UNIVERSITAS INDONESIA

EVALUASI FUNGSI AKSES SISTEM INFORMASI KEARSIPAN STATIS

UNIVERSITAS GADJAH MADA (SIKS UGM) BERDASARKAN PEDOMAN
INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES (ICA)

Disusun oleh:

Ayu Indah Sari (1806178785)

Reynaldi Zulvaryan (1806178822)

Rifka Fadhilah Jayanti (1806237623)

PROGRAM PENDIDIKAN VOKASI

PROGRAM STUDI MANAJEMEN REKOD DAN ARSIP

DEPOK

MEI 2020
 DAFTAR ISI

DAFTAR ISI.............................................................................................................................ii

BAB I PENDAHULUAN ......................................................................................................... 1

1.1 Profil Arsip Universitas Gajah Mada .......................................................................... 1

1.2 Profil Sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKS) UGM.............................................. 4

BAB II EVALUASI FUNGSI AKSES SISTEM INFORMASI KEARSIPAN STATIS

UNIVERSITAS GADJAH MADA (SIKS UGM) BERDASARKAN PEDOMAN ICA ... 5

2.1 Fungsi Pemeliharaan (Maintain) ...................................................................................... 5

3.4.1. Access (Akses) ......................................................................................................... 5

3.4.2. Access Control (Kontrol Akses) ............................................................................... 6

3.4.8. Tracking Record Movement (Pelacakan Pergerakan Rekod) ................................... 6

2.2 Fungsi Penyebarluasan (Disseminate) ............................................................................. 7

3.7 Search (Pencarian) ........................................................................................................ 7

BAB III KESIMPULAN DAN SARAN ............................................................................... 12

3.1 Kesimpulan..................................................................................................................... 12

3.2 Saran atau Rekomendasi ................................................................................................ 13

LAMPIRAN 1 - DOKUMENTASI PEMBUKTIAN EVALUASI SISTEM .................... 15

DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................................. 21

LAMPIRAN 2 - DAFTAR KONTRIBUSI ANGGOTA KELOMPOK ........................... 22

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Profil Arsip Universitas Gajah Mada

Arsip Universitas Gadjah Mada didirikan dengan SK Rektor No.249/P/SK/HT/2004.
Dan diresmikan tanggal 11 September 2004 oleh rektor UGM Prof. Dr. Sofian Effendi
bersama Kepala ANRI Drs. Djoko Utomo, MA. Sebelumnya pengelolaan Arsip di UGM,
terutama arsip inaktif, diserahkan pada satu unit tersendiri yaitu Sentral Arsip (Records
Center), yang secara operasional kegiatannya berada di bawah tanggung jawab bagian Tata
Usaha dan Rumah Tangga.

Sejak diresmikan tahun 2004, Arsip Universitas Gadjah Mada menempati Gedung
Pantja Dharma (dahulu lebih dikenal dengan Gedung Perpustakaan Unit II) Sekip Unit V,
lantai 1 sayang selatan. Mulai Juli 2012 Arsip Universitas Gadjah Mada pindah ke Komplek
Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada, Bulaksumur, tepatnya di lantai 3 Gedung
L7.

Arsip Universitas Gajah Mada memiliki Visi dan Misi:

Visi:

Menjadi pusat pengembangan dan layanan informasi kearsipan dalam menunjang universitas
riset kelas dunia dan bertata kelola baik.

Misi:

1. Menyelamatkan arsip universitas sebagai sumber informasi dan memori kolektif

Universitas Gadjah Mada.
2. Melaksanakan pengelolaan arsip statis (Archives Management), pengelolaan arsip
inaktif dan pengembangan Records Center, serta pengembangan teknologi informasi
kearsipan.
3. Melaksanakan dan mengoptimalkan layanan internal dan eksternal informasi
kearsipan.

1
Tugas Pokok, dan Fungsi:

Sesuai dengan Peraturan Rektor Universitas Gadjah Mada Nomor 1/P/SK/HT/2015

tentang Kedudukan, Fungsi, dan Tugas Organisasi di Lingkungan Universitas Gadjah Mada,
Arsip UGM berkedudukan di bawah koordinasi dan bertanggung jawab kepada Rektor
melalui Sekretaris Eksekutif. Arsip UGM berfungsi sebagai pengelola dan penyelenggara
layanan kearsipan.

Arsip UGM bertugas:

a. menyusun strategi kebijakan Arsip UGM;

b. menyusun petunjuk pelaksanaan penyelenggaraan arsip;
c. mengoordinasi pengelolaan dan pelestarian arsip;
d. mengoordinasi layanan di bidang kearsipan;
e. mengoordinasi pengembangan sistem kearsipan;
f. mengoordinasi dan mengevaluasi penyelenggaraan arsip lingkungan UGM;
g. melakukan pembinaan terhadap sumber daya manusia Arsip UGM; dan
h. melakukan pembinaan terhadap penyelenggaraan kearsipan di lingkungan UGM.

Arsip UGM terdiri atas:

1. Kepala Arsip bertugas:

a. menyusun rencana kerja dan rencana anggaran tahunan Arsip UGM;
b. menyusun strategi kebijakan Arsip UGM;
c. menyusun petunjuk pelaksanaan penyelenggaraan arsip;
d. mengoordinasi pengelolaan dan pelestarian arsip;
e. mengoordinasi layanan di bidang kearsipan;
f. mengoordinasi pengembangan sistem kearsipan;
g. mengoordinasi dan mengevaluasi penyelenggaraan arsip lingkungan UGM;
h. melakukan pembinaan terhadap sumber daya manusia Arsip UGM;
i. melakukan pembinaan terhadap penyelenggaraan kearsipan di lingkungan
UGM; dan
j. menyusun dan menyampaikan laporan pelaksanaan tugas Arsip UGM kepada
Rektor melalui Sekretaris Eksekutif

2
 2. Bidang Inovasi, Pelestarian dan Konservasi Arsip bertugas:
a. membantu menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan Bidang Inovasi,
Pelestarian, dan Konservasi;
b. mengoordinasi kegiatan pengolahan, penyimpanan, pemeliharaan, dan akuisisi
arsip;
c. mengoordinasi kegiatan restorasi, preservasi, dan konservasi arsip;
d. mengoordinasi pengelolaan layanan kearsipan;
e. menyusun strategi pengembangan pengelolaan dan koleksi kearsipan di
lingkungan UGM;
f. mengoordinasi kegiatan penilaian dan penyusutan arsip dinamis; dan
g. menyusun dan menyampaikan laporan pelaksanaan tugas Bidang Inovasi,
Pelestarian dan Konservasi kepada Kepala Arsip UGM.
3. Bidang Informasi dan Pengembangan Sistem Kearsipan bertugas:
a. membantu menyusun rencana program kerja dan anggaran tahunan Bidang
Informasi dan Pengembangan Sistem Kearsipan;
b. melakukan sosialisasi di bidang kearsipan kepada Dosen, Tenaga
Kependidikan, dan Mahasiswa di lingkungan UGM;
c. menyusun rencana pengembangan sistem pengelolaan kearsipan;
d. menyusun standar prosedur operasional pengelolaan;
e. melakukan evaluasi dan pengembangan penyelenggaraan kearsipan;
f. mengembangkan sistem promosi Arsip UGM; dan
g. menyusun dan menyampaikan laporan pelaksanaan tugas Bidang Informasi
dan Pengembangan Sistem Kearsipan kepada Kepala Arsip UGM.

Struktur Organisasi:

3
1.2 Profil Sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKS) UGM
Demi memberikan layanan yang lebih maksimal bagi publik serta karyawan dan
mahasiswa UGM, Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) saat ini mulai membuka layanan
Sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKS) secara online. SIKS merupakan aplikasi berbasis
web sebagai alat bantu penelusuran finding-aids koleksi arsip statis yang dimiliki oleh Arsip
Universitas Gadjah Mada. Informasi yang diakses dapat berkaitan dengan penyelenggaraan
kegiatan Tridharma sejak UGM berdiri sampai saat ini, maupun informasi kearsipan lainnya
yang tersimpan di Arsip UGM. SIKS dapat diakses dengan mudah dengan mengunjungi
tautan https://siks.arsip.ugm.ac.id/.

Gambar 1. Tampilan SIKS UGM.

Setelah itu, pengunjung diharapkan untuk login agar dapat masuk melihat koleksi.
Civitas akademika UGM dapat login dengan menggunakan akun email UGM. Sementara
pengunjung dari umum dapat mendaftarkan diri dahulu dalam aplikasi SIKS, dengan
mengklik “daftar” dalam form login. Setelah login berhasil, pengunjung pun akan diarahkan
ke menu “Pencarian Arsip”. Di sini pengunjung tinggal memasukkan kata kunci arsip yang
dicari. Pengunjung juga dapat melakukan pencarian yang lebih spesifik pada koleksi arsip
jenis tertentu dan juga bisa men-download koleksinya.

4
 BAB II
EVALUASI FUNGSI AKSES SISTEM INFORMASI KEARSIPAN STATIS
UNIVERSITAS GADJAH MADA (SIKS UGM) BERDASARKAN PEDOMAN ICA

2.1 Fungsi Pemeliharaan (Maintain)

3.4.1. Access (Akses)

Organisasi membutuhkan kontrol akses terhadap rekod yang dimilikinya. Biasanya,
akses terhadap rekod dan proses akumulasi dibatasi pada pengguna tertentu. Biasanya kontrol
akses ini juga diperluas dengan menerapkan klasifikasi keamanan. Hal ini dicapai dengan
mengalokasikan klasifikasi keamanan terhadap rekod. Seiring waktu, rekod dan agregasi
dapat ditransfer dari satu media penyimpanan atau lokasi ke lokasi lain (misalnya, migrasi),
karena aktivitas mereka menurun dan / atau perubahan penggunaannya.

No Daftar Pemeriksaan Tersedia Kondisi dalam sistem

(komentar)
88 Pastikan bahwa rekod dipelihara YA Dalam SIKS UGM dalam
secara lengkap dan tidak berubah, melakukan pencarian dengan kata
kecuali dalam keadaan seperti kunci Soekarno yang terdapat
perintah pengadilan melalui pada SIKS UGM menghasilkan
amandemen untuk merekam rekod foto, tekstual dan disk.
konten dan metadata, di mana Namun saat melihat isinya hanya
hanya administrator sistem yang terdapat metadata rekodnya
dapat melakukan perubahan walaupun ada juga rekod yang
tersebut dengan otorisasi yang dapat didonwload namun tidak
sesuai. semua rekod dapat didownload
dan juga pada saat pen
donwloadan pada rekodnya tidak
ditemukan rekodnya.
(Lihat Gambar 2 dan 3)
89 Mendokumentasikan perubahan TIDAK Namun pada SIKS UGM tidak
apa pun terhadap rekod seperti tertera perubahan apapun terhadap
yang dijelaskan dalam Persyaratan rekodnya.
88 dalam metadata yang relevan.
90 Mempertahankan integritas rekod YA Dalam SIKS UGM hanya terdapat
dan metadata teknis, struktural metadata rekod yang jelas pada
dan relasional dalam sistem. rekod tekstual Soekarno.
(Lihat Gambar 4)

5
3.4.2. Access Control (Kontrol Akses)
No Daftar Pemeriksaan Tersedia Kondisi dalam sistem
(komentar)
91 Membatasi akses ke sistem YA Terdapat beberapa kategori
fungsional sesuai dengan peran pengguna yang dapat mengakses
pengguna dan kontrol administrasi SIKS UGM, yaitu:
sistem yang ketat. 1. Eksternal (Pihak diluar Civitas
Academica UGM)
2. Internal (Pihak Civitas
Academica UGM yang telah
memiliki akun email UGM)
3. Administrator (Pengelola dari
SIKS UGM itu sendiri)
Administrator memiliki kontrol
akses paling tinggi, sedangkan
Eksternal memiliki kontrol akses
paling rendah.
(Lihat Gambar 5)

3.4.8. Tracking Record Movement (Pelacakan Pergerakan Rekod)

No Daftar Pemeriksaan Tersedia Kondisi dalam sistem
(komentar)
131 Menyediakan fitur pelacakan TIDAK Tidak ada fitur pelacakan
untuk memantau dan merekam (tracking log book) untuk
informasi tentang lokasi dan merekam informasi perubahan
pergerakan agregasi (akumulasi) lokasi rekod.
elektronik dan non-elektronik.
132 Mencatat informasi tentang TIDAK Tidak ada log-book pelacakan
perubahan termasuk: perubahan lokasi rekod.
a. identifikasi unik dari agregasi
atau rekod;
b. keterangan lokasi saat ini serta
sejumlah lokasi sebelumnya yang
ditetapkan oleh pengguna (lokasi
harus ditentukan oleh pengguna);
c. tanggal pengiriman atau
pemindahan dari lokasi;
d. tanggal penerimaan item di
lokasi (untuk transfer); dan
e. pengguna yang bertanggung
jawab atas pemindahan rekod
tersebut (jika diperlukan).

6
133 Mempertahankan akses ke konten TIDAK SIKS UGM tidak membuat dan
rekod elektronik, termasuk memelihara struktur serta format
kemampuan untuk membuat dan rekodnya.
memelihara struktur serta bentuk
pemformatannya dari waktu ke
waktu melalui perangkat lunak
aplikasi kantor.

2.2 Fungsi Penyebarluasan (Disseminate)

3.7 Search (Pencarian)

Pada hakikatnya ERMS tidak boleh menyajikan informasi kepada pengguna siapapun
yang tidak berhak untuk mengaksesnya. Semua fitur dan fungsionalitas dalam bagian ini
harus patuh terhadap kontrol akses yang dijelaskan dalam bagian 3.4 tentang pengelolaan
rekod yang autentik dan handal.

ERMS MUST:

No Daftar Pemeriksaan Tersedia Kondisi dalam sistem

(komentar)
199 Menyediakan berbagai fungsi YA Pencarian pada SIKS UGM dapat
fleksibel yang beroperasi pada dilakukan secara menyeluruh
metadata yang terkait dengan maupun menurut jenis arsip
setiap level agregasi dan pada isi (sound recording, foto, kartografi,
rekod melalui parameter yang tekstual, disk).
ditetapkan pengguna untuk tujuan (Lihat Gambar 6)
pencarian, akses dan temu
kembali rekod secara tunggal atau
kelompok rekod dan / atau
metadata.
200 Memungkinkan semua rekod, YA Dalam pencarian SIKS UGM
volume dan agregasi rekod memungkinkan semua rekod,
metadata manajemen dapat dicari. volume dan agregasi dapat dicari.
201 Memungkinkan isi teks dalam YA Pencarian pada SIKS UGM
rekod (jika ada) dapat dicari. memungkinkan mencari isi teks
rekod.
(Lihat Gambar 7)
202 Memungkinkan pengguna untuk YA Dalam pencarian SIKS UGM
mengatur permintaan pencarian memungkinkan untuk pencarian
tunggal dengan kombinasi detail. Contoh mencari arsip
metadata manajemen rekod dan / soekarno dengan sekaligus
atau konten rekod. memilih jenis arsip foto.
203 Mengizinkan administrator untuk YA Administrator dapat
mengkonfigurasi dan mengubah mengkonkonfigurasi dan
bidang pencarian ke: mengubah bidang pencarian.

7
 • elemen khusus dari setiap rekod,
volume dan elemen agregasi
metadata manajemen rekod, dan
secara opsional konten rekod
penuh, sebagai bidang pencarian;
dan
• mengubah konfigurasi bidang
pencarian.
204 Menyediakan alat pencarian TIDAK Dalam SIKS UGM tidak dapat
untuk: menggunakan sistem Boolean
• pencarian teks bebas dari dalam proses pencarian.
kombinasi rekod dan elemen
agregasi metadata manajemen
rekod dan konten rekod; serta
• pencarian menggunakan sistem
Boolean untuk elemen-elemen
metadata manajemen rekod (lihat
juga Persyaratan 219).
205 Menyediakan pencarian ‘wild TIDAK SIKS UGM tidak menyediakan
card’ dari metadata manajemen sistem pencarian “wild card” dari
rekod yang memungkinkan untuk metadata manajemen rekod.
ekspansi ke depan, belakang, dan
tertanam.
206 Memungkinkan pencarian dalam TIDAK SIKS UGM tidak memungkinkan
satu agregasi atau lebih dari satu pencarian dalam satu agregasi
agregasi. atau lebih dari satu agregasi.
207 Dapat mencari, menemukan TIDAK Semua rekod dan metadata
kembali, dan menampilkan semua manajemen rekod yang berkaitan
rekod dan metadata manajemen dengan agregasi elektronik, atau
rekod yang berkaitan dengan volume tidak dapat ditampilkan
agregasi elektronik, atau volume, menjadi satu kesatuan.
sebagai satu kesatuan (single
unit).
208 Dapat mencari, menemukan TIDAK Ketika mencoba dilakukan
kembali, dan merender agregasi pencarian yang menggunakan
elektronik dengan semua prinsip prinsip AACR (nama dibalik)
penamaan yang diterapkan, ketika mencarai rekod yang
termasuk: berkaitan dengan orang, tidak
• nama; dan ditemukan hasil pencarian yang
• identifier (kode klasifikasi). tepat.
(Lihat Gambar 8)
209 Menampilkan jumlah total hasil YA Setelah melakukan pencarian
pencarian di layar pengguna dan terdapat jumlah hasil keseluruhan
memungkinkan pengguna untuk kata kunci penelusuran.
kemudian menampilkan daftar (Lihat Gambar 9)
hasil, atau memperbaiki kriteria
pencarian dan mengeluarkan
permintaan lain.

8
210 Menyediakan rekod dan agregasi TIDAK
dalam daftar hasil pencarian untuk
dipilih, kemudian dibuka (tunduk
pada kontrol akses) oleh satu klik
atau melalui perekam ketikan
(keystroke).
211 Mengizinkan pengguna untuk YA
menemukan kembali agregasi dan
rekod secara langsung melalui
penggunaan pengenal unik.
212 Jangan pernah membiarkan fungsi YA
pencarian atau penemuan kembali
untuk mengungkapkan kepada
pengguna informasi apa pun
(metadata manajemen rekod atau
konten rekod) yang pengaturan
keamanan dan akses dimaksudkan
untuk menyembunyikan hal
tesebut dari pengguna.
213 Memiliki fasilitas pencarian YA
terintegrasi untuk semua tingkat
skema klasifikasi.
214 Menyediakan pencarian teks TIDAK
bebas dan pencarian metadata
manajemen rekod secara terpadu
dan konsisten.
215 Menyajikan fungsi tanpa batas YA
saat menelusuri agregasi
elektronik, non-elektronik, dan
hibrida.
216 Mengizinkan pengguna untuk YA
menyimpan dan menggunakan
kembali kueri (pertanyaan).
217 Mengizinkan pengguna yang TIDAK
melihat atau bekerja dengan rekod
atau agregasi, baik sebagai hasil
pencarian atau sebaliknya, untuk
melihat rekod dalam klasifikasi
atau hierarki agregasi dengan
mudah dan tanpa meninggalkan
atau menutup rekod.
218 Mengizinkan pengguna untuk TIDAK
menyaring (yaitu, mempersempit)
pencarian.
9
Tidak disediakan daftar arsip yang
hanya bisa diakses sesuai dengan
kewenangan/kontrol akses
tertentu (semua arsip dapat
diakses oleh seluruh pengguna
tanpa terkecuali).
SIKS UGM dapat menemukan
kembali rekod melalui
penggunaan pengenal unik (kode
klasifikasi).
(Lihat Gambar 10)
SIKS UGM tidak membocorkan
informasi atau rekod yang tidak
berhak kepada pengguna yang
tidak berwenang.
Ketika melakukan pencarian baik
melalui fungsi, kegiatan maupun
transaksi di SIKS UGM pengguna
dapat melihat laman antar muka,
fitur dan pengaturan yang sama.
SIKS UGM hanya menyediakan
fitur pencarian sederhana dan
tidak memiliki fitur pencarian
detil.
Pengguna dapat menelusuri arsip
elektronik yang terdapat file
digitalnya, maupun arsip non-
elektronik yang dapat diakses
secara offline.
SIKS UGM menyimpan histori
pencarian.
(Lihat Gambar 11)
SIKS UGM tidak menampilkan
hierarki arsip yang ada (series,
subseries, file, dan item).
SIKS UGM tidak dapat
menyaring pencarian.
ERMS SHOULD:

No Daftar Pemeriksaan Tersedia Kondisi dalam sistem

(komentar)
219 Memberikan penelusuran kata YA Pada saat melakukan pencariaan
berjarak yang dapat menentukan terdapat kata berjarak.
bahwa kata harus muncul dalam
jarak tertentu dari kata lain dalam
rekod untuk memenuhi syarat
sebagai hasil pencarian (lihat juga
Persyaratan 202, 203 dan 204).
220 Mengizinkan metadata TIDAK Pengguna tidak bisa mencarri
manajemen rekod dari objek apa secara langsung manajamen
pun (seperti rekod, volume atau metadata rekod dari suatu objek
agregasi/koleksi) dapat dicari, dalam SIKS UGM.
baik objek itu sendiri dalam
bentuk elektronik atau tidak, dan
terlepas apakah objek tersebut
disimpan secara online, near-line
atau offline.
221 Menyajikan format tampilan yang YA Dalam SIKS UGM pengguna dan
dapat dikonfigurasi oleh administrator dapat memilih
pengguna atau administrator urutan di mana hasil pencarian
untuk hasil pencarian, termasuk disajikan, menyimpan hasil
fitur dan fungsi seperti: pencarian, memilih bidang rekod
• pilih urutan di mana hasil mana yang ditampilkan dalam
pencarian disajikan; daftar hasil pencarian. Namun
• tentukan jumlah hasil pencarian untuk menentukan jumlah hasil
yang ditampilkan di layar; pencarian yang ditampilkan
• mengatur jumlah maksimum dilayar dan mengantur jumlah
hasil pencarian; maksimum hasil pencarian hanya
• menyimpan hasil pencarian; dan dapat dilakukan oleh
• memilih bidang metadata administrator.
manajemen rekod mana yang
ditampilkan dalam daftar hasil
pencarian.
222 Memberikan peringkat relevansi YA Dalam SIKS UGM saat pengguna
hasil pencarian. melakukan pencarian, maka akan
muncul beberapa hasil pencarian
berdasarkan tingkat kerelevasian
hasil dari pencarian.
223 Mampu menghubungkan TIDAK Tidak memungkinkan
‘ekstrak’ dari rekod elektronik ke Pengambilan rekod untuk
rekod asli, sehingga pengambilan mengambil rekod aslinya (terlihat
memungkinkan pengambilan dari rujukan repositori rekod
lainnya, sementara aslinya).
mempertahankan metadata
pengelolaan catatan terpisah dan
kontrol akses atas dua item.

10
224 Menyediakan pencarian konsep TIDAK Tidak Tersedianya pecarian
melalui penggunaan tesaurus konsep melalui tesaurus ketika
yang dimasukkan sebagai indeks pengguna memasukkannya
online. sebagai indeks online.

Ketika antar-muka pengguna secara grafis diterapkan, ERMS MUST:

No Daftar Pemeriksaan Tersedia Kondisi dalam sistem

(komentar)
225 Menyediakan mekanisme TIDAK Di SIKS UGM hanya
pencarian yang memungkinkan memungkinkan pencarian dengan
grafis atau teknik pencairan secara teks dan tidak dengan grafis.
grafis dalam setiap tingkat
agregasi.

11
 BAB III
KESIMPULAN DAN SARAN

3.1 Kesimpulan
SIKS UGM merupakan salah satu ERMS yang dimanfaatkan oleh Sivitas Akademika
Universitas Gadjah Mada untuk membantu arsiparis dalam mengelola informasi, dokumen,
dan arsip yang dimiliki oleh Universitas Gadjah Mada. Pengguna dapat mengakses SIKS
UGM melalui https://siks.arsip.ugm.ac.id/. Terdapat 5 jenis arsip yang tersedia di SIKS UGM
yaitu, Sound Recording, Foto, Kartografi, Tekstual, dan Disk. SIKS UGM dimanfaatkan oleh
pengguna eksternal dan internal universitas. SIKS UGM memberikan manfaat bagi arsiparis
dalam pengelolaan rekod elektronik. Dalam makalah ini, peneliti telah mencoba melakukan
suatu evaluasi terhadap SIKS UGM. Proses evaluasi mengacu pada persyaratan
fungsionalitas oleh ICA. Hasil temuan dari proses evaluasi ini menghasilkan bahwa dari 34
indikator evaluasi yaitu, Akses sebanyak 3 indikator, Kontrol Akses sebanyak 1 indikator,
Pelacakan sebanyak 3 indikator, dan Pencarian sebanyak 27 indikator, sebanyak 17 indikator
(50%) yang diuji dari SIKS UGM sudah sesuai dengan persyaratan ICA, dan sebanyak 17
indikator lainnya (50%) tidak sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan ICA. Jadi
berdasarkan parameter yang telah ditetapkan di pedoman ICA, maka dapat disimpulkan
Fungsi Akses untuk ERMS SIKS UGM dinilai Cukup karena 50% sesuai persyaratan
fungsionalnya dengan indikator yang ditetapkan oleh ICA. Unsur yang sudah cukup bagus
adalah unsur akses, kontrol akses, dan unsur yang belum baik dan harus di upgrade adalah
unsur pelacakan dan pencarian.

Dari hasil evaluasi, diidentifikasi kekurangan dalam SIKS UGM ditinjau dari
fungsi aksesnya meliputi:

 Tidak adanya dokumentasi perubahan apa pun terhadap rekod seperti yang dijelaskan
dalam Persyaratan 88 dalam metadata yang relevan.

Ditinjau dari fungsi pelacakannya meliputi:

 Tidak ada fitur pelacakan (tracking log book) untuk merekam informasi perubahan
lokasi rekod.
 Tidak ada log-book pelacakan perubahan lokasi rekod.
 SIKS UGM tidak membuat dan memelihara struktur serta format rekodnya.

12
 Ditinjau dari fungsi Pencariannya meliputi:

 Dalam SIKS UGM tidak dapat menggunakan sistem Boolean dalam proses pencarian
 SIKS UGM tidak menyediakan sistem pencarian “wild card” dari metadata
manajemen rekod
 SIKS UGM tidak memungkinkan pencarian dalam satu agregasi atau lebih dari satu
agregasi
 Semua rekod dan metadata manajemen rekod yang berkaitan dengan agregasi
elektronik, atau volume tidak dapat ditampilkan menjadi satu kesatuan.
 Ketika mencoba dilakukan pencarian yang menggunakan prinsip AACR (nama
dibalik) ketika mencarai rekod yang berkaitan dengan orang, tidak ditemukan hasil
pencarian yang tepat.
 Tidak disediakan daftar arsip yang hanya bisa diakses sesuai dengan
kewenangan/kontrol akses tertentu (semua arsip dapat diakses oleh seluruh pengguna
tanpa terkecuali).
 SIKS UGM hanya menyediakan fitur pencarian sederhana dan tidak memiliki fitur
pencarian detil
 SIKS UGM tidak menampilkan hierarki arsip yang ada (series, subseries, file, dan
item).
 SIKS UGM tidak dapat menyaring pencarian.
 Pengguna tidak bisa mencari secara langsung manajamen metadata rekod dari suatu
objek dalam SIKS UGM.
 Tidak memungkinkan Pengambilan rekod untuk mengambil rekod aslinya (terlihat
dari rujukan repositori rekod aslinya).
 Tidak Tersedianya pecarian konsep melalui tesaurus ketika pengguna
memasukkannya sebagai indeks online
 Di SIKS UGM hanya memungkinkan pencarian dengan teks dan tidak dengan grafis

3.2 Saran atau Rekomendasi

Berlandaskan kekurangan SIKS UGM dan dari hasil evaluasi, maka terdapat saran
atau rekomendasi yang dapat diajukan oleh peneliti di antaranya:

 Dalam segi akses, seharusnya SIKS UGM menyediakan fitur perubahan apa pun
terhadap rekod seperti yang dijelaskan dalam Persyaratan 88 dalam metadata yang
relevan.
13
 Dalam segi pelacakkan, seharusnya SIKS UGM dapat menyediakan fitur tersebut
untuk menunjang akses yang lebih baik
 Apabila ditinjau dalam fungsi pencariannya, sebaiknya SIKS UGM menyediakan fitur
sistem Boolean dalam proses pencarian demi memberikan hasil pencarian yang lebih
baik
 sebaiknya SIKS UGM menyediakan pencarian yang dapat menggunakan grafis dalam
setiap tingkat agregasi.
 Seharusnya SIKS UGM menyediakan / meng upgrade fitur pencarian yang dapat
membuat hasil pencarian sedetail mungkin.
 Sebaiknya SIKS UGM memiliki fitur pencarian yang dapat menyaring pencarian agar
dapat memudahkan pengguna SIKS UGM.

14
 LAMPIRAN

LAMPIRAN 1 - DOKUMENTASI PEMBUKTIAN EVALUASI SISTEM

Gambar 2. Melakukan pencarian rekod dengan kata kunci Soekarno.

15
 Gambar 3. Metadata arsip foto Soekarno yang dapat di download dan setelah di pencet
download pada arsip tersebut muncul seperti yang di atas tidak dapat ditemukan rekodnya.

Gambar 4. Hanya terdapat hasil metadata rekod yang jelas pada rekod tekstual Soekarno.

16
 Gambar 5. Halaman login Sistem Informasi Kearsipan Statis UGM (SIKS UGM).

Gambar 6. Pencarian pada SIKS UGM dapat dilakukan secara menyeluruh maupun menurut
jenis arsip (sound recording, foto, kartografi, tekstual, disk).

17
Gambar 7. Pencarian pada SIKS UGM memungkinkan mencari isi teks rekod.

Gambar 8. Percobaan pencarian menggunakan prinsip AACR (nama dibalik).

18
 Gambar 9. Jumlah hasil keseluruhan kata kunci penelusuran.

Gambar 10. Penemuan kembali dengan penggunaan pengenal unik (kode klasifikasi).

19
Gambar 11. Histori pencarian.

20
 DAFTAR PUSTAKA

admin. (2015, January 25). Arsip UGM Membuka Layanan Online. Diambil kembali dari
Alumni Universitas Gadjah Mada : https://alumni.ugm.ac.id/2015/01/25/arsip-ugm-
membuka-layanan-online/
KOMPILASI PERATURAN REKTOR UNIVERSITAS GADJAH MADA NOMOR
1/P/SK/HT/2015 TENTANG KEDUDUKAN, FUNGSI, DAN TUGAS ORGANISASI
DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS GADJAH MADA. (2015). Diambil kembali dari
ppid.ugm.ac.id : http://ppid.ugm.ac.id/wp-
content/uploads/sites/253/2019/07/Kompilasi-SOTK-SD-Perubahan-8.pdf

Situs Web:

Informasi mengenai Arsip UGM di akses melalui https://arsip.ugm.ac.id pada 13 – 14 April

2020.

Informasi mengenai SIKS UGM diakses melalui https://siks.arsip.ugm.ac.id/ pada 13 – 14

April 2020.

21
LAMPIRAN 2 - DAFTAR KONTRIBUSI ANGGOTA KELOMPOK
Nama Anggota Deskripsi Kontribusi
Ayu Indah Sari 1. Menyusun format template laporan,
melengkapi dengan daftar pustaka,
penomoran halaman dan daftar isi
2. Menyusun Bagian Pendahuluan
3. Melakukan Evaluasi dan Proses Analisis
Data
4. Menyusun bagian 3.4.1 dan sebagian 3.7
Reynaldi Zulvaryan 1. Melakukan Evaluasi dan Proses Analisis
Data
2. Menyusun bagian 3.4.2, 3.4.8, dan
sebagian 3.7
3. Merapihkan dan mengedit laporan
4. Mengoreksi apabila terdapat kesalahan
dalam laporan
5. Menyusun seluruh tabel-tabel dalam
laporan
6. Mencari pinjaman email UGM sebagai
proses melakukan evaluasi SIKS UGM
Rifka Fadhilah Jayanti 1. Menyusun sebagian 3.7
2. Melakukan Evaluasi dan Proses Analisis
Data
3. Menyusun Kesimpulan dan Saran

22