1.

ASAS PERENCANAAN
Semua pekerjaan kantor harus direncanakan terlebih dahulu untuk mencapai tujuan tertentu.
Agar perencanaan dapat berjalan dengan baik, sebaiknya ditetapkan semacam pedoman bagi
tiap jenis pekerjaan.
2. ASAS PENYEDERHANAAN
Semua pekerjaan kantor harus diupayakan dapat dijalankan dengan cara sederhana dan
semudah mungkin. Penyederhanaan juga berarti bahwa sedapat mungkin menghindarkan
penggandaan arsip yang berlebihan dan segala macam tumpang tindih pekerjaan.
3. ASAS PENGHAPUSAN
Semua pekerjaan yang tidak perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai
harus dihapus atau dihilangkan. Misalnya, jika ada dua orang ditugaskan memelihara arsip,
sedangkan jumlah arsip tidak banyak sehingga sebenarnya dapat diurus oleh satu petugas.
4. ASAS PENGGABUNGAN
Semua pekerjaan yang memiliki persamaan atau berkaitan erat sebaiknya digabung atau
didekatkan.
2. Empat Asas Administrasi Perkantoran
3. Sulit dibayangkan bila sebuah perusahaan yang besar dikelola tanpa manajemen yang
baik. Anda bisa memprediksi apa yang akan terjadi: ketidakefektifan, kekacauan, dan
bisa jadi ancaman pada kebrangkutan.
4. Bagi perusahaan yang sedang memulai bergerak, penataan sistem administrasi
perkantoran penting untuk direncanakan dan disiapkan secara matang. Hal ini untuk
mengantisipasi, bila perusahaan ini akan tumbuh berkembang. Sebab bila sejak dini
sebuah perusahaan tertata rapi dan rajin mengevaluasi, maka kemungkinan akan
dijauhkan dari kekacauan manajemen.
5. Sulit dibayangkan bila sebuah perusahaan yang besar dikelola tanpa manajemen yang
baik. Anda bisa memprediksi apa yang akan terjadi: ketidakefektifan, kekacauan, dan
bisa jadi ancaman pada kebrangkutan.
6. Bagi perusahaan yang sedang memulai bergerak, penataan sistem administrasi
perkantoran penting untuk direncanakan dan disiapkan secara matang. Hal ini untuk
mengantisipasi, bila perusahaan ini akan tumbuh berkembang. Sebab bila sejak dini
sebuah perusahaan tertata rapi dan rajin mengevaluasi, maka kemungkinan akan
dijauhkan dari kekacauan manajemen.
7. Berikut ini beberapa asas yang dapat dijadikan pedoman dalam menjalankan administrasi
perkantoran.
8. 1. Asas Perencanaan
Semua pekerjaan kantor harus direncakan terlebih dahulu untuk mencapai tujuan tertentu.
Perencanaan juga berarti bahwa setiap prosedur harus diatur dan ditentukan sebelumnya.
Agar perencanaan dapat berjalan dengan baik, sebainya ditetapkan semacam pedoman
bagi tiap jenis pekerjaan.
9. 2. Asas Penyederhanaan
Semua pekerjaan kantor harus diupayakan dapat dijalankan dengan cara sederhana dan
semudah mungkin. Penyederhanaan juga berarti bahwa sedapat mungkin menghindarkan
penggandaan arsip yang berlebihan dan segala macam tumpang tindih pekerjaan.
10. 3. Asas Penghapusan
Semua pekerjaan yang tidak perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin
 dicapai harus dihapus atau dihilangkan. Misalnya, jika ada dua orang ditugaskan
memelihara arsip, sedangkan jumlah arsip tidak banyak sehingga sebenarnya dapat diurus
oleh satu petugas.
11. 4. Asas Penggabungan
Semua pekerjaan yang memiliki persamaan atau berkaitan erat sebaiknya digabung atau
didekatkan. Misalnya, pekerjaan menagih piutang dan pekerjaan mengirim surat
dibebankan kepada satu petugas. Contoh lain, untuk pencetakan dari lima komputer
cukup menggunakan satu buah printer.

Menurut Paul Otlet “International Economic Conference 1905”

Dokumentasi ialah kegiatan khusus berupa pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, penemuan

kembali dan penyebaran dokumen.

Menurut Encyclopedia Britanica

Dokumentasi ialah semacam pengawasan dan penyusunan bibiliografi yang menggunakan alat-
alat seperti indeks, sari karangan dan isi bibiliografi disamping memakai cara tradisioanl “klasik
dan katalogisasi”, untuk membuat informasi itu dapat dicapai.

Menurut Federataion Internationale De Decomentation “FID”

Dokumentasi ialah mengumpulkan menyebarkan dokumen-dokumen dari semua jenis-jenis

mengenai semua lapangan pekerjaan manusia “documentation c’ est reunir, classer et distribuer
des document de tout genre dans tours les domaines de L’ativite humaine”.

Mengumpulkan/menghimpun, yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya

segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana, menjadi

siap dipergunakan bila mana diperlukan. Contoh : mengumpulkan data, mencari

informasi, membuat kliping serta mengumpulkan berita.

2. Mencatat, yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai macam peralatan

sesuai dengan perkembangan teknologi modern dan kebutuhan keterangan yang

diperlukan, sehingga wujudnya langsung siap pakai, berwujud tulisan yang mempunyai

arti, dapat dikirim dan disimpan. Contoh : membuat surat, membuat notula,

mencatat kegiatan, dll.

3. Mengolah, yaitu macam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan

maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna. Contoh : membuat rekapitulasi

data, membuat laporan tertulis, membuat laporan keuangan.

4. Menggandakan, yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat,

sebanyak jumlah yang diperlukan. Contoh : memfotokopi surat, mencetak informasi

dengan printer atau risograph.

5. Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan informasi dengan berbagai cara dan alat

dari satu pihak kapada pihak lain. Contoh : mengirim e-mail, faksimili, surat, dan

mendistribusikan informasi.

6. Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh atau melekatkan dengan berbagai cara dan

alat tempat tertentu sehingga sistematis dan aman. Contoh : menyimpan surat/

arsip, menyimpan data/ informasi ke komputer, menyusun buku di perpustakaan.