MAKALAH

SISTEM DAN PROSEDUR

“Prosedur Kerja”

Disusun Oleh :

Eryana Silvia 1732610076

Layla Djihani Aprilia 1732610014
Nurmaizzah Maharani 1732610063
Raka Agus Putra 1732610203

PROGRAM STUDI DIII ADMINISTRASI BISNIS

JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA

POLITEKNIK NEGERI MALANG

2019

DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL

DAFTAR ISI ...................................................................................................... 2

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang ................................................................................ 3

1.2 Rumusan Masalah ........................................................................... 3

1.3 Tujuan ............................................................................................. 4

1.4 Ruang Lingkup Pembahasan ........................................................... 4

BAB II PEMBAHASAN

2.1 Batasan Prosedur Kerja.................................................................... 5

2.2 Hakikat Prosedur Kerja ................................................................... 5

2.3 Karakteristik Prosedur Kerja ........................................................... 6

2.4 Analisis Prosedur Kerja ................................................................... 7

2.5 Proses Penyiapan Prosedur Kerja .................................................... 7

2.6 Manfaat Prosedur Kerja ..................................................................16

2.7 Prinsip-prinsip Penyusunan Prosedur Kerja ....................................16

2.8 Asas-asas Penyusunan Prosedur Kerja ............................................18

2.9 Pengaturan Kebijaksanaan Prosedur Kerja......................................18

BAB III PENUTUP

3.1 Kesimpulan .....................................................................................20

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................21

BAB I

2
 PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Prosedur kerja adalah urutan-urutan yang telah dibuat dalam melakukan
suatu pekerjaan dimana terdapat tahapan demi tahapan yang harus dilalui
sehingga terlihat jelas adanya aturan yang harus ditaati oleh orang yang akan
menjalankan prosedur kerja pada bidang tugas yang telah mereka kerjakan dan
membuat suatu pekerjaan itu mudah dimengerti dan dipahami.
Prosedur dan sistem kerja pada umumnya memiliki peranan penting di
setiap instansi pemerintahan maupun badan-badan swasta untuk mencapai tujuan
yang diharapkan. Prosedur itu sendiri adalah tahapan dalam tata kerja yang harus
dilalui suatu pekerjaan baik mengenai dari mana asalnya dan mau menuju mana,
kapan pekerjaan tersebut harus diselesaikan maupun alat apa yang harus
digunakan agar pekerjaan tersebut dapat diselesaikan. Sedangkan sistem kerja
merupakan susunan antara tata kerja dengan prosedur yang menjadisatu sehingga
membentuk suatu pola tertentu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.
Prosedur dan sistem kerja yang baik dapat membantu para pelaksana
maupun semua pihak yang berkepentingan untuk dijadikan sebagai pedoman
kerja. Dengan adanya prosedur kerja, sangat bermanfaat untuk mengetahui jenis
pekerjaan, tahapan, dan bagian pekerjaan yang bagaimanakah yang diperlukan
untuk penyelesaian suatu bidang tugas. Pelaksanaan prosedur dan sistem kerja
harus dilakukan secara efisien yang artinya, usaha tersebut mampu memberikan
hasil yang maksimal baik dalam hal kualitas maupun kuantitasnya.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang makalah, ditetapkan rumusan masalah sebagai
berikut :
1. Apa yang menjadi batasan dalam prosedur kerja?
2. Bagaimana hakikat prosedur kerja?
3. Bagaimana Karakteristik dari prosedur kerja?
4. Apa yang menjadi tujuan pokok analisis kerja?
5. Bagaimana proses penyiapan prosedur kerja?

3
 6. Bagaimana urutan proses prosedur kerja pada perusahaan industri?
7. Apa saja jenis biaya yang dikeluarkan dalam suatu perusahaan?
8. Bagaimana perusahaan memperoleh pendapatan?
9. Apa saja tugas khusus bagian organisasi dan tata kerja?
10. Bagaimana prosedur surat masuk dalam suatu perusahaan?
11. Bagaimana prosedur surat keluar dalam suatu perusahaan?
12. Apa saja manfaat prosedur kerja?
13. Apa saja prinspi-prinsip prosedur kerja?
14. Apa saja asas-asas penyusunan prosedur kerja?
15. Bagaimana pengaturan kebijaksanaan yang terkait dalam prosedur kerja?
1.3 Tujuan
Tujuan dari makalah ini adalah sebagai berikut :
1. Memenuhi tugas dari mata kuliah Sistem dan Prosedur
2. Memperluas pengetahuan tentang Sistem dan Prosedur
3. Melatih kemampuan menulis ilmiah
1.4 Ruang Lingkup Pembahasan
Ruang lingkup pembahasan dalam makalah ini adalah sebagai berikut :
1. Batasan Prosedur Kerja
2. Hakikat Prosedur Kerja
3. Karakteristik Prosedur Kerja
4. Analisis Prosedur Kerja
5. Proses penyiapan Prosedur Kerja
6. Manfaat Prosedur Kerja
7. Prinsip-prinsip penyusunan Prosedur Kerja
8. Asas-asas penyusunan Prosedur Kerja
9. Pengaturan Kebijaksanaan Prosedur Kerja

BAB II
PEMBAHASAN

4
2.1 Batasan Prosedur Kerja
Ada beberapa pengertian tentang prosedur kerja. Antara lain dikatakan
bahwa prosedur adalah suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap
dalam melakukan suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan. Misalnya,
prosedur membuat surat pada suatu perusahaan. Rangkaian prosedur menjadi
suatu sistem. Untuk selanjutnya, istilah prosedur dapat juga dilengkapkan menjadi
prosedur kerja atau prosedur pengerjaanya. Istilah itu silih berganti akan
digunakan dengan pengertian yang sama. Harap hal ini dimaklumi saja.
Terry memberikan batasan : a procedure is a series of related tasks that
make up the chronological sequence and he established way of perfoming the
work to be accomplished. (Terry, 1960, hlm. 196)
Jadi menurut Terry, prosedur kerja adalah serangkaian tugas yang saling
berkaitan dan yang secara kronologis berurutan dalam rangka menyelesaikan
suatu pekerjaan.
Dari kedua macam batasan tentang prosedur kerja maka secara singkat
dikatakan bahwa prosedur kerja itu merupakan kegiatan yang harus dilakukan
secara berurutan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu.

2.2 Hakikat Prosedur Kerja

Pada hakikatnya prosedur itu diterapkan bagi pekerjaan yang terjadi
berulang-ulang. Misalnya karena tiap tahun itu diadakan ujian masuk Perguruan
Tinggi, kiranya perlu dibuatkan prosedur yang pasti. Sehingga untuk tahun
berikutnya tidak akan mengalami hambatan dan segala sesuatunya diharapkan
dapat berjalan lancar.
Dalam prosedur biasanya dicantumkan batas waktu untuk setiap langkah,
sehingga prosedur itu akan berjalan sesuai dengan batas waktu yang sudah
ditetapkan. Untuk keperluan ini dibutuhkan studi gerak dan waktu (motion and
time study). Batas lamanya waktu itu sangat penting. Terlebih lagi kalau suatu
prosedur itu ada kaitannya dengan prosedur lain yang keseluruhan dari prosedur-

5
prosedur itu akan selesai pada batas akhir waktu yang sama. Dalam hal ini
“perencanaan jaringan kerja” (network planning) sangat berperan.

2.3 Karakteristik Prosedur Kerja

Seperti halnya dengan kegiatan perencanaan, prosedur hendaknya
didasarkan pada karakteristik (ciri ) organisasi yang bersangkutan. Karakteristik
organisasi itu berkaitan erat dengan keadaan organisasi yang bersangkutan seperti
fasilitas fisik, personalia, keuangan, sifat pekerjaan, serta sasaran yang akan
dicapai. Dengan demikian, suatu prosedur mengenai pelaksanaan pekerjaan yang
sama itu cocok untuk instansi yang satu, belum tentu cocok bagi instansi yang lain
kalau karakteristik instansinya berlainan. Langkah-langkah yang dilakukan dalam
suatu prosedur selain dihitung waktu pengerjaan masing-masing, juga
diperhitungkan kesinambungan yang tepat antara langkah yang satu dengan
langkah berikutnya.
Selain itu, suatu prosedur mempunyai ciri yang bersifat stabil di satu pihak,
dan fleksibel di lain pihak. Ini kelihatannya saling bertentangan. Yang
dimaksudkan di sini adalah ada sebagian dari langkah yang bagaimanapun harus
diikuti sepenuhnya. Akan tetapi juga ada sebagian kecil langkah yang bisa luwes
cara penerapannya dengan melihat situasi dan kondisinya.
Dari uraian tersebut dapat disimpulkan, bahwa ada kemungkinan prosedur
dipertahankan yang telah berlaku lama tidak akan cocok lagi dipertahankan. Oleh
karena itu, secara berkala perlu diadakan evaluasi terhadap prosedur yang berlaku,
apakah masih sesuai atau tidak. Apabila tidak sesuai lagi dicari apa sebabnya dan
dimana letak penyebabnya. Jika telah ditemukan penyebabnya maka harus
dianalisis lebih lanjut untuk kemudian dibetulkan dan dicoba lebih dahulu.
Apabila telah yakin bahwa prosedur yang telah diubah itu cocok barulah
diterapkan secara resmi.

2.4 Analisis Prosedur Kerja

6
 Yang dimaksud dengan analisis prosedur kerja di sini adalah segenap
rangkaian aktivitas menelaah dan menyempurnakan pedoman kerja, tata kerja,
rangkaian kerja, tata cara, formulir, dan peralatan dari seluruh kerja ketatausahaan
yang harus dilakukan di kantor. Sebelum prosedur kerja itu diterapkan, lebih dulu
harus dianalisis dengan secermat-cermatnya.

Adapun yang menjadi tujuan pokok analisis prosedur tersebut ialah untuk
mencapai efisiensi kerja yang seoptimal mungkin dalam organisasi. Dengan
mengadakan analisis prosedur, kiranya akan ditemukan patokan langkah-langkah
pengerjaan yang baku, dan menemukan cara kerja yang termudah (hemat pikiran),
teringan (hemat tenaga jasmani), tercepat (hemat waktu) terdekat (hemat jarak
atau ruangan), terpraktis (hemat penggunaan alat), termurah (hemat biaya), dan
hemat lainnya.

Untuk kepentingan analisis maka kiranya perlu disertai gambaran secara

tertulis dari suatu prosedur kerja. Di dalamnya memuat nama prosedur, tujuan
pembuatan prosedur, prinsip-prinsip yang menjadi landasan penyusunan prosedur,
satuan organisasi yang bersangkutan, aktivitas yang dilakukan, formulir yang
digunakan dalam prosedur, fasilitas, mesin, serta peralatan yang dipakai.

2.4.1 Tujuan Pembuatan Prosedur

Tujuan pembuatan SOP adalah untuk menjelaskan perincian atau standar

yang tetap mengenai aktivitas pekerjaan yang berulang-ulang yang
diselenggarakan dalam suatu organisasi. SOP yang baik adalah SOP yang mampu
menjadikan arus kerja yang lebih baik, menjadi panduan untuk karyawan baru,
penghematan biaya, memudahkan pengawasan, serta mengakibatkan koordinasi
yang baik antara bagian-bagian yang berlainan dalam perusahaan.

Tujuan Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah sebagai berikut (Indah

Puji, 2014:30):

7
 1. Untuk menjaga konsistensi tingkat penampilan kinerja atau kondisi
tertentu dan kemana petugas dan lingkungan dalam melaksanakan sesuatu
tugas atau pekerjaan tertentu.
2. Sebagai acuan dalam pelaksanaan kegiatan tertentu bagi sesama pekerja,
dan supervisor.
3. Untuk menghindari kegagalan atau kesalahan (dengan demikian
menghindari dan mengurangi konflik), keraguan, duplikasi serta
pemborosan dalam proses pelaksanaan kegiatan.
4. Merupakan parameter untuk menilai mutu pelayanan. 
5. Untuk lebih menjamin penggunaan tenaga dan sumber daya secara efisien
dan efektif. 
6. Untuk menjelaskan alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari
petugas yang terkait.
7. Sebagai dokumen yang akan menjelaskan dan menilai pelaksanaan proses
kerja bila terjadi suatu kesalahan atau dugaan mal praktek dan kesalahan
administratif lainnya, sehingga sifatnya melindungi rumah sakit dan
petugas.
8. Sebagai dokumen yang digunakan untuk pelatihan.
9. Sebagai dokumen sejarah bila telah di buat revisi SOP yang baru.

2.4.2 Aktivitas yang dilakukan

2.5 Proses Penyiapan Prosedur Kerja

Untuk menyiapkan prosedur kerja maka haruslah mengikuti langkah-

langkah sebagai berikut :

1. Pekerjaan yang akan dibuatkan prosedur kerjanya itu dicara data-datanya

seakurat mungkin, yaitu cukup lengkap, terpercaya kebenarannya, dan

8
 masih aktual. Cara untuk mendapatkan data ini dapat diperoleh dari
dokumen, dari instansi lain yang kira-kira sama, wawancara dengan
petugas yang melakukan pekerjaan itu, dan lain lain. Data tersebut
menyangkut bagaimana cara pengerjaan yang biasanya dilakukan, fasilitas
apa saja yang digunakan, dan berapa lama rata-rata waktu
penyelesaiannya.
2. Setelah data-data tersebut terkumpul secukupnya, kemudian dipelajari
seperlunya. Untuk meyakinkan hal itu kemudian pelajari gerak dan waktu
(motion and time study) dengan mempraktikan cara pengerjaanya.
3. Kemudian dianalisis apakah cara pengerjaan seperti itu sudah benar, dan
apakah waktunya tidak terlalu lama. Dianalisis juga apakah kiranya perlu
disederhanakan (dibuang yang tidak perlu), ataukah urutannya yang
diubah agar lebih praktis, dan lain sebagainya. Semuanya dilakukan demi
efisiensi cara bekerja.
4. Setelah diadakan perubahan cara kerja, kemudian dicoba lagi untuk
pemantapan apakah cara baru tersebut benar-benar telah tepat dan lebih
praktis.
5. Apabila telah benar-benar mantap, kemudian prosedur kerja itu dituangkan
ke dalam kartu prosedur kerja. Isi dari kartu prosedur kerja itu antara lain :
nama petugas yang harus mengerjakan beserta identitasnya, tempat
kerjanya, fasilitas yang digunakan dan lain-lain yang dianggap perlu. Ini
biasanya untuk instansi/perusahaan yang besar dan kompleks.
6. Prosedur kerja ini selain dicantumkan dalam bentuk kartu, juga dihimpun
(kodifikasi) dalam buku yang namanya buku petunjuk pelaksanaan kerja
dan buku petunjuk teknik pelaksanaan kerja atau apa pun namanya.

Prosedur Kerja pada Perusahaan Industri

Di bawah ini diberikan sekedar contoh mengenai prosedur kerja di suatu
perusahaan besar di Amerika Serikat. Prosedur kerja ini menyangkut tiga bagian
(department), yaitu bagian pembuatan daftar gaji, bagian proses produksi, dan
bagian manufaktur. Adapun urutan prosesnya sebagai berikut :

9
Bagian Daftar Gaji

1. Membuat kartu-kartu jam kerja mingguan (weekly time card) untuk setiap
karyawan yang berisi :
a. Nama karyawan
b. Nomor registrasi (NIP), dan
c. Nomor jaminan sosial, beserta tanggalnya.

Kartu kartu tersebut ditempatkan dalam rak dekat pintu masuk pabrik.

2. Menyiapkan kartu kerja (job card) harian bagi setiap karyawan yang
berisi :
a. Nama karyawan
b. Nomor registrasi (NIP), dan
c. Nomor jaminan sosial, beserta tanggalnya.

Bagian Proses Produksi

1. Membuat daftar pekerjaan (job list) pada setiap kartu kerja yang terdiri
dari :
a. Berapa banyaknya barang yang harus dihasilkan karyawan setiap
harinya,
b. Berapa lamanya waktu penyelesaian yang ditetapkan,
c. Nomor lokasi kerja, dan
d. Keterangan rincian pekerjaan (job description).
2. Pegawai yang bersangkutan menerima kartu kerja, disertai catatan waktu
mulai dan selesainya setiap pekerjaan yang telah dilaksanakan.
Pengecekan waktu masuk dan pulang kerja dilakukan oleh mandor di
bagian itu, kemudian dikirim ke bagian daftar gaji.

Bagian Manufaktur
1. Bagian ini menghitung jumlah jam kerja yang dilakukan setiap karyawan
bedasarkan kartu-kartu kerjanya.

10
 2. Menghitung upah yang harus dibayar dan mencatatnya dengan
menggunakan mesin hitung/komputer. Daftar tingkatan upah beserta
waktu lamanya pekerjaan diselesaikan juga dipergunakan. Dalam
menghitung uang yang harus dibayar sudah diperhitungkan pajak upah
yang harus dibayar karyawan, beserta potongan-potongan lainnya.
3. Kartu kerja dikumpulkan untuk jangka waktu 1 minggu. Pegawai yang
bersangkutan diberi kesempatan untuk mengeceknya.
4. Pembayaran upah pada karyawan-karyawan pada akhir minggu kerja
dilakukan. Di Amerika Serikat hari kerja mulai Senin-Jum’at. Hari sabtu
dan minggu adalah hari libur.
5. Menggandakan verifikasi/pengecekan/pemeriksaan terhadap pembayaran
yang telah dilakukan.
6. Mengirim kartu kerja beserta upah yang telah dibayarkan kepada bagian
biaya oprasional (cost departement) untuk dianalisis dan dimasukan
sebagai biaya/ upah kerja langsung.
7. Menyimpan kartu jam kerja, daftar gaji, dan data pembayaran gaji lainnya,
sebagai arsip.

Jenis Biaya
Suatu perusahaan besar itu terdiri dari beberapa bagian, yaitu pabrik
(pembuat barang), kantor (untuk administrasi kantor), dan toko (tempat penjualan
atau penyaluran barang hasil produksi). Setiap bagian tersebut mengeluarkan
biaya.
a. Biaya-biaya yang dikeluarkan di pabrik (manufacturing expenses) yaitu
sebagai berikut,
1. Biaya pembelian bahan baku langsung (direct materials)
2. Upah tenaga kerja yang langsung membuat barang (direct labors).
3. biaya lainnya yang dikeluarkan di pabrik (factory overhead cost =FOH
cost) yaitu,
a. biaya pembelian bahan lainya (penolong
b. rekening listrik dan air di pabrik

11
 c. cadangan penyusutan banguan pabrik beserta peralatannya
d. upah mandor pabrikbeserta karyawan dan karyawan di pabrik
tetapi tidak membuat barang (tukang oli mesin, pesuruh/pembersih,
dan lain-lain)
e. pengeluaran biaya lain-lain di pabrik.
b. Biaya-biaya yang dikeluarkan di kantor general and administration
expenses) antara lain sebagai berikut,
1. Gaji pimpinan perusahaan beserta staff pimpinan dikantor
2. Gaji karyawan di kantor
3. Biaya rekening listrik, air, dan telepon dikantor
4. Biaya pembelian barang alat tulis kantor
5. Cadangan penyusutan bangunan kantor beserta peralatannya (mesin-
mesin kantor)
6. Pengeluaran biaya lain-lain di kantor
c. Biaya-biaya penjualan/penyaluran barang hasil produksinya
(selling/distribution espenses) yaitu sebagai berikut,
1. Biaya reklame/iklan dan promosi lainnya
2. Biaya pengiriman barang
3. Gaji manajer dan karyawan toko
4. Rekening listrik, telepon, dan air ditoko
5. Biaya pembelian bahan dan alat di toko (kertas bungkus, karet gelang,
tali raffia, dan lain-lain)
6. Cadangan penyusutan bangunan toko beserta peralatannya
7. Pengeluaran biaya lain-lain di toko
Semua biaya baik yang dikeluarkan di pabrik, ditambah yang dikeluarkan
di kantor dan ditambah lagi yang di toko dinamakan biaya seluruhnya
(total cost).
Pendapatan perusahaan diperoleh dari:
Hasil penjualan produksi + hasil lainnya (total revenues)
seluruh biaya yang dikeluarkan(total cost)
¿-)
Laba sebelum dipotong pajak (earning before tax)

12
 Pajak penjualan(sales tax)
(-)
laba setelah dipotong(earning after tax)

Istilah Earning = Income

Jadi, pengertian pendapatan dalam arti revenue tidak sama dengan
pendapatan dalam arti income atau earning. Pendapatan (revenue) = pendapatan
sebelum dikurangi biaya total (total cost) , pendapatan = pendapatan setelah
dikurangi biaya total. Income laba. Gaji pegawai yang diterima tiap bulan itu
merupakan income, sebab telah dikurangi potongan resmi.
Dalam organisasi yang relative kecil, pembuatan dan peninjauan kembali
terhadap prosedur kerja melibatkan beberapa anggota manajemen yaitu kepala
kantor, pengawas, dan pimpinan tingkat bawah.
Adapun tugas khusus bagian organisasi dan tata kerja itu meliputi hal
berikut,
1. Mengadakan penyelidikan terhadap semua masalah yang berkaitan dengan
prosedur yang meliputi dua bagian atau lebih (prosedur antarbagian )
2. Mencatat dan merevisi (jika dipandang perlu) semua prosedur yang
berlaku pada instansi nya dan menyampaikan prosedur baru untuk
disebarkan sehingga setiap anggota pimpinan dapat melakukan prosedur
baru yang berkaitan dengan unit kerjanya (sebagai ganti prosedur yang
lama). 
3. Membuat laporan pemeriksaan (review) tahunan terhadap semua laporan
yang disiapkan oleh satu bagian dari segi prosedurnya untuk digunakan
bagi bagiannya sendiri atau bagian lainnya. 
4. Mengembangkan fasilitas bagi pelatihan pegawai agar dapat efektif
penggunaannya bagi semua prosedur 
5. Mengadakan penelitian setiap dua tahun sekali untuk menetapkan apakah
formulir-formulir yang ada itu perlu diganti atau tetap berlaku. 
6. Mengadakan evaluasi peralatan baru untuk diterapkan bagi kebutuhan dari
setiap bagian 

Prosedur korespondensi

13
 Berikut ini disampaikan beberapa prosedur yang berkaitan dengan sistem
korespondensi (pengurusan surat). Sebagai contoh adalah pada Bank
Pembangunan Daerah Provinsi DIY (BPD DIY).
Untuk dapat mengikuti prosedur-prosedurnya maka kiranya lebih dulu
perlu mengetahui struktur organisasi BPD DIY pada garis besarnya saja.
BPD DIY merupakan Badan Usaha Milik Daerah (BUMD) Pemerintah
DIY. Adapun tugas pokok BPD DIY adalah membantu Pemerintah Daerah untuk
ikut serta menyejahterakan masyarakat Yogyakarta melalui penyediaan dana. 

Struktur Organisasi
BPD DIY terdiri dari kantor pusat beserta kantor cabang utama, dan kantor
cabang-cabang di tiap Daerah Tingkat II Yogyakarta BPD DIY dalam
menjalankan tugasnya bertanggung jawab kepada Kepala Daerah DIY, melalui
Badan Pengawas (ex officio Kepala Daerah sebagai Ketuanya, sedangkan
Sekretaris Wilayah Daerah DIY sebagai Wakil Ketuanya). 

Struktur Hubungan Organisatoris Kepala Daerah - BPD DIY

KEPALA DAERAH

BADAN
PENGAWAS

BPD KANTOR
PUSAT

BPD KANTOR
CABANG

Prosedur-prosedur pengurusan surat di : 

Kantor Pusat : 

14
 1. Surat masuk (tertutup).
2. Faksimile masuk.
3. Teleks masuk. 
4. Memo masuk. 
5. Surat keluar (tertutup). 
6. Faksimile keluar.
7. Teleks keluar.
8. Memo keluar, dan 
9. Nota dinas.
Kantor Cabang: 
1. Surat masuk (tertutup).
2. Faksimile masuk. 
3. Teleks masuk. 
4. Memo masuk.
5. Surat keluar (tertutup). 
6. Faksimile keluar. 
7. Memo keluar, dan 
8. Nota dinas.
Pada dasarnya pengurusan surat di BPD DIY menganut asas sentralisasi
(pemusatan). Hal itu berarti bahwa surat masuk dan surat keluar, proses dan
salurannya harus melalui Biro Sekretariat Direksi (untuk kantor pusat) dan bagian
sekretariat umum (di kantor cabang). 

Prosedur Surat Masuk 

1. Surat masuk diterima oleh petugas Bagian Sekretariat Umum. 

2. Surat-surat masuk diteliti dan diperiksa kebenaran alamatnya. Surat yang
salah alamat dikembalikan kepada pengirim. Surat masuk yang tidak
mempunyai alamat dalam (pada kertas surat), disatukan dengan sampul
yang beralamat. 

15
3. Surat-surat dinas dipisahkan antara surat-surat tertutup/rahasia dan surat-
surat terbuka. Metode atau cara untuk menentukan apakah itu surat
tertutup atau terbuka adalah sebagai berikut. 
a. Apabila alamat tujuan menyebutkan nama pejabat dan nama
jabatannya maka surat tersebut dianggap sebagai surat terbuka. 
b. Apabila alamat yang dituju menyebutkan nama pejabat tanpa
menyebut jabatannya maka surat itu dianggap sebagai surat
tertutup 
c. Apabila surat tersebut menyebutkan nama jabatan dalam organisasi
BPD Provinsi DIY tanpa menyebutkan nama pejabatnya maka
surat tersebut dianggap sebagai surat terbuka.
d. Surat yang beralamat lebih dari satu unit pengolah/unit kerja/nama
pejabat maka dipilih salah satu atas dasar fungsional isi suratnya. 
e. Apabila surat tersebut dibubuhi cap yang maksudnya 'rahasia'
maka dianggap sebagai surat tertutup.
f. Surat-surat dinas tertutup dan terbuka dibubuhi stempel tanggal
dan jam diterimanya surat yang bersangkutan. 
g. Untuk surat tertutup, pemberian stempel dilakukan pada
sampulnya. Sedangkan untuk surat terbuka pemberian stempel
pada bagian belakang dari surat yang bersangkutan. Surat dinas
terbuka juga dibubuhi cap kode arsip, kode arsip, indeks, dan
tanggal batas umur (retensi) pada bagian kanan bawah surat 
4. Pengarahan surat masuk
Pengarah surat menentukan arah surat pada bagian kanan atas surat dengan
menggunakan pensil. Surat-surat yang telah diberi arahan dicatat oleh
petugas pencatat. 
5. Pencatatan surat masuk
Setelah surat masuk dibubuhi arahan dengan pensil, dicatat dalam lembar
pengantar (rangkap 2). Kemudian surat-surat masuk (penting) dikirim
kepada direksi/pimpinan cabang, sedangkan surat-surat masuk (biasa)
dikirim langsung kepada unit kerja (biro/bagian). 

16
 6. Pengendalian surat masuk
Sebelum surat masuk diteruskan kepada direksi/kepala biro (untuk pusat)
atau pemimpin cabang/kepala bagian (untuk cabang) dilampiri lembar
disposisi (rangkap 2). Instruksi pimpinan kepada bawahan ditulis pada
lembar disposisi yang bersangkutan. Pengendalian surat masuk
menggunakan lembar pengantar (LP) dan atau lembar disposisi (LD).
Pelaksana pengolah memproses surat tersebut sesuai dengan disposisi
pimpinan. 

Prosedur Surat Keluar 

1. Setiap surat keluar dikirim melalui bagian sekretariat umum. 

2. Surat keluar biasa, sebelum dikirim keluar kantor, dibubuhi nomor dan
tanggal surat keluar oleh bagian sekretariat umum kemudian dimasukkan
ke dalam amplop dan diberi alamat ke mana surat keluar itu akan dikirim. 
3. Surat keluar rahasia/tertutup dibubuhi nomor dan tanggal oleh unit
pengolah yang diperoleh dari bagian sekretariat umum.

2.6 Manfaat Prosedur Kerja

Manfaat dari adanya prosedur kerja adalah sebagai berikut :
 Prosedur kerja penting artinya sebagai suatu pola kerja yang
menjabarkan tujuan, sasaran, program kerja, fungsi-fungsi, dan
kebijaksanaan perusahaan ke dalam kegiata-kegiatan pelaksanaan yang
nyata.
 Melalui prosedur kerja yang tepat dapat dilakukan standarisasi dan
pengendalian kerja dengan setepat-tepatnya.
 Prosedur kerja bermanfaat baik bagi para pelaksana, maupun bagi
semua pihak yang berkepentingan untuk dijadikan sebagai pedoman
kerja.

2.7 Prinsip-prinsip penyusunan Prosedur Kerja

17
Mengingat pentingnya prosedur kerja, tata kerja, dan sistem kerja maka
perlu diketahui prinsip-prinsip dalam menyusun prosedur kerja, yaitu
sebagai berikut :
a. Prosedur kerja, tata kerja, dan sistim kerja, harus disusun dengan
memperhatikan tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya dan
waktu yang tersedia serta luas, macam, dan sifat dan tugas atau
pekerjaan.
b. Untuk mempersiapkan segala sesuatunya dengan tepat maka
terlebih dahulu dipersiapkan penjelasan tentang tujuan pokok
organisasi, skema organisasi berikut klasifikasi jabatan dan analisis
jabatannya, serta unsur-unsur kegiatan di dalam organisasi dan
lainnya.
c. Hendaknya ditentukan satu pokok bidang tugas yang akan dibuat
bagan prosedurnya.
d. Perlu didaftarkan secara rinci tentang pekerjaan yang harus
dilakukan berikut lamanya waktu yang diperlukan untuk
melaksanakan pekerjaan tersebut.
e. Dalam penetapan urutan tahap demi tahap dari rangkaian
pekerjaan, maka antara tahap yang satu dengan tahap yang
berikutnya harus terdapat hubungan yang sangat erat yang
keseluruhannya menuju ke satu tujuan.
f. Setiap tahap harus merupakan suatu kerja nyata dan perlu untuk
pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang
dimaksudkan.
g. Perlu ditetapkan tentang kecakapan dan keterampilan tenaga kerja
yang diperlukan untuk penyelesaian pekerjaan.
h. Prosedur kerja, tata kerja, dan system kerja harus disusun secara
tepat sehingga memiliki stabilitas dan fleksibilitas.
i. Penyusunan prosedur kerja, tata kerja dan system kerja harus selalu
disesuaikan dengan perkembangan teknologi.

18
 j. Untuk penggambaran tentang penerapan suatu prosedur tertentu
sebaiknya dipergunakan symbol dan skema atau bagan prosedur
dengan jelas dan tepat. Bagan semacam ini sering disebut skema
arus kerja.
k. Untuk menjamin penerapan prosedur kerja, tata kerja dan system
kerja dengan jelas dan tepat maka perlu dipakai buku pedoman. 

2.8 Asas-asas penyusunan Prosedur Kerja

Dalam penyusunan prosedur kerja perlu diperhatikan beberapa asas berikut
ini :
 Prosedur kerja harus dinyatakan secara tertulis, disusun secara sitematis,
serta dituangkan ke dalam bentuk minimal atau pedoman kerja
pelaksanaanya.
 Prosedur kerja harus dikomunikasikan atau diinformasikan secara
sistematis kepada semua petugas atau pihak yang bersangkutan atau
berkepentingan
 Prosedur kerja harus selaras dengan kebijaksanaan pimpinan, atau sesuai
dengan kebijaksanaan umum yang ditentukan pada tingkat yang lebih
tinggi
 Prosedur kerja harus dapat medorong pelaksanaan kegiatan secara efesien
serta menciptakan jaminan yang memadai bagi terjadinya sumber-sumber
yang berada dibawah pengendalian organisasi.
 Prosedur kerja harus ditinjau dan dievaluasi kembali secara periodik dan
bila perlu dapat direvisi sesuai dengan keadaan.

2.9 Pengaturan Kebijaksanaan Prosedur Kerja

Dalam pengaturan kebijaksanaanya, prosedur kerja dapat dinyatakan
sebagai berikut :
 Setiap pimpinan wajin menerapkan prinsip koordinasi, integrasi, dan
sinkronisasi, baik di tiap-tiap lingkungan instansi maupun dalam
hubungannya dengan instansi atau kantor lain.

19
  Setiap pimpinan suatu organisasi bertanggung jawab memimpin dan
mengoordinasikan bawahannya serta membimbing dan memberikan
petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya.
 Setiap pimpinan satuan organisasi wajib mengikuti petunjuk dan
bertanggung jawab kepada atasan masing-masing dengan
menyampaikan laporan berkala tepat pada waktunya.
 Setiap pimpinan organisasi wajib mengelola dan memanfaatkan
laporan sebagai bahan pengambilan keputusan, penyusunan laporan
lebih lanjut, dan memberikan petunjuk kepada bawahan.
 Dalam menyampaikan suatu laporan, setiap satuan organisasi wajib
memberikan tembusan kepada satuan organisasi lainnya secara
fungsional mempunyai hubungan kerja.

Contoh SOP
Prosedur Penanganan Keluhan Pelanggan

1. Menentukan pihak yang bertanggung jawab untuk menerima dan melayani

keluhan dari pihak pelanggan, dalam hal ini karyawan yang bekerja di bagian
customer service atau pelayanan pelanggan
2. Menerima bentuk keluhan yang masuk sesuai dengan bentuknya:
a. Bila sang pelanggan datang secara langsung untuk menyampaikan
keluhan, maka pelanggan tersebut bisa dipersilahkan untuk duduk
menunggu di ruang tunggu untuk menunggu giliran, kemudian pihak yang
betanggung jawab hendaknya menemui pelanggan tersebut untuk
melakukan identifikasi terhadap pelanggan kemudian mengklarifikasi dan
menerima keluhan yang hendak disampaikan.
b. Bila keluhan disampaikan melalui telepon, maka pihak yang dari layanan
pelanggan hendaknya menanyakan identitas dari sang pelanggan kemudian
menanyakan jenis keluhan yang ada. Keluhan tersebut juga hendaknya

20
 dicatat dengan rapi sebelum diserahkan kepada pihak yang berwenang
untuk menyelesaikannya
c. Bila keluhan disampaikan melalui bentuk tulisan baik surat atau email,
maka surat tersebut hendaknya disortir kemudian disampaikan kepada
pihak yang terkait
d. Bila keluhan disampaikan melalui telepon, maka pihak yang dari layanan
pelanggan hendaknya menanyakan identitas dari sang pelanggan kemudian
menanyakan jenis keluhan yang ada. Keluhan tersebut juga hendaknya
dicatat dengan rapi sebelum diserahkan kepada pihak yang berwenang
untuk menyelesaikannya
e. Bila keluhan disampaikan melalui bentuk tulisan baik surat atau email,
maka surat tersebut hendaknya disortir kemudian disampaikan kepada
pihak yang terkait
3. Mengklasifikasikan jenis keluhan berdasarkan tipenya. Ada dua tipe keluhan
yang akan ditangani oleh dua pihak yang berbeda yaitu:
a. Keluhan dalam bentuk pelayanan berupa administrasi, pengantaran barang
dan hal-hal umum lainnya
b. Keluhan karena proses operasional berupa kualitas produk yang
dipasarkan
4. Pelanggan yang telah melaporkan keluhan baik dalam bentuk lisan ataupun
tulisan hendaknya diberikan form tersendiri atau diberikan nomor dari form
yang memuat keluhan mereka.
5. Keluhan yang sudah tercatat dalam form dan sesuai dengan tipenya
hendaknya diteruskan kepada pihak yang terkait
6. Pihak yang terkait hendaknya memberikan alternatif solusi yang paling tepat
untuk permasalahan yang dimaksud
7. Memutuskan solusi mana yang terbaik dan menyerahkannya kepada kepala
bidang untuk diperiksa lebih lanjut
8. Bila sudah mendapat persetujuan dari kepala bidang terkait, maka solusi
tersebut bisa disampaikan kepada pihak yang terkait.

21
 Misalnya, solusi untuk keluhan yang terkait dengan kualitas produk bisa
disampaikan kepada manajer produksi barang untuk bisa ditindak lajuti
Solusi ini juga hendaknya disampaikan kepada pihak Layanan Pelanggan
9. Bila memang perlu, dari pihak Layanan Pelanggan hendaknya mengubungi
pelanggan yang melaporkan keluhan yang ada untuk menyampaikan solusi
yang telah diambil dari pihak perusahaan
10. Menerima umpan balik dari pelanggan mengenai solusi tersebut untuk bisa
mencegah masalah yang sama terjadi dikemudian hari
11. Melakukan pencatatan akan jenis keluhan dan solusi yang diterapkan kedalam
berkas tersendiri sebagai bahan evaluasi nantinya.

22
 BAB 3
PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Prosedur Kerja merupakan kegiatan yang harus dilakukan secara berurutan
untuk menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu. Pada hakikatnya prosedur itu
diterapkan bagi pekerjaan yang terjadi berulang-ulang, sehingga untuk pekerjaan
berikutnya tidak akan mengalami hambatan dan segala sesuatunya diharapkan
dapat berjalan lancar.
Dalam karakteristik prosedur ada kemungkinan prosedur yang
dipertahankan yang telah berlaku lama tidak akan cocok lagi dipertahankan. Oleh
karena itu, secara berkala perlu diadakan evaluasi terhadap prosedur yang berlaku,
apakah masih sesuai atau tidak. Apabila tidak sesuai lagi dicari apa sebabnya dan
dimana letak penyebabnya. Jika telah ditemukan penyebabnya maka harus
dianalisis lebih lanjut untuk kemudian dibetulkan dan dicoba lebih dahulu.
Apabila telah yakin bahwa prosedur yang telah diubah itu cocok barulah
diterapkan secara resmi.
Analisis prosedur kerja adalah segenap rangkaian aktivitas menelaah dan
menyempurnakan pedoman kerja, tata kerja, rangkaian kerja, tata cara, formulir,
dan peralatan dari seluruh kerja ketatausahaan yang harus dilakukan di kantor.
Sebelum prosedur kerja itu diterapkan, lebih dulu harus dianalisis dengan
secermat-cermatnya dengan tujuan untuk mencapai efisiensi kerja yang seoptimal
mungkin dalam organisasi.
Manfaat adanya prosedur kerja yaitu prosedur kerja sebagai pola untuk
menjabarkan tujuan, sasaran, program kerja, dan kebijaksanaan perushaan ke
dalam kegiatan pelaksanaan yang nyata. Melalui prosedur kerja juga dapat

23
melakukan pengendalian kerja dengan tepat. Pedoman kerja juga bermanfaat bagi
semua pihak yang berkepentingan untuk dijadikan sebagai pedoman kerja.

DAFTAR PUSTAKA

Sumber Buku :

Syamsi, Ibnu. 2004. Efisiensi, Sistem, dan Prosedur Kerja Edisi Revisi. Jakarta:

Bumi Aksara

Website :

http://kadeksephia.blogspot.com/2017/11/prinsip-prinsip-penyusunan-

prosedur.html

https://matematikaakuntansi.blogspot.com/2017/06/prosedur-kerja-

perusahaan.html?m=1

https://www.kajianpustaka.com/2016/10/pengertian-tujuan-fungsi-dan-manfaat-

sop.html

24
25