CRITICAL JURNAL REVIEW

MANAJEMEN ARSIP DINAMIS

OLEH KELOMPOK 6 :

NAMA : Devita Napitupulu (7192444002)

Krissanta Sinaga (7193344006)

Putri Herdiani (7193344002)

Diah Ayu Ningsih (7192444003)

Fernando Tampubolon (71923144008)

DOSEN PENGAMPU : Ellys Siregar,S.Pd.,M.Pd.

Dra.Sri Mutmainnah,M.Pd.

MATA KULIAH : Manajemen arsip dinamis

PROGRAM STUDI ADMINISTRASI PERKANTORAN

FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI MEDAN
2020

1
 KATA PENGANTAR

Puji Syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan rahmat-
Nya,Penulisan makalah ini dapat terselesaikan.Adapun Critical Jurnal Review ini mengenai
“Manajemen arsip dinamis”

Critical Jurnal Review (CJR) ini penulis susun dengan maksud sebagai tugas mata
kuliah “Manajemen arsip dinamis” dan menjadikan penambahan wawasan terhadap
pemahaman materi tersebut.Harapan penulis,semoga setelah penyelesaian penulisan CJR ini
penulis semakin memahami penulisan CJR yang baik dan benar.

Di lain sisi,penulis mendapatkan pengalaman dan ilmu yang sangat berharga dalam
penulisan Critical Jurnal Review ini.penulis sangat berterima kasih kepada semua pihak
yang telah membantu penyelesaian CJR ini,khususnya kepada dosen pengampu mata
kuliah “Manajemen arsip dinamis” yaitu ibu Ellys Siregar,S.Pd.,M.Pd. dan ibu Dra.Sri
Mutmainnah,M.Pd.

Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan CJR ini masih sangat jauh dari
kesempurnaan,oleh karena penulis sangat mengharapkan kritik dan saran serta bimbingan
dosen demi penyempurnaan CJR ini.Semoga CJR ini dapat bermanfaat bagi semuanya.

Medan, Desember 2020

Kelompok 6

2
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1.Rasionalisasi Pentingnya Critical Jurnal Review

Critical Jurnal Review sangat penting untuk kalangan pendidikan terutama mahasiswa
karena dengan mengkritik jurnal maka si pengeritik dapat mengetahui mana jurnal yang perlu
diperbaiki dan mana jurnal yang sudah baik digunakan untuk penelitian,setelah dapat
mengkritik jurnal maka diharapkan mahasiswa dapat membuat suatu jurnal karena sudah
mengetahui bagaimana kriteria yang baik dalam penulisan suatu jurnal dan langkah langkah
apa saja yang diperlukan dalam penulisan jurnal tersebut.

1.2.Tujuan Penulisan Critical Jurnal Review

Critical Jurnal Review ini dibuat bertujuan untuk belajar melalui pemenuhan tugas
mata Manajemen arsip dinamis ,di Universitas Negeri Medan untuk membuat Critical Jurnal
Review sehingga dapat menambah pengetahuan untuk melihat jurnal yang baik dan
benar.Setelah dapat membandingkan maka dapat dibuat suatu jurnal karena telah mengetahui
penulisan jurnal yang baik dan benar sesuai kaidah penulisan jurnal yang sesuai.

1.3.Manfaat CriticaljournalReview

Manfaat penulisan Critical Journal Review,yaitu:

Dapat melihat kelebihan dan kekurangan jurnal yang direview

Dapat meningkatkan analisis terhadap suatu jurnal
Supaya dapat mengetahui penulisan CJR yang benar
Dapat menulis jurnal yang baik dan benar
Menambah pengetahuan tentang isi-isi dari jurnal-jurnal penelitian

3
1.4.Identitas Jurnal yang direview

Jurnal pertama

1.Judul : Analisis pengelolaan arsip inaktif terhadap temu kembali arsip di

pusat arsip (record center) politeknik negeri semarang.

2.Kata kunci : arsip inaktif, pengelolaan, temu kembali, pusat arsip (record center)

3.Edisi terbit : Juli 2015

5.Pengarang : Rulli Susfa Ramanda,Sri Indrahti

6.Kota Terbit : Semarang, Indonesia

7.Nomor ISSN :-

Jurnal kedua

1.Judul : Efektifitas sistem kearsipan dinamis (SIKD) sebagai sarana temu

kembali arsip,perpustakaan dan dokumentasi (ARPUSDOK) kota Palembang.

2.Kata kunci : Arsip, Sistem Kearsipan Dinamis, Temu Kembali Arsip

3.Edisi terbit : 2018

5.Pengarang : Mulyadi

6.Kota Terbit : Palembang

7.Nomor ISSN : 2528-021X

4
 BAB II

RINGKASAN ISI JURNAL

RINGKASAN JURNAL UTAMA

Judul : Analisis pengelolaan arsip inaktif terhadap temu kembali arsip di

pusat arsip (record center) politeknik negeri semarang.

Kata Kunci : arsip inaktif, pengelolaan, temu kembali, pusat arsip (record center)

Abstrak

Judul skripsi ini adalah “Analisis Pengelolaan Arsip Inaktif Terhadap Temu
Kembali Arsip Di Pusat Arsip (Record Center) Politeknik Negeri Semarang”. Tujuan
penelitian ini adalah untuk mengetahui pengelolaan arsip, proses temu kembali arsip dan
pengaruh pengelolaan arsip inaktif terhadap temu kembali arsip di Pusat Arsip (Record
Center) Politeknik Negeri Semarang. Penelitian ini dilaksanakan di Pusat Arsip (Record
Center) Politeknik Negeri Semarang. Jenis penelitian ini adalah kualitatif deskriptif dan
teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara observasi, wawancara, dan
dokumentasi. Teknik analisis data yang digunakan adalah dengan melakukan reduksi
data, model data, dan penarikan kesimpulan. Informan penelitian ini berjumlah 7 orang
informan, yang terdiri dari 3 orang petugas arsip, 3 orang pengguna arsip di Politeknik
Negeri Semarang dan 1 orang pakar arsip. Hasil dari penelitian ini menunjukkan bahwa
pengelolaan arsip inaktif di Politeknik Negeri Semarang cukup baik, karena dalam
melaksanakan kegiatan pengelolaan arsip masih ada kekurangan dan kendala-kendala.
Adapun kekurangan dalam pengelolaan arsip meliputi kondisi arsip, SDM, dan ruang
penyimpanan. Proses temu kembali arsip cukup baik dan telah menggunakan alat bantu
temu kembali arsip yaitu DPA dan komputer. Pengaruh pengelolaan arsip inaktif terhadap
temu kembali arsip yang dirasakan adalah bisa menyelamatkan fisik arsip dan arsip mulai
tertata rapi. Sedangkan dari segi kecepatan temu kembali arsip masih belum berjalan
dengan baik, karena masih membutuhkan lebih dari 5 menit.

Pendahuluan

Setiap instansi baik instansi pemerintahan maupun swasta memerlukan

data dan informasi, salah satu sumbernya adalah arsip. Arsip merupakan salah satu faktor
yang menunjang kelancaran pelaksanaan kegiatan di suatu instansi. Arsip adalah
lembaran-lembaran warkat yang disimpan karena mempunyai nilai kegunaan sejarah,
hukum, dan pertanggungjawaban organisasi (Widjaja, 1993: 2).

Peranan penting yang dimiliki arsip, seperti sebagai sumber ingatan atau memori,
sebagai bahan pengambilan keputusan, sebagai bukti atau legalitas, dan sebagai rujukan
historis (Sugiarto, 2005: 9-10). Mengingat akan pentingnya arsip maka perlu adanya
pengelolaan arsip, penataan arsip atau juga dikenal dengan manajemen kearsipan yang

5
tepat dan efesien sehingga dapat menjamin ketersediaan informasi secara cepat, tepat,
legkap dan berkualitas.

Pengelolaan arsip harus memperhatikan sistem yang paling sesuai dengan

keadaan suatu instansi, dengan penataan arsip yang tepat akan memudahkan dalam
penemuan kembali arsip. Meskipun arsip berperan penting dalam suatu instansi tapi
sampai saat ini pengelolaan arsip yang baik seringkali diabaikan dengan berbagai macam
alasan. Masih banyak arsip yang ditemui dalam keadaan tertumpuk didalam gudang
maupun disekitar ruangan kerja sehingga arsip tersebut mudah rusak dan sulit untuk
ditemukan. Kurangnya kesadaran dari diri pegawai akan pentingnya arsip, kurangnya
tenaga ahli dibidang arsip atau keterbatasan sarana dan prasarana yang menjadi salah satu
alasan menjadi buruknya pengelolaan arsip di beberapa instansi baik instansi
pemerintahan maupun swasta.

Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan di Kantor Kependudukan Kota

Medan, mengatakan bahwa dalam penyususan arsip yang tidak jelas, sarana dan
prasarana kurang, dan kurangnya petugas arsip hal tersebut menyebabkan sulitnya proses
temu kembali arsip (Kristina, 2004: 34). Hasil penelitian yang dilakukan di Pusat Arsip
Balai Bahasa Padang, mengatakan bahwa belum menggunakan sistem penyimpanan
yang standar pada umumnya dan hanya membedakan arsip berdasarkan surat masuk dan
surat keluar,

hal ini akan mengalami kesulitan dalam proses temu kembali arsip (Khotimah dan
Marlini, 2012: 426). Dan hasil penelitian lain yang dilakukan di Badan Kepegawaian
Daerah Kabupaten Padang Pariaman, mengatakan penataan yang masih kacau dan
prosedur penataan arsip yang masih kurang efektif akan terjadi kesulitan dalam proses
temu kembali (Agustia dan Malta, 2013: 303).

Adapun tujuan yang ingin dicapai adalah untuk mengetahui pengelolaan arsip
inaktif, mengetahui proses temu kembali arsip inaktif, dan pengaruh yang diproleh dari
pengelolaan arsip terhadap temu kembali arsip di Pusat Arsip (Record Center) Politeknik
Negeri Semarang.

Tinjauan Literatur

Pengertian Arsip

Kata arsip berasal dari bahasa Yunani, yaitu archea artinya dokumen atau catatan
mengenai permasalahan (Sugiarto, 2005: 3-4). Arsip adalah segala dokumen yang
mempunyai manfaat bagi organisasi sehingga perlu disimpan (Suparjati, 2000: 10).
Dalam Kamus Kepustakawan Indonesia (2009: 27) arsip adalah berkas pranata
umum maupun swasta yang perlu disimpan dengan sistem tertentu secara
permanen.Adapun menurut Undang-undang Republik Indonesia nomor 43 tahun 2009
tentang Kearsipan, arsip adalah “Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk
dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang
6
dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan,perusahaan, organisasi politik,organisasi kemasyarakatan,dan perorangan
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,berbangsa,dan bernegara”.

Pengertian Pusat Arsip (Record Center)

Pusat arsip (Record Center) pada buku Pedoman Pengelolaan Kearsipan Arsip In Aktif
BPAD DKI Jakarta (2010: 35) adalah suatu bagian dari unit kearsipan yang berfungsi
untuk mengolah dan menyimpanan arsip inaktif, menyusun dan menyajikannya bagi
kepentingan organisasi/instansi. Pusat arsip (Record Center) dalam Panduan Ringkas
Tata Kelola Arsip Inaktif di Lingkungan Uiversitas Gajah Mada adalah tempat dengan
spesifikasi tertentu yang dirancang untuk menyimpan, memelihara, merawat dan
mengelola arsip inatif dengan maksud agar tercapai efesiensi dan efektivitas (2011: 17).

Tujuan dari adanya pusat arsip (Record Center) untuk mengurangi volume arsip inaktif
yang disimpan di unit kerja (central file), mengendalikan arsip inaktif yang tersimpan di
unit kerja (cental file) ke pusat arsip (Record Center), memudahkan temu kembali arsip
(retrieval), menghemat biaya, dan menjamin keamanan arsip inatif baik fisik maupun
informasinya.

Faktor-Faktor Arsip yang Baik

Menurut widjaja dalam bukunya Administrasi Perkantoran (1986: 103-104) ada beberapa
faktor arsip yang baik, yaitu:

➢ Penggunaan sistem penyimpanan secara tepat.

➢ Fasilitas kearsipan memenuhi syarat.
➢ Petugas kerasipan memenuhi syarat.

Pengelolaan Arsip Inaktif

Pengelolaan arsip adalah kegiatan menerima, menyimpan, mengaktulisasikan dan

menemukan kembali arsip inaktif yang disimpan berdasarkan pada prinsip efektivitas,
efesiensi dan keamanan yang didukung oleh sumber daya manusia yang berkualitas,
lembaga yang mantap dan sarana prasarana yang memadai (ANRI, 2007: 4). Pengelolaan
arsip inaktif diperlukan agar mampu menyediakan arsip yang cepat, tepat dan mudah.
Menurut Bahan Ajar Diklat Kearsipan Perguruan Tinggi (2009: 30-37) proses
pengelolaan arsip inaktif meliputi:

Pemindahan Arsip:
▪ Pemindahan Arsip.
▪ Menentukan kapan arsip dipindah berdasarkan JRA, menentukan arsip yang akan
dipindah, menyiapkan ruang penyimpanan, dan penerimaan di Pusat Arsip
(Record Center).
▪ Penataan dan Penyimpanan Arsip. Sebelum arsip dilakukan penataan dan
penyimpanan,arsip terlebih dahulu diperiksa atau dicek apakah arsip tersbut
benar-benar sudah inaktif, memeriksa kelengkapanarsip dan fisik

7
 arsip,pendeskripsian arsip, pengelompokan arsip, dan penataan arsip sesuai dengan
sistem penyimpanan yang diterapkan.Pelayanan Arsip.
▪ Pelayanan arsip berupa peminjaman arsip kepada pengguna arsip demi kepentingan
dinas.
▪ Pemusnahan Arsip.
▪ Kegiatan pemusnahan dilakukan ketika masa penyimpanan arsip inaktif telah selesai
sesuai dengan jadwal retensi arsip (JRA).
Temu Kembali Arsip
Temu kembali arsip merupakan salah satu kegiatan dalam bidang kearsipan, yang
bertujuan untuk menemukan kembali arsip yang akan dipergunakan dalam proses
penyelenggaraan administrasi di suatu instansi. Penemuan kembali arsip sangat erat
hubungannya dengan sistem pengelolaan arsip, karena jika sistem pengelolaan arsip
kurang

Metode Penelitian

1.Metode dan Desain Penelitian

Metode penelitian adalah prosedur atau alat yang digunakan untuk mencapai
tujuan akhir penelitian, dan untuk mencapai tujuan tersebut harus didukung dengan
strategi penggunaan berbagai metode pegumpulan data, yang disebut metodologi,
agar penelitian tersebut mencapai tingkat keandalan dan kesahihan (Sulistyo-
Basuki, 2006: 92). Pelitian ini menggunakan metode penelitian kualitatif. Menurut
Bogdan dan Taylor penelitian kualitatif adalah prosedur penelitian yang
menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang
dan prilaku yang dapat diamati (Tohirin, 2012: 2). Penelitian kualitatif bertujuan
untuk memperoleh gambaran mengenai suatu hal menurut pandangan manusia
yang diteliti. Penelitian kualitatif berhubungan dengan ide, persepsi, pendapat, atau
kepercayaan orang yang diteliti yang tidak dapat diukur dengan angka (Sulistyo-
Basuki, 2006: 78).
Penelitian ini menggunakan penelitian kualitatif jenis deskriptif, metode
penelitian kualitatif deskriptif adalah data yang terkumpul berbentuk kata-kata,
gambar bukan angka-angka. Kalaupun ada angka- angka, sifatnya hanya sebagai
penunjang. Data yang diperoleh meliputi transkip interview, catatan lapangan, foto,
dokumen pribadi dan lain-lain (Arikunto, 2002: 155).

2.Objek dan Subjek Penelitian

Objek dari penelitian ini adalah pengelolaan arsip dinamis inaktif, sedangkan
subjek dari penelitian ini adalah petugas dan pengguna arsip Politeknik Negeri
semarang.

3.Informan Penelitian
Informan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) adalah orang yang
memberi informasi, orang yang menjadi sumber data di penelitian
(http://kbbi.web.id/informan diakses pada 28 Mei 2015). Informan dalam penelitian
ini adalah petugas dan pengguna arsip inaktif di Politeknik Negeri Semarang,
karena mereka dianggap mengetahui dan memahami permasalahan yang akan
diteliti oleh si peneliti.Penelitian ini mengambil informan dengan menggunakan
teknik pengambilan sampel purposeful sampling. Purposeful sampling merupakan
teknik dalam non- probability sampling yang berdasarkan kepada ciri-ciri yang
dimiliki oleh subjek

8
4.Sumber dan Jenis Data
Sumber data dalam penelitian adalah sumber-sumber yang dimungkinkan
seorang peneliti mendapatkan sejumlah informasi atau data-data yang dibutuhkan
dalam sebuah penelitian, baik data primer maupun data sekunder (Mukhtar, 2013:
107). Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah
a. sumber data primer, data yang dikumpulkan secara langsung oleh peneliti
umumnya dari observasi terhadap situasi sosial dan atau diperoleh dari tangan
pertama atau subjek (informan) melalui proses wawancara (Mukhtar, 2013: 100).
b. Data sekunder adalah data yang diperoleh secara tidak langsung oleh peneliti, tapi
telah berjenjang melalui berbagai sumber tangan kedua atau ketiga (Mukhtar,
2013: 100).

5.Metode dan Teknik Pengumpulan Data Metode pengumpulan data merupakan

suatu hal yang penting dalam suatu penelitian, karena metode pengumpulan data
merupakan cara untuk memperoleh data yang diperlukan dalam penelitian. Data
adalah sesuatu yang diperoleh melalui suatu metode pengumpulan data yang
akan diolah dan dianalisis dengan suatu hal yang dapat menggambarkan atau
mengidentifikasi sesuatu (Herdiansyah, 2012: 116). Penelitian ini menggunakan
metode pengumpulan data sebagai berikut:

✓ Metode Observasi
Observasi suatu proses melihat, mengamati, dan mencermati serta merekap
prilaku secara sistematis untuk suatu tujuan tertentu (Herdiansyah, 2011: 131).
Teknik observasi dalam penelitian ini dilakukan dengan cara observasi
partisipan, pengumpulan data melalui pengamatan dengan lansung atau peneliti
terlibat dalam kegiatan objek yang diteliti.
✓ Metode Wawancara
Wawancara menurut Moleong (dalam Herdiansyah, 2011: 118) adalah
percakapan dengan maksud tertentu, yang dilakukan oleh dua pihak yaitu
pewawancara (interviewer) yang mengajukan pertanyaan dan terwawancara
(interviewee) yang memberikan jawaban atas pertanyaan tersebut. Wawancara
yang dilakukan oleh peneliti adalah teknik wawancara terbuka, agar informan
bisa menjawab dengan bebas tanpa harus dibatasi pilihan jawaban oleh peneliti.
✓ Metode Dokumentasi
Dokumentasi dilakukan peneliti untuk menyelidiki data tertulis seperti buku-buku,
dokumen, peraturan-peraturan dan sebagainya. Untuk mengumpulkan data melalui
metode dokumentasi, peneliti menggunakan untuk melengkapi dan membantu
peneliti. Teknik dolumentasi dalam penelitian ini adalah dokumen resmi interen.
Dokumen interen seperti memo, pengumuman, keputusan pimpinan kantor,
konvensi yaitu kebiasaan-kebiasaan yang berlangsung di suatu lembaga dan
sebagainya (Bungin, 2007: 123).

6.Metode dan Teknik Analisis Data

Analisis data merupakan suatu proses mencari dan menyususn secara sistematis
data yang diperoleh dari hasil wawancara, catatan lapangan, dan dokumentasi,
dengan cara mengorganisasikan data ke dalam kategori, menjabarkan ke dalam
unit-unit, melakukan sintesa, menyusun kedalam pola, memilih mana yang penting
dan yang dipelajari, dan membuat kesimpulan sehingga mudah dipahami oleh diri
sendiri maupun orang lain (Sugiyono, 2010: 335). Penelitian ini menggunakan
metode analisis data adalah model analisis Miles dan Huberman. Model analisis

9
 Miles dan Huberman dilakukan dengan tiga macam kegiatan dalam analisis data
kualitatif (Emzir, 2012: 129-135), yaitu:
o Reduksi data adalah suatu bentuk analisis yang mempertajam, memilih,
memokuskan, membuang, dan menyusun data dalam suatu cara dimana
kesimpulan akhir dapat digambarkan dan diverifikasikan.
o Model data merupakan suatu kumpulan informasi yang tersusun yang
membolehkan pendeskripsian kesimpulan dan pengambilan tindakan dan
penyajian data yang lazim dalam bentuk uraian kata singkat, teks naratif,
maupun bentuk bagan.
o Penarikan dan verifikasi simpulan, dan akan berubah apabila tidak ditemukan
bukti-bukti yang kuat sebagai pendukung pada tahap pengumpulan data.
Setelah data yang diperoleh dianalisis dan dapat diambil kesimpulan
mengenai masalah yang diteliti oleh peneloiti dengan cara mencocokan
catatan yang dimiliki peneliti saat penelitian.

Hasil dan Pembahasan

Kegiatan Pengelolaan Arsip Inaktif di Politeknik Negeri Semarang
Pusat Arsip (Record Center) Politeknik Negeri Semarang pengelolaan arsip inaktif
meliputi pengaturan Pusat Arsip (Record Center)), deskripsi, penataan, pemeliharaan
dan pelayanan. Arsip inaktif di instansi pendidikan ini memiliki jangka simpan 5
tahun atau lebih dan kegiatan pengelolaannya dilaksanakan di Pusat Arsip (Record
Center). Pelaksanaan kegiatan pengelolaan arsip inaktif menggunakan buku pedoman
“Pedoman Kerasipan Di Lingkungan Politeknik Negeri Semarang” yang merupakan
hasil keputusan Direktur Politeknik Negeri Semarang tahun 2008.
Tujuan dari pengelolaan yang dilakukan oleh Politeknik Negeri Semarang adalah
untuk menjamin arsip dapat disediakan secara cepat, tepat, aman dan efsien;
menjamin arsip tidak mengalami kerusakan dan kehilangan; dan menjamin arsip yang
bernilai guna kesejahteraan dapat diselamatkan dan dilestarikan. Proses pengelolaan
arsip inatif di Politeknik Negeri Semarang antara lain:
➢ Pemindahan Arsip
Pemindahan arsip merupakan kegiatan memindahkan arsip inaktif dari unit
kerja ke Pusat Arsip (Record Center), arsip inaktif di Pusat Arsip (Record
Center) berasal dari unit kerja yang ada dilingkungan Politeknik Negeri
Semarang tapi kebanyakan dari bagian keuangan dan kepegawaian. Arsip
inaktif yang diserahkan ke Pusat Arsip (Record Center) masih dalam keadaan
bercampur antara arsip dan non arsip; tanpa daftar arsip dan berita acara
➢ Pemilahan Arsip
Pusat Arsip (Record Center), Politeknik Negeri Semarang melaksanakan
langkah selanjutnya yaitu kegiatan pemilahan antara arsip dan non arsip serta
mengelompokkan arsip sesuai dengan kelompoknya. Arsip di Politeknik
negeri Semarang berupa arsip akademik, surat keputusan, keuangan dan lain-
lain. Non arsip berupa blanko kosong, ordner, sampul, amplop, atau duplikat.

➢ Pendeskripsian Arsip
Politeknik Negeri Semarang kegiatan pendeskripsian arsip masih dilakukan
secara manual dengan menggunakan kartu deskripsi arsip.

➢ Entri Data Arsip

Kegiatan entri data di Politeknik Negeri Semarang menggunakan Ms. Exel.

10
 Setelah itu data arsip akan diurutkan berdasar subjek atau tahun arsip.

➢ Manuver Arsip
Kegiatan manuver arsip inaktif di Politeknik Negeri Semarang hanya
dilaksanakan manuver fisik dan tidak melaksanakan kegiatan manuver kartu
deskripsi arsip, karena pengentiran data arsip menggunakan Ms. Exel dan
semua data yang telah dientri lalu di print out sehingga tidak begitu perlu lagi
melakuksan manuver kartu deskripsi.

➢ Penataan Arsip
Menata arsip dalam box arsip sesuai dengan subjek atau kronologis, setiap box
arsip berisi satu series atau beberapa series yang berdekatan tergantung dari
ketebalan berkas. Kemudian box diberi label dengan keterangan meliputi,
nomor masalah, nomor box/rak, tahun arsip, dan nomor berkas.
➢ Penyimpanan arsip di Politeknik Negeri Semarang, selain di rak juga
ditempatkan di lantai dan ruang kerja petugas arsip. Hal ini disebabkan oleh
ketidak seimbangan ruang penyimpanan arsip dengan jumlah arsip yang terus
bertambah dan kegiatan pemusnahan arsip dilaksanakan baru satu kali.

➢ Pembuatan Daftar Pertelaan Arsip Politeknik Negeri Semarang juga

menggunakan daftar pertelaan arsip yang meliputi, nomor klasifikasi,
masalah, unit kerja, deskripsi arsip (uraian arsip, tahun arsip, lampiran arsip),
keaslian arsip, retensi arsip, tahun musnah, retensi arsip (musnah, dinilai
➢ kembali atau permanen), nomor berkas, kondisi arsip, dan nomor box/rak.
Daftar Pertelaan Arsip (DPA) digunakan untuk alat bantu pencarian arsip.

➢ Pelayanan Arsip
Pelayanan arsip di Politeknik Negeri Semarang berupa peminjaman arsip
inaktif ke pengguna. Pengguna arsip inaktif yang berhak meminjam arsip
hanya pegawai dan digunakan untuk memenuhi kepentingan dinas.

➢ Pemusnahan Arsip
Politeknik Negeri Semarang dari awal berdiri sampai sekarang (1982-2015)
baru melaksanakan kegiatan pemusnahan satu kali pada tahun 2014 dan
tahun 2015 akan di adakan pemusnahan arsip yang ke dua. Hal ini
menunjukkan masih kurangnya pelaksanaan pemusnahan, yang disebabkan
oleh proses pengelolaan arsip baru berjalan dengan baik ± 3 tahun yang lalu.

Proses Temu Kembali Arsip Inaktif di Politeknik Negeri Semarang

Keberhasilan pelaksanaan pengelolaan arsip akan nampak dengan jelas, jika
semua arsip yang dibutuhkan mudah ditemukan kembali dan mudah
dikembalikan ke tempat semula (Hasugian, 2003). Karena, arsip yang diolah dan
disimpan di tempat penyimpanan arsip memiliki tujuan untuk memudahkan dalam
menemukan informasim yang releven dengan kebutuhan pemakai. Proses temu
kembali ini berkaitan dengan penyimpanan arsip dan alat bantu pencarian arsip.
a) Alat Bantu Temu Kembali Arsip Inaktif Politeknik Negeri
Semarang menggunakan Ms. Exel dan daftar pertelaan arsip
(DPA) sebagai alat bantu temu kembali arsip.

11
 b) Proses Temu Kembali Arsip Inaktif Berdasarkan wawancara dan observasi
proses temu kembali arsip inaktif di Politeknik Negeri Semarang, yaitu
✓ Penggunana yang membutuhkan arsip bisa langsung ke Pusat Arsip
atau juga bisa via telepon. Pengguna memberitahukan petugas tentang
arsip yang dibutuhkan.
✓ Petugas arsip mencarikan arsip yang dibutuhkan oleh pengguna
dengan menggunakan alat bantu temu kembali arsip yaitu komputer
dan daftar pencarian arsip. Di bawah ini dapat dilihat contoh
pencarian arsip menggunakan Ms. Exel.
✓ Setelah arsip ditemukan, petugas mengambil arsip di tempat
penyimanan arsip sesuai dengan keterangan yang ada. Pencatatan
arsip yang akan dipinjam di formulir peminjaman arsip (out
indikator). Formulir peminjaman arsip (out indikator) meliputi arsip
yang dipinjam, nama peminjam, tanggal peminjaman, tanggal
perpanjangan, tanggal kembali, jumlah arsip, dan keterangan lainnya.
Di bawah ini dapat dilihat contoh formulir peminjaman arsip (out
indikator) yang digunakan di Politeknik Negeri Semarang.
✓ Setelah pengguna mengembalikan arsip yang dipinjamkan, maka
petugas akan mengembalikan arsip ke tempat semula.

c) Kendala Temu Kembali Arsip Inaktif

Kendala yang dihadapi dalam proses temu kembali arsip yaitu
pertama,terjadinya miskomunikasi antara petugas dan penggunana arsip.Karena
penggunana menganggap semua arsip inaktif yang ada di lingkungan Politeknik
Negeri Semarang disimpan di Pusat Arsip (RecorCenter). Pada kenyataannya
arsip yang diserahkan ke Pusat Arsip (Record Center) hanya beberapa saja tidak
keseluruhan. Hal ini dikarenakan dalam kegiatan pemindahan arsip dari unit
kerja ke Pusat Arsip (Record Center) masih dalam keadaan bercampur antara
arsip dan non arsip, tidak adanya daftar arsip dan berita acara pemindahan arsip
Kedua, arsip yang dicari pengguna belum diolah atau di entri. Hal ini
dikarenakan kurangnya tenaga sember daya manusia untuk melaksanakan
kegiatan pengelolaan arsip.

7. Sarana dan Prasarana

Sarana dan prasarana yang digunakan dalam melakukan kegiatan pengelolaan
arsip inaktif di Politeknik Negeri Semarang antara lain box plastik, kartu
deskripsi, box arsip, tali raffia, kertas kissing, rak penyimpan, seperangkat
komputer, label, dan ATK. Sarana dan prasarana untuk perawatan arsip masih
menggunakan alat yang sederhana karena perawatan arsip di Politeknik Negeri
Semarang hanya menggunakan alat kebersihan yang sederhana (kemoceng),
ruangan ber-AC, kamperisasi dan membersihkan kotak arsip. Sedangakan sarana
dan prasarana yang digunakan untuk pemusnahan arsip menggunakan alat
perajang kertas yang berukuran kecil.

12
8. Sumber Daya Manusia
Petugas arsip inaktif di Politeknik Negeri Semarang yang memiliki latar
belakang pendidikan di bidang kearsipan satu orang lulusan DIII Arsip dan
satu orang lulusan DIII Administarsi Perkantoran. Jumlah petugas arsip belum
memadai untuk melaksanan kegiatan kearsipan dengan melihat kondisi arsip
saat ini, selain itu juga tidak adanya tenaga profesional untuk pengelolaan arsip
inaktif di Politeknik Negeri Semarang. Kurangnya sumber daya manusia akan
menyebabkan waktu penyelesaian pengelolaan arsip menjadi lama, arsip
menumpuk, kalau dibiarkan menumpuk arsip akan cepat rusak, kurang
lengkap, dan bahkan sulit untuk ditemukan kembali kalau dibutuhkan sewaktu-
waktu.

9. Kendala dalam Kegiatan Pengelolaan Arsip Inaktif di Politeknik Negeri

Semarang
Pusat Arsip (Record Center) Politeknik Negeri Semarang adalah kurangnya
sumber daya manusia untuk mengolah arsip yang ada, ruang penyimpanan
arsip yang belum sebanding dengan arsip inaktif yang ada, sarana yang masih
sederhana, anggaran pelaksanaan pengelolaan arsip yang belum ada dan
penyerahan arsip masih dalam keadaan bercampur antara arsip dan non arsip.

10. Pengaruh Pengelolaan Arsip Terhadap Temu Kembali Arsip di Pusat

Arsip (Record Center) Politeknik Negeri Semarang
Pengaruh pengelolaan arsip yang dirasakan di Politeknik Negeri Semarang
adalah menyelamatkan fisik arsip, poses temu kembali arsip cepat saat
dibutuhkan, dan arsip mulai tertata rapi. Pengaruh pengelolaan arsip inatif dari
segi ketepatan sudah baik. Pengaruh pengelolaan arsip inaktif dari segi
kecepatan masih belum maksimal, karena dalam proses temu kembali arsip
masih membutuhkan waktu rata-rata 5-10 menit.

13
RINGKASAN JURNAL KEDUA

Judul : Efektifitas sistem kearsipan dinamis (SIKD) sebagai sarana temu kembali
arsip,perpustakaan dan dokumentasi (ARPUSDOK) kota Palembang.

Arsip, Sistem Kearsipan Dinamis, Temu Kembali Arsip

Kata Kunci : Arsip, Sistem Kearsipan Dinamis, Temu Kembali Arsip

Abstrak

Tolak ukur kemajuan sebuah lembaga kearsipan adalah ketika pengguna itu sudah
menggunakan layanan teknologi informasi (komputer) dalam hal ini melakukan layanan
penelusuran arsip dengan menggunakan Sistem Kearsipan Dinamis (SIKD). Dan di zaman
era teknologi informasi semua layanan sudah dilakukan secara elektronik dengan
menggunakan komputer, karena layanan manual sudah tidak relevan lagi di masa sekarang
ini, karena banyak menyita waktu, tenaga, fikiran, tempat dll. Dengan menggunakan layanan
arsip akan menemukan kemudahan. Melihat dari latar belakang tersebut muncul sebuah
permasalahan yaitu bagaimana sistem penerapan layanan, tingkat keefektivitasan dalam
menemukan arsip di Dinas Arsip, Perpustakaan, dan Dokumentasi (ARPUSDOK) kota
Palembang. Yang akan diteliti adalah sejauh mana efektivitas layanan dalam hal temu balik
arsip dengan melihat recall (perolehan) dengan precision (ketepatan) dalam mencari arsip
yang ada di dinas arsip perpustakaan dan dokumentasi kota palembang. Penelitian ini
bertujuan untuk mengetahui penerapan dan efektivitas layanan dalam hal temu balik arsipi
yang dilakukan oleh pengguna yang berkunjung ke dinas arsip perpustakaan dan dokumentasi
kota palembang.Temuan dari penelitian ini adalah bahwa masih dirasakan kurang efektif
dikarenakan masih sedikitnya sarana penelusuran oleh karena itu dibutuhkan sinergisitas
antara sistem dan penyusunan yang ada dibarengi dengan sarana dan prasarana yang
dibutuhkan dalam penelusuran tersebut. Kemudian kendala yang dihadapi adalah karena
sistem ini sudah ofline maka jaringan kabel yang ada masih belum memadai sehingga perlu
penanganan yang serius dari semua pihak.

METODE

Penelitian ini adalah penelitian kualitatif. Sumber data di dapat melalui observasi, wawancara
mendalam, dan metode dokumentasi. Penelitian ini dianalisa dengan mereduksi data,
penyajian data, verifikasi dan menarik kesimpulan. Dalam teknik analisis data ini penulis
menggunakan dua teknik analisis, yaitu analisis data kualitatif dan perhitungan nilai recall
dan precision. Dengan penjabaran sebagai berikut :

Teknik Analisa Data Kualitatif. Teknik analisa data kualitatif yang dilakukan dalam
penelitian ini adalah analisa data kualitatif mengikuti konsep Miles dan Hubeman
yang dikutip oleh Sugiono dalam bukunya “Memahami Penelitian Kualitatif”.
Aktivitas dalam analisa data kualitatif dilakukan dengan cara interaktif dan
berlangsung secara terus-menerus pada setiap tahapan penelitian.(Moleong, 2009:12)
Proses analisa tersebut dilakukan dalam tiga tahap yaitu : Reduksi Data (data
reduction), Penyajian data (data display, dan Penarikan Kesimpulan (verification).
14
 Analisis Data Perhitungan Penentuan Nilai recall dan precission.Untuk menganalisis
data hitungan nilai recall dan precission, peneliti menghitung nilai keefektifan kinerja
Sistem Kearsipan Dinamis (SIKD)menggunakan rumus recall dan precission.
Efektivitas temu kembali informasi dapat diukur melalui : Nilai perolehan (recall).
Nilai ketepatan (precision) dan jatuhan semu (fallout)(Lasa HS., 2009:338

HASIL DAN PEMBAHASAN

Konsep Sistem Kearsipan Dalam sebuah organisasi terdapat beberapa fungsi yang
masing-masing memiliki aktivitas dan deskripsi pekerjaan yang berbeda satu sama lain.
Masing-masing aktivitas tersebut akan menghasilkan data dan informasi. Data adalah
kumpulan fakta yang merepresentasikan keadaan atau aktivitas pekerjaan sebelum diolah dan
diorganisasikan keadaan form yang dapat dipahami oleh orang lain, sedangkan informasi
merupakan data yang telah diubah kedalam form yang dapat dipahami dan berguna bagi
organisasi. Sementara itu, pendapat lain disampaikan oleh Raymond Mcleod dalam buku
Hendi Haryadi yang mengatakan bahwa Sistem adalah himpunan dari unsurunsur yang saling
berkaitan sehingga membentuk suatu kesatuan yang utuh dan terpadu.( Haryadi, 2009:23-24)
Sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan atau
sub sistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama.(James A., 2001:5) Sistem
merupakan suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun
sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh, untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi
utama dari perusahaan.( Baridwan, 1991:1) Sistem adalah serangkaian sasaran organisasi
yang kemudian mempengaruhi penentuan tindakan komprehensif untuk mencapai sasaran
yang telah ditentukan, sistem sebagai sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan
lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.(Mulyadi, 2001:2)
Subsistem yang saling berhubungan dalam komputer yaitu Hardware (perangkat keras
komputer), Software (perangkat lunak komputer), Brainware (manusia sebagai perangkat
akal), Procedure dan sumber daya.(Sugharto, 2005:127) Selain itu terdapat beberapa sistem
yang terintegrasi dalam otomasi perkantoran yang mencakup penggunaan pengolah kata,
penyimpanan dan penemuan informasi, dan sistem komunikasi elektronik.(Sumner, 1992:5)
Teknologi informasi selain dapat memberikan kemudahan dan kecepatan kepada organisasi
dalam pelaksanaan kegiatan administrasi juga menawarkan efektivitas dan efisiensi kerja
dalam mencapai tujuan organisasi.

Jadi sistem merupakan gabungan beberapa unsur yang saling berkaitan yang bekerjasama
untuk mencapai tujuan tertentu. Disisi lain kata sistem dalam hubungannya dengan sistem
kearsipan biasanya menunjukkan metode penyusunan atau metode klasifikasi
(penggolongan), tetapi dapat juga berarti macam perlengkapan yang dipergunakan, organisasi
penyusun tenaga kerja, dan metodemetode yang dipergunakan apabila meminjam dan
mengembalikan surat.(Moekijat, 2008:118). Sistem terdiri dari subsistem yang berhubungan
dengan prosedur yang membentuk pencapaian tujuan. Pada saat prosedur diperlukan untuk
melengkapi beberapa proses pekerjaan, maka metode berisi tentang aktivitas oprasional atau
teknis yang akan menjelaskannya. Jadi, organisasi sebagai sistem merupakan kesatuan
dimana bagian terkecil dari sistem merupakan penjabaran dari sistem organisasi yang

15
 digunakan. Menurut Laudon, Laodun dan Odgers dalam buku Irra Chrisyanti, sistem terdiri
dari beberapa unsur antara lain :

Input (jenis input seperti data, informasi dan material yang diperoleh dari dalam
maupun luar organisasi).
Processing (pemprosesan dari input menjadi output melibatkan metode dan prosedur
dalam sistem).
Output (berupa informasi pada kertas atau dokumen yang tersimpan secara elektronik,
kemudian didistribusikan ke bagian yang membutuhkan).
Feedback (mutlak diperlukan karena dapat mengevaluasi efektivitas output yang
dihasilkan).
Controling (dilakukan melalui dimensi internal dan eksternal). Menurut Mcleod dan
Schell dalam buku Irra Chrisyanti ,

bahwa sistem yang baik memiliki karateristik sebagai berikut :

Fleksibel (sistem dibuat lebih fleksibel agar memudahkan keadaan yang sering
berubah).
Adaptif (sistem harus cepat dan mudah diadaptasikan dengan kondisi yang baru tanpa
mengubah sistem yang lama maupun fungsi utamanya).
Sistematis (sistem dibuat tidak mempersulit aktivitas pekerjaan yang telah ada).
Fungsional (sistem dapat membantu mencapai tujuan yang telah ditentukan).
Sederhana (sistem harus lebih sederhana sehingga mudah dipahami dan
dilaksanakan).
Pemanfaatan sumber daya yang optimal (sistem dirancang dengan baik sehingga
penggunaan sumber daya yang dimiliki organisasi dapat optimal
pemanfaatannya).(Dewi, 2011:31)

Pendekatan sistem dalam organisasi terbukti dapat menyelesaikan permasalahan yang dihadapi
organisasi dengan mengembangkan sistem baru atau memodifikasi sistem yang telah ada.
Menurut Quible dalam buku Irra Chrisyanti, ada beberapa tahapan pengembangan sistem
yaitu:
membatasi secara jelas proses yang perlu dipelajari.
memberi rencana tentang isi dan proses yang berjalan.
menganalisis proses yang sedang berjalan.
merencanakan proses yang dikembangkan.
membuat proses baru.(Dewi, 2011:23)

Sistem otomasi kearsipan adalah sistem yang memanfaatkan teknologi informasi (TI)
terutama penggunaan komputer untuk melaksanakan kegiatan yang rutin sehari-hari dilakukan
di unit kearsipan/lembaga kearsipan secara terpadu.

Pengertian Arsip
Arsip merupakan data yang akan diolah menjadi sebuah informasi. Dengan semakin
meningkatnya aktivitas dan dinamika organisasi, maka akan membawa kecenderungan

16
bertambahnya kebutuhan akan informasi dalam mendukung proses pencapaian tujuan dalam
suatu organisasi. Arsip sebagaimana yang tertuang di UU Nomor 43 Tahun 2009 merupakan
rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Lembaga
Negara, Pemerintah Daerah, Lembaga Pendidikan, Perusahaan, Organisasi Politik, Organisasi
bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.(UU No.43, 2009:3) Seminar dokumentasi/Arsip
Kementerian-kementerian yang diselenggarakan di Jakarta 23 Februari sampai 2 Maret 1957
merumuskan pengertian arsip sebagai berikut:
Arsip adalah kumpulan surat-menyurat yang terjadi karena pekerjaan, aksi, transaksi,
tindakantindakan documenter (documentaire handeling) yang disimpan sehingga pada
saat dibutuhkan dapat dipersiapkan untuk melaksanakan tindakan selanjutnya.
Arsip adalah suatu badan yang mengadakan pencatatan, penyimpanan serta
pengolahanpengolahan tentang segala surat-surat baik dalam soal pemerintahan
maupun soal umum, baik kedalam maupun ke luar dengan suatu sistem tertentu yang
dapat dipertanggungjawabkan.(A.W. Widjaja, 1986:100)

Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) Berbasis Web.

Adanya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi saat ini menyebabkan perubahan di
segala aspek kehidupan. Salah satu dampak terbesar dari kemajuan teknologi yang dialami
bidang kearsipan saat ini adalah pengelolaan arsip elektronik. Arsip elektronik merupakan
informasi yang direkam dan disimpan dalam media elektronik dengan wujud digital. Seperti
halnya arsip konvensional, arsip elektronik juga memiliki daur hidup mulai dari tahap
penciptaan sampai pada tahap penyusutan dan pemusnahan. Penggunaan media elektronik
dalam pengelolaan arsip akan diperoleh manfaat kecepatan, kemudahan dan akan lebih hemat.
Media elektronik dalam pengelolaan arsip salah satunya yaitu penggunaan aplikasi e-surat
SIKD. Surat yang dikelola dalam aplikasi e-surat SIKD terdiri dari surat masuk, surat keluar,
sampai pemberkasannya secara elektronik. Aplikasi e-surat merupakan salah satu
implementasi egovernment di lingkungan pemerintah kota surabaya, khususnya di dalam tata
kelola administrasi pemerintahan yang memenuhi azas efektif, efisien dan akuntabilitas, serta
untuk memudahkan proses komunikasi antar SKPD di lingkungan Badan Arsip dan
Perpustakaan Kota/Kabupaten. Dua sistem yang digunakan, yaitu E-Surat dan SIKD. Namun
kedua sistem ini digabung menjadi satu dalam proses kegiatan kearsipannya, dengan nama
esurat SIKD. E-surat ini singkatan dari elektronik surat, dimana sistem e-surat ini diperoleh
dari Dinas Komunikasi dan Informatika, sedangkan untuk SIKD (Sistem Informasi Kearsipan
Dinamis) diperoleh dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
Sebelum kita menuju kepada langkah-langkah detil instalasi, ada beberapa hal yang harus
kita perhatikan agar aplikasi SIKD yang terinstall nantinya dapat berjalan dengan baik.
Aplikasi ini merupakan web-based application yaitu aplikasi yang berbasis web, serta berjalan
pada platform Sistem Operasi Microsoft (MS) Windows seperti yang akan diuraikan pada
Buku Panduan ini, meskipun dalam pengembangannya dapat berjalan pula pada sistem operasi
berbasis Linux dan Apple Macintosh. Oleh sebab itu secara ideal untuk menanggulangi
membengkaknya basis data, maka seharusnya disediakan sebuah komputer server yang
memadai pemrosesan data , baik secara hardware (perangkat keras) maupun secara software
(perangkat lunak). Untuk Implementasi Ideal dapat menggunakan MS Windows Server

17
Family, namun untuk keperluan simulasi , dapat pula kita gunakan komputer standar dengan
sistem operasi MS Windows standar yaitu MS Windows XP Professional, MS Windows Vista
& MS Windows 7.

Penerapan Sistem Kearsipan Dinamis (SIKD) di Dinas Arsip, Perpustakaan, dan

Dokumentasi (ARPUSDOK) kota Palembang Sistem Kearsipan Dinamis (SIKD).
Untuk mengetahui cara kerja Sistem Kearsipan Dinamin (SIKD), kita akan mempelajari
bagaimana merancang bangun program Sisteam Kearsipan Dinamin (SIKD) dari mulai
instalasi software sampai pada desain, cara melakukan aploud berkas, dan pelaporan.
1. Instalasi Web Server Pada Microsoft Windows
Proses instalasi yang harus dilakukan setelah Sistem Operasi terinstal adalah melakukan
instalasi Web Server. Web Server yang dipergunakan adalah Apache Web Server dengan
bantuan aplikasi XAMPP.
2. Instalasi Web Browser-Mozilla Firefox
Dalam folder Software Pendukung didalam CD Aplikasi. Cari file Firefox Setup. Klik kiri
dua kali file tersebut untuk menginstal (Jika didalam komputer anda sudah terdapat Mozilla
Firefox maka seluruh proses instalasi Mozilla Firefox tidak perlu dilakukan).
3. Setting Aplikasi SIKD pada Server/Komputer
Cari folder SIKD_pemda yang terdapat didalam CD Aplikasi. Copy kedalam
komputer drive C: Folder Xampp/htdocs
Kemudian buka browser Mozilla Firefox.
Ketik alamat situs dibagian kiri atas: localhost/sikd_pemda.
Kemudian muncul halaman sebagai berikut :
✓ Nama Instansi : [Diisi dengan nama instansi yang bersangkutan]
Contoh : Arsip Nasional Republik Indonesia
✓ Alamat Server Database : [Diisi dengan alamat server database]
✓ Default : localhost
✓ Username Database : [Diisi dengan user yang mempunyai akses kedalam
database] Default : root
✓ Password User Database : [Diisi password dari user database, disesuaikan
pada saat instalasi database]
✓ Default : (kosong)
✓ Pada Pilihan Metode Instalasi, pilih Instalasi Baru, Kemudian Klik Tombol
Mulai Proses Konfigurasi Aplikasi.

Local Area Networking. Sistem Jaringan komputer meliputi jaringan komputer secara
LAN (local area network). Peralatan jaringan utama untuk LAN terdiri switching hub untuk
jaringan yang besar dan hub untuk mendukung hubungan pada jaringan yang kecil (kurang
dari 12 node). Jaringan Local Area Network (LAN) diharapkan dapat mengatasi kebutuhan
komunikasi data antara satu unit/ departemen dengan unit/departemen lainnya. Selain itu juga
diharapkan jaringan menggunakan sistem operasi jaringan yang handal dalam mendukung
komunikasi data, dengan karakteristik: sistem otorisasi yang baik, tidak mudah terserang
virus komputer. Sistem jaringan juga mempunyai kemudahan dalam pengoperasian, sistem
pengamanan data yang baik, pemusatan pengawasan jaringan serta memiliki kompatibilitas

18
dengan aplikasi-aplikasi yang berkembang saat ini. Sistem jaringan juga harus dilengkapi
dengan sistem keamanan yang handal yaitu dengan tersedianya fasilitas firewall baik inbound
maupun outbound. Dengan adanya fasilitas tersebut transaksi yang dikirimkan melalui
jaringan intranet akan terlindungi dari akses dari pihak yang tidak berhak. Disamping itu
pengaturan wewenang dan akses terhadap jaringan akan diatur sesuai dengan fungsinya
masing-masing.

Untuk mendukung aplikasi Sistem Informasi Kearsipan yang terintegrasi diperlukan

infrastruktur yang memenuhi kriteria jaringan komputer yang baik, yaitu berunjuk kerja
tinggi, sederhana dan mudah dikelola, mempunyai kompatibilitas tinggi, handal, mengacu
sesuai standar, mudah dikembangkan sesuai dengan kebutuhan maupun karena
perkembangan teknologi dengan biaya yang efisien. Aplikasi ini harus mampu dioperasikan
dalam Intranet, yang berbasiskan suatu jaringan lokal (LAN) dengan protokol Ethernet/TCP-
IP serta diakses pada extranet yang berbasiskan Internet Virtual Private Networking. Jaringan
lokal yang diinginkan adalah jaringan lokal dengan sistem perkabelan terstruktur yang
didukung dengan backbone berteknologi kombinasi dari Ethernet atau Fast Ethernet (yang
mempunyai unjuk kerja 10 kali lebih cepat daripada teknologi Ethernet biasa) dengan
teknologi Fiber Optic. Instalasi sistem perkabelan terstruktur memberikan kemudahan dalam
pengelolaan dan pemeliharaan jaringan, handal dalam mendukung komunikasi data, dengan
karakteristik: sistem otorisasi yang baik, tidak mudah terserang virus komputer, memiliki
fasilitas email system, mudah dalam pengoperasian, sistem pengamanan data yang baik,
pemusatan pengawasan jaringan, menyediakan fasilitas untuk jaringan
Intranet/Internet/extranet serta memiliki kompatibilitas dengan aplikasi-aplikasi yang
berkembang saat ini. Dengan jaringan internet ini, maka proses pengolahan dan pengaksesan
dan pertukaran data dapat dilakukan lebih cepat sehingga mengurangi waktu proses yang
dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dan kinerja perusahaan dapat ditingkatkan.

Komponen perangkat keras jaringan antara lain : Komputer sebagai server dan klien,
Network Interface Card ( LAN Card terminal kabel (Hub), jaringan telepon atau radio, dan
modem. Hal yang harus diperhatikan dalam membangun jaringan komputer adalah :

Jumlah komputer serta lingkup dari jaringan (LAN, WAN).

Lokasi dari hardware : komputer, kabel, panel distribusi, dan sejenisnya.
Protokol komunikasi yang digunakan. 4. Menentukan staf yang bertanggun jawab
dalam pembangunan jaringan.

Pengelolaan kearsipan berbasis otomasi dapat diterapkan pada lingkungan non

jaringan. Konfigurasi ini terdiri dari satu atau beberapa micro komputer yang bekerja secara
terpisah. Sebuah konpigurasi jaringan pada Pengelolaan kearsipan berbasis otomasi bisa
menggunakan jaringan Local Area Networking (LAN). LAN adalah jaringan komputer yang
mencakup daerah geografis yang kecil seperti, di rumah, kantor atau beberapa gedung
misalnya sekolah.(Atwell, 2009:244) Pada jaringan LAN, software Pengelolaan kearsipan
berbasis otomasi disimpan di server jaringan. Keuntungan jaringan LAN adalah komputer
bisa terhubung dari satu ke yang lainnya, bahkan apabila menggunakan internet bisa diakses
dari manapun, sehingga informasi surat masuk dan keluar bisa digitalisasikan dan diarsipkan,

19
dan apabila arsip diperlukan bisa di dapatkan dengan cepat. Administrator jaringan adalah
seseorang yang dapat membangun jaringan , mulai dari perancangan alat, instalasi jaringan,
menentukan sistem operasi, mengoperasikan jaringan dan menjaga jaringan komputer itu
sendiri.
Berikut berbagai hardware yang digunakan dalam jaringan (LAN/WAN) untuk
menjalankan pengelolaan arsip berbasis otomasi :
1. Komputer Server, komputer Server adalah istilah komputer yang menanggani dan
mengeksekusi permintaan dari komputer client. Pada komputer server inilah pengelolaan
arsip berbasis otomasi diinstall. Kalau lembaga/organisasi tidak cukup dana membeli
komputer server dapat menggunakan komputer standar yang difungsikan sebagai server
pengelolaan arsip berbasis otomasi. Komputer Client-Komputer Standar, Komputer Client
digunakan untuk mengakses pengelolaan arsip berbasis otomasi, penerimaan surat masuk dan
keluar serta pada akhirnya diarsipkan.
2. Kabel UTP, Kabel UTP (Unshield Twister Pair ) adalah kabel twisted pair yang tidak
diberi pelindung setiap ujung nya. Kabel ini digunakan untuk menghubungkan hardware di
jaringan.
3. Jack RJ45 (Registered Jack 45), Kalau ada kabel pasti ada jack. Jack digunakan untuk
konektor kabel ke hardware.
4. SwitchHub, SwitchHub digunakan untuk mengatur lalu lintas data dijaringan LAN.

Desain Arsitektur Jaringan, Sebelum instalasi jaringan pengelolaan arsip berbasis

otomasi dibangun sebaiknya kita rancang dulu arsitektur jaringan berkaitan dengan fungsi
dan letak komputer di ruang perpustakaan. Dengan mengetahui apa saja kebutuhan jaringan
Kita dapat merancang dana yang dibutuhkan untuk implementasi pengelolaan arsip berbasis
otomasi pada perpustakaan.
➢ Paket hemat pengelolaan arsip berbasis otomasi, Jika ingin berhemat dapat
menggunakan : 1 Komputer yang difungsikan sebagai server pengelolaan arsip
berbasis otomasi (administrator), sekaligus menerima surat masuk dan keluar.
➢ 1 Komputer yang difungsikan untuk pengguna/pengelola lainnya.
➢ 1 Komputer yang difungsikan untuk pimpinan yang bisa melakukan disposisi kepada
administrator, pengguna dan pengelola lainnya.
➢ SwithHub.
➢ Kabel UTP plus Jack RJ45.

Keefektivan Kerja Sistem Kearsipan Dinamis (SIKD) sebagai Sarana Temu Balik
Informasi dalam mencapai Reccal dan Precision.
➢ Registrasi Surat Masuk
➢ Registrasi Surat Keluar

Dengan menggunakan registrasi naskah surat masuk dan keluar maka efektivitas
penelusuran dan temu balik arsip dapat dilaksanakan dengan baik. Berdasarkan tujuan
penelitian yaitu untuk mengetahui efektivitas Kerja Sistem Kearsipan Dinamis (SIKD)

20
sebagai sarana temu balik arsip di badan arsip, perpustakaan dan dokumentasi kota
Palembang, maka untuk mengetahuinya dapat dilihat pada hasil penelitian yang dipaparkan
berikut ini :

Dari hasil penelitian sebanyak 50 responden yang datang untuk membuat dan
meminjam arsip melalui data yang didapat menjunjukan bahwa responden yang menanyakan
tujuan ke badap arsip, perpustakaan dan dokumentasi kota Palembang untuk mengantar dan
membuat surat dalam 2 bulan terakhir sebanyak 13 orang atau 26 %, sedangkan yang
menanyakan dan meminjam arsip untuk kebutuhan lembaga atau pribadi sebanyak 10
responden atau 20 %. Kemudian responden yang menyatakan gabungan kedua-duanya atau
membuat sekaligus meminjam arsip untuk kepentingan lembaga atau individu sebanyak 27
responden atau 54 %. Responden yang menyatakan mengetahui tujuan dan fungsi Sistem
Kearsipan Dinamis (SIKD) sebanyak 30 responden atau 60 %, yang menyatakan kurang
mengetahui sebanyak 14 responden atau 28 % yang menyatakan tidak mengetahui 6
responden atau 12 %. Responden yang menyatakan menyadari kegunaan Sistem Kearsipan
Dinamis (SIKD) sebagai sarana temu balik dari 40 responden atau 80 % dan sebanyak 10
responden yang tidak mengetahui kegunaan atau 20 %. Responden yang melakukan
penelusuran Sistem Kearsipan Dinamis (SIKD) sebanyak 25 responden atau 50 %, dan yang
tidak menggunakan sebanyak 25 responden atau 50%. Responden yang menyatakan setuju
untuk melakukan penelusuran melalui Sistem Kearsipan Dinamis (SIKD), seinbang 50%,
50%.

Gambaran tentang penemuan arsip dan surat setelah melakukan penelusuran sekitar
90 % dapat ditemukan sisanya hanya kesalahan ketik dan letak surat. Gembaran bahwa
termotivasi untuk melakukan penelusuran dengan Sistem Kearsipan Dinamis (SIKD), hampir
semuanya yaitu sebanyak 95%. Dari semua responden kebanyakan menyatakan puas apabila
dilakukan layanan dengan Sistem Kearsipan Dinamis (SIKD), yaitu sebanyak 97 %. Dari
hasil penelitian tersebut dapat disimpulkan bahwa pemanfaatan Sistem Kearsipan Dinamis
(SIKD) sangat dibutuhkan tetapi dalam pelaksanaanya masih seimbang ada yang melakukan
dengan manual, dan ada juga yang melakukan dengan Sistem Kearsipan Dinamis (SIKD),
tetapi mereka termotivasi lebih mudah untuk melakukan penelusuran dan temu balik
informasi dengan Sistem Kearsipan Dinamis (SIKD

21
 BAB III

PEMBAHASAN

3.1 Kelebihan dan Kelemahann Jurnal

Kelebihan:

1.Landasan teori yang digunakan dalam penelitian seputar ,manajeman arsip dan Analisis
pengelolaan arsip inaktif terhadap temu kembali arsip di pusat arsip (record center) dan
Efektifitas sistem kearsipan dinamis (SIKD) sebagai sarana temu kembali arsip,perpustakaan
dan dokumentasi (ARPUSDOK dinilai sudah tepat dan akurat..

2.Referensi penelitian sudah lengkap,uptodate mengutamakan pendidikan,serta

implementasinya bagi dunia pendidikan.dan Dilihat dari aspek tampilan Jurnal (facevalue)
Dilihat dari tampilan, jurnal yang direview ada yang memiliki nomor ISSN tetapi jurnal
pertama tidak memiliki ISSN, dan tahun penerbitan jurnal.

3.Dari aspek isi Jurnal materi yang dibahas dikutip dari beberapa pendapat para ahli yang
dapat memperkuat materi pada jurnal tersebut.

4.Memaparkan secara jelas dan lengkap mengenai penelitian tersebut.

5.Menjelaskan segala aspek keterkaitan dari segala sumber guna memperkuat hasil penelitian
terhadap penelitian tersebut

6.Dari aspek layout dan tata letak, serta tata tulis, termasuk penggunaan font adalah: Dalam 1
halaman terdapat satu kolom paragraf yang pada masing-masing paragraf rata antara kiri dan
kanan(justify), untuk font huruf bagian judul fontnya sedikit lebih besar dari font tulisan yang
lain dan setiap sub judul tulisan di tebalkan(Bolt). Berdasarkan kaidah penulisan pada
Abstrak jurnal yang direview seharusnya tidak dituliskan menjorok kedalam pada awal
paragraf .

Kelemahan:

1.Penelitian jurnal yang utama tidak terdapat ISSN.

2.pada jurnal kedua hanya membahas sistem yang digunakansecara umum ,kurang
menjelaskan materi tentang evaluasi hasil belajar

3. pada jurnal pertama tidak terlalu banyak ilustrasi seperti penggunaan diagram/gambar yang
dapat membantu pembaca lebih memahami materi.

4.Bahasa yang digunakan banyak yang kurang diengerti oleh reviewer,karena terdapat
berbagai penjelasan yang menggunakan bahasa yang kurang dapat dimengerti

22
 BAB IV

PENUTUP

KESIMPULAN

➢ Pengelolaan arsip inaktif di Pusat Arsip (Record Center) Politeknik Negeri Semarang
dapat disimpulkan bahwa terlaksana cukup baik. Karena masih ada kekurangan-
kerurangan yang ditemui seperti, proses pemindahan arsip dari unit kerja ke Pusat
Arsip (Record Center) masih dalam keadaan bercampur antara arsip dan non arsip,
belum disertai dengan daftar arsip dan berita acara pemindahan arsip. Selain itu, ruang
penyimpanan yang kurang luas, sarana dan prasara masih sederhana dan sumber daya
manusia kurang memadai juga mengakibatkan pengelolaan arsip belum maksimal.
Proses pemusnahan arsip inaktif di Politeknik Negeri Semarang dari awal berdiri
sampai sekarang baru dilaksanakan satu kali dan tahun 2015 akan dilaksanakan untuk
yang ke-dua kalinya. Hal ini menyebabkan terjadinya penumpukan arsip.
➢ Proses temu kembali arsip di Pusat Arsip (Record Center) Politeknik Negeri
Semarang dapat disimpulakan sudah mulai berjalan sesuai dengan teori. Adapun
kendala yang dihadapi dalam temu kembali arsip adalah pertama, pengguna arsip
menganggap semua arsip ada di lingkungan Politeknik Negeri Semarang disimpan di
Pusat Arsip (Record Center).
➢ Pada penelitian ini ditemukan bahwa pengaruh pengelolaan arsip inaktif terhadap
temu kembali arsip adalah pertama, dari segi ketepanan temu kembali arsip sudah
tepat. Kedua, dari segi kecepat temu kembali arsip petugas masih memerlukan waktu
rata-rata 5-10 menit. Pada dasarnya kalau pengelolaan arsip inaktif telah terlaksanan
dengan baik proses temu kembali arsip hanya memerlukan waktu kurang dari 5 menit.
Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa pengelolaan arsip inaktif memberikan
pengaruh terhadap temu kembali arsip.
➢ Masih ade sebagian pengguna yang berkunjung ke Dinas Arsip yang belum
mengetahui tujuan dan fungsi layanan digital Sistem Kearsipan Dinamis (SIKD). Ini
semua disebabkan karena masyarakat mengganggap bahwa layanan arsip masih
manual seperti dulu ditambah minimnya sosialisai yang dilakukan oleh pihak Dinas
Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi kota Palembang. Bagi pengguna yang
mengetahui keuntungan bila melakukan penelusuran dengan Sistem Kearsipan
Dinamis (SIKD), mereka sangat terbantu dalam memperoleh data. Dengan melakukan
proses terlebih dahulu masuk pada Sistem Kearsipan Dinamis (SIKD) sebelum
melakukan penelusuran kejajaran arsip lebih banyak dibandingkan dengan mahasiswa
yang tidak mengetahui namun demikian perbedaan tidak signifikan. Dalam
Pemanfaatan Sistem Kearsipan Dinamis (SIKD) pada dinas arsip sebagai sarana temu
kembali informasi, pengguna pada umumnya melakukan penelusuran melalui judul
surat. Melalui hasil penelitian ternyata judul arsip yang ditemukan saat melakukan
penelusuran pada SIKD tidak semua nya pada jajaran arsip atau filing arsip. Hal yang
memotivasi pengguna arsip untuk memanfaatkan SIKD dalam penelusuran arsip
adalah memudahkan untuk menemukan arsip yang dibutuhkan dan lebih efesien serta
lebih efektif. Berdasarkan hasil penelitian teryata pemanfa’atan SIKD sebagai sarana

23
 temu kembali informasi di Badan Arsip merupakan hal penting, hal ini terbukti dari
pengguna yang di dominasikan oleh jawaban sangat penting dan penting. Pada
umumnya pengguna merasa puas terhadap pemanfaatan SIKD sebagai sarana temu
kembali arsip.

SARAN

Besar harapan saya akan menjadi lengkapnya Jurnal ini dikemudian hari maka dari itu
penulis diharapkan mampu menerima kritik dan saran dari para pembaca. Saran saya adalah
penulis diharapkan dapat mengembangkan Jurnal ini menjadi lebih baik sehingga lebih
menarik minat pembaca. Kekurangan yang telah disampaikan kiranya dapat diminimalisir
Sehingga review jurnal ini menjadi lebih baik.

24
 DAFTAR PUSTAKA

Ramanda Rulli Susfa,Indrahti Sri. 2015. Analisis pengelolaan arsip inaktif terhadap temu
kembali arsip di pusat arsip (record center) politeknik negeri semarang. Vol. 4, No. (3)

Mulyadi.2018. Efektifitas sistem kearsipan dinamis (SIKD) sebagai sarana temu kembali
arsip,perpustakaan dan dokumentasi (ARPUSDOK) kota Palembang. Vol. 3 No. (1):50-73

25