PENGANTAR ADMINISTRASI

Oleh Suwandi M.Pd. *)

A. Pengertian

Pengertian administrasi Menurut Alemina Henuk-Kacaribu dalam buku Pengantar Ilmu Administrasi
(2020), secara etimologis, administrasi berasal dari bahasa Yunani, yakni administrare, berarti melayani
atau membantu. Administrasi adalah seluruh kegiatan, mulai dari pengaturan hingga pengurusan
segala halnya, yang dilakukan untuk mencapai tujuan bersama. Administrasi tidak bisa dilakukan oleh
satu orang saja, karena membutuhkan kerja sama antar dua orang atau lebih.

1. Secara lebih spesifiknya, administrasi bisa dipahami dalam artian sempit dan luas
Pengertian administrasi dalam arti sempit Mengutip dari buku Administrasi Perkantoran untuk
Manajer & Staf (2009) karya Hendi Haryadi, administrasi merupakan kegiatan penyusunan dan
pencatatan data serta informasi secara sistematis, untuk menyediakan keterangan dan
memudahkannya untuk mendapat informasi itu kembali.
2. Pengertian administrasi dalam arti luas Dalam pengertian luas, administrasi diartikan sebagai
aktivitas kerja sama oleh sekelompok orang yang didasarkan pada pembagian kerja, sesuai yang
telah ditentukan dalam struktur, dilakukan untuk mencapai tujuan bersama secara efektif dan
efisien.
Administrasi dalam artian sempit bisa dikatakan juga sebagai tata usaha. Sedangkan dalam
pengertian luas, administrasi mempunyai sejumlah unsur penting, yakni sekelompok orang, kerja
sama, pembagian tugas, terstruktur, kegiatan yang runtut untuk mencapai tujuan, serta
pemanfaatan berbagai sumber.

B. Tujuan Administrasi

Administrasi dibutuhkan oleh tiap organisasi ataupun perusahaan. Administrasi membantu dalam
hal perencanaan serta pengembangan kegiatan, demi tercapainya tujuan bersama. Setidaknya ada
tiga tujuan administrasi, yakni:
1. Untuk memantau kegiatan atau data milik organisasi Adanya administrasi membantu organisasi
untuk memantau dan senantiasa memperhatikan kegiatan atau data yang dimilikinya.
2. Untuk evaluasi Selain untuk memantau, adminitrasi juga dibutuhkan untuk melakukan evaluasi,
misalnya evaluasi kebijakan, kegiatan, rencana, atau hal lainnya.
3. Untuk penyusunan program kegiatan Adminitrasi juga bertujuan untuk membantu penyusunan
program kegiatan dan pengembangannya, agar sejalan dengan yang diinginkan organisasi
tersebut.

C. Ciri-ciri Administrasi

Dalam buku Dasar-Dasar Kewirausahaan (2019) karya Choms Gary Ganda Tua Sibarani, dkk, 
dijelaskan jika administrasi memiliki lima ciri penting yang patut diketahui. Ciri tersebut adalah:
1. Terdiri atas sekelompok orang Administrasi tidak bisa hanya dilakukan oleh seseorang saja,
karena membutuhkan kerja sama dari dua orang atau lebih. Sehingga ciri utama administrasi
ialah terdiri atas sekelompok orang dengan tujuan yang sama. Menjalin kerja sama Seperti
yang telah disebutkan di atas, administrasi membutuhkan kerja sama demi tercapainya tujuan
 bersama yang diinginkan. Apabila kerja sama tidak dijalin, maka mustahil untuk meraih tujuan
tersebut.
2. Memiliki tujuan yang harus dicapai Sekelompok orang menjalin kerja sama dalam melakukan
suatu hal, tentunya untuk mencapai tujuan. Tanpa adanya tujuan, aktivitas kerja sama tersebut
tidak akan berarti apa-apa.
3. Adanya proses kegiatan usaha Dalam administrasi, proses kegiatan usaha juga menjadi ciri
penting lainnya. Proses ini diartikan sebagai serangkaian kegiatan usaha untuk menjalin kerja
sama dan meraih tujuan.
4. Kegiatan bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan Ciri lainnya dari administrasi ialah
adanya bimbingan, kepemimpinan, serta pengawasan. Ketiga hal ini tidak dapat dipisahkan dan
harus dilakukan.

D. Fungsi Administrasi
Administrasi mempunyai lima fungsi penting, yaitu:
1. Fungsi perencanaan Artinya administrasi digunakan untuk mengumpulkan dan mengolah data
yang nantinya dimanfaatkan untuk penyusunan atau perencanaan sebuah kegiatan atau hal
tertentu lainnya.
2. Fungsi penyusunan Artinya administrasi digunakan untuk menyusun serta menjalin komunikasi
antar anggota dalam sebuah organisasi. Ketika komunikasi terjalin baik, organisasi akan
semakin mudah meraih tujuan bersama yang diinginkan.
3. Fungsi koordinasi Artinya administrasi digunakan untuk mengoordinasi rencana serta tujuan
organisasi, supaya berjalan sesuai yang diharapkan.
4. Fungsi pelaporan Artinya administrasi digunakan untuk memberi informasi tentang kegiatan atau
rencana apa saja yang telah dijalankan organisasi.
5. Fungsi anggaran Artinya administrasi digunakan untuk mengelola serta menganggarkan biaya
yang diperlukan dalam pelaksanaan rencana atau kegiatan.

E. Jenis Administrasi
Ada banyak jenis administrasi yang bisa ditemukan di lingkungan sekitar kita. Apa sajakah
contohnya?
1. Adminitrasi perkantoran Adalah jenis adminitrasi yang aktivitasnya meliputi perencanaan
keuangan, pencatatan, distribusi barang, dan personalia.
2. Adminitrasi negara Adalah jenis administrasi yang aktivitasnya berkaitan erat dengan
kepentingan publik atau masyarakat umum, seperti kebijakan publik, etika, dan sejenisnya.
3. Adminitrasi keuangan Adalah jenis administrasi yang aktivitasnya berhubungan dengan
keuangan. Salah satu tugas utamanya ialah membuat laporan keuangan.
4. Administrasi pendidikan Adalah jenis administrasi yang kegiatannya berkaitan erat dengan
dunia pendidikan. Contoh kegiatannya ialah perencanaan, pengarahan, serta pengawasan
pendidikan.
5. Administrasi niaga Adalah jenis administrasi yang kegiatannya meliputi perencanaan dan
pengawasan segala hal yang bersifat keniagaan. Biasanya dilakukan manager dalam
perusahaan atau bisnis. Salah satu tujuan administrasi ini ialah meraih keuntungan atau profit
ekonomi.
 Disampaikan dalam kegiatan LDKMS OSIS dan MPK SMA Negeri 1 Sekaran Lamongan pada 19-21
November 2021 di Villa Asia Jaya Pacet, Jawa Timur
 Penulis merupakan Pembina Sekbid 8 Sastra dan Budaya OSIS SMA Negeri 1 Sekaran Lamongan
masa bakti 2021-2022