Pengawasan atau Pengendalian

Makalah disusun dalam Rangka memenuhi Mata Kuliah

Pengantar Manajemen

Disusun Oleh :
Vivien Fitrianna 01202040140

PROGRAM STUDI MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI
INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA KOSGORO 1957
TAHUN 2021
 KATA PENGANTAR
Rasa syukur yang dalam kami sampaikan ke hadiran Tuhan Yang Maha Pemurah, karena
berkat kemurahanNya makalah ini dapat kami selesaikan sesuai yang diharapkan. Dalam makalah
ini kami membahas “Pengawasan atau Pengendalian”, salah satu aspek penting yang menjadi cara
untuk mengamati dan mengevaluasi secara terus – menerus pelaksanaan kegiatan sesuai dengan
rencana kerja.

Makalah ini dibuat dalam rangka memperdalam pemahaman tentang Pengawasan atau
Pengendalian dan sekaligus melakukan apa yang menjadi tugas mahasiswa yang mengikuti mata
kuliah “Pengantar Manajemen”

Dalam proses pendalaman materi ini, tentunya kami mendapatkan bimbingan, arahan, koreksi dan
saran, untuk itu rasa terima kasih yang dalam-dalamnya kami sampaikan” : DR. H.HASWAN
YUNAS,MM, selaku dosen mata kuliah “Pengantar Manajemen” , Rekan-rekan mahasiwa yang
telah banyak memberikan masukan untuk makalah ini.

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ............................................................................................................................ i

DAFTAR ISI.......................................................................................................................................... ii
BAB I ..................................................................................................................................................... 1
PENDAHULUAN .................................................................................................................................. 1
1.1 Latar Belakang ............................................................................................................................ 1
1.2 Rumusan Masalah ....................................................................................................................... 2
1.3 Tujuan Penulisan ......................................................................................................................... 2
BAB II .................................................................................................................................................... 3
PEMBAHASAN .................................................................................................................................... 3
2.1 Definisi Pengawasan .................................................................................................................... 3
2.2 Tujuan dari Fungsi Pengawasan ................................................................................................. 4
2.3 Langkah – Langkah dalam Proses Pengawasan ......................................................................... 5
2.4 Beberapa Gejala yang Memerlukan Pengawasan dan Pengendalian ........................................ 6
2.5 Fungsi Pengawasan dalam Praktik ............................................................................................. 7
BAB III ................................................................................................................................................ 11
PENUTUP............................................................................................................................................ 11
3.1 Kesimpulan ................................................................................................................................ 11
3.2 Saran .......................................................................................................................................... 11
BAB IV ................................................................................................................................................ 13
DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................................................... 13

ii
 BAB I

PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pengawasan/Controlling merupakan fungsi manajerial yang keempat setelah
perencanaan/Planning, pengorganisasian/Organization, penggerakan/ Actuating. Perencanaan
adalah proses untuk mengamati dan mengevaluasi secara terus – menerus pelaksanaan kegiatan
sesuai dengan rencana kerja yang sudah disusun. Pengawasan adalah fungsi manajemen yang tidak
kalah pentingnya dalam suatu organisasi dimana peran dari personal yang sudah memiliki tugas,
wewenang, dan menjalankan pelaksanaannya perlu dilakukan agar berjalan sesuai dengan tujuan,
visi, dan misi perusahaan.

Didalam manajemen perusahaan yang modern fungsi control ini biasanya dilakukan oleh
divisi audit internal. Semua fungsi manajemen yang lain, tidak akan efektif tanpa disertai fungsi
pengawasan.Pengawasan merupakan salah satu fungsi dalam manajemen suatu organisasi.
Dimana memiliki arti suatu proses mengawasi dan mengevaluasi suatu kegiatan.

Suatu organisasi juga memiliki perancangan proses pengawasan, yang berguna untuk
merencanakan secara sistematis dan terstruktur agar proses pengawasan berjalan sesuai dengan
apa yang dibutuhkan atau direncanakan. Dengan adanya pengawasan, maka organisasi akan terus
berjalan dan semakin komplek dari waktu ke waktu, banyaknya orang yang berbuat kesalahan dan
guna mengevaluasi atas hasil kegiatan yang telah dilakukan, inilah yang membuat fungsi
pengawasan semakin penting dalam setiap organisasi. Tanpa adanya pengawasan yang baik,
tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi organisasi itu sendiri
maupun bagi para pekerjanya.

Pengendalian adalah proses pemantauan, penilaian dan pelaporan rencana atas pencapaian
tujuan yang telah ditetapkan untuk tindakan korektif guna penyempurnaan lebih lanjut. Beda
pengawasan dengan pengendalian adalah pada wewenang dari pengembang kedua istilah tersebut.
Pengendalian memiliki wewenang turun tangan yang tidak dimiliki oleh pengawas. Pengawas
hanya sebatas memberi saran, sedangkan tindak lanjutnya dilakukan oleh pengendali.

1
1.2 Rumusan Masalah
Ada beberapa rumusan masalah yang diangkat dalam penulisan makalah yang berjudul Pengawasan dan
Pengendalian, antara lain :

1) Bagaimana konsep dasar pengawasan?

2) Bagaimana fungsi pengawasan dalam praktik?
3) Bagaimana mempertahankan fungsi pengawasan?

1.3 Tujuan Penulisan

Tujuan dari penulisan makalah yang berjudul Pengawasan dan Pengendalian, yaitu:
1) Menjelaskan konsep dasar pengawasan
2) Menjelaskan fungsi pengawasan dalam praktik
3) Menjelaskan mempertahankan fungsi pengawasan

2
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Definisi Pengawasan

Beberapa tokoh dibidang manajemen seperti Schermerhorn (2002), Stoner, Freeman, dan
Gilbert (2000), serta Mockler Schermerhorn mendefinisikan fungsi pengawasan sebagai proses
dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian
hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan tersebut. (Controlling in the
process of measuring performance and taking action to ensure desired result). Berdasarkan
pengertian tersebut, Schermerhorn menekankan fungsi pengawasan pada penetapan standart
kinerja dan tindakan yang harus dilakukan dalam rangka pencapaian kinerja yang telah
ditetapkan. Dengan demikian, manajer di perusahaan perlu menetapkan standar kinerja untuk
setiap pekerjaan yang akan dilakukan, apakah di sumber daya manusia, produksi, pemasaran,
ataupun bagian lain dalam perusahaan. Standar kinerja ini akan menjadi ukuran apakah pada
pelaksanaanya nanti, manajer perlu melakukan tindakan koreksi ataukah tidak sekira-kiranya
ditemukan beberapa atau berbagai penyimpangan.

Penjelasan ini sejalan dengan pengertian pengawsan menurut Stoner, Freeman dan
Gilbert (2000) dimana menurut mereka Control adalah the process of ensuring that actual
activities conforn the planned activities. Jadi, pengawasan adlaah proses untuk memastikan
bahawa segala aktifitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang telah direncanakan.

Secara lebih lengkap, Mockler dalam Stoner, Freeman dan Gilbert (2000)
mengemukakan fungsi pengawasan sebagai a systematic effort to set performance standarts with
planing objectives, to design information feedback system, to compare actual performance with
these preseterminet standarts, to determine wether there are any deviations and to measure their
significance, and to take any action require to assure that all corporate resource are being used in
the most effective and efficient way possible in achieving corporate objectives.Fungsi
pengawasan dalam manajemen adalah upaya sistematis dalam menetapkan standart kinerja dan
berbagai tujuan yang direncanakan, mendesain sistem informasi umpan balik, membandingkan
antara kinerja yang dicapai dengan standart yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan
apakah terdapat penyimpangan dan tingkat signifikasi dari setiap penyimpangan tersebut, dan

3
mengambil tindakan yang diperlukan untuk memastikan bahwa seluruh sumber daya perusahaan
dipergunakan secara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan perusahaan.

Pengertian Mockler secara lengkap menguraikan bahwa pada intinya pengawasan tidak hanya
berfungsi untuk menilai apakah sesuatu itu berjalan atuakah tidak, akan tetapi termasuk tindakan
koreksi yang mungkin diperlukan maupun penetuan sekaligus penyesuaian standart yang terkait
dengan pencapaian tujuan dari waktu ke waktu.

2.2 Tujuan dari Fungsi Pengawasan

Griffin (2000) menjelaskan bahwa terdpat empat tujuan dari fungsi pengawasan. Keempat
tujuan tersebut adalah adaptasi lingkungan, meminimalkan kegagalan, meminimumkan biaya dan
mengantispasi kompleksitas dari organ.

a) Adaptasi Lingkungan
Tujuan pertama dari fungsi pengawasan adalah agar perusahaan dapat terus
beradaptasi dengan perubahan yang terjadi di lingkungan perusahaan, baik
lingkungan yang bersifat internal maupun lingkunga eksternal.
b) Meminimalkan kegagalan
Tujuan kedua dari fungsi pengawasan adalah untuk meminimumkan kegagalan.
Ketika perusahaan melakukan kegiatan produksi misalnya, perusahaan berharap
agar kegagalan seminimal mungkin.
c) Meminimumkan biaya
Tujuan ketiga dari fungsi pengawasan adalah untuk meminimumkan biaya. Sebagai
man contoh yang telah dikemukakan di atas, ketika perusahaan mengalami
kegagalan sebanyak 1000 unit, maka akan ada pemborosan biaya sebanyka seribu
unit yang tidak memberikan keuntungan bagi perusahaan. Oleh karena itu, fungsi
pengawasan melalui penetapan standart tertentu dalam meminimumkan biaya yang
harus dikeluarkan oleh perusahaan.
d) Mengantisipasi Kompleksitas
Tujuan terkahir dari fungsi pengawasan adalah agar perusahaan dapat
mengantisipasi kegiatan organisasi yang kompleks.

4
 Agar keempat tujuan dari fungsi pengawasan tersebut dapat lebih dipahami, maka berikut
ini akan diuraikan langkah-langkah dari proses pengawasan sehingga kaitan antara apa yang
dikerjakan oleh perusahaan dengan fungsi pengawasan akan lebih dapt dipahami.

2.3 Langkah – Langkah dalam Proses Pengawasan

Apa saja langkah-langkah yang dilakukan dalam fungsi pengawasan? Langkah-langkah ini
terdiri dari :

1) Penetapan standart dan metode penilaian kinerja

Idealnya, tujuan yang ingin dicapai organisai bisnis atau perusahaan sebainya ditetapkan
dengan jelas dan lengkap pada saat perencanaan dilakukan. Lengkap disini berarti bahwa
penetapan standart sebaiknya juga dilakukan pada saat perencanaan dilakukan. Terdapat
tiga alasan mengapa tujuan harus ditetapkan dengan jelas dan memuat standart pencapaian
tujuan.
2) Penilaian kinerja
Pada dasarnya penilaian kinerja adalah upaya untuk membandingkan kinerja yang dicapai
dengan tujuan dan standart yang telah ditetapkan semula. Penilaian kinerja merupakan
sebuah proses yang berkelanjutan dan terus-menerus. Terdapat beberapa kegiatan yang
hanya dapat dilihat kualitas pengerjaannya pada saat akhir dari kegiatan tersebut.
3) Penilaian apakah kinerja memenuhi standart atau tidak
Setelah kita menetapkan bahwa yang akna kita nilai adalah tingkat penjualan setiap satu
tahun sekali oleh manajer penjualan, maka pada tahap ini manajer penjualan akan
melakukan perbandingan dari apa yang telah diperoleh dibagian penjualan sengan standart
yang telah ditetapkan.
4) Pengambilan tindakan koreksi
Dari tahap sebelumnya, melalui perbandingan antara kinerja dengan standart, kita dpaat
mendapatkan informasi dari proses pengawasan yang kita lakukan bahwa kinerja berada di
atas standart, sama dengan standart atau dibawah standart. Ketika kinerja berda dibawah
standart berarti perusahaan mendapat masalah. Oleh karena itu perusahaan kemudian perlu
melakukan pengendalian , yaitu dengan mencari jawaban mengapa masalah tersebut
terjadi, yaitu kinerja berada di bawah standart, lalu kemudian perusahaan melakukan
berbagai tindakan untuk mengoreksi masalah tersebut.

5
2.4 Beberapa Gejala yang Memerlukan Pengawasan dan Pengendalian
Bagaimana caranya agar perusahaan dapat mengenali adanya masalah kegiatan organisasi
sehingga memerlukan fungsi pengawasan dan pengendalian yang lebih intensif? Bagaimana
perusahaan mengenali bahwa terdapat kenyataan yang menunjukkan bahwa kontrol perusahaan
lemah? Salah satu jawabannya adalah dengan mengenali secara pasti gejala dari setiap yang
dilakukan oleh perusahaan. Diantara beberapa gejala yang biasanya menunjukkan perlu adanya
kontrol atau pengawasan dan pengendalian perusahaan sebagaimana diterangkan oleh Kreitner
(1992) adalah sebagai berikut :

a) Terjadi penurunan pendapatan atau profit, namun tidak begitu jelas faktor
penyebabnya
b) Penurunan tingkat kualitas pelayanan(terindetifikasi dari adanya keluhan
pelanggan)
c) Ketidakpuasan pegawai (terindetifikasi dari adanya keluhan pegawai, produktivitas
kerja yang menurun dan lain sebagainya)
d) Berkurangnya kas perusahaan
e) Banyaknya pegawai atau pekerja yang menganggur
f) Tidak terorganisasinya setiap pekerjaan dengan baik

6
 g) Biaya yang melebihi anggaran
h) Adanya penghamburan dan inefisiensi

Beberapa gejala diatas, dan juga berbagai gejala lainnya, dapat membantu perusahaan
untuk mengenali bahwa terdapat masalah dalam kegiatan perusahaan yang memerlukan tindak
lanjut guna dilakukan perbaikan.

2.5 Fungsi Pengawasan dalam Praktik

Pada pembahasan mengenai fungsi pengawasan dan pengendalian yang akan kita pelajari,
akan dibahas tentang pengawasan dalam praktik, berikut akan diberi pembahasannya.

1. Pengawasan Berdasarkan Proses Kegiatan

Terdapat tiga jenis fungsi pengawasan yang pada umumnya dilakukan manajemen
di organisasi, terutama yang terutama terkait dengan faktor waktu dalam menjalankan
fungsi pengawasan, yaitu pengawasan awal (feeedforward controlling), pengawasan proses
(concurrent controlling), dan pengawasan akhir (feedback controlling).
- Pengawasan awal biasanya dilakukan untuk memastikan apakah seluruh faktor input
produksi telah sesuai standart ataukah tidak. Kualitas dan kuantitas bahan baku,
kualifikasi tenaga kerja yang akan ditugaskan, kesiapan mesin, dan lain sebagainya
adalah sebagian dari contoh pengawasan awal atau feedforward controlling.
- Pengawasan proses merupakan pengawasan yang dilakukan pada saat proses tengah
berlangsung. Ketika seluruh faktor input produksi telah sesuai dengan standar, maka
pengawasan proses pada dasarnya dilakukan untuk memastikan bahwa seluruh
pengerjaan organisasi dijalankan sesuai dengan rencana dan prosedur kerja yang telah
ditetapkan, serta memastikan bahwa seluruh perangkat pendukung berjalan
sebagaimana mestinya.
- Pengawasan akhir merupakan pengawasan yang dilakukan pada saat akhir
proses pengerjaan sesuatu. Yaitu untuk memastikan bahwa hasil yang diperoleh pada
saat pengerjaan sesuai dengan standart yang telah ditetapkan di awal dan proses yang
telah dikerjakan.

7
2. Pengawasan Internal dan Eksternal
Berdasarkan subjek yang melakukan pengawasan, jenis pengawasan juga dapat
dibagi menjadi pengawasan internal (internal control) dan pengawasan eksternal (external
control).
- Pengawasan internal adalah pengawasan yang dilakukan secara mandiri oleh setiap
pekerja terhadap tugas yang dibebankan terhadapnya.
- Pengawasan eksternal adalah pengawasan yang dilakukan terhadap seseorang atau
bagian oleh orang lain atau oleh bagian di luar bagian yang diawasi (biasanya bagian
yang lebih tinggi).

Umumnya, jika kita menghubungkan dengan teori X dan teori Y dari Mc Gregor
sebagaimana yang telah diterangkan di bab lain sebelum ini, mereka yang bertipe X
cenderung perlu diawasi secara eksternal, sedangkan mereka yang bertipe Y cenderung
perlu diawasi secara internal.

3. Pengawasan Berdasarkan Fungsi Operasional dalam Manajemen

Selain berdasarkan proses dan subjek yang melakukan pengawasan, berdasarkan
fungsi operasional dari manajemen perusahaan, pengawasan di bagian sumber daya
manusia, pengawasan di bagian informasi dan keuangan, pengawasan di bagian operasi
atau produksi, dan pengawasan di bagian pemasaran.
4. Pengawasan di Bagian SDM
Pengawasan di bagian SDM dilakukan untuk memastikan bahwa seluruh SDM
yang dimiliki oleh perusahaan bekerja sesuai dengan tugas yang telah diberikan kepada
mereka (job description), memastikan bahwa kompensasi serta manfaat yang diberikan
kepada SDM perusahaan sesuai dengan aturan yang berlaku dan memenuhi harapan
mereka, serta memastikan bahwa SDM perusahaan memperoleh kesempatan untuk
melakukan pengembangan diri mereka sehingga produktivitasnya dapat ditingkatkan.
Terdapat 3 kunci pokok dalam memahami bagaimana SDM dapat diawasi dan
dikendalikan. Ketiga kunci pokok tersebut adalah motivasi (motivation), kepuasan
(satisfaction), dan kepemimpinan (leadership).

8
 5. Pengawasan di Bagian Informasi
Pengawasan di bagian informasi bertugas untuk memastikan apakah setiap
informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan setiap saat dapat tersedia ataukah tidak. Ketika
perusahaan bergerak dalam bidang manufaktur, maka di antara informasi yang senantiasa
dibutuhkan adalah perkembangan harga dari faktor input yang dijadikan bahan baku bagi
perusahaan.
6. Pengawasan di Bagian Keuangan
Bagian keuangan merupakan salah satu bagian yang memegang peran penting
dalam kegiatan perusahaan. Secara sederhana kegiatan di bagian keuangan adalah kegiatan
yang menyangkut penyediaan sumber-sumber dana perusahaan dan kegiatan-kegiatan
yang menyangkut alokasi dari dana-dana tersebut.

Fungsi pengawasan dalam kegiatan keuangan tentu perlu senantiasa dilakukan. Selain
untuk memastikan apakah berbagai kewajiban keuangan telah dipenuhi. Juga untuk memastikan
apakah alokasi pendanaan yang dilakukan mampu mencapai target yang telah ditentukan oleh
perusahaan ataukah tidak, atau dengan kata lain apakah kinerja keuangan perusahaan dapat
tercapai atau tidak. Di antara Keuangan yang di evaluasi, di awasi, dan juga mungkin dikendalikan
berdasarkan informasi yang disajikan dalam laporan keuangan sebagaimana dikemukakan
Kreitner (1922) adalah mengenai:

• Penyimpangan anggaran (budget variance)

• Pengawasan terhadap rasio keuangan (financial ratios)

• Manajemen kas (cash management)

• Pengawasan biaya (cost control)

Pengawasan di bagian pemasaran

Kegiatan di bagian pemasaran sebagaimana dikemukakan oleh Berkowitz, dkk. (2000)

pada dasarnya menyangkut bagaimana perusahaan mampu mengidentifikasikan apa sebenarnya
yang di inginkan dan dibutuhkan oleh pelanggan atau konsumen, dan dengan cara bagaimana
perusahaan dapat memuaskannya.

9
 Fungsi pengawasan dan pengendalian di bagian pemasaran adalah untuk memastikan
bahwa faktor-faktor pendukung keberhasilan pemasaran dapat terus diketahui dan dilakukan. Jika
promosi dinilai kurang, barangkali perusahaan perlu melakukan langkah pengendalian berupa
peningkatan promosi. Jika kualitas produk dinilai tidak sesuai dengan keinginan pelanggan,
barangkali perusahaan perlu merekomendasikan bagian produksi untuk memperbaiki kualitas
produk, dan lain sebagainya

10
 BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Ada beberapa konsep dasar fungsi pengawasan, antara lain :

1. Kita harus mengetahui mengapa fungsi pengawasan diperlukan

2. Kita harus paham pengertian dari pengawasan
3. Kita juga harus mengetahui tujuan dari fungsi pengawasan
4. Kita juga harus tau langkah-langkah dalam proses pengawasan
5. Dan yang terakhir, kita haru tahu beberapa gejala yang memerlukan pengawasan dan
pengendalian

Setelah mengetahui konsep dasar, ini beberapa fungsi pengawasan dalam praktik, antara lain :

1. Pengawasan Berdasarkan Proses Kegiatan

2. Pengawasan Berdasarkan Fungsi Operasional dalam Manajemen
3. Pengawasan Internal dan Eksternal

Dan yang terakhir, ada beberapa cara mempertahankan fungsi pengawasan, yaitu :

1. Sistem Pengawasan Tradisional

2. Sistem Pengawasan yang Berdasarkan Komitmen

3.2 Saran
Pengawasan dirasa sangat dibutuhkan dalam suatu organisasi. Karena jika tidak ada
pengawasan dalam suatu organisasi akan menimbulkan banyaknya kesalahan-kesalahan yang
terjadi baik yang berasal dari bawahan maupun lingkungan.

Pengawasan menjadi sangat dibutuhkan karena dapat membangun suatu komunikasi yang
baik antara pemimpin organisasi dengan anggota organisasi. Serta pengawasan dapat memicu
terjadinya tindak pengoreksian yang tepat dalam merumuskan suatu masalah.

Pengawasan lebih baik dilakukan secara langsung oleh pemimpin organisasi. Disebabkan
perlu adanya hak dan wewenang ketegasan seorang pemimpin dalam suatu organisasi.

11
Pengawasan disarankan dilakukan secara rutin karena dapat merubah suatu lingkungan organisasi
dari yang baik menjadi lebih baik lagi.

12
 BAB IV

DAFTAR PUSTAKA

Sule, Ernie Tisnawati dan Saefullah, Kurniawan.2013.Pengantar Manajemen.Jakarta : Kecana

PrenadaMedia Group.

Multazam, Ahmad. 2009. Makalah Pengawasan dan Pengendalian Organisasi, (Online),

(http://multazam-einsten.blogspot.co.id)

13