Peran Teknologi Informasi dalam Pengembangan e-

Government Dalam Pelayanan Publik Di Institusi Pemerintah

Frans Suharno1
E-Mail : frans.suharno@raharja.info; frans@tnial.mil.id

Abstrak: Di Era-globalisasi yang sangat cepat ini teknologi informasi (TI) sangat berperan
paling dominan di gunakan rakyat indonesia khususnya di beberapa institusi pemerintah
sudah melakukan validasi yang sebelumnya manual beralih ke sistim digital untuk
menuju pemerintahan yang transparan, bersih, dan berwibawa secara lebih sederhana, e-
Government merupakan system teknologi informasi yang dikembangkan oleh pemerintah
dalam memberikan pilihan kepada masyarakatnya kapan dan dimanapun mereka bisa
mendapatkan kemudahan akses informasi dan layanan yang pemerintah berikan kepadanya.
Hal ini merupakan salah satu bentuk fungsi pemerintah untuk memberikan alternatif channel
pilihan melalui teknologi informasi (media internet) ini.
e-Office, istilah ini diciptakan untuk memenuhi dan menutupi meningkatnya
penggunaan komputer berbasis teknologi informasi untuk pekerjaan kantor. Seiring
perkembangan zaman serta dengan kebijakan penerapan reformasi birokrasi di Indonesia
yang mewajibkan setiap proses bisnis/kegiatan kantor pemerintahan daerah harus berjalan
dengan efisien dan efektif yang menyebabkan terjadinya transformasi proses bisnis dari sistem
konvensional atau manual ke sistem otomatisasi atau digital. penggambarkan pengiriman
sebuah dokumen, misalnya surat yang masih berupa hardcopy, dan dikirimkan dengan
kurir antar unit di lingkungan kantor. Dengan penerapan e-Goverment di lingkungan kantor
institusi pemerintahan, aplikasi e-Office adalah salah satu produk dari e-Goverment yang
bertujuan untuk penerapan reformasi birokrasi. tujuan dari penerapan ini adalah untuk
mengetahui tingkat efektivitas dan efisiensi implementasi. Penerapan aplikasi ini adalah tolak
ukur kegiatan perkantoran serta mengetahui seberapa besar aplikasi e-office dapat
mendukung program reformasi birokrasi yang dilakukan institusi pemerintah. Khususnya
pada Dinas Informasi Pengolah Data Angkatan Laut (Disinfolahtal) mencoba memanfaatkan
e-Office dalam mendukung kegiatan perkantorannya. Pemanfaatan e-Office terbukti dapat
meningkatkan efektifitas dan efisiensi dari kegiatan perkantoran sehingga sasaran instansi
tersebut dapat tercapai sesuai target yaitu sesuai misinya Cepat, Akurat, Muntahir, terpercaya
dan Profesional.
Kata Kunci: e-Government, e-Office, Kegiatan Perkantoran

Abstrak: In the globalization rapid-information technology (IT) plays an important role in the
use of the most dominant people of Indonesia, especially in some government institutions have
done previous validation manually switch to digital systems towards transparent governance,
clean and dignified manner simpler, e-government is an information technology system
developed by the government in providing options to people whenever and wherever they can
get easy access to information and services that the government had given him. This is one of the
functions of government to provide an alternative channel through the selection of information
technology (the internet) it.
e-Office, the term was coined to meet and cover the increasing use of computer-
based information technology for office work. As the times and with the application of
bureaucratic reform policy in Indonesia, which requires each business processes / activities
of local government office must run efficiently and effectively which leads to business
process transformation of conventional or manual systems to automation systems or digital.
penggambarkan delivery of a document, for example, is still a hardcopy letter, and sent by
courier between units in an office environment. With the implementation of e-Government
in office environments government institutions, the application of e-Office is one of the
products of the e-Government aimed at the implementation of bureaucratic reform. the
purpose of this application is to determine the level of effectiveness and efficiency of
implementation. The application of this application is the benchmark office activities and to
know how big the e-office applications can support bureaucratic reform program undertaken
governmental institutions. Especially in the Department of the Navy Information Data
Processing (Disinfolahtal) tried to take advantage of e-Office in support of the office
accommodation. Utilization of e-Office is proven to increase the effectiveness and efficiency
of the activities of the office so that the target can be achieved according to the agency that is
appropriate mission targets Fast, Accurate, Muntahir, reliable and professional.
Keyword: e-Government, e-Office, Office Activity.
PENDAHULUAN
Dengan meningkatnya pertumbuhan pengguna internet di masarakat menunjukan angka
sangat fantastik, bahkan internet telah menjadi bagian kebutuhan dalam masarakat luas,
fenomena ini menunjukan bahwa 5 sampai 10 tahun yang akan datang teknologi informasi
akan menguasai sebagian besar pola kehidupan masyarakat, sehingga sistem e-Government
harus dipersiapkan dan dikembangkan dengan baik dan sedini mungkin hal ini berfungsi
untuk mengimbangi perkembangan teknologi dan kebutuhan masarakat. Ini memiliki prinsip-
prinsip dasar yang universal (menyeluruh), namun karena setiap negara memiliki mekanisme
implementasi atau penerapannya yang berbeda, maka definisi dari ruang lingkup e-Government
pun menjadi beraneka ragam sehingga implementasi dari aplikasi ini sangatlah besar dan lebar
mengingat sedemikian banyaknya tugas dan tanggung jawab pemerintah sebuah negara, yang
tentunya sebuah negara memiliki fungsi untuk mengatur masyarakatnya melalui berbagai jenis
interaksi dan transaksi.
Dalam pengertian dan penerapan e-Government di sebuah negara tidak dapat dipisahkan
dengan kondisi internal dari negara yang bersangkutan, sehingga pemahamannya berbeda
beda dan semua itu ditentukan oleh sejarah, budaya, pendidikan, pandangan politik, kondisi
ekonomi, dari negara yang bersangkutan dan Visi, misi, dan strategi.
 Pembangunan sebuah negara yang sangat unik mengakibatkan terjadinya beragam
pendekatan dalam proses pengembangan bangsa sehingga berpengaruh terhadap penyusunan
prioritas pengembangan bangsa.
Masalah definisi ini merupakan hal yang penting, karena akan menjadi bahasa
seragam bagi para konseptor maupun praktisi yang berkepentingan dalam menyusun dan
mengimplementasikan sistem ini di suatu negara. Terkadang definisi yang terlampau sempit
akan mengurangi atau bahkan meniadakan berbagai peluang yang ditawarkan, sementara
definisi yang terlampau luas dan mengambang akan menghilangkan nilai (value) manfaat yang
ditawarkan oleh sistem itu sendiri.
Adapun tujuan dari dibangunnya e-Government yang salah satu produknya e-office itu
adalah pembentukan jaringan dan transaksi layanan public yang tidak dibatasi sekat waktu dan
lokasi, serta dengan biaya yang terjangkau masyarakat sehingga efektif dan efesiensi sebuah
institusi dapat di capai dengan maksimal dan sesuai sasaran.

PERMASALAHAN
Sebagai institusi publik, pemerintah yang memiliki tugas sebagai pembuat kebijakan/
regulasi, pengawasan anggaran, akutabilitas dan pembinaan profesionalisme pegawai, dituntut
untuk memenuhi amanat Inpres No. 3 tahun 2003, yaitu dengan menerapkan e-government.
Institusi pemerintah diharapkan menjadi contoh penerapan e-Government bagi instansi
publik lainnya. Hal ini di lakukan dengan menyelenggarakan tata kelola pemerintahan
secara elektronis dengan memanfaatkan sarana dan prasarana TIK sebagai implementasi
e-government di lingkungan unit kerja Dinas informasi Pengolah Data Angkatan Laut.
Penyelenggaraan e-Government pada institusi TNI Angkatan Laut membutuhkan kesiapan
infrastruktur teknologi informasi yang cukup memadai beserta sumber daya manusia yang
handal untuk mengelolanya. Dengan implemantasi e-Government melalui pemanfaatan TIK
dalam sistem tata kelola pemerintahan. Maka muncul secara rinci permasalahan yang akan
dibahas antara lain adalah :
1. Maraknya penyelewengan administrasi, wewenang dan anggaran yang terjadi di institusi
pemerintah hal ini mengakibatkan konsep anggaran dengan tidak efektif dan tidak
tepat sasaran sehingga sistem pengawasan anggaran, akutabilitas, dan pembinaan
profesionalisme pegawai tidak tercapai dan bias.
2. Tolak ukur output kinerja belum maksimal sehingga bagaimana mengukur kesiapan
pemanfaatan teknologi informasi dalam tata kelola pemerintahan (e-Government)
dilingkungan institusi pemerintah semakin tidak efesien, hal ini disebabkan sumber
manusia sangat minim tetapi jumlah pegawai melebihi dari DSP sehinggga ketidak
seimbang dengan tugas pokok pegawai tersebut akan sering terjadi.
3. Proses birokrasi yang sangat rumit dan panjang hal ini mengakibatkan transparasi tidak
akan berjalan sehingga strategi menyelenggarakan tata kelola pemerintah tidak tepat dan
sesuai sasaran.
PEMECAHAN MASALAH
Dengan melihat beberapa permasalahan diatas pemerintah sangat berperan untuk
mengelola dan memaksimalkan sumber daya manusia serta memasukan Teknologi informasi
sebagai sarana untuk memecahkan permasalahan yang di hadapi, sehingga implementasi
e-Government sangat efektif di terapkan, Dalam penulisan artikel ini kami harap bisa
membantu memecahkan permasalahan yang di hadapi pemerintah sehingga sasaran efektif,
efesien, transparasi, akutabilitas, tertip birokrasi dan pembinaan personil akan tercapai dengan
maksimal. Ada beberapa metode dan tahapan yang di pakai untuk penyelesaian masalah sebagai
berikut:
a. Penelitian dan Informasi
Implementasi sistem e-Governance harus dimulai dari proses penelitian terhadap peluang,
potensi, kekuatan, kelamahan dan hambatan yang terdapat pada organisasi dimana sistem
ini akan diimplementasikan. Penelitian inilah kemudian dapat digunakan sebagai sumber
informasi dalam membuat analisa tetang proyek implementasi sistem e-Government yang
akan dilakukan.
b. Penentuan Agenda
Dalam sebuah visi, jika sudah ada penilaian kesiapan dan identifikasi capaian maka
dapat dibuat agenda bersama antara pemangku kepentingan dalam organisasi pemerintah
tentang isu penting dan prioritas dalam rencana implementasi e-Government, termasuk
juga strategi manajemen perubahan dalam pemerintahan.
c. Penyampaian Layanan
Output dan input dari layanan yang dihasilkan suatu organisasi pemerintah harus sesuai
dengan tujuan implementasi, yaitu menggambarkan rencana secara lokal dan regional,
prioritas, wewenang dan tanggung jawab untuk mencapai hasil yang diharapkan.
d. Pengukuran Kinerja
Faktor akuntabilitas (accountability) menjadi sangat dibutuhkan dalam implementasi. Hal
ini disebabkan oleh karena e-government selalu melibatkan uang, sumber daya manusia,
informasi dan komitmen politik. Kesuksesan egovernment dapat diuji dari beberapa
hal seperti mempercepat penyampaian layanan, memudahkan akses informasi antara
pemerintah-masyarakat atau sesama organisasi pemerintah.

e. Desain
Perancangan sistem ini disesuaikan dengan kebutuhan sehingga implementasi dapat tepat
sasaran dan maksimal, sofware atau aplikasi menggunakan aplikasi berbasis web adalah
salah satu mekanisme yang sekarang sangat relefan dengan perkembangan zama karena
masarakat hampir di berbagai lapisan sudah menggunakan internet.
f. Implementasi
Tahapan implementasi ini dilakukan setelah sistem desain pembuatan aplikasinya sudah
selesai, dilanjutkan dengan melakukan percobaan aplikasi pelatihan pengguna(pegawai
 yang di beri wewenang untuk melakukan proses) tahapan implementasi ini dilakukan oleh
progremer, dan penyelenggara e-Government.

IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN

Secara garis besar e-Government di kembangkan untuk memaksimalisasi pengawasan,
transaksi, informasi dan akutabilisasi. Secara sistem layanan publik yang disediakan oleh suatu
lembaga atau institusi pemerintahan terhadap pelaku bisnis bertempat digedung atau kantor
tempat lembaga pemerintahan tersebut berada. Dengan perkembangan dan kemajuan teknologi
informasi dan komunikasi yang sudah sedemikian pesatnya, baik dari segi infrastruktur,
perangkat keras dan lunak juga sumber daya manusianya, dimungkinkan untuk mendekatkan
pusat layanan dan informasi dengan masyarakat, dari beberapa latar belakang yang sudah
di uraikan di atas e-Government juga memiliki latar belakang yang bi bagi dari bebrapa
perkembanganyang berkembang di masarakat. beberapa latar belakang yang mendasari
terbentuknya sistem ini dalam suatu lembaga atau institusi pemerintah:
a. Transaksi secara elektronik salah satu Tren di masarakat. Di era globalisasi ini Teknologi
Informasi merupakan kebutuhan yang sangat dominan, media sosial merupakn kebutuhan
yang tidak terpisahkan dalam kehidupan masarakat. sehingga rasa ingin tau sistem
pengelolaan dan manajemen suatu istitusi pemerintah adalah bagian dari tren masarakat.
b. Era globalisasi, diera ini kebutuhan informasi sangatlah di perlukan untuk mencapai
dan peningkatan bisnis dalam perusahaan yang tentunya mereka memiliki target dan
pencapaian besar dalam Misi dan Visi.
c. Perdagangan bebas, dalam kaitannya ini masarakat menuntut informasi yang terbuka
sehingga pengusaha bisa masuk ke institusi pemerintah dalam melaksanakan proyek,
e-Office salah satu bagian dari e-Government ini adalah salah satu cara efektif untuk
pencapaian pengusaha mengikuti tender.
d. Demokratisasi. dalam kontek ini pelayanan publik menuntut transparansi administrasi,
yang nantinya kan meminimalisasi terjadinya korupsi sehingga tercapainya sistem yang
bersih dan sehat.
e. Kemajuan Teknologi Informasi (TI) yang demikian pesat yang memudahkan komunikasi
antar masyarakat di dunia tanpa perlu mediator dan tanpa mengenal batasan (negara, suku,
agama, waktu).
f. Peningkatan kualitas kehidupan masyarakat menyebabkan meningkatnya tuntutan
standard pelayanan dari dunia industri.

Salah satu penyebab kurang berkembangnya pemanfaatan e-Government di Indonesia

adalah kurangnya infrastuktur dan aplikasi pendukung teknologi informasi di lingkungan
kantor pemerintahan. Ditambah dengan budaya dan perilaku pegawai negeri yang masih enggan
untuk mulai memanfaatkan teknologi informasi dalam mendukung kegiatan perkantoran. Hal
ini perlu sebuah komitmen serta inovasi dari teknologi informasi yang dapat memunculkan rasa
ketertarikan terhadap teknologi yang akan digunakan sehingga hal ini akan merubah pandangan
dan keteregantungan para pegawai untuk mendukung dan menerapkan e- Government ini
semaksimal mungkin.
Dalam e-Government dikenal sebuah layanan untuk mendukung kegiatan perkantoran
khususnya administrasi dengan nama e-perkantoran (e-office). e-Office banyak digunakan
dikalangan swasta sedangkan di kalangan pemerintahan, e-Office belum terlalu dikenal dan
dikembangkan pemanfaatannya. Seperti hal nya kantor pemerintahan daerah, kebanyakan
kantor pemerintahan daerah masih menggunakan sistem administrasi perkantoran manual.
Sistem ini membutuhkan persediaan alat tulis kantor yang cukup banyak, terutama penggunaan
kertas. Sistem ini juga membutuhkan waktu dan tenaga dalam proses pendistribusian
dokumen. Masalah lainnya dalam sistem manual adalah penyimpanan dan pencarian dokumen.
Penyimpanan dokumen membutuhkan banyak ruangan di kantor yang menjadikan ruangan
kantor semakin sempit dan berantakan. Dalam hal pencarian dokumen pun akan semakin sulit
apabila dokumen tersebut tidak disimpan dengan teratur.

Tujuan
Pada dasaranya tata kelola e-government pada instansi pemerintah bertujuan untuk
mendukung kinerja tata kelola pemerintahan dan menunjang pelayanan kepada masyarakat
dengan sebuah sistem tata kelola. Sistem tersebut mengintegrasikan antara tata kelola aset,
sumber daya manusia, keuangan dan infrastruktur TI (Teknologi Informasi) dalam sebuah
kinerja pemerintahan. Hasil dari kinerja tersebut akan maksimal jika dalam mekanisme tata
kelola pemerintahan yang berbasis TI tersebut memiliki strategi dan tujuan atau pencapaian
dalam proses implementasinya. Dengan demikian, dalam perancangan sebuah format tata
kelola pemerintahan berbasis TI yang baik dibutuhkan visi, strategi dan tujuan serta sasaran
dalam pengembangannya dan juga harmonisasi antara strategi, mekanisme tata kelola dan
tujuan pengembangan e-Government agar tercipta suatu tata kelola yang efektif dan efisien agar
tidak menyulitkan masyarakat untuk mendapatkan layanan publik.
e-Office sebagai salah satu hasil dari pengembangan e-Government tentunya akan
membantu pegawai di kantor pemerintahan dalam menyelesaikan tugas-tugas mereka. Tidak
hanya pegawai, tetapi para pemimpin pun juga akan ikut menikmati hasilnya misalnya
menghasilkan laporan yang dapat dilakukan dengan cepat berdasarkan data terpadau yang ada
didalam sistem ini. Selain meminimalisasi penggunaan kertas, sistem ini juga mempermudah
penyimpanan dan pengolahan data di dalam suatu kantor pemerintahan karena data menjadi
terpusat (centralized) dengan bantuan database, sehingga data yang ada akan saling terhubung
dan menjadi kesatuan utuh yang dapat memberikan informasi bagi kantor pemerintahan. Selain
data tentunya penggunaan komputer bagi para pegawai juga mutlak diperlukan demi terciptanya
sistem ini. Dengan adanya sistem ini efesien dari organisasi akan di rasakan sehingga hal ini
juga salah satu tujuan menunjang keputusan pimpinan dalam mengambil suatu kebijakan dan
keputusan lembaga atau institusinya.
Manfaat
Implementasi dari e-Office dalam institusi pemerintah sangatlah luas hal ini yang
menjadikan sistem ini dikembangkan dan di implementasikan di perkantoran terbukti
perkembanganya sangat pesat ada beberapa manfaat diantaranya sebagai berikut :
a. memberikan layanan yang lebih baik pada masyarakat. Informasi dari pemerintah dapat
disediakan 24 jam sehari, 7 hari dalam seminggu tanpa harus menunggu dibukanya kator
pemerintah. Informasi dari pemerintah dapat dicari dan diperoleh dari kantor, rumah
tanpa harus secara fisik harus datang ke kantor pemerintah.
b. Pemberdayaan masyarakat dilaksanakan melalui informasi yang mudah diperoleh.
Adanya informasi yang mencukupi, maka masyarakat akan belajar untuk menentukan
pilihannya di dalam mendapatkan suatu informasi yang diperlukan.
c. Adanya e-Office diharapkan pelaksaan pemerintah akan berjalan lebih efisien karena
koordinasi pemerintah dapat dilakukan melalui pemanfaatan teknologi informasi.

Tampilan Login User

Untuk dapat mengakses aplikasi e-office ini, user harus di daftar dan memiliki integritas
kerja yang baik untuk menjaga kerahasiaan data. Tampilan gambar di bawah ini adalah tampilan
halaman login dimana user dapat memasukan user name dan password yang telah dibuatkan
untuk dapat mengkases aplikasi. Jika terjadi kesalahan dalam memasukan user dan pasword
sampai 3 (tiga) kali program akan otomatis keluar karena sistem menganggap ada user yang
tidak memiliki hak akses.

Gambar 1: Tampilan Login

Tampilan Menu Utama

Untuk mengakses aplikasi e-office ini user dapat masuk dengan mengetik pada addres
Brosing internet e-office.XXXXXX.inet sehingga akan muncul tampilan seperti gambar
dibawah ini.
 Gambar 2: Tampilan Menu Utama

Lembar Disposisi:
Pada lembar disposisi ini surat sudah terdapat nomor agenda, kemudian user akan
memilih tujuan surat artinya surat nantinya akan dikirim atau di distribusikan ke bagian atau
instansi mana dan pada lembar ini user mengisi informasi disposisi atasan yang bersangkutan
missal Acc, koreksi dan sebagainya.

Gambar 3: Tampilan Lembar Disposisi

Tampilan Cetak Arsip Surat

Pada menu ini user bisa melakukan pengarsipan dan penyimpan data fisik di file kabinet
dengan melakukan pengeprintan hal ini bisa dilakukan dengan di klik menu “file” kemudian
pilih arsip pada tampilan, file membentuk Pdf selanjutnya pilihan cetak surat seperti gambar
sbb:
 Gambar 4: Tampilan Cetak Surat

Arsip Surat
Pada menu ini user bisa melihat data-data surat yang tersimpan di server, untuk melihat
user hanya meklik menu “file” kemudian pilih arsip maka akan tampil dokumen surat yang
sudah didistribusikan sbb:

Gambar 5: Tampilan Arsip Surat

KESIMPULAN
Untuk efektifitas dan efesiensi suatu sitem dalam pengelolaan institusi pemerintah
ketersediaan menu layanan public seyogyanya merupakan fasilitas untuk meningkatkan
kualitas pelayanan kepada masyarakat. E-office yang merupakan bagian E-Governmant tidak
berupa website semata, yang memuat informasi dari institusi atau lembaga pemerintah tapi
merupakan salah satu cara menuju good govermance yang memberikan pelayanan kepada
masyarakat secara cepat, transparan dan akuntabel. E-Government juga bertujuan untuk
menciptakan kenyamanan masyarakat dalam menerima layanan sehingga sasaran tercapai.

SARAN
Sistem e-Office dalam institusi pemerintah dewasa ini ramai dikembangkan, untuk
mendukung implementasi e-Government ada beberapa saran yang dapat diberikan adalah
sebagai berikut:
1. Kualitas sumber daya manusia dilingkungan institusi pemerintah perlu ditingkatkan
dengan memberikan pelatihan dan pendidikan yang terkait di bidang TIK terutama
kepada pegawai yang akan ditugaskan untuk mengelola e-Government.
2. Langkah untuk mengimplementasikan e-Government pada institusi pemerintah harus
diikuti dengan komitmen yang kuat baik dari pimpinan/pejabat level atas hingga para staf
pelaksana yang akan mengelola infrastruktur. Hal ini dibuktikan dengan membuat aturan-
aturan atau kebijakan mengenai pemanfaatan Teknologi Informasi dengan menyesuaikan
kebudayaan yang sudah ada dan diikuti dengan menyediakan sarana dan prasarana
Teknologi Informasi yang mencukupi serta anggaran untuk e-Government.
 DAFTAR PUSTAKA

1. http://destiratihmayanti.blogspot.com/2009/11/pengertian-e-government-dan-
manfaatnya.html
2. http://e-Office. Disinfolahtal.inet
3. http://sriyanthigeg.blogspot.com/2012/11/pengertian-keuntungan-kerugian-e.html

ARTIKEL
Peran Teknologi Informasi dalam Pengembangan e-
Government Dalam Pelayanan Publik Di Institusi Pemerintah
 NAMA: FA. SUHARNO
NPM: 1412583266

MAGISTER TEKNIK INFORMATIKA

PERGURUAN TINGGI RAHARJA TANGERANG
2015