MANAJEMEN PERKANTORAN

“KEARSIPAN”

DOSEN PEMBIMBING:
Prof. Dr. Drs. EKAWARNA, M.Psi.
Drs. H. ARPIZAL, M.Pd.

NAMA ANGGOTA:
1. RIZKI MUTIARA AFRILIA (A1A117009)
2. NOVELIA PRATIWI PURBA (A1A117047)
3. IBNU ARY ABDURRAHMAN (A1A117014)

PRODI PENDIDIKAN EKONOMI

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS JAMBI
202
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah
memberikan rahmat dan petunjuk-Nya sehingga makalah yang berjudul “kearsipan” ini
dapat terselesaikan tepat pada waktunya. Makalah ini disusun berdasarkan berbagai sumber
yang relevan dengan materi yang disajikan dalam makalah ini. Kami menyadari bahwa
makalah ini masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, kritik dan saran dari semua pihak
yang bersifat konstruktif sangat penulis harapkan guna kesempurnaan makalah ini.
Akhir kata kami ucapkan terima kasih, semoga makalah ini bermanfaat bagi kami
maupun bagi para  pembacanya.

Jambi, 31 Maret 2020

Penulis

ii
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ...............................................................................................i

DAFTAR ISI ..............................................................................................................ii

BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang......................................................................................................... 1
B. Rumusan Masalah ................................................................................................... 1
C. Tujuan Penulisan...................................................................................................... 2
D. Manfaat Penulisan................................................................................................... 2

BAB II PEMBAHASAN
A. Pengertian Kearsipan............................................................................................... 3
B. Ruang Lingkup Kearsipan....................................................................................... 3
C. Azas-azas Kearsipan................................................................................................ 4
D. Sistem Kearsipan..................................................................................................... 4
E. Prosedur Kearsipan.................................................................................................. 9
F. Klasifikasi Arsip.......................................................................................................17
G Penggolongan Arsip. ................................................................................................18

BAB III PENUTUP

A. Kesimpulan..............................................................................................................19
B. Saran........................................................................................................................19

Daftar Pustaka

iii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Setiap pemecahan persoalan dan permasalahan yang dilakukan manusia dalam
kegiatannya sehari-hari baik itu di kantor, di sekolah, atau di rumahnya selalu
menyangkut adanya fakta, data atau informasi. Kemudian dari fakta dan data terjadi
beragam cara memprosesnya. Fakta dan data ini kita dapati dalam kearsipan. Namun
banyak yang tidak sadar bahwa dalam kegitannya tersebut telah membuat sebuah arsip.
Beberapa pengalaman membuktikan, bahwa orang awam ataupun masyarakat
umum belum mengerti atau mungkin belum mengenal istilah arsip. Selintas bila
mendengar kata “Arsip”, maka terbayanglah pada mereka bundel-bundel yang penuh
debu, ruangan yang kotor penuh dengan tumpukan bundel surat yang berantakan, dan
petugas-petugasnya yang sudah tua, dan kurang terdidik.
Anggapan yang kurang tepat tentang lingkup kegiatan arsip di atas tampaknya
merupakan salah satu faktor mengapa bidang kearsipan di Indonesia kurang
berkembang. Itulah sebabnya pada makalah ini, penulis mencoba untuk menjabarkan
dan memberi pengertian mengenai arsip dan bisa mengubah anggapan tentang
pengertian arsip dan dunia kearsipan itu sendiri.
Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sumber informasi serta alat
pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka
melaksanakan segala kegiatan-kegiatan, baik pada kantor-kantor Lembaga Negara,
Swasta dan Perguruan Tinggi. Dalam proses penyajian informasi agar pimpinan dapat
membuat keputusan dan merencanakan kebijakan, maka harus ada sistem dan prosedur
kerja yang baik dibidang kearsipan.
Adalah mustahil suatu kantor dapat, sanggup dan mampu memberikan data
informasi yang baik, lengkap dan akurat, jika kantor tersebut tidak memelihara
kearsipan yang baik dan teratur sesuai dengan ketentuan-ketentuan kearsipan yang telah
ditetapkan oleh Pemerintah.

1
B. Rumusan Masalah
a. Apa yang dimaksud dengan Kearsipan?
b. Apa saja ruang lingkup kearsipan?
c. Apa saja asas-asas kearsipan?
d. Bagaimana sistem kearsipan?
e. Bagaimana prosedur kearsipan?
f. Bagaimana klasifikasi arsip?
g. Bagimana penggolongan arsip?

C. Tujuan
Tujuan yang hendak dicapai dalam penyusunan makalah ini adalah sebagai berikut:
a. Untuk mengetahui yang dimaksud dengan Kearsipan.
b. Untuk mengetahui apa saja ruang lingkup kearsipan.
c. Untuk mengetahui apa saja asas-asas kearsipan.
d. Untuk mengetahui bagaimana sistem kearsipan.
e. Untuk mengetahui bagaimana prosedur kearsipan.
f. Untuk mengetahui bagaimana klasifikasi arsip?
g. Untuk mengetahui bagimana penggolongan arsip?

D. Manfaat
Manfaat yang diharapkan dari penyusunan makalah ini adalah sebagai berikut:
a. Secara akademis, diharapkan makalah ini dapat bermanfaat bagi penambahan
data/referensi yang berkaitan dengan Manajemen Kearsipan khususnya di Program
Studi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Bandung.
b. Secara Teoritis, makalah ini diharapkan mampu menambah pengetahuan dan
wawasan bagi pembaca.

2
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian Kearsipan
a. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran oleh Drs. The Liang Gie
Penyimpanan warkat (filing) merupakan kegiatan menyimpan warkat-warkat
dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan tata
cara yang telah ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu dapat
dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat dan tepat ditemukan
kembali. Sistem penyimpanan warkat (filing system) adalah rangkaian tata cara
yang teratur menurut suatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga
bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.
b. Menurut Ensiklopedi Administrasi
Penyimpanan warkat (filing) adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang
berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bila diperlukan lagi
warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat. Sistem penyimpanan
warkat (filing sistem) adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur menurut
sesuatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bila diperlukan lagi
warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat. Jadi, Kearsipan adalah
suatu proses kegiatan mulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan dengan
menggunakan sistem tertentu agar pada saat dibutuhkan dapat dengan mudah
ditemukan secara cepat dan tepat.

B. Ruang Lingkup Kearsipan

Penanganan arsip/warkat yang berisi informasi sejak tercipta hingga warkat itu
dinyatakan dilestarikan/dihapus. Dari pengertian lingkup tersebut, maka tata kearsipan
meliputi enam kegiatan utama yaitu:
a. Penciptaan arsip/ warkat
b. Pemilihan arsip
c. Pengendalian arsip
d. Penyimpanan arsip
e. Perawatan arsip
f. Penyusutan arsip

3
C. Asas Kearsipan
a. Asas Sentralisasi,
Asas sentralisasi artinya pengurusan surat ataupun arsip lainnya yang berhubungan
dengan pengurusan surat masuk dn surat keluar serta penyelengaraan arsipnya
dilakukan oleh satu bagian khusus atau unit tersendiri. Adanya unit khusus ini
berarti pula unit lainnya selain dari unit khusus tidak diperkenankan menerima dan
mengurus surat secara langsung.
b. Asas Desentralisasi Arsip
Asas desentralisasi Arsip artinya segala kegiatan yang berhubungan dengan
pengurusan surat masuk dan surat keluar serta menyelenggarakan kearsipannya
dilakukan oleh setiap unit dalam organisasi, sehingga setiap unit dalam organisasi
kantor tersebut dapat mengurus masing-masing pekerjaan yang diperlukan oleh
lingkungannya.
c. Asas Gabungan
Asas gabungan artinya menggabungkan asas sentralisasi dan desentralisasi secara
bersamaan untuk menutupi kelemahan dari asas sentralisasi dan desentralisasi.

D. Sistem Kearsipan
Sistem Kearsipan adalah suatu sistem yang dipergunakan pada penyimpanan
dokumen agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan
dokumen yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana dokumen
tersebut sewaktu-waktu dibutuhkan.
Ada 5 dasar pokok sistem penyimpanan arsip, yaitu:
a. Sistem Abjad
Sistem abjad adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip
berdasarkan abjad. Dalam sistem ini semua arsip/dokumen diatur berdasarkan
abjad nama orang terdiri dari nama lengkap dan nama tunggal, organisasi yaitu
terdiri dari nama badan organisasi tersebut.

Contoh: Abadi Jaya, PT

Budhi Bahasa, CV
Daya Upaya, TB

Persiapan penataan arsip berdasarkan sistem abjad:

4
  Paham peraturan mengindeks
 Menyiapkan peraturan mengindeks
 Menyiapkan peralatan arsip

Kelebihan menggunakan sistem penyimpanan abjad:

 Pemahaman serta kegiatannya mudah dan sederhana
 Dokumen yang berasal dari suatu nama (nama individu dan nama badan)
yang sama akan berkelompok menjadi satu
 Susunan guide dan foldernya sederhana
 Mudah dikerjakan dan cepat dalam penemuan

Kelemahan menggunakan sistem penyimpanan abjad:

 Pencarian dokumen untuk nama orang tidak dapat dilakukan melalui bagian
nama yang lain seperti nama depan atau panggilan, tetapi harus melalui nama
belakang
 Ejaan huruf sering berubah seperti oe-u, gj-j, ch-kh. Th-c, sedangkan nama
orang ditulis berdasarkan kemauan ejaan masing-masing
 Harus menggunakan peraturan mengindeks, sehingga diperlukan pemahaman
tentang peraturan mengindeks.

b. Sistem Subjek
Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada isi
dari dokumen yang bersangkutan. Isi dokumen sering disebut perihal, pokok
masalah, permasalahan, atau pokok surat.

Contoh: Keuangan
Kepegawaian
Umum

Persiapan penataan arsip berdasarkan sistem subjek:

 Menyusun daftar indeks
 Menyiapkan kartu indeks
 Menyiapkan peralatan arsip

5
 Kelebihan menggunakan sistem penyimpanan subjek:
 Penghematan waktu pencarian dokumen, karena semua hal yang menyangkut
sebuah permasalahan terdapat dalam suatu tempat penyimpanan
 Dokumen subjek dapat diperluas secara mudah dengan cara menyisipkan
subjek baru ataupun menambahkan sub-subjek pada subjek utama

Kelemahan menggunakan sistem penyimpanan subjek:

 Ada kecenderungan daftar subjek atau daftar klasifikasi tumbuh tak
terkendali
 Diperlukan petunjuk silang yang memadai, untuk menyatukan berbagai
subjek dan informasi yang terkait
 Sering terjadi penggunaan nama seseorang untuk daftar subjek, sehingga hal
itu dapat memepersulit penemuan arsip.

c. Sistem Geografis
Sistem geografis adalah sistem penyimpanan arsip yang berdasarkan kepada
pengelompokkan menurut nama tempat. Seperti nama Negara, provinsi,
kabupaten, kecamatan, dst.

Contoh: Bandung
Sumedang
Cirebon

Persiapan penataan arsip berdasarkan wilayah:

 Menentukan pengelompokan daerah/ wilayah
 Menyiapkan peralatan arsip

Kelebihan menggunakan sistem penyimpanan geografis:

 Mudah dan cepat dalam penemuan bila nama tempat telah diketahui
 Merupakan suatu tindakan penyimpanan secara langsung tanpa adanya
rujukan atau bantuan indeks

6
 Kelemahan menggunakan sistem penyimpanan geografis:
 Kemungkinan terdapat kesalahan bila tidak mempunyai pengetahuan yang
cukup tentang pembagian wilayah
 Diperlukan indeks yang tepat dan teliti
 Bila terjadi alamat ganda diperlukan petunjuk silang
 Untuk mendapatkan hasil terbaik, sistem ini dapat digabungkan dengan
sistem alfabetis atau numeric

d. Sistem Nomor
Sistem nomor adalah salah satu sistem penyimpanan arsip berdasarkan kelompok
permasalahan yang kemudian masing-masing atau setiap masalah diberi nomor
tertentu. Misalnya DDC, terminal digit, midle digit, buatan sendiri.

Contoh: klasifikasi dengan pola DDC (Dewey Decimal Clasification):

000 Hubungan Masyarakat
100 Kepegawaian
200 Keuangan
300 Laporan
400 Pajak
500 Pendidikan
600 Perlengkapan pabrik atau produksi
700 Pengembangan perusahaan
800 perlengkapan pemasaran
900 lain-lain

Persiapan penataan arsip berdasarkan sistem nomor:

 Menyusun pola klasifikasi arsip
 Menyiapkan peralatan arsip

Kelebihan menggunakan sistem penyimpanan nomor:

 Teliti, karena penggunaan nomor tidak mungkin adanya nomor ganda
 Kode nomor dapat disamakan untuk semua unit kerja
 Perluasan nomor tidak terbatas

7
 Kelemahan menggunakan sistem penyimpanan nomor:
 Kearsipan tidak langsung, karena untuk dapat menemukan dokumen
diperlukan alat bantu berupa indeks nomor
 Untuk map campuran diperlukan file tersendiri
 Ongkos agak tinggi, karena harus menyediakan beberapa perlengkapan yang
dibutuhkan dalam sistem ini.

e. Sistem Kronologis
Sistem tanggal (kronologis) adalah sistem penyimpanan arsip berdasarkan urutan
tanggal, bulan, dan tahun.

Contoh: 10 Oktober 1996

19 Juni 2005
2 Mei 1999

Persiapan penataan arsip berdasarkan tanggal:

 Menentukan pembagian tanggal, bulan dan tahun
 Menyiapkan peralatan arsip

Kelebihan menggunakan sistem penyimpanan Kronologis:

 Mudah dilaksanakan
 Susunan dan urutan guide sederhana
 Cocok untuk klasifikasi menyeluruh dan berkelanjutan

Kelemahan menggunakan sistem penyimpanan Kronologis:

 Hanya bermanfaat untuk organisasi yang relative kecil dengan jumlah
dokumen yang tidak banyak
 Tidak berguna, apabila tanggal, bulan, tahun sebuah dokumen tidak diketahui
 Surat masuk dan surat keluar akan terpisah penyimpanannya

8
E. PROSEDUR KEARSIPAN
1. Penanganan Surat
Pengurusan surat-surat kantor adalah suatu kegiatan yang terpenting dalam
kantor. Organisasi pengurusan surat-surat kantor sangat berbeda dari instansi ke
instansi. Dalam suatu organisasi yang kecil, surat-surat masuk dan keluar dapat diurus
oleh seorang petugas dengan merangkap tugas-tugas lain. Dalam suatu organisasi
yang besar pengurusan surat-surat dapat dikerjakan dalam bagian masing-masing,
atau dapat juga dipusatkan di suatu bagian khusus, yaitu bagian atau seksi ekspedisi.
Pada umumnya urusan penerimaan dan pengiriman surat-surat yang dipusatkan, yaitu
yang mengerjakan surat-surat masuk dan juga surat-surat keluar adalah dianggap lebih
baik. Menurut etika dunia usaha, surat hendaknya dibalas dalam waktu 2 kali dalam
42 jam.
Cara pengurusan surat-surat apabila telah diterima :
a. Penyortiran surat, penyortiran surat dilakukan dengan cara:
 Meneliti asal (sumber) surat itu.
 Meneliti cara pengiriman surat
b. Penyortiran selanjutnya dibagi menjadi beberapa kelompok ;
 Surat-surat Dinas; yaitu surat-surat yang erat hubungannya dengan
kegiatan kantor.
 setiap kelompok surat hasil sortir ditempatkan tersendiri di dalam folder-
folder atau alat lain sejenisnya.
c. Pembukaan sampul (amplop).
d. Pengeluaran surat dari dalam sampul
e. Penelitian surat
f. Pembacaan surat
g. Penyampaian surat (intern)
h. Pencatatan Surat

2. Tata Cara Mengarsip Surat (Filing)

Filing adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistimatis,
sehingga bahan–bahan tersebut dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali
setiap kali diperlukan. Suatu filing yang tepat merupakan suatu tempat penyimpanan
bahan-bahan yang aman, maka filing dapat dianggap sebagai “ingatan” dari sesuatu

9
 organisasi. Filing merupakan bagian yang sangat penting dan oleh karenanya filing
harus disusun dengan sempurna dalam suatu organisasi.

3. Prosedur Pencatatan dan Pendistribusian

Setiap kantor akan mengikuti suatu prosedur tertentu untuk mengawasi lalu lintas
surat masuk dan surat keluar. Prosedur ini disebut prosedur pencatatan dan
pendistribusian surat. Ada tiga prosedur yang umum dipergunakan, yaitu:
a. Buku Agenda
Buku agenda adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk atau
surat keluar oleh suatu organisasi Pencatatan surat dengan menggunakan Buku
Agenda dilakukan oleh kantor yang belum menerapkan kartu kendali. Halaman-
halaman buku ini berisi kolom-kolom keterangan data (data) dari surat yang
dicatat. Buku agenda dipakai sebagai alat bantu untuk mencari surat yang
disimpan di file. Fungsi buku agenda sebagai alat pengawasan surat-surat masuk
dan keluar. Ada 3 jenis buku agenda yang dapat digunakan, yaitu:
 Buku agenda tunggal, yaitu buku agenda yang memuat daftar-daftar 4surat
masuk sekaligus surat keluar dana satu buku.
 Buku agenda berpasangan, yaitu buku agenda yang lembar kanan untuk surat
masuk dan lembar sebelah kiri untuk surat keluar.
 Buku agenda kembar, yaitu dengan menyediakan dua buku, dimana satu
buku untuk mencatat surat masuk dan satu buku untuk mencatat surat keluar

Format Buku Agenda Tunggal

No. Tanggal M/K Surat Dari/Kepada Isi Ket.
Nomor Tanggal
Urut Ringkas

Format Buku Agenda Berpasangan (surat masuk)

Tgl. Pengirim Surat Perihal Bertalian dengan surat Ket.

10
terima Surat Nomor Tanggal Nomor Tanggal

Format Buku Agenda Berpasangan (surat keluar)

No. Tgl. Tgl. Kepada Perihal Bertalian dengan surat Ket.
Nomor Tanggal
Urut Surat Kirim

b. Kartu Kendali
Pengurusan surat dengan menggunakan sistem kartu kendali merupakan sistem
kearsipan pola baru. Kartu kendali berfungsi untuk mencatat dan mengendalikan
surat masuk dan surat keluar. Selain itu, kartu kendali juga berfungsi sebagai alat
penelusuran untuk menemukan lokasi surat dengan tepat dan cepat, serta sebagai
alat pengantar/ekspedisi. Kartu kendali berukuran 10x15 cm. kedudukannya
adaah sebagai pengganti buku agenda pada pengurusan sistem kearsipan pola
lama.

Contoh format kartu kendali

Indeks/ Subjek: Kode: Tgl: M/K
No. Urut:
Isi Ringkas :
Lampiran :
Dari/ Kepada :

11
Tgl. Surat : No. Surat :
Pengolah :
Catatan : Paraf:

a. Jenis-Jenis Surat
 Surat penting
Surat penting isinya bersifat mengikat, memerlukan tindak lanjut,
menyangkut masalah kebijakan. Bila terlambat dalam menanganinya
atau hilang, dapat menghambat dan merugikan proses kerja suatu
organisasi. Surat penting dicatat dan dikendalikan menggunakan kartu
kendali.
 Surat dinas biasa/rutin
Surat bias/rutin isinya tidak mengikat dan tidak lajut yang diperlukan
tidak ditentukan. Jika hilang, data masih dapat diperoleh dari sumber
lain. Surat dinas biasa/rutin dicatat pada lembar pengantar yang
sekaligus digunakan sebagai alat penyampaian surat/sebagai pengganti
buku ekspedisi dan dapat dijadikan sebagai bukti penerimaan surat.
 Surat rahasia
Pada surat rahasia, baik isi Maupun sifatnya memerlukan perlindungan.
Jika isi dalam surat tersebut diketahui oleh pihak yang tidak
bersangkutan akan menimbulkan kerugian besar, dan mengurangi atau
menyulitkan pelaksanaan langkah-langkah berikutnya. Surat rahasia
dicatat pada lembar pengantar surat rahasia, yang berfungsi sama dengan
lembar pengantar surat biasa/ rutin.

Perbedaan antara Buku Agenda dan Kartu Kendali

Buku Agenda Kartu Kendali
Sulit untuk penyusunan lebih Mudah untuk penyusunan lebih
lanjut lanjut
Sarana penemuan kembali, nomor/ Sarana penemuan kembali indeks
kode surat, sukar mudah diingat
Pengaturan arsip dengan peralatan, Karena persyaratannya baik
sukar diterapkan vertical file dapat terwujud, dan

12
 dapat disesuaikan dengan calon
pengguna
Kurang flexible, tunjuk silang Flexible, tunjuk silang dapat
tidak dapat diterapkan diterapkan

c. Penanganan Surat Sistem Kartu Kendali

1. Penanganan Surat Masuk Penting
 Penerima surat:
 Menerima surat dari pos atau caraka, memeriksa kebenaran
alamatnya. Surat yang salah alamat segera dikembalikan kepada
pengirim.
 Memisah-misahkan surat berdasarkan alamat yang dituju
 Mengelompokkan surat terbuka dan surat tertutup
 Membuka surat dan memeriksa kelengkapannya (bila ada
lampirannya)
 Membubuhkan stempel tanggal dan waktu surat diterima, di
balik surat atau pada sampul surat untuk surat tertutup

 Pencatat surat:
Surat penting dicatat pada kartu kendali. Jumlah kartu kendali yang
digunakan sesuai dengan kebutuhan (sebanyak-banyaknya 3
rangkap) dengan warna yang berbeda-beda. Misalnya: putih (lembar
I), kuning (lembar II), merah (lembar III).
 Kolom: kode, masalah/indeks serta pengolah pada kartu kendali
dapat dikosongkan untuk kemudian diisi oleh pengarah.
Kemudian surat berserta 3 kartu kendali diteruskan kepada
pengarah surat.
 Pengarah/pengendali surat:
 Pengarah menentukan arah surat kepada siapa atau ke unit mana
surat akan disampaikan
 Dalam menentukan arah surat, perlu dipertimbangkan surat-
surat mana yang harus disampaikan kepada pimpinan tertinggi,
dan surat-surat mana yang dapat langsung disampaikan kepada
pengolah

13
  Surat-surat yang disampaikan kepada pimpinan tertinggi, adalah
surat-surat yang berisi masalah-masalah yang berkenaan dengan
kebijaksanaan dan hal-hal lain yang ditentukan oleh pimpinan
 Surat berkenaan dengan pekerjaan yang sifatnya rutin
disampaikan langsung kepada pengolah

Catatan: kartu kendali (putih/lembar I) setelah dikumpulkan

selama I tahun, dijilid dan fungsinya adalah sebagai “buku
agenda” dalam sistem lama

 Unit pengolah:
Pada unit pengolah terdapat 3 pembagian, yaitu:
 Pimpinan unit pengolah
 Tata usaha unit pengolah
 Pengolah surat/pelaksana sesuai dengan disposisi dari Pimpinan
 Tata usaha unit pengolah:
 Menerima surat beserta kartu kendali (kuning dan merah/
lembar II dan lembar III)
 Kartu kendali tersebut (2 lembar) diparaf. Kartu kendali kuning/
lembar II dikembalikan ke penata surat (setelah dilihat parafnya
oleh pengarah surat)
 Kartu kendali (merah/ lembar III) disimpan untuk sementara
oleh Tata Usaha unit pengolah, kemudian surat yang telah
dilengkapi dengan disposisi rangkap 2 diserahkan kepada
pimpinan unit pengolah untuk diminta disposisi dari pimpinan
 Pimpinan unit pengolah:
 Menulis disposisi/ instruksi pada lembar disposisi yang telah
disediakan oleh petugas Tata Usaha Unit Pengolah
 Mengembalikan surat dan kartu kendali serta lembar disposisi
yang telah diisi disposisinya oleh pimpinan ke Tata Usaha Unit
Pengolah
 Petugas/ Pelaksana bertugas:

14
  Menerima surat, beserta lembar disposisi (lembar I), yang telah
ada disposisi pimpinan, dati Tata Usaha Unit Pengolah,
kemudian memproses/ melaksanakan tugasnya sesuai instruksi
pimpinan yang terdapat pada lembar disposisi
 Setelah selesai memproses surat tersebut, pengolah
mengembalikan surat ke Tata Usaha Unit Pengolah
 Surat disampaikan pada penata arsip untuk disimpan
 Kartu kendali (merah/ lembar III)

Catatan:
 Kartu kendali disimpan pada kotak kartu kendali
 Lembar disposisi disimpan pada kotak disposisi (sebagai alat
kontok)
 Penata arsip/ penyimpanan/ arsiparis:
 Menerima kartu kendali (kuning/lebar II) yang telah diparaf
oleh perutgas Tata Usaha Unit Pengolah dan teah dilihat
parafnya oleh pengarah, serta menyimpannya dalam kotak kartu
kendali (sebagai bukti bahwa surat masih ada pada unit
pengolah/ sedang diproses)
 Menerima surat yang telah selesai diproses dari Tata Usaha Unit
Pengoah, dan menukar kartu kendali (kuning/ lembar II) dengan
kartu kendali (merah/ lembar III)
 Menyimpan kartu kendali pada kotak kartu kendali

2. Penanganan Surat Keluar Penting

Surat penting keluar dapat dicatat di unit kearsipan, dan dapat pula
dilakukan oleh Unit Pengolah asal kartu kendali (putih/ lembar I) dan
kartu kendali (kuning/ lembar II) bila perlu dua lembar, diserahkan ke
unit kearsipan, agar unit kearsipan selalu mengetahui apa yang sedang,
dan telah diproses di unit pengolah.
 Unit pengolah:
 Mengisi kartu kendali rangkap 3

15
  Kartu kendali (merah/lembar III) ditinggal di Tata Usaha Unit
Pengolah
 Kartu kendali (putin dan kuning/ lembar I dan II), beserta surat asli
dan tembusan diserahkan ke pencatat (unit kearsipan)

 Pencatat:
 Meneliti kelengkapan surat dan pengisian kartu kendali
 Memberi stempel instansi pada surat, serta menyiapkan
sampul/amplopnya, (bila belum ada) dan diteruskan ke bagian
ekspedisi untuk dikirim ke alamatnya
 Kartu kendali (putih/lembar I) disampaikan ke pengarah untuk
disimpan dan berfungsi sebagai kartu control
 Tembusan surat dicap tanggal pengiriman surat beserta kartu kendali
(kuning/ lembar II) yang telah diparaf dikembalikan ke unit
pengolah supaya diketahui bahwa suratnya telah diterima oleh
pencatat
 Kartu kendali (kuning/ lembar II) tadi akhirnya diserahkan ke penata
arsip untuk disimpan sebagai pengganti surat.

3. Penanganan Surat Masuk Dinas Biasa/Rutin

 Pencatat:
 Mengumpulkan surat biasa selama satu atau dua hari. Mencatatnya
dalam lembar pengantar rangkap dua
 Menyerahkan surat beserta dua lembar pengantar kepada unit
pengolah
 Menyimpan lembar pengantar I setelah diparaf unit pengolah
 Unit Pengolah:
 Menerima surat dan memaraf lembar pengantar rangkap dua
 Menyimpan lembar pengantar II
 Menyerahkan lembar pengantar I kepa pencatat di unit kearsipan
 Menyerahkan surat kepada pimpinan (bila perlu) atau
menyerahkan surat kepada pengolah/ pelaksana

16
 4. Penanganan Surat Keluar Dinas Biasa/Rutin
 Unit Pengolah:
 Mencatat surat biasa keluar dalam 2 lembar pengantar
 Menyampaikan surat asli dan tembusan kepada pencatat di unit
kearsipan
 Pencatat:
 Memasukan surat asli dalam sampul setelah distempel dan
meneruskan ke bagian ekspedisi untuk dikirim ke alamatnya
 Tembusan surat dicap tanggal pengiriman dan dikembalikan ke
unit pengolah dengan disertai lembar pengantar II
 Menyimpan lembar pengantar I di pencatat sebagai bukti
penyampaian

5. Penanganan Surat Masuk Rahasia

 Surat-surat yang masuk diterima penerima surat, cek alamatnya.
 Surat-surat dicatat pada 2 lembar surat pengantar surat rahasia oleh
pencatat.
 Surat-surat beserta 2 lembar pengantar surat rahasia disampaikan
kepada Unit Pengolah

6. Penanganan Surat Keluar Rahasia

 Surat-surat tersebut dibuat di Unit Pengolah dan langsung
dimasukan dalam amplop surat.
 Surat-surat tersebut dicatat pada lembar pengantar surat rahasia,
kemudian diserahkan ke bagian ekspedisi.
F. Klasifikasi Arsip
a. Arsip vital (sangat penting)
Arsip yang penting bagi kehidupan suatu organisasi dan tidak dapat diganttti
kembali apabiladimusnahkan. Bila arsip hilang atau rusak atau disalahgunakan,
maka perusahaan akan mengalami kerugian besar.arsip-arsip tersebut disimpan
dalam jangka waktu yang lama atau bahkan dilestarikan sebagai arsip abadi.
Contohnya, akte pendirian perusahaan, surat-surat jaminan.

17
 b. Arsip penting (Important)
Arsip yang dibutuhkan untuk menjaankan suatu perusahaan/organisasi. bila arsip
itu hilang, maka kelancaran operasi perusahaan/organisasi akan terhambat.
Contohnya, arsip-arsip bukti keuangan.
c. Arsip berguna (Useful)
Arsip yang berguna sementara dan dapat diganti dengan biaya rendah apabila
hilang. Arsip ini membantu kelancaran operasi suatu organisasi/perusahaan, dan
arsip ini disimpan sesuai dengan keperluan saja yaitu sampai masalahnya selesai.
Contohnya, surat-surat pesanan, surat penagihan.
d. Arsip tidak esensial (Non Essential)
Arsip yang mempunyai nilai guna terbatas yaitu arsip-arsip yang tidak perlu
disimpai sebagai bukti. Arsip ini dapat dimusnahkan sesudah dipakai. Contohnya,
surat undangan, brosur-brosur, surat penawaran.

G. Penggolongan Arsip
a. Arsip aktif
Arsip aktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaanya tinggi dan/ atau terus
menerus.
b. Arsip in aktif
Arsip in aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Arsip merupakan dokumen (yang merekam informasi) baik yang berbentuk
tunngal maupun kelompok (terjilid). Dan dokumen tersebut merupakan hasil dari
kegiatan suatu lembaga atau kantor baik pemerintah maupun swasta dan digunakan
sebagai rujukan dan bukti sejarah masa lampau. Arsip tidak hanya berupa dokumen

18
 berbentuk kertas yang tunggal maupun yang kelompok (terjilid) tapi, arsip juga
berupa rekaman informasi dalam berbagai media sesuai dengan perkembangan zaman.
Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sumber informasi serta
alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka
melaksanakan segala kegiatan-kegiatan, baik pada kantor-kantor Lembaga Negara,
Swasta dan Perguruan Tinggi. Dalam proses penyajian informasi agar pimpinan dapat
membuat keputusan dan merencanakan kebijakan, maka harus ada sistem dan
prosedur kerja yang baik dibidang kearsipan.
Adalah mustahil suatu kantor dapat, sanggup dan mampu memberikan data
informasi yang baik, lengkap dan akurat, jika kantor tersebut tidak memelihara
kearsipan yang baik dan teratur sesuai dengan ketentuan-ketentuan kearsipan yang
telah ditetapkan oleh Pemerintah.

B. Saran
Pembinaan terhadap kearsipan harus lebih ditingkatkatkan dan pengertian
terhadap kearsipan, serta peranannya dalam kegiatan administrasi sehari-hari harus
disebarluaskan, sehingga petugas kearsipan tersebut dan petugas di bidang lain
mengerti nilai kegunaan arsip dalam menunjang kegiatan kearsipan di mana mereka
bertugas.

19
 DAFTAR PUSTAKA

Amsyah, Zulkifli. 2001. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.

Barthos, Basir. 2007. Manajemen Kearsipan. Edisi ke-1. Jakarta: Bumi Aksara.

Basuki, Sulistyo. 2003. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Indonesia.

Lawata, Caroline F,CH. 2012. Panduan Lengkap Pekerjaan Sekretaris. Cetakan ke-1. Padang:
Akademia Permata.

Dewi, Irra Chrisyanti. 2011. Manajemen Kearsipan. Cetakan ke-1. Jakarta: Pustakarya.

Gie, The Liang. 1988. Administrasi Perkantoran Modern. Edisi ke-3. Yogyakarta:
Supersukses dan Nur Cahaya.

M., Soewito. 1990. Administrasi Modern. Jakarta: Titik Terang.

Sedarmayanti. 1992. Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Cetakan ke-
2. Bandung: Ilhan Jaya Offset.

Sedianingsih., dkk. 2010. Teori dan Praktik Administrasi Kesekretariatan. Cetakan ke-1.
Jakarta: Kencana Prenada Media Group.

Sugiarto, Agus, dkk. 2005. Manajemen Kearsipan Modern Dari Konvensional ke Basis
Komputer. Cetakan ke-1. Yogyakarta: Gava Media.

Yatimah, Durotul. 2009. Pengembangan Sumber Daya Manusia-Bidang Keahlian:

KESEKRETARISAN MODERN DAN ADMINISTRASI PERKANTORAN (Teori dan
Praktik). Cetakan ke-1. Bandung: CV PUSTAKA SETIA