MAKALAH

DASAR-DASAR MANAJEMEN
KONSEP DASAR PENGAWASAN

DOSEN PENGAMPU :
Lora Triana SP.MM

DISUSUN OLEH :

1. MUHAMMAD FIQRI 2210211009

2. ZAHRAH DWI MELIA. F 2210211025
3. KHAYLA ARDITHA MAHARANI 2210212047
4. MUHAMMAD FIRZA 2210212069

UNIVERSITAS ANDALAS
FAKULTAS PERTANIAN
AGROTEKNOLOGI
PADANG
2023
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis ucapkan kepada Allah SWT yang telah memberikan
nikmat serta hidayahnya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan makalah
kelompok dengan judul “Konsep Dasar Pengawasan”

Dalam kesempatan kali ini, penulis mendapatkan banyak dukungan dari

berbagai pihak baik secara langsung maupun tidak langsung. Untuk itu, melalui
kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada

Selain itu, penulis menyadari bahwa makalah ini tidak luput dari kesalahan.
Oleh sebab itu, penulis akan selalu terbuka menerima kritik dan saran yang
membangun agar makalah ini dapat lebih baik lagi. Akhir kata penulis mengucapkan
terima kasih, semoga hasil makalah ini bermanfaat.

Padang, 6 November 2023

Penulis

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ......................................................... i

DAFTAR ISI ....................................................................... ii

BAB I PENDAHULUAN ................................................... 1

1.1 Latar Belakang .......................................................... 1

1.2 Rumusan Masalah ..................................................... 1
1.3 Tujuan ....................................................................... 1

BAB II PEMBAHASAN .................................................... 2

2.1 Pengertian dan Tujuan Pengawasan ........................... 2

2.2 Dasar-Dasar Proses Pengawasan ............................... 3
2.3 Teknik dan Metode Pengawasan ................................ 10

BAB III PENUTUP ............................................................ 15

3.1 Kesimpulan ............................................................... 15

3.2 Saran ......................................................................... 15

DAFTAR PUSTAKA .......................................................... 16

ii
 BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Ada banyak alasan untuk menentukan penyebab kegagalan suatu organisasi atau
keberhasilan organisasi lainya Tetapi masalah selalu berulang dalam semua organisasi
yang gagal adalah tidak atau kurang adanya pengawasan yang memadai .Agar suatu
organisasi tidak banyak mengalami kegagalan maka suatu organisasi harus
mempelajari dulu dasar-dasar pengawasan dan pada bab ini akan diuraikan berbagai
teknik dan metode pengawasan yang dapat digunakan agar fungsi pengawasan dapat
berjalan dengan efektif dan efisien .
Pengawasan sebenarnya mengandung arti menjaga stebilitas atau equilibrium.
Untuk mencapai keseimbangan, bagaimana pun juga seorang manajer harus
mengubah apa yang dikerjakan atau merubah standar yang digunakan sekarang untuk
mengukur pelaksanaan Dan teknik-teknik serta metode-metode pengawasan
hendanya digunakan secara simultan tidak berdiri sendiri. Pengawasan ialah untuk
mempermudah pelaksanaan dalam merealisasi tujuan agar sesuai dengan urutan
pelaksanaan.
1.2 RumusanMasalah
1. Apa pengertian dan tujuan pengawasan?
2. Apa saja sistem dan proses pengawasan
3. Apa saja alat-alat pengawasan

1.3 Tujuan
1. Untuk mengetahui lebih dalam tentang pengertian pengawasan
2. Untuk mengetahui tujuan pengawasan
3. Untuk mengetahu dan memahami sisstem dan proses pengawasan

1
 BAB II PEMBAHASAN

2.1 Pengertian dan tujuan pengawasan

Tak dapat dipungkiri bahwa masing-masing fungsi pimpinan berhubungan
erat satu sama lainya .Hal ini akan lebih jelas, bila kita ingat bagwa sesungguhnya
fungsi pimpinan ada 5 yaitu ,merencanakan, pengorganisasian, penyusunan, memberi
perintah,dan pengawasan adalah prosedur atau urutan dalam pelaksanaan dalam
meralisasi tujuan badan usaha.
Pengawasan dapat didefinisikan sebagai proses untuk "menjamin" bahwa
tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai. Ini berkenaan dengan cara-cara
membuat kegiatan sesuai yang direncanakan . Pengertian ini menunjukkan adanya
hubungan yang sangat erat antara perencanaan dan pengawasan. Seperti terlihat
dalam kenyataan, langkah awal proses pengawasan adalah sebenarnya langkah
perencanaan, penetapan tujuan, standar atau sasaran pelaksanaan suatu kegiatan.
Karena kadang-kadang sulit untuk membedakan antara rencana, standar atau apa itu
pengawasan, maka perlu dipahami terlebih dahulu pengertian-pengertian tujuan,
sarana, prosedur , dan sebagainya. Fungsi pengawsan manajemen juga berhubungan
erat dengan fungsi-fungsi manejerial lainnya. Pengawasan membantu penilaian
apakah perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia, dan pengarahan telah
dilaksankan secara efektif. Dan fungsi pengawsan itu sendiri harus diawasi .Sebagai
contoh, apakah laporan-laporan pengawasan akurat ?Apakah kegiatan di ukur dengan
interval frekuensi waktu yang mencukupi? Semuanya ini merupakan aspek
pengawasan pada fungsi pengawsan.
Definisi pengawasan yang dikemukakan oleh Robert J. Mockler berkut ini
telah memperjelas unsur-unsur esensial proses pengawasan :
Pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik umtuk menetapkan
standar pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencanaan , merancang sistem umpan
balik membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan

2
sebelumnya ,menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan ,serta
mengambil tindakan koreksi yang diperlikan untuk menjamin bahwa semua sumber
daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisisien dalam
pencapain tujuan-tujuan perusahaan.
Tujuan utama dari pengawasan ialah mengusahakan agar apa yang
direncanakan menjadi kenyataan. Untuk dapat benar-benar merealisasi tujuan utama
tarsebut, maka pengawasan pada taraf pertama bertujuan agar pelaksanaan pekerjaan
sasuai dengan instruksi yang telah dikeluarkan ,dan untuk mengetahui kelemahan-
kelemahan serta kesulitan-kesulitan yang dihadapi dalam pelaksanaan rencana
berdasarkan penemuan-penemuan tersebut dapat diambil tindakan untuk
memperbaikinya baik pada waktu itu ataupun waktu- waktu yang akan datang.
2.2 Dasar-Dasar Proses Pengawasan
A. Tipe-Tipe Pengawasan
Ada tiga tipe dasar pengawasan yaitu (1) pengawasn pendahuluan, (2)
pengawasan concurent, dan (3) pengawasan umpan balik.
(1) Pengawasan Pendahuluan.
Pengawasan pendahuluan (feedforward control).Pengawasan pendahuluan ,
atau sering disebut steering controls , dirancang untuk mengantisipasi masalah-
masalah penyimpangan-penyimpangan dari standar atau tujuan dan memungkinkan
koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu diselesaikan . Jadi, pendekatan
pengawasan ini lebih aktif dan agresif mendeteksi masalah-masalah dan mengambil
tindakan yang diperlukan sebelum suatu masalah terjadi. Pengawasan ini akan efektif
hanya bila manajer mampu mendapatkan informasi akurat dan tepat pada waktunya
tentang perubahan-perubahan dalam lingkunganatau tentang perkembangan terhadap
tujuan yang dinginkan.
(2) Pengawasan Concurent
Pengawsan yang dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan kegiatan
(concurent control). Tipe pengawsaan ini merupakan proses di mana aspek tertentu
dari suatu prosedur harus disetujui dulu, atau syarat tertentu harus dipenuhi dulu

3
sebelu kegiatan - kegiatan bisa dilanjutkan, atau menjadi semacam peralatan "double-
check" yang lebih menjamin ketepatan pelaksanaan suatu kegiatan.
(3) Pengawasan Umpan Balik.
Pengawasan umpan balik (feedback control) . Pengawasan umpan balik, juga
dikenal sebagai past-action control , mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang
telah diselesaikan. Sebab-sebab penyimpangan dari rencana atau standar ditentukan ,
dan penemuan-penemuan diterapkan untuk kegiatan-kegiatan serupa di masa yang
akan datang Pengawasan ini bersifat historis, pengukuran dilakukan setelah kegiatan-
kegitan terjadi.
Ketiga bentuk pengawasan tersebut sangat berguna bagi manajemen.
Pengawasan pendahuluan dan "berhenti-terus" cukup memadai untuk memungkinkan
manajemen membuat tindakan koreksi dan tetap dapat mencapai tujuan. Tetapi da
beberapa faktor yang perli dipertimbangkan disamping kegunaan dua bentuk
pengawasan itu. Petama biaya keduanya mahal.Kedua, banyak kegitan tidak
memungkinkan dirinya dimonitor secara terus menerus Ketiga, pengawasan yang
berlebihan akan menjadikan produktivitas berkurang. Oleh karena itu, manajemen
harus menggunakan sistem pengawasan yang paling sesuai bagi situasi tertentu.
B.Tahap-tahap dalam proses pengawasan
Tahap 1: Menetapankan Alat Pengukur Standar.
Tahap pertama dalam pengawasan adalah penetapan standar pelaksanaan.
Standar mengandung arti sebagai suatu satuan pengukuran yang dapat digunakan
sebagi "patokan" untuk penilaian hasil-hasil. Tujuan, sasaran, kuota dan target
pelaksanaan dapat digunakan sebagai sebagai standar .Bentuk standar yang lebih
khusus antara lain target penjualan, anggaran,bagian pasar (market-share), marjin
keuntungan, keselamatan kerja, dan sasaran produksi.
Tiga bentuk stand yang umum adalah :
1.Standar-standar fisik adalah standar yang dipergunakan untuk menilai atau
mengukur hasil pekerjaan bawahan dan bersifat nyata tidak dalam bentuk uang.
meliputi kuantitas barang atau jasa,kuantitas hasil produksi,kualitas hasil produksi
jumlah langganan,dan waktu produksi.

4
2. Standar-standar bentuk uang adalah semua standar yang dipergunakan untuk
menilai atau mengukur hasil pekerjaan bawahan dalam bentuk jumlah uang , yang
ditunjukkan dalam rupiah dan mencakup biaya tenaga kerja , biaya penjualan, laba
kotor, pendapatan penjualan, standar investasi artinya ditentukan keefektifan tertentu
dalam penggunaan modal,misalnya ditentukan keuntungan bersih 10% dan
sebagainya.
3. Standar-standar waktu, meliputi kecepatan produksi atau batas waktu suatu
pekerjaan harus diselesaikan.
4. Standar intangible adalah standar yang biasa digunakan untuk mengukur atau
menilai kegiatan bawahan yang diukur baik dengan bentuk fisik maupun dalam
bentuk uang Misalnya, untuk mengukur kegiatan bagian atau kepala bagian hubungan
kemasyarakatan atau mengukur sikap pegawai terhadap perusahaan .
Tahap 2 : Menilai (Mengevaluasi)
Fase kedua dalam pengawasan adalah menilai atau evaluasi. ,dimaksudkan
dengan membandingkan hasilpekerjaan karyawan (actual result)dengan alat pengukur
standar yang sudah ditentukan .Dengan demikian jelas dapat melaksanakan tugas ini
dua hal harus tersedia , yaitu (1) standar atau alat ukur dan (2) actual result atau hasil
pekerjaan karyawan.

Standar apa yang digunakan sebagai alat pengukur ? itu sudah ditentukan atau
sudah ditetapkan pada fase pertama . Yang menjadi masalah adalah memperoleh hasil
pekerjaan karyawan (actual result). Dapat diketahui berbagai cara , yakni (1) dari
laporan tertulis yang disusun bawahan baik laporan rutin maupun laporan istimewa
dan (2) langsung mengunjungi bawahan untuk menanyakan hasil pekerjaanya ,atau
bawahan dipanggil untuk memberi laporan lisan.

Memperoleh hasil pekerjaan bawahan melalui cara pertama , mengandung suatu

segi kelemahan . Dengan laporan tertulis dari bawahan ,pimpinan sulit menentukan
apa yang berupa kenyataan dan apa yang berupa pendapat dari laporan itu . Dengan
kata lain , laporan tertulis dapat disusun bawahan dengan sedemikian rupa sehingga
bersifat berlebih-lebihan , artinya hasil yang dicapai bawahan dilaporkan melebihi

5
dari hasil yang sesungguhnya .Selanjutnya,mungkin sekali laporan disusun tidak
semestinya ,artinya tidak seluruhnya unsur-unsur laporan dimuat . Melalui cara kedua
pun terdapat suatu segi kelemahan . Tidak selalu pimpinan mempunyai cukup waktu
untuk mengunjungi bawahan atau berwawancara dengan bawahan,mengingat
aktivitas-aktivitasnya yang lain ,mengingat jarak dan sebagainya .Kelemahan cara
pertama dapat diatasi dengan memberikan bimbingan atau pedoman-pedoman dalam
penyusunan laporan. Kelemahan dalam cara keduadapat diatasi dengan membantu
pimpinan yang melakukan kegiatan itu . Jadi, dibentuk suatu badan kontrol
(pengawasan) yang bertugas mendapatkan laporan hasil pekerjaan bawahan dengan
jalan mendatangi bawahan atau meminta bawahan memberikan laporan lisan.
Pembentukan badan kontrol seperti tersebut diatas adalah suatu carauntuk
mengeektifkan pimpinan dalam melaksakan fungsi pengawasan ini .
Bila kedua hal tersebut diatas sudah tersedia, jadi baik standarmaupun actual
result sudah ada, pimpinan dapat mengandakan penilaian. Jadi, pimpinan
membandingkan hasil pekerjaan bawahan yang senyatanya dengan standar sehingga
dengan perbandingan itu dapat dipastikan terjadi tidaknya penyimpangan.
Jadi,standar menilai kenyataan.Inilah fase kedua ,yakni mengadakan penilain atau
membandingkan standar dengan hasil sesungguhnya yang dicapai bawahan.

Tahap 3 :Mengadakan Tindakan perbaikan (corrective action)

Fase terakhir ini hanya dilaksanakan , bila fase sebelumnya dipastikan telah
terjadi penyimpangan . Dengan tindakan perbaikan diartikan ,tindakan yang
diambil untuk menyesuaikan hasil pekerjaan nyata yang menyimpang agar sesuai
dengan standar atau rencana yang telah ditentukan sebelumnya . Mengambil contoh
diatas tadi ,tindakann perbaikan adalah tindakan yang diambil agar hasil penjualan
Rp400.000,- dapat disesuaikan menjadi jumlah penjualan sebesar setengah juta .

Untuk dapat melaksanakan tindakan perbaikan , maka pertama-tama haruslah

dianalisis apa yang menyebabkan terjadinya perbedaan itu . Harus diketahui lebih
dahulu yang menyebabkan terjadinya perbedaan. Sama halnya dengan seorang dokter
yang menghadapi pasienya : untuk menyembuhkan penyakit pasien tersebut dokter

6
harus menyelidiki apa yang menimbulkan atau menyababkan terjadinya penyakit itu.
Bila diketahui apa yang menyebabkan penyakit itu , diberikan obat yang sesuai untuk
menyembuhkanya. Demikianlah, bila pimpinan sudah mengetahui apa yang
menyebabkan tarjadinya penyimpangan ,haruslah diambil tindakan perbaikan.
Mengapa terjadi penyimpangan pada jumlah penjualan di atas.Penyimpangan itu
mungkin terjadi karena satu atau atau beberapa sebab sebagai berikut:
a. Kekurangan faktor produksi sehingga pengiriman barang-barang yang
dipesan pelanggan telat .
b. Tidak cakapnya pimpinan penjualan untuk mengorganisasi human
resources dan recources lainya dalam lingkunganya.
c. Sikap-sikap pegawai di bagian penjualan menjadi apatis dan sebagainya.

Bila pemimpin sudah dapat menetapkan dengan pasti sebab –sebab terjadinya
penyimpangan barulah diambil tindakan perbaikan . Bila penyimpangan terjadi
karena sebab pertama, maka pimpinan dapat mengadakan tindakan perbaikan dengan
jalan , misalnya menambah tenaga kerja di bagian pengiriman.Jika penyimpangan
terjadi karena sebab kedua, pimpinan dapat mengadakan tindakan perbaikan dengan
jalan memperbaiki cara selaksi pimpinan. Atau dengan jalan mendidik kembali
kepala bagian penjualan tersebut . kalaupenyimpangan terjadi disebabkan oleh karena
sikap pegawai yang apatis, maka tindakan perbikan akan diambil. Misalnya
memberikan daya perangsang yang lebih baik kepada para pegawai,ataumengubah
kebijakan personalia yang dianut oleh perusahaan dan sebagainya.

C.Pentingnya pengawasan

Berbagai faktor yang membuat pengawasan semakin dipelukan oleh setiap

organisasi .Faktor-faktor itu adalah :
1. Perubahan lingkungan organisasi. Berbagai perubahan lingkungan organisasi
terjadi terus menerus dan tak dapat dihindari, seprti munculnya inovasi produk
dan pesaing baru , ditemuknnya bahan baku baru, adanya peraturan pemerintah
baru , dan sebagainya , Melalui fungsi pengawasan manajer mendeteksi
perubahan-perubahan yang berpengaruh pada barang dan jasa organisasi ,

7
 sehingga mampu mengahadapi tantangan atau memanfaatkan kesempatan yang
diciptakan perubahan-perubahan yang terjadi..
2. Peningkatan kompleksitas organisasi . Semakin besar organisasi semakin
memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati. Berbagai jenis produk
harus diawasi untuk menjamin bahwa kualitas dan profitabilitas tetap terjaga ,
penjualan eceran pada para penyalur perlu dianalisa dan dicatat secara tepat :
bermacam-macam pasar organisasi , luar dan dalam negeri , perlu selalu
dimonitor . Di samping itu organisasi sekarang lebih bercorak desentralisasi ,
dengan banyak agen-agen atau penjualan dan kantor-kantor pemasaran , pabrik-
pabrik yang terpisah seara feografis , atau fasilitas-fasilitas penelitian yang
tersebar luas . Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan
denggan lebih efisien dan efektif
3. Kesalahan-kesalahan , Bila para bawahan tidak pernah membuat kesalahan ,
manajer dapat secara sederhana melakukan fungsi pengawasan . Tetapi
kebanyakan anggota organisasi sering membuat kesalahan-kesalahan –memesan
barang atau komponen yang salah , membuat penentuan harga yang terlalu
rendah , masalah-masalah diagnosa secara tidak tepat . Sistem pengawasan
memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan-kesalahan tersebut sebelum
menjadi kritis.
4. Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang . Bila manajer
mendelegasikan wewenang kepada bawahannya tanggung jawab atasan itu
sendiri tidak berkurang .Satu-satunya manajer dapat menentukan apakah
bawahan telah melakukan tugas-tugas yang telah dilimpahkan kepadanya adalah
dengan mengimplementasikan sistem pengawasan .Tanpa siste tersebut ,
manajer tidak dapat memeriksa pelakanaan tugas bawahan.
D.Karakteristik-karakteristik pengawasan yang efektif

Untuk menjadi efektif , sistem pengawasan harus memenuhi kriteria

tertentu .Kriteria-kriteria utama adalah bahwa sistem seharunya 1) mengawasi
kegiatan-kegiatan yang benar , 2) tepat waktu, 3) dengan biaya yang efektif , 4) tepat

8
akuarat , dan 5) dapat diterima oleh yang bersangkutan . Semakin dipenuhinya
kriteria-kriteria tersebut semakin efektif sistem pengawasan. Karateristik-karateristik
pengawasan yang efektif dapat lebih diperinci sebagai berikut :
1. Akurat . Informasi tentang pelaksana kegiatan harus akurat. Data yang tidak
akurat dari sistem pengawasan dapatmenyebabkan organisasi mengambil
tidakan koreksi yang keliru atau bahkan menciptakan masalah yang
sebenarnya.
2. Tepat waktu. Informasi harus dikumpulkan , disampaikan dan dievaluasi
secepatnya bila kegiatan perbaikan harus dilakukan segera.
3. Obyektif dan menyeluruh . Informasi harus mudah dipahami dan besifat
obyektif secara lengkap.
4. Terpusat pada titik –titik pengawasan strategik . Sistem pengawasan harus
memusatkan perhatian pada bidang-bidang dimana penyimpangan-
penyimpangan dari standar paling sering terjadi atau akan mengakibatkan
kerusakan paling fatal.
5. Realistik secara ekonomis . Biaya pelaksanaan sistem pengawasan harus
lebih rendah , atau paling tidak sama , dengan kegunaan yang diperoleh dari
sitem tersebut
6. Realistik secara organisasional . Sistem pengawasan haruscocok atau
harmonis dengan kenyataan-kenyataan organisasi .
7. Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi. Informasi oengawasan harus
terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi karena (1)setiap tahap dari proses
pekerjaan dapat mempengaruhi suskes atau kegagalan keseluruhan operasi ,
dan (2) informasi pengawasan harus sampai pada seluruh personalia yang
memerlukannya.
8. Fleksibel .Pengawasan harus mempunyai fleksibilitas untuk memberikan
tanggapan atau reaksi terhadap ancaman ataupun kesempatan dari lingkungan .

9
 9. Besifat sebagai petunjuk dan operasional . Sistem pengawasan efektif harus
menunjukkan, baik deteksi atau deviasi dari standar , tindakan koreksi apa
yang seharusnya diambil.
10. Diterima para anggota organisasi .Sistem pengawasan harus mampu
mengarahkan pelaksanaan kerja para anggota organisasi dengan mendorong
perasaan otonom , tanggung jawab dan berprestasi
2.3 Teknik dan metode pengawasasan
A. Teknik –Teknik Pengawasan .

Berbagai teknik yang digunakan antara lain adalah :

Pertama : pengamatan langsung atau observasi oleh manajemen untuk

mengetahui bagaimana caranya para petugas operasional menyelenggarakan kegiatan
dan menyelesaikan tugasnya . Teknik ini dapat berakibat sangat positif dalam
iplementasi strategi dengan efisien dan efektif .Dikatakan demikian karena dengan
pengamatan langsung berbagai manfaat dapat dipetik seperti perolehan
informasi bukan hanya tentang jalanya pelaksanaan berbagai kegiatan operasional ,
akan tetapi juga dengan demikian manajeman dapat segera meluruskan tindakan
parapelaksana apabila diperlukan dan manajemen lansung dapat
memberikan pengarahan tentang cara kerja yang benar.

Kedua : Melalau laporan baik laporan lisan maupun tertulis dari para tim yang
sehari-hari mengawasi secara langsung kegiatan para bawahanya . Dalam semua
organisasi ,penyampaian laporan dari seorang bawahan kepada atasanya merupakan
hal yang bukan hanya bisa terjadi akan suatu keharusan .Dalam rangka pelaksanaan
suatu strategi laporan yang disampaikan oleh seorang bawahan kepada atasanya harus
memenuhi berbagai persyaratan ,seperti : penyampaian secara berkala ,dalam format
yang ditentukan,mengandung informasi yang bersifat kritikal.

Ketiga : melalui penggunaan kuesioner yang respondenya adalah para pelaksana

kegiatan operasional . penggunaan kuesioner sangat bermanfaat apabila maksudnya
adalah untuk menggali informasi yang tentang situasi nyata yang dihadapi dilapangan
dari sejumlah besar tenaga pelaksana kegiatan operasional.

10
 Keempat : Wawancara . apabila diperlukan wawancara dengan para
penyelenggara berbagai kegiatan operasional pun dapat dilakukan dalam rangka
pengawasan .Telah umum diketahui bahwa terdapat tiga bentuk wawancara ,yaitu
yang tidak terstruktur , yang terstruktur dan kombinasi keduanya .tegasnya dalam
wawancara harus menjamin kebebasan pihak yang diwawancarai untuk
menyampaikan informasi ,terutama informasi yang bersangkutan dengan masalah.
B. Metode pengawasan

Ada banyak alasan untuk menentukan penyebab kegagalan suatu organisasi atau
keberhasialn organisasi lainnya . Tetapi masalah yang selalu berulang dalam semua
organisasi yang gagal adalah tidak atau kurang adanya pengawasan yang memadai .
Prinsip-prinsip pengawasan telah dibicarakan dalambab sebelummnya . Pada bab ini
akan di uraikan berbagai teknik dan metode pengawasan yng dapat digunakan agar
fungsi pengawasan dapat berjalan dengan efektif dn efesien.

Pengawasan sebenarnya mengandung arti penjagaan stabilitas dan

equibilirium .Untuk mencapai keseimbangan , bagaimanapun juga, manajer harus
selalu merubah apa yang dkerjakannya atau merubah standar yang digunakan
sekarang utuk mengukur pelaksanaan . Dan teknik-teknik serta metode-metode
pengawasan hendaknya digunakan secara simultan , tidak berdiri sendiri-
sendiri.. Metode pengawasan terdiri atas dua kelompok ,yaitumetode bukan kuntitatif
(non -quantitative) dan metodekuantitatif .

a.Metode Pengawasan Non-Kuantitatif.

Metode pengawasan non-kuantitatif adalah metode-metode pengawasan yang

digunakan manajer dalam pelaksanaanfungsi-fungsi manajemen Pada umumnya hal
ini mengawasikeseluruhan (overall) performance organisasi .Dan sebagianbesar
mengawasi sikap para karyawan .

Metode yang sering digunakan meliputi:

1 .Pengamatan(control by observation).

2.Inspeksi teratur dan langsung (control by regular and spot inspection).

11
3.Pelaporan lisan dan tertulis (control by report).

4.Evaluasi pelaksanaan

5.Diskusi antara manajer dan bawahan dalam pengawasandan pengarahan satuan kerj
a.

Sistem-sistem dan metode-metode manajemen yang digunakan untuk tujuan

pengawasan mencakup juga management by objectivitas (MBO), managemet by
exception (MBE), dan managemet information system (MIS), yang semuanya telah
dijelaskan dalam bab-bab sebelumnya

b.Metode Pengawasan Kuantitatif

Metode-metode kuantitatif untuk mengukur dan memeriksa kuantitas dan

kualitas keluaran(output). Metode-metode kuantitatif tersebut terdiri dari:
1. Anggaran (budget) seperti a) anggaran operasi, anggaran penggunaan modal,
anggran penjualan, angggaran kas , dan lain-lainnya, dan b) anggran khusus,
seperti planning – programmiing-budgeting system (PPBS), zero – base
budgeting (ZBB), dan human resource accounting (HRA) .
2. Audit, seperti a) internal audit,b)external audit dan c) management audit.
3. Analisa break – even
4. Analisa Rasio
5. Bagan dan teknik yang berhubungan dengan waktu pelaksanaan kegiatan ,
seperti a) bagan Gant, b) Program Evalution and Review Technique (PERT),
dan c) Critical path Method (CPM).
C. Bidang-bidang kunci pengawasan
1. Pengawasan Kuantitas
Maksud dari pengawasan kuantitas adalah untuk terus memperhatikan bagaimana
caranya berbagai hasil produksi dan jasa-jasa tertentu tidak sampai habis.
Pengawasan inventaris merupakan bagian utama dari pengawasan kuantitas. Pada
umumnya inventaris dapat digolongkan dalam salah satu kategori bahan mentah,
dalam proses, atau barang jadi. Inventaris bahan mentah bertindak sebagai bantalan

12
antara pembelian dan produksi. Inventaris dalam proses digunakan untuk
pembantahan perbedaan-perbedaan dalam lajunya arus melalui berbagai proses
produksi.
2. PengawasanKualitas
Kualitas adalah istilah relatif berarti hal yang berbeda bagi orang yang
berbeda pula. Untuk mengapus pendapat umum salah, kualitas haruslah diartikan
bahwa dalam pengawasa kualitas tujuannya adalah mempertahankan kualitas yang
memuaskan untuk tujuan yang dimaksudkan, bukan kualitas yang setinggi
mungkin. Khusustujuan yang dicari adalah apa yang terbaik dalam istilah-istilah
berikut: konsisten dengan harga yang diminta untuk hasil produksi atau jasa itu dan
diberikan hasil-hasil yang memuaskan dan dapat dipercaya.
proses pengawasan kualitas didasarkan atas teori-teori dan kemungkinan statistik,
yang digunakan pada contoh-contoh yang di produksi dengan suatu proses. Selagi
proses itu masih dalam operasi maka diambil ukuran-ukuran dari hasil produksi
atau jasa itu dan dibandingkan dengan standar-standar yang sudah ditetapkan.

3. PengawasanWaktu
Menggunakan waktu dengan efektif adalah suatu tantangan bagi setiap manajer.
Psrs msnsjer bersd dibawah penekanan untuk mengurangi waktu yang dipakai
untuk membaca material, menghindari rapat dan mencapai keputusan-keputusan.
Waktu adalah suatu sumber yang terbatas. Seorang manajer sering mengeluh,
bahwa waktu yang terbuang dengan panggilan-panggilan telepon dan rapat-rapat
dapat dihindari, kalau ada tersedia sebelumnya sekedar cara yang dapat dipercaya
untuk menilainya. Ada beberapa hal yang dapat dilakukan oleh para manajer untuk
menggunakan waktu mereka lebih baik. Beberapa diantarnya adalah menggunakan
seorang pembantu atau seorang sekretaris untuk melindungi manajer itu dari
pemborosan waktu, mengadoptasi suatu kriteria hasil-hasil dari waktu manajer
untuk usaha-usaha pembuatan keputusan, dan mengumpulkan data-data waktu
untuk kegiatan-kegiatan yang berlangsungdan evaluasi serta perbaikan penggunaan
waktu.

13
 banyak pemajak-pembajak waktu yang dapat menghabiskan waktu seorang
manajer. Diantaranya adalah : rapat-rapat dan konferensi-konferensi, telepon-
telepon, tamu-tamu, dan pekerjaan surat menyurat yang berlebihan.
4. PengawasanBiaya
Biaya adalah suatu pertimbangan dalam semua kegiatan. Kebanyakan biaya dapat
dikategorikan dalam lima kategori yaitu : biaya langsung, biaya yang material
langsung, biaya overhead tata usaha pabrik, ongkos penjualan, dan ongkos
administrasi.
D. Manfaar hasil pengawasan

Terlepas dari teknik mana yang dianggap paling penting dan tepat untuk
digunakan , manfaat terpenting dari pengawasan adalah :

a).tersedianya bahan informasi bagi manajemen tentang situasi nyata dalam mana
organisasi berbeda

b).dikenalinya faktor-faktor pendukung terjadinya operasionalisasi rencana dengan

efisien dan efektif

c).pemahaman tentang berbagai faktor yang menimbulkan kesulitan dalam

penyelengaraan berbagai kegiatan operasional .

d.) langkah-langkah apa yang segera dapat diambil untuk menghargai kinerja yang
memuaskan

e).tindakan preventif apa yang yang segera dapat dilakukan agar deviasi dan standar
tidak terus berlanjut.

14
 BAB III PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Pengawasan dapat didefinisikan sebagai proses untuk “menjamin” bahwa
tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai. Ini berkenaan dengan cara-cara
membuat kegiatan sesuai yang direncanakan . Pengertian ini menunjukkan adanya
hubungan yang sangat erat antara perencanaan dan pengawasan . Seperti terlihat
dalam kenyataan , langkah awal proses pengawasan adalah sebenarnya langkah
perencanaan , penetapan tujuan , standar atau sasaran pelaksanaan suatu
kegiatan. Ada tiga tipe dasar pengawasan ,yaitu (1) pengawasn pendahuluan , (2)
pengawasan concurent , dan (3) pengawasan umpan balik.

Tahap – tahap dalam proses pengawasan terdiri dari standart, evaluate dan corrective
action . Untuk menjadi efektif , sistem pengawasan harus memenuhi kriteria
tertentu .Kriteria-kriteria utama adalah bahwa sistem seharunya 1) mengawasi
kegiatan-kegiatan yang benar , 2) tepat waktu, 3) dengan biaya yang efektif , 4) tepat
akuarat , dan 5) dapat diterima oleh yang bersangkutan . Semakin dipenuhinya
kriteria-kriteria tersebut semakin efektif sistem pengawasan. Teknik pengawasan
terdiri dadi empat teknik yang saling berurutan. Dan metode pengawasan terdiri dari
dua metode yakni metode kuantitatof dan metode bukan kuantitatif .

Manfaat terpenting dari pengawasan adalah :a).tersedianya bahan informasi

bagi manajemen tentang situasi nyata dalam mana organisasi berbeda,b).dikenalinya
faktor-faktor pendukung terjadinya operasionalisasi rencana dengan efisien dan
efektif, c).pemahaman tentang berbagai faktor yang menimbulkan kesulitan dalam
penyelengaraan berbagai kegiatan operasional .

3.2 Saran
Kami menyadari bahwa Makalah ini masih jauh dari kesempurnaan, oleh karena
itu kritik dan saran dari semua pihak yang bersifat membangun selalu kami harapkan
demi kesempurnaan makalah ini. Akhir kata, kami sampaikan terima kasih kepada
semua pihak yang telah berpartisipasi.

15
 DAFTAR PUSTAKA

Handoko ,T.Hani,.2008. Manajemen Edisi 2.Yogyakarya:BPFE.

Manulang , M. Dasar-Dasar Manajemen .2012.Yogjakarta:GADJAH MADA

UNIVERSITY PRES.,

Siagian,Sondang P. 1995 .Manajenen Stratejik. Jakarta: Bumi Aksara .

Terry ,George R. . Leslie W. Rue. 1992.Dasar-Dasar Manajemen.Jakarta :Bumi

Aksara.

16