipatif,
transparansi, kesetaraan)
- Kemampuan SDM aparat Kecamatan dan kelurahan.
- Pemahaman aturan dan prosedur
c. Pelayanan dan prima, mengandung makna :
- Pelayanan tepat waktu, tepat guna dan tepat sasaran.
- Sikap dan prilaku sebagai birokrat dan pelayanan
- Aspiratif / Akomodasi
Misi merupakan sesuatu yang harus dilaksanakan oleh pemerintahan dan
pihak-pihak lain yang berkepentingan agar harapan pada masa mendatang
tercapai. Dalam mencapai visi maka dirumuskan misi sebagai tugas utama yang
harus dilakukan dalam mencapai tujuan organisasi dalam kurun waktu tertentu.
Untuk mewujudkan hal tersebut maka Kecamatan Medan Sunggal memenuhi visi
tersebut, pemerintahan Kecamatan Medan Sunggal menjabarkan kedalam misi
sebagai berikut :
28

- Meningkatkan tugas pemerintahan umum.

- Meningkatkan tugas-tugas yang di limpahkan Walikota yang
meliputi aspek perijinan, rekomendasi, koordinasi, pembinaan,
pengawasan, fasilitas, penetapan penyelenggaraannya.
- Meningkatkan pelayanan prima kepada seluruh masyarakat.
II.3. Mekanisme Sistem Yang Berjalan
Adapun mekanisme sistem yang sedang berjalan saat ini di Kantor
Kecamatan Medan Sunggal, baik dalam penginputan suatu sistem data pegawai,
gaji pegawai dan absen pegawai masih menggunakan sistem manual kadang
menggunakan sistem komputerisasi bagi sebagian pegawai yang memiliki fasilitas
komputer diruangannya sehingga jika di butuhkan kearsipan data-data suatu
waktu membutuhkan waktu yang lama dan tidak efesien dalam sistem kinerjanya.
29

BAB III
TINJAUAN PUSTAKA
III.1. Pengertian Sistem
Kata Sistem berasal dari bahasa yunani yang mengandung arti Kesatuan
atau keseluruhan dari bagian-bagian yang berhubungan satu dengan yang
lainnya yang sama. Suatu sistem adalah suatu jaringan yang saling berhubungan,
bersama-sama melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu saran
tertentu.
Pernyataan sistem menurut beberapa ahli dapat didefenisikan sebagai
berikut :
Menurut Tata Sutabri (Analisis Sistem Informasi : 2012: Edisi Pertama:4,
Penerbit Andi, Yogyakarta). Sistem adalah bagian-bagian atau komponen yang
terpadu untuk suatu sistem.
Menurut Jogiyanto (Sistem Teknologi Informasi: 2009: Edisi III: 24,
Penerbit Andi). Sistem merupakan kumpulan elemen yang saling berhubungan
satu sama lain yang membentuk kesatuan dalam usaha mencapai tujuan.
Menurut Budi Sutedjo (Sistem Teknologi Informasi: 2009: Edisi Pertama:

34, Penerbit Andi). Sistem adalah kumpulan dari komponen yang saling
berhubungan satu dengan yang lainnya membentuk suatu kesatuan untuk
mencapai tujuan tertentu.
Jadi, Sistem merupakan sekumpulan komponen objek, alat, metode, atau
aturan yang saling berhubungan atau terkait satu sama lain secara fungsional dan
30

dapat bekerja sama untuk menghasilkan suatu kesatuan metode prosedur, teknik
yang di gabung dan diatur sedemikian rupa, sehingga menjadi satu kesatuan yang
berfungsi untuk mencapai data.
Sistem memiliki karakteristik sebagai berikut :
a. Komponen Sistem ( Component )
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi,
yang saling bekerja sama membentuk suatu komponen sistem atau bagianbagian
dari sistem.
b. Batasan Sistem (Boundary)
Merupakan daerah yang membatasi suatu sistem dengan sistem yang lain
atau dengan lingkungan kerjanya.
c. Subsistem
Bagian-bagian dari sistem yang beraktivitas dan berinteraksi satu sama
lain untuk mencapai tujuan dengan sasarannya masing-masing.
d. Lingkungan Luar Sistem (Environment)
Suatu sistem yang ada diluar dari batas sistem yang di pengaruhi oleh
operasi sistem.
e. Penghubung Sistem (Interface)
Media penghubung antara suatu subsistem dengan subsistem lain. Adanya
penghubung ini memungkinkan berbagai sumber daya mengalir dari suatu
subsistem ke subsistem lainnya.
31

f. Masukan Sistem (Input)

Energi yang masuk ke dalam sistem, berupa perawatan dan sinyal.
Masukkan perawatan adalah energi yang di masukkan supaya sistem
tersebut dapat berinteraksi.
g. Keluaran Sistem (Output)
Hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang
berguna dan sisa pembuangan.
h. Pengolahan Sistem (Procces)
Suatu tempat dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan
mengubah masukan menjadi keluaran.
i. Sasaran Sistem
Tujuan yang ingin dicapai sistem, akan dikatakan berasil apabila mengenai
sasaran atau tujuan.
Klasifikasi sistem terdiri dari :
a. Sistem abstrak dan sistem fisik
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang
tidak tampak secara fisik, misalnya sistem teologia, yaitu suatu sistem
yang berupa pemikiran tentang hubungan antara manusia dengan
Tuhan , sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara
fisik, seperti sistem komputer, sistem produksi, sistem penjualan,
sistem administrasi personalia dan sebagainya.
b. Sistem alamiah dan sistem buatan manusia

32

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak
dibuat oleh manusia, misalnya sistem perputaran bumi, terjadi siang
dan malam, dan pergantian musim. Sedangkan sistem buatan manusia
merupakan sistem yang melibatkan manusia dengan mesin, yang
disebut human machine system . Sistem informasi berbasis komputer
merupakan contohnya, karena menyangkut penggunaan komputer
yang berinteraksi dengan manusia.
c. Sistem deterministik dan sistem probabilistic
Sistem yang beroperasi dengan tingkah laku Sistem yang beroperasi
dengan tingkah laku yang dapat diprediksi disebut sistem
deterministik. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tingkah
lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program komputer
yang dijalankan. Sedangkan sistem yang bersifat probabilistik adalah
sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi, karena
mengandung unsur probabilitas.
d. Sistem terbuka dan sistem tertutup
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak
terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara
otomatis tanpa ada campur tangan pihak dari luar. Sedangkan system
terbuka adalah system yang behubungan dan dipengaruhi oleh
lingkungan luarnya, yang dapat menerima masukan dan menghasilkan
keluaran untuk subsistemnya.
33

III.2. Pengertian Informasi

Informasi merupakan hasil pengumpulan dan pengolahan data yang telah
memunculkan arti (makna bagi manusia).
Pengertian Informasi menurut beberapa ahli dapat di defenisikan sebagai
berikut :
Menurut Tata Sutabri (Analisis Sistem Informasi: 2012: Edisi Pertama:
22, Penerbit Andi, Yogyakarta). Informasi adalah data yang telah
diklasifikasikan atau diolah atau di interprestasikan untuk digunakan dalam
proses pengambilan keputusan.
Menurut Murhada dan Yo Ceng Giap (Pengantar Teknologi Informasi,
2011: 16, Penerbit Mitra Wacana Media, Jakarta). Informasi merupakan data
yang terstruktur hasil olahan data diproses menjadi informasi.
Menurut Deni Darmawan (Pendidikan Teknologi Informasi dan
Komunikasi: 2012: Cetakan Pertama: 21, PenerbitRemaja Rosdakarya, Bandung).
Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti
bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan.
Jadi Sistem informasi adalah sekumpulan proses, prosedur dan aturan yang
di organisasikan secara integral untuk mengolah data menjadi informasi atau
laporan-laporan yang bermanfaat guna memecahkan masalah dan pengambilan
keputusan.
34

Gambar III.1. Kegiatan Sistem Informasi

Kegiatan yang terdapat pada sistem informasi antara lain :
a. Input, menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data yang akan
diproses.
b. Proses, menggambarkan bagaimana suatu data diproses untuk

menghasilkan suatu informasi yang bernilai tambah.

c. Output, suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan dari proses diatas.
d. Penyimpanan, suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data.
e. Kontrol, suatu aktivitas untuk menjamin bahwa sistem informasi tersebut
berjalan sesuai dengan yang diharapkan.
Penyimpanan
Proses
Kontrol
Input
Output
35

III.3. Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi merupakan suatu sistem yang tujuannya menghasilkan
informasi. Tugas dari sistem informasi adalah untuk melakukan siklus pengolahan
data. Komponen-komponen sistem informasi yaitu :
KONTROL
Gambar III.2. Komponen dari sistem informasi
Menurut beberapa ahli pengertian Sistem Informasi adalah sebagai
berikut:
Menurut Murhada dan Yo Ceng Giap (Pengantar Teknologi Informasi :
2011: 17, Penerbit Mitra Wacana Media, Jakarta). Sistem Informasi merupakan
sekumpulan proses, mengeksekusi data mentah, untuk menghasilkan informasi
yang berguna untuk pengambilan keputusan.
Menurut Bambang Haryanto (Dasar Informatika dan Ilmu Komputer,
Model
Input
Output
Basis Data
36

2009: Edisi III: 36, Penerbit Andi). Sistem Informasi adalah suatu organisasi
yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi yang mendukung fungsi
organisasi yang bersifat manaterial dalam kegiatan strategi dari suatu organisasi
untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan
yang diperlukan.
Menurut Jogiyanto (Sistem Teknologi Informasi: 2009: Edisi II: 33,
Penerbit Andi). Sistem Informasi merupakan suatu sistem yang tujuannya
menghasilkan informasi.
Menurut Murdick, R.G (Sistem Informasi :2009: Edisi 1: 7, Penerbit
Salemba). Sistem Informasi adalah Seperangkat Elemen yang membentuk
kumpulan atau prosedur-prosedur / bagan-bagan Pengolahan yang mencari
suatu tujuan bagian atau tujuan bersama dengan mengoperasikan data/barang
pada tujuan tertentu.
Jadi, Sistem Informasi adalah sekumpulan perangkat komunikasi seperti
hardware dan software komputer, prosedur (aturan pemakaian sistem informasi
tersebut), dokumentasi (dokumen yang dipergunakan untuk memperoleh data),
form (formulir users interfacenya) dan orang-orang uang bertanggung jawab
terhadap manajemen dan informasi. Sementara tugas dari sistem informasi adalah
sebagai alat untuk memudahkan dalam pelaksanaan kegiatan utama dari suatu
organisasi.
III.4. Pengertian Data

Data berasal dari bahasa Yunani Datum yang berarti fakta. Maka kata
data bagi manusia adalah segala sesuatu yang dapat diterima oleh indera manusia
37

dari rancangan yang ada disekitarnya. Sedangkan makna kata dalam komputer
adalah segala sesuatu yang bisa dikodekan (dilambangkan) dengan kode,
symbol/lambang yang telah disediakan oleh komputer.
Menurut Tata Sutabri (Analisis Sistem Informasi: 2012: Edisi Pertama:
25, Penerbit andi, Yogyakarta). Data merupakan bentuk mentah yang belum
dapat bercerita sehingga perlu diolah lebih lanjut.
Menurut Murhada dan Yo Ceng Giap (Pengantar Teknologi Informasi:
2011: 16, Penerbit Mitra Wacana Media ,Jakarta). Data merupakan
kumpulan/himpunan fakta, dari suatu objek.
Menurut Deni Dermawan (Pendidikan Teknologi Informasi dan
Komunikasi: 2012: Cetakan Pertama: 1, Penerbit Remaja Rosdakarya, Bandung).
Data adalah fakta, kejadian, berita, fenomena dan sejenisnya yang dapat diolah
atau diproses berdasarkan prosedur tertentu yang pada akhirnya menjadi
keluaran dalam bentuk informasi.
Menurut Andri Kristanto (Perancangan Sistem Informasi dan
Aplikasinya: 2009: Edisi Rewvisi: 8, Gavasa Media, Yogyakarta). Pengolahan
data adlaah waktu yang digunakan untuk menggambarkan perubahan bentuk
data menjadi informasi yang memiliki kegunaan.
Gambar III.3. Siklus Pengolahan Data
Dari gambar diatas dapat diuraikan satu persatu yaitu :
Input Proses Output
38

1. Tahapan Input
Tahapan input merupakan proses masukkan data ke dalam proses
komputer lewat alat input (Input Device). Tang merupakan alat input
masukkan adalah peralatan yang berfungsi untuk menerima dan yang
diberikan oleh manusia atau peralatan lainnya yang mengirimkan data tersebut
dalam bentuk digital kepada komputer.
2. Tahapan Proses
Tahapan proses merupakan pengolahan dari data yang sudah di masukkan
dan dilakukan oleh alat pemroses (Prosessing device) yang berupa proses
menghitung membandingkan, mengklasifikasikan, mengatur, mengendalikan
atau mencari.
3. Tahapan output
Tahapan output merupakan proses menghasilkan output dari hasil
pengolahan data.
Tiap tahap dasar dari siklus pengolahan data tersebut dikembangkan lebih
lanjut. Siklus pengolahan data yang dikembangkan dapat ditambah tiga atau
lebih tahapan lagi.
Dari pendapat para ahli diatas dapat diambil kesimpulan bahwa data
merupakan fakta atau bagian dari fakta yang belum tersusun yang mempunyai
arti yang di hubungkan dengan kenyataan yang benar-benar terjadi. Data juga
dapat disebut sebagai bahan mentah informasi sebagai kelompok simbol39
simbol yang menyajikan kuantitas (jumlah), kegiatan atau objek.
Pengolahan data memiliki dua metode yang digunakan yaitu :
a. Batch Processing Method (Metode Pengolahan Kumpulan)
Batch Proccesing Method merupakan pengolahan data yang dikumpulkan

lebih dahulu selama beberapa periode. Data yang digunakan biasanya data
yang telah dikumpulkan beberapa tahun yang lalu.
b. On-Line Proccesing Method (Metode Pengolahan Transaksi)
On-Line Proccesing Method adalah metode pengolahan yang mempunyai
karakteristik yang tertentu, yaitu transaksi yang terjadi secara langsung
digunakan untuk memutahirkan file induk.
III.5. Pengertian Database
Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu
dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan
perangkat lunak untuk memanipulasinya. Database merupakan salah satu
komponen yang penting dalam sistem informasi.
Jadi, dapat diartikan bahwa database merupakan kumpulan data yang
berhubungan dengan suatu interprise untuk beberapa penggunaan dan merupakan
sistem dari data tersebut. Database yang merupakan kumpulan data yang harus
diolah untuk menghasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat di pergunakan
sistem manajemen database, hasil pengolahan data akan lebih baik.
40

III.6. Hirarki Data

a. Database Manajemen Sistem (DBMS)
Database Manajemen Sistem diartikan sebagai program komputer yang
digunakan untuk memasukkan, mengubah, memanipulasi dan memperoleh
data/informasi dengan praktis dan efesien.
b. Database
Database merupakan file yang saling berhubungan satu dengan yang
lainnya.
c. File
File terdiri dari record-record yang menggambarkan suatu kesatuan data
yang sejenis.
d. Record
Record merupakan kumpulan elemen-elemen yang saling berkaitan
menginformasikan tentang satu entity secara lengkap satu record mewakili
satu data atau informasi tentang record.
e. Field
Satu field yang menggambarkan satu attribute dari record yang
menunjukkan satu item dari kata. Contoh : nama, alamat dan sebagainya.
f. Karakter / byte
Karakter atau byte adalah bagian data yang terkecil yang dapat berupa
karakter numeric, huruf atau karakter-karakter yang membentuk suatu item
data. Contoh : A, 1, *
41

g. Bit
Bit merupakan digit pada bilangan biner
Gambar III.4. Hirarki Pembentukan Data
III.7. Tujuan Pengolahan Data
Tujuan pengolahan data adalah untuk menghasilkan suatu output atau
keluaran yang nantinya akan digunakan yaitu sebagai dasar untuk pengambilan
keputusan atau informasi.
Informasi harus memiliki beberapa komponen-komponen yaitu :
1. Data input
2. Proses

3. Hasil/informasi
DBMS
Database
File
Record
Field
Karakter
Byte
Bit
42

III.8. Konsep-Konsep Yang Memegang Dalam Peranan Data

Ada beberapa konsep yang berhubungan dengan pengolahan data,
pemakaian informasi dan nilai informasi yaitu :
a. Informasi adalah data yang telah diolah dan laporannya disajikan
sehubungan dengan waktu dan mutu.
b. Manusia sebagai Pengolah Data, yaitu menentukan sistem informasi dan
sering mengesankan dasar rancangan dari diri manusia itu sendiri.
c. Konsep sistem, merupakan sebuah sistem informasi manajemen sehingga
diperlukan suatu konsep untuk memahami dan merancang yang mengacu
kepada pengembangan sistem informasi.
d. Konsep Organisasi Manajemen, merupakan sistem informasi yang selalu
berada dalam sebuah organisasi dan dirancang untuk mendukung fungsi
manajemen, dengan kata lain informasi adalah penentu yang penting
dalam bentuk keorganisasian.
e. Konsep Pengambilan Keputusan, perancangan sistem informasi
manajemen bukan hanya harus mencerminkan rancangan yang rasional
terhadap optimasi, tetapi juga teori keperlakuan pengambilan keputusan
dalam organisasi.
f. Nilai informasi, dimana informasi dapat merubah semua keputusan,
perubahan dalam nilai hasil akan menentukan nilai dari suatu informasi.
43

III.9. Pengertian Arsip dan Kearsipan

Arsip berasal dari bahasa asing, orang Yunani mengatakan Archivum
yang artinya tempat untuk menyimpan, sering juga kata tersebut ditulis Archeon
yang berarti balai kota (tempat untuk menyimpan dokumen) tentang masalah
pemerintahan.
Menurut bahasa Belanda yang dikatakan Archief mempunyai arti:
1.Tempat untuk menyimpan catatan-catatan dan bukti-bukti kegiatan yang lain.
2.Kumpulan catatan atau bukti kegiatan yang berujud tulisan, gambar, grafik dan
sebagainya.
3.Bahan-bahan yang akan disimpan sebagai bahan pengingat.
Pengertian kearsipan menurut pakar/ahli adalah sebagai berikut :
Menurut Odgers (2005) Kearsipan adalah manajemen arsip sebagai
proses pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan dokumen serta arsip baik
dalam bentuk kertas maupun media elektronik .
Menurut Charman (1998) Kearsipan yaitu sebagai proses yang menitik
beratkan pada efisiensi administrasi perkantoran, pengelolaan dan pemusnahan
dokumen apabila tidak diperlukan .
Jadi, Kearsipan adalah hal-hal yang berhubungan dengan arsip atau
suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan,

pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut

sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan mudah, cepat dan tepat ditemukan.
Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.
44

BAB IV
PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
IV.1. Pengamatan
Berdasarkan hasil pengamatan yang penulis amati pada Kantor
Kecamatan Medan Sunggal yang menjadi penempatan praktek kerja
lapangan penulis adalah di bagian Subbagian Umum. Subbagian Umum
bertanggung jawab atas segala kearsipan dinas, arsip pegawai seperti slip
gaji dan surat perjalanan dinas, dan proses persuratan yang ada di Kantor
Kecamatan Medan Sunggal mulai dari proses surat masuk maupun proses
surat keluar. Di Subbagian Umum penulis belajar bagaimana urut-urutan
atau proses pembuatan dan pengelolaan arsip-arsip di Kantor Kecamatan
Medan Sunggal, namun dalam prosesnya masih menggunakan cara
penulisan manual contohnya seperti pada proses surat masuk dan surat
keluar.
Proses Surat Masuk di Kantor Kecamatan Medan Sunggal
diterima di bagian Kearsipan dicatat pada buku agenda untuk diberi nomor
surat, tujuan surat, perihal, kemudian surat diberi lembaran disposisi.
Lembaran disposisi ini digunakan sebagai tempat Camat memberikan
tanggapan pada isi surat, surat-surat masuk yang telah dicatat diberi
lembaran disposisi disampaikan kepada Subbagian Program untuk
diketahui isi, dan dilakukan pengecekan surat. Selanjutnya Subbagian
Program memberi tanggapan apakah surat tersebut perlu dibalas atau
45

tidak. Jika surat tersebut tidak dibalas maka surat dan lembar disposisi
akan dikembalikan ke bagian kearsipan untuk diarsipkan, dan jika surat
tersebut membutuhkan balasan, maka Subbagian Umum akan membuat
surat balasan dan membuat laporan surat yang kemudian diserahkan
kepada Camat untuk ditandatangani. Setelah ditandatangani, surat balasan
diserahkan ke bagian kearsipan untuk diarsipkan dan kemudian dikirimkan
ke instansi yang bersangkutan. Pada proses Surat Keluar di Kantor
Kecamatan Medan Sunggal, Surat keluar atau surat balasan merupakan
jawaban dari surat masuk ataupun informasi yang perlu disampaikan
kepada pihak lain, baik berupa laporan-laporan maupun informasi lainnya.
Cara penanganan surat keluar tidak berbeda dengan surat masuk, surat
keluar tidak diberi lembaran disposisi. Sebelum surat keluar/surat balasan
dikirim ke alamat yang dituju terlebih dahulu dicatat dalam buku ekspedisi
yang bersangkutan untuk diarsipkan.
Jadi apabila ingin mencari arsip surat terdahulu maka harus
mencari secara manual di buku agenda yang pastinya membutuhkan waktu
yang cukup lama. Sehingga dengan adanya Sistem Informasi Pengolahan
Data Kearsipan Pada Kantor Kecamatan Medan Sunggal dengan
menggunakan Visual Basic 6.0 Dan MySQL akan membuat proses
pengarsipan surat masuk maupun surat keluar menjadi lebih dinamis yaitu
lebih efisien dari segi waktu dan kinerja pegawai.
46

IV.2. Pembahasan

Setelah mengadakan peninjauan awal pada Kantor Kecamatan Medan

Sunggal, salah satunya pada bagian Umum yang mengurusi segala hal mengenai
kepegawaian,arsip dinas dan persuratan. Dalam pengarsipan baik surat masuk
maupun surat keluar pada Subbagian umum, disini dalam pemrosesan surat masuk
dan surat keluar belum menggunakan komputerisasi tetapi masih secara manual,
yaitu masih dicatat dalam bentuk sebuah buku. Hal ini mengakibatkan surat, baik
yang masuk maupun yang keluar terkesan bersifat tidak dinamis dan sering
terlambat di proses.
Begitu pentingnya peran pengarsipan dalam menangani surat masuk dan
surat keluar tersebut dan makin berkembangnya teknologi komputer, maka
penulis mencoba untuk menerapkan sistem pengarsipan yang lama dengan sistem
pengarsipan yang lebih dinamis dan lebih cepat dalam pemrosesannya yaitu
dengan menggunakan sistem komputer, yang diharapkan dapat lebih
mempermudah dalam pengolahan data dan mendapatkan informasi yang cepat
sehingga kerja lebih efisien. Berdasarkan hasil analisis tersebut, maka penulis
mencoba menyarankan kepada Kantor Kecamatan Medan Sunggal untuk
menerapkan sistem pengarsipan dengan bantuan aplikasi Visual Basic 6 dan
MySQL. Adapun desain tabel surat masuk dan surat keluar yang penulis buat
adalah sebagai berikut :
Field Type Size Keterangan
No INT PK
47

No_surat VARCHAR 20
Tanggal_surat DATE
Asal surat VARCHAR 20
Tanggal masuk DATE
Tanggal keluar DATE
Ditujukan VARCHAR 50
Isi surat VARCHAR 250
Isi disposisi VARCHAR 250
Ditujukan VARCHAR 50
Tabel IV.1. Desain Surat Masuk
Field Type Size Keterangan
No INT PK
No_surat VARCHAR 20
Tanggal_surat DATE
Tanggal keluar DATE
Ditujukan VARCHAR 50
Isi Surat VARCHAR 250
Catatan VARCHAR 250
Tabel IV.2 Desain Surat Keluar
48

BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
V.I Kesimpulan
Selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di Pemko Medan Kantor
Kecamatan Medan Sunggal, tanggal 24 Maret sampai tanggal 08 Mei 2014,
Penulis banyak menemui hal hal baru seperti penulis belajar bagaimana uruturutan
atau proses pembuatan dan pengelolaan arsip-arsip di Kantor Kecamatan
Medan Sunggal. Yang bertanggung jawab atas segala kearsipan dinas, arsip

pegawai seperti slip gaji dan surat perjalanan dinas, dan proses persuratan yang
ada di Kantor Kecamatan Medan Sunggal mulai dari proses surat masuk maupun
proses surat keluar adalah Subbagian Umum.
Berdasarkan analisa dan evaluasi penulis pada saat melakukan Praktek
Kerja Lapangan di Kantor Kecamatan Medan Sunggal penulis dapat menarik
kesimpulan terhadap Sistem Cara Kearsipan yang ada di perkantoran tersebut
sebagai berikut :
- Pengolahan Data Kearsipan, baik surat masuk maupun surat keluar pada
Subbagian umum, disini dalam pemrosesan surat masuk dan surat keluar
belum menggunakan komputerisasi tetapi masih secara manual, yaitu
masih dicatat dalam bentuk sebuah buku agenda.
- Apabila ingin mencari arsip surat terdahulu maka harus mencari secara
manual di buku agenda. Hal ini mengakibatkan surat, baik yang masuk
49

maupun yang keluar terkesan bersifat tidak dinamis dan sering terlambat
di proses.
V.2. Saran
Setelah penulis menganalis, mengevaluasi dan menarik kesimpulan dari
apa yang penulis dapatkan ketika Praktek Kerja Lapangan di Kantor Kecamatan
Medan Sunggal, penulis ingin memberikan saran-saran yang mungkin nantinya
akan berguna bagi semuanya yaitu :
- Diharapkan bagi Kantor Kecamatan Medan Sunggal agar dapat
meningkatkan sistem komputerisasi dan informasi dengan memberikan
fasilitas yang dapat menunjang kemajuan di kantor tersebut.
- Perlunya dibuat suatu sistem data base kearsipan dengan sistem
komputerisasi menggunakan Visual Basic 6.0 Dan MySQL agar lebih
efesien dalam sistem kinerja kearsipannya di Kantor Kecamatan Medan
Sunggal.
Demikianlah beberapa saran yang penulis buat. Semoga Laporan Praktek
Kerja Lapangan ini dapat bermanfaat bagi kita semua. Sebelum dan
sesudahnya penulis ucapkan terima kasih.
50

DAFTAR PUSTAKA
Sutabri Tata, 2012, Analisis Sistem Informasi, Edisi Pertama, Penerbit Andi,
Yogyakarta.
Jogiyanto, 2009, Sistem Teknologi Informasi, Edisi III, Penerbit Andi,
Yogyakarta.
Sutedjo Budi, 2009, Sistem Teknologi Informasi, Edisi Pertama, Penerbit Andi,
Yogyakarta.
Murhada dan Yo Ceng Giap, 2011, Pengantar Teknologi Informasi, Penerbit
Mitra Wacana Media, Jakarta.
Haryanto Bambang, 2009, Dasar Informatika dan Ilmu Komputer, Edisi III,
Penerbit Andi.
Darwamawan Deni, 2012, Pendidikan Teknologi Informasi dan Komunikasi,
Cetakan Pertama, Penerbit Remaja Rosdakarya, Bandung.
Murdick, R.G, 2009, Sistem Informasi, Edisi 1, Penerbit salemba.
Kristanto Andri, 2009, Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya, Edisi
Rewvisi, Gayasa Media, Yogyakarta.
Badri, Munir Sukoco.2007.Manajemen Administrasi Perkantoran:Jakarta